FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, ECONOMICAS Y FINANCIERAS

ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

MANUAL:

TECNOLOGIA DE LA
INFORMACION III

CICLO VIII

SEMESTRE ACADMICO 2007 I-II

Material didctico para uso exclusivo de los alumnos.

LIMA - PER

UNIVERSIDAD DE SAN MARTIN DE PORRES

Rector
Ing. Jos Antonio Chang Escobedo
Vicerrector
Ing. Ral E Bao Garca

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, ECONMICAS

Y FINANCIERAS
Dr. Domingo Saenz Yaya
Decano
Dr. Juan Amadeo Alva Gmez
Director de Escuela
Dr.. Enrique Loo Ayne
Jefe de Departamento Acadmico
Mo. Sebastin Ferril Mrquez
Jefe de la Oficina de Grados y Ttulos
Dra. Yolanda Salinas Guerrero
Jefa de la Seccin Post-Grado
Mo. Vctor Loret de Mola Cobarrubias
Jefe del Instituto de Investigacin
Dr. Augusto H Blanco Falcn
Secretario de Facultad
Sra. Belinda Quicao
Jefe de Registros Acadmicos
Dr. Luis Flores Barros
Jefe de la Oficina de Administracin

INTRODUCCION
En uno de los programas Valores Humanos; el Dr. Arturo Uslar Pietri
manifest Hace 50 aos el 85 % de personas eran analfabetas. NO
SABAN LEER NI ESCRIBIR. ACTUALMENTE EL PORCENTAJE SE HA
INVERTIDO. EL 85% DE PERSONAS SABEN LEER Y ESCRIBIR, PERO SI
NO SE TOMAN LAS MEDIDAS NECESARIAS, EN LOS PRXIMOS 20
AOS SURGIR
UN NUEVO TIPO DE ANALFABETISMO QUE
PRODUCIR CONTADORES, MDICOS, ABOGADOS, INGENIEROS Y
OTROS PROFESIONALES ANALFABETAS. Ese nuevo tipo de
analfabetas sern los que no tengan conocimientos de computacin (la
cita no es textual).
Desde que en 1494, Fray Lucas Pacciolo difunda su teora de la
contabilidad por partida doble, han sido muchos los sistemas y
procedimientos que se han aplicado para el registro contable de las
operaciones realizadas por un ente, pero ninguno logro imponerse tan
rpido, y hasta dira avasalladoramente, como los sistemas y
procedimientos computarizados que han convertido en obsoleto a
todos sus procesadores. Por otra parte debo advertirle que, de acuerdo
con las tendencias laborales, le ser difcil comenzar a trabajar y
progresar en la profesin sin poseer conocimientos complementarios
de computacin.

OBJETIVO
Objetivo General
Debern de encontrarse en condiciones de poder manejar los sistemas que la gerencia, crea
por conveniente instalar en la empresa
Objetivos Especficos
Reconocimiento de la importancia de los diferentes mdulos que ayudan los diferentes sistemas
que encontramos en el mercado laboral
Facilitar al estudiante en la bases terica prcticas para el manejo y creacin de mdulos para
la ayuda en la prctica contable.
Controles de seguridad mnimos en los sistemas

PAUTAS PARA EL ESTUDIO Y LOS

TRABAJOS DE APLICACIN

Este Manual ser utilizado como apoyo importante al desarrollo de la asignatura Tecnologa
de la Informacin II, en algunos casos ser estudiado previamente por indicacin del
profesor, lo que permitir el anlisis y debate colectivo del tema ledo; en otros casos,
servir para una lectura que complemente las explicaciones recibidas durante las sesiones
de aprendizaje. Esta lectura ser comprensiva y deber utilizar las tcnicas de estudio que
se propone en uno de los temas desarrollados.

Despus de la lectura comprensiva efectuada debers desarrollar las actividades de

aplicacin propuestas en el Manual. Algunos trabajos son individuales y otros son para
desarrollarse en grupos. Pueden ser realizados en aula, o requerir de trabajo de campo;
ambas modalidades fortalecen la capacidad de autoaprendizaje del estudiante.

