Manual-Sinoe - SALAS PDF

Gerencia de Informtica
MANUAL DE USUARIO SINOE PJ

Con Firma Digital
MCVS-O1-3160 Manual de Usuario Final

SALAS SUPERIORES
Versin 1.0
ABRIL 2015
Poder Judicial, 2015
1. HISTORIAL DEL DOCUMENTO

NOMBRE
Elaborado
CARGO
Ral Daz Vargas
Analista
Revisin
Carmela Martnez Surez
Aprobacin
Carmela Martnez Surez
EDICION
1.0
REVISION
FECHA
29 de Abril de 2015
Coordinadora
29 de abril de 2015
Coordinadora
29 de abril de 2015
FECHA
FIRMA
DESCRIPCION
AUTOR
29 de Abril de 2015
Fecha de Actualizacin: 30/04/2015

Preparado por: Implantacin
Versin: 2.0
Pgina : 2 de 53
INDICE
1.
HISTORIAL DEL DOCUMENTO......................................................................................... 2
2.
OBJETIVO DEL SISTEMA ................................................................................................... 4
3.
DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA ....................................................................... 4
4.
FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ...................................................................................... 5

4.1
Asignacin de Certificados Digitales ................................................................................. 5
4.1
Ingreso del Expediente por mesa de partes. ........................................................................ 9
4.1.1
DIGITALIZACIN DE EXPEDIENTES EN MESA DE PARTES ............................ 10
4.1.2
PROCESAMIENTO DEL EXPEDIENTE DIGITALIZADO EN EL SISTEMA ........ 11
4.1.3
INGRESO A OPERACIN CON EXPEDIENTES VERIFICAR LA
VISUALIZACIN DEL EXPEDIENTE. ................................................................................... 14
4.2
Ingreso del expediente a SALA para la elaboracin de la resolucin y cdula de
notificacin ................................................................................................................................... 15
4.2.1
INGRESO A OPERACIN CON EXPEDIENTES ................................................... 15
4.2.2
GENERACIN DE RESOLUCIN JUDICIAL ....................................................... 15
4.2.3
ENVIAR PROYECTO DE RESOLUCIN A DESPACHO ....................................... 17
4.3
Aprobar o Desaprobar el Proyecto de Resolucin ............................................................ 19
4.4
Dar Visto Bueno a Resolucin Aprobada o Corregir Resolucin Observada .................. 26
4.4.1
CORREGIR RESOLUCIN OBSERVADA .............................................................. 26
4.4.2
DAR VISTO A RESOLUCIN APROBADA............................................................. 26
...................................................................................................................................................... 29
4.5
Listado de Expediente....................................................................................................... 29
4.6
Llenar Formato de Resolucin.......................................................................................... 30
4.7
Llenar Formato de Resolucin.......................................................................................... 32
4.8
Digitalizacin de Anexos de las Cdulas de Notificacin ................................................ 35
4.9
Asociar los Anexos Digitalizados con las Cdulas de Notificacin Electrnica .............. 35
4.10 Seleccionar Anexos Digitalizados por el Secretario de Sala o Escribano ........................ 38
4.11 Seleccionar Escritos Digitalizados por Mesa de Partes .................................................... 40
En el caso de generarse la cdula de notificacin y no se gener la firma digital ni la
conversin de formato. ................................................................................................................. 41
4.12 Buscar Cdula de Notificacin Electrnica ...................................................................... 45
4.13 Entregar Cdula de Notificacin Electrnica ................................................................... 47
4.14 Obtener Gua de Entregar Cdula de Notificacin Electrnica ........................................ 48
4.15 Seguimiento del Expediente ............................................................................................. 50
5.
GLOSARIO DE TRMINOS................................................................................................ 51
6.
PERFILES ............................................................................................................................... 51
7.
NDICE DE FIGURAS .......................................................................................................... 52

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2. OBJETIVO DEL SISTEMA

Facilitar la obtencin y uso de su interrelacin en el proceso de notificaciones
electrnicas del poder judicial.
Permite el acceso de las resoluciones judiciales a los litigantes de manera rpida sin
intervencin de personas ajenas al proceso, cumpliendo as el debido proceso de
manera eficaz y rpida.
3. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

El Sistema de Notificacin Electrnica del Poder Judicial SINOE PJ es aquel
espacio virtual mediante el cual los rganos Jurisdiccionales remiten un archivo de
formato de Documento Porttil - PDF, que contiene una resolucin judicial, escrito y
anexos (que son firmadas mediante el certificado digital), segn corresponda, en la
casilla electrnica consignada como domicilio procesal de la parte o tercero
interviniente en el proceso judicial.

