Propuesta de Prctica Acadmica

Modalidad Prctica Empresarial

Departamento de Ingeniera Industrial

Identificacin del estudiante

Nombres y apellidos
Documento de identidad
Telfono
Semestre acadmico
E-mail
Fecha de inicio de
actividades
Fecha de entrega de la
propuesta

Christian David Echeverri Vanegas

1.035.424.979
305 308 8664
10
Cdavid.echeverri@udea.edu.co
12 de Mayo
27 de Junio

Identificacin del asesor interno (U. de A.)

Nombres y apellidos
Telfono
Oficina
E-mail

Pablo Andrs Maya Duque

219 85 76
21-415
pablo.maya@udea.edu.co

Identificacin del asesor externo (empresa)

Nombres y apellidos
Telfono
Direccin
E-mail
Cargo

Mara Leonor Herrera Serna

2198233
leonor.herrera@udea.edu.co
Coordinadora planeacin logstica

Identificacin de la empresa
Nombre de la empresa
Direccin
Ciudad
Telfono
Actividad econmica

Universidad de Antioquia
Gestin logstica e infraestructura
Medelln
2198233
Institucin Estatal

TTULO DE LA PROPUESTA Propuesta de un sistema de gestin y

control administrativo centralizado para el departamento de
transporte de personas y bienes de la Universidad de Antioquia.

Introduccin
El departamento de transporte de personas y bienes de la Universidad de
Antioquia es la encargada de administrar el parque automotor, se
encuentra equipada de vehculos (automviles, camionetas, volquetas,
buses, furgonetas) que prestan servicios para el normal desenvolvimiento
de las actividades de la Institucin, bienes que necesitan un control
administrativo permanente y riguroso. As como tambin es necesario
llevar un registro detallado de la informacin de los vehculos y su
constante movilizacin para un control administrativo.
Este departamento vela por hacer uso eficiente de su patrimonio para
poder brindar un buen servicio a toda la comunicad acadmica. Este
departamento transporta de un lugar a otro, bienes y personas, a
diferentes partes de la ciudad tanto como a las afueras de ella y sedes
externas.
Actualmente, los datos obtenidos con respecto a los servicios prestados
son registrados en plantillas de Excel de una manera poco organizada sin
ninguna cultura documental, de manera descentralizada, impidiendo tener
un control de la operacin, limitando la agilidad en la gestin de la
informacin. Debido a ello se establece la necesidad de creacin de un
sistema de informacin con una infraestructura y plataforma que permita
la centralizacin de los datos manejados desde el punto de vista de flujos
operacional (flujo financiero y flujo de informacin) que permita hacer una
buena gestin del departamento, su estandarizacin y rapidez en los
procesos, garantizando el almacenamiento y entrega de informacin
coherente, con mejor disponibilidad y alto grado de seguridad.
Adems de esto no se cuenta con registros ni estadsticas exactas y
rpidas de manera centralizada acerca de los gastos de mantenimiento de
la flota vehicular (seguros, mantenimiento, gastos en combustible, etc.), lo
cual limita a la gerencia de logstica cuando solicitan nuevos recursos para
el desempeo de sus funciones.
Actualmente el departamento de transportes no cuenta con ningn
sistema
informtico
propio
y
estandarizado
que
controle
administrativamente el uso vehicular, lo cual da como resultado una
operacin ineficiente. La informacin y el manejo administrativo es
mediante forma visual,y bajo
entrevistas al supervisor
que

Administrativa la flota vehicular de la universidad se puede ver

proceso de administracin realiza de forma semi-manual.

que el

Con la propuesta de un sistema que pueda gestionar y administrar la flota

vehicular , se espera brindar una herramienta que mejore de forma
significativa los controles y procedimientos actuales, mediante la
asignacin inmediata de vehculos a las unidades solicitantes de acuerdo a
su disponibilidad al igual que tener un control de la operacin desde los 3
flujos logsticos.

Objetivo General
Proponer un sistema de gestin y control administrativo centralizado para
el departamento de transporte de personas y bienes de la Universidad de
Antioquia.
Objetivos Especficos

Efectuar un diagnstico y evolucin del estado actual de la

administracin del departamento de transporte de personas y
bienes de la Universidad de Antioquia.
Proponer y determinar los requerimientos de un modelo informtico
para la gestin y control del parque automotor de la Universidad de
Antioquia.
Establecer los criterios de servicios y diseo del sistema de gestin
de flota.
Revisar las tecnologas y servicios vinculados a los sistemas de
gestin de flota vehicular existentes para disear la solucin idnea
para la Universidad de Antioquia.
Realizar un estudio de costos para la implantacin del modelo
informtico.
Presentar las metodologas bsicas para la evaluacin y diagnstico
del departamento de transporte de la Universidad de Antioquia.

Marco Terico

Que es un Sistemas de Gestin?

