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Directora
SIOMARA HERNNDEZ SNCHEZ
Ingeniera Industrial
DEDICATORIA
A Dios. Por habernos permitido llegar hasta este punto con salud para alcanzar los
objetivos propuestos, adems por su infinita bondad y amor.
Tabla de Contenido
Pg.
INTRODUCCIN......20
1
1.1.1
1.1.2
1.1.3
Alcance .............................................................................................. 24
2.1.1
Resea histrica................................................................................. 26
2.1.2
Misin ................................................................................................. 28
2.1.3
Visin ................................................................................................. 29
2.1.4
Lema .................................................................................................. 29
2.1.1
Organigrama. ..................................................................................... 29
3.1.1
3.1.2
3.2
3.3
3.4
3.4.1
Descripcin ........................................................................................ 41
3.4.2
3.5
CERTIFICACIN ...................................................................................... 43
3.5.1
ETAPA DE DIAGNSTICO............................................................................. 48
4.1
4.2
ALCANCE ................................................................................................. 48
4.3
RESPONSABLES ..................................................................................... 48
4.4
AGENDA................................................................................................... 49
4.5
4.6
4.7
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
5.1.5
5.2
EXCLUSIONES ........................................................................................ 59
5.3
POLTICAS DE CALIDAD......................................................................... 59
5.4
5.5
CALIDAD: ........................................................................................................... 61
5.6
6
6.1.1
EFICACIA ........................................................................................................... 68
6.3
7
REGISTROS ............................................................................................. 68
7.2
7.2.1
7.3
7.4
7.4.1
7.4.2
7.4.3
Procesos de apoyo............................................................................. 76
7.5
7.6
8.2
8.3
CARACTERIZACIONES ........................................................................... 80
8.4
8.5
8.6
8.6.1
8.7
DOCUMENTOS .................................................................................................. 88
8.8
8.8.1
8.9
9
9.1.1
9.1.2
9.1.3
9.2
9.2.1
LISTA DE IMGENES
Pg.
Imagen 1. Escudo Colegio De Santander .............................................................. 25
Imagen 2. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor ....................... 37
Imagen 3. Modelo de un sistema de gestin de la calidad basado en procesos ... 39
Imagen 4. Estructura de la NTC ISO 9001:2008.................................................... 42
Imagen 5. Comit de calidad ................................................................................. 56
Imagen 6. Comit de calidad ................................................................................. 62
Imagen 7. Capacitaciones ..................................................................................... 63
Imagen 8. Capacitacin ......................................................................................... 63
Imagen 9: Socializacin ......................................................................................... 88
Imagen 10: Resultados encuestas docentes y directivos ..................................... 94
Imagen 11: Resultados estudiantes ...................................................................... 95
Imagen 12: Resultado encuesta padres de familia .............................................. 96
Imagen 13. Auditora............................................................................................ 107
11
LISTA DE TABLAS
Pg.
Tabla 1. Terminologa financiera
33
34
55
56
65
70
71
72
85
87
94
95
96
97
98
99
12
113
ANEXOS.
Anexo A. Control de documentos de origen interno
Anexo B. Control de registros.
Anexo C. Formato de caracterizaciones de los procesos
Anexo D. Diagnstico inicial, Colegio De Santander Bucaramanga
Anexo E. Indicadores de gestin
Anexo F. Cronograma de actividades del SGC
Anexo G. Organigrama del Colegio De Santander
Anexo h. Encuesta de satisfaccin
Anexo I. Plan de auditora 1
Anexo J. Informe de auditora 2
Anexo K. Temas de capacitaciones
13
GLOSARIO
14
15
16
17
RESUMEN
DESCRIPCIN:
1
Con el desarrollo de este proyecto se busc diagnosticar el estado real actual del colegio, para
consecutivamente determinar los procesos pertinentes para su diseo y documentacin del
Sistema Gestin de la Calidad, por medio de capacitaciones a la comunidad educativa,
sensibilizaciones a las partes interesadas en general, y evaluarlo por medio de la medicin, mejora
continua y finalmente efectuar dos auditoras internas. Continuamente, se realiz la planificacin
incluyendo al personal involucrado brindndoles capacitacin para as hacer que ellos sean
autnomos y responsables no solo en la parte acadmica sino tambin frente al sistema de gestin
de calidad. Finalmente elaborar la implementacin de todos los aspectos qu intervienen en el
SGC, para contribuir a mejorar el nivel acadmico de la institucin y superar afectivamente los
inconvenientes que se puedan presentar con la comunidad educativa.
Proyecto de grado
** Facultad de Ingeniera Fsico- Mecnicas, Escuela de estudios industriales y empresariales, Directora:
Ingeniera Siomara Hernndez Snchez
18
ABSTRAC
TITLE:
AND
IMPLEMENTATION,
IMPROVEMENT,
AUDIT,
COLOMBIAN
EDUCATIONAL SYSTEM.
DESCRIPTION:
At the present time the educational institutions has been interested on reach a better functionality
by developing the Quality Management System this is the reason why daily the amount of
institutions developing this process increases gaining multiple advantages including a better
performance, taking care of its customers and employees.
This work contains design, documents, implementation and evaluation of the Quality Management
System of COLEGIO DE SANTANDER educational institution under the accomplishment of ISO
9001:2008 guide in all processes.
By developing this project the real and current state of the institution was diagnosed to determinate
the adequate processes to design and documentation on Quality Management System by using
informative meetings and awareness strategies on involved parts and evaluate it using statistics
and continue improving processes and internally auditing the results two times.
The planning process, include the involved staff and its capacitation guaranteed their autonomy
and responsibility not only on the academic part but the Quality Management System. Finally the
creation and implementation of all Quality Management System related processes to contribute on
the academic level improvement of the institution and overcome to the educational community
affairs.
________________
*
Thesis Project
Faculty of Physical-mechanical engineering, school of Industrial and Business Studies, Director:
Engineer Siomara Hernandez Sanchez
**
19
INTRODUCCIN
20
El Colegio de Santander
21
1.1
22
23
1.1.3 Alcance
auditora
24
GENERALIDADES DE LA INSTITUCIN2
2.1
IDENTIFICACIN DE LA INSTITUCIN
25
Nace la idea de fundar un colegio laico, la cual fue propuesta por el Dr. Ricardo
Serpa Nova, abogado liberal y politlogo, representante a la cmara elegido en
1935. Se dio a la tarea de sacar adelante un proyecto de Ley con el apoyo del Dr.
Alejandro Villalobos Serpa (Vicepresidente de la Cmara) y otros ilustres
personajes que apoyan la causa. Proyecto que fue contemplado bajo la Ley 65 del
30 Nov. Con la suma de $50.000 para la fundacin del Colegio de Santander de
Segunda Enseanza.
En 1937 inicial labores con 448 estudiantes de escuela primaria, Escuela Industrial
y escuela de Bachillerato. Para su inauguracin oficial el da 7 de agosto de 1936,
en la tarjeta de invitacin aparece copiada la letra del coro del Himno del colegio,
26
iglesia,
27
Los ngeles
Bucaramanga
Mercedes Abrego
Rincones de Paz
Simn Bolvar
A finales del ao 2.009, le fue integrada una nueva sede Repblica de Venezuela
Sede H. En la actualidad rige los destinos del Colegio de Santander
Pbro.
2.1.2 Misin
28
2.1.3 Visin
2.1.4 Lema
2.1.1 Organigrama.
29
3.1
MARCO TERICO
EVOLUCIN DE LA CALIDAD3
30
Calidad segn Juran tiene mltiples significados. Dos de esos significados son
crticos, no solo para planificar la calidad sino tambin para planificar la estrategia
empresarial.
Calidad: Se refiere a la ausencia de deficiencias que adopta la forma de: Retraso
en las entregas, fallos durante los servicios, facturas incorrectas, cancelacin de
contratos de ventas, etc. Calidad es " adecuacin al uso".
31
La triloga de Juran
Procesos de la triloga
Terminologa Financiera
Planeacin de la Calidad
Control de la calidad
Mejora la calidad
33
11.Desarrollar producto
12.Caractersticas del producto
13.Optimizar diseo del producto
14.Objetivos del producto
15. Desarrollar proceso
16. Caractersticas del proceso
17. Optimizar probar la capacidad del proceso
18. Proceso listo para ser transferido
19. Transferir a operaciones
20. Proceso listo para producir
3.2
34
35
3.3
Para conducir y operar una organizacin en forma exitosa se requiere que sta se
dirija y controle en forma sistemtica y transparente. Se puede lograr el xito
implementando y manteniendo un Sistema de Gestin que est diseado para
mejorar continuamente su desempeo mediante la consideracin de las
necesidades de todas las partes interesadas. La gestin de una organizacin
comprende la gestin de la calidad entre otras disciplinas de gestin
Se han identificado ocho principios de Gestin de la calidad que pueden ser
utilizados por la alta direccin con el fin de conducir a la organizacin hacia una
mejora en el desempeo.
.
.
36
Fuente:
79 diapositivas,
diapositiva nmero 49, Fundamentos sistemas de gestin de la calidad segn NTC ISO
9001:2008, Bucaramanga, Abril de 2010.
a)
b)
c)
37
d)
e)
f)
organizacin
debera
ser
un
objetivo
permanente
de
sta.