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4. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

4.1 Asignacin de Certificados Digitales
El primer paso para el trabajo con el SINOE es registrar los certificados digitales
en el SIJ que han sido asignados a Jueces Superiores, Relatores, Secretarios de
Sala y Escribanos.
Para registrar un certificado digital se ingresa al botn Certificado de la Barra

de Herramientas, para ello de acuerdo a los perfiles antes mencionado se
procede a ingresar al sistema SIJ DE EXPEDIENTE.
Figura 1 Botn de Asignacin de Certificados Digitales
El Sistema nos muestra la ventana de Asignacin de Certificados Digitales
Figura 2 Ventana de Asignacin de Certificados Digitales

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Para asignar el certificado se hace clic en el botn Nuevo. A continuacin el

sistema nos muestra la ventana de Tipo de Certificacin. Se selecciona una de
las siguientes opciones:
Lista de Confianza, se selecciona esta opcin cuando el usuario va a
registrar el archivo del certificado digital que est alojado en la PC.
Figura 3 Ventana de Seleccin de Tipo de Certificados
Seguidamente se selecciona el Certificado Digital:
Figura 4 Ventana de seleccin del certificado digital
A continuacin el sistema nos muestra la ventana de validacin del certificado,

en donde el usuario debe ingresar la clave que registro en la pgina de la
RENIEC. Se ingresa la clave y se hace clic en el Botn Siguiente, luego
finalizar:

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Figura 5 Ventana de Validacin del Certificado Fsico
A continuacin el sistema valida el certificado. De ser conforme el sistema nos

muestra la ventana confirmacin con el nombre del titular del certificado y la
fecha lmite de vigencia. Para finalizar el proceso hacemos clic en el botn
Finalizar
Figura 6 Ventana Confirmar los datos para asignar el Certificado
A continuacin el sistema nos pide confirmar la asignacin del Certificado

Digital. Si la informacin es conforme se hace clic en el botn Si. Se hace clic
en el Botn Salir para finalizar la operacin

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Figura 7 Ventanas de Confirmacin de Asignacin

De Certificados Digitales

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4.1 Ingreso del Expediente por mesa de partes.

Personal de mesa de partes comienza a registrar la demanda en el Sistema
(ingresando la informacin solicitada), el aplicativo otorga el nmero de
expediente donde en forma aleatoria se agrega en una instancia.
Figura 8 Ventanas de Ingreso en SALA
Damos clic en el cargo, donde se visualiza en la parte superior derecha el

nmero de digitalizacin, en la estructura que muestra indica el nmero, ao,
ingreso (EXP), instancia y especialidad.

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Este cdigo es muy importante debido a que el expediente fsico registrado en

mesa de parte permita ser digitalizado por un equipo scanner, donde el
almacenamiento del archivo en PDF con OCR ser direccionado a una carpeta
compartida llamada escrito ubicada en la unidad d:\. Del servidor FTP.
Figura 9 Cdigo de Digitalizacin
4.1.1 DIGITALIZACIN DE EXPEDIENTES EN MESA DE PARTES

Consiste en las operaciones para digitalizar los escritos y su procesamiento
(vinculacin) en el SIJ, para ello iniciamos la digitalizacin del expediente
con el equipo scanner.
*******

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4.1.2 Procesamiento del Expediente digitalizado en el sistema

El Sistema SIJ DE EXPEDIENTES cuenta con mdulos para realizar
alguna funcionalidad, en este caso utilizaremos el mdulo Digitalizacin de
Escritos, para realizar el Procesamiento en el Sistema:
Luego que se realiza la digitalizacin. Ingresar al Mdulo de
Digitalizacin de Escritos <
> del Sistema, Este muestra un
mensaje donde indica i los expedientes a procesar han sido generado
con el Scanner, de sea as se da clic en el botn SI, caso contrario
pulsamos clic en el botn NO, como por ejemplo si la digitalizacin del
expediente ha sido realizado en un equipo multifuncional; para esta parte
del manual pulsaremos SI.
Figura 10: Consulta del Sistema
Como se visualiza el Sistema muestra todas las digitalizacin realizadas

y que pueden ser ubicadas en la carpeta compartida mencionada
anteriormente, para poder procesar.
Figura 11: Listado de Escritos Digitalizados
Antes de procesar existen 02 botones que permite visualizar, el expediente

digitalizado en mesa de partes y el contenido del registro

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Visualizar la demanda
digitalizada
Contenido del
registro digitalizado
Figura 12: Contenido de Bandeja
Para procesar los escritos se selecciona todos los registros mostrados para
luego elegir la opcin Procesar <
> de la Barra de Herramientas. Con esa
opcin se procesa todos los escritos digitalizados en el sistema.
Figura 13: Procesamiento de Escritos Digitalizados.
Figura 14: Confirmacin de Operacin vlida.

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En la parte superior de la pantalla se muestra un men con las siguiente

opciones:
<Actualizar>, esto actualiza los nuevos documentos procesados.
<Procesar>, procesa todos documentos escaneados en el Sistema.
<Quitar>, Elimina el o los documentos escaneados seleccionados.

