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COLEGIO DE ESTUDIOS CIENTFICOS Y TECNOLGICOS DEL ESTADO DE MXICO

PLANTEL CUAUTITLN IZCALLI

APUNTES DE LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACIN


PARCIAL NO. 3

TEMA: PROCESO ADMINISTRATIVO

CUAUTITLN IZCALLI, ESTADO DE MXICO A 20 DE MAYO DE 2014

NDICE
Pgina
Unidad 3
Proceso Administrativo
3.1. Definicin de Proceso Administrativo.
3.2. Etapas del Proceso Administrativo.
3.2.1. Planeacin.
3.2.1.1. Reglas de la Planeacin.
3.2.1.2. Tcnicas de la Planeacin.
3.2.2. Organizacin.
3.2.2.1. Reglas de la Organizacin.
3.2.2.2. Tcnicas de la Organizacin.
3.2.3. Integracin.
3.2.3.1. Principios de la Integracin.
3.2.3.2. Reglas de la Integracin.
3.2.3.3. Tcnicas de la Integracin
3.2.3.4. Tipos de relaciones que se dan al interior de una empresa.
3.2.4. Direccin
3.2.5. Control
3.2.5.1. Beneficios de aplicar la etapa de control
3.2.5.2. Tipos de Control
Bibliografa

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Unidad 3
Proceso Administrativo
Introduccin: El proceso administrativo es la herramienta bsica para entender la forma en que se estructura
el trabajo en una empresa. Debe partirse de un plan en el que se define lo que se quiere hacer. Este plan se
organiza de acuerdo a lo que debe hacer cada quien en un periodo determinado de tiempo. Este plan se
ejecuta, supervisa y dirige para finalmente ser evaluado, ser controlado.
Objetivo: El alumno distinguir las diferentes etapas que conforman el proceso administrativo, sus elementos
y la importancia de su aplicacin en cada una de las actividades de la empresa.
Material Didctico: Secuencia Didctica, Pizarrn, Marcadores, Tarea y Cuaderno de apuntes.
Tcnica de enseanza aprendizaje: Los alumnos elaborarn un cuadro sinptico sobre el tema visto.
3.1. Definicin de Proceso Administrativo
Es el conjunto de pasos, procedimientos y tcnicas tendientes a lograr una adecuada organizacin y
administracin de las actividades que se llevan al interior de una empresa.
Existen varios autores que han escrito sobre el Proceso Administrativo, cada uno de ellos propone un proceso
similar pero con etapas diferentes.
Objetivo: El alumno comprender el concepto de Planeacin, sus reglas y tcnicas.
Material Didctico: Secuencia Didctica, Pizarrn, Marcadores, Tarea y Cuaderno de apuntes.
Tcnica de enseanza aprendizaje: Los alumnos elaborarn un mapa mental y cuestionario para reforzar
el tema.
3.2. Etapas del Proceso Administrativo
3.2.1. Planeacin
Responde a la pregunta Qu se va hacer?
Planeacin es la determinacin del curso concreto de la accin que se va seguir.

3.2.1.1. Reglas de la Planeacin


a)

Objetivos: Son la idea de lo que se pretende elaborar y sin ellos no se sabra a donde ir, mucho
menos lo que se pretende conseguir.

Los objetivos se clasifican en:

Segn el tiempo:
A corto plazo es inmediato, en semanas
A mediano plazo es de dos a seis meses
A largo plazo es a un ao

b) Presupuestos: Son expresiones de resultados esperados expresados en trminos numricos como son
pesos y centavos
c)

Procedimientos: Son actividades secuenciales y cronolgicas del trabajo, por ejemplo:

d) Polticas: Son las guas de accin que norman la conducta del personal; ejemplo: Prohibido que los
trabajadores vengan con pantalones de mezclilla.
Cuando las polticas ya no pueden ser flexibles se convierten en reglas, mismas que irn inmersas dentro de
un reglamento que sern tajantes y su desobediencia ameritarn una sancin.
e)

Programas: Son aquellos planes en donde no se fijan objetivos, slo se le asigna un tiempo
determinado para realizar cada una de las partes con integran dicho proyecto.

3.2.1.2. Tcnicas de la Planeacin


a)

Manuales: Es un cuadernillo que debe ser de fcil manejo donde se describen los procedimientos de
forma detallada las operaciones, formatos y documentacin que se manejan en el rea de
competencia, con la finalidad de brindar una atencin eficiente y eficaz.

b) Diagrama Sirve para representar y explicar un procedimiento, hay una simbologa para realizar los
diagrama
b.1) Simbologa para diagrama de proceso (rea de Produccin)

b.2) Simbologa para diagrama de flujo (Procedimiento para oficina)

c)

Grfica de Gantt: Esta grfica es uno de los mtodos ms utilizados en la planeacin de proyectos y
en la planeacin y control de actividades.