Todas
las
debe tener un sistema eficiente para la toma de decisiones, y stas deben tomarse
basndose, en la medida de lo posible, en el anlisis de datos y a partir de la
mejor informacin.
h)
Relaciones
organizacin
mutuamente
sus
proveedores
beneficiosas
son
con
el
interdependientes,
proveedor:
y una
una
relacin
38
3.4
La Norma ISO 9001 especifica los requisitos para los sistemas de gestin de la
calidad aplicables a toda organizacin que necesite demostrar su capacidad para
proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los
reglamentarios que le sean de aplicacin y su objetivo es aumentar la satisfaccin
del cliente.9
Es un conjunto de normas sobre la calidad y la gestin. La Norma ISO 9001 ha
sido elaborada por el Comit Tcnico ISO/TC176 de ISO Organizacin
Internacional para la Estandarizacin y especifica los requisitos para un buen
39
ISO
9002
-->
organizaciones
sin
diseo
de
producto
pero
con
produccin/fabricacin.
El contenido de las 3 normas era el mismo, con la excepcin de que en cada caso
se excluan los requisitos de aquello que no aplicaba. Esta mecnica se modific
en la tercera versin, unificando los 3 documentos en un nico estndar, sobre el
cual se realizan posteriormente las exclusiones.
La cuarta versin de la norma presenta ms de 60 modificaciones que se reparten
de la siguiente forma.
40
3.4.1 Descripcin
10
41
Fuente:
79 diapositivas,
diapositiva nmero 49, Fundamentos sistemas de gestin de la calidad segn NTC ISO
9001:2008, Bucaramanga, Abril de 2010.
Familia de Normas ISO 9000: ISO 9001, ISO 9004, ISO 9011
ISO 9001: Contiene la especificacin del modelo de gestin. Contiene "los prerequisitos" del Modelo. La norma ISO 9001:2008 contiene los requisitos que han
de cumplir los sistemas de la calidad, contractuales o de certificacin.
42
bajo los
3.5
CERTIFICACIN
11
43
3.5.1
12
ANAYA Gustavo, consultor: el rincn de Anaya, Metodologa de las 9S's Lun, 09/29/2008 12:27 ganaya. Consultado 18 nov/2010. Disponible en:
http://gustavo.axai.com.mx/metodologia-9s.
44
Cada una de las S's est organizada en un nivel distinto. Cada uno de los niveles
est enfocado a mejorar un rea en particular.
Nivel 1: cosas
Seiri (Clasificar)
Seiton (Ordenar)
Seiso (Limpiar)
Nivel 2: personas
Nivel 3: organizacin
Shitsukoku (Compromiso)
Seisho (Coordinacin)
Seido (Estandarizar)
45
46
47
ETAPA DE DIAGNSTICO
4.1
4.2
ALCANCE
4.3
RESPONSABLES
Santander
4.4
AGENDA
4.5
LISTA DE CHEQUEO
En la reunin efectuada con los lderes de los procesos del Colegio de Santander
se diligenci una lista de chequeo que contena cada uno de los requisitos de la
norma NTC ISO 9001:2008, donde se toma el nmero de requisitos que cumple el
colegio y se divide sobre el nmero de requisitos que aplican a la Institucin
multiplicando el resultado por 100 para hallar el porcentaje de cumplimiento.
4.6
4.7
50
5.1
director General de
51
Representante de la direccin
52
Ambiente escolar
53
mecanismos
Sistematizacin y comunicaciones
54
compromisos que se
propongan.
le sean permitidas.
Los criterios que se tienen en cuenta para la evaluacin y seguimiento del comit
de calidad son los siguientes:
Tabla 3. Criterios de evaluacin del comit de calidad.
COMPONENTE A EVALUAR
Planeacin y organizacin directiva
Ejecucin
Innovacin
Liderazgo
Orientacin al logro
Comunicacin institucional
Interaccin comunidad / entorno
Relaciones y comunicacin
Trabajo en equipo
Asistencia a reuniones
Cumplimiento a compromisos.
Cumplimiento a plan de trabajo personal
Fuente: Autoras.
55
CALIDAD Y MEJORA
GESTION CURRICULAR
BIENESTAR COMUNITARIO
Coordinador Sede F
MATRICULAS
Coordinador sede G
RECURSO FSICOS Y
Coordinador sede C
FINANCEROS
TALENTO HUMANO
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO
Fuente: Autoras.
Imagen 5. Comit de calidad
Fuente: Autoras.
56
Horario:
Sitio:
Recomendaciones:
57
Evaluacin,
medicin
seguimiento:
capacidad
de
visin
general,
Organizacin, Objetividad
Prestacin del servicio educativo en los niveles de preescolar, bsica primaria secundaria y Media. El alcance para el sistema de gestin de la calidad del
COLEGIO DE SANTANDER, se planteo en comn acuerdo con el comit de
calidad, luego de analizar algunas propuestas presentadas por tres miembros de
la junta. Posteriormente el alcance que se concret fue el mencionado
anteriormente.
58
5.2
EXCLUSIONES
5.3
POLTICAS DE CALIDAD13
13
59
5.4
OBJETIVOS DE CALIDAD
60
Hacer uso adecuado de los recursos para ofrecer servicios que cumplan con
los requerimientos de la comunidad educativa.
eventos y
5.5
61
5.6
MAPA DE PROCESOS:
Imagen 6. Comit de calidad
A
V
NECESIDADES
DERECCIONAMIENTO
ESTRATGICO
Procesos
Directivos
CALIDAD Y
MEJORA
P
H
SATISFACCIN
EVALUACIN
EVALUACIN
Procesos de Formacin
MATRCULAS
GESTIN
CURRICULAR
CONVIVENCIA
ESTUDIANTIL
Procesos de Apoyo
EXPECTATIVAS
RECURSOS FSICOS
Y FINANCIEROS
TALENTO
HUMANO
BIENESTAR
COMUNITARIO
EVALUACIN
Con
Fuente: Autoras
62
SEGUIMIENTO
Imagen 7. Capacitaciones
Fuente: Autoras.
6.1
63
Fuente: Autoras.
Las
64
20
TOTAL DOCENTES
147
181
TOTAL ESTUDIANTES
4375
4375
9112
65
14
6.1.1
2.
66
cometa actos indebidos como, botar papeles, comer en clase y dems, pertinente
y aplicable en cada lugar donde se encuentre.
organizacin, orden y limpieza): para esta labor, todos los das los
coordinadores de disciplina estn controlando esto por medio de la revisin en
cada una de las reas, as como verificando que se cumpla todo lo reglamentario
por medio de revisiones diarias, llamadas de atencin. Los profesores tambin
colaboran con esto llevando dentro de las aulas los respectivos controles.
67
6.2
Humano.
6.3
REGISTROS
68
ETAPA DE DOCUMENTACIN
7.1
Documentos
69
Procedimientos documentados
7.2
Codificacin de documentos
70
CDIGO
CA
PR
GU
IN
MA
FT
MT
DOCUMENTO
Caracterizacin
Procedimiento
Gua
Instructivo
Manual
Formato
Matriz
PROCESO
PDE
Direccionamiento Estratgico
PCM
Calidad y Mejora
PM
Matrculas
PGC
Gestin Curricular
PCE
Convivencia estudiantil
PRF
PTH
PBC
Talento Humano
Bienestar Comunitario
Documentos aplicables
Descripcin
Registro
Control de cambios
Pie de pgina pie de pgina al final del documento
Instructivos: Encabezado, descripcin del instructivo, pie de pgina
Listas de chequeo o formatos: encabezamiento, contenido de la lista de
chequeo, contenido del formato, responsables
Polticas: Encabezamiento, descripcin de la poltica, pie de pgina
Control documentos de origen externo: se maneja un formato llamado listado
maestro de documentos externos FT-PCM-08 donde se debe relacionar: Nombre del
documento y fecha, objetivo. Estado del documento: impreso o magntico
Control de documentos internos: para llevar el control de los documentos
internos de la organizacin, se diligenciar el formato Listado Maestro de
documentos FT-PCM-07, el cual est bajo la responsabilidad del Coordinador de
Calidad y especifica el nombre del documento entregado, ver anexo A.
Control de registros: los registros son los formatos y documentos tramitados por
la institucin. El Control de los Registros se llevar por medio del formato Control
de Registros FT-PCM-09, elaborado bajo los lineamientos de la Norma NTC ISO
9001:2008. Ver anexo B
73
Procedimientos documentados:
La Norma NTC ISO 9001:2008 , establece que la organizacin debe establecer,
documentar, implementar y mantener
control de producto no
7.3
MANUAL DE FUNCIONES:
74
El manual de calidad sirve para establecer los principios de actuacin en cada uno
de los apartados en que suele dividirse el sistema de calidad, formando parte de l
la declaracin documentada de la direccin sobre la poltica y los objetivos. 14
7.4
DESCRIPCIN DE PROCESOS:
14
75
76
7.5
77
7.6
INDICADORES DE GESTIN
Los indicadores de gestin son uno de los agentes determinantes para que todo
proceso de prestacin del servicio se lleve a cabo con eficiencia y eficacia, estos
son necesarios para poder optimizar, debido a que revelan visiblemente si el
proceso est siendo implementado favorablemente. Para la elaboracin de los
indicadores, fue necesaria la colaboracin del todo el personal del comit de
calidad para debatir y unificar las propuestas ms favorables. Y as hacer de
estos una herramienta valiosa en el momento de validar los resultados requeridos
y tomar los correctivos respectivos
78
ETAPA DE IMPLEMENTACIN:
8.1
de formacin definidos como aquellos que directamente estn cumpliendo con los
requisitos del cliente externo, y finalmente los de procesos de apoyo como su
nombre lo indican brindan soporte a los dems procesos de la organizacin o el
cliente. Los nombres de los procesos se enunciaran a continuacin:
Procesos directivos: direccionamiento estratgico y calidad y mejora.
