Resumo Arquivologia

Estudo dia: 08/06/2014

Conceitos fundamentais:

Segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, a Arquivologia a

disciplina que estuda as FUNES do arquivo e os PRINCPIOS e
TCNICAS a serem observados na produo, organizao, guarda,
preservao e utilizao dos arquivos.
A Arquivologia trabalha com a informao registrada, independente do suporte
que a contm.
Escrita pictogrfica: desenhos em pedras. Sistema primitivo de escrita em que
as ideias e os objetos eram representados por desenhos em pedra.

Losogrfica: escrita primitiva representada por smbolos.

Arquivos so conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por rgos
pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa
fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou natureza dos
documentos. (art. 2 da Lei n 8.159/91)
Os arquivos so produzidos e conservados com objetivos funcionais. So
produzidos num nico exemplar e tem limitada o seu nmero de cpias. Existe
uma relao orgnica entre os documentos, e relao entre as unidades, a
organizao e o funcionamento dos rgos. Faz parte de um contexto.
A primeira finalidade do arquivo servir administrao (essncia
funcional/administrativa), tendo origem no desempenho das atividades que
gerou os documentos, num segundo momento poder servir histria.

Diferena entre Arquivo, Biblioteca e Museus

Objetivo

Arquivo

Finalidade

Provar,
Funcional,
testemunhar e Jurdica,
informar
Administrativa,

Origem/Tipo
Entrada
Material
Criao
recepo
documentos

de Constituio
do
ou nico explar
de ou lim. N de
no documentos

Cultural
(apenas para
conhecimento
da Histria)
Biblioteca

Museu

Instruir,
Educar,
Subsidiar
pesquisa
Preservar,
Conservar,
Entreter

Didtica,
Cultural,
a Tcnica
cientfica
Didtica,
Cultural,
Tcnica
Cientfica

curso natural
das atividades
particulares,
organizacionai
s e familiares
Compra,
Permuta,
e Doao

(maioria
textuais)

Explorao
cientfica,
e Doao,
Coleo

Peas
e
objetos
histricos,
Colees
Diversas,
Legado
Artstico
e
familiar.

Vrios expls
(maioria
impressos)

So considerados Arquivos Pblicos os das esferas federal, estadual, do

distrito federal e municipal.
Tambm ser considerados arquivos pblicos os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades
privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas
atividades.
So considerados Arquivos Privados os conjuntos de documentos produzidos
ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas
atividades.

PRINCPIOS ARQUIVSTICOS
a) Princpio da provenincia, procedncia ou de respeito aos fundos
(respect des founds) De acordo com este princpio os arquivos devem
ser organizados por fundos de uma mesma fonte produtora ou geradora,
no devendo ser misturados a fundos distintos.
b) Princpio da cumulatividade os arquivos so acumulados natural e
progressivamente no decurso de uma atividade.
c) Princpio da organicidade ou do respeito pela estrutura Os
arquivos refletem a estrutura, atividades e funes do organismo que
os criou, em suas relaes internas e externas.

d) Princpio da pertinncia ou temtico este conceito no leva em

considerao a organizao original e a provenincia dos documentos,
reclassificando-os tematicamente (por assunto).
e) Princpio da territorialidade os arquivos pblicos devem fazer parte
do territrio no qual foram criados, e a eles devem pertencer.
f) Princpio do respeito ordem original ou ordem primitiva a
organizao dada pela entidade produtora deve ser preservada,
seguindo o curso natural com que os documentos foram criados.
g) Princpio da indivisibilidade ou integridade arquivstica os
documentos ou fundos no devem ser dispersos, subtrados, mutilados,
sofrerem danos ou qualquer tipo de acrscimo/insero indevida.
h) Princpio do inter-relacionamento os documentos de arquivos so
conexos, ou seja, estabelecem relaes entre si (decorre da
organicidade).
i) Princpio da unicidade documento de arquivo tem carter nico e
exclusivo, pois foi criado para atender determinada necessidade
especfica na estrutura organizacional/institucional.
j) Princpio da autenticidade os documentos devem ser criados,
guardados e conservados segundo normas, tcnicas e processos que
garantam a sua verossimilidade e confiabilidade.
k) Princpio da reversibilidade princpio segundo o qual todo
procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser
revertido, se necessrio.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Os arquivos so divididos nas fases corrente, intermediria e permanente de
acordo com a frequncia de uso por suas entidades produtoras e a
identificao dos valores primrios e secundrios.

1 IDADE ARQUIVO CORRENTE

Arquivo corrente So consultados frequentemente, pois tem pleno valor
funcional/administrativo, por isso devem estar localizados prximo ao produtor.
Atividades do Arquivo Corrente
a) Protocolo (entrada dos documentos) Atividades do protocolo:
recebimento e classificao, autuao e registro, distribuio e
expedio, controle e movimentao.
Expedio (controle da sada dos documentos ao destinatrio externo).

Arquivamento: organizao dos documentos, compreendendo as seguintes

etapas:
Inspeo (exame do documento observando o ltimo despacho);
Anlise;
Ordenao e arquivamento (guarda do documento no local designado).
b) Emprstimo e consulta transferncia fsica temporria de documentos
para locao interna ou externa com fins de referncia, consulta,
reproduo, pesquisa ou exposio (utilizao de guia-fora)
c) Destinao Relaciona-se guarda ou eliminao de documentos,
variando de acordo com o valor atribudo aos documentos (primrio imediato ou secundrio - mediato).

2 IDADE - ARQUIVO INTERMEDIRIO

So os documentos provenientes (transferidos) do arquivo corrente e
so poucos consultados e, embora sejam pouco consultados, possuem ainda
valor primrio. O tratamento tcnico dispensando aos documentos nesta fase
est vinculado aplicao da tabela de temporalidade, bem como a
preparao e organizao dos documentos destinados ao arquivo permanente.
Os valores legais e fiscais dizem respeito ao cumprimento dos prazos
prescricionais e precaucionais presentes nos arquivos intermedirios.
Os arquivos intermedirios devem ser localizados distante do setor
produtor por questes econmicas. O tratamento documental dispensado
limpeza e desifestao.
3 IDADE - ARQUIVO PERMANENTE
So os documentos destitudos de valor administrativo ou funcional,
sendo
conservado
apenas
em
razo
do
seu
valor
histrico/probatrio/informativo, recolhidos dos arquivos correntes ou
intermedirios.
A localizao desses acervos deve ficar prxima a Centros Culturais,
Faculdades e Bibliotecas.
Atividades realizadas: arranjo, descrio, conservao e referncia.

SHELLENBERG ARQUIVOS E TCNICAS

Questes de Prova
Os esquemas de classificao ou arranjo podem ser divididos em duas
classes: sistemas de registro e sistema de arquivamento.
H trs principais elementos a serem considerados na classificao de
documentos:
1 a ao a que os documentos se referem;
2 a estrutura do rgo que os produz;
3 o assunto dos documentos.
A organizao frequentemente corresponde funo.
Os mtodos de classificao correspondem a trs tipos: funcional,
organizacional e por assunto.
A classe, ao invs das pessoas, vem a ser a base para agrupar os
documentos em unidades de arquivamento.
A diviso em classes organizacionais possvel e aconselhvel
somente em governos de organizao estvel, e cujas funes e
processos administrativos sejam bem definidos.
Na elaborao de um sistema de classificao essencial que as
classes sejam formadas a posteriori e no a priori. As classes
devem ser fixadas medida que a experincia atesta a sua
necessidade.
Deve haver consistncia quanto aos sucessivos nveis de subdivises
de um sistema de classificao. Se a primeira subdiviso por funo,
todos os outros nveis devero ser por funo, se a diviso secundria
por atividade, todos os cabealhos devem ser por atividade.
Convm estabelecer cabealhos separados para as atividades auxiliares
e para atividades substantivas
Convm estabelecer cabealhos separados para documentos
importantes relativos a polticas, mtodos, programas, etc.
Convm estabelecer um esquema de classificao corrente, no sentido
que os cabealhos reflitam as funes correntes.
SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO
Devem ser SIMPLES/FLEXVEL/ADMITIR EXPANSES.
TIPOS DE DESCRIO
Os documentos podem ser descrito em relao ao seu:

CONTEDO
SUBSTANTIVO
(UNIDADES
DE
ORGANIZAO/FUNES

ATIVIDADES

OPERAES/ASSUNTOS)
CONTEDO
ESTRUTURAL
(ESQUEMA
DE
CLASSIFICAO/UNIDADES DE ARQUIVAMENTO/CLASSES E
TIPOS FSICOS).

INSTRUMENTO DE DESTINAO
O plano de destinao tem por objetivo identificar todos os documentos de um
rgo e indicar o destino a que se deva dar a cada um deles, seja eliminao
ou transferncia para um arquivo de custdia permanente. Por tanto, o plano
de destinao muito til no arranjo do arquivo permanente.

TABELAS DE DESCARTE
Na Inglaterra, segundo a Lei de Documentos Pblicos, foi dado ao Arquivistamor, com a aprovao do Tesouro, o poder formular regras relativas ao
descarte. Do mesmo modo, O Arquivo Nacional dos Estados Unidos atribuiu ao
arquivista a responsabilidade de submeter, anualmente, ao Congresso, uma
lista ou descrio de papis, documentos e coisas semelhantes... que se
afigurem tendo ou no valor permanente ou interesse histrico.

Uma tabela de descarte reporta-se, portanto, a documentos que sero

produzidos no futuro espcie de documentos em curso de produo e
que continuaro a ser produzidos. Ela deve descrever os documentos de
modo a facilitar a eliminao dos mesmos. Devem ser preparadas em
relao s funes principais, e no s unidades organizacionais.
A classificao tem estreita relao com a destinao.
As decises para se destrurem documentos devem ser finais e
irrevogveis.

CRIAO DA ORGANIZAO
Os arquivos devem ser organizados principalmente em relao ao
assunto e no em funes, ou seja, o trabalho deve ser atribudo aos
funcionrios de acordo com a relao dos assuntos dos ou campo de interesse
produzidos pelos documentos. Trata-se, ento, de um tipo de organizao no
qual o pessoal designado para trabalhar com certos grupos de documentos,
tomando-se por base a relao dos mesmos para com as reas de assunto ou
campo de interesse.

VALORES PROBATRIOS E INFORMATIVOS

O valor informativo recai nos documentos que contm informao
essencial sobre matrias com a qual o rgo lida ou que possuem
informaes teis para estudos e pesquisa sobre uma variedade de assuntos.
Valor Probatrio Para o efeito de estudo, os valores inerentes aos
documentos decorrentes da prova que contm a organizao e funes
so chamados de probatrios.
Valor Informativo Para efeito de estudo, os valores inerentes aos
documentos devido informao que contm so chamados de
informativos.

Questo de Prova: Como se julga o valor informativo de documentos oficiais?

Julga-se o valor informativo dos documentos oficiais pela: UNICIDADE/
FORMA/IMPORTNCIA

ARQUIVOLOGIA E CINCIA DA INFORMAO MARIA ODILA

O arquivo deve ser visto pela sua trplice dimenso: Arquivo

Documento de Arquivo e Informao.
O Objeto da Cincia da Informao mais a transferncia da informao
de uma fonte para um usurio do que a informao em si mesma. Assim, essa
rea do conhecimento estaria voltada para o estudo da aquisio de
conhecimentos.
As reas com as quais a Cincia da Informao tem desenvolvidos
interdisciplinaridade so a biblioteconomia, a cincia da computao, a cincia
cognitiva e a comunicao.
O primeiro arquivo de que se tem histria reporta-se a Ebla, regio
da Sria, na Mesopotmia.
O marco inaugural da disciplina arquivstica como campo autnomo
ocorreu com a publicao do Manual dos Holandese em 1898.
O Manual dos Holandeses define arquivo como: Conjunto de
documentos, escritos, desenhos e material impresso recebidos ou
produzidos oficialmente por determinado rgo administrativo ou por um

dos seus funcionrios, na medida em que tais documentos se destinavam

a permanecer na custdia deste rgo ou funcionrio.
O sistema de arranjo deve ser baseado na organizao original do
arquivo, a qual, na sua essncia, corresponde organizao do rgo
administrativo que o produziu.
As instituies arquivsticas conforme concebemos hoje remontam
criao , em 1789, do Arquivo Nacional da Frana, primeiro como arquivo
da Assembleia Nacional e depois transformado, em 1794, no
estabelecimento central dos arquivos do Estado.
GESTO DE DOCUMENTOS

Sistema de Arquivos (rede de arquivos): Este definido como o conjunto

de arquivos que, independentemente da posio que ocupam nas
respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo
integrado e articulado na prossecuo de objetivos comuns (Jardim,
Sistemas de Polticas. Pg. 45).
Conforme o Dicionrio de Terminologia Arquivstica (1990, p. 99) elaborado
pelo Ncleo Regional de So Paulo, da Associao de Arquivistas Brasileiros,
sistema de arquivos o conjunto de arquivos de uma mesma
esfera governamental ou de uma entidade privada que,
independentemente da posio que ocupam nas respectivas
estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e
articulado na consecuo de objetivos comuns.

No o assunto do documento, mas a sua destinao, o que deve

determinar o lugar que lhe cabe ocupar no arquivo.
Polticas Pblicas Arquivsticas.
A anlise de polticas tende a ser a ser dividida em trs fases sucessivasFormulao, Implementao e Avaliao -que conformam um ciclo que se
realimenta.
Eentende-se por polticas pblicas arquivsticas o conjunto de premissas,
decises e aes - produzidas pelo Estado e inseridas nas agendas
governamentais em nome do interesse social - que contemplam os
diversos aspectos (administrativo, legal, cientfico, cultural, tecnolgico,
etc.) relativos produo, uso e preservao da informao arquivstica
de natureza pblica e privada.

Polticas pblicas arquivsticas podem ser setoriais (em funo das

caractersticas de produo dos arquivos, tipologia, utilizao, demarcao ,
administrativa, etc.) e podem apresentar uma configurao nacional, regional
ou local.
Um aspecto muito frequente confundir legislao arquivstica com poltica
arquivstica. A legislao arquivstica fornece elementos normalizadores
poltica arquivstica, mas no em si mesma uma poltica. Muitas vezes a
legislao arquivstica tende a ser considerada o marco zero de uma nova era
arquivstica.
Sistema de Arquivos/Rede de Arquivos
O sistema, neste caso, um modelo de gerenciamento, entre outros que
podem ser tomados como ferramenta na conduo de polticas
arquivsticas. Seja qual for a anatomia do sistema, da rede ou dos programas
de ao, sua concepo e operacionalizao decorrem da poltica arquivstica.
Segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, sistema de arquivos
Conjunto de arquivos que, independentemente da posio que ocupam
nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e
articulado na persecuo de objetivos comuns.
Segundo o modelo ingls, a eliminao dos documentos deveria ficar
totalmente sob a responsabilidade da administrao produtora. Tal posio
era defendida por Hilary Jenkinson, para quem a eliminao no deveria
fazer parte das atribuies do arquivista. (Questo de Prova)
J para o modelo alemo e o americano, sustenta a importncia de
que a eliminao seja feita pelo arquivista. (Questo de Prova)

A arquivologia ps-moderna ou arquivologia ps-custodial surge no

Canad, com Terry Cook, trazendo o conceito de arquivologia integrada.
(Questo de Prova). .) a arquivstica integrada, desenvolvida no Canad por Rousseau e Couture (1982,
1998), prope uma arquivstica que se preocupa com o tratamento da informao desde seu nascimento at seu
destino final. A arquivstica tratada como a disciplina que agrupa todos os princpios, normas e tcnicas que regem as
funes de gesto dos arquivos, tais como a criao, a avaliao, a aquisio, a classificao, a descrio, a
comunicao e a conservao. (GARCIA & JUNIOR, 2002).

ARQUIVOS PERMANENTES HELOISA LIBERALLI BELLOTO

na fase intermediria que os documentos so submetidos tabela de
temporalidade, que determinam seus prazos de vigncia e de vida, segundo as
respectivas tipologias.

A terceira idade dos documentos abre-se a partir dos 25 ou 30 anos

(segundo legislao vigente no pas, estado ou municpio), contados a partir da
data de produo do documento ou do fim de sua tramitao.
Os arquivos de terceira idade, ou permanentes, por interessarem mais
ao pesquisador do que aos administradores, devem ficar localizados junto s
universidades ou aos centros culturais.
O documento de arquivo s tem sentido se relacionado ao meio que o
produziu. Seu conjunto tem de retratar a infraestrutura e as funes do rgo
gerador. Reflete, entre outras palavras, suas atividades-meio e suas atividadesfim. Esta a base da teoria de fundos, sendo ela que preside a organizao
dos arquivos permanentes.
O principal fator que norteia a constituio do fundo o PRINCPIO
DA PROVENINCIA.
A justificativa para a organizao de arquivos pblicos est na ordem
direta do interesse de quatro tipos fundamentais de pblico que dele fazem
uso:
a) O administrador, ou seja, o produtor do documento, que dele necessita
para sua prpria informao para a tomada de deciso;
b) O cidado interessado em testemunhos que possam comprovar direitos
de seus deveres para com o Estado;
c) O pesquisador historiador, socilogo ou acadmico em busca de
informao para trabalhos e estudos acadmicos;
d) O cidado comum a fim de ter conhecimento geral.
O que norteia o trabalho de organizao dos acervos arquivsticos de
terceira idade a estrutura e o funcionamento da administrao, sendo,
portanto, os norteadores do arranjo.
A descrio dos documentos feita com base nas tipologias dos
documentos, a funo implcita, os assuntos, as datas (tpicas e
cronolgicas).
por meio da descrio dos documentos feita em catlogos, ndices,
inventrios e outros instrumentos que os pesquisadores podero fazer suas
pesquisas, pois no a estrutura e o funcionamento da administrao o
interesse destes profissionais.
A destinao dos documentos uma funo arquivstica super
importante para os arquivos de terceira idade. Embora possa ocorrer a
passagem de alguns documentos da fase corrente direto para a
permanente, o ideal que a passagem seja primeiro pelo intermedirio
(Dimenso Poltica da Idade Intermediria). A grande tarefa tcnica dessa
fase administrar a eliminao: a aplicao e o controle das determinaes

estabelecidas nas tabelas de temporalidade, assim como toda a preparao

dos documentos remanescentes para o recolhimento aos arquivos finais,
histricos ou de custdia.
A funo arquivstica no mbito da terceira idade dos documentos
entender que, quanto melhor o arquivo intermedirio cumprir sua atividade
de preservao dos documentos permanentes e de eliminao criteriosa
do material inservvel, tanto melhor sero as tarefas da custdia e da
disseminao da informao.

