Foro - Qu tcnicas o estrategias diseara para lograr que las no

conformidades de una auditora sean mitigadas o eliminadas para evitar su

recurrencia.

17 - 16
El procedimiento o manual para el tratamiento de las No Conformidades tendr
como objetivo:

Definir la metodologa a seguir ante desviaciones e incumplimientos de los

requisitos establecidos y la deteccin de riesgos potenciales con el fin de constituir
los mecanismos de control, informacin y mejora adecuados, para su tratamiento
y/o
solucin.
En el manual se incluir el tratamiento de aquellas No Conformidades que
requieren acciones dirigidas a disminuir riesgos o a evitar su repeticin Tambin
incluye los riesgos potenciales y su tratamiento mediante acciones preventivas, es
decir, aquellos casos en los que sin que se haya producido una No Conformidad,
exista
un
riesgo
potencial
de
que
se
produzca.
Mtodos y herramientas
Conformidades.

para

determinar

las

causas

de

las

No

Los mtodos para analizar las causas son mltiples. Realmente pocas veces hay
que acudir a ellos, pero al menos estaremos informados de estas herramientas
que se ponen al servicio de la gestin de la Calidad. Tormentas de ideas, anlisis
de causa raz, diagramas de pescado, los cinco porqu, diagramas de rbol, etc.
Las No Conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas, en el
Manual.
El manual de calidad tiene que incluir en el apartado correspondiente lo que la
organizacin entiende como no conformidad, el procedimiento para las no
conformidades y el mtodo o mtodos estadsticos y/o analticos que se
emplearan en la gestin de las causas que dan lugar a las no conformidades.
Una de las estrategias seria tener en cuenta que el personal debe incluirse para
que esto sea efectivo, se puede crear a travs del PHVA soluciones que
eliminaran dichas no conformidades si se es organizado con este, se podran
crear preguntas como qu ocurre, dnde ocurre, porqu ocurre y cuando ocurre,

esto nos lleva a mirar dnde est el problema, identificar las causas,
seleccionarlas y fijar la solucin al problema.

40
Otro aspecto importante para poder mitigar las no conformidades lo ideal es hacer
una evaluacin previa o entrevista para enterarse del estado de los
procedimientos y entrar a analizar cules pueden ser las posibles fallas,
comunicarse de forma asertiva con los implicados en el proceso y con mucha
discrecin, luego proceder a realizar una re evaluacin y una valoracin completa
acerca de las posibles no conformidades y verificar hasta qu punto fueron
mitigadas, el check list previo tambin puede ayuda a esta evaluacin de
auditoras.
38 40 42 - 45
Para evitar la repeticin de las No Conformidades y trabajar en pro de la
mitigacin o eliminacin de las mismas se recomiendan las siguientes actividades:
- Investigacin y Anlisis, donde se determina la causa de la No Conformidad,
respondiendo a preguntas como porque ocurri? y cmo ocurri?. Partiendo de
las caractersticas del hecho, se deben reconstruir los detalles o factores que lo
causaron.
- Conocidas e identificadas las causas de la No Conformidad, se deben planificar
las medidas correctivas y preventivas, las cuales deben registrarse.
Acciones Correctivas:
* Problemas en los Procesos -> Rediseo del proceso, nuevos controles de
procesos o mejora de los existentes y entrenamiento del personal en el nuevo
proceso o procedimiento.
* Problemas en la Capacitacin -> Entrenamiento en los procedimientos
involucrados, evaluacin de la efectividad del entrenamiento y evaluacin de la
competencia y certificacin de la persona.
* Problemas en el comportamiento del personal -> Educacin del personal,
revisin del liderazgo ejercido por la Direccin y empleo de medidas disciplinarias
(cuando corresponda).
Acciones Preventivas:
* Orientadas a evitar desviaciones en las actividades sujetas al sistema de la
calidad
* Identificacin de reas y oportunidades de mejora (optimizacin)

- Se debe designar y registrar al responsable de ejecutar las medidas

establecidas.
- Seguimiento y Monitoreo, que permite determinar la efectividad de las acciones
correctivas y preventivas implementadas a travs del anlisis peridico de los
informes de desviaciones y la realizacin de una auditoria interna de verificacin
de cumplimiento

18
Muy bien, tambin es importante conocer a profundidad las causas de la no
conformidad, para que esta sea corregida y exista menor riesgo que se presente
nuevamente, se debe evaluar que las acciones correctivas sean idneas para que
se d la mejora del proceso y realizar un respectivo seguimiento a las acciones
correctivas.