Procesos de formacin: matriculas, gestin curricular y convivencia estudiantil.
Procesos de apoyo: recursos fsicos y financieros, talento humano y bienestar
comunitario.
Luego de tener los procesos identificados, se analiz y se estableci su
interaccin por medio de flechas, quedando concretado el bosquejo general del
mapa de procesos,
8.2
ELABORACIN DE INDICADORES
8.3
CARACTERIZACIONES
desarrolladas
en
el
Santander
se
procedi
realizar
80
las
Nombre del proceso: Define el nombre del proceso al cual pertenece, este
va en el encabezado del documento.
Objetivo del proceso: Logro determinado que se espera alcanzar en la
realizacin del proceso.
Alcance del proceso: indica la actividad inicial y final del proceso.
Proveedores: identifica los proveedores de otros procesos que entregan
insumos para la el cumplimiento de objetivos en tal proceso.
Entradas: son todos los elementos inciales que se requieren para llevar a
cabo el proceso y cumplir el objetivo planteado en el mismo, como materias
primas, informacin, etc.
Actividades: son las acciones propias del proceso que se definen con
secuencia lgica para describir o que se hace en este.
Salidas: Son los productos obtenidos al ejecutar las actividades del
proceso.
Clientes: Individuos internos o externos del Colegio de Santander que se
benefician de los productos o salidas de los procesos.
Autoridad Del Proceso: es la persona o personas responsables del
proceso, all se denota con su cargo y la responsabilidad que ocupa frente
al SGC Por ejemplo: Coordinador acadmico, lder del proceso de
matrculas.
81
de
los
procesos,
se
talento
humano,
82
8.4
REVISIN DE LA DOCUMENTACIN
83
aspectos, el los integrantes del comit de calidad crearon una matriz DOFA, para
el estudio los factores claves de xito del colegio, la cual confrontaba los
requerimientos de la institucin con los requisitos de los clientes (padres de
familia, estudiantes y la comunidad), esta arroj datos importantes
creacin de
para la
8.5
APROBACIN DE LA DOCUMENTACIN
84
8.6
MATRCULA
CDIGO
FT-PMA-01
Orden de matrcula
FT- PRF-01
FT-PMA-02
Formato de matrcula
FT- PRF-02
Solicitud de material
FT-PMA-03
Pre- matrcula
FT- PRF-03
Entrega de material
FT-PMA-04
FT-PRF-04
Entrega fotocopias
FT-PMA-06
Requisitos de matrcula
Control de matrcula estudiantes
antiguos
Control de matrcula estudiantes nuevos
FT- PRF-06
FT-PMA-07
Listas de clase
FT- PRF-07
Evaluacin de proveedores
FT.PMA-08
FT- PRF-08
FT-PMA-09
FT- PRF-09
FT-PMA-10
FT- PRF-10
FT-PMA-11
FT- PRF-11
FT-PMA-12
Constancias
FT- PRF-12
Orden de trabajo.
FT-PMA-13
Constancias primaria
FT- PRF-13
FT-PMA-14
Seguimiento y evaluacin
FT- PRF-14
FT-PMA-15
CDIGO
Paz y salvo
FT- PRF-15
FT-PBC-01
Seguimiento psicolgico.
FT-PDE-01
Diagnstico institucional
FT-PBC-02
FT-PDE-02
FT-PMA-05
FT-PBC-03
FT-PBC-04
FT-PBC-05
FT- PRF-05
BIENESTAR COMUNITARIO
FT-PBC-06
FT-PBC-07
FT-PBC-08
FT-PBC-09
FT-PDE-03
Gestin institucional
Matriz de direccionamiento estratgico para el
plan de gestin
FT-PDE-04
FT-PDE-05
85
Evaluacin proveedor
CDIGO
FT-PCM-02
FT-PCM-04
FT-PCM-05
FT-PCM-06
FT-PCM-07
FT-PCM-08
FT-PCM-09
CALIDAD Y MEJORA
Accin correctiva y/o preventiva de mejora
Acta de reunin
Informe de auditora
Lista verificacin
Listado maestro de documentos internos
Listado maestro de documentos externos
Listado maestro de registros
FT-PCE-01
FT-PCE-02
FT-PCE-03
FT-PCE-04
FT-PCE-05
FT-PCE-06
FT-PCE-07
CDIGO
FT-PCM-10
FT-PCE-08
FT-PCM-11
Producto no conforme
FT-PCE-09
FT-PCM-12
Programa de auditora
FT-PCE-10
FT-PCM-13
FT-PCM-14
FT-PCM-15
FT-PCM-16
Quejas y reclamos
Indicadores y objetivos del SGC
Matriz control de indicadores
Solicitud de cambio de documentos
FT-PCE-11
FT-PCE-12
FT-PCE-13
FT-PCE-14
FT-PCE-15
FT-PCE-16
FT-PCE-17
FT-PCE-18
CDIGO
FT-PTH-01
FT-PTH-02
FT-PTH-03
FT-PTH-04
FT-PTH-05
FT-PTH-06
FT-PTH-07
FT-PTH-08
FT-PTH-09
FT-PTH-10
FT-PTH-11
FT-PTH-12
FT-PTH-13
FT-PTH-14
FT-PTH-15
FT-PTH-16
FT-PTH-17
FT-PTH-18
TALENTO HUMANO
Registro de incumplimiento de docentes
Plan de capacitacin del personal
Evaluacin de desempeo de recurso humano
Evaluacin de capacitacin
Requerimientos del recurso humano
Evaluacin de docentes realizadas por
estudiantes
Lista control de ausencia personal de la
Institucin
Formato de asistencia de docentes reas
especiales
Actividades de capacitacin y/o formacin del
personal
Induccin del personal de la institucin
Entrevista recurso humano
Remisin a psicologa de recurso humano
Planilla de asistencia
Informe de Psicologa a recurso humano
Reporte de seguimiento de recurso humano
Listado de cargos que inciden en la calidad
Hoja de vida con soportes
Certificados o diplomas
CDIGO
FT- PGC - 01
FT- PGC-02
FT- PGC-03
FT- PGC-04
FT- PGC-05
GESTIN CURRICULAR
Plan de periodo
Plan de clase secundaria
Plan operativo proyectos
Comisin de evaluacin y promocin
Acta de promocin anticipada
FT- PGC-06
FT- PGC-07
Acta de recuperacin
FT- PGC-08
FT- PGC-09
FT- PGC-10
FT- PGC-11
FT- PGC-12
FT- PGC-13
FT- PGC-14
FT- PGC-15
FT- PGC-16
FT- PGC-17
FT- PGC-18
FT- PGC-19
FT- PGC-20
FT- PGC-21
FT- PGC-22
FT- PGC-23
Fuente: Autoras.
86
CONVIVENCIA ESTUDIANTIL
Observador del Estudiante
Acta de Evaluacin de Comportamiento
Carta de compromiso
Ultimtum
Registro de asistencia
Resumen de asistencia por periodos
Citacin a padres o acudientes
Control citacin a padres de familia y/o
acudientes
Atencin a padres de familia
Control de salida estudiantes en la jornada
acadmica
Reporte de salida
Justificacin de ausencias
Control de justificacin de ausencias
Novedades correccin de nombres estudiantes
Control prstamo del observador
Informativo de estudiantes
Solicitud de permiso deportivo
Solicitud de permiso cultural y artstico
CDIGO
DOCUMENTOS
CDIGO
CONVIVENCIA ESTUDIANTIL
CALIDAD Y MEJORA
MA-PCM-01
Manual de calidad
CA-PCM-01
CA-PCS-01
PR-PCE- 01
PR-PCM-01
MA-PCS-01
PR-PCM-03
PR-PCM-04
PR-PCM-05
PR-PCM-06
CA-PCS-01
CONVIVENCIA ESTUDIANTIL
Caracterizacin del Proceso de
estudiantil
PR-PCE-01
MA-PCS-01
Manual de Convivencia
Convenios firmados
PEI.
PR-PBC-01
Convivencia
PR-PGC-01
CA-PDC-01
PR-PGC-02
PR-PGC-03
CA-PRF-01
PR-PMA-01
MA-PRF-01
Manual de compras
GU-PMA-01
PR-PRF-01
PR-PRF-02
TALENTO HUMANO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
CA-PTH-01
CA-PDE-01
PR-PTH-01
PR- PDE-01
MA-PTH-01
Fuente: Autoras.
87
MATRCULAS
CA-PMA-01
Manual de Convivencia
BIENESTAR COMUNITARIO
8.7
Imagen 9: Socializacin
88
89
8.8
90
8.9
91
Estudiantes: 974
Padres de familia: 492
Profesores y Directivos Docentes: 194
Metodologa de la encuesta
La encuesta est diseada para valorar la satisfaccin del servicio de cada unos
de los criterios descritos en la misma con una puntuacin de 1 a 10 donde las
puntuaciones se definen as:
Social
Comunitaria:
Bienestar
Comunitario
Convivencia
Estudiantil.
Gestin Administrativa: Direccin Estratgica, Calidad y Mejora, Recurso
Fsicos y Financieros., Talento Humano.