Biblioteca rgo colecionador (compra, permuta ou doao)

Museu rgo colecionador (compra, permuta ou doao)
Centro de documentao rgo colecionador ou referenciador
Arquivo rgo receptor (recolhe naturalmente o que produz a administrao
pblica ou privada). No arquivo o tratamento dado ao conjunto documental,
no museu e na biblioteca o tratamento dado de modo individualizado.
A catalogao, via pela qual os pesquisadores tm acesso a uma
publicao no centro de documentao, museu e biblioteca similar ao que se
d nos arquivos permanentes, no caso da descrio. Entretanto, no caso dos
arquivos correntes, a descrio feita no momento da incorporao do
documento ao conjunto do acervo do arquivo, atravs da sua insero no
plano de classificao, no se perdendo de vista, se for o caso, a
numerao do protocolo.
Os instrumentos de pesquisa elaborados no arquivo permanente trazem
os seguintes elementos:
1234567-

Unidade criadora do documento;

Tipologia documental;
Autoria;
Funo a que se refere;
Ao que traduz e data;
Contedo (se for o caso);
Notao ou cota de identificao e localizao.

Os usurios/clientela do arquivo de primeira idade e segunda idade

so formados pelo administrador, empresrio e seus representantes, ou
seja, os produtores do documento; profissionais da rea jurdica;
pesquisadores administrativos ou cidados em busca de seus direitos.
Alm desses conceitos e princpios importante tambm que se tenha
clareza sobre as propriedades dos documentos arquivsticos que, no s os
diferenciam dos demais documentos, mas tambm os revestem de valor

administrativo, jurdico, informativo e probatrio. Segundo Duranti (apud

MONTIEL, 1996, p.5) dois pressupostos (probatrio e informativo)
determinam a habilitao dos documentos arquivsticos, atravs da
identificao de cinco propriedades, intrinsecamente desses documentos, a
saber:
1 - Imparcialidade: consiste na prerrogativa de que os registros so
inerentemente verdadeiros.
2- Autenticidade: implica em que as informaes que os documentos
veiculam sejam autnticas.
3- Naturalidade: Significa a maneira como os documentos se acumulam ao
longo das transaes, na acumulao de maneira contnua e progressiva,
dotando os documentos de um elemento chamado organicidade.
4 - Inter-relacionamentos: resultado da ligao dos documentos entre si
por um elo criado no momento de sua produo.
5- Unicidade: consiste no fato do documento ocupar um lugar nico na
estrutura documental do grupo ao qual pertence.

DIPLOMTICA
A diplomtica cuida da estrutura formal dos atos escritos de origem
governamental ou notarial, ou seja, trata dos documentos eivados de f
pblica. Trata-se, portanto, de documentos escritos, legalmente vlidos e
revestidos de determinadas formalidades; sendo prova jurdica ou
administrativa de um ato. O objeto dos modernos estudos da diplomtica
a unidade arquivstica elementar, analisada enquanto espcie
documental, servido-se dos seus aspectos formais para definir a natureza
jurdica dos atos nela implicados, tanto relativamente sua produo,
como seus efeitos (Carucci, 1987 apud Belloto 2008). Concentra-se na
gnese, na constituio interna, na transmisso e na relao dos documentos
entre seu criador e o seu prprio contedo, com a finalidade de identificar,
avaliar e demonstrar a sua verdadeira natureza (Duranti, 1995). A
representao de um ato administrativo a espcie em primeiro lugar, e,
a seguir, o tipo documental.
O documento pblico , invariavelmente, em sua essncia, a juno de
actio (a parte formal fato, ato do documento) e conscriptio (a parte material
sua transferncia para um suporte semntica e juridicamente credvel).

A veiculao do contedo merece duas ordens de consideraes: se

fsica refere-se distino entre original e cpias; se funcional refere-se
tipologia da espcie documentria.
A cada tipologia corresponde uma frmula diplomtica, que d
significado jurdico ao contedo.
Categorias documentais:
Normativos ou constitutivos (DISPOSIVITOS) so os de cumprimento
obrigatrio, sendo de manifestao de vontade de autoridades supremas
e devendo ser acatados pelos subordinados. Emanam do Poder Legislativo
ou de autoridades administrativas. So eles: leis, decretos-leis, decretos,
estatutos, regimentos, regulamentos, resolues, portarias, instrues
normativas, ordens de servio, decises, acrdos, despachos (quando
decisrios).
Enunciativos (INFORMATIVOS) so os opinativos e que esclarecem
questes vazadas em outros documentos. Seu contedo visa
fundamentar uma resoluo e podem ser: pareceres, relatrios, votos e
despachos (quando interlocutrios).

Assentamento (TESTEMUNHAIS) so aqueles configurados por registro,

consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias, tais como
ata, termos, apostilas, autos de infrao.
Comprobatrios (TESTEMUNHAIS) derivam dos de assentamento,
comprovando-os, tais como certides, traslados, atestados, cpias
autenticadas.
Ajuste (DISPOSITIVOS) so documentos pactuais, representados por
acordos de vontade em que, no caso da documentao pblica, pelo menos
uma das partes a administrao, seja federal, estadual ou municipal. So os
tratados, os convnios, contratos, ajustes e termo s.
Correspondncia (DISPOSITIVOS) so os que em geral, derivam de atos
normativos, determinando-lhes execuo, tais como alvars, circulares,
avisos, cartas, memorandos, mensagens, editais, imitaes e exposies de
motivos.
A representao do ato feita pela espcie em primeiro lugar, e a
seguir, o tipo documental. Portanto, o objeto da diplomtica a espcie
documental, configurao que assume um documento de acordo com a
disposio e a natureza das informaes nele contidas. Assim, a
diplomtica volta-se para a estrutura formal (espcie) do documento.

J a tipologia se ocupa do tipo documental, configurao que assume

a espcie documental de acordo com a atividade que a gerou

A tipologia volta-se para a lgica orgnica dos conjuntos documentais,

o que pode ser chamado de DIPLOMTICA ARQUIVSTICA, ou
diplomtica contempornea, como quer BRUNO DELMAS. Segundo ele, a
preocupao da diplomtica , agora, menos o estudo da estrutura, da forma,
da gnese ou da tradio e mais a tipologia dos documentos.

Diplomtica
Campo de aplicao: em torno do
verdico em estrutura e finalidade do
ato jurdico
Objetivos sucessivos:
estabelecer/reconhecer:
1- Autenticidade relativamente
espcie/contedo/finalidade.
2- Datao
3- Origem/provenincia
4- Transmisso/tradio
documental
5- Fixao do texto

Tipologia/Arquivstica
Campo de aplicao: em torno da
relao dos elementos com as
atividades institucionais/pessoais
Objetivos sucessivos:
estabelecer/reconhecer
1- Origem/provenincia
2- Vinculao competncia,
funes, atividades da entidade
acumuladora
3- Associao entre a espcie e o
tipo documental
4- Contedo
5- Datao

Os elementos externos, extrnsecos, fsicos, de estrutura ou formais tm

a ver com a estrutura fsica e com a forma de apresentao do documento.
Relaciona-se com o gnero, ou seja, com a configurao que assume um
documento de acordo com o sistema de signos de que seus executores se
serviram para registrar a mensagem.
Os elementos internos, intrnsecos, substantivos ou de substncia tm a
ver com o contedo substantivo do documento, seu assunto propriamente
dito, assim como com a natureza de sua provenincia e funo. Os
caracteres ou elementos internos ou substantivos so a provenincia,
isto , a instituio ou a pessoa legitimamente responsvel pela produo,
acumulao ou guarda dos documentos; as funes, as origens funcionais
do documento, as razes pelas quais os documentos foram produzidos,
levando em considerao, nessa ordem, a funo, a atividade que lhe
concerne e os trmites pelos quais passaram; o contedo substantivo
(assunto), a data tpica e a data cronolgica.

O documento pblico , invariavelmente, em sua essncia a juno de

actio (ao, fato, ato) e conscriptio (sua transferncia para suporte e meio
semntico e juridicamente credvel).
A cada espcie corresponde uma frmula diplomtica, uma estrutura e
uma disposio semntica das palavras no texto, uma conscriptio, portanto.

A anlise tipolgica pode ser feita com base na diplomtica ou

arquivstica. A anlise diplomtica feita com base na decodificao do
prprio documento: anatomia do texto ao discurso, do discurso espcie,
da espcie ao tipo, do tipo atividade, da atividade ao produtor. Na
diplomtica, a anlise tipolgica parte da espcie, portanto, a
identificao diplomtica de um documento independe das caractersticas
do conjunto.
J a anlise arquivstica tem como elemento inicial a entidade
produtora, sendo o percurso: da competncia estrutura, da estrutura ao
funcionamento, do funcionamento atividade refletida no documento, da
atividade ao tipo, do tipo espcie, da espcie ao documento. Na
arquivstica, a anlise tipolgica parte do princpio da provenincia,
verificando-se:
- Se o conjunto homogneo de atos est expresso em um conjunto
homogneo de documentos;
- Se os procedimentos de gesto so sempre os mesmos, quando se d a
tramitao isolada dos documentos isolados;
- Se os cojuntos (sries) formados pelas mesmas espcies recebem na
avaliao uniformidade de vigncia e de prazos de guarda ou eliminao;
- Se na constituio do fundo e de suas subdivises, os conjuntos no esto
sendo dispersos;
- Se os documentos da srie possuem a devida frequncia de eliminao.
A efetivao da anlise tipolgica a partir da arquivstica exige
conhecimento prvio da:
1) Estrutura orgnico-funcional da entidade acumuladora;
2) Das sucessivas reorganizaes que tenham causado supresses ou
acrescimentos de novas atividades e, portanto, de tipologias/sries;
3) Das funes definidas por leis/regulamentos;
4) Das funes atpicas circunstanciais;
5) Das transformaes decorrentes de intervenes;
6) Dos processos, pois eles tm uma tramitao regulamentada.

O emprego da tipologia documental no que fazer arquivstico recente,

data de meados da dcada de 1980 em Madrid. til para a classificao
ou arranjo, pois ajuda no entendimento e composio das sries; para a
descrio, pois esclarece que os contedos veiculados em determinados
formatos jurdicos tm certos dados fixos e outros variveis, os quais se
ligam de forma obrigatria espcie que o veicula; nos servios de
usurios, pois a identificao dos tipos documentais traz informaes que
so antecedentes e exteriores ao prprio contedo do documento, os quais
so fundamentais para sua compreenso dentro do contedo-jurdico
administrativo de produo; para a avaliao, uma vez que as tabelas de
temporalidade partem da identificao das funes refletidas nas sries
documentais que se quer avaliar para estabelecer a destinao dos
documentos.
O uso da diplomtica enquanto espcie define-se pela procedncia,
enquanto criao; de interesse primeiro e imediato do produtor e do
interessado e vigora obrigatoriamente para a produo, tramitao e uso
primrio.
J o tipo documental, por caracterizar-se pela coletividade, define-se pela
procedncia e, enquanto acumulao, interessa principalmente ao produtor
e ao pesquisador; vigora nos arquivos correntes, intermedirio e
permanente, e de uso secundrio.
Itens a considerar na anlise tipolgica, preconizado pelos arquivistas de
Madri:
1. Tipo = espcie documental = atividade concernente.
1.1 Denominao a ser buscada na legislao, em tratados de direito
administrativo, manuais de rotinas burocrticas, glossrios, dicionrios
terminolgicos ou a partir do prprio documento.
1.2Caracteres externos: gnero, suporte, formato e forma.
2. Cdigo da srie correspondente ao tipo no plano de classificao.
3.
4.
5.
6.

Posio da srie dentro do fundo ou do conjunto maior.

Entidade produtora acumuladora (atribuies/funes)
Atividades que geram o tipo documental
Destinatrio, se for o caso
Legislao que cria a entidade a funo/atividade que originar a srie

7. Tramitao: sequncia de diligncias e aes (trmites) prescritas para o

andamento de documentos de natureza administrativa at seu
julgamento e soluo. o procedimento que gera e em que atua a
tipologia
8. Documentos bsicos que compem o processo, se for o caso
9. Ordenao posio dos documentos dentro da srie
10. Contedo. Dados repetitivos na tipologia analisada
11. Vigncia qualidade que apresenta um documento enquanto
permanecem efetivos e vlidos os encargos e disposies nele contidos
(tempo de arquivamento no arquivo setorial).
12. Prazos Tempo de permanncia no arquivo setorial. Eliminao [ou se
est destinado preservao em arquivo permanente]. A fixao dos
prazos no cabe quando se analisam documentos de guarda
permanente.
O modelo sugerido pelo grupo de Madri estava direcionado para os
arquivos correntes partindo do princpio da arquivstica. Contudo, para
analisar documentos de arquivos permanentes, principalmente quando
difcil reconstituir fundos de idade remota, pode-se partir da diplomtica, isto
, tomar por base o documento/espcie como ponto de partida.

TRADIO DOCUMENTAL
A tradio documental a parte da diplomtica que se ocupa dos
variados meios de transmisso do documento no decorrer do tempo.
Conforme o grau de ingenuidade do documento, ele apresenta diferentes
formas.
Forma a configurao do documento segundo o estgio de transmisso
ou gradao de ingenuidade documental.
H trs momentos na tradio documental: o anterior ao original, o do
original e o posterior ao original.
Segundo a forma, o documento apresenta-se como: pr-original,
original e ps original.

Pr-original:
a) Rascunho ou sheda (contm rasuras e correes, supresses,
acrscimos e substituies.
b) Minuta j o documento original, porm passado a limpo (mundum) e
sem sinais de validao (assinaturas, carimbos, selos). No tem f,
portanto, no so levadas em conta do ponto de vista jurdico.
Original: o documento feito por direta vontade dos autores e conservado em
matria e formas genunas sob as quais foi originalmente emitido (Paoli apud
Belloto, 2008). Conserva todos os carecteres externos e internos com os quais
foi emitido. Considera-se diplomaticamente como original o seu carter de
primeiro, de matriz, seu carter de acabado, perfeito e limpo. Contm
assinaturas, subscries, carimbos e selos.
ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DOS DOCUMENTOS DE
ARQUIVO
O texto do documento diplomtico, na realidade, a unio de trs partes
distintas: protocolo inicial, o texto propriamente dito e protocolo final
(escatocolo).
Protocolo inicial constitudo pela invocao, que ocorre nos atos
dispositivos mais antigos, sendo a expresso Em nome de Deus um exemplo
de invocao. Titulao, formada pelo nome e ttulos de autoridades soberana
ou autoridade delegada; direo (inscriptio), a parte que nomeia a quem o ato
se dirige, seja um destinatrio ou coletivo. O protocolo termina com a
saudao.
O texto, que tem todos os seus elementos comandados pela natureza
jurdica do ato e por seu objetivo, pode ser codificado em: prembulo (prologus
ou exordiu), no qual se justifica a criao do ato. Notificao (notificatio ou
promulgatio), na qual so explicitadas as causas do ato. Dispositivo
(dispositio), que a prpria substncia do ato, onde se determina o que
se quer e o assunto propriamente dito. Sano (sanctio ou minatio), na qual
se explicita as penalidades que sero aplicadas caso no se cumpra o
dispositivo. Corroborao (valoratio ou corroboratio), onde se dispe os meios
materiais ou no que asseguram a execuo do dispositivo.
O protocolo final inicia-se, aps a corroborao, com a subscrio
(subscriptio), ou seja, a assinatura do emissor do documento, seguido da data
(datatio). O ato dispositivo termina com a precao (apprecatio), que

onde, por meio de dois elementos (assinatura das testemunhas e sinais de

validao, como carimbos, selos e etc), se reitera a legalidade do ato.
As formas extrnsecas esto ligadas s questes de autenticidade
(marcas de validao, como selos ou outros sinais), as subscries
(assinaturas dos responsveis do documento), o suporte, a escrita, a lngua e o
estilo. No teor documental, vm-se formas extrnsecas de confiana
(invocao, precao e data) e de cortesia (titulao, direo e saudao).
J as formas intrnsecas esto ligadas ao contedo, giram em torno
do dispositivo, como a notificao, o prembulo e a exposio, e as que
lhe so complementares, como a sano e a corroborao.
Na tcnica legislativa, o protocolo inicial da diplomtica corresponde
ao prembulo (abriga o ttulo, a autoria, a epgrafe e a ementa); a
exposio da diplomtica, ou seja, o texto - o que a tcnica legislativa
chama de consideranda ou considerata; o que corresponde
corroborao e ao protocolo final a clusula de vigncia, a clusula
revogatria, o fecho e a assinatura.
No prembulo, justifica-se a necessidade do aparecimento do ato
normativo, a fim de mostrar a situao em que se acha a questo.
No dispositivo a parte onde se manifesta a vontade do emissor, e onde
fica claro para o que o ato foi feito.
A corroborao a forma de assegurar o cumprimento do dispositivo.
Na subscrio encontra-se a precao em simbiose com a data.
A anlise diplomtica tomava a espcie isoladamente, mas a anlise
tipolgica vai busc-la em seu conjunto orgnico, atingindo, ento, o tipo.

A anlise tipolgica muito usada no na anlise de arquivos

corrente, porque parte dos princpios da arquivstica, til avaliao e
descrio. Entretanto, para analisar documentos de arquivo permanente,
cuja idade remota dos fundos dificulta o levantamento dos dados estruturais e
funcionais, pode-se partir da anlise diplomtica, tomando o
documento/espcie como ponto de partida, til no trabalho de descrio.

CARACTERIZAO DE ALGUMAS ESPCIES DOCUMENTAIS

Atestado documento em que uma autoridade declara algo partindo
diretamente do fato. Difere da certido, que uma transcrio legitimada.