40

Realizar una revisin profunda a las no conformidades que se obtuvieron en el

proceso de auditora interna., efectuando acciones adecuadas que dependan de la
no conformidad. Analizando el efecto o los efectos de la no conformidad, la
persona encargada o el responsable de la actividad adoptara las disposiciones o
acciones inmediatas adecuadas, "estudiando las causas de la no conformidad,
haciendo acciones correctivas en conjunto, determinando si las acciones
surgieron efecto tambin se debe establecer buena comunicacin con el recurso
Humano administrativo , productivo de la empresa, hacer actividades que tenga en
cuenta a todo el personal para realizar mejoras en sus puntos de trabajo,
abarcando todas las reas de la empresa. Esta actividad debido a que el personal
administrativo como productivo son los que conocen los procesos, actividades y
las necesidades de cada rea, aprovechando este medio para lograr mitigar o
reducir al mximo las no conformidades que se presenten durante una auditoria.
El recurso humano es de vital importancia en la empresa porque ellos son los que
realizan las actividades y son los que llevan a cabo las actividades por la cual la
empresa trabaja en el mercado. Es de vital importancia que las no conformidades
sean retroalimentadas, o del proceso sino tambin a los procesos internos pues
con ello se garantiza que se definan acciones correctivas en el flujo de trabajo
completo. El capital humano es el ms importante para la estandarizacin de
procesos en la compaa
45

La norma ISO sobre requisitos de Sistemas de Gestin de Calidad indica que las
organizaciones debe mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestin de
la calidad mediante el uso de las acciones correctivas y preventivas

Accin Correctiva: La organizacin debe tomar acciones para eliminar las causas
de las no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Las
acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades
encontradas.

Accin Preventiva: La organizacin debe determinar acciones para eliminar las

causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las
acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas
potenciales.

Cualquier estrategia precisa unos instrumentos o herramientas para ser puesta en

marcha, que estn al servicio de la gestin de la calidad como; diagramas causaefecto o diagramas Ishikawa, diagramas matriciales, diagramas de relacin, de
afinidad, de proceso de decisin, etc.

38 40 42 - 45
Es importante realizar un estudio o investigacin profunda de las no
conformidades que se encontraron en el proceso de auditora interna, efectuando
acciones adecuadas que permitan su correccin y posterior eliminacin.
Se pueden estudiar las causas de las no conformidades y aplicar acciones
correctivas para que estas no vuelvan a presentarse dentro de la empresa o rea
funcional.
Sera importante anexar en el sistema de calidad un rea que pueda gestionar o
que se dedicara a la parte de las no conformidades, y de esta manera se pueda
garantizar la eliminacin de estas no conformidades en los diferentes procesos.

18 - 17 - 16
Para lograr la eliminar la causas de la no conformidades se debe realiza el anlisis
de causa de la no conformidad detectada y solucionar el problema, no mitigarlo