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4.1.3 INGRESO A OPERACIN CON EXPEDIENTES VERIFICAR LA

VISUALIZACIN DEL EXPEDIENTE.
Para verificar el expediente digitalizado, procedemos a listar el expediente
utilizado utilizando el mdulo <
>, luego listamos el expediente, en
la barra de men seleccionamos la opcin <revisar
Cada vez que se procede a procesar el expediente digitalizado, se activa la

pestaa < documentos digitalizados >, se puede verificar el documento
digitalizado, para se ello se pulsa clic en el botn que se selecciona a
continuacin
Clic
para
visualizar el
expediente
Se visualiza el ingreso digitalizado:

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4.2 Ingreso del expediente a SALA para la elaboracin de la

resolucin y cdula de notificacin
Para realizar una notificacin electrnica debemos ingresar al SIJ Expedientes,

una vez enviado el expediente a la SALA, el RELATOR o SECRETARIO DE
SALA inicia el procedimiento en OPERACIN EXPEDIENTES
4.2.1 INGRESO A OPERACIN CON EXPEDIENTES
Procedemos a listar el expediente utilizado utilizando el mdulo <

una vez listado el expediente procedemos a recibir el expediente
>,
Figura 15 Recibir expediente
4.2.2 GENERACIN DE RESOLUCIN JUDICIAL
Ingresamos al editor de resoluciones, haciendo clic en el botn EDITOR.
Figura 16: Seleccionamos opcin Editor

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Elegimos la opcin Crear documento en blanco.
Figura 17: Proyeccin de Resolucin desde documento en blanco.
Automticamente se carga el MS Word, en donde se elabora el nuevo

proyecto de resolucin. Finalmente salimos del MS WORD, se puede pulsar el
botn < Grabar> o puede salir sin grabar, el Sistema est preparado para que
lo guarde automticamente.
Figura 18: Ventana de Word donde se redacta la Resolucin Judicial.

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Se registra el proyecto de resolucin en el sistema, consignando su Nro. de

Resolucin, Sumilla, Estado y Tipo de Acto Procesal (Todos los actos estn
configurados para ser trabajados por el SINOE) y finalmente aceptamos.
Figura 19: Consignacin de datos de la Resolucin (Nro., Sumilla Estado, tipo de Acto procesal) y de
proveerse algn escrito pendiente se deber seleccionar.
El sistema avisa que la grabacin ha sido exitosa.
Figura 20: Grabacin satisfactoria.
4.2.3 ENVIAR PROYECTO DE RESOLUCIN A DESPACHO

Una vez que hemos redactado el proyecto de resolucin se debe enviar
para que sea revisado por el Juez Superior (Presidente de Sala o Juez
Ponente y Jueces Superiores), para sus aprobaciones o correccin.
Este proceso se realiza por sistema a travs del siguiente
procedimiento:

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a) Ingresamos al editor de resoluciones, haciendo clic en el botn

EDITOR; elegimos la opcin Abrir documento existente
Figura 21: Ingreso a la ventana de resoluciones Existentes
b) Seleccionamos el registro del proyecto de resolucin, con un check en la

casilla de verificacin y lo enviamos al despacho del Juez Superior
haciendo clic en el botn Enviar a Despacho para Aprobacin, se
debe de tener en cuenta que se muestra una leyenda mostrando con
descripcin en distintos colores, el que muestra el estado actual de la
Resolucin:
Figura 22: Envo de proyecto de Resolucin al despacho del Juez Superior para su revisin/aprobacin

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c) Confirmamos la operacin de envo, haciendo clic en el botn SI.
Figura 23: Mensaje de confirmacin
d) Si la operacin se realiz con xito, el sistema nos informa de esto

mediante un mensaje.
El indicador de estado del proyecto de resolucin cambia a color amarillo
cuando se encuentra en el despacho del Juez Superior.
Figura 24: Proyecto de Resolucin enviado a Despacho del Juez para su aprobacin.
4.3 Aprobar o Desaprobar el Proyecto de Resolucin
Si uno de los Jueces Superiores aprueba el proyecto de resolucin,

automticamente pasa al siguiente Juez Superior y as completar las firmas
digitales, al firmar digitalmente el indicador de estado del registro del proyecto
de resolucin en la bandeja, cambia a color Naranja. El color del registro
cambia a amarillo para el siguiente Juez Superior; caso contrario;

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Si alguno de los Jueces Superiores devuelve el proyecto al Secretario o

Relator para su correccin (el indicador de estado del registro del proyecto de
resolucin en la bandeja, cambia a color Rojo).
e) Ingresamos con usuario o perfil del JUEZ SUPERIOR al Editor de

resoluciones, haciendo clic en el botn EDITOR; elegimos la opcin
Abrir documento existente
Figura 25: Ingreso a la ventana de resoluciones Existentes
f)
Seleccionamos el registro del proyecto de resolucin, con un check en la

casilla de verificacin y se activa las opciones Firmar Proyecto de
Resolucin y Devolver Proyecto de Resolucin, se debe de tener en
cuenta que se muestra una leyenda mostrando con descripcin en distintos
colores, el que muestra el estado actual de la Resolucin.
Figura 26: Proyecto de Resolucin para firma del Juez Superior.