Aviso ordem rgia expedida em nome do soberano por secretaria ou rgo

competente. Correspondncia entre ministros de Estado ou governadores
de estados.
Bando Ordem correspondente a um decreto dos governadores e
capites generais, proclamada em prego pblico ou afixada em lugar
pblico.
Boletim resenha noticiosa de atos normativos, em geral para ser afixada.
Carta correspondncia do alto escalo da administrao pblica em
comunicaes sociais decorrentes de cargo e funo pblicos.
Carta de Lei Exprime a vontade soberana do monarca.
Carta Rgia Ordem real dirigida determinada autoridade ou pessoa e
iniciada pelo nome dela.
Certido Documento emanado de funcionrio pblico, mediante o qual se
transcreve algo j registrado em documento de assentamento, elaborado
segundo normas notariais ou jurdico-administrativas. A certido pode
ainda ser retirada de um processo, livro ou documento existente em repartio
pblica e passada, se no por notrio, por funcionrio autorizado.
Certificado Declarao que garante a veracidade de um fato, de um estado
de coisa, ou o bom estado ou o funcionamento de um objeto/equipamento.
Assemelha-se ao atestado, que, entretanto, mais elaborado em relao a
pessoas.
Decreto-Lei Decreto em forma de Lei que, num perodo ditatorial ou anormal
de governo, expedido pelo chefe de fato do Estado, que concentra em suas
mos o poder legislativo ento suspenso.
Exposio de motivos Documento em que ministros de Estado e
dirigentes de rgos diretamente subordinados ao presidente da
Repblica a ele se dirigem, apresentando motivos que justifiquem a
necessidade de medidas ou providncias.
Manifesto Declarao pblica das razes que justificam um ato, utilizada por
autoridades para dar explicaes sociedade.
Medida provisria Ato normativo de iniciativa do Poder Executivo que
prescinde de tramitao no Poder Legislativo.
Memorando Correspondncia interna, objetiva e simples, para assuntos
rotineiros entre chefias de unidades de um mesmo rgo.

Mensagem Instrumento pelo qual o presidente da Repblica ou os

governadores dirigem-se ao povo ou, especificamente ao Poder Legislativo ou
ao Poder Judicirio como um todo.
Moo Meio pelo qual se prope algo a uma assembleia para ser votado por
todos.
Nota correspondncia oficial padronizada de ministro de um pas a outro
(nota diplomtica) ou comunicao de carter oficial emanada de altas
autoridades (nota oficial).
Petio Instrumento pelo qual se solicita autoridade pblica, sem certeza
legal ou segurana quanto ao amparo legal do pedido.
Requerimento instrumento pela qual se solicita autoridade pblica algo
baseado em ato legal.
Postura Deliberao municipal escrita que obriga a populao ao
cumprimento de certos deveres de ordem pblica.
Precatrio documento pelo qual a autoridade governamental ou
fazendria emite uma ordem relativa apreenso de bens.
Pronunciamento registro de manifestao de opinio, em geral coletiva, em
situao de sublevao contra autoridades governamentais.
Resoluo Ato emanado de rgo colegiado que registra uma deciso ou
uma ordem no mbito de sua rea de atuao.
Apgrafo cpia manuscrita de poca, realizada por outro que no o
autor.
Holgrafo documento escrito inteiramente pelo autor (exemplo: testamento)
Apcrifo documento de autenticidade no reconhecida.
Assinatura digital Assinatura em meio eletrnico, que permite aferir a origem
e a integridade do documento.
Autenticao Atestao de que um documento verdadeiro ou de que uma
cpia reproduz fielmente o original de acordo com as normas legais de
validao
Autgrafo Manuscrito do prprio punho do autor, assinado ou no.
Autoridade Forma normalizada de entrada de entidade coletiva, pessoa,
famlia, assunto ou nome geogrfico em instrumentos de pesquisa.
Braquigrafia rea da paleografia que estuda a origem, tipos e evoluo
das abreviaturas.

Catlogo Instrumento de pesquisa organizado segundo critrios temticos,

cronolgicos, onomsticos ou toponmicos, reunindo a descrio
individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma
sumria ou analtica.
CIM Microfilme utilizado para introduzir dados em computadores.
COM - Microfilme produzido por computador.
Cifra Sistema de escrita organizada a partir de uma chave ou conjunto de
regras ou smbolos previamente escolhidos, destinado a comunicaes
secretas.
Criptografia Escrita que usa abreviaturas, cifras ou cdigos para
comunicao secreta.
Contencioso arquivstico Litgio quanto propriedade, custdia legal e ao
acesso a arquivos decorrente, sobretudo, de mudanas de soberania,
reorganizao territorial, conflitos blicos ou questionamentos quanto
jurisdio arquivstica.
Crisografia Escrita tinta de ouro.
Dao Entrega de documentos e/ou arquivos em pagamento de uma dvida.
Data de acumulao Elemento de identificao cronolgica que leva em
considerao variantes da histria de formao do acervo como herana de
fundos, sucesso arquivstica e aquisies por compra ou doao.
Data crnica - Elemento de identificao cronolgica que tem por referencial
um calendrio.
Data-assunto Elemento de identificao cronolgica do assunto de um
documento, independentemente da sua data de produo.
Data de produo Elemento de identificao cronolgica pelo qual se indica
a data em que o documento foi produzido
Data tpica Elemento de identificao do lugar de produo do documento.
Datas-limite - Elemento de identificao cronolgica, em que so indicados o
incio e o trmino do perodo de uma unidade de descrio.
Descritor Palavra ou grupo de palavras que, em indexao e tesauro,
designa um conceito ou um assunto preciso, excluindo outros sentidos e
significados.
Borrador Registro de minutas.

Minuta no o rascunho, e sim o pr-original. O rascunho est sujeito a

correes e rasuras e contm supresses, acrscimos e substituies. A
minuta a forma mais abreviada do original, e que ainda no foi passado a
limpo, no contendo, pois os sinais de validao.
Scheda, apontamento ou esquema, mundum, documento passado a
limpo.
O documento original feito por direta vontade dos autores e
conservado na matria e na forma genunas nas quais foi originariamente
emitido. um escrito que um ato jurdico revestido de uma ou mais
assinaturas.
H dois elementos a considerar no original: seu carter de primeiro, de
matriz; seu carter de acabado, limpo, perfeito. Nos originais constam
carimbos, selos, tintas, assinaturas, etc, os quais no so encontrados nas
minutas.
ORIGINAIS
O que mais caracteriza um original a subscrio, pois ela que
transforma um documento passado a limpo num verdadeiro original.
Embora o rascunho no possa ser considerado um original por no estar
juridicamente apto, pode ser arquivisticamente considerado, sobretudo, no
caso de arquivos pessoais.

Original autgrafo quando contm a subscrio (assinatura) do prprio

punho do emitente ou emitentes, procedendo materialmente dele ou
deles.
Original Hetergrafo procede Espiritualmente do autor, mas no
materialmente, ou seja, no contm sua assinatura.
Falsidade Histrica neste caso, traz inverdade na prpria actio: o fato do
documento no existe ou existe de modo diferente do exposto no documento,
podendo a conscriptio estar correta tanto na espcie quanto no teor.
Falsidade Diplomtica neste caso, a actio, isto , o ato, o fato
documentado verdico, mas a conscriptio no .

Originais mltiplos o contedo implica obrigaes mltiplas ou ordens com

igual peso jurdico e administrativo, dirigidas a vrias reparties dependentes
do mesmo comando, so eles:

Os circulares, cujo texto/contedo e teor (forma de articular o discurso) so os

mesmos. Podem ter endereamento geral e nico, e endereamento
fragmentados e diferenciados para cada segmento.
Os multiplicados, que visam garantir a chegada de pelo menos um
exemplar do documento completo ao seu destino.

Categorias entre os originais e as cpias

Ampliao uma reproduo do original revestida de autenticidade, mas
com alguma diferenciao. Exemplo, diplomas universitrios.
Renovao ou neo-original substituio do documento original, em data
posterior e de forma geral, para suprir sua ausncia em funo de furto, perda
ou destruio. o que chamamos de segunda via. Para garantir a
autenticidade e unicidade necessrio o aviso pblico de seu
desaparecimento.
Insero a ocorrncia de um documento dentro do outro, ou seja a
incluso do texto completo de um ato em outro j possuidor de individualidade
e essncia prpria.
Confirmao um ato jurdico novo, mas que faz meno mais ou menos
detalhada a documentos anteriores que justificam o presente e o confirmam.
Cpia representa um documento formalmente idntico a um original. Suas
finalidades podem ser de reproduzir originais existentes ou substituir originais
desaparecidos.
POS-ORIGINAIS
Cpias autgrafas feitas pelo mesmo autor do original ou pelo mesmo
funcionrio que redigiu o original dito hetergrafo (validado por uma
autoridade). So muito prximas do original, o que as valoriza.
As cpias apresentam-se em quatro modalidades:
Simples ou livres no tem valor jurdico. A nica preocupao com os
caracteres internos, o texto.
Autorizadas Dividi-se em: Traslados (cpias com f notarial, tem fora jurdica
como o original) e; Certificadas (a autenticidade no garantida por um notrio,
e sim por uma autoridade civil ou eclesistica surte o mesmo efeito que o
original).
Imitativas/Figuradas Copia ips literis formato das letras, desenhos,
assinaturas, etc. No tem valor legal. As cpias reprogrficas ou as retiradas

livremente de microfilme (j uma reproduo) podem ser classificadas entre a

cpia livre (no autenticao) e a cpia figurada (reproduzem tudo o que figura
no documento e no apenas o texto/assunto).
Cpias em cdices diplomticos apresentam-se em dois tipos: registros
(feitos pelo expedidor) e os cartulrios (feito pelo receptor correspondncia
recebida)

FUNDO
O fator norteador da constituio do fundo o rgo produtor, a
origem do documento, o que ele representa no momento de sua criao. Para
que seja criado um fundo preciso que a entidade produtora seja
administrativa e juridicamente consolidada, segundo Vicenta Corts.
O respeito ordem original no seria a ordem fsica que os documentos tinham
no arquivo corrente, e sim o respeito organicidade, isto , a observncia do
fluxo natural e orgnico com que eles foram produzidos e no dos detalhes das
suas ordens no seu primeiro arquivamento.
Para se identificar um fundo necessrio:
Verificar o nome da entidade, se ela tem existncia jurdica resultante de lei,
decreto, resoluo, etc.
Se tem atribuies precisas, estabelecidas em lei
Se h subordinao conhecida e firmada por lei
Ter chefia com poder de deciso, dentro de sua rea legal de ao
Ter organizao interna fixa.
Sistemtica do arranjo

Segundo Schellenberg, o sistema de arranjo deve ser baseado na organizao

original do arquivo, a qual, na sua essncia, corresponde organizao do
rgo administrativo que o produziu.O arranjo sistemtico o mais
recomendvel.
A organizao original de um arquivo deve corresponder naturalmente, nas
suas linhas principais, antiga estrutura da entidade administrativa que o
produziu. Isso dispensa demonstrao.

A ordenao original de um arquivo pode ser modificada a fim de se corrigirem

divergncias em relao estrutura geral do mesmo, quer se atribuam tais
divergncias a erros dos administradores do arquivo, quer resultem de
modificaes temporrias no sistema de custdia dos documentos.
No arranjo do arquivo deve-se ter em mente que os documentos que
contm os atos do rgo administrativo, ou de um de seus
funcionrios que atue a ttulo oficial, formam o esqueleto do arquivo.
A diferena entre o ndice e o repertrio:
a) Repertrio: fornece um breve sumrio de cada item do
volume a que se refere;
b) ndice:se cifra numa referncia.
Arranjo o processo de agrupamento dos documentos singulares em
unidades significativas e o agrupamento , em relao significativa, de tais
unidades entre si. o que chamamos de organicidade que prevalece na
produo e organizao do arquivo.
O perigo de que os que se iniciam nos estudos arquivsticos pudessem
deduzir que arranjo e classificao so operaes distintas levou estudiosos da
terminologia arquivstica brasileira a considerar que o termo classificao
deve ser usado para documentos tanto em idade corrente quanto permanente.
Porm, na prtica arquivstica brasileira, permanece o vocbulo arranjo para
designar a organizao dos documentos nos arquivos de terceira idade.
Mesmo havendo lacunas, o arranjo deve respeitar a classificao de origem,
apenas admitindo-se algumas adaptaes no caso dos documentos recolhidos
sistematicamente.
Se o arquivo permanente visa atender ao pesquisador, pode parecer
paradoxal que o arranjo seja baseado na forma administrativa. Para o
historiador seria mais fcil que a ordenao fosse temtica, cronolgica ou
geogrfica. Entretanto, tal ordenao faria desaparecer ou diluiria a percepo
da razo de ser do documento, o que, afinal, o deformaria aos olhos do
consulente. A fim de resolver tal questo, so elaborados os instrumentos de
pesquisa e seus respectivos ndices, que, se montados seguindo a metodologia
preconizada pela anlise documentria, cumpriro a desejada transferncia da
informao.
O arranjo ao mesmo tempo intelectual e material. Os documentos
devem ser organizados uns em relao aos outros. As sries, umas em
relao s outras; os fundos, uns em relao aos outros; dar nmero de
identificao aos documentos (atividade intelectual); acondicion-los em
pastas, caixas ou latas; orden-los nas estantes (atividade material).

O quadro de arranjo deve ser elaborado a partir do organograma da rea

administrativa da qual provm os referidos fundos.
O arranjo deve respeitar a provenincia e deve seguir os seguintes
nveis:
arquivo

fundo

grupo/seo

Srie

Conjunto
lgico
dentro
da
srie

Documento

O processo de arranjo inicia-se a partir do recolhimento, se no

conservar a classificao que j tinha na primeira idade.
A fim de realizar tal atividade necessrio fazer o levantamento da
evoluo institucional da entidade produtora dos documentos (legislao,
regulamentos, procedimentos administrativos, funes, atividades, tipologia,
etc); alm da prospeco arqueolgica da documentao a arranjar e estudo
institucional das entidades produtoras do material detectado.
O arquivista analisa o material em termos de:
Referente entidade produtora (dados obtidos antes do trato dos
documentos)
Provenincia;
Histria da entidade ou biografia do indivduo produtor dos documentos;
Origens funcionais atividades especficas das quais os documentos resultam
Referente anlise dos documentos (s podem ser detectados a partir do
exame da documentao)
Contedo extenso dos vrios tpicos das quais os documentos resultam

Tipos de material
ORDENAO INTERNA DOS FUNDOS
O princpio norteador da fixao de fundos de arquivos o orgnico
estrutural.
O que determina o seu arranjo interno , num primeiro momento, a
estrutura organizacional, seguida da tipologia documental, aliada funo
que a determina.
A primeira diviso do fundo corresponde seo ou grupo. Caso a
documentao seja demasiadamente pequena, dispensvel a existncia de
seo ou grupos.
Se, para a fixao do fundo, do grupo ou seo e do subgrupo ou
subseo, o fundamental o rgo produtor (neste caso o autor), para a srie
e subsrie o que vigora so a funo e o tipo documental.
O arquivista ir trabalhar as sries e subsries. A srie uma
sequncia de documentos da mesma natureza no interior de um fundo. O
que determina a reunio de documentos em uma srie a funo ou a
atividade, que a forma executiva da funo. O princpio norteador da srie
o tipolgico.
O fundo de arquivo teve origem terica na formulao da provenincia (o
que ocorreu pela primeira vez em 1898, no Manual dos Arquivistas
Holandeses), que o que o torna testemunho do organismo acumulador, na
palavra de Carol Coutoure.
Segundo o Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica, A
organicidade a qualidade segundo a qual os arquivos refletem a
estrutura, as funes e as atividades da entidade acumuladora em suas
relaes internas externas.

Formas de disperso de fundos:

Sequestro e confisco de documentos, em casos de guerra ou conflitos armados
entre pases ou entre faces divergentes no mesmo pas, o que provoca a
sada daqueles registros de seu domiclio legal para as novas sedes
governamentais, mesmo em outro pas;
Separao territorial de municpios, estados, pases ou de provinciais;
Obedincia a determinaes superiores pontuais e circunstanciais de carter
poltico, ainda que contrrias s disposies legais ou tradio vigente;

Acatamento de determinaes legais correspondentes a situaes de poca,

figurando mesmo em atos normativos de maior peso jurdico como
Constituio, estatutos e regimentos.
A Conveno de Haia de 1954 prev a proteo dos bens culturais
em caso de conflitos armados.
SENTIDO DA DESCRIO DOCUMENTAL

A descrio uma atividade tpica dos arquivos permanentes. No cabe

nos arquivos correntes, no qual seu correspondente o estabelecimento dos
cdigos do plano de classificao que acabam por servir de referncia para a
recuperao da informao.

Os pontos bsicos da poltica de descrio so: a hierarquia, as

prioridades, a tcnica e a planificao.

DIFUSO
sobre um trip que se sustenta a consulta a um acervo de
arquivo: historiador, administrador e o cidado. Para o primeiro,
concentram-se matria-prima profissional, para o segundo, seu arsenal de
provas, testemunhos e informaes; para o terceiro, os dados que informa e
definem a comunidade em que vive e sua prpria atuao nela. Isso se realiza
por meio da publicao dos instrumentos de pesquisa.
A abertura dos arquivos a um novo pblico o escolar, o dos alunos do
ensino fundamental e mdio pode propiciar benefcios didticos
surpreendentes.

Arquivos econmicos
Essa categoria compreende a documentao gerada por empresas comerciais,
industriais, financeiras ou de servios, de pequeno, mdio ou grande portes.
Arquivos sociais
Abrangem os religiosos, os notariais e os de movimentos e entidades
polticas. Merecem ateno tambm os provenientes de instituies
educacionais privadas e de associaes de classe, esportiva, beneficentes e
culturais.

Apostila Como Avaliar Documentos de Arquivos

Records management Gesto de Documentos. O dicionrio de terminologia

arquivstica de 1984, Conselho Internacional de Arquivos, define gesto de
documentos como um aspecto da administrao geral relacionado com a busca
de economia e eficcia na produo, manuteno, uso e destinao de
documentos.

J o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, publicado em So Paulo,

conceitua gesto como um conjunto de medidas e rotinas visando
racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e
avaliao de arquivos.

A Lei 8.159/ 1991, regulamentada pelo decreto 4.073 de 3 janeiro de 2002

Regulamenta a Poltica Nacional de Arquivos.
Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes referentes
sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a
guarda permanente.

Fases da Gesto:
Produo dos documentos Manuteno e uso (utilizao) Destinao
final dos documentos.