En este tipo de grfica se detallan las actividades para lograr un objetivos y los tiempos (das, semana, o mes)
necesarios para realizarlas, en esta grfica se mencionan al rea que corresponden as como los responsables.
d)

Tcnicas de Control Presupuestal: Es la estimacin de todos los gastos e ingresos que se van a tener
en un lapso determinado, as como las posibles variaciones que pudiera haber. El propsito de estas
tcnicas es que los gastos se mantengan lo ms fijos posibles.

Objetivo: El alumno comprender el concepto de Organizacin, sus reglas y tcnicas.


Material Didctico: Secuencia Didctica, Pizarrn, Marcadores, Tarea y Cuaderno de apuntes.
Tcnica de enseanza aprendizaje: Los alumnos elaborarn un cuadro sinptico y cuestionario para
reforzar el tema.
3.2.2. Organizacin
Responde a la pregunta Cmo se va a hacer?
La organizacin implica una adecuada interrelacin y comunicacin entre cada uno de los departamentos,
niveles o jerarquas a fin de que se puedan alcanzar los objetivos.
La organizacin es la base de la eficiencia y esta conlleva a que todos los recursos que se manejan dentro de
una empresa como son: recursos materiales, recursos humanos y recursos financieros funcionen
correctamente.
Se dice que una buena organizacin dentro de cualquier tipo de empresa va a generar estabilidad y por lo
tanto desarrollo.
Organizacin proviene de la palabra griega rganon que significa rgano, departamento o seccin, por lo
que dentro de cualquier empresa se necesita de ellos de acuerdo a su giro y su estructura.
3.2.2.1. Reglas de la Organizacin
a) Divisin de funciones: Consiste en asignar la funcin de trabajo de manera correcta considerando los
conocimientos as como las aptitudes del personal.

Esta divisin o funciones generalmente se estipula en un documento llamado Manual de Puestos y funciones
de la Organizacin.
b) Unidades de Organizacin: Es la creacin de tantos departamentos como sean necesarios en una empresa.
c) Sistemas de Organizacin: Es la forma en cmo se manejan una organizacin, las ms comunes son:
c.1) Lineal o militar: En este sistema la autoridad y la delegacin de funciones se aplican de arriba abajo
mediante rdenes de los jefes superiores a los subalternos (puestos inferiores).
Toda informacin de abajo hacia arriba o sea de subordinado al jefe se conoce como queja, peticin o
sugerencia.
c.2) Organizacin funcional: Este sistema se aplica a travs de la creacin de diferentes departamentos segn
la necesidad y complejidad de la empresa, en este caso se requiere la separacin de funciones con un alto
grado de especialidad, adems se requiere que cada rea lo ocupe un profesional con alta experiencia en su
campo.
c.3) Organizacin Staff o Asesoramiento: Toda empresa tiene departamentos internos de asesora que se
reconocen en el organigrama por lneas punteadas.
Los asesores tienen la misin de aconsejar, orientar, apoyar y persuadir en la alta gerencia en la toma de
decisiones, generalmente los asesores son personas que deben estar actualizadas para saber reconocer los
problemas y proporcionar las propuestas para su solucin.
Cuando internamente la asesora no basta, se contrata los servicios de asesores externos integrados en
despachos de asesora o asociaciones.
c.4) Las Jerarquas: Son el grado de autoridad y responsabilidad segn la posicin que tenga el organigrama
(los diferenciamos en los niveles que tiene un organigrama)
3.2.2.2. Tcnicas de la Organizacin
a) Organigramas: Son documentos que representan en una manera grfica, la estructura de una empresa,
sealando la ubicacin de cada unos de los puestos, sus grados de autoridad y responsabilidad, sus canales de
comunicacin y la interrelacin que existen entre cada uno de ellos.