Tambin debers resolver las cuestiones planteadas en la autoevaluacin al final de cada

tema. Si tuvieras dificultad consulta a tu profesor o efecta investigaciones puntuales.

xitos y buena suerte

DIAGRAMA DE CONTENIDOS
4

TECNOLOGIA DE LA
INFORMACION III

La Importancia del
control de pagos para la
toma de decisiones
Gerenciales.

Leasing

Control gerencial mediante

la creacin de base de
datos en el control de
Activos Fijos.

Control gerencial
mediante la creacin de
base de datos en el
control de existencia

UNIDAD I
Cmo tomar decisiones?
Se suele decir, calificando negativamente una decisin, que esta fue tomada con el hgado
o con el corazn, queriendo decir en realidad que se echa en falta racionalidad, objetividad
y coherencia en la decisin que se analiza.
Cmo educar nuestras emociones o sentimientos para actuar y decidir racionalmente?
El fallecido profesor Juan Antonio Prez Lpez del IESE Business School nos daba
algunas luces sobre el tema. l mencionaba que la racionalidad y los sentimientos en las
decisiones deben mantener una secuencia: primero, pensar; segundo, actuar; tercero,
sentir. Dicho de otra forma, que la accin (o decisin) de cualquier persona debe de estar
fundamentada en un trabajo pensante previo, dejando los sentimientos (emociones) como
un derivado de la accin realizada.
Cuando hay que resolver un problema en la empresa, el primer paso que debe seguir un
directivo es enfrentarse a un reto intelectual muy exigente: revisar la informacin, ser
exhaustivo y objetivo en su anlisis; definir el problema de fondo (encontrar la causa, no
quedarse en los sntomas); generar muchas y variadas alternativas y sus diferentes
consecuencias; establecer buenos criterios de seleccin que nos ayuden a elegir una de
las alternativas y establecer un plan de accin.
El segundo paso se desarrolla cuando el directivo ejecuta su plan. En ese momento se
ponen de manifiesto las ventajas de un trabajo previo riguroso y coherente, pues es ms
frecuente que un buen plan derive en una ejecucin menos compleja.
Finalmente, el sentimiento generado por el trabajo desplegado no puede ser menos que
de satisfaccin; incluso aunque el resultado final no alcance los estimados previstos.
Porque tanto como la meta, el proceso realizado de principio a fin de manera rigurosa,
coherente, consistente, etctera, se vuelve igualmente valioso y reconfortante para el
directivo. Incluso se puede afirmar que a pesar de lo arduo y dificultoso que haya podido
ser el trabajo, se generan sentimientos placenteros por un ejercicio bien realizado.
Juan Antonio llamaba nuestra atencin sobre los peligros de no seguir la secuencia
comentada, cayendo en otra (lamentablemente no poco frecuente): sentir, actuar y pensar.
Cuando se empieza con un primer paso que se sustenta fundamentalmente en
circunstancias que van desde el estado emocional del decisor, pasando por el olfato
empresarial o los prejuicios, estamos abandonando la posibilidad de sustentar nuestro
actuar en cimientos de racionalidad.
Con ese arranque seguramente llegaremos a decisiones poco sustentadas a las que
seguirn situaciones de ejecucin complejas y poco satisfactorias. Si a pesar de ello se
consiguieran resultados positivos, ningn directivo honesto sentira satisfaccin por estos.
Lamentablemente algunos directivos en esa situacin pocas veces reconocen su falta de
racionalidad antes de actuar, ms bien piensan en una excusa, como por ejemplo, en