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De aprobarse la resolucin por el Juez Superior el sistema le pedir la clave

encriptado que es la misma que registro en la pgina de la RENIEC al registrar
su certificado digital. Cuando se concluye el proceso el archivo cambia a
formato PDF (imagen digital).
Figura 27: Ventana de Ingreso de contrasea de clave encriptado del Juez Superior
Para la firma de la resolucin.
Figura 28: Mensaje de Proceso exitoso

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Figura 29: La resolucin ya ha sido firmada por el Juez Superior
Figura 30: La resolucin ha sido convertida a formato pdf

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g) En esta etapa con la que se cuenta con la firma digital de uno de los
Jueces Superiores, pudiese existir observacin a la resolucin, para ello
con la opcin Devolver Proyecto de Resolucin, se revierte la
conversin de formato Pdf a Word, devolviendo la resolucin a quien la
elabor (Secretario o Relator), para correccin respectiva.
Figura 31: Devolver Proyecto de Resolucin
Se emitir el mensaje siguiente:
Seguidamente del sistema emerge la ventana siguiente para indicar el

motivo de devolucin:

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A continuacin se visualiza que ha retornado la resolucin y se ha revertido la

conversin del formato PDF a Word; con ello se puede acceder y realizar las
correcciones respectivas:
Figura 32: Reversin de PDF a WORD.
h) En caso de NO DEVOLVER para correccin y la resolucin y siendo

conforme, continuar con las firmas digitales de los siguientes Jueces
Superiores.
Se ingresa con el siguiente Juez Superior al editor de resoluciones,
haciendo clic en el botn EDITOR; elegimos la opcin Abrir documento
existente
El Editor mostrar al siguiente Juez que se encuentra pendiente de su
aprobacin, conforme a la leyenda, y se le activan los botones Firmar
Proyecto de Resolucin y Devolver Proyecto de Resolucin:
Figura 33: Firma Digital de Juez Superior.

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Se repiten los mismos pasos para aadir la firma digital de los siguientes Jueces
hasta completar las firmas.
Al trmino de las firmas se muestra de acuerdo a la siguiente imagen:
Figura 34: Resolucin en PDF con Firmas Digitales

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4.4 Dar Visto Bueno a Resolucin Aprobada o Corregir Resolucin
Observada
Con el proyecto de resolucin aprobada por los Jueces Superiores, el

Secretario o Relator aadir su firma digitalmente con la opcin en el botn
Firmar Proyecto de Resolucin. En caso contrario deber ser corregido
para luego ser nuevamente enviado a los despacho para su aprobacin.
El secretario sabr el estado de la resolucin (aprobado/desaprobado) por el
indicador del estado del proyecto (rojo o verde)
4.4.1
CORREGIR RESOLUCIN OBSERVADA

El Secretario o Relator debe seleccionar y recibe el expediente sobre el
cual estaba trabajando y corregir el proyecto de resolucin y nuevamente
enviar el proyecto de resolucin al despacho de los Jueces Superiores
para su aprobacin (Repetir pasos 4.2.3).
4.4.2
DAR VISTO A RESOLUCIN APROBADA

Si el proyecto fue aprobado por los Jueces Superiores, el Secretario o
Relator debe firmar el proyecto de resolucin.
Acceder al editor de resoluciones, haciendo clic en el botn EDITOR;
elegimos la opcin Abrir documento existente con un clic en la opcin
Firmar Proyecto de Resolucin.
Figura 35: Firma Digital del Secretario o Relator

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Figura 36: Confirmacin para insertar firma digital
El usuario debe de ingresar su password con el que registro el certificado

digital en la pgina de la RENIEC para proceder a firmar de manera digital la
resolucin.
Figura 37: Validacin de firma electrnica
El proyecto de resolucin se convierte en resolucin con cuatro firmas

digitales; el icono de estado del registro del proyecto de resolucin cambia a
color verde, lo cual nos indica que esta resolucin ya puede ser descargada:
Resoluciones para Descargo

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Figura 38: Ventana del Editor mostrando el cambio de estado

De la resolucin firmada por el Secretario o Relator
La resolucin final firmada por Jueces Superiores y Secretario o Relator se va

a mostrar de la siguiente manera, en el sector superior derecho la firma digital
del Presidente de Sala o Juez Ponente (quien realice la primera firma), y el
margen izquierdo los siguientes Jueces Superiores y del Relator o Secretario
de Sala:
Figura 39: Resolucin convertida a formato PDF con firma electrnica del Jueces.

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Asimismo al realizar un click en el cono que se encuentra al lado del icono del
PDF, se muestra el historial de la resolucin desde que se realiz el proyecto
hasta el momento que se han completado las firmas.
Figura 40: Historial de la resolucin.
4.5 Listado de Expediente
Para realizar el descargo de la resolucin se lista en el buscador, luego debe

seleccionar y recepcionar el expediente relacionado a la resolucin a
descargar.
Figura 41: Barra de herramientas principal.

