INTRODUCCIN

1.- Objetivos bsicos para dominar MS Project 2013:

Conocer y ser capaz de planificar un proyecto de forma sencilla y eficaz.

Aproximacin al software de gestin de proyectos ms utilizado del mercado.
Alternativas al coste por licencia opensource.

2.- Considera que los contenidos mnimos a revisar para dominar Ms Project son:

Ciclo y planificacin de un proyecto.

Limitaciones y asignacin de recursos. Gestin de costes.
Temporalizacin y validacin del plan.

Tutorial Ms Project 2013Ms Project 2013 es un gestor de proyectos integrado dentro de

un entorno ofimtico como es Ms Office 2013, aunque puede adquirirse por separado.
Ms Office Professional Plus 2013 incluye Ms Project Professional 2013 dedicado a la
gestin de proyectos PPM.
Se suele usar en entornos corporativos y profesionales, utilizndose menos en el mbito
domstico.
Para empresas y profesionales facilita enormemente la programacin de tareas, la
gestin de recursos y el control de costes. Con MS Project 2013 podemos comunicarnos
y coordinar proyectos con el resto del equipo sin salir de la aplicacin
(videoconferencia/llamada de Skype, Lync, chat, email o unirse a reuniones online).
3.- Novedades Ms Project 2013.
Al igual que el resto de aplicaciones que componen Office 2013, el espacio de trabajo
aparece mucho ms despejado y ordenado respecto a versiones anteriores.
Funcionalmente destacamos:
Un nuevo conjunto de informes con opciones grficas inditas que permiten generar
reportes ms claros para sus destinatarios. Informes de evolucin personalizables:
Trabajo planificado, completado y restante aparecen como lneas de un grfico.
En los diagramas de Gantt se aporta ms claridad en las lneas de tareas mediante el uso
de colores. Vemos claramente hacia donde evoluciona nuestro proyecto.
Aplicaciones que trabajan conjuntamente con Project son Lync 2013; que permite
conectar a todos los miembros del equipo sin salir de la aplicacin. Trabajo en la nube

con Onedrive (antes Skydrive), que nos permite disponer de archivos compartidos en
cualquier dispositivo conectado a la red. Junto a los servicios online Ms Office 365 y
Sharepoint, que facilitan enormemente compartir el trabajo para grupos.
Es compatible con anteriores versiones: Escalas de tiempo, rutas de acceso a tareas,
costes, recursos y asignaciones, etc, Conexin de Ms Project a Visio y de MS Project a
Excel con tablas dinmicas.
Nuevas plantillas: Libro de Excel, lista de tareas de Sharepoint, administracin de
proyectos gil, crear un presupuesto, valor acumulado, plan de proyecto sencillo, plan
empresarial, informe anual, planeacin de una campaa de marketing, fusin o
evaluacin de la adquisicin, ciclo DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve,
Control) para la mejora incremental, metodologa Seis Sigma, tecnologa y
cumplimiento de SOX (Ley Sarbanes-Oxley), servicio de atencin al cliente y
lanzamiento de un nuevo producto.
4.- Introduccin a la gestin de proyectos asistida por ordenador.
Cada proyecto se compone de una serie de tareas interrelacionadas, con una fecha de
inicio y una duracin, que determinaremos basndonos en la experiencia o en tcnicas
de estimacin. Para llevar a cabo estas tareas les asignaremos recursos (personas,
materiales, instalaciones etc.) que tendrn una disponibilidad y un coste. Una vez
realizada la planificacin temporal, Ms Project 2013 nos ayudar en el seguimiento
diario:
Revisando si se cumplen las fechas de finalizacin de tareas.
Vigilando si son necesarios ms recursos para el cumplimiento de plazos. Controlando
si se mantienen los costes durante el proyecto.
En un proyecto deberemos controlar distintas variables como la duracin, los recursos
necesarios para llevarlo a cabo y su coste. Por ejemplo si planificamos un proyecto para
el desarrollo de una aplicacin, este tendr una fecha de entrega y un presupuesto que
deberemos respetar.
Gracias a la planificacin y posterior seguimiento del proyecto podemos evitar
incumplir plazos o desviaciones del presupuesto inicial. La falta de planificacin suele
ser causa de retrasos, aumento de costes y baja calidad en muchos proyectos.

4.1 Ventajas:

Planificar conlleva beneficios.

Existen herramientas y metodologas para administrar adecuadamente los costes

y nuestro tiempo.
Las habilidades para gestionar proyectos se pueden desarrollar.
El tiempo es un recurso democrtico, todos tenemos el mismo.
Si realizamos un seguimiento del desarrollo de nuestros proyectos, podemos
aprender de nuestros errores.

5.- Breve introduccin a las fases de un proyecto.

Ms Project es una herramienta muy avanzada. Su inclusin como herramienta ofimtica
puede llevarnos a equivoco pues se adapta tanto a trabajos personales y de PYMEs
como a grandes proyectos de empresas. As que ests ante una gran herramienta,
aprovchala para para planificar y realizar el seguimiento de proyectos de manera
ptima!
Las fases previas en la gestin de proyectos son:

Definicin de los objetivos del proyecto.

Estudio de la viabilidad del proyecto.
Estimacin del tiempo, coste y esfuerzo requeridos.
Planificacin temporal.
Seguimiento y adaptacin a los cambios.

Utilizaremos Ms Project 2013 para vigilar si se va cumpliendo la planificacin.

