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INTRODUCCIN

La grfica de Gantt es unos de los primeros mtodos y el ms utilizado en la


administracin de proyectos. A travs de esta grfica se puede planificar diversas
actividades en un periodo determinado o chequear los avances de un proyecto con
lo que puede aplicarse un esfuerzo adicional a las partes rezagadas de una
operacin antes que se vea amenazado el cumplimiento de la fecha de terminacin
global. La grfica de Gantt tiene como objetivo fundamental el cumplimiento de sus
actividades y la culminacin del proyecto planeado de una forma ordenada y
coherente. El tercer principal contribuyente al rea de la administracin cientfica
fue Henry L. Gantt su filosofa administrativa se describe por su afirmacin de que
"las diferencias esenciales entre los mejores sistemas del da de hoy y los del
pasado radican en la forma en que las tareas son programadas y la forma en la
cual su ejecucin es recompensada ". Siguiendo su propio razonamiento, Gantt
trat de mejorar los sistemas o las organizaciones mediante innovaciones en la
programacin de las tareas y compensaciones o premios. La grfica de Gantt es la
primera herramienta de programacin que l desarroll, esta grfica proporciona a
los administradores un resumen fcilmente comprensible del trabajo que ha sido
programado para periodos especficos, el avance de este trabajo y quien los ha
realizado.

OBJETIVOS

General
o Realizar un anlisis sobre el diagrama de Gantt aplicado a la auditoria
administrativa.
Especifico
o Conocer el alcance del diagrama de Gantt en las organizaciones.
o Identificar las ventajas y desventajas del diagrama de Gantt.

MARCO TEORICO

DIAGRAMA DE GANTT
Es un mtodo grfico de planeacin y control en la que un proyecto se
divide en distintas actividades y se realizan estimaciones acerca de
cunto tiempo requiere cada una de ellas, as como el total de tiempo
necesario para terminar el proyecto totalmente. En otras palabras, esta
grfica muestra las relaciones de tiempo entre los eventos de un
programa y fue desarrollada por Henry L. Gantt. La grfica de Gantt se
compone de una hoja a la izquierda y de un grfico de barras a la
derecha. Cada fila de la hoja muestra, de manera predeterminada el
nombre y la duracin de una tarea del proyecto. En la parte superior del
grfico existe una lnea de tiempo. Debajo de ella hay barras que
representan la tarea correspondiente de la hoja. La ubicacin de una
barra de tarea en la lnea de tiempo muestra cundo comienza y finaliza
la duracin de la tarea. Las tareas se listan de arriba hacia abajo en el
orden en que se realizarn. La ausencia de una barra significa que no hay
trabajo relacionado con la tarea durante un periodo de tiempo
determinado. Las grficas de Gantt son tiles para el seguimiento de
proyectos relativamente pequeos, los cuales estn integrados de
actividades que se realicen con consecuencia ordenada; tambin para
planear actividades que se desarrollen enserie, siendo su principal
ventaja es que es sencillo y un excelente instrumento de comunicacin
con los usuarios finales.

TAREA
Son actividades de un proyecto que se realizan en una secuencia
determinada.
Tarea predecesora:
es una tarea que debe comenzar o terminar antes de que
otra pueda comenzar.
o Tarea sucesora:
es una tarea que depende del comienzo o del fin de una
tarea precedente.
o Tareas de resumen:
son aquellas que se componen de sub-tareas y resume
esas sub-tareas.
DURACIN
o

Tiempo en que se llevar completar una tarea definiendo su lapso de


tiempo.

TRABAJO
Es el esfuerzo necesario para realizar una tarea. Existen dos tipos de
trabajo: el trabajo de recursos individuales en una tarea y el trabajo total
en la tarea.