A avaliao consiste em identificar valores e definir prazos de guarda

para documentos de arquivo, independentemente do seu suporte. Deve ser
realizada desde o momento da produo, paralelamente ao trabalho de
classificao, a fim de evitar acumulao desordenada, segundo critrios
temticos, numricos e cronolgicos.
Objetivos da avaliao de documentos:
Reduo da massa documental
Agilidade na recuperao dos documentos

Eficincia administrativa
Melhor conservao dos documentos de guarda permanente
Racionalizao da produo e do fluxo de documentos (trmite)
Liberao de espao fsico
Incremento pesquisa.
A classificao de fundo uma atividade intelectual que consiste em
reconstituir, mediante pesquisa na legislao, a origem e evoluo da estrutura
organizacional e funcional do rgo produtor dos documentos. A classificao
deve se materializar em instrumentos de trabalho, como o plano de
classificao, quadro de arranjo, etc.
A avaliao deve incidir sobre conjuntos de documentos e no sobre
unidades isoladas. Ela supe a identificao de valores primrios (imediato) e
secundrios (mediatos)
A complexididade e responsabilidade do trabalho de avaliar exige a
constituio de equipe multidisciplinar denominadas grupos ou comisses de
avaliao. As comisses de avaliao podem ser Centrais ou Setoriais.
A tabela de temporalidade o instrumento fundamental da avaliao,
pois ela registra o ciclo de vida dos documentos.

CRITRIOS PARA QUANTIFICAO DE ACERVO

A quantificao de documentos textuais devem ser feitas em metros
lineares, tendo como base o comprimento das prateleiras das estantes e ou a
profundidade dos arquivos. Nesses casos, respectivamente:
Prateleira multiplica-se a medida da prateleira pelo nmero de prateleiras
ocupadas.
Ex.: uma prateleira de 1 metro linear, logo em uma estante com 10 prateleiras
h 10 metros lineares de documentos.

Arquivo de ao multiplica-se a profundidade da gaveta pelo nmero de

gavetas ocupadas.
Ex1: uma gaveta = 0,60 cm de profundidade, logo em um arquivo com 4
gavetas h 2,40 metros lineares de documentos.

No caso da documentao amontoada , calcula-se a metragem cbica

(comprimento X altura X largura) das pilhas de documentos, seguida da
converso da medida encontrada em metros lineares.

Ex: uma pilha de documentos de comprimento Comprimento: 2,50 m x Altura:

1,20 m x Profundidade: 0,30 m = 0,9 m, multiplicado por 12 igual a 10,8
metros lineares.
No caso de documentos em caixas-box, temse que para cada 07 caixas de
tamanho padro (14cm x 27cm x 39cm) h 1 metro linear de documento.
Ex: 7caixas = 1 metro linear de documento
A multiplicao de metros lineares x 7 igual ao nmero de caixas-box.
Ex: 14 metros lineares de documento = 14*7 = 98 caixas boxes. Outro
exemplo 30 metro lineares de documentos * 7= 210 caixas boxes.
****Quanto documentao iconogrfica, cartogrfica, filmogrfica,
sonora e microgrfica, a quantificao dever ser feita por unidade.

Converso para
Metros
lineares
de
arquivo
Metros
lineares
de
arquivo
Quilogramas de arquivo

Para
Quilogramas de arquivo

Metros
cbicos
de
arquivo
Metros
lineares
de
arquivo
Quilogramas de arquivo Metros
cbicos
de
arquivo
Tonelada de arquivo
Metros
lineares
de
arquivo
Tonelada de arquivo
Metros
cbicos
de
arquivo
Metros
cbicos
de Metros
lineares
de
arquivo
arquivo
Metros
cbicos
de Quilogramas de arquivo
arquivo

Multiplicado por
35 a 80 > Mdia = 50
0,006 a 0,12 > Mdia =
0,08
0,01 a 0,04 > Mdia =
0,025
0,0008 a 0,003 > mdia
= 0,0016
10 a 40 > Mdia = 25
0,80 a 3 > Mdia = 1,6
8 a 16 > Mdia = 12
400 a 800 > Mdia =
800

RESOLUES DO CONARQ

Resoluo 27 Dispe sobre o dever do Poder Pblico, no mbito dos

Estados, do DF e dos Municpios criar e manter Arquivos Pblicos, na sua
especfica esfera de competncia, para promover a gesto, a guarda e a
preservao de documentos arquivsticos e a disseminao das
informaes neles contidos.
Art. 3 o Poder Pblico dever promover programa de capacitao continuada
dos recursos humanos do Arquivo Pblico e dos Servios arquivsticos
governamentais.
Art. 4 Os editais para realizao de concursos pblicos devero incluir, dentre
outros, vagas para graduados em Arquivologia, visando incluso destes
profissionais no quadro de pessoal permanente do Arquivo Pblico e dos
servios arquivsticos governamentais.

Resoluo 20 Dispe sobre a insero dos documentos digitais em

programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades
integrantes do SINAR.

- dever do Poder Pblico a gesto documental, a proteo especial aos

documentos de arquivo e as providncias para franquear aos cidados as
informaes contidas na documentao governamental.
1 Considera-se documento arquivstico como informao registrada,
independente da forma ou do suporte, produzida e recebida no decorrer das
atividades de um rgo, entidade ou pessoa, dotada de organicidade e que
possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas
atividades.
2 Considera-se documento arquivstico digital o documento arquivstico
codificado em dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema
computacional.
*Tipos de documentos arquivsticos digitais: planilhas eletrnicas, mensagens
de correio eletrnico, stios da internet, bases de dados, textos e imagens fixas,
imagens em movimento e gravaes sonoras, dentre outros formatos digitais.
Art. 2 Um programa de gesto arquivstica de documentos aplicvel
independente da forma ou do suporte, em ambiente convencional, digitais ou
hbridos em que as informaes so produzidas e armazenadas.

Art. 3 A gesto arquivstica de documentos digitais dever prever a

implantao de um sistema eletrnico de gesto arquivstica de documentos,
que adotar requisitos funcionais, requisitos no funcionais e metadados
estabelecidos pelo CONARQ, visando garantir a integridade e a acessibilidade
de longo prazo dos documentos arquivsticos.
REQUISITOS FUNCIONAIS DO SIGAD Registro e captura, classificao,
tramitao, avaliao e destinao, recuperao da informao, acesso e
segurana, armazenamento e preservao.
REQUISITOS NO FUNCIONAIS DO SIGAD Utilizao de padres abertos,
independncia de fornecedor, integrao com sistemas legados, conformidade
com a legislao e os padres de interoperabilidade do governo, atendimento a
usurios internos e externos, facilidade de utilizao e desempenho.
3 Os metadados so informaes estruturadas e codificadas que
descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os
documentos digitais ao longo do tempo.
Metadados referem-se a: identificao e contexto documental, tais como
identificador nico, instituio produtora, temporalidade, destinao, verso,
documentos relacionados, idioma e indexao; segurana (como a categoria
de sigilo, informaes sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas
digitais); contexto tecnolgico (formato de arquivo, tamanho do arquivo,
dependncias de hardware e software, tipos de mdias, algortimos de
compresso); e localizao fsica dos documentos.
Pargrafo nico A eliminao de documentos arquivsticos submetidos a
processo de digitalizao s dever ocorrer se estiver prevista na tabela de
temporalidade do rgo ou entidade, aprovada pela autoridade competente na
sua esfera de atuao e respeitado o disposto na Lei 8.159/1991.

RESOLUO 17 Declarao de Interesse Pblico e Social dos Arquivos

Privados de Pessoas Fsicas ou Jurdicas

Art. 1 de competncia do Presidente da Repblica a declarao de interesse

Pblico e Social de arquivos privados.

Pargrafo nico A solicitao do interesse pblico e social feita pelo

CONARQ.

Dever ser precedida de parecer tcnico elaborado por comisso constituda

pelo CONARQ.
A comisso permanente e formada por 3 membros e seus respectivos
suplentes, indicados entre os servidores do Arquivo Nacional, Biblioteca
Nacional e do IPHAN.
Toda pessoa fsica ou jurdica, ou rgo da administrao pblica direta da
Unio, DF ou municpios, poder solicitar a instaurao de processo de
declarao de interesse pblico e social.
A solicitao dever ser dirigida ao Presidente do CONARQ

RESOLUO 7 Dispe sobre os procedimentos de eliminao de

documentos
Art. 1 A eliminao de documentos nos rgos e entidades do Poder Pblico
ocorrer aps concludo o processo de avaliao conduzido pelas respectivas
Comisses Permanentes de Avaliao, responsveis pela elaborao de
tabelas de temporalidades, e ser efetivada quando cumpridos os
procedimentos desta resoluo.
Art. 2 O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por
meio de:
a) Listagem de Eliminao de Documentos;
b) Termo de Eliminao de Documentos.
A listagem registra informaes pertinentes aos documentos a
serem eliminados, devendo conter: cabealho com a identificao do
rgo ou entidade e da unidade/setor responsvel pela eliminao, o
ttulo e o nmero da listagem e o nmero da folha; quadro com o cdigo
do assunto ou o nmero de ordem dos itens documentais listados;
assunto/srie, correspondente ao conjunto dos documentos a serem
eliminados; datas-limite de cada conjunto documental citado; quantidade
e especificao das unidades de arquivamento a serem eliminadas em
cada conjunto documental; rodap contendo o local e data, nome e
assinatura do titular da unidade/setor responsvel pela seleo, do
Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, bem como da
autoridade a quem compete autorizar a eliminao no mbito do rgo
ou entidade.
O termo de Eliminao de Documentos registra as informaes
relativas ao ato de eliminao, e deve conter: data da eliminao;
indicao dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminao e
informao relativa publicao em perodo oficial; nome do rgo ou
entidade responsvel pela eliminao; referncia aos conjuntos

documentais eliminados; datas-limite dos documentos eliminados;

quantificao/mensurao dos documentos eliminados; nome da
unidade orgnica responsvel pela eliminao; nome e assinatura do
titular da unidade orgnica responsvel pela eliminao.
Art 5 Os rgos e entidades que ainda no elaboraram suas tabelas de
temporalidade e pretendem proceder eliminao devero constituir
Comisses Permanentes de Avaliao, responsveis pela anlise dos
documentos e pelo encaminhamento das propostas instituio arquivstica
pblica, na sua especfica esfera de competncia, para aprovao.
Alem da Listagem de Eliminao e Termos de Eliminao, os rgos e
entidades devero elaborar o Edital de Cincia de Eliminao de
Documentos, que objetiva dar publicidade, em perodos oficiais, ao ato de
eliminao dos acervos arquivsticos sob sua guarda.
O prazo para efetivao da eliminao, que dever situar-se entre 30
(trinta) e 45 (quarenta e cinco) dias subsequentes publicao do edital a
fim de possveis manifestaes; ou quando for o caso, possibilitar s
partes interessadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento
de documentos ou cpias de peas de processos.

A eliminao de documentos pblicos dar-se- por meio de fragmentao

manual ou mecnica, com a superviso de servidor autorizado.

RESOLUO 40/2014 - Dispe sobre os procedimentos para eliminao

de documentos no mbito dos rgos e entidades do SINAR.
A eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do
SINAR dever ocorrer depois de concludo o processo de avaliao e seleo
conduzido pelas respectivas Comisses Permanentes de Avaliao de
Documentos CPAD.
Somente aps receber a autorizao, os rgos podero proceder
eliminao, devendo elaborar e publicar o Edital de Cincia de Eliminao em
perodo oficial, sendo que na ausncia destes, os municpios podero publiclo em veculo de divulgao local para dar publicidade ao fato. A eliminao
dever ocorrer entre 30 e 45 dias aps o edital de Cincia de Eliminao.
Devero ainda enviar a instituio arquivstica pblica, na sua esfera de
competncia, obrigatoriamente, uma cpia da pgina do perodo oficial ou do
veculo de divulgao local no qual foi publicado o Edital de Cincia de
Eliminao.

Aps efetivar a eliminao, devero elaborar Termo de Eliminao cujo

objetivo registrar as informaes relativas ao ato de eliminao, no
sendo obrigatrio dar publicidade em peridico oficial , mas deve ser dada
publicidade em boletim interno ou, ainda, no prprio portal ou stio
eletrnico, encaminhando uma cpia do Termo de Eliminao
instituio arquivstica pblica na sua especfica esfera de competncia
para cincia de que a eliminao foi efetivada .
A eliminao far-se- por fragmentao manual ou mecnica, pulverizao,
desmagnetizao ou reformatao, com garantia de que a descaracterizao
dos documentos no possa ser revertida.
A escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterizao dos
documentos dever observar as normas legais em vigor em relao
preservao do meio ambiente e da sustentabilidade.

RESOLUO 6 Dispe sobre a terceirizao de servios arquivsticos

pblicos

Art. 2 A guarda dos documentos pblicos EXCLUSIVA dos rgos e

entidades do Poder Pblico, visando garantir o acesso e a
democratizao da informao, sem nus para a administrao e para o
cidado.

Art. 3 Podero ser contratados servios para a execuo de atividades

tcnicas auxiliares, desde que planejados, supervisionados e controlados por
agentes pblicos pertencentes aos rgos e entidades produtores e
acumuladores dos documentos.

RESOLUO 2 Dispe sobre as medidas a serem observadas na

transferncia ou no recolhimento de acervos documentais
Art. 1 Os arquivos documentais a serem transferidos ou recolhidos s
instituies arquivsticas pblicas, pelos rgos e entidades do Poder Pblico,
devero estar organizados, avaliados, higienizados, acondicionados e
acompanhados de instrumentos descritivo que permita a sua identificao e
controle.

RESOLUO 41/2014 Documentos audiovisuais

Considerando documento a unidade de registro de informaes, qualquer que

seja o suporte ou formato.
Considerando documento audiovisual o gnero documental integrado por
documentos que contm imagens, com finalidade de criar impresso de
movimento associadas ou no a registros sonoros.
Considerando o documento iconogrfico o gnero documental integrado por
documentos constitudos de imagens fixas.
Considerando documento sonoro o gnero documental integrado por
documentos que contm registros sonoros.
Considerando documento musical o gnero documental integrado por
documento que se caracterizam por conter informao codificada atravs de
notao musical, independentemente do processo de produo, de registro ou
fixao, e de reproduo ou realizao.

Recomendar aos rgos do SINAR procedimentos para salvaguardar tais

documentos. Ver resoluo.

RESOLUO N 24 Estabelece diretrizes para a transferncia ou

recolhimento de documentos arquivsticos digitais
Art. 5 Documentos arquivsticos digitais recebidos por meio de procedimento
de transferncia ou recolhimento instituio arquivstica pblica devem estar
sob a forma no criptografada ou descriptografada e sem qualquer outro
atributo tecnolgico que impea o acesso.
Art. 6 O rgo ou entidade que transfere ou recolhe documentos
arquivsticos digitais manter uma cpia, at que a instituio arquivstica
pblica emita atestado de validao aprovando o processo de
transferncia ou recolhimento.
Pargrafo nico A cpia dever ser eliminada de forma irreversvel e por
mtodo seguro e comprovado logo aps a emisso do atestado de
validao.
Os documentos devero ser previamente identificados, classificados, avaliados
e destinados, incluindo os documentos no digitais que faam parte do
conjunto a ser transferido ou recolhido.

Dever ser assegurada a sua integridade e confiabilidade;

Vir acompanhados de listagem descritivas;
Vir acompanhado de declarao de autenticidade, emitida pelo rgo ou
entidade responsvel pela transferncia ou recolhimento, que permita avaliar e
atestar a autenticidade dos documentos, devendo ser elaborada em duas
vias, sendo que uma ficar com o rgo responsvel pela transferncia ou
recolhimento e a outra com a instituio arquivstica para fins de prova e
informao.
Estar nos formatos de arquivo digital previstos pelas normas da instituio
arquivstica responsvel pela custdia
Ser enviados em mdias ou protocolos de transmisso pelas normas da
instituio arquivstica.
Os rgos e entidades produtores e acumuladores devem assegurar a
preservao, a autenticidade e a acessibilidade dos documentos arquivsticos
digitais at a transferncia ou o recolhimento para instituio arquivstica na
sua esfera de competncia.

Texto Rondenelli

O sculo XIX registra o aperfeioamento dos princpios e mtodos da

Diplomtica, tanto geral como especial. Nesse processo, em que pese a
importncia da criao da cole des Chartes, em Paris, em 1821, a maior
contribuio veio da Alemanha e da ustria, regies onde o fervor dos estudos
histricos valorizou ainda mais o documento. Era o auge da Escola AustracoAlem, na qual se destacaram o historiador.
Sigilografia estuda os selos e os sinetes.
Cronologia sistema de datao dos documentos.
A arquivologia no se interessa por um documento isolado mas por
agrupamentos de documentos [...]. Ao contrrio, a diplomtica se atm ao
documento de arquivo por si s: primeiro sua forma e depois sua gnese. E
nisso residiria a grande contribuio da Diplomtica, ou seja, no fato de tratar
individualmente os documentos de arquivo.

A distino entre a Diplomtica clssica e a moderna se faz ainda por meio dos
conceitos de documento arquivstico e de Diplomtica. Assim, segundo Duranti
(2009 a, p. 2), no que diz respeito Diplomtica clssica:
[...] um documento arquivstico um documento (isto , informao
afixada num suporte) que constitui a evidncia escrita de um fato de
natureza jurdica, compilado de acordo com determinadas formas, as quais
visam dot-lo plenamente de f e crdito. Por essa razo a diplomtica
clssica estuda apenas documentos feitos para ter consequncias legais, e por
isso exige formas documentais especficas, e definida como o conhecimento
de regras formais que se aplicam a documentos arquivsticos legais.
J para a Diplomtica moderna:
[...] um documento arquivstico um documento criado (isto , produzido ou
recebido e retido para ao ou referncia) no curso de uma atividade como
instrumento e subproduto dessa atividade. Por essa razo a diplomtica
moderna se interessa por todos os documentos produzidos no curso de todo
tipo de negcios [...].
No que se refere abordagem e ao objetivo da Diplomtica clssica e
moderna, h que se observar aspectos bem caractersticos de uma e de outra.
Assim, embora ambas visem avaliar a credibilidade dos documentos, enquanto
a Diplomtica clssica faz isso de maneira retrospectiva, isto , a partir de
documentos antigos, a segunda leva em conta documentos de hoje, tanto os j
criados como os ainda por criar, o que significa a adoo de uma abordagem
retrospectiva e prospectiva ao mesmo tempo (DURANTI, 2009 a).
Diplomtica a disciplina que estuda a gnese, as formas e a
transmisso de documentos arquivsticos, bem como sua relao com os
fatos neles representados e com seu produtor, com o objetivo de
identificar, avaliar e comunicar sua verdadeira natureza.
O nascimento da Arquivologia como disciplina autnoma, no sculo XIX, no
deve ser confundido com a existncia de arquivos e de prticas arquivsticas,
estes j identificados nas civilizaes pr-clssicas. Segundo Vivas Moreno
(2004, p. 82)
por todos sabido que os arquivos tm uma existncia remota, justamente
aquela em que surgem as primeiras organizaes sociais, constatando-se uma
estreita vinculao entre os primeiros arquivos e as origens da escrita.
Assim que de acordo com os autores portugueses Silva, Ribeiro, Ramos e
Leal Nas cidades-Estado da Sria e Mesopotmia foram descobertos alguns
dos primeiros arquivos da histria da humanidade (1999, p. 47). Entre estes
destaca-se o da cidade sria de Ebla no qual se deu

[...] um dos maiores achados de tabuinhas em escrita cuneiforme e, sem

dvida, aquele que melhor evidenciou uma estrutura orgnica de
documentao. A sua produo cobre o mandato de trs soberanos, num
perodo estimado de quarenta e cinco anos, remontando cronologicamente ao
sculo XXIV a. C.. [...]. Quanto ao depsito principal, constatou-se tambm que
havia uma criteriosa seleo e que a ordenao das tabuinhas obedecia a um
plano sistemtico, de acordo com a diversidade funcional dos documentos.
Havia, pois, uma estrutura que evidencia j princpios arquivsticos muito
concretos (1999, p. 49-50).