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4.6 Llenar Formato de Resolucin
Ingresamos al descargo de resoluciones, haciendo clic en el botn

DESCARGO.
Luego dar clic en el botn con los puntos suspensivos para jalar de la ventana
del editor la resolucin a descargar.
Figura 42: Descargo de resolucin
Se colocan los datos de la resolucin, as como tambin se actualiza el estado

del expediente de ser necesario y el hito estadstico.
Figura 43: Consignacin de datos de la resolucin durante el descargo

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Finalmente grabamos y el sistema nos mostrara los mensajes

para
seleccionar al juez encargado de ver el expediente y posteriormente la
Actualizacin Satisfactoria.
Figura 44: Selecciona el Juez Ponente
Figura 45: Mensaje de actualizacin satisfactoria
Una vez realizado el descargo la resolucin se encuentra lista para generarle

cdulas de notificacin u posteriormente ser notificada.

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4.7 Llenar Formato de Resolucin
Para generar las cdulas de notificacin puede realizarse con el perfil del
ESCRIBANO o SECRETARIO DE SALA, se procede a listar el expediente e ir
al mdulo notificacin.
Figura 46: Men para generacin de cdulas electrnicas
Una vez hecho esto, se deber seleccionar la resolucin a notificar e ir a la

pestaa Notificacin.
Figura 47: Listado de resoluciones listas para generacin de cedulas de notificacin.

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Invocamos a la ventana de Direcciones, haciendo clic en el botn con puntos

suspensivos e indicamos la direccin de Casilla Electrnica:
Figura 48: Ingresar el N de Casilla Electrnica
Consignamos el nmero de la casilla electrnica y aceptamos.

Seguidamente ingresamos los datos solicitados (nmero de fojas y anexos)
para la cedula de notificacin y damos clic en Grabar
Figura 49: Grabacin de las cdulas de notificacin
El sistema solicita autenticarse, ingresando su password; con ello se firma de

manera digital las cedulas que se convierte en Cdula Electrnica y estas se
convierten tambin en formato digital (PDF).

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Figura 50: Firma Digital de las cdulas de notificacin
Luego en la pestaa resolucin aparecer un cono de PDF, donde haciendo

doble clic se realizar la apertura de una ventada donde se podr apreciar la
cdula de notificacin.
Figura 51: Cdula electrnica

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Dentro de la cdula de notificacin se puede apreciar la firma del usuario que

elabor la cdula electrnica y la validacin respectiva, as como el cdigo de
digitalizacin.
Figura 52: Cdula electrnica convertida a formato PDF
4.8 Digitalizacin de Anexos de las Cdulas de Notificacin
4.9
El Secretario o Escribano realizan la digitalizacin de los anexos en el equipo

multifuncional, ingresando el cdigo de digitalizacin de las cedulas de
notificacin electrnicas.
Asociar los Anexos Digitalizados con las Cdulas de

Notificacin Electrnica
El Secretario de Sala o Escribano luego de escanear los documentos debe de
ingresar al mdulo de DIGITALIZACION DE ANEXOS.

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Figura 53: Mdulo para realizar la digitalizacin de anexos que van a notificarse junto con la resolucin
Figura 54: aparece el mensaje si se va a procesar los anexos digitalizados por el scaner.
Se debe seleccionar los anexos digitalizados para ser asociados a la cedula

de notificacin electrnica haciendo un clic en el botn PROCESAR.

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Figura 55: Ventana de anexos digitalizados
Figura 56: Ventana de anexos digitalizados
Luego para visualizar lo procesado se da clip en el cono de la carpeta ubicado

en la parte derecha.
Figura 57: documento procesado como anexo

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4.10 Seleccionar Anexos Digitalizados por el Secretario de Sala o

Escribano
Se ingresar al mdulo NOTIFICACION ELECTRONICA debe buscar la

resolucin, seleccionando el rgano jurisdiccional, especialidad e instancia de
las lista desplegables, luego seleccionar la resolucin que se va a notificar en
la pestaa RESOLUCIONES
Figura 58: Ventana para seleccionar los anexos que van a ser notificados junto con la resolucin
En las pestaa Cedulas Electrnicas, debe confirmar cul de los anexos que
anteriormente digitalizado, sern adjuntados a las cedulas electrnicas.

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Figura 59: Carga de anexos
Invocar la lista de archivos escaneados haciendo clic en el botn con puntos

suspensivos (control button), de esta lista seleccionar con un check en la
casilla de verificacin los anexos escaneados que queremos que sean
enviados con las cedulas de notificacin.
Figura 60: Seleccin de anexos que van a notificarse

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Guardar los cambios, haciendo clic en el botn GUARDAR.
4.11 Seleccionar Escritos Digitalizados por Mesa de Partes
En la pestaa Cedulas Electrnicas, invocar la lista de todos los anexos y

escritos digitalizados, tanto por el secretario o asistente judicial como por el
asistente de mesa de partes, haciendo clic en el botn Ver todos los
Anexos.
Seleccionar en la lista de la parte derecha que anexos o escritos se desea
anexar a la cedula de notificacin.
Figura 61: Ventana donde vamos a seleccionar lo anexos que hayan ingresado por mesa de partes
Pasar anexos o escritos seleccionados a la lista izquierda, haciendo clic en el

botn AGREGAR DOCUMENTO.