buscar un culpable. Juan Antonio resuma esto con una frase que vale la pena repetir:
Quien no acta como piensa, termina pensando (justificando) cmo acta. Por ello, los
sentimientos y la racionalidad relacionados con una decisin deben de mantener un orden
como el propuesto.
Saber decidir es una de aquellas cosas que se mejoran con la prctica y que van
convirtindose en hbito.
El vencer la tentacin inicial de actuar segn lo que provoque la emocin del momento,
para darle paso a la racionalidad, es un ejercicio que se puede hacer en muchos
momentos personales fuera del mbito de trabajo y que, sin embargo, nos puede ayudar
luego en lo laboral.
Por lo tanto, es importante que estemos atentos a ejercitarnos en decidir basados en lo
que nos manda la razn y no nuestras emociones.
Caja (Moneda nacional)
Representa el dinero en efectivo o valores corrientes en cartera
Naturaleza: Activo
Se debita: por los ingresos de dinero en moneda de curso legal o correspondientes de:
Cobranzas
Extracciones de cuentas bancarias
Retiro en efectivo por vencimiento de plazo fijo
Se acredita: por los egresos de dinero en moneda de curso legal correspondientes de:
Pagos
Depsitos en cuentas bancarias
Saldo: Deudor
Deudores por ventas
Representa el monto a cobrar por operaciones en cuenta corriente
Naturaleza: Activo
Se debita:
Ventas en cuenta corriente
Incrementos del monto a cobrar
Se acredita:
Cobranzas
Documentacin del crdito
por las transferencias a morosos, gestin judicial o incobrables
Por las devoluciones efectuadas a los clientes
Saldo: Deudores
Documentos a cobrar
Representa el monto a cobrar por operaciones en cuenta corriente
Naturaleza: Activo
Se debita:
por la documentacin de crditos
7

Se acredita:
Por la cancelacin del documento a su vencimiento
Por su reclasificacin
Por la entrega de documentos recibidos de terceros
Por descuento en una institucin financiera
Saldo: Deudor

Deudores morosos
Representa el monto total de los crditos vencidos y con atraso en su cobro
Naturaleza: Activo
Se debita:
Recategorizacin de crditos a su condicin de vencidos con atraso en su cobro
Se acredita:
Recategorizacin a deudores en gestin judicial o su baja como incobrable
Por el cobro del saldo adecuado
Saldo: Deudor
Deudores en gestin judicial
Representa el monto total de los crditos sobre los que se ha iniciado la accin
judicial de cobro
Naturaleza: Activo
Se debita:
Recategorizacin de cuentas por cobrar a su condicin de gestionadas
judicialmente
Se Acredita:
Por su baja por su condicin de incobrable
Por su cobro en sede judicial
Saldo: Deudor
Previsin para crditos de cobro dudoso
Representa el monto que se estima ser incobrable sobre sus cuentas por cobrar al
cierre de un perodo
Naturaleza: Regularizadora del Activo
Se debita:
Por la utilizacin de la previsin frente a casos de incobrabilidad
Por recupero al cierre del perodo del saldo en exceso
Se Acredita:
Por constitucin de la previsin al cierre del perodo
Por incremento de la previsin existente por clculo en defecto de la misma
Saldo: Acreedor

Intereses activos a devengar

Representa el total de intereses, con futuro cargo a rteultados positivos, contenidos
en la documentacin de origen, esto es, pendiente de devengamiento al cierre de un
perodo
Naturaleza: Regularizadora del Activo
Se debita:
Por el devengamiento de los intereses contenidos en la documentacin
respaldatoria
Se Acredita:
operaciones de ventas a plazos con interes en la documentacin de origen
colocaciones en plazo fijo
En general, cualquier transaccin a plazo con intereses contenidos no devengados
Saldo: Acreedor
Intereses activos a cobrar
Representa los intereses positivos devengados con Nota de Dbito pendiente de
emisin o, en su caso, los correspondientes a determinadas colocaciones financieras
Naturaleza: Regularizadora positiva del Activo
Se debita:
Por el devengamiento de intereses no contenidos en la documentacin de origen
Por los intereses devengados correspondientes a la venta corrida de Ttulos
Pblicos
Se Acredita:
Reclasificacin a la cuenta del deudor a partir de la emisin de la documentacin
correspondiente a los intereses devengados
Saldo: Deudor
Deudores Varios
Representa el monto a cobrar por cuestiones no generadas en operaciones de
venta de Bienes de Cambio
Naturaleza: Activo
Se debita:
Ventas en cuenta corriente
Incrementos del monto a cobrar
Se acredita:
Cobranzas
Documentacin del crdito
por las transferencias a morosos, gestin judicial o incobrables
Por las devoluciones efectuadas a los clientes
Saldo: Deudor