Do lado europeu, segundo Silva e colaboradores (1999, p. 58; 61), na

Grcia antiga, [...] atribui-se a fialtes (cerca de 460 a.C.) a criao dos
primeiros arquivos do Estado ateniense. J em relao civilizao
romana, [...] deve-se a Valerius Publicola, cnsul em 509 a. C., a criao
do primeiro arquivo da Roma antiga, localizado [...] no templo de
Saturno

No final do sculo XVIII comearam a surgir cursos de formao de arquivistas

em universidades. O primeiro deles aconteceu na Universidade de Bolonha, em
1770, e abrangia conhecimentos de cronologia, diplomtica e prticas de
arranjo e descrio. No sculo seguinte, em 1811, foi criada, em Npoles, a
primeira escola de fato de Arquivologia. Entretanto, o contedo programtico
ainda envolvia uma parte constituda pelas chamadas disciplinas 124
filolgicas, como por exemplo, Diplomtica, Cronologia e Sigilografia,
abrangendo princpios e mtodos arquivsticos propriamente ditos. Outras
escolas pioneiras de Arquivologia foram a de Munique e a da Frana, ambas
criadas em 1821 (DURANTI, 1996 a).
Ocorre que pouco depois da introduo do primeiro curso para a formao de
arquivistas na Universidade de Bolonha, a ecloso da Revoluo Francesa
atingiu fortemente o processo de estruturao da Arquivologia como rea do
conhecimento (DURANTI, 1996 a). Vejamos como e porque.
A criao do Arquivo Nacional da Frana, em 1789, foi uma das primeiras
medidas do governo revolucionrio. Sua posterior consolidao como
arquivo central do Estado por meio do decreto de 24 de junho de 1794,
significou, no entender de Posner (1948, p. 5-6), o estabelecimento da
estrutura de uma administrao arquivstica pblica nacional; o
reconhecimento por parte do Estado de sua responsabilidade com a herana
documental do passado e a liberao do acesso pblico aos arquivos.

Foi justamente para corrigir essa prtica descontextualizadora de organizao

dos arquivos que se deu a emisso das chamadas Instrues para a
ordenao e classificao dos arquivos departamentais e comunais. Tais
instrues foram formuladas pelo arquivista e historiador francs Natalys de
Wailly e promulgadas por meio da Circular n0 14 , de 24 de abril de 1841, do
Ministrio do Interior da Frana. Por meio dessas instrues ficou estabelecido
o chamado princpio do respeito aos fundos, ou princpio da
provenincia, que mudou para sempre a histria da Arquivologia. Segundo
esse princpio a organizao dos arquivos deveria seguir as seguintes
orientaes
10 Reunir os diferentes documentos por fundos, isto , reunir todos os
documentos provenientes de um organismo, estabelecimento, famlia ou
indivduo, e dispor os diferentes fundos em uma determinada ordem; 20
Classificar os documentos em cada fundo por assunto, atribuindo a cada um
uma classe particular; 30 Ordenar os assuntos, conforme o caso, segundo uma
ordem cronolgica, topogrfica ou simplesmente alfabtica. [...] Em relao ao
respeito aos fundos, importa entender bem que este consiste em reunir todos
os documentos que pertenceram a um mesmo estabelecimento, organismo ou
famlia, e que os documentos que apenas se refiram a eles no devem ser
confundidos com os fundos desse estabelecimento, organismo ou dessa
famlia (WAILLY apud SILVA e colaboradores, 1999, p. 107).

Entretanto, o que se considera como o marco da virada das prticas

arquivsticas para uma rea do conhecimento propriamente dita, a obra
conhecida como Manual dos Arquivistas Holandeses sobre a qual passamos a
apresentar um breve histrico.
Em 1898 o livro finalmente concludo e publicado pela Associao sob o ttulo
Handleiding voor het ordenen en Beschrijven van Archieven, ou em 130
traduo literal, Manual para organizar e descrever Arquivos.
Segundo a Associao dos Arquivistas Holandeses (1973, p. 13)
Arquivo o conjunto de documentos escritos, desenhos e material
impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado rgo
administrativo ou por um de seus funcionrios, na medida em que tais
documentos se destinavam a permanecer na custdia desse rgo ou
funcionrio.
(...) o conceito de arquivo dos holandeses. A ttulo de recapitulao,
apresentamos o que classificamos como as ideias centrais do referido conceito:

organicidade, forma documental, natureza dos arquivos, e a questo dos

anexos.

Na obra intitulada Um Manual de Administrao de Arquivo, de 1922, o

arquivista ingls Hilary Jenkinson comea sua incurso sobre o conceito de
documento arquivstico a partir da definio do termo documento. Entretanto,
logo de sada (1922, p. 5) adverte:
Todo manuscrito em qualquer suporte, todo texto produzido por mquinas de
escrever e todo texto reproduzido mecanicamente por tipos, blocos e clichs:
acrescentem-se a estes todas as evidncias materiais que, contendo ou no
sinais alfabticos ou numricos, so ou presumidamente foram parte ou
anexos de documentos como os definidos anteriormente.

Ainda em relao ao conceito de Jenkinson, detectamos duas partes que se

entrelaam e que, segundo o autor ingls, resultam em duas caractersticas
fundamentais do documento arquivstico: imparcialidade e autenticidade.

Em relao imparcialidade, esta corresponde primeira parte do conceito e

ao fato dos documentos serem produzidos no curso normal das atividades e
com o objetivo primeiro de atender instituio que as desempenha. Em outras
palavras, a caracterstica da imparcialidade resulta da seguinte contradio:
justamente por no serem produzidos com a inteno de servir posteridade
que os documentos podem servi-la (JENKINSON, 1922).
J a autenticidade integra a segunda parte do conceito. Seu fundamento reside
no fato de que a custdia exercida pela e para instituio produtora dos
documentos ou seu legtimo sucessor, (uma instituio arquivstica), assegura
que esses documentos so os mesmos desde o incio, no sofreram nenhum
processo de adulterao e, portanto, so autnticos. Trata-se do conceito de
linha idnea de custodiares responsveis, de Jenkinson, pelo qual a
qualidade dos arquivos, mais precisamente a sua autenticidade, depende da
capacidade de se manter uma cadeia ininterrupta de custdia dos
mesmos (JENKINSON, 1922).
Assim sendo, no caso especfico do conceito de Jenkinson, a meno
preservao no apresenta necessariamente uma conotao de perenidade.
Nesse caso, onde se l preservado, leia-se mantido ou retido para ao
ou referncia.

Foi exatamente esse o contexto em que Schellenberg escreveu o seu

Arquivos Modernos: princpios e tcnicas. A obra foi lanada em 1956, ou
seja, vinte e um anos depois de sua entrada no Arquivo Nacional dos Estados
Unidos, e, portanto, com base na experincia com o tratamento de grandes
massas documentais. Justamente por isso o autor considera que a questo da
seleo [...] deve estar implcita na definio de arquivos (SCHELLENBERG,
1956, p. 16) e, ento, concebe seu conceito a partir de dois termos distintos:
records e archives.
Em relao a records, a definio a seguinte:
Todos os livros, papis, fotografias, ou outros materiais documentais,
independentemente da forma fsica ou de caractersticas, elaborados ou
recebidos por qualquer instituio pblica ou privada no exerccio de suas
obrigaes legais ou em conexo com a transao de seu prprio negcio e
preservados ou destinados preservao por aquela instituio ou seu legtimo
sucessor como evidncia de suas funes, polticas, decises,
procedimentos, operaes ou outras atividades, ou por causa do valor
informacional dos dados ali contidos (SCHELLENBERG, 1956, p. 16).
Quanto ao termo archives, este definido como
Aqueles records de qualquer instituio pblica ou privada considerados dignos
de preservao permanente para referncia e propsitos de pesquisa e
que foram depositados ou selecionados para depsito numa instituio
arquivstica (SCHELLENBERG, 1956, p. 17), grifo nosso.
45 O ciclo de vida dos documentos corresponde teoria das trs idades.
Segundo essa teoria, oriunda dos estudos desenvolvidos nos Estados Unidos
sobre gesto de documentos a partir dos anos de 1940, os documentos
arquivsticos passam por trs idades ou fases: corrente, intermediria e
permanente (ROUSSEAU; COUTURE, 1998; LLANS I SANJUAN, 1993).

Ainda com base na Diplomtica, Duranti identifica no documento arquivstico

trs requisitos fundamentais: estar escrito, ou afixado, num suporte com uma
sintaxe; estar relacionado com um fato que tem a ver com o sistema jurdico53
no qual produzido e ter uma forma, isto , uma apresentao, de acordo com
regras pr-estabelecidas.
Ocorre que Duranti (2002) vai mais alm ao identificar o momento em que esse
elo intelectual estabelecido. E que momento seria esse? Exatamente o
momento em que o documento arquivstico retido (set aside), ou seja,
includo no conjunto documental ao qual pertence por meio da ordenao fsica
ou do cdigo de classificao. Nesse contexto, lembremos das seguintes

palavras da autora (1997, p. 216) [...] a relao orgnica que transforma

um documento em documento arquivstico.

Fora dos pontos convergentes e no mbito das ideias centrais dos autores
estudados, destacamos outras caractersticas do documento arquivstico
tratadas explicitamente por alguns deles, como se segue:
imparcialidade: Jenkinson, Duranti e Eastwood;
autenticidade: Jenkinson, Mart-Pozzuelo, Duranti e Eastwood;
unicidade: Martn-Pozzuelo, Duranti e Eastwood e
naturalidade: Rodriguez Bravo, Heredia Herrera, Duranti e Eastwood

A partir da observamos o quanto essas caractersticas esto ligadas umas s

outras e aos pontos convergentes do conceito de documento aquivstico, ou
seja, natureza e organicidade. Vejamos:
Os documentos arquivsticos surgem naturalmente no decorrer das atividades
de uma pessoa fsica ou jurdica, como uma decorrncia normal do ato de se
registrar essas atividades. Desse registro espontneo resulta uma promessa
(grifo nosso) de imparcialidade dos documentos bem como um vnculo entre
eles. Tal vnculo se traduz na relao orgnica que cada documento tem um
com o outro e no fato do conjunto documental da resultante ser dotado de
organicidade. Como se trata de documentar atividades, cada documento
nico no seu conjunto na medida em que ali desempenha uma funo
especfica. Finalmente, a submisso desses documentos a procedimentos
arquivsticos ininterruptos de gesto e de preservao, garante a sua
autenticidade.

PROJETO INTERPARES
O Projeto InterPARES tem por objetivo desenvolver o conhecimento essencial
para a preservao permanente de documentos arquivsticos autnticos
produzidos e/ou mantidos em meio digital. Iniciado em 1999, j concluiu
duas fases: o InterPARES 1, desenvolvido entre os anos de 1999 e 2001 e o
InterPARES 2, que se estendeu de 2002 a 2007. A terceira etapa, InterPARES
3, foi iniciada em 2007 e tem concluso prevista para 2012.

CMARA TCNICA DE DOCUMENTOS ELETRNICOS (2011), grifo nosso,

documento digital um documento codificado em dgitos binrios,
interpretvel por meio de sistema computacional.

DOCUMENTO ARQUIVSTICO DIGITAL: caractersticas e partes constituintes

segundo a Diplomtica
Do ponto de vista da Diplomtica o documento arquivstico digital, exatamente
como o seu correlato em papel, apresenta as seguintes caractersticas: forma
fixa, contedo estvel, relao orgnica, contexto identificvel, ao e o
envolvimento de cinco pessoas (ELEMENTOS INTRNSICOS DA FORMA DO
DOCUMENTO ARQUIVSTICO): autor, redator, destinatrio, originador e
produtor, as quais as trs primeiras so obrigatrias (autor, redator e
destinatrio).
Da mesma forma, e agora com base exclusivamente na Diplomtica, entendese que os documentos arquivsticos digitais, exatamente como os no digitais,
se constituem de determinadas partes as quais, nos digitais, so as seguintes:
forma documental, anotaes, contexto, suporte, atributos e componentes
digitais.
Entre os elementos intrnsecos de um documento arquivstico digital esto:
cinco pessoas (autor, redator, destinatrio, originador e produtor), data
cronolgica, data tpica, indicao e descrio da ao ou assunto e atestao
do documento.
autor: pessoa fsica ou jurdica que tem autoridade e competncia para
emitir o documento arquivstico ou em cujo nome ou sob cujo comando o
documento foi emitido (DURANTI; PRESTON, 2008, p, 801);
redator: pessoa que tem autoridade e competncia para articular o contedo
do documento arquivstico (DURANTI; PRESTON, 2008, p. 843);
destinatrio: pessoa para quem o documento arquivstico direcionado ou
para quem se destina (DURANTI; PRESTON, 2008, p. 796);
230
originador: pessoa designada no endereo eletrnico no qual o documento
arquivstico foi gerado (isto , do qual enviado ou onde compilado ou
mantido) (DURANTI; PRESTON, 2008, p. 827);
produtor: pessoa a cujo fundo ou arquivo o documento pertence
(DURANTI, 2010).
data cronolgica: data (e, possivelmente a hora) de um documento
arquivstico, includa no documento por seu autor, ou pelo sistema eletrnico
em nome do autor, no decorrer da sua elaborao (DURANTI; PRESTON,
2008, p. 804);
data tpica: o lugar da elaborao de um documento arquivstico, includo
no documento por seu autor (DURANTI; PRESTON, 2008, p. 841);

 indicao e descrio da ao ou assunto: a identificao do assunto (linha

de assunto) e o teor propriamente dito do documento (DURANTI, 2005, p. 195)
e
atestao: [...] validao escrita de um documento arquivstico [...] por parte
daqueles que participam da sua emisso (autor, redator, autenticador) bem
como por testemunhas da ao ou da assinatura do documento (DURANTI;
PRESTON, 2008, p. 800-801). Assim, em mensagens de correio eletrnico
(emails), por exemplo, o nome do remetente que aparece no alto da
mensagem, se constitui em uma atestao.
Os elementos extrnsecos
Constituem a aparncia desse documento. Exemplos desses elementos so:
caractersticas de apresentao geral (texto, imagem, som, grfico);
caractersticas de apresentao especfica (layout, hiperlinks, cor, resoluo de
arquivo de imagem, escala de mapa, sinal de indicao de anexo); assinatura
eletrnica como, por exemplo, a assinatura digital; sinais especiais como, por
exemplo, marca dgua e logomarca s) (DURANTI; THIBODEAU, 2008);
(DURANTI, 2005).
As cadeias de bits se constituem nos chamados componentes digitais os
quais compreendem dados que determinam a forma do documento e os que
definem seu contedo. Os metadados relacionados ao documento so os
chamados dados de composio.
DOCUMENTO ARQUIVSTICO DIGITAL: caractersticas e partes
constituintes segundo a Diplomtica
Caractersticas: forma fixa, contedo estvel, relao orgnica, contexto
identificvel, ao e cinco pessoas (autor, redator, destinatrio, originador e
produtor)
Partes constituintes: forma documental, anotaes, contexto, suporte,
atributos e componentes digitais
. Forma documental: elementos intrnsecos e extrnsecos
. elementos intrnsecos: cinco pessoas (autor, redator, destinatrio, originador
e produtor), data cronolgica, data tpica, indicao e descrio da ao ou
assunto e atestao;
. elementos extrnsecos:
. apresentao geral: texto, imagem, som, grfico
. apresentao especfica: layout, cor, hiperlink, indicao de anexo
. outros: assinatura digital; marcas dgua, logomarca etc.
. Anotaes: indicao de prioridade (urgente), data e hora do envio e do
recebimento, indicao de anexo etc.
. Contexto: jurdico administrativo, de provenincia, de procedimentos,
documental e tecnolgico
. Atributos: nome do autor, do destinatrio, formato, direitos autorais etc.

