OFICINA DE ESTADISTICA E INFORMATICA

RED DE SALUD ICA - U.E.406

AO DE LA INVERSION PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA
SEGURIDAD ALIMENTARIA

DIRECCIN DE RED DE SALUD ICA

UNIDAD DE ESTADISTICA E INFORMATICA

PLAN DE ACCIN:
MANEJO, CONSERVACIN Y
DEPURACION DE HISTORIAS
CLNICAS

ICA, ENERO
2013

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INTRODUCCIN
El archivo de admisin de los establecimientos de salud de la Red
de Salud Ica, se encuentran saturados por la cantidad de Historias
Clnicas que deben ingresar al proceso de depuracin y/u
ordenamiento del archivo activo, pasivo, especial y centralizado,
ya que esto conllevar a mejorar la atencin al usuario en los
centros y puestos de salud.
As mismo, la gestin contribuye de manera directa a mejorar la
calidad de atencin de los pacientes, as como tambin a optimizar
la gestin de los establecimientos de salud, proteger los intereses
legales del paciente, del personal de salud y del establecimiento,
as como proporcionar informacin con fnes de investigacin y
docencia.
Por ello, la Red de Salud viene desarrollando gradualmente
procesos de modernizacin que buscan dar mayor autonoma y
lograr mayor efciencia en los establecimientos de salud con
una lgica gerencial, que permita lograr mejores resultados.
Por lo tanto, la Direccin de Red, en el marco de la Norma Tcnica
N022- MINSA/DGSP-V.03 Norma Tcnica de Salud para la Gestin
de la Historia Clnica, aprobada con Resolucin Ministerial
N732 -MINSA,
documento que
permite
proceder
a
la
depuracin
de
la
historia
clnica
segn
los criterios
establecidos.
Es de gran importancia para que la Direccin de Red de Salud Ica
alcance elevados niveles de competitividad en el marco de la Visin al
2015, de ser una INSTITUCIN DE EXCELENCIA.
Cabe sealar, que sta iniciativa es producto del trabajo que viene
desarrollando la Gestin de la Red de Salud, a travs de la
Unidad de Estadstica e Informtica, con la finalidad de mejorar el
archivo, manejo y depuracin de Historias Clnicas en la jurisdiccin.

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II. FINALIDAD:
Contribuir a mejorar la calidad de atencin a los usuarios de
servicios de salud a travs de una adecuada gestin de
Historias Clnicas, as como proteger los intereses legales de
usuarios, del personal de salud y de los establecimientos
salud.

los
las
los
de

III. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL:
Lograr el ordenamiento adecuado en los servicios de admisin de los
establecimientos de salud a travs del manejo, conservacin y
depuracin de las Historias Clnicas en la jurisdiccin.
3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS:
3.2.1

Fortalecer las competencias tcnicas del personal de admisin

y estadstica a travs de capacitacin para el manejo adecuado
de las Historias Clnicas como parte de los archivos mdicos en
los establecimientos de salud.
3.2.2
Establecer
los
procedimientos
para
el
archivo
y
depuracin de las historias clnicas.
3.2.3 Estandarizar el contenido y metodologa para proceder a la
depuracin, respetando los aspectos legales y administrativos.
IV. MBITO DE APLICACIN
Todos los establecimientos de salud de la Direccin de Red de Salud
Ica.
V. BASE LEGAL
Ley N26842 Ley General de Salud
Ley N27269 Ley de firmas y certificados digital es
Ley N27444, Ley del Procedimiento Administrativo General
Ley N27604, que modific la Ley General de Salud,
respecto a la Obligacin de los Establecimientos de Salud a
dar atencin mdica en casos de Emergencias y Partos.
Ley N27657 Ley del Ministerio de Salud.
Ley N 27806 Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin
Pblica

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Ley N 25323 crea el Sistema Nacional de