El control de gestin es un medio de recoleccin de informacin para
ayudar a dirigir una organizacin, permite la coordinacin del proceso
ayuda a formular planes y a controlar decisiones. Todo ello implica un
aporte sustancial para que una empresa alcance su desarrollo.

Los sistemas de gestin y control son mecanismos que la gerencia utiliza

para ejercer su funcin directriz y permitir que la organizacin cumpla sus
objetivos en trminos de eficacia y eficiencia.
Un buen sistema de control de gestin toma en cuenta el comportamiento
de quienes lo utilizarn para conseguir el logro de los objetivos
institucionales. No tiene como fin encontrar grados de culpabilidad ni tiene
fines fiscalizadores, sino permitir que todas las dependencias de una
organizacin cumplan con sus objetivos parciales para permitir el logro de
los objetivos totales o generales.
.Que es una Flota vehicular?
Se denomina flota de transporte a un conjunto de vehculos destinados a
transportar mercancas o personas y que dependen econmicamente de la
misma empresa. El transporte profesional por carretera, tanto de
pasajeros como de mercancas, es esencial para garantizar un adecuado
desarrollo social y econmico en nuestro pas, as como para el logro de
una mayor cohesin del territorio. Se pueden distinguir tres tipos de flotas
de transporte segn su tamao:
Flotas pequeas: normalmente de carcter familiar con un propietario
autnomo y algunos conductores familiares o asalariados. Suelen tener
hasta 5 6 vehculos y la mayor parte de su trabajo lo hacen para un
cliente o una gran empresa. El departamento de trfico es poco
importante y suele ser el propietario de la empresa el responsable de su
actividad. El consumo de carburante es muy variable y difcil de
cuantificar.
Flotas medianas: con un nmero de 6 a 30 vehculos. Suele tratarse de
pequeas empresas familiares que han crecido aprovechando una buena
gestin y especializndose en nichos de mercado o mercados emergentes.
Estas empresas suelen tener ya una amplia cartera de clientes en los
mbitos nacional e internacional. Cuentan con un departamento de trfico
de relieve, gestionado por una persona de confianza de la direccin. A
medida que aumenta el nmero de vehculos, la estructura de la empresa
puede crecer hasta tener talleres de reparacin, almacenes y depsitos de
carburante propios.
Flotas grandes: son empresas que cuentan con un elevado nmero de
vehculos. Los vehculos pueden ser propios o subcontratados a
autnomos. Pueden llegar a tener delegaciones en diferentes lugares del
pas y actan en muchas ocasiones como operadores logsticos y de
distribucin de grandes marcas. Suelen tener vehculos de diferentes tipos
para diferentes servicios de transporte.
Que es un sistema de Gestin de Flota Vehiculares?
El Servicio Gestin de Flotas es un sistema de localizacin y seguimiento
vehicular basado en tecnologa web y/o inalmbrica. Esto tiene como
principal ventaja poder monitorear desde cualquier lugar con acceso a
Internet o desde un centro de monitoreo segn sea la magnitud del
sistema y los fines para los cuales sea provisto, de manera rpida y fcil
los vehculos que tenga asignados a una cuenta

La importancia de la Gestin de la Informacin

La informacin se define como un conjunto de datos acerca de algn
suceso, hecho o fenmeno, cuyo propsito es reducir la incertidumbre o
incrementar el conocimiento acerca de algo en particular.
Actualmente, la informacin se considera un recurso que es preciso
gestionar eficazmente, tal como los recursos financieros, tecnolgicos,
materiales y humanos. La informacin como un soporte de transmisin de
conocimientos es hoy en da, en algo vital para el ser humano y su
actividad empresarial.
La Gestin de la informacin es un proceso que incluye tareas como
recoleccin, manipulacin, tratamiento, depuracin, conservacin, acceso
de la informacin adquirida por una organizacin a travs de diferentes
fuentes y que adems monitorea el acceso y los derechos de los usuarios
finales sobre la misma a fin de apoyar a los directivos en la toma de
decisiones.
Metodologa
El presente trabajo de prctica acadmica se basa en la metodologa del
ciclo PHVA. El
Ciclo PHVA que significa Planear-Hacer-Verificar-Asegurar. Es una
metodologa de mejoramiento continuo de procesos mediante la
realizacin de tareas respectivas.
Vale la pena aclarar (debido al corto tiempo que dura la prctica
acadmica (6 meses)) que el alcance del trabajo es proponer un modelo
de administracin para la flota vehicular de la Universidad de Antioquia y
no su implementacin ni su ejecucin, por lo cual la parte de asegurar
quedara pospuesta debido al alcance del trabajo.