Obs.: na maioria das vezes os atributos encontram-se expressos em

metadados.
. Componentes digitais: dados de forma, de contedo e de composio
Autoria: Rosely Curi Rondinelli

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS DIGITAIS

1 DOCUMENTO DIGITAL ESTTICO
No permite alterao na forma e no contedo alm das determinadas pela
tecnologia como abrir, fechar, diminuir, aumentar etc. Exemplo: documentos
com equivalentes em papel: carta em Word; recibo de compra on line.
2 DOCUMENTO DIGITAL INTERATIVO
Permite alterao de forma e/ou contedo por meio de regas fixas ou
variveis.
2.1 DOCUMENTO DIGITAL INTERATIVO NO DINMICO
As regras que gerenciam forma e contedo so fixas e o contedo
selecionado a partir de dados armazenados no sistema.
Exemplo: catlogos de vendas on line;
2.2 DOCUMENTO DIGITAL INTERATIVO DINMICO
As regras que gerenciam forma e contedo podem variar.
Exemplo: servios de previso do tempo e de cotao de moedas cujos
contedos esto sempre mudando (sistemas de informao e no documentos
propriamente).
A resposta, j mencionada anteriormente, est numa nova concepo das
caractersticas da forma fixa e do contedo estvel a qual resulta no conceito
de variablidade limitada. Por esse conceito, variabilidade limitada significa
[...] mudanas na forma e/ou contedo de um documento arquivstico digital
que so limitadas e controladas por meio de regras fixas, de maneira que a
mesma consulta, pedido ou interaes sempre geram o mesmo resultado
(DURANTI; PRESTON, 2008, p. 803).
Assim que, pelo conceito de variabilidade limitada est-se falando de uma
variao da forma e do contedo do documento que no compromete seu
carter arquivstico na medida em que implementada por meio de regras
fixas, o que equivale a dizer que tal variao intencionada pelo autor. o
caso do grfico em Excel e do catlogo de compras on line mencionados
anteriormente. Em ambos os exemplos as alteraes de forma e de contedo
foram planejadas pelo autor e implementadas por meio de regras fixas.
D-se, pois, que um documento digital dotado de variabilidade limitada e de
posse das demais caractersticas vistas no subitem 6.2, rene as condies
necessrias para ser considerado um documento arquivstico.
De acordo com a Diplomtica, a credibilidade de um documento
arquivstico digital est diretamente vinculada a trs conceitos bsicos:
acurcia, confiabilidade e autenticidade .

Por acurcia entende-se: grau ao qual dados, informaes, documentos e

documentos arquivsticos so precisos, corretos, verdadeiros, livres de
erros ou distores, ou pertinentes ao assunto (DURANTI; PRESTON,
2008, p. 796). Ou seja, trata-se do grau de credibilidade dos dados
contidos nesse documento que o dota de veracidade, exatido e preciso .
A confiabilidade: a confiabilidade de um documento arquivstico tem a ver com
a veracidade do seu contedo, sendo de total responsabilidade do rgo
produtor, representado pela pessoa encarregada de elabor-lo, isto seu autor,
bem como da pessoa responsvel pela sua gesto.
A autenticidade: a credibilidade de um documento arquivstico enquanto
documento arquivstico, isto , a qualidade de um documento arquivstico
ser o que diz ser e que est livre de adulterao ou qualquer outro tipo de
corrupo (CMARA TCNICA DE DOCUMENTOS ELETRNICOS, 2011).
Assim que um documento arquivstico autntico [...] aquele que
preserva a mesma identidade que tinha quando gerado pela primeira vez
e cuja integridade pode ser presumida ou provada ao longo do tempo
(DURANTI, 2009 b, p.68), grifo nosso. Isto posto h que se apresentar os
conceitos de identidade e integridade
A identidade de um documento arquivstico digital se d pelos elementos
extrnsecos e intrnsecos presentes na face do documento e pelos
atributos expressos em metadados os quais so: os nomes das cinco
pessoas, ou ao menos trs, responsveis pela sua produo; data e hora de
produo e transmisso; a ao da qual o documento participa e que
representada pela indicao do assunto; identificao da relao orgnica (pelo
cdigo de classificao, por exemplo); indicao de formato (doc, xml, pdf etc);
indicao de anexos; indicao da existncia de assinatura digital, se for o
caso, e, finalmente, o nome da pessoa fsica ou jurdica que produz ou recebe
o documento (DURANTI, 2009 b). Note-se que alguns desses metadados
constam tambm da face do documento, ou seja, da sua forma manifestada e,
a, no como metadados, mas, como elementos da forma documental.
Integridade: No que tange integridade de um documento arquivstico,
esta se refere ao fato desse documento ser completo e inalterado. A
integridade de um documento arquivstico est intimamente ligada s
circunstncias da sua gesto e preservao, o que nos reporta cadeia
ininterrupta de custdia to 252
defendida por Jenkinson.
PRESERVAO E CONSERVAO DE DOCUMENTOS
TIPO DE ACERVO
Suportes tradicionais (papel)
Fotografias em preto e branco
Fotografias coloridas

CONDIES CLIMTICAS
15C e 22 C (temperatura) e ideal
55% (URA) (deve ficar entre 50% e
60%)
12 C (temperatura) e 35% (URA)
5 C (temperatura) e 35% (URA)

Filmes e registros magnticos

Registros audiovisuais

18 C (temperatura) e 35% (URA)

10 C (temperatura) e 25% a 30%
(URA)

Psicrmetro: mede a umidade relativa do ar mediante a diferena de

temperatura de dois termmetros, um que mede a temperatura do ambiente
(bulbo seco) e outro que possui a sua superfcie coberta com gua em
evaporao (bulbo mido).
Higrmetro mecnico: funciona baseado nas mudanas dimensionais de
seus sensores sensveis a umidade como: madeira, cabelo, pele e membrana
animal, polmeros e txteis.
Higrmetro e termohigrmetro eletrnico: o sensor composto por sal
higrosc- pico, que muda suas propriedades eltricas dependendo da UR.
Para medir a radiao visvel utiliza-se um instrumento denominado luxmetro,
que mede a energia que o olho humano percebe. Como o olho no percebe
radiao UV e IR, este aparelho no serve para estes tipos de radiao.
A preservao da Informao Arquivstica Governamental nas Polticas
Pblicas do Brasil. Srgio Conde Albite. Tese 2008.
Sem polticas pblicas arquivsticas, tende a ser menor a possibilidade de se
preservar, de forma contnua, a informao arquivstica governamental, como
tende a ser maior a dificuldade de se garantir o seu acesso em longo prazo.
Pode-se afirmar, portanto, que a preservao um valor reconhecido, tanto
pelo Estado (sociedade poltica, conforme Gramsci) como pela sociedade civil.
preservao: o sentido atualmente mais aceito no mundo dos arquivos
refere-se a tudo aquilo que contribui para o bom estado das colees;
conservao: ou a interveno fsica direta no material, apenas uma
parte da preservao;
preservao indireta: inclui o edifcio, os mtodos de armazenamento
em arquivo, segurana contra sinistros e manuseio;
preservao de substituio ou reformatao: significa a cpia dos
registros, normalmente em microfilme, e o uso das cpias no lugar dos
originais, reduzindo o uso e o desgaste.
O segundo, so os do programa Memria do Mundo6, da UNESCO:
preservao: a organizao e a programao de todos os tipos de
atividades referentes conservao das colees em geral;
conservao: um conceito que inclui a conservao preventiva que
objetiva reduzir os riscos de deteriorao: controle ambiental,
manuteno regular e proteo das colees pelo uso de tratamento
apropriado, esquema antifurtos e criao de documentos substitutos
(reformatao) para os documentos originais muitos utilizados.

Preservao indireta ou preservao de substituio e reformatao so

funes, geral e amplamente aceitas, como elementos tpicos da
conservao preventiva.
Para Lavoie (2005), o processo de preservao dos documentos digitais,
precisa comear no momento da criao e se desenvolver como um processo
contnuo ao longo do tempo, sem desvincular-se do gerenciamento cotidiano
dos materiais coletados.
Por preservao contnua e a longo prazo entende-se o conjunto de aes
implementadas para garantir durabilidade e permanncia aos suportes que
contm a informao.
Tais aes constituem um amplo espectro de atividades, estratgias e
decises que renem desde as possibilidades oferecidas pela plataforma
tecnolgica
disponvel
(intervenes
de
conservao
fsica,
microfilmagem, digitalizao, reformatao e reproduo etc.) at
planejamentos, programas e projetos que envolvem responsabilidades
tcnicas, administrativas, recursos financeiros e humanos. A preservao
caracterizada por ser uma interveno abrangente e que requer continuidade
no tempo.
Lavoie (2005, p. 44) prev que, de uma perspectiva econmica, a preservao
do sculo XXI ser redefinida em trs reas: 1) responsabilidades, 2)
incentivos e 3) organizao.
Tecnicamente, a conservao entendida como "um conjunto de
procedimentos que tem por objetivo melhorar o estado fsico do suporte,
aumentar sua permanncia e prolongar-lhe a vida til, possibilitando, desta
forma, o seu acesso por parte das gera- es futuras". Srgio Conde de Albite
Silva, Algumas reflexes sobre preservao de acervos em arquivos e
bibliotecas, Rio de Janeiro, Academia Brasileira de Letras, 1998, p. 9 (Centro
de Memria, Comunicao Tcnica, 1).
A restaurao j um procedimento muito mais caro e agressivo, fragilizando o
suporte de papel. Conceitualmente, entendido como "um conjunto de
procedimentos que visa recuperar, o mais prximo possvel, o estado original
de uma obra ou documento". O ideal que se proceda a conservao
preventiva que "abrange no s a melhoria das condies do meio ambiente
nas reas de guarda do acervo e nos meios de armazenagem, como tambm
cuidados com o acondicionamento e o uso adequado dos acervos, visando
retardar a degradao dos materiais , pois, um tratamento de massa, feito
em conjunto". As aes de conservao preventiva so aconselhadas por
serem mais econmicas, dando uma longevidade ao documento, evitando
com isso uma interveno mais radical como a restaurao. (Sergio
Conde de A. Silva, op. cit., p. 9).
4.3 PRESERVAO COMO FUNO ARQUIVSTICA
Cook (2000) explicita a preservao como uma funo arquivstica. Cook
refere-se ao contexto em que os documentos de arquivos so produzidos e

sua ordem original. A preservao desse contexto e dessa ordem

considerado por Cook como mais um dos objetivos da preservao nos
arquivos.
Cook (2000, p. 13) chama tambm ateno para a alterao das intervenes
de preservao em um mundo de documentos digitais, onde a funo
avaliao arquivstica12 ganha destaque. Pensa que a preservao
tradicional dever ser substituda por uma que garanta a permanncia da
leitura, uso e compreenso com o passar do tempo tambm dos documentos
digitais. O suporte perde importncia. O foco da preservao desloca-se dos
reparos, da conservao ou da guarda do meio fsico (suporte), para a
migrao contnua dos virtual records and virtual fonds e para novos programas
e aplicativos.
A dimenso poltica do fazer arquivstico um aspecto importante nesse
processo. Nesse quadro, a conservao aparece como uma funo arquivstica
especfica, junto avaliao e difuso e reconhecida como um campo de
pesquisa da Arquivologia.
Para Cox, as funes arquivsticas de avaliao e seleo so a base para a
preservao na Arquivologia.
Na ptica da Cincia da Informao preservao implica trs planos distintos: a
conservao e o restauro do suporte, sendo este plano dominado pelo
contributo de Cincias Naturais com suas tcnicas e procedimentos testados e
padronizados, gerando-se potenciais estratgias interdisciplinares; a adopo
de medidas de gesto (polticas pblicas) atravs de legislao e de
organismos regulamentadores e fiscalizadores; e a intencionalidade orgnica
de preservar para usar face a necessidades e imperativos orgnicofuncionais
vrios.
Preservao Arquivstica Digital (Interpares)
Para fins destas diretrizes, um documento arquivstico definido como sendo
qualquer documento produzido (isto , elaborado ou recebido e salvo para
referncia ou aes posteriores) por pessoa fsica ou jurdica no curso de uma
atividade prtica como instrumento e subproduto dessa atividade.
Uma publicao definida como um documento destinado disseminao ou
distribuio para o pblico em geral. Todos os documentos arquivsticos e
publicaes so documentos e contm dados.
Um documento constitui informao afixada em um meio sob uma forma fixa;
informao um conjunto de dados destinados comunicao no tempo ou
no espao; e
dados so as menores partes significativas e indivisveis da informao.
Aacurcia o grau de preciso, correo, verdade e ausncia de erros e
distores existente nos dados contidos nos materiais.
Com o tempo, a responsabilidade pela acurcia passada do autor para o
responsvel pela manuteno (keeper) e, mais tarde, para o preservador em
longo prazo dos documentos arquivsticos (se for aplicvel).

Autenticidade refere-se ao fato de que os documentos arquivsticos so o que

eles dizem ser e que no foram adulterados ou corrompidos de qualquer outra
forma.
Para assegurar que a autenticidade possa ser presumida e mantida ao longo
do tempo, deve-se definir e conservar a identidade dos documentos
arquivsticos e proteger sua integridade. A autenticidade colocada em
risco sempre que os documentos arquivsticos so transmitidos atravs
do tempo e do espao.
Autenticao a declarao da autenticidade, resultante da insero ou da
adio de elementos ou afirmaes nos documentos arquivsticos em questo,
e as normas que a regulam so estabelecidas pela legislao.
Medidas de autenticao digital, como o uso de assinaturas digitais, garantem
que os documentos arquivsticos so autnticos apenas quando
recebidos e no podem ser repudiados; porm, tais medidas no asseguram
que eles permanecero autnticos depois disto.
Padro OAIS especificamente direcionado para documentos arquivsticos
digitais.
A preservao digital exige recursos substanciais em termos de financiamento,
capacidades tecnolgicas e conhecimento especializado. Uma organizao
responsvel pela preservao digital tem vrias opes, que incluem: a)
adquirir novos recursos, b) redistribuir recursos existentes e/ou c)
alavancar outros recursos.
<< Cpia Autoritria>>
Manifestao de um documento arquivstico considerada pelo produtor como
sendo o seu documento arquivstico oficial e que est comumente sujeita a
controles de procedimentos que no so exigidos para outras manifestaes.
Os preservadores devem assegurar que os recursos de preservao digital
tenham como objetivo principal a proteo de cpias oficiais de
documentos digitais, em vez de preservar cpias digitalizadas de
documentos analgicos remanescentes.
Tal lgica baseia-se na idia de que a maioria dos documentos analgicos
sobreviver sem digitalizao, enquanto que os documentos arquivsticos
digitais se perdero sem um programa de preservao digital.
Os preservadores devem estabelecer controles sobre a transferncia,
manuteno e reproduo de documentos arquivsticos.
<< Identidade >>
Conjunto de caractersticas de um documento ou documento arquivstico que o
identifica como nico e o distingue dos demais. Junto com a integridade, um
componente da autenticidade.
<< Integridade >>
Qualidade de ser completo e inalterado em todos os aspectos essenciais.
Assim como a identidade, um componente da autenticidade.

Dadas as dificuldades tcnicas envolvidas na preservao de documentos

digitais, a identificao de quais documentos precisam ser preservados a longo
prazo deve ser feita o mais cedo possvel. Fazer a avaliao, estabelecer
mtodos de transferncia e mesmo identificar potenciais estratgias de
preservao com o produtor dos documentos aumentar a probabilidade de
sucesso.
A verificao de autenticidade sempre fez parte do processo tradicional de
avaliao de arquivos. Na primeira instncia, baseava-se na confirmao da
existncia de uma cadeia de custdia ininterrupta desde o momento da
produo do documento at a sua transferncia para a entidade arquivstica
responsvel pela sua preservao a longo prazo.
Um terceiro mtodo, usado com menor frequncia para confirmar a identidade
e a integridade dos documentos, baseia-se na comparao. Documentos de
um fundo arquivstico so comparados a cpias encaminhadas e mantidas por
fontes externas no curso normal do trabalho do produtor.
Muitas mudanas dentro de uma organizao podem afetar a sobrevivncia
continuada dos documentos digitais.
2.6. Atualize a avaliao. Os processos de avaliao tambm precisam ser
atualizados em intervalos regulares, embora maiores do que os intervalos em
que os documentos identificados para transferncia precisam ser monitorados.
<< Componente digital >>
Objeto digital que parte de um ou mais documentos arquivsticos digitais,
incluindo quaisquer metadados necessrios para ordenar, estruturar ou
manifestar seu contedo e forma, requerendo uma determinada ao de
preservao.
Para que o preservador possa reproduzir o documento arquivstico de forma a
refletir as intenes originais do produtor, tanto o componente digital que
contm o texto quanto o que contm a fonte tm que ter sido preservados,
assim como deve ter sido estabelecida a ligao entre eles, de tal maneira que
o software que tenta exibir o contedo do arquivo de texto possa encontrar a
biblioteca de fontes correta.
3.3. Mantenha o formato lgico mais antigo disponvel. O formato lgico
no qual os documentos arquivsticos foram originalmente produzidos, ou no
qual eram mantidos pelo produtor poca da transferncia, deve, quando
possvel, ser mantido pelo preservador, juntamente com quaisquer cpias de
referncia ou de preservao geradas aps o recebimento.
<< Formato lgico >>
Arranjo organizado de dados em suportes eletrnicos que garante que as
estruturas de controle de arquivos e dados sejam reconhecveis e recuperveis
pelo sistema operacional do computador hospedeiro. Dois formatos lgicos
comuns para arquivos e diretrios so o ISO 9660, para CD-ROMs, e o
Universal Disk Format (UDF), para DVDs.