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Figura 62: Seleccin de anexos a notificarse
Invocar la lista de archivos escaneados haciendo clic en el botn con puntos

suspensivos (control button), de esta lista seleccionar con un check en la
casilla de verificacin los anexos escaneados que queremos que sean
enviados con las cedulas de notificacin.
Guardar los cambios, haciendo clic en el botn GUARDAR
En el caso de generarse la cdula de notificacin y no se gener

la firma digital ni la conversin de formato.
Se selecciona la resolucin a notificar, y se llenan los datos que solicita el
sistema.

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Figura 63: generacin de la cdula de notificacin
Se graba y no se realizar la conversin al formato PDF y no se solicita la clave

para la conversin.
Figura 64: se generaron las cdulas de notificacin sin el formato PDF

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Para poder generar la cdula de notificacin electrnica vamos al mdulo de

Notificacin Electrnica.
Figura 65: se generaron las cdulas de notificacin sin el formato PDF
Seleccionamos la opcin FIRMAR y aparecern las cdulas que no han sido

convertidas al formato PDF, se seleccionan las que se notificarn
electrnicamente y se da click en la opcin de FIRMAR que se encuentra en la
segunda fila.
Figura 66: Opcin de FIRMAR cdulas pendientes

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Figura 67: de la lista se seleccionan las cdulas a firmar digitalmente.
Se hace el ingreso de la clave.
Figura 68: ingreso de la clave para la firma digital

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.
Figura 69: confirmacin de las firmas digitales
4.12 Buscar Cdula de Notificacin Electrnica
Ingresar al mdulo Administrador de Distribucin
Figura 70: Mdulo Administrador de distribucin donde vamos a realizar la notificacin electrnica
Seguidamente ingresamos a la opcin Cdulas
Figura 71: Mdulo cdulas

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Cargar la ventana de Cedulas, en la ventana de bsqueda emergente

podemos buscar por nmero de cedula o por lote:
Figura 72: Filtro de bsqueda de cdulas
Se debe consignar la fecha de las cedulas, el especialista y el responsable del

diligenciamiento: NOTIFICACION ELECTRONICA. Finalmente el Secretario
o Escribanol debe iniciar la bsqueda, haciendo clic en el botn ACEPTAR
Figura 73: Ventana de bsqueda por lote

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Al aceptar en la parte posterior se mostrar las cedulas electrnicas a

notificarse cerramos la ventana emergente.
.
Figura 74: Cdula electrnica a notificarse
4.13 Entregar Cdula de Notificacin Electrnica
El Secretario de Sala o Escribano selecciona la o las cedulas que sern

enviadas a la casilla electrnica del abogado, dando un check en el recuadro
en blanco de la columna ENVIAR FUERA DEL MODULO. Finalmente, para
remitir las cedulas debe hacer clic en el botn ENTREGAR.

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Figura 75: Entrega de cdula de notificacin electrnica
El sistema responde con mensaje de xito, si todo se realiz correctamente, el

secretario recibe el mensaje, haciendo clic en el botn ACEPTAR.
Figura 76: Confirmacin de envo satisfactorio
4.14 Obtener Gua de Entregar Cdula de Notificacin Electrnica
En seguida el sistema muestra una ventana con el nmero de entrega de la

gua de salida. Haciendo clic en el icono IMPRESORA, podemos obtener la
versin imprimible de la gua de entrega de las cedulas.

Versin: 2.0
Pgina : 48 de 53
Figura 77: Gua de entrega
Versin imprimible de la gua de entrega de la cedulas de notificacin

electrnica.
Figura 78: Cargo de entrega de notificacin electrnica

Versin: 2.0
Pgina : 49 de 53
4.15 Seguimiento del Expediente
Finalmente si vamos al seguimiento del expediente se podr verificar

que el estado de la resolucin y cdulas es notificado.
Figura 79: Seguimiento del expediente donde se muestra el estado de la notificacin: NOTIFICADO

Versin: 2.0
Pgina : 50 de 53
5. GLOSARIO DE TRMINOS
Cdigo digitalizacin: empleado por el secretario judicial o asistente para
realizar las digitalizaciones de los anexos de las cdulas de notificacin.
Gua entrega: documento generado al enviar las cdulas de notificacin
electrnica mediante el sistema, es el cargo de envo a las casillas
electrnicas de los litigantes.
Cargar: Procedimiento mediante el cual los anexos digitalizados se cargan a
las cdulas de notificacin electrnica.
6. PERFILES
SECRETARIO o RELATOR
JUEZ SUPERIOR
ESCRIBANO

