PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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QU ES PLANIFICACIN?
Consiste en la elaboracin de un plan a partir de un
anlisis exhaustivo de la situacin de la empresa y
de su entorno, en funcin del cual se establecern
los objetivos y las estrategia ms apropiada para
alcanzar el xito

PARA LOGRAR LA PTIMA PLANEACIN DEBEMOS CONOCER TRES

PRINCIPIOS:

Principio de precisin: Debemos desarrollar planes

precisos, sin divagar.

Principio de la flexibilidad: Debemos dar margen

para posibles cambios.

Principio de unidad: Todos los planes que se

apliquen deben estar coordinados jerrquicamente
hasta formar, al final, uno solo

PASOS EN LA PLANEACIN :

Para que una decisin se lleve a cabo se requiere tomar en cuenta una serie de pasos. los pasos de la
planeacin constituyen un proceso racional para el logro de los objetivos y su seguimiento se puede
realizar en cualquier planeacin.

1.

Deteccin de las oportunidades

2.

Establecimiento de objetivos

3.

Desarrollo de premisas

4.

Determinacin de curso alternativo de accin

5.

Evaluacin de cursos alternativos de accin

6.

Seleccin de un curso de accin

7.

Formulacin de planes derivados

8.

Formulacin de planes en cifras (el presupuesto)

TCNICAS DE LA PLANEACIN
Las tcnicas de planeacin son herramientas que se utilizan para llevar a cabo eficientemente la
administracin. Las tcnicas de planeacin pueden ser:

Cuantitativas. Las que se basan mtodos

matemticos.

Cualitativas. Son herramientas y

conocimientos que surgen de la experiencia o
el criterio u observacin.

Existen mltiples tcnicas de planeacin; las ms usuales son:

Anlisis FODA. El anlisis FODA consiste en

detectar Fortalezas, Oportunidades, Debilidades
y Amenazas que pueden afectar el logro de los
planes.

Grfica de Gantt. Es la tcnica ms

comnmente utilizada para establecer de
manera grfica las etapas de un programa.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN

TIPOS DE PLANEACIN
La forma en que se clasifique la planeacin determinar el contenido de los planes y la manera en la que se hizo la planeacin.

PLANEACIN FORMAL E INFORMAL

Todos los administradores planean, la diferencia entre unos y otros dependen de
los mtodos empleados y la tensin para la que planean.La planeacin informal
es aquella que se lleva a cabo sobre bases informales o causales. Esto sucede
cuando el que planea no registra lo que pasa sino lo que lleva en la memoria y
actan de manera intuitiva e improvisada.La planeacin formal es aquella que se
lleva a cabo sobre la base de un plan escrito y documentado, desarrollado por
medio de un proceso racional.

CARACTERSTICAS DE LA
PLANEACIN FORMAL E
INFORMAL

Planeacin formal

Planeacin informal

Racional

Emocional

Sistmica

Se basa en la experiencia

Aplica conceptos, principios,

Se apoya en corazonadas

reglas, tcnicas

Sigue un proceso

Se lleva a cabo por

episodios espordicos

Se apoya en informacin

Un gran porcentaje de

relevante y confiable

improvisacin

VENTAJAS DE LA PLANEACIN

Cuando llevamos a cabo una planeacin adecuada los objetivos o metas se logran de una manera ms fcil
y con resultados efectivos.
La planeacin permite asimilar el trabajo improductivo, reduciendo costos en beneficios de la organizacin.
Cuando la planeacin se hace a conciencia, nos puede marcar la necesidad de innovaciones o cambios para
el futuro del negocio, sacadas de las diversas alternativas.
Para el administrador, la planeacin estimula todo el sistema de trabajos en forma clara y amplia,
permitindole al gerente obtener una mejor comprensin de cada una de las actividades y percibir las bases
en que se fundan sus acciones.
La planeacin hace ms definitivo el trabajo dentro de las limitaciones de espacio y tiempo. La planeacin
permite las bases del control porque enmarca los puntos de partida y terminacin de las actividades de la
organizacin.
La planeacin y el control se separan en forma conceptual para su estudio y anlisis, pero en la prctica
administrativa son inseparables, se les considera hermanos siameses.
La planeacin permite manejar la incertidumbre del futuro; como sabemos el futuro es incierto.

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Estructura organizacional

Cadena de mando
Lnea continua de autoridad, que se extiende desde los niveles ms
altos de la organizacin hacia los niveles ms bajos, y aclara quin le
reporta a quin.

Unidad de mando
Principio de la administracin que establece que nadie debe tener ms
de un jefe.

Tramo de control
El nmero de subordinados que un gerente puede dirigir de forma
eficiente y efectiva.

 La amplitud del tramo depende de:

Las habilidades y capacidades del gerente.
Las caractersticas de los empleados.
Las caractersticas del trabajo que va a realizarse.
La similitud de las tareas.
La complejidad de las tareas.
La proximidad fsica de los subordinados.
La estandarizacin de las tareas.
La sofisticacin del sistema de informacin de la organizacin.
La fortaleza de la cultura de la organizacin.
El estilo preferido del gerente.