por lo que puede seguir ocurriendo. La empresa debe Registrar la causa o causas
encontradas, realizar el Anlisis de causa. De igual forma tambin, identificar la
accin o acciones a tomar para las causas encontradas, coordinando con las
personas involucradas si fuera necesario y se toman las acciones Correctivas
Para las No Conformidades encontradas. Asi mismo se debe hacer seguimiento
para que se logre el resultado.
18 17 -16
Realizar una revisin profunda a las no conformidades que se obtuvieron en el
proceso de auditora interna, efectuando acciones adecuadas que de dependan de
la no conformidad. Analizando el efecto o los efectos de la no conformidad, la
persona encargada y responsable por dicha actividad adoptara las disposiciones o
acciones inmediatas adecuadas, "estudiando las causas de la no conformidad.
Haciendo acciones correctivas en conjunto y determinando si las acciones
surgieron efecto.
----------------------------Es importante establecer buena comunicacin con el recurso humano
administrativo y productivo de la empresa, y hacer actividades que tenga en
cuenta a todo el personal para realizar mejoras en sus puntos de trabajo,
abarcando todas las reas de la empresa
(Esta actividad debido a que el personal administrativo como productivo son los
que conocen los procesos, actividades y las necesidades de cada rea)
aprovechando este medio para lograr mitigar o reducir al mximo las no
conformidades que se presenten durante una auditoria. El recurso humano es de
vital importancia en la empresa porque ellos son los que realizan las actividades y
son los que llevan a cabo las actividades por la cual la empresa trabaja en el
mercado.
Es de vital importancia que las no conformidades sean retroalimentadas no solo al
dueo del proceso sino tambin a los procesos internos pues con ello se garantiza
que se definan acciones correctivas en el flujo de trabajo completo. El capital
humano es el ms importante para la estandarizacin de procesos en la
compaa.
38 40 42 - 45
Es importante tener en cuenta si se quiere implementar una correccin o
una accin correctiva. De acuerdo a esto:
Correccin: es el conjunto de actividades realizadas para eliminar o
subsanar lo que no ha salido bien (no conformidad). Una correccin
ataca directamente el problema.
Accin correctiva: es el conjunto de actividades emprendidas para
eliminar la causa de algo que no ha salido bien o de una no conformidad

1.

2.
3.
4.

detectada u otra situacin indeseable. La accin correctiva ataca la

causa de la no conformidad.
Una correccin no evita que el problema se vuelva a reproducir,
entretanto la accin correctiva es en cierta forma un proyecto de mejora,
es un reto que se plantea la organizacin para no volver a incurrir en los
mismos errores.
La accin correctiva no puede ser tomada sin primero hacer una
determinacin de la causa de la no conformidad. A dems la extensin y
la eficacia de la accin correctiva depende de la identificacin de la
verdadera
causa
raz.
El Anlisis de causa, es la base de la No Conformidad, si el problema no
est bien identificado, es muy probable que el resto no sirva de nada. Se
requiere:
Hablar con las partes intervinientes: realizar reuniones y que
cada una de las partes pueda opinar, esto ayudar a ver el problema
desde varios ngulos, ya que cada persona observa cosas diferentes.
Luego se realiza un filtro de la informacin.
Llevar y observar estadsticas: Por ejemplo, se observa que en el
ltimo trimestre las ventas bajaron considerablemente. Quizs es una
tendencia que se da en la misma poca del ao, entonces no es un
problema, es una variable que no podemos controlar. Lo que deberamos
hacer en ese caso es estar preparados para afrontar la poca. Por eso es
muy necesario recopilar toda la informacin posible.
Hallar la raz del problema: Esta parte es de gran importancia.
Unas de las tcnicas ms conocidas, son
Lluvia de Ideas: Identificar las causas de un problema, generar
soluciones creativas para el mismo, o proponer acciones de mejora, por
medio de la expresin de un nmero extenso de ideas que sean
aportadas por todos los integrantes de un grupo, en un ambiente
relajado.
Automotivacin: Es una tcnica grupal que permite a un equipo de
trabajo reducir una extensa lista de posibles causas.
Cinco por qu: Es una tcnica sistemtica de preguntas utilizada
durante la etapa de anlisis de problemas para encontrar las causas
posibles de un problema
Diagrama de Causa Efecto o espina de pescado: Es una
representacin de varios elementos (causas) de un sistema que pueden
contribuir a un problema (efecto). La cabeza del pescado que es el
producto, servicio, no conformidad o problema que se desea analizar; las
espinas o flechas que rodean la espina dorsal, indican los factores
principales y subfactores que intervienen.
Implementar
acciones
correctivas
y
preventivas: que
garanticen que se evite su recurrencia o su ocurrencia, adems de
buscar la mejora continua.