Archivos.
Decreto Supremo N039-93- PCM, que aprob el Reglamento de
Prevencin y Control de Cncer Profesional.
Decreto Supremo N016-2002- SA, que aprob el Reglamento
de la Ley N27604
Decreto Supremo N024-2005-SA, que aprob las identificaciones
estndar de datos en Salud.
Decreto Supremo N013-2006-SA, que aprob el Reglamento de
Establecimientos de Salud y Servicios Mdicos de Apoyo.
VI. RESPONSABLE DE SU APLICACIN DEL
PLAN:
La aplicacin del Plan de manejo, conservacin y depuracin de
historias clnicas, es de
responsabilidad
del Comit de Historia
Clnica de la Sede Administrativa, Mdicos Jefes de Microredes, Jefes
de Establecimientos de Salud, Comits de Historias Clnicas de las
Microredes y Personal de Admisin y Estadstica en los
Establecimientos de Salud.
VII. PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO,
CONSERVACIN Y DEPURACION
7.1
MANEJO:
7.1.1

DEL

Concepto de Historia Clnica: Es el documento mdico legal,

en el que se registra los datos de identificacin y de los
procesos relacionados con la atencin del paciente, en forma
ordenada, integrada, secuencial e inmediata de la atencin que
el mdico u otros profesionales de salud brindan al paciente.
7.1.2
Responsable de Admisin: Es aquel que tiene asignado el
servicio de admisin y aquel que vela por el cuidado,
conversacin y custodia de las historias clnicas del
establecimiento de salud.
7.1.3 Responsable de Estadstica: Es aquel que monitoriza y apoya
al manejo adecuado de los archivos mdicos en los
establecimientos de salud, entre ellos las historias clnicas.

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7.1.4 Comit de Historias Clnicas: es el equipo de personal de salud

del rea asistencial y administrativa, designados por la
Direccin de Red de Salud Ica, y tiene la responsabilidad de
velar por la calidad del registro de la Historia Clnica y dems
formatos, a travs de la supervisin del cumplimiento de la
Norma Tcnica de la Historia Clnica, y de los archivos. El
responsable del rea de registros mdicos ser miembro
permanente de ste comit. El comit de la Sede
Administrativa tiene la responsabilidad de evaluar y coordinar
con el Archivo General de la Nacin, de acuerdo a los informes
de los Comits de Historias Clnicas de las Microredes.
7.1.5 Las atenciones de salud brindadas a los usuarios deben
registrarse obligatoriamente en una Historia Clnica, debiendo
consignarse: fecha, hora, nombre, firma y nmero de
colegiatura si correspondiera, del profesional que brinda la
atencin.
7.1.6
Todas las atenciones de salud prestadas fuera del
establecimiento como actividades del mismo, deber ser
incorporadas en la Historia Clnica del usuario correspondiente.
7.1.7 Los formatos que forman parte de la Historia Clnica, deben
consignar los nombres y apellidos del paciente y nmero de la
historia, en lugar uniforme y de fcil visibilidad.
7.1.8 Todas las anotaciones contenidas en la Historia Clnica,
deben ser objetivas, con letra legible y sin enmendaduras,
utilizando slo las abreviaturas o siglas que figuren en la lista
de abreviaturas internacionales
y
otras
que
hayan
oficializado las instituciones. En ningn caso se permitir el
uso de siglas en los diagnsticos.
7.1.9
Los diagnsticos consignados correspondern a la
Clasificacin Internacional de Enfermedades debiendo estar
codificados por quien realizo la atencin, de acuerdo a la CIE
10, o la vigente.
7.1.10 Las Historias Clnicas deben estar accesibles al personal
autorizado durante el horario de atencin del establecimiento.
7.1.11 El establecimiento de salud queda obligado a entregar
copia
de
la Historia Clnica , cuando el usuario o su
representante legal lo solicite, en cuyo caso el costo de
reproduccin ser asumido por el interesado (artculo 44 de la
Ley General de Salud)
7.2. DE LA CONSERVACIN:
7.2.1 Mtodos de Archivo de la Historia Clnica: Son las formas de
organizar las Historias Clnicas en el archivo clnico. Los
mtodos son:
7.2.1.1.
Mtodo
Convencional:
Es un mtodo a travs del cual las historias clnicas o carpetas
familiares se archivan en estricto orden numrico ascendente,
siguiendo una secuencia consecutiva segn el orden de
inscripcin.

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Es til en archivos clnicos con un volumen inferior a 10,000
historias.