93
DOCENTES
Tabla 11. Tabulacin encuesta docentes y directivos
CALIFICACION AL COLEGIO
N
% CALIF
0,52
0,00
0,00
0,00
2,06
4,12
26
13,40
48
24,74
77
39,69
10
30
15,46
194
100
TOTAL
94
ESTUDIANTES
Tabla12. Tabulacin encuesta estudiantes.
CALIFICACION AL COLEGIO
CALIF
% CALIF
0,88
0,10
0,31
15
1,54
34
3,49
43
4,41
122
12,53
272
27,93
236
24,23
10
244
25,05
TOTAL
974
100
95
PADRES
Tabla 13. Tabulacin Encuesta Padres
CALIFICACIN AL COLEGIO
CALIF
% CALIF
0,00
0,00
0,81
0,20
1,02
1,63
52
10,57
185
37,60
133
27,03
10
104
21,14
492
100
TOTAL
96
97
Tabla 15.Anlisis.
98
99
9.1
AUDITORAS
La alta direccin del Colegio de Santander otorg la autoridad para la gestin del
programa de auditora al Ing. Marco Antonio Gonzlez Asesor externo de calidad
de y a las coordinadoras de calidad Zayda Viviana Durn Bautista y Lorena Paola
Salazar Suarez (Autoras del proyecto). Las responsabilidades establecidas fueron
orientadas a cumplir con los siguientes objetivos:
Definir, desarrollar, revisar, efectuar seguimiento y optimizar el programa de las
auditorias planeadas.
Hacer disposicin de los recursos necesarios para asegurar el progreso del SGC.
Disponer del recurso humano competente y comprometido para ejecutar las
labores relacionadas con el SGC.
Finalmente realizar los anlisis pertinentes para los hallazgos de las auditorias y
realizar sus respectivas acciones correctivas.
100
4. Realizacin de la auditora.
5. Preparacin, aprobacin distribucin del informe de la auditora
6. Finalizacin de la auditora
PLANEACIN
Inicio de auditora:
En la primera etapa de la auditora interna se desarrollaron las siguientes
actividades:
1. Inicio de la auditora
2. Revisin de la documentacin
3. Preparacin de las actividades de auditora por parte del personal asignado.
4. Realizacin de la auditora
5. Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de la auditora
6. Finalizacin de la auditora
7 Cierre de la auditora
101
102
los lideres de
Revisin de la documentacin
Con previo aviso, los lderes de cada proceso haban dispuesto toda la
documentacin referente su trabajo en calidad, adicional a esto la coordinadora de
calidad entreg a cada uno de los auditores la documentacin restante para
cumplir con los objetivos y alcance de la auditora.
PREPARACIN.
105
Hallazgos de la auditora
106
las respectivas
Fuente: Autoras.
El equipo auditor conformado por el auditor externo y las dos estudiantes en
prctica de la UIS (autoras del proyecto) y los auditores de apoyo (coordinadores
de sedes), junto con el comit de calidad, se reunieron el 5 de octubre de 2010
a las 6 pm, luego de culminar con xito la jornada de auditora interna en la
oficina de coordinacin acadmica de la sede A, para elaborar el informe de
los hallazgos encontrados despus de 2 das de revisin a sus ocho procesos
examinados; para este ejercicio finalmente se elaboraron las conclusiones y se
propusieron las sugerencias para las correcciones adecuadas, respecto a los
hallazgos encontrados. Finalmente se presentaron los planes de mejoramiento
ante
el
director
conformidades halladas.
107
de Gestin de Calidad
y se pudo concluir lo
siguiente:
9.2
108
NO CONFORMIDADES
GESTIN CURRICULAR Ncm (Numeral 4.2.1) No se evidencia la actualizacin
de documentos externos por parte del proceso de Gestin Curricular
RECURSO FSICOS Y FINANCIEROS Ncm (Numeral 6.3) En el procedimiento
de mantenimiento e Infraestructura no se diligencia el registro de FT- PRF-13
Solicitud de soporte Tcnico.
Ncm (Numeral 7.4.1 y 7.4.2) Se evidenci que la evaluacin de proveedores se
est realizando pero no se evidencias de acciones tomadas para aquellas
calificaciones por debajo de los criterios establecidos.
109
OBSERVACIONES:
110
definen
el norte de la institucin.
111
El apoyo econmico de entidades privadas para cubrir los rubros del asesor
externo del SGC y la respectiva certificacin.
CUMPLIMIENTO
En la etapa de documentacin se
Describir las actividades actuales, de acuerdo a un
describen las actividades donde
manual de procedimientos, disear la documentacin
se elaboran procedimientos,
para dar cumplimiento de la norma, tal como son:
guias, manuales correspondiente
instructivos, formatos, guas, manuales y dems
documentos necesarios para garantizar la trazabilidad de a los procesos que identificamos
para implementar el S.G.C del
los procesos de Sistema de Gestin de Calidad de la
Colegio de Santander.
organizacin
NUMERALDELATABLADECONTENIDO
LISTADO DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS DEL SG.S: 8.6.1, 8.6.2
ETAPA DE LA DOCUMENTACIN:
Numeral 7
Se realizaron capacitaciones de
sensibilizacin, socializacin y
refuerzo a las mismas al inicio,
Sensibilizar, capacitar y/o formar a la organizacin en
durante y al finalizar el montaje
ETAPA DE SENSIBILIZACIN Y
temas relacionados con el Sistema de Gestin de
de todo el Sistema de Gestin de
SENSIBILIZACIN: Numeral 6
Calidad, con el fin de generar compromiso del personal y
la Calidad que atraves de
una cultura de calidad.
diversas herramientas de
evaluacin se verific la eficacia
de las misma.
Se elabor el Manual de Calidad
Elaborar el manual de calidad de la organizacin que
del Colegio de Santander de
sirva como carta de presentacin del Sistema de Gestin acuerdo a los lineamientos de la
norma ISO 9001:2008 anexo al
de Calidad implementado.
nuestro proyecto.
Se elabor la programacin de
auditorias en el ao 2010, se
realizaron los planes para la
primera y segunda auditoria de
acuerdo a los lineamientos de la AUDITORAS INTERNAS: Numeral 9
norma Iso 9001:2008. Se
formaron auditores internos para
mantener el S.G.C en el Colegio
de Santander.
ELABORACIN DE INDICADORES:
Numeral: 8.2
IMPLEMENTACIN
AUDITORAS: Numeral 9
Fuente: Autoras.
113
una excelente
y el
114
conocimientos y tcnicas
115
11 CONCLUSIONES
117
12 RECOMENDACIONES
118
119
BIBLIOGRAFA
79 diapositivas,
120
121
ANEXOS
122
COLEGIO DE SANTANDER
FT-PCM-07
Fecha: 25/08/2010
Versin: 01
PROCESO
Manual de calidad
FECHA DE
1 EDICIN
VERSIN
MA-PCM-01
0.1
CA-PCM-01
0.1
PR-PCM-01
0.1
PR-PCM-03
0.1
0.1
CALIDAD Y
MEJORA
ACTUALIZACIN
CDIGO
PR-PCM-05
PR-PCM-06
25/08/2010
0.1
0.1
0.1
FECHA DE
ACTUALIZACI
N
DISTRIBUCIN
UBICACIN
RESPONSABLE
PCM
Coordinadora A. J.T
PCM:
Coordinacin
Acadmica.
Jornada
tarde
Auxiliar de caliadad
Sede D
PCE
0.1
0.1
Lder:
0.1
0.1
CONVIVENCIA
ESTUDIANTIL
GESTION
CURRICULAR
0.1
CA-PCS-01
25/08/2010
0.1
PR-PCE-
MA-PCS-01
0.1
PR-PDC-02
0.1
Manual de Convivencia
CA-PDC-01
0.1
PR-PDC-01
0.1
PR-PDC-02
GU-PDC-01
Manual de calidad
MA-PGG-01
0.1
25/08/2010
0.1
0.1
PCE:
Coordinacin
Acadmica.
Jornada
Maana
Coordinador de
convivencia J. Ma.
Apoyo:
Coordinador Sede E.
PDC: Lider
Coor.Acad.J M
Acadmica J. Maana
Apoya:
PDC: Coord.
