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Doug Sundheim
ABRIL 2016
Quando bem utilizadas, reunies de estratgia proporcionam clareza e impulso. Elas
alinham a equipe em torno de decises-chave e criam energia positiva.
Quando mal usadas, reunies de estratgia irritam as pessoas. Elas desperdiam
tempo e energia, ou pior, fortalecem pontos de vista entrincheirados, gerando
frustrao e resignao.
Trabalhando com empresas que vo das Fortune 500 a pequenas startups, j assisti
a centenas de reunies de estratgia. Vi lderes cometerem trs erros comuns
repetidas vezes:
1. Elaborao de uma pauta excessivamente ambiciosa. Frequentemente,
equipes executivas so otimistas demais sobre o que podem realizar em um
curto perodo de tempo. Por exemplo, um cliente reservou uma hora de uma
reunio com 10 pessoas para chegar a uma compreenso mais profunda dos
desafios que estamos enfrentando na Europa e elaborar um plano de ao de
alto nvel sobre como lidar com eles. Eu olhei para ele e disse: Voc
percebe que no h possibilidade alguma de que isso acontea, certo? Ele
concordou, com remorso.
Eu sei por que ele fez isso. Ele tinha quatro grandes tpicos em mente e queria
chegar a uma resoluo sobre todos em uma reunio de seis horas. Quando refletiu
sobre o assunto racionalmente, percebeu que isso era impossvel e ficou
simplesmente frustrado.
Minha sugesto priorizar seus problemas e escolher um ou dois para encaminhar.
Deixe os outros para uma outra data. Se voc fizer um excelente trabalho
esquadrinhando um conjunto limitado de questes, as pessoas vo relutar menos
em ter outra reunio de seis horas em um futuro prximo. Na verdade, elas
provavelmente recebero bem a ideia, porque tero a expectativa de realizar algo
concreto tambm nessa ocasio.
No entanto, se voc fizer um trabalho medocre abordando questes em excesso,
voc se d mal em dois nveis: 1) voc no chegar a boas decises ou ter apoio
naquilo que voc discutiu e 2) as pessoas no estaro motivadas e focadas para a
prxima reunio.
Escolheu o processo de tomada de deciso que ser adotado (voto por maioria,
consenso do grupo ou escolha do lder)?
Identificou, organizou e testou qualquer equipamento que seja necessrio?
Finalizou a pauta e a distribuiu a todos os participantes?
Verificou se todos os participantes principais estaro presentes e sabero seus
papis?
Preparou- se (elaborou apresentaes, imprimiu o material a ser distribudo, etc)?
Identifique o objetivo da reunio
Voc precisa tomar uma deciso, resolver um problema, encorajar a equipe, ou
inform-la de uma nova iniciativa? Esclarecer o objetivo de sua reunio o primeiro
e mais importante passo do planejamento ele o fio condutor de todos os outros
elementos em sua preparao.
Certifique-se de que a reunio realmente necessria
No acrescente uma outra reunio sem pensar em outras maneiras de realizar seu
objetivo primeiro. melhor no fazer reunio se:
Considere quem poder ajud-lo a alcanar o seu objetivo e quem ser afetado pelo
resultado da reunio. Identifique quem so os principais tomadores de deciso,
pessoas que tm conhecimento (ou interesse) no tpico em questo, aqueles que
precisam ser informados a fim de desempenharem seus trabalhos e qualquer
pessoa que seja necessria para implementar as decises tomadas. E quanto ao
tamanho? As reunies para resoluo de problemas devem envolver poucas
pessoas (por volta de 8). Inclua mais pessoas no caso de reunies
para brainstorming (at 18 pessoas). Se estiver fazendo atualizaes ou
encorajando a equipe, inclua quantos quiser. Porm, lembre-se. Tempo dinheiro.
Tenha conscincia dos efeitos em cascata que sua reunio pode ter sobre o tempo
das pessoas em toda a organizao e somente convide aqueles cuja presena
absolutamente necessria.
Designe papis aos participantes
Designar aos participantes um papel especfico a desempenhar pode aumentar o
foco e o envolvimento. Considere os seguintes papis:
O espao da reunio ajuda a dar o tom. Voc quer que sua reunio seja informal e
ntima? Escolha uma sala pequena e coloque as cadeiras em crculo. Formal e
rigorosa? Uma sala de conferncia provavelmente funcionar melhor. A participao
dos membros ser de modo virtual? Certifique-se de que seu equipamento permite
que todos ouam, participem ou vejam as pessoas na sala (se utilizar a vdeo
conferncia).