Mercaderas
Representa el valor de las mercaderas propiedad de la empresa al cierre de un
perodo
Naturaleza: Activo
Se debita:
Por compra de mercaderas
Por incremento del precio de la mercadera
Por otras erogaciones necesarias paa la adquisicin de mercaderas hasta que las
mismas esten en condiciones de comercializarse
Por la devolucin de una venta efectuada
Se acredita:
Por devoluciones de compras efectuadas
Por la disminucin de precio de la mercadera adquirida
por la venta de mercaderas
Saldo: Deudor
Instalaciones
Representa el valor de las instalaciones utilizadas por la empresa para el desarrollo
de su actividad sin su depreciacin acumulada
Naturaleza: Activo
Se debita:
Al adquirir el bien
Cuando se efectan mejoras
Otros gastos necesarios
Se acredita:
Por la venta del bien
Por la destruccin total o parcial
Al finalizar su vida til
Saldo: Deudor
Muebles y tiles
Representa el valor de los muebles y tiles utilizados por la empresa para el
desarrollo de su actividad sin su depreciacin acumulada
Naturaleza: Activo
Se debita:
Al adquirir el bien
Cuando se efectan mejoras
Otros gastos necesarios
Se acredita:

10

Por la venta del bien

Por la destruccin total o parcial
Al finalizar su vida til
Saldo: Deudor
Rodados
Representa el valor de los rodados utilizados por la empresa en el desarrollo de su
actividad sin su depreciacin acumulada
Naturaleza: Activo
Se debita:
Al adquirir el bien
Cuando se efectan mejoras
Otros gastos necesarios
Se acredita:
Por la venta del bien
Por la destruccin total o parcial
Al finalizar su vida til
Saldo: Deudor
Amortizaciones Acumuladas ...
Representa el total de las amortizaciones practicadas al bien que se trate
Naturaleza: Activo
Se debita:
Al venderse el bien
Al destruirse total o parcialmente
Al finalizar su vida til
Se acredita:
Al computarse y registrarse la amortizacin anual del bien
Saldo: Acreedor
Proveedores
Representa el valor total de las deudas por adquisicin en cuenta corriente de
bienes o servicios que hacen al giro habitual de la empresa
Naturaleza: Pasivo
Se debita:
Al cancelar la obligacin total o parcialmente
Al documentar la deuda
por devolucin de mercaderas o error de facturacin
Se acredita:
Al efectuarse compras de mercaderas en cuenta corriente
ncrementos pr ajustes del monto a pagar
Saldo: Acreedor

11

Obligaciones a pagar
Representa el valor de cancelacin de todas las deudas documentadas a fecha
cierta que posee la empresa
Naturaleza: Pasivo
Se debita:
Al cancelar el documento
Al renovarlo
Se acredita:
Al entregar el documento como un medio de pago de compras efectuadas
Al renovarlas por el nuevo documento
Saldo: Acreedor
Acreedores varios
Representa el monto total de las deudas de la empresa por conceptos que no
corresponden a la provisin de mercaderas, materias primas o servicios habitualmente
requeridos para el logro de la actividad principal del ente
Naturaleza: Pasivo
Se debita:
Al cancelar la obligacin total o parcialmente
Al documentar la deuda
por devolucin de mercaderas o error de facturacin
Se acredita:
Al efectuarse compras de mercaderas en cuenta corriente
ncrementos pr ajustes del monto a pagar
Saldo: Acreedor
Intereses pasivos a devengar
Representa los intereses financieros contenidos en los pasivos, aun no devengados
Naturaleza: Regularizadora del pasivo
Se debita:
En el momento de registrar en el pasivo en el cual se encuentran contenidos los
intereses
Se acredita:
A medida que se devengan los intereses contenidos en la documentacin
respaldatoria
Saldo: Deudor
Alquileres a pagar
Significa las sumas adeudadas en concepto de alquileres
Naturaleza: Pasivo
Se debita:
Cuando se pagan los alquileres devengados anteriormente
Por su recalificacin a la cuenta del acreedor
Se acredita:

12

Cuando se devengan los alquileres de acuerdo a las condiciones establecidas en el

contrato
Saldo: Acreedor
Gastos bancarios
Significa el gasto soportado en el perodo en ese concepto
Naturaleza: Gastos
Se debita:
Comisiones bancarias
Se acredita:
Por refundicin de cuenta de resultados
Saldo: Deudor
Alquileres
Significa el gasto soportado en el perodo por este concepto
Naturaleza: Gastos
Se debita:
Por el devengamiento
Por el pago al vencimiento sin haberlo devengado anteriormente
Se acredita:
Por refundicin de cuentas de resultados
Saldo: Deudor
Amortizaciones
Significa el gasto soportado en el perodo por este concepto
Naturaleza: Gastos
Se debita:
Por el cargo anual de depreciacin realizado sobre bienes amortizables
Se acredita:
Por la refundicin de la cuenta de resultados
Saldo: Deudor

Resultado venta bienes de uso

Naturaleza: Gasto o Ingreso
Se debita:
Por la venta de bienes de uso a menor valor que su valor residual
Por refundicin de cuentas de resultados (saldo acreedor)
Se acredita:
Por la venta de bienes de uso a mayor valor que su valor residual
Por refundicin de cuentas de resultados (saldo deudor)
Saldo: Gasto: Deudor
Ingreso: Acreedor

13

MODELOS ECONMICOS Y FINANCIEROS

1. REPASO DE LOS CONOCIMIENTOS BSICOS
Una hoja de clculo es una serie de hojas compuestas por filas y columnas donde
podemos realizar una infinidad de operaciones. El hecho de que est compuesta por
filas y columnas le dota de una flexibilidad y posibilidades enormes ya que las
operaciones se realizan entre celdas y no entre nmeros concretos, como sucede
con la calculadora.
Ver tutorial de Excel 2000, proporcionado por AulaClic
Aprenda Excel como si estuviera en primero (tutorial de Excel 2000 en PDF)
2. MODELO DE CONTROL DE INGRESOS Y GASTOS
Vamos a ver cmo se disea un modelo de hoja de ingresos y gastos; cmo se
diferencian las entradas de datos de las salidas de datos; cmo se debe formular en
una hoja de clculo; referencias relativas y absolutas; y funciones bsicas como
SUMA, MAX, MIN y PROMEDIO. Se trata de un caso que se podr adaptar y aplicar a
infinitas situaciones tanto de economa domstica como en la empresa, porque en
todas hay ingresos y gastos.
ENUNCIADO DE UN CASO PRCTICO
El seor X se acaba de convertir en empresario individual para la puesta en marcha
de un comercio. Le gustara desarrollar un sistema para controlar sus gastos e
ingresos y de esta forma calcular el beneficio obtenido peridicamente y comprobar
sus necesidades de financiacin. Durante los tres primeros meses del ao 2003 ha
tenido los siguientes ingresos y gastos:
ENERO
FEBRERO MARZO
Ingresos
por
4.000
5.000
6.500
ventas
Compras
2.000
4.000
3.000
Alquiler
600
600
600
Telfono
85
70
90
Agua
0
30
0
Electricidad

50

58

Gasolina
Talleres
Otros gastos

95
0
65

88
200
80

100
0
100

Debemos introducir los datos en Excel en una hoja llamada Control de forma que
nos quede lo siguiente:
DISEO DEL MODELO
1) Clculo de los Ingresos y Gastos Totales mensuales
En la celda B2 deseamos calcular los ingresos de todo el mes. Para ello empleamos
la funcin suma, de la siguiente manera: =SUMA(B3:B4). Hemos insertado una
funcin y cada vez que se modifiquen los datos de las celdas B3 o B4 se modifica el
resultado.

