ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

CDIGO SC-NOM
versin 1.0

PROYECTO
PATROCINADOR
PREPARADO
POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
REVISI
N

(Correlativ
o)

SEI Empresas Servicio de Entrega de informacin a

Empresas
Gerencia de Operaciones
Francisco Pavez
FECH 1 0 201
A
7 4 6
FECH
A
FECH
A
DESCRIPCIN (REALIZADA POR)

FECHA

(Motivo de la revisin y entre parntesis quien la realiz)

(de la revisin)

01
02
BREVE DESCRIPCIN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO
(Caractersticas, funcionalidades, soporte entre otros)

El nuevo servicio pretende establecer una plataforma nica para la

distribucin de informacin corporativa orientada a los productos de la
empresa centrado en la consolidacin de los contactos de empresa y el
establecimiento de un canal de atencin para los clientes afiliados
empresas.

ALINEAMIENTO DEL PROYECTO

1. OBJETIVOS ESTRATGICOS DE LA
ORGANIZACIN

(A qu objetivo estratgico se alinea el proyecto.

Debe indicarse las metas respectivas, con las
cuales se medir el logro del objetivo. Indicar plazo
para lograrlo.)

2. PROPSITO DEL PROYECTO

(Beneficios que tendr la organizacin una vez que

el producto del proyecto est operativo o sea
entregado, debe contribuir al objetivo definido el
casillero izquierdo)

Consolidacin de la contactabilidad
de las empresas. Se define que se
debe obtener un 95% de
contactabilidad sobre empresas con
facturacin vigente.

Beneficio en la comunicacin con las

empresas. Este activo fundamental
en estos tiempos fue el eje central
del negativo diagnostico asociado a
este proyecto.

Asegurar la entrega de facturacin a

los clientes empresas mediante un
canal electrnico. 100% de entrega
sobre empresas con contactabilidad
disponible.

Se disminuir el riesgo asociado a

falta de procedimiento en la entrega
de informacin de facturacin a las
empresas. Los costos asociados son
clave en los objetivos estratgicos de
la empresa.
Beneficios asociados a abordar las
necesidades de las empresas sobre
la normalizacin de su situacin de

Implementar un canal de atencin

para empresas relacionados
especficamente a las solicitudes,

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consultas y reclamos
asociadas a la facturacin de crdito
social.
Implementar un modelo de control
relacionado a la recaudacin de
empresas.

pago con CCAF Los Hroes.

El control propuesto no existe hoy en
la empresa. Este permitir visibilidad
concreta respecto a las empresas
que necesiten una mayor atencin
respecto a recaudacin.

Los plazos relacionados a este

proyecto son: 1 ao de marcha
blanca para luego establecer un
proceso operativo permanente.
3. OBJETIVOS DEL PROYECTO

(Principalmente en trminos de costo, tiempo, alcance, calidad)

Alcance: Establecer un servicio que asegure la entrega de informacin de

facturacin a los clientes empresas de CCAF Los Hroes.
Tiempo: Se ha estimado 1 ao para la implementacin de este servicio.
Costo: se ha estimado dos lneas de costo base, una relacionada al
sistema solicitado y otra para el nuevo equipo de ejecutivos.
Calidad: Se espera lograr un 95% de contactabilidad y sobre esto un 100%
de entrega de facturacin. Se considera contar con los respaldos de todas
las gestiones relacionadas mejorando la calidad de la situacin actual.
4. CRITERIOS DE XITO DEL PROYECTO
(Componentes o caractersticas que deben cumplirse en el proyecto para considerarlo exitoso, no son
factores de xito)

Comunicacin efectiva entre las reas que administran los canales de

atencin.
Liderazgo de los lderes de proyecto para lograr los objetivos
definidos.
Seguimiento y control constante de las actividades de proyecto
planificadas.
Respeto sobre las lneas de mando definidas en el proyecto.
Consolidacin de la base de contactabilidad de empresas.
Implementacin del modelo para la entrega de informacin a
empresas.
Control de facturacin versus recaudacin de empresas.
5. REQUISITOS DE ALTO NIVEL

(Principales condiciones y/o capacidades que debe cumplir el producto o servicio y la Gestin del
Proyecto, indicando el interesado que lo solicita. Una necesidad del negocio es resuelto por uno o ms
requisitos de producto de alto nivel. Un requisito de Gestin de Proyecto de alto nivel, est asociado al
nivel de madurez de Direccin de Proyectos de los interesados)

REQUISITO

Criterio de Aceptacin (mtrica y/o

norma)

Dueo

Consolidacin de
Contactabilidad
para empresas.
Respaldos de envos
de facturacin a
clientes empresas.

Porcentaje de contactos empresa

validados por los representantes
legales activos.
Todo envo debe encontrarse
respaldado en un repositorio
centralizado.

Gerente de
Producto.
Gerente de
Producto.

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Carterizacin 100%

Vista 360 sobre

avance del
proyecto.
Seleccin de
personal para
equipos
operacionales.
Control de
Presupuesto.
Cierre de Hitos.