Los tipos de organigramas son:


1. Vertical: En la que los niveles jerrquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.

2. Horizontal: Los niveles jerrquicos se representan de izquierda a derecha.

3. Circular: Donde los niveles jerrquicos quedan determinados desde el centro a la periferia.

4. Mixto: Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

b) Anlisis de Puestos: Tcnica en la que se detallan las labores que se desempean en una unidad de trabajo,
incluye la descripcin de las caractersticas, los conocimientos y las aptitudes que debe poseer el personal que
lo desempea.
Cada puesto se desglosa en las siguientes partes:
1.- Objetivo del Puesto: Aqu se especfica lo que se pretende lograr con el puesto.
2.- Funciones Generales: Son las actividades del trabajo mayormente realizadas o cotidianamente realizadas.
3.- Funciones Especficas: Son las actividades que se sealan de forma analtica por sencillas que parezcan.
4.- Funciones eventuales: Son aquellas que se efectan cada quincena, mes, trimestre, semestre o ao, segn
sea el caso.
5.- Relaciones de Trabajo: Aqu se seala ante quin se depende y quines son los responsables del puesto.
Objetivo: El alumno comprender el concepto de Integracin, sus principios, reglas y tcnicas.
Material Didctico: Secuencia Didctica, Pizarrn, Marcadores, Tarea y Cuaderno de apuntes.
Tcnica de enseanza aprendizaje: Los alumnos elaborarn un cuadro sinptico y cuestionario para
reforzar el tema.
3.2.3. Integracin
Responde a la pregunta Cundo se van a integrar?
En esta etapa se renen y se integran los recursos, financieros, materiales y humanos que la empresa necesita
para realizar su trabajo.

.2.3.1. Principios de la Integracin


1.- De la adecuacin de hombres y funciones: Se refiere a que el trabajador debe adaptarse al puesto y no al
revs, es decir, contar con el hombre adecuado para el puesto adecuado.
2.- Introduccin a la adecuacin: Se refiere a que todo el personal de nuevo ingreso debe ser orientado para
que conozca la empresa y su adaptacin sea lo ms rpido a su trabajo.
3.- De la Integracin de las Cosas: Se refiere a la adquisicin de recursos materiales como son: mquina,
equipo, mobiliario, e insumos entre otros que se necesitan para que la empresa funciones correctamente.
3.2.3.2. Reglas de la Integracin
a) Reclutamiento: Se puede hacer de dos formas:
La interna: Se hace a travs de sindicatos, amigos y promociones.
La externa: Es a travs de anuncios, peridicos, bolsa de trabajo en escuelas o municipios, puerta de la calle
de las empresas, boletines empresariales, entre otros.
b) Seleccin: Significa escoger entre los distintos candidatos a la persona idnea para el puesto.
c) Contratacin y Desarrollo: Consiste en formalizar legalmente los servicios de un trabajador mediante un
contrato que puede ser de: base, eventual, destajo y honorarios.

3.2.3.3. Tcnicas de la Integracin


a) Comunicacin: Es el proceso a travs del cual se transmite y se recibe informacin en un grupo social y se
conforma de tres elementos:
Emisor

Canal

Receptor

b) Pruebas de seleccin son tcnicas o herramientas que nos permiten conocer con mayor exactitud cuales son
los candidatos mas idneos para cubrir una vacante al interior de una empresa, estas pueden ser:
i) Pruebas psicomtricas. Su objetivo es medir la capacidad mental, proyeccin e inteligencia de las personas,
para determinar la capacidad del individuo.

ii) Pruebas tcnicas. Sirven para evaluar los conocimientos, destrezas y experiencias del candidato.
iii) Examen mdico. Permite evaluar la fisiologa del cuerpo humano y su correlacin as como su
adaptabilidad y riesgo en funcin al puesto a desempear.
c) Capacitacin. Consiste en adquirir conocimientos para actualizar a un trabajador para lograr la mayor
productividad.
3.2.3.4. Tipos de relaciones que se dan al interior de una empresa.
a) Relaciones Humanas; Es la relacin que se da entre dos personas o ms, para llegar acuerdos y as propiciar
la convivencia humana.
b) Relaciones Industriales: Se encarga de efectuar todas las relaciones entre los trabajadores y la empresa;
tambin se llama recursos humanos.
c) Relaciones Comerciales: Es la interrelacin entre el cliente y la empresa con motivos de compra venta.
d) Relaciones Pblicas: Es el manejo de la imagen de la empresa, del logotipo para realizar intereses de la
propia empresa.
Objetivo: El alumno comprender el concepto de Direccin, liderazgo y autoridad.
Material Didctico: Secuencia Didctica, Pizarrn, Marcadores, Tarea y Cuaderno de apuntes.
Tcnica de enseanza aprendizaje: Los alumnos elaborarn un cuadro sinptico y cuestionario para
reforzar el tema.
3.2.4. Direccin
Responde a Ver que se haga
Es una funcin que consiste en guiar a los subordinados para que alcancen los objetivos fijados.
Las personas que estn dentro de la Direccin deben poseer un liderazgo que es un conjunto de cualidades y
tcnicas que debe poseer una persona para poder dirigir.
Dentro de la Direccin se maneja lo que es la Autoridad que es: Es el derecho de mandar y el poder de
hacerse obedecer.
La autoridad tiene tres elementos que son:
1.