CALENDARIO DE UN PROYECTO
Designa la programacin predeterminada de los trabajos para todos los
recursos asignados al proyecto. Puede establecer el calendario del proyecto
para indicar un perodo no laborable (como los das festivos de la
organizacin), establecer los calendarios base para indicar la informacin
compartida entre los recursos y modificar los calendarios de recursos
individuales para indicar los horarios laborales, las vacaciones, los permisos
y las bajas por enfermedad.
CARACTERISTICAS DEL DIAGRAMA DE GANTT
Cada actividad se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud
indica su duracin; la altura carece de significado
La posicin de cada bloque en el diagrama indica los instantes de inicio y
finalizacin de las tareas a que corresponden
Los bloques correspondientes a tareas del camino crtico acostumbran a
rellenarse en otro color

PASOS A SEGUIR PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIN


La planificacin incluye a todas las actividades que se requieren para la
seleccin del equipo de anlisis de sistemas, la asignacin de proyectos
apropiados a los miembros de este equipo, la estimacin del tiempo que
cada tarea requiere para su ejecucin, y la programacin del proyecto, de tal
forma que las tareas se concluyan oportunamente.
La primera decisin del analista de sistemas es determinar el grado de detalle que
usar al definir las actividades. El primer nivel de detalle es en s el ciclo de
desarrollo de sistemas; y se requiere adems de un enfoque estructurado.
Pasos:
1. Listar las actividades en columna.
2. Disponer el tiempo disponible para el proyecto e indicarlo.
3. Calcular el tiempo para cada actividad.
4. Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales.
5. Reordenar cronolgicamente.

6. Ajustar tiempo o secuencia de actividades.


RELACIONES O VINCULACIONES ENTRE ACTIVIDADES
Existen cuatro tipos de dependencias:
o
o
o
o

DEPENDENCIA FIN A COMIENZO: en la que una tarea no puede comenzar


hasta finalice otra.
DEPENDENCIA FIN A FIN: en la que una tarea no puede finalizar hasta finalice
otra.
DEPENDENCIA COMIENZO A COMIENZO: en la que una tarea no puede
comenzar hasta que comience otra.
DEPENDENCIA COMIENZO A FIN: en la que una tarea no puede finalizar hasta
que comience otra.

BENEFICIOS QUE PERMITE EL CRONOGRAMA DE TRABAJO


Indica los periodos no laborables, como por ejemplo los das festivos.
Permite programar las actividades de un proyecto.
Establece fechas de comienzo y fin de cada actividad, as como de las que se
desarrollan paralelamente.
Es un factor esencial en cualquier plan.

VENTAJAS DEL DIAGRAMA DE GANTT


Facilita visualizar de una sola vez el cronograma global del proyecto.
Establece una serie de plazos realistas, que se ven reflejados en el
cronograma.
Es una eficaz herramienta de comunicacin. Este diagrama es un
instrumento de comunicacin eficaz, pues permite transmitir a las personas
implicadas en el proyecto, todas las etapas de forma clara.
Facilita la consecucin progresiva de objetivos. La elaboracin del
cronograma exige descomponer el proceso en diversas partes que se van
estructurando en pequeas unidades.
DESVENTAJAS DEL DIAGRAMA DE GANTT
En proyectos amplios y complejos puede resultar insuficiente pues slo
facilita las tareas generales y la duracin de cada una de ellas, sin
especificar nada ms. Por eso, es necesario combinarlo con otras tcnicas,
como el CPM o el PERT.
En proyectos complejos y dinmicos puede resultar demasiado difcil su
elaboracin. La reorganizacin del cronograma puede resultar una tarea
complicada y costosa, especialmente cuando no se dispone de las
herramientas adecuadas.
Precisa de una evaluacin y revisin continua. Los proyectos son dinmicos y
cambiantes. Determinados imprevistos pueden modificar el cronograma
entero, por lo que es necesario actualizarlo peridicamente, para que cumpla
con su fin.
No muestra las actividades crticas o claves de un proyecto.
SOFTWARE UTILIZADO PARA EL DISEO DE DIAGRAMAS DE GANTT
a) Gantt Designer:

Gantt Designer es una aplicacin de software libre que funciona con


Microsoft Windows y sirve exclusivamente para disear diagramas de Gantt,
para calendarizar los proyectos con gran facilidad. A pesar de que es
gratuita, se requiere un registro para poder utilizarla con todas sus
funcionalidades y sin limitaciones de ningn tipo.
b) Gantt Project:
Una de sus funcionalidades principales es la creacin de diagramas de Gantt.
El diseo del grfico permite visualizar el desglose de tareas o actividades
programadas, los eventos o hitos en el desarrollo del proyecto, adems de
las relaciones jerrquicas y de interdependencia entre tareas. Gantt Project
muestra, en la seccin izquierda, una barra para aadir actividades
asociadas a una duracin determinada y a una mano de obra especfica.
c) Gantt PV
Se trata de un software de fcil instalacin, que ofrece las funciones ms
bsicas para programar proyectos, definir las tareas y controlar los recursos
asignados. Permite hacer el seguimiento de diferentes proyectos en paralelo
y exportar los diagramas a una pgina web.
d) Microsoft Excel
Excel permite visualizar el desarrollo temporal de un proyecto, aunque no
cuenta con las funcionalidades propias de otras herramientas destinadas en
exclusiva a crear diagramas de Gantt. Sin embargo, al ser una herramienta
de uso comn, nos sirve para salir del apuro cuando no queremos o no
podemos instalar un programa de gestin de proyectos en nuestro
ordenador.
e) Microsoft Project
Microsoft Project es una herramienta completa que presenta mltiples
funcionalidades para facilitar la labor del director de proyecto. Por supuesto,
entre ellas, se encuentra el diseo de diagramas de Gantt. A continuacin,
citamos las ms relevantes:
Ruta crtica.
Control de proyecto.
Diagrama de Gantt.
Sobrecarga de recursos.
Clculo de costos.
Resumen de proyecto.
f)

Gantter
Gantter es una aplicacin online gratuita, integrada con Google Drive, para
la planificacin de proyectos empresariales. Ofrece las mismas funciones
que otras aplicaciones de programacin de escritorio populares, pero con la
comodidad de acceder a ella con un navegador y disponer de un
almacenamiento de archivos centralizado. Permite importar, abrir y editar
archivos nativos de Microsoft Project.

g) Task Juggler
Se trata de una aplicacin seria y profesional para ayudar a los directores y
jefes de proyecto en la programacin y control de sus trabajos. Cubre todo el
abanico de tareas propias de la gestin de proyectos, desde la idea inicial
hasta la completa finalizacin del plan. A su vez, resulta de ayuda para
definir el alcance del proyecto, la asignacin de recursos, los costes y la

previsin de ingresos, la estimacin del riesgo y la gestin de la


comunicacin mediante informes.
h) ProjectLibre
Con ProjectLibre se pueden realizar diagramas de Gantt y grficos PERT;
adems de diagramas RBS, de estructura analtica de recursos, y diagramas
WBS, de estructura de descomposicin del trabajo. Su interfaz de usuario,
las pestaas de navegacin y el procedimiento que emplea para construir un
proyecto resultan familiares a las personas que han trabajado en anteriores
ocasiones con Microsoft Project.

CONCLUSION
Cuando queremos realizar algn proyecto de manera organizada, la mejor forma de
hacerlo es dividindolo en actividades, pudiendo as mismo dividir las actividades
en sub-actividades, permitindonos trabajar de una manera flexible y ordenada; ya
que a travs del diagrama se puede ver quin va a realizar cada actividad y en qu
periodo debe realizarla permitindole al Ingeniero verificar el desarrollo de las
actividades rpidamente, controlando de esta manera el proyecto y realizar
cambios si es preciso.

BIBLIOGRAFA
Kendall y Kendall. ANLISIS Y DISEO DE SISTEMAS. Editorial Prentice Hall.Mxico
(1.997).
Microsoft Project 98.
http://www.cads.mty.itesm.mx/cads98/cursos/manual_prof/anexo3.htmhttp://www.
telematic.edu.pe/inst/lc_pgproduc5.htm