Todas las empresas deben estar

determinadas en una cartera
especfica sobre un canal de atencin
determinado.
Reportes peridicos sobre el avance
del proyecto.

Gerente de
Operaciones.

Se debe formular los equipos de

trabajo operacionales y adems
capacitarlos antes de realizar la
marcha blanca del proyecto.
Reportes semanales respecto a los
costos asociados al proyecto
Informe completo de los cierres de
hitos proyectados para el proyecto.

Gerente de
Operaciones.

Gerente de
Producto

Gerente de
Producto
Gerente de
Producto.

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EXTENSIN Y ALCANCE DEL PROYECTO

6. FASES DEL PROYECTO

7. PRINCIPALES ENTREGABLES

Conformacin de equipos de proyecto.

Se define el equipo de proyecto

conformado por los representantes de
los distintos interesados.
Se define en rasgos generales el alcance
del proyecto.
Se define el plan comunicacional con
foco a empresas informando sobre el
nuevo servicio y canal de atencin.
Se definen los elementos tecnolgicos a
adquirir considerando los requerimientos
de proyecto.
Se define el plan de salida del proyecto
considerando su puesta en produccin e
inicio de operacin del equipo de trabajo
operativo.
Se define la estructura de costos
relacionados al proyecto. Se considera la
inversin inicial y los costos operativos
proyectados.
Se seleccionan a los encargados del
desarrollo informtico del proyecto. Se
utilizaran recursos internos ms
refuerzos segn necesite el proyecto.
Se establecen el equipo de analistas e
ingenieros de procesos que realizaran los
elementos base de los elementos
necesario para el desarrollo de los
mdulo de sistema y de los procesos
operativos relacionados al servicio.
Se establece la definicin de cargo
relacionado a los ejecutivos que
operaran el servicio y se llama a
concurso interno y seleccin externa de
colaboradores.
Se establece los requerimientos a
proveedores en pos de la
implementacin del servicio. Se
consideran proveedor relacionado a la
generacin de facturacin y proveedor
externo de entrega fsica de nminas.
Se realiza la adquisicin de elementos
tecnolgicos definidos en el plan de
adquisicin.
Se define el plan de implementacin de
la plataforma tecnolgica y su ejecucin.
Se realiza el levantamiento de la base de
clientes disponible en la empresa. Se
valida con los actores dueos de esta
informacin y se entrega la base

(Agrupamiento lgico de actividades

relacionadas que usualmente culminan
elaborando un entregable principal. Cada Fase
se ejecutar como un proyecto. Al fin de fase
se puede tomar la decisin de continuar o no
con las siguientes fases)

Definicin del alcance del proyecto.

Definicin del plan comunicacional.
Definicin del plan de adquisicin.
Definicin del plan de implementacin
operativa.
Definicin de la estructura de costos.

Seleccin del equipo de desarrollo.

Levantamiento elementos base.

Definicin de los equipos operativos.

Coordinacin con proveedores.

Adquisicin plataforma tecnolgica.

Habilitar plataforma tecnolgica.
Consolidar base de clientes.

(Un nico y verificable producto, resultado o

capacidad de realizar un servicio que debe ser
elaborado para completar un proceso, una fase
o un proyecto)

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Consolidar carteras por canal de

atencin.

Desarrollo de mdulos base.

Pruebas de aseguramiento y calidad.

Capacitacin equipo operativo.

Paso a produccin.

Marcha Blanca.
Control y Medicin de mtricas de
gestin.
Operacin Regular.

Cierre de Proyecto.

consolidada al equipo de proyecto.

Se define la cartera de canal de
atencin. Se define el proceso
relacionada a la actualizacin de cada
cartera determinando como se realiza
una reasignacin de empresa a una
cartera determinada.
Se consideran los siguientes entregables
para este hito:
Entrega mdulo de
Contactabilidad.
Entrega mdulo de Nominas.
Entrega mdulo de Control.
Entrega mdulo de Informes.
Entrega mdulo de Reportes.
Se realizan las pruebas de calidad
referente a los mdulos mencionados
anteriormente. Se entregan los informes
de conformidad o de incidencias
relacionadas.
Se realiza capacitacin del equipo
operativo seleccionado. Se entregan los
informes de rendimiento relacionados.
Se realiza el plan de paso a produccin.
El rea de produccin TI queda a cargo
de los servidores relacionados a la
solucin y tambin de la aplicacin
desarrollada.
Se realiza la marcha blanca relacionada
a contactos reales con empresas
determinadas para cada cartera.
Se emite informe con los resultados
asociados a la marcha blanca del
proyecto.
El nuevo servicio entra en operacin
regular con el equipo de ejecutivos
formulado y la aplicacin dentro del
control del rea de produccin.
Se entrega informe final destacando el
cumplimiento de los hitos del proyecto,
con los costes e inversiones explicadas
en detalle y con los primeros informes de
gestin relacionados.