3.4. Evite duplicatas. Devido facilidade de replicar documentos arquivsticos

digitais, os preservadores devem implementar procedimentos que assegurem
que os documentos arquivsticos digitais de uma srie especfica sejam
transferidos por um determinado produtor para o preservador apenas uma vez.
4.1. Descreva os documentos arquivsticos. As informaes sobre os
documentos arquivsticos e seus contextos, coletadas durante as fases de
avaliao e processamento, devem fazer parte da descrio arquivstica dos
fundos ou sries a que os documentos arquivsticos pertencem (ver Apndice
B, Requisito B.3). Devem tambm incluir informaes sobre direitos de
propriedade intelectual ou questes de privacidade.
<< Custodiador confivel >>
Preservador que pode demonstrar que no tem motivos para alterar os
documentos arquivsticos preservados ou permitir que outros os alterem, e que
capaz de implementar todos os requisitos para a preservao autntico.
Consequentemente, oferecer acesso aos documentos arquivsticos
preservados um componente essencial da cadeia de preservao.
<< Estratgia de manuteno >>
Conjunto coerente de objetivos e mtodos para a proteo e manuteno da
acessibilidade de cpias autnticas de documentos arquivsticos digitais ao
longo dos estgios iniciais na cadeia de preservao.
<< Estratgia de preservao >>
Conjunto coerente de objetivos e mtodos para a manuteno, ao longo do
tempo, dos componentes digitais e das informaes a eles relacionadas, e para
a reproduo dos documentos arquivsticos autnticos e/ ou agregaes
arquivsticas relacionados a esses componentes e informaes.
<< Sistema de preservao confivel >>
Sistema que compreende todas as regras e as ferramentas e mecanismos
usados para implement-las , que orienta a manuteno e o uso intelectual e
fsico permanente dos documentos arquivsticos sob a custdia do preservador,
e que oferece uma probabilidade circunstancial de os documentos que se
encontram no sistema serem autnticos.
B1.2. Encapsulamento. Ato de juntar um documento arquivstico e os meios
que do acesso a ele, normalmente num wrapper que descreve o que ele ,
de forma que possa ser compreendido por uma vasta gama de tecnologias (tal
como um documento XML). O wrapper, muitas vezes, inclui metadados que
descrevem ou remetem s ferramentas adequadas.
B1.4. Converso. Transferncia de cdigos digitais de uma gerao de
hardware ou software para outra. Diferentemente da atualizao, que copia a
cadeia de dados de um suporte para outro, a converso implica transformar a
forma lgica de um objeto digital para que o objeto conceitual possa continuar a
ser corretamente exibido ou apresentado pelo novo hardware ou software. O
mtodo de converso mais comumente proposto envolve a transformao

permanente de um formato lgico em outro, de acordo com as mudanas

tecnolgicas, de forma que todos os objetos convertidos possam ser
apresentados com a tecnologia predominante. Tambm possvel propor um
modelo de converso sob demanda ou de converso no ponto de acesso.
Esta abordagem discutida a seguir na Seo B2.4 (Visualizadores).
<< Padro de direito >>
Padro adotado por rgos oficiais de padronizao, sejam eles nacionais (p.
ex. Associao Brasileira de Normas Tcnicas ABNT), multinacionais (por
exemplo, Comit Europeu de Normalizao CEN) ou internacionais (por
exemplo, Organizao Internacional para Padronizao ISO). Para padres
de arquivos de computador, dois padres de direito recentes so o PDF/A
(padro PDF para arquivamento) e ODF (OASIS Formato de documento
aberto).
<< Padro de fato >>
Padro que no foi adotado por nenhum rgo oficial de padronizao, mas
que amplamente usado e reconhecido pelos usurios como tal. Formatos de
arquivos de computador bem conhecidos e amplamente usados que so
considerados padres de fato incluem PDF, TIFF, DOC e ZIP.
Estratgias de preservao
B2. Dependncia tecnolgica. Estas estratgias continuam a se basear no
hardware e/ou software original, sem alterar os documentos arquivsticos.
B2.1. Preservao da tecnologia. Manuteno do software e do hardware
originais com os quais os documentos foram apresentados.
B2.2. Confiana na compatibilidade descendente ou reversa. Confiana na
capacidade de alguns softwares de interpretar corretamente e apresentar
componentes digitais de documentos produzidos com verses anteriores dos
mesmos softwares. Nesta estratgia, a apresentao est limitada a uma
converso temporria para fins de visualizao ou para fins de cpias no
destinadas a arquivo, enquanto a converso altera permanentemente os
documentos para o formato da verso atual do software.
B2.3. Reengenharia de software. Transformao do software medida que
a tecnologia muda. semelhante transformao dos formatos de
documentos, discutidos anteriormente em B1.4. e B2.2. Pode incluir desde a
recompilao do cdigo-fonte para uma nova plataforma at a recodificao do
software, a partir do zero, para outra linguagem de programao.
B2.4. Visualizadores e converso no ponto de acesso. O uso de
ferramentas de software ou mtodos de transformao que oferecem
acessibilidade temporria quando necessrio, usando a cadeia de dados
original.
B2.5. Emulao. Uso de um software que faz uma tecnologia se comportar
como outra. Em outras palavras, o ato de fazer com que tecnologias futuras se
comportem tal como o ambiente de origem de um documento arquivstico
digital preservado, de modo que o documento original possa ser apresentado

em sua manifestao original, a partir de cadeias de dados originais ou

convertidas.
B3. Abordagens no digitais. Ato de copiar os documentos digitais para
meios analgicos relativamente estveis, tais como papel ou microfilme,
transferindo o nus da preservao para uma cpia analgica, no lugar do
objeto digital. Esta abordagem destri qualquer funcionalidade oferecida pelo
software, como a manuseabilidade.
B4. Restaurao de dados (arqueologia digital). Recuperao de documentos
arquivsticos como bits a partir de suportes fsicos, seguida de passos para
restaurar a inteligibilidade dos documentos recuperados. mais
frequentemente empregada na recuperao de dados de suportes degradados,
danificados ou falhos, mas os mtodos de restaurar a inteligibilidade tm sido
usados para resgatar documentos em formatos obsoletos.
Couture e Rousseau
- Os dois graus que norteiam o princpio da provenincia so:
a) O primeiro grau isola e circunscreve a entidade que constitui o fundo de
arquivo e diferencia-o de qualquer outro;
b) O segundo grau visa garantir o respeito ou a reconstituio da ordem
interna do fundo.
- O princpio da provenincia a base para a elaborao das normas de
descrio arquivstica.
- O princpio das trs idades oriundo dos Estados Unidos (Records
Managers) a fim de resolver os problemas das grandes massas documentais.
- Gesto da informao orgnica interna e externa.
- Escolha pela arquivstica integrada, referindo-se a primeira e segunda idade
dos documentos.
- O princpio da provenincia reflete-se na constituio dos fundos de arquivo.
- Todas as atividades de criao, aquisio, avaliao, classificao,
conservao, descrio e comunicao devem ser levadas em conta o
princpio da provenincia. A classificao e a ordenao dos documentos no
interior do fundo devem respeitar a organizao administrativa donde vieram os
documentos.
- O princpio da provenincia pode ser aplicado a priori, quando os documentos
esto na fase ativa (corrente), ou a posteriori, quando os documentos so
retidos para referncia e testemunho, fase inativa (permanente). O princpio
da provenincia mantm a integridade administrativa. Facilita a
recuperao da informao. Alm disso, o princpio da provenincia permite

aplicar o princpio da Universalidade (o que comumente ficou designado como

trabalhar do geral para o particular). Nesse sentido, consideram-se as unidades
maiores de trabalho e depois as menores. O arquivista, ao utilizar o
Princpio da Universalidade, deve apreender, compreender, estruturar,
classificar, arrumar, descrever a informao orgnica registrada de modo
global antes de passar a outro mais estruturado. Rousseau e Couture, p.
130.
- Princpio da provenincia territorial os arquivos devem ser conservados
nos servios de arquivos dos territrios em que foram produzidos.
- Princpio da pertinncia territorial os arquivos devem ser entregues aos
servios de arquivo com jurisdio arquivstica onde os documentos foram
produzidos, portanto, no leva em conta o lugar de produo. Tal princpio
contraria o prprio fundamento da arquivstica, o princpio da provenincia.
- O princpio da provenincia aplica-se no nvel nacional, regional e
institucional (o mais importante de todos, o institucional, esse princpio
advoga que os documentos sejam conservados o mais prximo possvel
das entidades produtoras).
- Instrumentos de Gesto: guias, thesauros, controle de autoridade, inventrios,
quadro geral de classificao, registros de entradas (aquisies), tabela de
seleo, listas de controle, o guia de classificao oficial ou uniforme e controle
de fundos.
A seleo de documentos para preservao permanente deve contar com a
deciso final dos arquivistas do Arquivo Nacional.
Segundo a Unesco, conforme o trabalho de James Rhoads, h quatro nveis de
aplicao de programas de gesto de documentos:
- o nvel mnimo estabelece que o governo deve contar, ao menos, com
programas de reteno e eliminao de documentos e procedimentos
para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente; o nvel mnimo ampliado complementa o primeiro, com a existncia de um
ou mais centros de arquivamento intermedirio;
- o nvel intermedirio compreende os dois primeiros, bem como a adoo de
programas bsicos que consistem geralmente, em elaborao e gesto de
formulrios, elaborao de sistemas de arquivos corrente, gesto de
correspondncia e documentos vitais etc.;
- o nvel mximo inclui todas as atividades j descritas, complementadas por
gesto de diretrizes administrativas, de correspondncia e
telecomunicaes, de mquinas copiadoras, uso de recursos de
automao etc.

MANUAL DE ARRANJO HOLANDS

Cada item do inventrio deve incluir:
a) o ttulo antigo do item (se houver);
b) a descrio geral do contedo;
c) o ano ou anos abarcados pelo documento;
d) a indicao de que o item consiste de um ou mais volumes, pacotes,
envelopes, maos, documentos ou cartas diplomticas;
e) a indicao de documentos adicionais que se encontrem no mesmo item,
embora no relacionados com o resto do contedo.
Na compilao do inventrio do arquivo, recomenda-se que as descries de
sries, dossis, documentos formais, manuscritos, etc. sejam feitas sobre
papeletas de tamanho uniforme, que recebem um nmero provisrio, tambm
colocado sobre os documentos.
Os volumes, documentos soltos, cartas diplomticas e mapas devem ser
postos numa nica srie e no em sees separadas de acordo com a sua
forma externa.
O inventrio deve estar munido de ndices. H que considerar: a) o ndice
de nomes de pessoas; b) o ndice de nomes de lugares.
O "vidimus" o documento formal em que um soberano, ou outra pessoa
revestida de autoridade, d um transcrito de outro documento formal a fim de
confirm-lo, ou aquele em que a pessoa autorizada a atestar documentos
fornece, de outro documento formal, cpia merecedora de f pblica. O
transcrito a cpia autenticada de documento formal.
O transunto, na realidade, nada mais que uma cpia.
Se a data for colocada entre parnteses, indica-se, assim, que a atribuio
daquela no resultou do documento mesmo, mas sim de alguma outra fonte.
Caso s aproximadamente se estabelea a data, h que se lhe antepor um
c. (circa) e coloc-la entre parnteses.
Quando se ordena cronologicamente certo nmero de documentos, quer numa
srie, quer no calendrio, h que colocar, para cada ano, em primeiro lugar
aqueles cujas datas so conhecidas; em seguida, os de que se conhece
apenas o ano; e, por fim, os que se atribuem, por aproximao, quele ano.
Pictografia ou escrita figurativa
Sistema primitivo de escrita em que as ideias e os objetos eram representados por
desenhos.
Ideografia
Consistem em smbolos grficos usados para representar conceitos, ideias ou
abstraes tendo surgido pelo aprimoramento da pictografia. um sistema de escrita
que se manifesta atravs de "ideogramas": smbolo grfico ou desenho (signos
pictricos) formando caracteres.

GESTO DE DOCUMENTOS

Segundo Paes, O arranjo consiste na ordenao dos documentos em fundos, a

ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais
dentro das sries.

As atividades de arranjo so de dois tipos: fsicas e intelectuais/intelectuais e

materiais (Bellotto).
As intelectuais consistem na anlise dos documentos quanto a sua forma, origem
funcional e contedo. As fsicas se referem colocao dos papis nas galerias,
estantes ou caixas, seu empacotamento, fixao de etiquetas, etc.
O Manual de arranjo e descrio de arquivos destaca que todo conjunto deve ser
metodicamente arranjado em ordem de procedncia, data, nmero, assunto e
nome.
Deve ser baseado na organizao primitiva, ou seja, que corresponda organizao
da entidade que produziu o arquivo. Deve obedecer ordem originria. Pode-se
modificar o arranjo dado somente a fim de corrigir desvios. No arranjo, os interesses
das pesquisas so considerados secundrios. Deve-se ter em mente que os
documentos contm o arcabouo da organizao a que pertenceram. Nenhum
conjunto encadernado deve ser desmembrado sem que se tenha feito uma
investigao da sua constituio. O desmembramento de conjuntos ou amarrados de
documentos isolados permissvel, caso sejam muito consultados, prefervel deixlos reunidos. Instrumentos formais, originais, mesmo muito estragados ou quo
pequenos sejam, no devem ser destrudos, ainda que existam duplicatas,
confirmaes ou cpias autnticas. Se o documento original est em boas condies,
cpias esparsas (que no pertenam ao dossi ou srie alguma sem valor
paleogrfico) podem ser destrudas.
A descrio dos conjuntos documentais deve ser feita em relao a sua:
Substncia indicando-se a unidade de organizao, funes, atividades,
operaes, assuntos.
Estrutura indicando-se os esquemas de classificao adotado, unidades de
arquivamento, datas abrangentes, classes ou tipos fsicos dos documentos,
quantidade.
A substncia e a estrutura so indispensveis para que se concretize a
produo, vigncia, uso e guarda do documento. Alm de ser indispensvel para a
classificao e descrio

Os caracteres ou elementos externos ou fsicos (estrutura) so:

O espao, o volume que o documento ocupa;
Sua quantidade;
O suporte (material sobre o qual as informaes so registradas, como papel,
pergaminho, filme, disco tico, disco magntico, fita magntica, etc.);
Seu formato (configurao fsica de um suporte, de acordo com a sua natureza
e o modo como foi confeccionado, tais como caderno, cdice, folha avulsa,
livro, tira de microfilme, etc.);
Forma ou tradio documental e estgio de preparao e transmisso de um
documento (minuta, original, cpia);
Gnero (configurao que assume um documento de acordo com o sistema de
signos utilizados na comunio de seu contedo, permitindo que seja
denominado textual, iconogrfico, sonoro, audiovisual, informtico);
E at aqueles elementos menos corpreos, considerados intermedirios, tais
como a lngua (tambm considerada como elemento interno), o modo da
escrita, a espcie e o tipo.

Matria subjetiva (papiro, pergaminho, papel)

Matria aparente (tintas utilizadas)
Matria instrumental (pena de ave, pena metlica)
Grafia (traado das letras)
Forma mecnica (pautao, paragrafao, pontuao, abreviaturas).
Elementos internos (Substantivos)

A provenincia, ou seja, a instituio ou pessoa legitimamente responsvel

pela produo, acumulao ou guarda dos documentos;
As funes, as origens funcionais do documento, as razes pelas quais foi
produzido, tomando em considerao nesta ordem a sua funo, a
atividade que lhe concerne e os trmites pelos quais passou;
O contedo substantivo, que , afinal, o assunto de que trata o documento, os
fins que se quer atingir com sua criao;
Data tpica, ou seja, o lugar onde o documento foi datado, que pode ser um
palcio, um acidente geogrfico, uma cidade, seguindo-se a data cronolgica
ano, ms, dia -, datas as quais situam o documento no tempo e espao.

Elementos Intermedirios
Em primeiro lugar, a espcie que o seu veculo redacional adequado, redigido
e formatado de maneira que tore vlido e credvel o seu contedo; em segundo lugar,
o tipo, ou seja, a espcie carregada da funo que lhe cabe; e a categoria jurdicoadministrativa desse documento, o que reflete o peso e a hierarquia do seu contedo.
Sem esses elementos intermedirios espcie, tipo e categoria o documento
pblico, administrativo e/ou jurdico no chega consecuo de seus fins.
CATEGORIAS ADMINISTRATIVAS DOS DOCUMENTOS
Os documentos pblicos e os notariais, no que couber, podem ser:
CATEGORIA
ENQUADRAM-SE
CARACTERIZAO
Dispositivos
Documentos normativos
- Manifestao de vontade
de autoridades supremas
que devem ser acatada
por
subordinados.
Emanam dos poderes
legislativo e executivo ou
de
autoridades
administrativas com poder
de
deciso.
Ex.
lei,
decreto-lei,
decreto,
instruo
normativa,
estatuto, ordem de servio,
regulamento,
acrdo,
resoluo,
despacho
decisrio.

Informativos

Testemunhais

Ajuste

So
documentos
pactuais, representado por
acordos de vontades entre
duas ou mais partes. Ex.
tratado, ajuste, convnio,
termo, contrato, pacto. No
caso
dos
arquivos
pblicos,
uma
destas
partes dever ser a
administrao pblica.

Correspondncia

- Derivam, em geral, dos

atos
normativos,
determinando-lhe
execuo.
Ex.
alvar,
intimao,
circular,
exposio de motivos,
aviso,
edital,
portaria,
memorando.

Podem ser opinativos ou

enunciativos, esclarecendo
questes vazadas em
outros
documentos,
visando fundamentar uma
resoluo.
Acontecem
depois
do
cumprimento de um ato
dispositivo. Podem ser de
assentamento
ou
configurados por registro
oficialmente escrito sobre
fatos ou ocorrncias.
Podem
assentamento;

ser

Ex.
Pareceres,
informaes,
relatrios,
votos,
despachos
interlocutrios.

de

Ex. ata, termo, apostila,

auto de infrao.

Podem
ser
comprobatrios. Derivam
dos de assentamento.

Ex. atestados, certides,

traslados
e
cpias
certificadas.

INSTRUMENTOS DE PESQUISAS
Guia o instrumento de pesquisa mais genrico e abrangente, pois visa informar
sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. o primeiro instrumento a ser
feito.
Inventrio sumrio instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo
ou de uma de suas divises so identificadas e descritas sucintamente. um
instrumento de tipo arrolamento, cuja organizao deve refletir o arranjo adotado para
a disposio do fundo, ou parte dele, como uma srie, por exemplo.
A finalidade do inventrio descrever a composio do fundo ou parte dele,
pela enumerao de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas e ao
mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada
fundo. Segundo Paes, deve ser o primeiro instrumento a ser elaborado tanto para os
fundos de arquivos pblicos como os privados.
Inventrio analtico instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento
de um fundo ou uma de suas divises so identificadas e descritas
pormenorizadamente. Sua finalidade propiciar ao usurio um conhecimento
individualizado das unidades de arquivamento.
Catlogo instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico,
cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a
um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada. Sua finalidade
agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto.
Repertrio instrumento que descreve pormenorizadamente documentos
previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critrio
temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico. Neste tipo de instrumento est
presente um juzo de valor que estabelece ou no a incluso de determinado
documento. Sua elaborao s se justifica caso queira-se ressaltar documentos
individuais relevantes.
Instrumentos auxiliares
ndice (sua finalidade remeter rapidamente o leitor ao contexto onde se acha
inserido o termo indexado, podendo ser parte da obra indexada ou fazer parte de uma
obra independente.
- Tabela de equivalncia ou concordncia (d equivalncia de antigas notaes para
as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alteraes no sistema de
arranjo).
Principais operaes de conservao: desinfestao (utiliza a fumigao como
mtodo de combate aos insetos), limpeza (fase posterior a fumigao, usando
instalaes especiais ou pano macio, uma escova ou aspirador de p), alisamento

(coloca-se a documentao numa bandeja de ao inoxidvel, expondo os

documentos a forte ao do ar com forte percentagem de umidade (90% s 95%0,
em seguida, passa-se os documentos a ferro, folha a folha), restaurao ou reparo
(restauro dos papis por meio da laminao e silking, banho de gelatina, reparao
com tecido, laminao e encapsulao).
Laminao processo que envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de
papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidrulica
sobre presso. O acetato, por ser termoplstico, adere ao documento, juntamente com
o papel de seda, e dispensa adesivo. de grande durabilidade e as qualidades
permanentes do papel so asseguradas sem perda de legibilidade e flexibilidade,
tornando-o imune ao de fungos e pragas. Qualquer mancha pode ser removida
com gua e sabo. No impede a passagem dos raios UVA e infravermelhos.
Portanto, o mtodo mais indicado de restaurao.
Encapsulao Utilizam-se basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo
revestimento. O documento colocado entre as duas lminas de polister fixadas nas
margens externas por fita adesiva nas duas faces, ficando o documento solto dentro
das duas lminas. um dos mais modernos mtodos de restaurao de documentos.
MICROFILMAGEM

A microfilmagem para preservao implica na produo de trs geraes de filme:

negativo matriz: o filme que se encontra dentro da cmara no momento da

microfilmagem. Ele duplicado uma vez para produzir a matriz de segurana e, aps
isto, mantido em armazenamento arquivstico como uma cpia permanente.
matriz de segurana ou de impresso: uma duplicao feita diretamente a partir do
negativo matriz. Ele deve tambm ser mantido em armazenamento arquivstico e
utilizado para gerar todas as cpias subseqentes.
cpia de consulta: Cpias positivas ou negativas disponveis para pesquisa e
emprstimo.