Versin: 2.0
Pgina : 51 de 53
7. NDICE DE FIGURAS
Figura 1 Botn de Asignacin de Certificados Digitales ..................................................... 5
Figura 2 Ventana de Asignacin de Certificados Digitales ................................................. 5
Figura 3 Ventana de Seleccin de Tipo de Certificados ..................................................... 6
Figura 4 Ventana de seleccin del certificado digital .......................................................... 6
Figura 5 Ventana de Validacin del Certificado Fsico ....................................................... 7
Figura 6 Ventana Confirmar los datos para asignar el Certificado ...................................... 7
Figura 7 Ventanas de Confirmacin de Asignacin ............................................................ 8
Figura 8 Ventanas de Ingreso en SALA ............................................................................. 9
Figura 9 Cdigo de Digitalizacin ..................................................................................... 10
Figura 10: Consulta del Sistema ...................................................................................... 11
Figura 11: Listado de Escritos Digitalizados ..................................................................... 11
Figura 12: Contenido de Bandeja ..................................................................................... 12
Figura 13: Procesamiento de Escritos Digitalizados. ........................................................ 12
Figura 14: Confirmacin de Operacin vlida. .................................................................. 12
Figura 15 Recibir expediente ........................................................................................... 15
Figura 16: Seleccionamos opcin Editor .......................................................................... 15
Figura 17: Proyeccin de Resolucin desde documento en blanco. ................................. 16
Figura 18: Ventana de Word donde se redacta la Resolucin Judicial. ............................ 16
Figura 19: Consignacin de datos de la Resolucin (Nro., Sumilla Estado, tipo de Acto
procesal) y de proveerse algn escrito pendiente se deber seleccionar. ................. 17
Figura 20: Grabacin satisfactoria. ................................................................................... 17
Figura 21: Ingreso a la ventana de resoluciones Existentes ............................................. 18
Figura 22: Envo de proyecto de Resolucin al despacho del Juez Superior para su
revisin/aprobacin ................................................................................................... 18
Figura 23: Mensaje de confirmacin................................................................................. 19
Figura 24: Proyecto de Resolucin enviado a Despacho del Juez para su aprobacin. ... 19
Figura 25: Ingreso a la ventana de resoluciones Existentes ............................................. 20
Figura 26: Proyecto de Resolucin para firma del Juez Superior. .................................... 20
Figura 27: Ventana de Ingreso de contrasea de clave encriptado del Juez Superior ...... 21
Figura 28: Mensaje de Proceso exitoso ........................................................................... 21
Figura 29: La resolucin ya ha sido firmada por el Juez Superior .................................... 22
Figura 30: La resolucin ha sido convertida a formato pdf ............................................... 22
Figura 31: Devolver Proyecto de Resolucin.................................................................... 23
Figura 32: Reversin de PDF a WORD. ........................................................................... 24
Figura 33: Firma Digital de Juez Superior. ....................................................................... 24
Figura 34: Resolucin en PDF con Firmas Digitales ........................................................ 25
Figura 35: Firma Digital del Secretario o Relator .............................................................. 26
Figura 36: Confirmacin para insertar firma digital ........................................................... 27
Figura 37: Validacin de firma electrnica ........................................................................ 27
Figura 38: Ventana del Editor mostrando el cambio de estado......................................... 28
Figura 39: Resolucin convertida a formato PDF con firma electrnica del Jueces. ......... 28
Figura 40: Historial de la resolucin. ................................................................................ 29
Figura 41: Barra de herramientas principal....................................................................... 29
Figura 42: Descargo de resolucin ................................................................................... 30
Figura 43: Consignacin de datos de la resolucin durante el descargo .......................... 30
Figura 44: Selecciona el Juez Ponente ............................................................................ 31
Figura 45: Mensaje de actualizacin satisfactoria ............................................................ 31
Figura 46: Men para generacin de cdulas electrnicas............................................... 32
Versin: 2.0
Pgina : 52 de 53
Figura 47: Listado de resoluciones listas para generacin de cedulas de notificacin. ..... 32
Figura 48: Ingresar el N de Casilla Electrnica ............................................................... 33
Figura 49: Grabacin de las cdulas de notificacin ........................................................ 33
Figura 50: Firma Digital de las cdulas de notificacin ..................................................... 34
Figura 51: Cdula electrnica........................................................................................... 34
Figura 52: Cdula electrnica convertida a formato PDF ................................................. 35
Figura 53: Mdulo para realizar la digitalizacin de anexos que van a notificarse junto con
la resolucin .............................................................................................................. 36
Figura 54: aparece el mensaje si se va a procesar los anexos digitalizados por el scaner.
.................................................................................................................................. 36
Figura 55: Ventana de anexos digitalizados ..................................................................... 37
Figura 56: Ventana de anexos digitalizados ..................................................................... 37
Figura 57: documento procesado como anexo................................................................. 37
Figura 58: Ventana para seleccionar los anexos que van a ser notificados junto con la
resolucin ................................................................................................................. 38
Figura 59: Carga de anexos ............................................................................................. 39
Figura 60: Seleccin de anexos que van a notificarse ...................................................... 39
Figura 61: Ventana donde vamos a seleccionar lo anexos que hayan ingresado por mesa
de partes ................................................................................................................... 40
Figura 62: Seleccin de anexos a notificarse ................................................................... 41
Figura 63: generacin de la cdula de notificacin .......................................................... 42
Figura 64: se generaron las cdulas de notificacin sin el formato PDF........................... 42
Figura 65: se generaron las cdulas de notificacin sin el formato PDF ........................... 43
Figura 66: Opcin de FIRMAR cdulas pendientes .......................................................... 43
Figura 67: de la lista se seleccionan las cdulas a firmar digitalmente. ............................ 44
Figura 68: ingreso de la clave para la firma digital............................................................ 44
Figura 69: confirmacin de las firmas digitales ................................................................. 45
Figura 70: Mdulo Administrador de distribucin donde vamos a realizar la notificacin
electrnica ................................................................................................................ 45
Figura 71: Mdulo cdulas ............................................................................................... 45
Figura 72: Filtro de bsqueda de cdulas ........................................................................ 46
Figura 73: Ventana de bsqueda por lote ........................................................................ 46
Figura 74: Cdula electrnica a notificarse....................................................................... 47
Figura 75: Entrega de cdula de notificacin electrnica.................................................. 48
Figura 76: Confirmacin de envo satisfactorio................................................................. 48
Figura 77: Gua de entrega .............................................................................................. 49
Figura 78: Cargo de entrega de notificacin electrnica ................................................... 49
Figura 79: Seguimiento del expediente donde se muestra el estado de la notificacin:
NOTIFICADO ......................................................................................................... 50