Conforme el proyecto vaya avanzando actualizaremos peridicamente el proyecto con
datos reales. Si alguna tarea se sale del calendario previsto tendremos que reorganizar
las tareas o reasignar recursos para solventarlo, o hacer reestimaciones ms concretas.
Para llevar a cabo esta gestin, Ms Project combina varias tcnicas para estimar la
duracin de un proyecto, el diagrama de Gantt, el diagrama de PERT (Programme
Evaluation and Review Technique) tambin conocido como diagrama de red, est
basado en clculos estadsticos y el Mtodo de la ruta o camino crtico CPM, que
estudiaremos con mayor detalle en siguientes captulos.
6.- En qu consiste un Proyecto?
Un proyecto es una actividad planificada a priori orientada a la consecucin de unos
objetivos de manera eficiente.

Para llegar a nuestra meta tendremos que contar con recursos que pueden ser tangibles
como los recursos econmicos o los recursos humanos e intangibles como el tiempo, la
experiencia, prestigio de la compaa, conocimiento, etc.
Un proyecto suele estar comprendido por una fecha de inicio, una serie de etapas
intermedias y un fin. En l se expondrn las tareas, plazos de ejecucin y costes.
Existirn tareas que se realizarn paralelamente y otras que no podrn comenzar hasta
que no termine la fase previa. Por eso una demora en una fase anterior provoca
desajustes en las etapas posteriores. Hoy en da se utiliza software precisamente para
recalcular al instante cualquier variacin en los plazos de ejecucin.
El proyecto por definicin ha de tener previamente descritas todas las operaciones,
luego vendr la etapa de ejecucin, con sus desviaciones y soluciones bien sobre la
marcha o fruto de los controles del proceso.
Para realizar un proyecto bien estructurado recomendamos seguir el conjunto de pasos,
que estudiaremos a continuacinDirigir bien, es hacer que los dems tengan xito.
ENTORNO DE TRABAJO DE MICROSOFT PROJECT
Cuando ejecutamos el programa mediante un doble clic en el acceso directo del
escritorio, y tras aparecer en pantalla unos instantes el logotipo de Project Professional
2003 "aterrizamos" en la pantalla principal del programa. Para salir del mismo
deberemos hacer un clic sobre la X de la ventana ms exterior (arriba del todo a la
derecha) o bien pulsando sobre la opcin Salir del men de Archivo (Men Archivo Salir).
Inmediatamente nos encontramos con el entorno de trabajo de MS Project: Su pantalla
principal. Una buena opcin, para empezar, puede ser cerrar el panel de tareas
Inicio como indica la siguiente figura:

El que dicho panel aparezca o no aparezca al comienzo de la sesin es responsabilidad

de la casilla de verificacin que se encuentra tras el Men de Herramientas Opciones (desde donde se configuran todos los productos Microsoft), solapa General:

Por qu cerrarlo? Porque ofrece posibilidades tales como acceder a la ayuda on-line
(si estamos con conexin permanente a Internet) sobre el programa, buscar ayuda
sobre el tema que tecleemos en el panel de buscar que presenta, o bien abrir alguno de
los archivos de proyecto recientemente utilizados, o bien crear un proyecto nuevo:

Estas ltimas opciones, las podremos realizar desde el Men desplegable de Archivo Abrir.

Por lo tanto, para no "comer pantalla" es aconsejable cerrar este panel.

FUNCIONALIDADES DE LAS HERRAMIENTAS DE MICROSOFT PROJECT
Microsoft Project es una herramienta de trabajo para administradores y jefes de
proyectos, utilizada para organizar y seguir las tareas de forma eficaz, para evitar
as los retrasos y no salirse del presupuesto previsto. Bsicamente, crea programas y
sigue su proceso, adems de calcular costos. Se puede complementar con elementos
de Microsoft Excel. Existen muchos tipos de herramientas dentro de este software, de
forma que el anlisis de los datos es mucho ms sencillo. Sin embargo, aqu
nombraremos las principales:

Microsoft Project ayuda a los empresarios a mantener organizados los proyectos

Ruta crtica: Se realiza una vez que todos los datos estn ingresados. De esta
forma de obtienen datos relevantes como los tiempos de inicio y trmino ms cercanos y
ms lejano de cada actividad, o las holguras.

Diagrama de Gantt: Se muestra por default. Esta grfica ilustra la

programacin de actividades en forma de calendario, en el que el eje horizontal
representa el tiempo, y el vertical las actividades. Se sealan con barras los tiempos de
inicio y trmino de la actividad, su duracin y su secuencia. La actividades crticas se
muestra en rojo, las otras en azul. Las actividades que tienen otras secundarias dentro se
muestran en color negro.

Sobrecarga de recursos: Significa que le estamos asignando a un recurso

humano ms tareas de las que puede realizar. Esto lo podemos observar en la
herramienta Grfica de Recursos del men Ver.

Resumen de Proyecto: Nos brinda diferentes tipos de informacin, como las

fechas de inicio y trmino del proyecto en la parte superior, la duracin, las horas totales
de trabajo, los costos, el estado de las tareas y de los recursos.

Clculo de costos: Calcula los costos de los recursos y la mano de obra, una vez
que los recursos son asignados a cada tarea. Hay dos tipos de reportes: el flujo de
efectivo es un reporte del gasto semanal- y el requerimiento de materiales.

Control de proyecto: Cuando ya se han introducido todos los datos necesarios

para realizar la ruta crtica, y se ha establecido el programa de proyecto como se desea,
se puede salvar como lnea base. Esto permitir compararla con las modificaciones que
se le vayan haciendo al proyecto
La ltima versin de Microsoft Project es la 2010, con nuevas caractersticas, entre
las que podemos incluir: una interfaz mejorada -la barra de herramientas se ha
cambiado por la cinta de opciones, se encuentran comandos rpidamente-, nuevas
opciones de visualizacin, la personalizacin de vistas ha sido mejorada respecto a
ediciones anteriores, la programacin puede ser manual, y la colaboracin ha sido
mejorada. Adems, es compatible con ediciones anteriores.