Definicin de planificacin

La planificacin es un mtodo que permite ejecutar planes de forma directa, los cuales
sern realizados y supervisados en funcin del planeamiento. En una organizacin, los
directivos son quienes tienen que realizar los planes que sern regidos por la
planificacin. La operacin y ejecucin de los planes puede haber sido realizada por
una nica persona u otro individuo, que obligatoriamente tendr que conocer y
comprender el nivel de planeamiento que se ha querido o podido llevar a cabo. En una
empresa la planificacin sirve para obtener informacin y aplicarla en torno a los
recursos con los que se cuenta a fin de alcanzar las metas, tambin pactadas al
planificar la accin, y posteriormente realizar los procedimientos que se hayan
escogido mirando siempre hacia el fin, intentando controlar el proceso a fin de caminar
siempre hacia las prioridades establecidas apoyndose en las fortalezas de la
organizacin.
La naturaleza de la Planificacin
Es el proceso de determinar los objetivos y definir la mejor forma de alcanzarlos, es
decir, desarrollar planes. La planificacin establece un puente entre una situacin
actual y una situacin deseada. Se divide en dos partes; El establecimiento de los
objetivos o fines de la organizacin; debemos responder a una serie de preguntas;
Qu queremos lograr? A dnde queremos ir?Por qu motivos? En definitiva los
objetivos expresan los estados futuros deseados.
El desarrollo de planes para alcanzar los objetivos fijados; fijar los objetivos no sirve de
nada si no desarrollamos un plan para alcanzarlos. Un plan es un medio para
conseguir las metas. Es un esquema que indica de qu manera pretende una empresa
de obtener los fines. Esta parte consiste en responder la pregunta siguiente; Cmo
lograr los objetivos fijados?
Importancia de la planificacin
En los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones reconocen la
importancia de la planificacin para su crecimiento y bienestar a largo plazo. Se ha
demostrado que si los gerentes definen eficientemente la misin de su organizacin
estarn en mejores condiciones de dar direccin y orientacin a sus actividades. Las
organizaciones funcionan mejor gracias a ello y se tornan ms sensibles ante un
ambiente de constante cambio. Supone un marco temporal de tiempo ms largo que
otros tipos de planificacin. Ayuda a orientar las energas y recursos hacia las
caractersticas de alta prioridad.
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de
los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el
futuro, ms no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias
que se presenten, con las mayores garantas de xito. Mantiene una mentalidad
futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosas.
Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las oportunidades. Promueve la
eficiencia al eliminar la improvisacin. Minimiza el trabajo no productivo y se obtiene
una identificacin constructiva de los problemas y las potencialidades de la empresa.

Pasos de la planificacin
Anlisis del proyecto: En esta fase se realiza un diagnstico de la relacin entre el
proyecto y el medio al que se dirige, fijando, adems, su grado de viabilidad. Es
recomendable hacer una divisin de los factores en reas del siguiente tipo:
econmicas, sociales, polticas, tecnolgicas o geogrficas, entre otras. Si alguna de
stas arroja resultados incompatibles con la naturaleza del proyecto, es preciso
introducir las reformas necesarias.
Definicin de objetivos: Confirmada la viabilidad del proyecto, el siguiente paso es
establecer sus objetivos. Es decir, dar respuesta a una serie de preguntas
relacionadas: qu busca la empresa con el proyecto, para qu lo lleva a cabo, dentro
de qu valores y principios lo enmarca y qu resultados espera tras su puesta en
marcha. Los objetivos ayudan a centralizar toda la informacin que se genera en torno
al plan y, a la vez, guan la toma de decisiones de las personas que estn a cargo.
Adems, una vez ha terminado el proceso, son una buena herramienta para evaluar la
eficacia del proyecto.
Identificacin de recursos: En esta fase, los encargados del plan establecen las
herramientas, instrumentos y medios con los que cuentan para la ejecucin del
proyecto. Estos medios pueden ser de varios tipos: humanos, econmicos,
tecnolgicos, fsicos y virtuales (pginas web, blogs, entre otros recursos digitales). Es
una buena tcnica para determinar los puntos dbiles de un proceso. En la mayora de
los casos, los gestores del proyecto echan mano de un presupuesto o inventario que
les permita tener un mejor diagnstico de los recursos que se podran emplear.
Plan de trabajo: Hechas todas estas valoraciones, el proyecto entra en su fase
decisiva: determinar las fechas, los plazos de ejecucin, las labores que se llevarn a
cabo y las estrategias que se pondrn en marcha. Un plan de trabajo es, en esencia,
la hoja de ruta de un proyecto. Sin embargo, no debe ser una camisa de fuerza para
quienes lo elaboren; al contrario, es preciso que se conceda un cierto margen para
aquellas eventualidades que se puedan generar durante la ejecucin.
Valoracin de los resultados: En esta ltima fase, los gestores deben responder a
una pregunta fundamental: se han cumplido los objetivos iniciales? Lo ms habitual
es que se elabore un documento que recoja las principales conclusiones del proyecto.
Tipos de planes
Segn los aspectos que desarrollen y cuales sean sus objetivos, los planes pueden
clasificarse en 8 grupos o tipos:
1- Planes estratgicos: Son planes que se aplican a toda la empresa. Su funcin
consiste en regir la obtencin, uso y disposicin de los medios necesarios para
alcanzar los objetivos generales de la organizacin. stos planes son a medio o a
largo plazo.
2- Planes tcticos: Se refiere al modo en que se puede desarrollar una estrategia en
un periodo de tiempo determinado.
3- Planes segn el plazo: se distinguen:

 Los planes a largo plazo, que son aquellos en los que el objetivo se cumplir ms
all de los tres aos.
Los planes a medio plazo, que son aquellos en los que el objetivo se cumplir entre
uno y tres aos.
Los planes a corto plazo, que son aquellos en los que el objetivo hade cumplirse
como mximo en un ao.
4- Planes funcionales: Son aquellos que se elaboran en las reas responsables de
las funciones ms importantes de la empresa (produccin y ventas).
5- Planes operativos: Se refieren a actuaciones u operaciones muy concretas para
desarrollar operaciones especficas.
6- Programas: Son planes que determinan cul es la secuencia de acciones que se
van a emprender para satisfacer un objetivo concreto.
7- Proyectos: Se realizan para actividades complejas que tienen un fin en s mismas y
afectan a diversas reas funcionales de la empresa.
8- Presupuestos: Planes que se refieren a la definicin de los recursos econmicos y
financieros en un periodo y modo en que estos se asignan.
Planificacin estratgica
La Planificacin estratgica es un proceso sistemtico de desarrollo e implementacin
de planes para alcanzar propsitos u objetivos. La planificacin estratgica, se aplica
sobre todo en los asuntos militares (donde se llamara estrategia militar), y en
actividades de negocios. Dentro de los negocios se usa para proporcionar una
direccin general a una compaa (llamada Estrategia empresarial) en estrategias
financieras, estrategias de desarrollo de recursos humanos u organizativos, en
desarrollos de tecnologa de la informacin y crear estrategias de marketing para
enumerar tan slo algunas aplicaciones. Pero tambin puede ser utilizada en una
amplia variedad de actividades desde las campaas electorales a competiciones
deportivas y juegos de estrategia como el ajedrez. La Planeacin estratgica debe ser
para las organizaciones de vital importancia, ya que en sus propsitos, objetivos,
mecanismos, etc. se resume el rumbo, la directriz que toda la organizacin debe
seguir, teniendo como objetivo final, el alcanzar las metas fijadas, mismas que se
traducen en crecimiento econmico, humano o tecnolgico.
Una buena estrategia debe:
-Ser capaz de alcanzar el objetivo deseado.
-Realizar una buena conexin entre el entorno y los recursos de una organizacin y
competencia; debe ser factible y apropiada.
-Ser capaz de proporcionar a la organizacin una ventaja competitiva; debera ser
nica y sostenible en el tiempo.
-Dinmica, flexible y capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes.

-Debe ser medible en trminos de su efectividad.