Coordinadora
Acad. J. Maana
Convivencia. J. Tarde
y Coord. de sedes
0.1
BIENESTAR
COMUNITARIO
Convenios firmados
PR-PBC-01
0.1
GU-PCM-01
0.1
CA-PMA-01
PR-PMA-01
0.1
BC: Sede F
PBC: LIDER
Coordinador sede F
MA-PGG-01
0.1
PROCESO DE
MATRICULAS
RECURSOS
FISICOS Y
FINANCEROS
0.1
25/08/2010
0.1
GU-PMA-01
0.1
CA-PRF-01
0.1
MANUAL DE COMPRAS
PM :
Secretaria
0.1
PR-PRF-01
PR-PRF-02
25/08/2010
0.1
R.F Y F : Sede
C
0.1
TALENTO
HUMANO
CA-PTH-01
0.1
PR-PTH-01
0.1
MA-PTH-01
25/08/2010
0.1
0.1
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
CA-PDE-01
PR- PDE-01
0.1
0.1
0.1
General
R.F Y F. Lider
coordinador sede C
Apoyo:
corrdinador
convivencia J. manana
T.H. Lider:
Corordinadora sede B
coordinadora sede D
0.1
25/08/2010
123
T.H
Coordinacion de
comvivencia J.
tarde
D.E: Sede A y
Cood. Sede E
LIDER D.E
Rector
Coordinador Sede E
COLEGIO DE SANTANDER
FT-PCM-09
Fecha:25/08/2010
Versin: 01
M/D/A
CDIGO
REGISTRO
FT-PCM-02
FT-PCM-04
Acta de reunin
FT-PCM-05
Informe de auditoria
FT-PCM-06
Lista verificacin
FT-PCM-07
FT-PCM-08
FT-PCM-09
FT-PCM-10
FT-PCM-11
Producto no conforme
FT-PCM-12
Programa de auditoria
FT-PCM-13
FT-PCM-14
FT-PCM-15
FT-PCM-16
FT-PCE-01
FT-PCE-02
FT-PCE-03
Carta de Compromiso
FT-PCE-04
Ultimtum
FT-PCE-05
Registro de Asistencia
FT-PCE-06
FT-PCE-07
FT-PCE-08
FT-PCE-09
FT-PCE-10
FT-PCE-11
Reporte de Salida
FT-PCE-12
Justificacin de Ausencias
FT-PCE-13
FT-PCE-14
FT-PCE-15
FT-PCE-16
Informativo de Estudiantes
FT-PCE-17
FT-PCE-18
RESPONSABLE
CALIDAD Y
MEJORA
FECHA DE
APROBACION
(M/D/A)
25/08/2010
Quejas y reclamos
Matriz control de indicadores
JEFE DEL
PROCESO DE
CONVIVENCIA
ESTUDIANTIL
25/08/2010
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
UBICACIN
RECUPERACION
JEFE DEL
PROCESO DE
BIENESTAR
COMUNITARIO
25/08/2010
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
IMPRESO
IMPRESO
I MPRESO y M AGNETICO
OFICINA DE IMPRESO
COORDINACION
I MPRESO y M AGNETICO
J. MANANA
IMPRESO
ACCESO
(ConficencialG l)
124
ARCHIVO
ACTIVO
ARCHIVO INACTIVO
VIGENCIA
DISPOSICIN
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
no aplica
no aplica
no aplica
activo
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
no aplica
no aplica
no aplica
no aplica
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
General
General
General, o Conf.
Confidencial
General
Confidencial
General, o Conf.
Confidencial
Confidencial
General
Confidencial
Confidencial
General
General
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
Confidencial
General
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
A. MUERTO
A. MUERTO
Confidencial
Confidencial
Confidencial
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
General
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
General
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
General
General
General
General
General
General
IMPRESO
General
I MPRESO y M AGNETICO Confidencial
IMPRESO
Confidencial
ESTADO
(MagnticoI
i )
I MPRESO y M AGNETICO
IMPRESO
I MPRESO y M AGNETICO
IMPRESO
I MPRESO y M AGNETICO
I MPRESO y M AGNETICO
OFICINA DE I MPRESO y M AGNETICO
COORDINACION I MPRESO y M AGNETICO
J. TARDE IMPRESO
IMPRESO
I MPRESO y M AGNETICO
I MPRESO y M AGNETICO
I MPRESO y M AGNETICO
I MPRESO y M AGNETICO
I MPRESO y M AGNETICO
IMPRESO
I MPRESO y M AGNETICO
I MPRESO y M AGNETICO
I MPRESO y M AGNETICO
IMPRESO
I MPRESO y M AGNETICO
IMPRESO
I MPRESO y M AGNETICO
OFICINADE
IMPRESO
COORDINACIONJ.
IMPRESO
MANANA
IMPRESO
IMPRESO
I MPRESO y M AGNETICO
I MPRESO y M AGNETICO
IMPRESO
IMPRESO
IMPRESO
IMPRESO
0.1
0.1
VERSION
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
JEFE DEL
PROCESO DE
GESTION
CURRICULAR
25/08/2010
ACTIVIDADES DE RECUPERACION
FT-PGC-22
FT-PGC-23
FT-PMA-01
Orden de matricula
FT-PMA-02
Formato de Matrcula
FT-PMA-03
Pre-matricula
FT-PMA-04
Requisitos de Matrcula
FT-PMA-05
FT-PMA-06
FT-PMA-07
Listas de clase
FT-PMA-08
FT-PMA-09
FT-PMA-10
FT-PMA-11
FT-PMA-12
Constancias
FT-PMA-13
Constancias primaria
FT-PMA-14
Seguimiento y evaluacin
FT-PMA-15
Paz y salvo
Evaluacin de matriculas
FT- PRF-01
Inventario General
FT- PRF-02
Solicitud de material
FT- PRF-03
Entrega de material
FT-PRF-04
Entrega fotocopias
FT- PRF-05
Evaluacin proveedor
FT- PRF-06
FT- PRF-07
Evaluacin de proveedores
FT- PRF-08
FT- PRF-09
FT- PRF-10
FT- PRF-11
FT- PRF-12
Orden de Trabajo.
FT- PRF-13
FT- PRF-14
FT- PRF-15
FT-PRH-01
FT-PRH-02
FT-PRH-03
FT-PRH-04
Evaluacin de capacitacin
FT-PRH-05
FT-PRH-06
FT-PRH-07
FT-PRH-08
FT-PRH-09
FT-PRH-10
FT-PRH-11
FT-PRH-12
FT-PRH-13
Planilla de asistencia
FT-PRH-14
FT-PRH-15
FT-PRH-16
JEFE DEL
PROCESO DE
MATRICULAS
JEFE DE
PROCESOS DE
RECURSO
FISICOS Y
FINANCEROS
JEFE DE
PROCESOS DE
TALENTO
HUMANO
25/08/2010
25/08/2010
25/08/2010
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
0.1
I MPRESO y M AGNETICO
I MPRESO y M AGNETICO
I MPRESO y M AGNETICO
I MPRESO y M AGNETICO
I MPRESO y M AGNETICO
IMPRESO
I MPRESO y M AGNETICO
I MPRESO y M AGNETICO
I MPRESO y M AGNETICO
IMPRESO
COORDINACION
IMPRESO
DE
IMPRESO
ACADEMICA
IMPRESO
J.MANANA
IMPRESO
I MPRESO y M AGNETICO
IMPRESO
I MPRESO y M AGNETICO
IMPRESO
I MPRESO y M AGNETICO
IMPRESO
IMPRESO
IMPRESO
I MPRESO y M AGNETICO
IMPRESO
Coord.deConv.
Secretara
Coord.deConv.
Coord.deConv.
Coord.deConv.
Coord.deConv.
Coord.deConv.
Coord.deConv.
Secretara
Coord.deConv.
Coord.deConv.
Secretara
Sec.,Coord.Prim.
Coord.deConv.
Secretara
PUBLICO
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
General, o Conf.
General, .
General, .
General, .
Confidencial
IMPRESO
Confidencial
IMPRESO
Confidencial
IMPRESO
Confidencial
IMPRESO
General, .
IMPRESO y MAGNETICO
Confidencial
IMPRESO
Confidencial
IMPRESO
General, .
IMPRESO y MAGNETICO
Confidencial
IMPRESO
Confidencial
10/6/2010 Confidencial
IMPRESO y MAGNETICO
Confidencial
IMPRESO
Confidencial
IMPRESO
Confidencial
IMPRESO
Confidencial
IMPRESO
Confidencial
ALMACENISTA
ALMACENISTA
ALMACENISTA
ALMACENISTA
ALMACENISTA
ALMACENISTA
ALMACENISTA
ALMACENISTA
ALMACENISTA
ALMACENISTA
ALMACENISTA
ALMACENISTA
ALMACENISTA
ALMACENISTA
ALMACENISTA
ALMACENISTA
ALMACENISTA
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO A. MUERTO
A. MUERTO
UN AO
A. MUERTO
UN AO
A. MUERTO
UN AO
A. MUERTO
UN AO
A. MUERTO
UN AO
A. MUERTO
UN AO
A. MUERTO
UN AO
A. MUERTO
Indefinido
A. MUERTO
UN AO
A. MUERTO
UN AO
A. MUERTO
UN AO
A. MUERTO
UN AO
A. MUERTO
UN AO
A. MUERTO
UN AO
A. MUERTO
UN AO
A. MUERTO
UN AO
A. MUERTO
Indefinido
A. MUERTO
UN AO
A. MUERTO
UN AO
A. MUERTO
UN AO
A. MUERTO
UN AO
A. MUERTO
Indefinido
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
MAGNETICO
IMPRESO
IMPRESO
IMPRESO
MAGNETICO
MAGNETICO
MAGNETICO
MAGNETICO
MAGNETICO
MAGNETICO
MAGNETICO
MAGNETICO
MAGNETICO
MAGNETICO
MAGNETICO
MAGNETICO
MAGNETICO
IMPRESO y MAGNETICO
IMPRESO y MAGNETICO
IMPRESO y MAGNETICO
IMPRESO y MAGNETICO
IMPRESO y MAGNETICO
IMPRESO y MAGNETICO
IMPRESO y MAGNETICO
COORD.
IMPRESO y MAGNETICO
ACADEMIACA IMPRESO y MAGNETICO
JORNANDA TARDE IMPRESO y MAGNETICO
IMPRESO y MAGNETICO
Confidencial
General, .
General, .
General, .