PLANEAR:
En la fase de planeacin se debe realizar primero una revisin y
conocimiento actual del proceso, leyendo toda la documentacin acerca
de este, conociendo como funciona, quien son los encargados, como se
opera, cules son sus objetivos, sus alcances, Esta es la fase previa de
capacitacin y conocimiento de todo el funcionamiento del proceso de
transporte de la Universidad.
Despus de esto se har una revisin bibliogrfica y de informacin de
toda la documentacin del parque automotor, de las leyes que lo rigen, las
resoluciones, y referentes bibliogrficos , teora e investigaciones acerca
de la administracin de una flota de transporte, informacin de otros
autores e investigaciones , trabajos de grados que hayan hecho
relacionados al tema de flotas vehiculares con el fin de contextualizar y
tener como referente que apoyen lo terico en cuanto al problema a tratar.
HACER:

Finalmente, cuando ya se conozca de manera detallada el proceso se

realiza un primer diagnstico para conocer la situacin actual mediante el
levantamiento de informacin, documentacin, que genere una mirada
panormica del proceso y ayude a escoger una posibilidad de mejora
para este.
Con base al diagnstico y al problema previamente detectado, se hace
una revisin bibliogrfica de investigaciones sobre el problema a tratar,
que ayude a justificar, concretar y tener como referente para poder dar
solucin a la problemtica encontrada.
La etapa siguiente a concretar el diseo del sistema de informacin a
partir de los requerimientos y necesidades de los usuarios finales y del
proceso. Ac se debe estudiar los procesos del departamento para dar
respuesta y solucin al problema encontrado. Para el desarrollo de esta
etapa se llevaran a cabo revisiones documentales, entrevistas a los
responsables o involucrados y as poder establecer los parmetros para
un sistema de gestin del parque automotor que cumplan con los
requerimientos y que pueda abordar el flujo de informacin de la
operacin, estas seran las etapas para poder seguir este plan:

Bsqueda y revisin de las tecnologas y servicios vinculados a los

sistemas de gestin de flota vehicular que apliquen al problema en
cuestin existente en el mercado.
Anlisis de factibilidad tcnica donde se evala si los sistemas que
estn disponibles en el mercado tienen las capacidades tcnicas
requeridas por cada alternativa del diseo que se est considerando.
Establecer los criterios de servicios y los requerimientos que el
sistema de gestin de flota debe poseer para una buena ejecucin y
administracin.
Diseo de planillas de informacin donde se describan y se detallen
los flujos de informacin del proceso.

VERIFICAR:
Despus de haber hecho un anlisis de los requerimientos del software, de
su diseo documental y de proceso se har un anlisis de factibilidad
tcnica, donde se considera si el departamento tiene el personal idneo
con experiencia tcnica requerida para disear, implementar, operar y
mantener el sistema propuesto. Se har una estimacin de costobeneficio de las diferentes alternativas escogiendo cual es la que
generara ms beneficio para la administracin del parque automotor y se
escoger la que ms se ajusta a la institucin para dar solucin al
problema.
Ya cuando se tenga hecho se har la documentacin y el manual de
procedimientos para el parque automotor de la Universidad de Antioquia.

Cronograma de Actividades
Wv 8-10

ACTIVIDADES

May
o

Juni
o

Juli Agost Septiembr Octubr Noviembr

o
o
e
e
e

Revisin bibliogrfica y
conocimiento del
proceso
Recoleccin de
informacin en el rea
de Transporte y
diagnostico
Anlisis de informacin
y documentacin
Anlisis de referentes
Etapa de diseo
Documentacin de
procesos

Resultados Esperados
Como resultados esperados del proyecto DISEO Y DESARROLLO DE
UN SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL CONTROL DE VEHCULOS
EN MISIONES OFICIALES DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA se
espera:

Conocer la situacin del parque auto motor de la universidad de

Antioquia
Tener un diagnstico de la administracin actual.
Proponer un sistema de informacin que costee la operacin, el flujo
de servicios y el flujo de informacin del proceso.
Conocer los datos de demanda de servicios, con el fin de una futura
mejora en el nivel de servicio.

Presupuesto
No es necesario la asignacin de recursos financieros, gastos de personal,
insumos, materiales y dems recursos para la realizacin del proyecto.
Referencias bibliogrficas

WALTON, Mary. El Mtodo Deming en la prctica. Bogot: Norma,

2004. 18p.

CIF-TRANS (2015). La solucin para empresas de transporte.

Disponible online: http://www.cif-trans.com

Chopra y Meindl (2013): Administracin de la cadena de suministro.

Editorial: Pearson.

Anaya (2009): El transporte de mercancas. Editorial ESIC.

Castellanos Ramrez, Andrs (2009): Manual de gestin logstica del

transporte y distribucin de mercancas. Editorial: Uninorte,
Universidad del Norte.

Cendrero y Truyols (2008): el transporte: aspectos y su tipologa.

Editorial: Delta

Nombre completo asesor interno

C.C. XXXXXXXX

Nombre completo asesor externo

C.C. XXXXXXXX