8. INTERESADOS CLAVE

(Persona u organizacin que est activamente involucrado en el proyecto o cuyos intereses pueden
ser afectados positiva o negativamente por le ejecucin del proyecto o por el producto que elabora)

ROL EN EL PROYECTO
Gerente de Proyecto
Lder de Proyecto
Gerente de Producto
Sub gerente de cobranza
Gerente de Canales
Lder de Produccin TI

NOMBRE
Neil Adler
Felipe Gonzalez
Alejandro Muoz
Ignacio Tejeda
Rodrigo Sepulveda
Jaime Reyes

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9. RIESGOS DE ALTO NIVEL

(Evento o condicin incierta que, si ocurriese, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos
del proyecto)

RIESGO POSITIVO O NEGATIVO

IMPACTO EN OBJETIVOS

Falta de coordinacin de equipos de

proyecto
Problemas en la indexacin de archivos
de facturacin.
Filtracin de informacin de facturacin

No lograr las definiciones adecuadas

para el servicio.
Entregar informacin de crdito no
correspondiente a clientes empresa.
Por lo sensible de la informacin de
facturacin su distribucin inapropiada
puede ser perjudicial para la empresa.

10.

HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO

(Un evento significativo para el proyecto, usualmente cuando se aprueba por una autoridad un
entregable importante, incluir la fecha comprometida)

HITO

FECHA

Conformacin de equipo de proyecto

Definicin del alcance del servicio
Definicin de equipo operativo
Desarrollo del proyecto
Puesta en produccin
Marcha blanca
Cierre del proyecto

11.

APROBADO POR
Gerente de
Proyecto
Gerente de
Producto
Gerente de
Proyecto
Gerente de
Proyecto
Lder de
Produccin
Gerente de
Proyecto
Gerente de
Producto

PRESUPUESTO DEL PROYECTO

(La estimacin aprobada para el proyecto, al primer nivel de la EDT, incluye las reservas de
contingencia y de gestin)

12.

Presupuesto de proyecto: 200M

Presupuesto Operativo Anual: 50M

RESTRICCIONES

(Estado, calidad o sensacin de estar forzado a tomar un determinado curso de accin o inaccin. Una
restriccin o limitacin impuesta, sea interna o externa, al proyecto afectar el rendimiento del proyecto
o de un proceso). Usualmente es impuesta por una autoridad o el medio ambiente del proyecto.

RESTRICCION

IMPUESTA POR
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Se define que se utilizara esta plataforma como

nico canal para la entrega de informacin de productos a
los clientes empresas.

Gerente divisional
de Operaciones y
Tecnologa.

Se define que se utilizara la plataforma asociada a este

servicio como canal de validacin para los contactos
empresas.

Gerente de
Productos.

13.

SUPUESTOS

(Factores que, para efectos de planificacin, se consideran verdaderas, reales o ciertas sin necesidad de
pruebas o demostraciones, como respuesta a una incertidumbre. Se analiza el riesgo inherente en el
proceso de Gestin del Riesgo.)

SUPUESTO

INCERTIDUMBRE

El rea de produccin TI cuenta con los

elementos
necesarios
para
la
implementacin
de
la
nueva
plataforma.
El rea de operaciones cuanta con los
espacios fsicos para que el nuevo
equipo de servicio.
El rea de produccin TI cuenta con las
estaciones de trabajo necesarias para
el nuevo equipo.
Los proveedores cuentan con las
capacidades necesarias para abordar
los requerimientos de proyecto.
El mercado cuenta con los elementos
necesarios para la adquisicin de
equipos tecnolgicos para el proyecto.

14.

La rotacin y tamao de la empresa es

un factor que determina la capacidad
de contar con estaciones de trabajo.
Se desconoce la capacidad del
proveedor en sus equipos de desarrollo.
La variacin del dlar puede implicar
costos adicionales al proyecto.

REQUERIMIENTOS DE APROBACIN DEL PROYECTO

(Quin evala los criterios de xito, decide el xito del proyecto y quien cierra el proyecto )

Criterios de xito
(Ver punto 4)

Evaluador
(Nombres apellidos y cargo de la
persona asignada, no puede ser el
Gerente del Proyecto)

Consolidacin de la
base de
contactabilidad de
empresas.

Gerente de Producto

Implementacin del
modelo para la
entrega de
informacin a
empresas.

Gerente de Producto

Control de

Gerente de Producto

Firma el cierre del

proyecto
(Nombres apellidos y cargo de la
persona asignada)

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facturacin
versus recaudacin
de empresas.

15.

GERENTE DE PROYECTO ASIGNADO AL PROYECTO

(Nombres apellidos y cargo de la persona asignada como gerente del proyecto)

Gerente de Operaciones Neil Adler

16.

AUTORIDAD ASIGNADA

(Autoridad asignada al gerente del proyecto para el uso de recursos)

Asignacin de presupuesto.
Autorizacin de conformacin de equipos.
Negociacin con proveedores.
Habilitar posiciones de RRHH para el proyecto.
Validador de hitos de proyecto.

Aceptado por:

Aprobado por: FIRMA

Gerente del Proyecto

FECHA: __/__/13

Patrocinador
FECHA: __/__/13

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