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
Confidencial
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
0.1
IMPRESO y MAGNETICO
Confidencial
UN AO
UN AO
A. MUERTO
0.1
IMPRESO y MAGNETICO
Confidencial
UN AO
UN AO
A. MUERTO
0.1
IMPRESO y MAGNETICO
MAGNETICO
Confidencial
Confidencial
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
A. MUERTO
A. MUERTO
MAGNETICO
MAGNETICO
MAGNETICO
Confidencial
Confidencial
Confidencial
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
UN AO
DESTRUCCION
DESTRUCCION
DESTRUCCION
DESTRUCCION
DESTRUCCION
DESTRUCCION
DESTRUCCION
DESTRUCCION
DESTRUCCION
DESTRUCCION
DESTRUCCION
DESTRUCCION
DESTRUCCION
DESTRUCCION
DESTRUCCION
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
Certificados o diplomas
FT-PDE-01 DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL
FT-PDE-02
GESTION INSTITUCIONAL
FT-PDE-03
MATRIZ
DE
DIRECCIONAMIENTO DIRECCIONAMI-ENTO
ESTRATEGICO
ESTRATEGICO PARA EL PLAN DE GESTION
FT-PDE-04
0.1
FT-PDE-05
0.1
0.1
25/08/2010
0.1
RECTORIA SEDE A
125
A. MUERTO
A. MUERTO
A. MUERTO
OBJETIVO:
ALCANCE:
PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
CLIENTES
AUTORIDAD
DEL PROCESO
RECURSOS
SEGUMIENTO Y
MONITOREO
INTEGRANTES
DOCUMENTOS
REGISTROS
126
INDICADOR
REQUISITOS
REQUISITOS
CUMPLE
4.2 Requisitos de
Documentacin
4.2.1 Generalidades
4.2.2 Manual de Calidad
X
X
5.4 Planificacin
X
5.4.1 Objetivo de calidad
5.5.1 Responsabilidad Y
autoridad.
5.5 Responsabilidad
autoridad y
comunicacin.
Si existe comunicacin de
responsabilidades,
pero no dentro de un Sistema de
Gestin de la Calidad.
5.6.1 Generalidades
X
X
6.3 Infraestructura
6. GESTIN
DE RECURSOS
7. REALIZACIN DEL
PRODUCTO
OSERVACIONES
No hay evidencias del identificacin
de procesos
5. RESPONSABILIDAD
POR LA DIRECCIN
NO
CUMPLE
127
REQUISITOS
7.2 Procesos
relacionados con el
cliente
CUMPLE
NO
CUMPLE
OSERVACIONES
La organizacin revisa los requisitos relacionados con el servicio , mantiene registros de los
resultado de la revisin y de las acciones originadas de la revisin. Sin embargo no se
encuentra controlado con un SGC que garantice la ejecucin de las acciones.
7.3.4 Revisin D y D
7.3.5 Verificacin del D y D
7.3.6 Validacin del D y D
7.3.7 Control de Cambios
7.4.1 Proceso de Compras
7. REALIZACIN DEL
PRODUCTO
7.4 Compras
7.5 Produccin y
7.5.1 Control de la produccin
Prestacin del servicio y de la prestacin del servicio
7.5.3 Identificacin y
trazabilidad
La institucin identifica el producto por medios convenientes, durante toda la realizacin del
producto, sin embargo no hay registros controlado del la trazabilidad.
128
NO
CUMPLE
OSERVACIONES
REQUISITOS
CUMPLE
7. REALIZACIN DEL
PRODUCTO
8.2.3Seguimiento y medicin
de los procesos
La organizacin monitorea y mide algunas de las caractersticas del producto para verificar que
se cumplan los requisitos del mismo
La organizacin determina, recopila y analiza los datos pero no buscan con estos demostrar la
conveniencia y eficacia del SGC, sin embargo algunos se enfocan hacia este objetivo.
No aplican un mejoraramiento
continuo conforme los requisitos de la norma.
8.2 Seguimiento y
medicin
8. MEDICIN,
ANLISIS Y
MEJORA
8.5 Mejora
129
Codigo
Fecha:
Versin
FT-PCM-14
Fecha:
25/10/2010
01
Versin:
META
FORMULA
PROCESO
NIVELDEEFICACIADELAS
ACCIONESCORRECTIVAS
CALIDADYMEJORA
(#Deaccionescorrectivasypreventitvas
Cumplirconlosobjetivospropuestosen
cerradassegnplan.)/#totalde
lasaccionescorrectivas.
accionescorrectivasypreventivas
generadas.)*100
80
FRECUENCIA
CoordinadoraAcadmicaJ.
TardeAuxiliardecalidad
sedeD
Trimestral
Coord.AcadmicaJ.Tardey
auxiliardecalidadsedeD
anual
SATISFACCIONDELCLIENTE
Brindarlamximasatisfaccindelcliente
conelfindegarantizarlabuenacalidaddel
servicio.
%desatisfaccindelclienteactual/
%desatisfaccindelcliente,ao
anterior
INDICEDEQUEJASYRECLAMOS
Darsolucinoportunaalassolicitudesdel
cliente
(#quejassolucionadas/#quejas
presentadas)*100
100
Coord.AcadmicaJ.Tardey
auxiliardecalidadsedeD
mensual
TRATAMIENTODELPRODUCTO
NOCONFORME
Tratartodoslosserviciosnoconformes
detectadosenlaInstitucion
(#ReportesdeSNCcerrad/#total
nReportesdeSNCdetectados)*100
100
Coord.AcadmicaJ.Tardey
auxiliardecalidadsedeD
mensual
NIVELDECOBERTURA
Cubrirlacapacidadinstalada
satisfactoriamentesegnlameta
proyectada.
(#deestudiantesmatriculados/#de
estudiantesesperadossegnla
capacidadinstalada)*100
80
SecretariaGeneral
Anual
(#deestudiantesretirados/#de
estudiantesmatriculados)*100
13
CoordinadorsedeGYH
Mensual
FORMULA
META
FRECUENCIA
PROCESODE
MATRICULAS
NIVELDEDESERCIONDELOS
CLIENTES
PROCESO
NIVELDECONVIVENCIA
NIVELDEASISTENCIAACLASES
CONVIVENCIA
ESTUDIANTIL
NIVELDEINDUCCION
Observarelniveldedesercinyaplicar
correctivosparadisminuirelndice.
Mayorque1
Observarelcomportamientodeaspectos
deconvivenciaparagarantizar
mejoramientodestaenlacomunidad
estudiantil.
(#Deconflictosatendidosyresueltos/
Totaldeconflictospresentados)
90
Lider:coordinadorde
convivenciaJ.Maanay
Bimensual
Apoyo:CoordinadorsedeE
Asegurarquelosestudiantesrecibenla
formacindelosprogramasacadmicosen (#deestudiantesqueregistranfallasde
loshorariosestablecidosparacadaunode
inasistencia)/#Totalde
ellos.
estudiantes)*100
Asegurarquelosestudiantesnuevos
recibaninduccinalColegioantesdeiniciar
sucicloescolar.
(#Deestudiantesconprocesode
induccin/Nmerototalde
estudiantesnuevos)*100
70
Lider:coordinadorde
convivenciaJ.Maanay
Mensual
Apoyo:CoordinadorsedeE
92
Lider:coordinadorde
convivenciaJ.Maanay
Cadaperido
acadmicos
Apoyo:CoordinadorsedeE
NIVELDEASISTENCIAA
CITACIONES
(#DepadresdeFilia.oacudientesalas
citaciones/#Totaldepadreso
acudientesocitados.)*100
Hacerqueelprocesoeducativosea
acompaadotantoporestudiantescomo
porpadresdefamiliaoacudientes.
85
Lider:coordinadorde
convivenciaJ.Maanay
4.Bimensual
Apoyo:CoordinadorsedeE
(Presupuestoejecutado/
presupuestoAprobado.)*100
EJECUCIONPRESUPUESTAL
RECURSOSFISICOSY
FINANCIEROS
Niveldeservicioproveedores
(#deproyectosrealizados/#Total
AdministrarydistribuiradecuadamenteLos
proyectosplaneados)*100
recursosqueseposeanparacumplircon
(#Deespaciosfsicosmejoradospor
losproyectospropuestos.
sede/#mejoramientodeespacios
fsicosplaneadosenlassedes.)*100
Asegurarlacalidadelservicioqueprestan
losproveedoresalaInstitucin
EVALUACIONDEPROVEEDORES
Asegurarquelamayoradeproveedores
seaevaluados
Cumplimientoalplandematto
Asegurarlaejecucindelmantenimiento
programadodetodalamaquinariayequipo
delaInstitucin.
Anual
100
Anual
100
Anual
Lder:
CoordinadorSedeC
(Promediocalifiacinevaluacionde
proveedores/Califacinmximaa
obtener)*100
80%
(#Proveedoresevaluados/#Proveedores
totales)*100
95
Trimestral
75
mensual
Apoyo:
Coordinador
ConvivenciaJ.maana
trimestral
(#mttosejecutadosenelmes/#de
mttosprogramadosenelmes)*100
130
100
PROCESO
FORMULA
META
FRECUENCIA
85
Lider:Coord.deConv.J.
Tarde
Apoyo:ProfesoressedeB
ANUAL
65
CoordinadorSedeF
Semestral
75%
CoordinadorSedeF
trimestral
95
Lder:coordinadora
acadmicaJ.maana
Bimensual
TALENTOHUMANO
FORMACIONDELPERSONAL
Garantizarelcumplimientodelplan
formacinparaelpersonaldelaInstitucin
(No.Capacitacionesejecutadas/No.
capacitacionesplaneadas)*100
NIVELDEPARTICIPACIONENEL
PROGRAMADEBIENESTAR
Brindarbienestaralacomunidadpara
mantenergranmotivacinenellos.