DIPLOMTICA ARQUIVSTICA
O uso da metodologia tipolgica para classificao de documentos requer a
contribuio da diplomtica, da histria e da arquivstica.
Para Schellenberg, os tipos documentais so definidos segundo a estrutura fsica, o
contedo do documento e faz distino segundo a ao ou o objetivo, classificando
os tipos documentais comuns em:
Informativos pessoais: dirios, memrias;
Judiciais financeiros: leis, escrituras, contratos, testamentos, livros de contas,
balanos, etc.
Governamentais: autoridades pblicas.
O autor, em Princpios Arquivsticos de Ordenao, salienta a importncia da
tipologia documental para o estabelecimento das sries.
Heloisa Bellotto entende que a tipologia documental em arquivos deve ser
definida luz das concepes da diplomtica, da histria e da cincia da
informao. Segundo ela, o documento de arquivo tem por objetivo informar
administrativamente ou provar o ato nele contido. Assim, tal evidncia fundamental
para a fixao da tipologia documental nos arquivos. Para o seu estabelecimento em
arquivos correntes, intermedirios ou permanentes, preciso diferenciar o conceito
diplomtico e administrativo. Salienta ainda a necessidade de ter em conta o princpio
do respeito aos fundos para compreender esta conceituao, uma vez que nos
documentos constitudos em fundos que possvel enxergar a relao entre os
documentos e a gesto administrativa, o que vlido para arquivos pblicos e
privados, aplicvel s trs idades.
Belloto exemplifica com um quadro classificativo os tipos
Tipo Diplomtico
Mensagem
Carta
Telegrama
Circular
Ofcio
Lei
Decreto
Edital

Tipo Arquivstico

Correspondncia

Legislao

Carta rgia
Projeto de lei
Certido
Traslado
Inventrio
Testamento
Memorando
Despachos
Circulares
Cartas
Exposio de motivos
Avisos
Notas
Portarias

Notariado

Documentos de gesto

Documentos Ministeriais

Os tipos arquivsticos podem variar de arquivo para arquivo, consoante o seu

funcionamento e os interesses da pesquisa, j que o tipo diplomtico imutvel.

Preservao Digital
As aes destinadas a manter a integridade e a acessibilidade dos objetos
digitais ao longo do tempo o que se denomina Preservao Digital. Ela deve
alcanar todas as caractersticas do objeto: fsicas, lgicas e conceituais.
Documento Digital Informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel
por meio de sistema computacional.
Documento Informao registrada, independente da forma ou do suporte , produzida
ou recebida no decorrer da atividade de uma instituio ou pessoa e que possui
contedo, contexto e estrutura suficientes para servir de testemunho dessa atividade.
Segundo Rondinelli, o suporte (base fsica na qual a informao registrada) e
o contedo so perfeitamente separveis, sendo esta separao que permite a
migrao continuada de mdia. Contudo, esta migrao aumenta a possibilidade de
adulterao e a garantia da fidedignidade e autenticidade torna-se mais complexa e
complicada. O momento da separao expe os conjuntos de bits a alteraes, seja
por questes tcnicas ou por interesses especficos dos executores do processo.
O GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos) uma tecnologia capaz de
gerenciar de forma eletrnica qualquer tipo de documento, seja ele um documento
digital ou no. O Workflow uma tecnologia que automatiza processos de
trabalho, racionalizando-o por meio de componentes especficos: organizao e
tecnologia.
O SIGAD um sistema informatizado de gesto de arquivstica de documentos
desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar
documentos arquivsticos. Pode compreender um software particular ou vrios
softwares integrados. Porm, o sucesso do SIGAD depender da implementao
prvia de um programa de gesto arquivstica de documentos.

O documento digital tem como base trs elementos: o hardware (fsico), o

software (lgico) e a informao armazenada em um suporte (suporte + bits).

Fsico

Lgico

Suporte + bits

Variveis que afetam as mdias:

Poluio atmosfrica
Temo de uso da mdia
Qualidade da mdia
Variveis de temperatura e umidade relativa do ar
A composio fsica de cada mdia determinante na sua durabilidade e
confiabilidade, pois os materiais so mais ou menos resistentes a variveis que
influenciam seus elementos fsicos.
OAIS Propsito de definio de um modelo referencial para o desenvolvimento de
Sistemas Abertos de Informao de Arquivos. A sua aplicao arquivos consiste na
organizao de pessoas e sistemas, tendo como responsabilidade a preservao e o
acesso da informao comunidade interessada e como foco principal a informao
digital, as formas primrias de armazenamento e suporte da informao para os
materiais de arquivos digitais e fsicos.
Interpares Seu objetivo , com base na arquivologia e na diplomtica, identificar
mtodos que garantam a gesto e preservao de documentos digitais a partir do
momento em que estes deixam de interessar a instituio que os criou e passam a
assumir um contexto de importncia histrico-social.
Dirks Preconiza a identificao dos requisitos para o gerenciamento arquivstico de
documentos digitais seja feita com base na garantia literria (levantamento de leis
gerais e especfica e de normas profissionais).
MoReq Modelo de Requisitos para a gesto de arquivos eletrnicos destaca os
requisitos funcionais para a gesto de documentos de arquivos eletrnicos por
meio de um Sistema de Gesto de Arquivos Eletrnicos (SGAE), aplicado a
organizaes dos setores pblicos e privados.
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mnimos para um Sistema Informatizado de
Gesto Arquivstica de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma
tecnolgica em que for desenvolvido e/ou implantado. Os requisitos dirigem-se a todos
que fazem uso de sistemas informatizados como parte do seu trabalho rotineiro de
produzir, receber, armazenar e acessar documentos arquivsticos.
A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivstico
por meio de aes de: registro, classificao, indexao, atribuio de outros
metadados e arquivamento.

Os documentos arquivsticos digitais em fase corrente e intermediria devem,

preferencialmente, ser gerenciados por meio de um Sistema Informatizado de
Gesto Arquivstica de Documentos SIGAD, a fim de garantir o controle do ciclo
de vida, o cumprimento da destinao prevista e a manuteno da autenticidade e da
relao orgnica,1 caractersticas fundamentais desses documentos. J nessas fases,
os produtores precisam tomar cuidados especiais, previstos em um plano de
preservao digital, com relao aos documentos digitais que sero mantidos por
mdio e longo prazos, de forma a garantir sua autenticidade e seu acesso. A partir da
destinao para guarda permanente, ocorre uma alterao na cadeia de custdia,
passando a responsabilidade pela preservao dos documentos dos produtores para a
instncia de guarda. Os documentos digitais em fase permanente so dependentes de
um bom sistema informatizado que apoie o tratamento tcnico adequado, incluindo
arranjo, descrio e acesso, de forma a assegurar a manuteno da autenticidade e
da relao orgnica desses documentos.

objetivo das resoluo 39 do Conarq, indicar parmetros para repositrios confiveis

de documentos arquivsticos digitais, de forma a garantir a integridade, a
autenticidade, a confidencialidade, a disponibilidade, o acesso e a preservao, tendo
em vista a perspectiva da necessidade de manuteno dos acervos documentais por
longos perodos de tempo ou, at mesmo, permanentemente.

Definies:

Documento refere-se aos documentos arquivsticos que so gerenciados pelo SIGAD.

Evento de gesto refere-se s aes de gesto que ocorrem com os documentos
arquivsticos ao longo de seu ciclo de vida, como captura, tramitao, abertura e
encerramento

de

processo/dossi,

classificao,

desclassificao,

eliminao,

transferncia, recolhimento, entre outros.

Evento de gesto relaciona-se com o documento e com o agente responsvel pela
ao.

Classe refere-se aos diversos nveis de agregao do plano de classificao: classes,

subclasses, grupos e subgrupos, que so organizados de forma hierrquica. Em cada
classe esto associadas informaes a respeito da temporalidade e da destinao
prevista para os documentos nela classificados. Todas as alteraes ocorridas no
plano de classificao devem ficar registradas nos metadados da classe.
As classes esto relacionadas aos documentos arquivsticos que foram nelas
classificados.
Agente refere-se aos usurios que acessam o SIGAD. O agente pode se apresentar
como usurio, como papel desempenhado e como grupo a que pertence. Grupos so
conjuntos de usurios reunidos para realizao de uma atividade em comum, por
tempo determinado. Papis so funes ou cargos com responsabilidades e
autoridades bem definidas. Um usurio pode estar associado a um ou mais papis.
Agentes relacionam-se entre si, uma vez que os usurios podem ser agregados em
papis e grupos.
Agente relaciona-se com o evento de gesto pelo qual foi responsvel.
Agente relaciona-se com o evento de preservao pelo qual foi responsvel.
Componente digital refere-se aos objetos digitais que compem o documento
arquivstico digital. De modo geral, pode-se dizer que componentes digitais so os
arquivos de computador que contm as informaes de contedo, forma e composio
necessrias apresentao do documento arquivstico.
Cada documento est relacionado a um ou mais componentes digitais. Um
componente digital pode conter informaes relativas a um ou mais documentos.
Uma srie de eventos de preservao ocorre nos componentes digitais para permitir
o acesso continuado ao longo do tempo e deve ser registrada pelo SIGAD. Cada
componente digital est relacionado a uma srie de eventos de preservao.
Evento de preservao refere-se s aes de preservao realizadas nos
documentos arquivsticos digitais, tais como migrao (atualizao, converso),
compresso, validao, decifrao.
Evento de preservao relaciona-se com o componente digital e com o agente
responsvel pela ao de preservao.
O documento arquivstico digital a apresentao, em formato acessvel ao ser
humano, de um ou vrios componentes digitais que esto relacionados entre si. Alm

disso, como mencionado acima, os documentos arquivsticos digitais relacionam-se

formando agregaes conceituais, isto , processos e dossis. Um processo ou dossi
pode conter um ou mais volumes. Um volume pode conter um ou mais documentos.
Cada documento composto por um ou mais componentes digitais.

CONSERVAO ARQUIVOS E BIBLIOTECAS

Preservao: um conjunto de medidas e estratgias de ordem administrativa,
poltica e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservao da
integridade dos materiais.
Conservao: um conjunto de aes estabilizadoras que visam desacelerar o
processo de degradao de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e
de tratamentos especficos (higienizao, reparos e acondicionamento).
Restaurao: um conjunto de medidas que objetivam a estabilizao ou a reverso
de danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso,
intervindo de modo a no comprometer sua integridade e seu carter histrico.
Preservao: termo que abrange todas as aes que possibilitem a garantia da integridade das
informaes e dos significados de um bem cultural, atravs de sua gesto e proteo.
Conservao: observao, estudo e controle das causas de degradao dos bens culturais, levando 5
adoo de medidas de preveno, minimizao ou supresso da deteriorao do acervo.
Restaurao: medida de recuperao da integridade do bem cultural, atravs de tcnicas de interveno
direta sobre esse bem (MUSEU DE ASTRONOMIA e CINCIAS AFINS, 1995, p.31-33).

Todos os materiais encontrados nos acervos so higroscpicos, isto ,

absorvem e liberam umidade muito facilmente e, portanto, se expandem e se
contraem com as variaes de temperatura e umidade relativa do ar.
O mais recomendado manter a temperatura o mais prximo possvel de 20C
e a umidade relativa de 45% a 50%, evitando-se de todas as formas as
oscilaes de 3C de temperatura e 10% de umidade relativa.
A intensidade da luz medida atravs de um aparelho denominado luxmetro ou
fotmetro.
Brocas (Anobdios) So insetos que causam danos imensos em acervos,
principalmente em livros. A sua presena se d principalmente por falta de programa
de higienizao das colees e do ambiente e ocorre muitas vezes por contato com
material contaminado, cujo ingresso no acervo no foi objeto de controle. Exigem
vigilncia constante, devido ao tipo de ataque que exercem. Os sintomas desse
ataque so claros e inconfundveis. Para combat-lo se torna necessrio conhecer sua
natureza e comportamento. As brocas tm um ciclo de vida em 4 fases: ovos larva
pupa adulta. A fase de ataque ao acervo a de larva. Esse inseto se reproduz por
acasalamento, que ocorre no prprio acervo. Uma vez instalado, ataca no s o papel
e seus derivados, como tambm a madeira do mobilirio, portas, pisos e todos os
materiais base de celulose. O ataque causa perda de suporte. A larva digere os

materiais para chegar fase adulta. Na fase adulta, acasala e pe ovos. Os

ovos eclodem e o ciclo se repete
Cupins (Trmitas) Os cupins representam risco no s para as colees como para
o prdio em si. Vivem em sociedades muito bem organizadas, reproduzem-se em
ninhos e a ao devastadora onde
UMA PRIMEIRA INTRODUO ARQUIVOLOGIA
THEO THOMASSEM
Arquivos so compostos por informao vinculada a processos, isto :
informao gerada e estruturada por processos de trabalho.
Qualquer arquivo formado por informao gerada e estruturada por
processos de trabalho funcionalmente inter-relacionados. Um sistema de
gerenciamento arquivstico desenvolvido para estabelecer, manter e explorar a
ligao entre estes processos de trabalho e a informao que geram, a fim de otimizar
os potenciais informacionais decorrentes de suas relaes.
Formas dos documentos
Podemos descrever a estrutura internados documentos como as relaes entre
os elementos que os constituem. Esta estrutura interna tambm chamada de
forma. Quanto melhor a forma do documento refletir suas funes, melhor
ele pode servir como evidncia.
Documentos de mesma funo tem frequentemente, a mesma forma material.
Quanto mais a estrutura do arquivo e dos documentos que o constituem forem uma
representao das suas funes, melhor e mais rpida ser a recuperao da
informao desejada.
Arquivos atestam fases consecutivas de um mesmo processo de trabalho (preparao,
execuo e avaliao, por exemplo,) e podem tambm ser usados em outros
processos. Arquivos so arrumados e rearrumados enquanto so trabalhados. A
medida que suas funes mudam, mudam tambm suas relaes com outros
documentos e arquivos. Sries documentais inteiras podem mudar sua funo e
tambm e sua estrutura. Na Europa, os registros de batismo, de casamento e de
funeral, que foram gerados e estruturados por funes relacionadas igreja, fazendo
parte de arquivos eclesisticos, adquiriram uma nova funo e, como precedentes dos
registros civis, foram incorporados aos arquivos pblicos.
A Arquivologia diferente de outras cincias por seus objetos, seus
objetivos e suas metodologias. Seus objetos so: informao relacionada a
processos, os processos atravs dos quais esta informao gerada e estruturada e
as circunstncias sob as quais estes processos so moldados e executados.
Seus objetivos: so a anlise de documentos como produtos e produtores de
atividades sociais, e, a um nvel pragmtico, o estabelecimento, desenvolvimento e
conservao da qualidade de documentos e arquivos (disponibilidade,
legibilidade, integridade, relevncia, representatividade, temtica, autenticidade
e confiabilidade).

INDEXAO E DESCRIO EM ARQUIVOS:

A QUESTO DA REPRESENTAO E
RECUPERAO DE INFORMAES
Maria Luiza de Almeida Campos

Segundo Lancaster (1993) a representao temtica pode se configurar em duas

formas de determinao do assunto documento, ou seja, a indexao derivativa e a
indexao atributiva. A indexao derivativa aquela que emprega o vocabulrio do
prprio texto do documento.
Na indexao derivativa no h, portanto, anlise interpretativa (quando nos referimos
aos processos automticos), mas o simples fato de se selecionar mecanicamente
tambm um processo de escolha. Neste tipo de indexao no h controle de
vocabulrio (nem da forma do termo, nem de seu significado), o que pode acarretar
uma srie de problemas, por exemplo, as informaes implcitas de um documento
no podem ser recuperadas automaticamente; isto s pode ser feito por meio da
indexao atributiva.
A indexao atributiva aquela cujos termos de indexao so retirados de
vocabulrios de indexao. Ela est centrada em trs etapas: a leitura e exame do
documento; a identificao do contedo e a converso das ideias/conceitos em
descritores.
Ao se estabelecer uma poltica de descrio tem que se levar em conta, alguns
fatores que so imprescindveis ao planejamento de qualquer Sistema de
Recuperao da Informao: a) Identificao da organizao qual estar vinculado o
servio de informao; b) Identificao da clientela a que se destina o servio; c)
Recursos humanos, materiais e financeiros.
O nvel de exaustividade da indexao uma deciso poltica estabelecida
pela administrao do sistema de recuperao, de acordo com o propsito do mesmo.
necessrio lembrar, que, pesquisas sobre o desempenho de sistemas de
recuperao tm demonstrado que um nvel alto de exaustividade na indexao
produz uma alta revocao e uma baixa preciso.
Uma importante deciso poltica na indexao se refere ao nvel de
especificidade. Um sistema poder decidir entre uma indexao em maior ou menor
profundidade, dependendo das demandas que sero feitas.
H uma relao entre a especificidade e a capacidade de preciso de um
sistema.Um maior grau de especificidade aumenta a taxa de preciso e diminui a
revocao*.
*Revocao a extenso de documentos recuperados a partir de uma
solicitao de busca.

ICP BRASIL

Rousseu e Couture