1.
2.
3.
4.
5.

Estandarizar los procesos: para que las actividades de mejora se

puedan aplicar en las dems rea de la empresa y resalte la
participacin de los funcionarios.
Retroalimentacin: permite la definicin y el establecimiento de
las respectivas acciones correctivas en el flujo de trabajo.
Un sistema de calidad, debe ser capaz de establecer un procedimiento
documentado para definir los requisitos para:
Revisar las no conformidades
Determinar las causas de las no conformidades
Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que
las no conformidades no se vuelvan a presentar
Determinar e implementar acciones necesarias
Registrar los resultados de las acciones implementadas
Revisar las acciones correctivas o preventivas implementadas

38 40 42 - 45
Es muy importante distinguir los efectos de las causas, estas no deben detenerse
en la primera bsqueda, pues se deben analizar y evaluar las acciones tomadas
en el pasado, de esta manera verificar, su efectividad y su orientacin hacia
medidas de prevencin. Para ello se debe:
1. Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes);
2. Determinar las causas de las no conformidades;
3. Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no
conformidades
no
vuelven
a
ocurrir
4. Determinar e implementar las acciones necesarias
5.
Registrar
los
resultados
de
las

sanciones

tomadas

6. Revisar las acciones correctivas tomadas

18 - 17
Las no conformidades son el resultado no deseado de un trabajo realizado, buscar
la razn de ese resultado es el principio para eliminar la NC, se debe actuar sobre
los efectos visibles para mitigarlos y encontrar las causas que lo generaron para
eliminarlas, ya sea por capacitacin, reevaluacin del proceso, etc. Es decir, se
debe recurrir, no a la correccin del problema que solo lo elimina en el momento
pero no el futuro, sino a una accin correctiva donde haya una solucin real, que
analice las causas y solucione tanto presente como futuro, estabilizando el
proceso.

38 40 42 - 45

Es importante realizar un anlisis individual de cada no conformidad, a

profundidad, identificando el proceso al que fue asignada; de esta manera, se
obtienen los posibles efectos de esta no conformidad, los responsables de las
actividades asociadas y as, las causas. Para esto, se puede utilizar herramientas
administrativas tales como el anlisis de causas-espina de pescado, balanced
scorecard, entre otros. Posteriormente, se debe establecer los canales de
comunicacin de manera que sean fuertes y adecuados para empezar a aplicar
las mejoras planteadas, interponiendo siempre la integracin del personal
involucrado. El recurso humano es el primer punto a tener en cuenta, ya que es de
gran importancia porque son los que conocen el proceso y en ultimas, las causas
de la no conformidad. Igualmente, es importante mantener continuamente
mecanismos de retroalimentacin.

17 - 18
Errores siempre los hay, lo importante es detectarlos, arreglarlos y poner en
prctica medidas para que no se vuelvan a producir y esto es lo que se pretende
con el tratamiento de la no conformidad, con sus acciones correctivas y con las
acciones preventivas.
Para evitar la incurrir en las no conformidades se deben tomar muchas medidas
preventivas entre las cuales se pueden citar:

Socializacin a todos los funcionarios de la empresa de los procedimientos,

procesos y formatos utilizados en cada rea, esto para evitar una no
conformidad por desconocimiento de funciones y responsabilidades.

Revisin de las no conformidades encontradas en auditorias anteriores y

evaluar las causas por las cuales se generaron, tomar las medidas al respecto,
ejemplo si es producida por fallas en la maquinaria, se debe realizar los
mantenimientos correspondientes en periodos regulares.

Capacitar constantemente al personal de la empresa

Socializar todos los cambios que se realicen en la empresa por mnimos que
sean.

Documentar todos los procedimientos

Cuando no sea posible aplicar alguna medida, por la simple razn de que no
hay medida posible que controle la no aparicin nuevamente del motivo que da
lugar al incumplimiento hay que explicarlo.