BIENESTAR
COMUNITARIO
CONVENIOS
INTERINSTITUCIONALES
Generarespaciosdiferentesalacomunidad
educativaatravesdelosserviciosofrecidos
porbienestarcomunitarios.
(#deParticipantesbeneficiadosdel
programadebienestar/#Totalde
personasexistentesenlainstitucin
educativa)*100
(#Convenniosplaneados/#de
conveniosejecutados*100
NIVELDECUMPLIMIENTODELA
Aseguraralclientelaseguridaddel
PLANEACION
(#deprogramascurricularescumplidos
acabalidad/#totaldeprogramas
curriculares)*100
(#deestudiantesconpruebasICFES
observareldesempenodelosestudiantes
superior/#Totaldeestudiantesde
respectoaotrasinstitucionesyasegurar
grado11quepresentaronpruebas
quesetomencorrectivoscuandoloamerite
ICFES.)*100
cumplimientodelasactividasplaneadas
RESULTADOPRUEBASICFES
GESTIONY
DESARROLLO
CURRICULAR
RESULTADOSPRUEBASSABER
GRADOS9Y10
Analizarlosresultadosdeldesempenode
losestudiantesenlaspruebasparatomar
losrespectivoscorrectivosyplanesde
mejoracuandoseapertinente.
NIVELDEEFECTIVIDADDELOS
PROYECTOSINSTITUCIONALES
garantizarlagestiondelosP.Iparaasegurar
larazondeserdeestos.
NIVELDEINGRESOALA
EDUCACIONSUPERIOR
(#Deestudiantesconpruebassaber,
sobresalientes/#Totaldealumnosque
presentanlapruebasaber.)*100
(#deproyectosdesarrollados/#de
proyectospropuestos)*100
(#deEstudiantesqueingresanala
eduacnsuperioralfinalizarelgrado
Realizarseguimientoalosegresadosquese once/#totaldeEstudiantesegresados
gradandelColegio.
delao)*100
NIVELDEINGRESOALMUNDO
(#deEstudiantesqueingresanalavida
DELTRABAJO
Realizarseguimientoalosegresadosquese laboraldespuesdefinalizarelgrado
gradandelColegio.
11/#totaldeEstudiantesegresadosdel
ao)*100
CUMPLIMIENTODEOBEJTIVOS AsegurarlaeficaciadelSGCenelColegiode CumplimientodeobjetivosdelSGC
DELSGC
Santander.
DIRECCIONAMIENTO
Identificarenformasistemtica
ESTRATEGICO
(#revisionesrealizadas/#revisiones
REVISIONESGERENCIALES oportunidadesdemejoraenlosprocesos
programadas)*100
queconformaelsistema.
131
78
Lder:coordinadora
acadmicaJ.maana
Anual
Lder:coordinadora
acadmicaJ.maana
Anual
Lder:coordinadora
acadmicaJ.maana
Anual
Lder:coordinadora
acadmicaJ.maana
75
38
Anual
Lder:coordinadora
acadmicaJ.maana
Anual
85
Rector
Semestral
100
Rector
Semestral
COMPROMISOS
J
U
L
A
G
O
S
E
P
O
C
T
N
O
V
D
I
C
E
N
E
F
E
B
COMPROMISOS
J
U
L
A
G
O
S
E
P
O
C
T
N
O
V
D
I
C
E
N
E
F
E
B
SENSIBILIZACIN
DIAGNSTICO
5.4.1. OBJETIVOS DE
CALIDAD: Tomando como
referencia las directrices de la
poltica de calidad establecer los
objetivos de calidad teniendo en
cuenta su respectivo despliegue
(meta, Indicador de Gestin,
frecuencia, registro, estrategias y/o
actividad.
4.1. REQUISITOS
GENERALES: Identificar los
procesos del Sistema de Gestin
de Calidad, acordes con el
alcance establecido para la
certificacin.
5.5.1. RESPONSABILIDAD Y
AUTORIDAD: Revisar y/o
actualizar el organigrama General
de la empresa.
Elaborar matriz de
responsabilidades Cargo Vs.
Proceso Descripciones de cargo
4.2.3. CONTROL DE
DOCUMENTOS: Elaborar,
revisar, aprobar y difundir el
procedimiento para la elaboracin
y control de documentos del
sistema de gestin de calidad.
5.5.2. NOMBRAR
REPRESENTANTE DE LA
DIRECCIN: Asignando las
responsabilidades de acuerdo a las
establecidas en la norma ISO
9001:2008
4.2.4. CONTROL DE
REGISTROS: Elaborar, revisar,
aprobar y difundir el procedimiento
para el Control de Registros, en
medio impreso y magntico.
132
COMPROMISOS
J
U
L
A
G
O
S
E
P
O
C
T
N
O
V
D
I
C
E
N
E
F
E
B
COMPROMISOS
J
U
L
A
G
O
S
E
P
O
C
T
N
O
V
D
I
C
E
N
E
F
E
B
7.1. PLANIFICACIN DE LA
PRESTACION DEL SERVICIO:
Identificar los productos incluidos
en el alcance de la certificacin
Elaborar el Procedimiento
deTalento Humano
7.2. PROCESOS
RELACIONADOS CON EL
CLIENTE:
133
COMPROMISOS
J
U
L
A
G
O
S
E
P
O
C
T
N
O
V
D
I
C
E
N
E
F
E
B
COMPROMISOS
7.5.1. CONTROL DE LA
PRESTACIN DEL SERVICIO:
De acuerdo con los planes de
Calidad, revisar el cumplimiento de
las condiciones controladas
8.2.3. SEGUIMIENTO Y
MEDICIN DE LOS PROCESOS:
Definir, documentar e implementar
el seguimiento y medicin de los
procesos, ya sea en la
caracterizacin de stos, o en un
documento independiente
8.2.4. SEGUIMIENTO Y
MEDICIN DEL SERVICIO:
Definir, documentar e implementar
los controles del producto (Planes
de control en recepcin y proceso)
PREAUDITORA
A
G
O
S
E
P
O
C
T
N
O
V
D
I
C
E
N
E
F
E
B
134
J
U
L
135
Cdigo
ENCUESTADESATISFACCION
Versin
FTPCM17
Fecha
8/25/2010
1
NuestroCompromisoesbrindarunservicioeducativodecalidad,yparalograrlosuopininesdemximaimportancia.
Agradecemoslainformacinqueustedsuministre,lacualsetraduciren
beneficiodelainstitucinylosserviciosquepresta.
AcontinuacinmarqueconunaXenlahojaderespuestas,elniveldesatisfaccinqueustedtieneconrespectoaloscriterios
decadaunadelasreasdegestininstitucional:
GESTINACADEMICA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
Cmoconsideraelniveldeactualizacinyutilidaddelostemasycontenidosdelplandeestudios?
Cmoconsideralasmetodologasempleadasenelprocesodeenseanzaaprendizaje?
Cmoconsideraelprocesodeevaluacindelaprendizajedesarrolladoenelcolegio?
Cmoconsideraeldesempeoacadmicodelosestudiantes?
Cmoconsideralosrecursosdidcticosytecnolgicosconlosquecuentaelcolegio?
Cmoconsideraelprocesodecomunicacindeavancesydificultadesdelosestudiantes?
CmoconsideraelnivelprofesionaldelosmaestrosdelaInstitucin?
CmoconsideralarelacinMaestroEstudiante?
Cmoconsideralosserviciosdeapoyoparalasuperacindedificultadesacadmicasdelosestudiantes?
CmoconsideraelniveldeavanceydesarrollopedaggicodelaInstitucin?
BIENESTARCOMUNITARIO
CmoconsideralaparticipacindelacomunidadeducativaenlosdiferentesprocesosInstitucionales?
Cmoconsideraelmanejoquesedinstitucionalmentealosdiferentesconflictosescolares?
Cmoconsideralaatencinbrindadaalosestudiantesconnecesidadesocondicionesespeciales?
CmoconsideraelprocesodefortalecimientosenvaloresquedesarrollalaInstitucin?
Cmoconsiderelprocesodeatencinyformacindepadresdefamiliay/oacudientes?
Cmoconsideralasactividadesculturalesy/oartsticasdesarrolladasenlaInstitucin?
CmoconsideralasactividadesrecreodeportivasdesarrolladasenlaInstitucin?
Cmoconsideraelambienteescolar?
GESTINADMINISTRATIVA
Cmoconsideraelprocesoinstitucionaldeadministracindelosrecursofinancieros?
CmoconsideralaplantafsicaInstitucional?
CmoconsideraelprocesodemejoraymantenimientodelaplantafsicaInstitucional?
Cmoconsideralascondicionesdeseguridadyproteccindentrodelplanteleducativo?
Cmoconsideralosservicioscomplementarios(Cafetera,transporte,restaurante)delColegio?
CmoconsideraeltratorecibidoporlosdiferentescolaboradoresdelaInstitucin?
CmoconsideraelniveldecapacitacindelpersonaldelColegio?
Cmoconsideraelprocesodeatencinysolucindequejasyreclamos?