Misin: Es a lo que se dedica la empresa, en trminos generales es la formulacin de
los propsitos de su empresa.
Visin: Son los sueos de la organizacin que se piensan concretar en un perodo
determinado. Nos preguntamos: Para dnde queremos ir? Hacia dnde debe
dirigirse la organizacin?. Es conveniente utilizar la imaginacin, pues los grandes
cambios histricos han comenzado con un sueo. La visin ayuda a ver el futuro de
una manera ms clara. Esto quiere decir que el futuro se puede programar dentro de
un proceso de cambio hacia la continua mejora. La visin se proyecta, respondiendo
con claridad a la pregunta: Hacia dnde queremos llegar?
Polticas
Son planes en la medida que se constituyen reglas o normas que permiten conducir el
pensamiento y la accin de quienes se tenga a cargo. Es en este punto donde los
administradores deben ser inteligentes para que los subordinados no acepten como
polticas una serie de pequeas decisiones que no se tomaran con este objetivo. Las
polticas deben aclarase por escrito, deben ser difundidos y se revisadas
peridicamente, la interpretacin de esta debe ser uniforme en toda la organizacin.
Objetivos
Las empresas, grandes o pequeas, pueden identificar problemas y establecer metas
generales para su negocio, pero necesitan planes especficos para avanzar. La etapa
de planificacin incluye cursos de accin e identifica los resultados que la empresa
quiere ver. Estos resultados se traducen en objetivos en los diferentes niveles de la
organizacin
Relacionado con el tiempo
Un tipo de objetivo incluye un factor de tiempo. Estos objetivos son a corto plazo, a
mediano o largo plazo, que van desde un mes hasta varios aos. La planificacin, que
incluye objetivos a corto plazo, especifica los resultados esperados inmediatos de las
acciones actualmente en curso. Estos objetivos se centran en las actividades del da a
da. Los objetivos a medio plazo son los resultados que influyen en los presupuestos
anuales, informes y estrategias. Se refieren a los planes de accin mensuales. Los
objetivos a largo plazo se ven en los resultados que la empresa necesita para alcanzar
sus metas generales. Se centran en los resultados de las revisiones anuales. La
planificacin especifica los objetivos relacionados con el tiempo como un marco
general para la implementacin del plan.
Rutina
Algunos objetivos no tienen un marco de tiempo especfico, pero se ocupan de los
resultados esperados de las actividades continuas, de rutina. Los niveles normales de
produccin se traducen en objetivos de rutina. Vigilar la seguridad para evitar que la
tasa de accidentes se eleve implica objetivos de rutina. Tales objetivos se mantienen
tpicamente a una velocidad constante. La gerencia monitorea objetivos de rutina por
si hay desviaciones de la norma y para instituir medidas correctivas si es necesario. La

planificacin especifica los objetivos de rutina y asume que la empresa los alcanzar
como lo ha hecho en el pasado.
Desarrollo
Mientras que los objetivos relacionados con el tiempo se ocupan de las actividades
normales dentro de un marco de tiempo y los objetivos de rutina con actividades
regulares, los objetivos de desarrollo son el resultado de nuevas iniciativas. El cambio
externo impuesto a una empresa o los cambios internos motivados por nuevas metas
resultan en una planificacin de nuevos desarrollos. Tales planes especifican nuevas
actividades y estiman los resultados. Estos resultados se traducen en objetivos
deseados en los diferentes niveles de la organizacin. Dado que las actividades son
nuevas, los objetivos pueden no ser realistas y los gerentes tienen que estar listos
para hacer ajustes a este tipo de objetivo.
Reglas: Son planes simples que son obligatorios y son puestas por los
administradores. Los trabajadores deben sujetarse a las mismas. Las reglas son
acciones u omisiones especficas que no estn sujetas al empleado sino el empleado
a ellas., por lo general son planes simples. Las reglas reflejan decisiones
administrativas.
Presupuestos
Se llama presupuesto al clculo y negociacin anticipada de los ingresos y egresos de
una actividad econmica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un
gobierno) durante un perodo, por lo general en forma anual. Es un plan de accin
dirigido a cumplir un final previsto, expresado en valores y trminos financieros que
debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este
concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin.1 El
presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones
cuyos planes y programas se formulan por trmino de un ao. Elaborar un
presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las
familias establecer prioridades y evaluar la consecucin de sus objetivos. Para
alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en dficit (que los gastos superen a
los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el
presupuesto presentar un supervit (los ingresos superan a los gastos).
Procedimientos
Procedimientos son aquellos planes que sealan la secuencia cronolgica ms
eficiente para obtener los mejores resultados en cada funcin concreta de una
empresa.
Estrategias
Las estrategias son acciones que se llevan a cabo con el fin de alcanzar determinados
objetivos pero que presentan cierto grado de dificultad en su formulacin y ejecucin.
El termino estrategia hace referencia al ms alto de la empresa por lo que se suele
pensar que las estrategias solo se deciden ah, pero en realidad estas se toman en
todos los niveles de la empresa. Las estrategias deben guiar el logro de los objetivos
con la menor cantidad de recursos y en el menor tiempo posible, deben ser claras y

compresibles para todos, deben estar alineadas con los valores, principios, y cultura
de la empresa.