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7.2.1.2.
Mtodo
Dgito
Terminal:
Es un mtodo rpido, seguro y preciso de archivar las Historias
Clnicas o carpetas familiares, basados en un principio
matemtico que asegura una distribucin igual, entre 100
secciones.
Mtodo Dgito Terminal Simple.- Es una
modalidad del mtodo de archivo dgito terminal en el
cual el archivo se divide en 100 secciones que comienza
del 00 al 99 y las historias se archivan en la seccin
correspondiente a los dos ltimos dgitos del nmero y
en orden consecutivo. Es aplicable en archivos cuyo
volumen de historias es mayor de 10,000 y menor
de
100,000.
Mtodo Dgito Terminal Compuesto.- Es un mtodo
ms complejo. Permite archivar las historias de manera
ms rpida, segura y precisa. Se divide al Archivo
inicialmente en 100 secciones (00 al 99), cada una
de las cuales a su vez se subdivide en 100
divisiones. Para archivar una historia clnica se toma
como primer elemento los dos ltimos nmeros, los
cuales constituyen su seccin; luego se toman los dos
nmeros centrales y se ubica la divisin dentro de la
seccin correspondiente. Los dos primeros nmeros
sirven para ubicar el orden consecutivo que le
corresponde dentro de la divisin respectiva. Este
mtodo es aplicable en archivos cuyo volumen es mayor
de 1,000 historias.
7.2. DE LA DEPURACIN:
Depende bsicamente de la organizacin y de los tipos de
archivos:
7.2.1. Archivo Activo: El archivo activo est conformado por
Historias Clnicas de los pacientes que estn recibiendo o han
recibido atencin en el establecimiento de salud en los ltimos 5
aos.
7.2.2. Archivo Pasivo: El archivo pasivo est conformado por las
Historias Clnicas de los pacientes que han fallecido y las historias de
pacientes que no han concurrido al establecimiento por ms de 5
aos, estas historias permanecern por un periodo de 15 aos,
debiendo luego entrar al proceso de depuracin total.
7.2.3. Archivo Especial: En este archivo estn las historias clnicas
de casos mdico legales y de inters cientfico o histrico.
7.2.4. Archivo Centralizado: Es el sistema por el cual se archivan
todas las
Historias Clnicas activas en un solo

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ambiente.
Slo para aquellos Establecimientos de Salud donde sus carpetas
familiares estn ordenadas en sectores, sern definidos segn la
organizacin del archivo previa evaluacin con el comit de
Historia Clnica de la Microrred, con opinin tcnica del Comit de
Historia Clnica de la Sede Administrativa.

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VIII. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:

PLAN DE ACCIN: MANEJO, CONSERVACIN Y DEPURACIN DE HISTORIAS CLNIC

ACTIVIDAD
El abora ci n del Pl a n de Acci n
Aproba ci n del Pl a n con RD
Pre s e nta ci n del Pl a n a l Comi t de Hi stori a s
Cl nica s
Acti va ci n de los Comi t s de Hi stori a Cl i nica
de las MR y Aproba ci n con RD
Ca pa ci ta ci n a los Re s p Admi s i n y Estadi sti ca
de los EESS
Asi s te ncia T cnica e n l os EESS
Adqui s i ci n de Ma te ri a l para proce de r a l a
De pura ci n de H.CL
Le va nta mi e nto d e I nforma ci n e n l os EESS
Orde namiento de los Archivos Pa s i vos , Acti vos , Es pe ci
a l e s y Centra liza do e n l os EESS
Se l e cci n de Archi vo Pa si vo ne tame nte
Cons trucci n y/o ubi cacion de la custodia pa ra e l Archi
vo Pa s i vo de la Re d
Re vi s i n del Archi vo s e l e cci onado pa ra
De pura ci n y/o e l i mi na ci n
El a bora ci on de un I nforme por MR pa ra re mi ti r a l
Archi vo Ge ne ra l de la Na ci on

MESES
AB MA JUN JUL2013
AG SE OCT NO
R
Y
O
T
U
V

DIC

RESPO

Unida d de Esta ds
tica- Red
Director Ejecutivo/A
Legal

x
x

Unida d de Esta ds
tica- Red

MR / Director Ejecu
Lega l
Comit de His toria
Sede
Adminisde
trativa
Comit
His toria
Sede

x
x

Adminis tra cin/Lo

Adm

x
x
x

Comits de H.Cl Re
de MR

Responsables de A
tadis tica de los EE

Res ponsables de A
dis tica

x
x

x
x

Adminis tra cin/Lo

Adm
Comit de His toria
Sede
Adminis tra tiva y C
Comit de His toria
Sede
Adminis tra tiva