136
N AUDITORIA
DD
4y5
FECHA:
MM
10
AA
2010
OBJETIVO DE LA AUDITORIA: Determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestin de calidad segn
lineamientos de la norma NTC ISO 9001:2008, evaluar la capacidad del sistema para cumplir los requisitos reglamentarios
o contractuales, verificar la suficiencia documental del SGC para cumplir con los requisitos exigidos por la ley, norma y
partes interesadas.
ALCANCE: Aplica a los procesos estratgicos: direccionamiento estratgico y calidad,
Procesos de formacin: matriculas diseo y desarrollo y convivencia estudiantil
Procesos de apoyo: financiero y de recursos fsicos, talento Humano y bienestar comunitario
De las sedes a, b, c, d, e, f, g, h.
CRITERIOS DE AUDITORIA:
Requisitos de la Norma NTC ISO 9001:2008, procedimientos, instructivos, caracterizaciones, manuales, registros y dems
documentos del sistema de gestin de calidad de la empresa.
AUDITOR LDER:
EQUIPO AUDITOR:
ING.
MARCO ANTONIO GONZALEZ C.
LORENA P. SALAZAR S.
ZAHIDA V. DURAN BAUTISTA
ACTIVIDADES DE LA
AUDITORA
FECHA
D/M/A
4 /10/10
HORA
INICIO
FIN
8:00 am
9:00 am
Direccionamiento
estratgico
Matriculas
Calidad y Mejora
4 /10/10
4 /10/10
9:00 am
10:00 am
10:00 am
REQUISITO
NUMERALES
4.2.3, 4.2.4, 5.1,
5.2,
5.3,
5.4,
5.4.1, 5.5, 5.5.1,
5.5.2, 5.5.3, 5.6,
5.6.1,
5.6.2,
5.6.3, 6.1, 8.2.3,
8.3,
8.4,
8.5,
8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
5.2, 5.5.3, 7.1,
7.2.2, 7.2.3, 7.5.1,
7.5.3, 7.5.5, 8.1,
8.2.1, 8.2.3, 8.2.4,
8.3, 8.4, 8.5.1
12:00 am
4.1, 4.2, 4.2.1,
4.2.2, 4.2.3, 4.2.4,
5.4.2, 8.1, 8.2,
8.2.1, 8.2.2, 8.2.3,
8.2.4, 8.3, 8.4,
8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
CARGO
AUDITADO
Lderes del
proceso:
Rector
Coordinador
Sede E
PM. LIDER:
Coordinador
sede GY H
PCM
Coordinadora
A. Jornada. T.
AUDITORES
Auditor
Asignado por
la Institucin
Auditor
Asignado por
la Institucin
Auditor
Asignado por
la Institucin
Auxiliar de
calidad
Sede D
Descanso
4 /10/10
4 /10/10
12:00 am
1:30 pm
1:30 pm
2:15 pm
Diseo Y Desarrollo
Curricular
137
PDC: Lder:
Coordinador
Acadmico.
J. Maana
Auditor
Asignado por
la Institucin
Convivencia Estudiantil
Recurso Fsicos Y
Financieros
4 /10/10
4 /10/10
2:15 pm
3:30 pm
3:30 pm
4:30pm
Bienestar comunitario
4 /10/10
4:30pm
5:15pm
Talento Humano
4 /10/10
5:15pm
6:00 pm
SEDE D
5/10/10
8:00 am
11:00am
SEDE G
5/10/10
11:00 am
1:30pm
Reunin de cierre
5/10/10
3 pm
Auditor
Asignado por
Convivencia J. M la Institucin
PCE
Apoyo:
Coordinador Sede E.
R.F Y F. Lider Auditor
Asignado por
coordinador sede C
la Institucin
Apoyo:
Coodinador
convivencia J. M
PBC: LIDER
Coordinador
Sede F
Auditor
Asignado por
la Institucin
T.H. Lider:
Coordinador
Conv. J. tarde.
Auditor
Asignado por
la Institucin
Coordinador
Sede D
Coordinador
Sede G
Auditor
Asignado por
la Institucin
OBSERVACIONES:
SE PIDE A TODO EL PERSONAL INVOLUCRADO EN LAS AUDITORIAS QUE ESTEN DISPONIBLES A LA HORA Y
FECHA INDICADA.
A todos los procesos se auditara 4.2.3 Control de documentos, 4.2.4 Control de los registros, 8.2.3 seguimiento y
medicin de los procesos, 8.4 Analisis de datos y 8.5 Mejora continua.
____________________________________________
FIRMA COORDINADOR DE CALIDAD
___________________________________________
FIRMA AUDITADO NOTIFICADO
DIA
____________________________________
FIRMA RECTOR
MES
AO
FECHA
APROBACIN:
138
02
FECHA:
DD
13
MM
01
AA
11
OBJETIVO:
1. Determinar la conformidad del sistema de gestin y control bajo los criterios de
auditora.
2. Evaluar y Verificar la capacidad del SGC para asegurar el cumplimiento de
Los requisitos de la norma ISO 9001:2008, requisitos
legales y contractuales aplicables al alcance del Sistema de Gesin del Colegio de Santader.
3. Identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestin y control de
Calidad
ALCANCE DE LA AUDITORA: Aplica a los procesos estratgicos: direccionamiento estratgico y
calidad, Procesos de formacin: matriculas diseo y desarrollo y convivencia estudiantil
Procesos de apoyo: financiero y de recursos fsicos, talento Humano y bienestar comunitario
De las sedes a, b, c, d, e, f, g, h.
PROCESOS AUDITADOS: Direccionamiento estratgico y calidad, Procesos de formacin:
matriculas diseo y desarrollo y convivencia estudiantil
Procesos de apoyo: financiero y de recursos fsicos, talento Humano y bienestar comunitario
De las sedes a, b, c, d, e, f, g, h.
PERSONAL ENTREVISTADO:
Lider de los procesos de: Direccionamiento
estratgico y calidad, Procesos de formacin:
matriculas diseo y desarrollo y convivencia
estudiantil.
Procesos de apoyo: financiero y de recursos
fsicos, talento Humano y bienestar comunitario
De las sedes a, b, c, d, e, f, g, h.
HALLAZGOS DE LA AUDITORA
GESTION CURRICULAR
Ncm
(Numeral 4.2.1)
No se evidencia la actualizacin de
documentos externos por parte del proceso de Gestin Curricular
RECURSO FISICOS Y FINANCIEROS Ncm
(Numeral 6.3)
En el procedimiento de Mantenimiento e Insfraestructura no se diligencia el registro de FT- PRF-13
139
INFORME DE HALLAZGOS
Se debe plantear las acciones correctivas correspondientes y generar planes de accin que eliminen
la causa de las misma.
OBSERVACIONES
CONCLUSIN GENERAL:
Se debe implementar el plan de accin fruto de las no conformidades de los hallazgos de la auditoria
interna.
FIRMA AUDITOR:
FIRMA AUDITADO:
140
ETAPA
TEMAS
OBJETIVOS
Conceptosbsicosdecalidad,normaISO90012008
Despertarenelpersonal,
laculturadecalidadencaminadaal
cumplimiento.
FundamentosdelSGCbasadoenlaNTCISO90012008
Daraconocerlosconceptos
bsicosdelanorma.
Daraconocerunosprincipios
debienestar.
SENSIBILIZACIN Jornadade5S
Fortalecerlamoraldelpersonal(esms
agradebletrabajarenunlugarlimpioy
ordenado)
Presentacindelapolticadecalidadyobjetivosdecalidad
Procedimientodecontroldedocumentosyregistros.
Elaboracindeindicadoresdelagestindelosprocesos.
DOCUMENTACIN Elaboracindelascaracterizacionesdelosprocesos.
Jornadasderevisindocumentaldondeseaclarabanlasdudas
sobrelaestructuradelosdocumentos.(Procedimientos,manuales,
formatos,caracterizaciones).
Orientaratodoelpersonalatenerclaro
conocimientodelavisin,misinyla
polticadecalidadquesedesarrollaraen
lainstitucineducativa.
Daraconoceraloslderesdelosprocesos
laformadeelaborarladocumentaciny
losformatosdecadaunodeestos.
Queelpersonalconozcaymanejo,lacreacin,
anlisislosresultadosdeindicadoresde
gestin.
Daraconocerelmapadeprocesosdel
ColegioDeSantander.
Adquirirlosconocimientosnecesariospor
partedelosinvolucradosparadesarrollarla
documentacinyasmismoapropiarsedesu
adecuadomanejo.
Presentarlosdiferentestiposde
documentosquehacenpartedeunSGC.
Socializacindelsistema,reportedeaccionescorrectivas,
preventivasydemejora.
Sencibilizaratodoelpersonalenel
manejorutinariodelosprocedimientos,
reportedeaccionescorrectiva,preventivasyde
mejora.
Talleresdetrabajo:ManejodeFormatos,Reportedesolicituddecreacin,
modificacinoeliminacindedocumentos.
Quetodoelpersonalaporteatravsdel
cumplimientodelosprocedimientos,reporte
deaccionescorrectivas,preventivasydemejora
almantenimientodeSGC.
IMPLEMENTACIN
Daraconoceralpersonallafinalidaddelas
auditorasdecalidadyelvalorquegeneranal
permitirevaluarlaimplementacindelsistema.
Auditorainterna
Formarauditoresinternosquepermitan
asegurarelmantenimientodelS.G.Cenel
ColegiodeSantander.
Anlisisderesultados.
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