925

La estructura de la organizacin describe el marco de

la organizacin de una empresa.

Organizacin Lineal o Militar

Organizacin Funcional

Organizacin Lineal y funcional

Organizacin linea-staff

Organizacin matricial

Organizacin divisional

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ORGANIZACIN LINEAL O MILITAR

Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona,
quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad bsica del mando, el
jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez
reportarn a un slo jefe.
Ventajas:

Mayor facilidad en la toma de

decisiones y en la ejecucin de las
mismas.
No hay conflictos de autoridad ni
fugas de responsabilidad.
Es claro y sencillo.
til en pequeas empresas.
La disciplina es fcil de mantener.

Desventajas:
Es rgida e inflexible.
La organizacin depende de
hombres clave, lo que origina
trastornos.
No fomenta la especializacin.
Los ejecutivos estn saturados de
trabajo, lo que ocasiona que no se
dediquen a sus labores directivas,
sino, simplemente de operacin.

ORGANIZACIN FUNCIONAL
Consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin de manera que cada hombre,
desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor nmero posible de funciones.
Ventajas:
Mayor especializacin.
Se obtiene la ms alta eficiencia de
la persona.
La divisin del trabajo es planeada
y no incidental.
El trabajo manual se separa del
trabajo intelectual.
Disminuye la presin sobre un slo
jefe por el nmero de especialistas
con que cuenta la organizacin.

Desventajas:
Dificultad de localizar y fijar la
responsabilidad, lo que afecta
seriamente la disciplina y moral de los
trabajadores por contradiccin
aparente o real de las rdenes.
Se viola el principio de la unidad de
mando, lo que origina confusin y
conflictos.
La no clara definicin de la autoridad
da lugar a rozamientos entre jefes.

ORGANIZACIN LINEAL-FUNCIONAL
Es una combinacin de Organizacin Lineal y Funcional
LINEAL: la responsabilidad y autoridad se transmite a travs de un slo jefe para cada
funcin especial.
FUNCIONAL: La especializacin de cada actividad en una funcin, es mas aplicable en las
empresas.

Desventajas:
Si los deberes y
Ventajas:
responsabilidades de la
Logra que los conocimientos
asesora no se delimitan
expertos influyan sobre la
claramente por medio de
manera de resolver los
cuadros y manuales, puede
problemas de direccin.
Hace posible el principio de la producir una confusin
considerable en toda
responsabilidad y de la
autoridad indivisible, y al
organizacin.
mismo tiempo permite la
Puede ser ineficaz por falta
especializacin del staff.
de autoridad para realizar sus
funciones o por falta de un
respaldo inteligente en la
aplicacin de sus
recomendaciones.
Pueden existir rozamientos
con los departamentos de la
organizacin lineal.

ORGANIZACIN LNEA-STAFF
Las principales funciones
del lnea-staff son:

Servicios.

Consultora y asesora.

Seguimiento.

Planeacin y control

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2009 PRENTICE HALL, INC. TODOS LOS DERECHOS

RESERVADOS.

ORGANIZACIN MATRICIAL
Consiste en combinar la departamentalizacin por productos con la de funciones,
se distingue de otros tipos de organizacin porque se abandona el principio de la
unidad de mando o de dos jefes.
Ventajas:

Coordina la satisfaccin de
actividades.
Propicia una comunicacin
interdepartamental sobre las
funciones y los productos.
Permite que las personas
puedan cambiar de una tarea
a otra cuando sea necesario.
Favorece un intercambio de
experiencia entre
especialistas para lograr una
mejor calidad tcnica.

Desventajas:
Existe confusin acerca de quin depende de
quien.
Da lugar a una lucha por el poder.
Funciona a travs de muchas reuniones, lo que
supone prdidas de tiempo.
El personal puede sentir que su jefe inmediato no
aprecia directamente su experiencia y capacidad.
Se puede presentar resistencia al cambio por
parte del personal.

ORGANIZACIN DIVISIONAL
Utilizada por grandes organizaciones que han crecido diversificando sus productos o
sus mercados.
Se suele sealar que presenta las siguientes ventajas respecto a la
organizacin lineal:

Mejora la asignacin de capital, dispersa el riesgo.

Reacciona estratgicamente ante los cambios y ayuda a preparar a

directivos generales.

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Importancia de la estructura organizacional:

Es de carcter continuo
Es un medio a travs del cual se establece la mayor manera de lograr los objetivos de un
grupo social.
Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente,
con un mnimo esfuerzo.
Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades.
Mejorar el rendimiento o productividad de los recursos.
Delegan a travs de la estructura organizacional, autoridad para que se establezcan
responsabilidades.
Realizan procesos de comunicacin, coordinacin, control, etc.,
Concebir por medio de estas que se logre una accin efectiva y eficiente.
Establecer niveles jerrquicos que representen autoridad y a la cual hay que obedecer.
indicar el tipo de trabajo que debe realizarse, as como los fines y objetivos finales de la
empresa.