La creacin de no conformidades, el seguimiento y la firma deber estar

contemplado en las descripciones de puestos de trabajo (funciones).

La exposicin del incumplimiento tiene que es clara: qu ha pasado? cul es

la norma? cundo?, dnde? y todo debe quedar impreso en el documento
"no conformidad", aportando la documentacin y pruebas necesarias.

En la revisin anual del sistema de gestin de calidad debern exponerse todas

las no conformidades del ao y su situacin actual, comentar las no
conformidades crticas, las medidas correctivas, preventivas, los resultados de
las mismas.

En los procesos de auditoras, se deben controlar especialmente las no

conformidades abiertas.

El que una organizacin tenga ms o menos no conformidades, no implica nada

negativo, es ms puede ser seal de control, es importante que todas las no
conformidades estn abiertas antes de las auditorias y perfectamente controladas
y en conocimiento de los empleados implicados o no en las mismas.

Las No Conformidades detectadas por las auditorias, tendrn un seguimiento

especial, cumpliendo el procedimiento para el tratamiento de las
No Conformidades.

Determinar las causas de las no conformidades,

Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no

conformidades no vuelvan a ocurrir.

Registrar los resultados de las acciones tomadas,

Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas

Como determinar las no conformidades potenciales y sus causas.

Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades,

38 40 42 - 45
La estrategia para mitigar una no conformidad se basa en los siguientes pasos:

Correccin
Anlisis de la causa
Accin correctiva

De acuerdo con la norma ISO 9000:2005 Fundamentos y vocabulario para los

sistemas de gestin de la calidad una no conformidad es el no cumplimiento de un
requisito, correccin es la accin tomada para eliminar una no conformidad
detectada, y accin correctiva es la accin tomada para eliminar la causa de una
no conformidad detectada u otra situacin indeseable.
Para encontrar las causas de una situacin determinada es til implementar
herramientas de la calidad tales como,
Diagrama de espina de pescado, este permite analizar las diferentes causas
asociadas a un efecto ya conocido, por tanto permite visualizar las causas
asociadas a una no conformidad.
Otras herramientas tiles son el Diagrama de Pareto, Diagrama de dispersin.

18 16 - 17

Existen aspectos bases fundamentales para lograr que las no conformidades sean
mitigadas:
En primer lugar de base se deben tomar acciones la principal para mi es que todas
las personas de una empresa o institucin conozcan a profundidad los manuales,
normas, procedimientos, y formatos que utiliza su empresa principalmente lo
concerniente al tema de desempeo de su labor, la induccin en personas nuevas
que llegan a una empresa, y la re induccin de los empleados cuando hay
variaciones o actualizaciones de procesos , o procedimientos internos, creo que
hablar el mismo idioma es fundamental.
Las auditorias son un excelente medio de mitigar esto, ya que en ella se ven
fortalezas y debilidades y adicionalmente se logra conocer exactamente donde se
est incumpliendo con algo, donde est bien y que necesitan mejorar, si se toma
esto para emprender planes de mejoramiento que ataquen estos problemas y
fortalezcan lo buena siempre el cambio ser hacia adelante.

16 - 18

Es muy importante que el rea auditada enve acciones correctivas que apunten a
eliminar esta no conformidad y en lo sucesivo implementar oportunidades de
mejora para que no vuelva a ocurrir, adems por parte del rea de Control Interno
realizar auditoria de seguimiento a estas no conformidades.
18 - 17

Para lograr que las no conformidades sean mitigadas o eliminadas se debe realizar
una inspeccin minuciosa con el fin de evitar la ocurrencia mitigando cada aspecto
que se presente.
Es de vital importancia que la alta gerencia est realmente comprometida con todos
y cada uno de los aspectos de la organizacin, ya que sin el apoyo de esta
dependencia, no se podra lograr ningn objetivo.
Debe de haber una persona encargada con el fin de poder realizar un completo y
minucioso seguimiento con el fin de reducir al mximo las no conformidades y
realizar una retroalimentacin en todos los procesos.