Mando: Ejercicio de la autoridad respecto a una funcin determinada. Dentro de mando se manejan
tres elementos:
-

Determinar lo que se debe hacer.

Establecer cmo debe hacerse.

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2.

Vigilar que lo que se debe de hacer se haga.

Delegacin: Aqu se manifiesta claramente la esencia de la Direccin y el ejercicio de la autoridad ya


que la delegacin es hacer a travs de otros.

Ventajas de la Delegacin.
-

Permite al directivo dedicarse a las actividades de ms importancia, en tanto las funciones


detalladas y rutinarias se delegan.

A travs de ella, la responsabilidad se comparte hacindose ms significativa.

Motiva a los subordinados a hacerlos partcipes del logro de los objetivos.

Capacita a los subordinados en ciertas decisiones importantes.

Requisitos necesarios para delegar.


-

Delimitar la autoridad y responsabilidad delegada preferentemente por escrito, a fin de


evitar conflictos, duplicidad de funciones y fuga de autoridad.

Especificar claramente metas y objetivos de la funcin delegada.

Capacitar al personal en quin se va a delegar.

Establecer estndares de actuacin de tal manera que se fomente la iniciativa, creatividad y


lealtad a la organizacin.

Convenir sobre las reas de no delegacin.

El directivo deber mostrar inters en el desempeo del empleado, en relacin con la


funcin delegada.

3.

Reconocer el buen desempeo y confiar en los subordinados

Supervisin: Ver que las cosas se hagan como fueron ordenadas.

Importancia de la Supervisin: El encargado de la supervisin ve que las cosas se hagan, se une al cuerpo
administrativo con los empleados y trabajadores, es el transmisor de rdenes, instrucciones e informaciones,
as como tambin de inquietudes, deseos y temores.

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Objetivo: El alumno comprender el concepto de Control.


Material Didctico: Secuencia Didctica, Pizarrn, Marcadores, Tarea y Cuaderno de apuntes.
Tcnica de enseanza aprendizaje: Los alumnos resolvern un cuestionario para reforzar el tema.
3.2.5. Control
Responde a la pregunta: Cmo se ha realizado?
La etapa de Control es til porque nos permite conocer las fallas o deficiencias producidas en el desarrollo de
actividades.
Es el dispositivo de cierre del proceso administrativo, pues nos lleva nuevamente al proceso de planeacin,
para plantear nuevos objetivos, as como la aplicacin, revisin y registro de los nuevos resultados obtenidos.
Con la aplicacin y revisin de los controles se logran ciertos beneficios como son:
1. Seguridad en la realizacin de las actividades.
2. Correccin de los defectos o fallas antes de que se tengan consecuencias ms grandes.
3. Mejora los resultados obtenidos puesto que las fallas se detectan oportunamente.
4. Nueva planeacin de las actividades para tener mejores resultados.
5. Motivacin del personal, ya que eliminando las fallas, realizar mejor sus funciones y se sentir ms
satisfecho.
Los controles son tcnicas especializadas para cada rea o departamento de una empresa, as vemos los
medios o formas de control varan segn la actividad en que se aplicarn.
El control es fundamental, porque gracias a l se promueve la eficacia en la operacin y la incorporacin a las
polticas administrativas.
Tipos de Control
1.

Control Preventivo: Es aquel que se efecta antes de que se puedan presentar las desviaciones.

2.

Control Correctivo: Es aquel que se efecta una vez que se han realizado las desviaciones.

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Bibliografa

Munch Galindo, Fundamentos de Administracin, Ed. Trilla, 2004

Reyes Ponce, Agustn, Administracin de Empresas, Primera parte, Ed. Limusa, 1992

Reyes Ponce, Agustn, Administracin de Empresas, Segunda parte, Ed. Limusa, 2006

Reyes Ponce, Agustn, Administracin de Personal, Primera parte, Ed. Limusa, 2005

Secretara del Trabajo, Ley Federal del Trabajo, Ed. Sista, 2008

Chiavenato, Idalberto, Introduccin a la Teora General de la Administracin, Quinta Edicin, Ed.


Mc Graw Hill, 1999

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