Versin: 2.0
Pgina : 53 de 53

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MANUAL DE USUARIO SINOE PJ

MCVS-O1-3160 Manual de Usuario Final

Poder Judicial, 2015

MCVS-O1-3160 Manual de Usuario Final

1. HISTORIAL DEL DOCUMENTO

Ral Daz Vargas

Fecha de Actualizacin: 30/04/2015

MCVS-O1-3160 Manual de Usuario Final

HISTORIAL DEL DOCUMENTO......................................................................................... 2

OBJETIVO DEL SISTEMA ................................................................................................... 4

DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA ....................................................................... 4

FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ...................................................................................... 5

NDICE DE FIGURAS .......................................................................................................... 52

Fecha de Actualizacin: 30/04/2015

MCVS-O1-3160 Manual de Usuario Final

2. OBJETIVO DEL SISTEMA

3. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

Fecha de Actualizacin: 30/04/2015

MCVS-O1-3160 Manual de Usuario Final

4. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

Para registrar un certificado digital se ingresa al botn Certificado de la Barra

Figura 1 Botn de Asignacin de Certificados Digitales

El Sistema nos muestra la ventana de Asignacin de Certificados Digitales

Figura 2 Ventana de Asignacin de Certificados Digitales

Fecha de Actualizacin: 30/04/2015

MCVS-O1-3160 Manual de Usuario Final

Para asignar el certificado se hace clic en el botn Nuevo. A continuacin el

Figura 3 Ventana de Seleccin de Tipo de Certificados

Seguidamente se selecciona el Certificado Digital:

Figura 4 Ventana de seleccin del certificado digital

A continuacin el sistema nos muestra la ventana de validacin del certificado,

Fecha de Actualizacin: 30/04/2015

MCVS-O1-3160 Manual de Usuario Final

Figura 5 Ventana de Validacin del Certificado Fsico

A continuacin el sistema valida el certificado. De ser conforme el sistema nos

Figura 6 Ventana Confirmar los datos para asignar el Certificado

A continuacin el sistema nos pide confirmar la asignacin del Certificado

Fecha de Actualizacin: 30/04/2015

MCVS-O1-3160 Manual de Usuario Final

Figura 7 Ventanas de Confirmacin de Asignacin

Fecha de Actualizacin: 30/04/2015

MCVS-O1-3160 Manual de Usuario Final

4.1 Ingreso del Expediente por mesa de partes.

Figura 8 Ventanas de Ingreso en SALA

Damos clic en el cargo, donde se visualiza en la parte superior derecha el

Fecha de Actualizacin: 30/04/2015

MCVS-O1-3160 Manual de Usuario Final

Este cdigo es muy importante debido a que el expediente fsico registrado en

Figura 9 Cdigo de Digitalizacin

4.1.1 DIGITALIZACIN DE EXPEDIENTES EN MESA DE PARTES

Fecha de Actualizacin: 30/04/2015

MCVS-O1-3160 Manual de Usuario Final

4.1.2 Procesamiento del Expediente digitalizado en el sistema

Figura 10: Consulta del Sistema

Como se visualiza el Sistema muestra todas las digitalizacin realizadas

Figura 11: Listado de Escritos Digitalizados

Antes de procesar existen 02 botones que permite visualizar, el expediente

Fecha de Actualizacin: 30/04/2015

MCVS-O1-3160 Manual de Usuario Final

Figura 12: Contenido de Bandeja

Figura 13: Procesamiento de Escritos Digitalizados.

Figura 14: Confirmacin de Operacin vlida.