17

se debe realizar un procedimiento documentado para definir los requisitos para:

- revisar no conformidades
- evaluar las necesidad de apotar acciones para asegurarse de que las no
conformidades no vuelvan a ocurrir
- determinar las causas de las NC
- determinar e implemetar acciones correctivas
- registrar los resultados de las acciones tomadas
-revisar las acciones tomadas

18 - 17

Aun cuando los procedimientos y controles buscan asegurar que los procesos
permanezcan bajo control, es inevitable que hallemos no conformidades, para
mitigarlas es necesario conocer la causa que la genero, as mismo lo ideal es
eliminarlas por lo que al conocer la causa raz de esta debemos conocer si en
auditorias pasadas haba sido detectada y revisar las soluciones que en su
momento le dieron, lo ideal no es mitigar la no conformidad sino eliminarla ya que
esto podra afectar econmicamente a la entidad.

Por otra parte definitivamente es importante que estas no conformidades sean

recurrentes por lo que debemos asegurarnos que al presentarse y al dar una
recomendacin esta sea ejecutada al 100%.

18 - 16
Tambin es importante establecer buena comunicacin con el personal de la
empresa, y vincularlo en el desarrollo de actividades enfocadas a la mitigacin de
las no conformidades, dentro de ellas se encuentra:

La Identificacin de causas y consecuencias

Actualizacin de metas y estndares
Identificacin de las oportunidades de mejora
Diseo del plan de mejora y seguimiento
18 -16 - 17
Es importante identificar cules son las posibles no conformidades que se estn
presentando, una vez identificadas, conformara un equipo de trabajo para analizar
y estudiar el porque de la no conformidad, buscando mitigar el impacto ya solucin
de la misma.
Otro punto importante es realzar inspecciones de calidad y capacitaciones al
personal, con el fin de que conozcan ms a fondo los objetivos de la empresa y que
los mismos tengan ms efectividad en las acciones correctivas antes de presentarse
no conformidades.
18

- 17

Para lograr que las no conformidades sean mitigadas o eliminadas se debe

realizar una inspeccin minuciosa con el fin de evitar la ocurrencia mitigando cada
aspecto que se presente.

Es de vital importancia que la alta gerencia est realmente comprometida con

todos y cada uno de los aspectos de la organizacin, ya que sin el apoyo de esta
dependencia, no se podra lograr ningn objetivo.
Debe de haber una persona encargada con el fin de poder realizar un completo y
minucioso seguimiento con el fin de reducir al mximo las no conformidades y
realizar una retroalimentacin en todos los procesos.

17- 18

Como sabemos las no conformidades son detectadas por las auditoras internas
cuyo objetivo es definir el control e investigacin de las no conformidades y la
implantacin de acciones correctivas y preventivas con el fin de corregir y evitar
las desviaciones de cualquiera de los elementos SGC, teniendo en cuenta lo
anterior es de suma importancia que exista una revisin regular por un personal
calificado para determinar que el sistema de control interno en general es el
adecuado y mediante pruebas constantes determinar que han resultado
operativamente efectivos.

si no hay evidencia -no hay no conformidad

si si hay evidencia - esta debe ser documentada.

16

- 17

Otro aspecto importante es que la organizacin debe contar con un personal

adecuado y calificado en el rea adecuada, tambin es muy importante capacitar
el personal en cuanto a auditorias para as tratar siempre de mejorar los procesos
productivos de la organizacin. Las falencias que se presentan a nivel de
auditoras y los procesos mal realizados, son desconocimientos de las personas y
por eso los procesos salen mal. Es importante que los coordinadores o gerentes
capaciten todo su personal no solo en reas referentes a sistemas de calidad sino
tambin en cuanto tecnologa, marketing entre otros para ser cada da ms
competentes en un mercado globalizado.

16 -18

Es muy importante realizar un anlisis de causa y registrar las causas

encontradas. Detectar las no conformidades y tomar las acciones correctivas para
las no conformidades encontradas y hacer el respectivo seguimiento para
comprobar que el objetivo se haya logrado.