14

Lo mismo haremos con los Gastos Totales. En la celda B6 y con la funcin suma, de
la siguiente forma: =SUMA(B7:B14)
El Beneficio del mes ser la resta entre Ingresos Totales y Gastos Totales, para lo
cual utilizamos el operador de la resta, de la siguiente forma. En la celda B16
pondremos =B2 - B6.
2) Copiar frmulas y funciones
En este modelo hemos empleado referencias relativas, que nos permitir copiar los
resultados del mes de enero a febrero y marzo. Excel reconocer que al copiar una
frmula de la columna B a la C las celdas con las que hemos operado tambin
cambiarn en el mismo sentido. Para copiar una celda, situamos el ratn en la
esquina inferior derecha y arrastramos hacia la derecha hasta llegar al mes de
marzo
3) Clculo de Totales, Mximos, Mnimos y Promedios anuales
Una vez que ya conocemos todos los datos mensuales es interesante conocer datos
anuales que nos permitan un mejor diagnstico.
Para calcular estos datos insertaremos columnas a la derecha del mes de marzo y
cuyo contenido sern los totales, mximos, mnimos y promedios anuales de cada
tipo de ingreso o gasto, de la siguiente forma:
El procedimiento de clculo del Total es similar al que hemos hecho al calcular los
totales mensuales. Si queremos calcular el Total de ingresos anuales, deberemos
utilizar la funcin SUMA de la siguiente forma en la celda E2, =SUMA(B2:D2). Para
obtener los totales de todas las magnitudes habr que copiar la frmula hacia abajo
arrastrando con el ratn desde la esquina inferior derecha.
El clculo de los valores mximos, mnimos y promedios es similar al Total pero con
una funcin diferente y sera de la siguiente forma:
=MAXIMO(B2:D2)
=MINIMO(B2:D2)
=PROMEDIO(B2:D2)
4) Realizacin de Grficos
Es interesante la realizacin de grficos para ilustrar nuestros estudios. Para
realizar un grfico sobre un rango de celdas, habr que seleccionarlas previamente
y pulsar el botn del Asistente para grficos que nos guiar en el proceso
hacindolo de una forma muy sencilla.
Por ejemplo: Vamos a realizar un grfico que nos permita conocer la composicin
porcentual de nuestros gastos en el mes de Enero. Para este ejemplo lo ideal es
utilizar un grfico por sectores que de un vistazo nos muestra esta informacin.
Para ello seleccionamos el rango B7:B14 y luego abrimos el Asistente de Grficos
para seleccionar Sectores 3D y seguir los pasos de forma adecuada hasta llegar a
un grfico similar al siguiente:

15

UNIDAD II
LAS OPERACIONES DE ARRENDAMIENTO FINANCIERO (LEASING)
Se enmarcan en el sistema financiero como una frmula de financiacin alternativa y
complementaria disponible para empresas y profesionales en sus adquisiciones de bienes de
inversin.
Podemos definir una operacin de arrendamiento financiero como una financiacin destinada a
ofrecer a los industriales y los comerciantes un medio flexible y nuevo de disponer de un bien de
equipo alquilndolo en vez de comprarlo. Esta operacin es realizada por sociedades
especializadas que compran el material siguiendo las especificaciones del futuro usuario,
alquilndoselo durante un plazo convenido y mediando la percepcin de un canon fijado en el
contrato y que debe reservar al arrendatario una opcin de compra sobre el material al trmino del
perodo inicial (Rolin, 1974, pg.18).
La definicin anterior permite clasificar las operaciones de Leasing como operaciones crediticias de
financiacin, mediante las cuales un potencial adquirente o usuario de un bien puede obtener
anticipadamente los recursos para la compra o utilizacin del mismo (Corrales y otros, 1982,
pg.24). No obstante, las operaciones de arrendamiento financiero tienen sus propias
caractersticas diferenciadoras de las operaciones crediticias bancarias tradicionales (Segurado,
1992, pg.18):
- La aplicacin o destino de los fondos est predeterminada por comn acuerdo de las partes
intervinientes, mientras que el crdito bancario tradicional no condiciona la concesin del
mismo en funcin de una aplicacin determinada.
-

El deudor no recibe los fondos de una forma directa de la entidad de crdito, como ocurre con
formas tradicionales de financiacin (prestamos, descuentos, etc.), stos son percibidos por
terceros, es decir, el fabricante, proveedor suministrador del bien objeto de financiacin.

La funcin mediadora tradicional de las entidades de crdito consiste en facilitar dinero entre
quienes lo poseen y quienes no lo poseen que, de este modo, pueden satisfacer sus
necesidades econmicas ; en las llamadas operaciones de financiacin esta funcin se
manifiesta al conectar a quienes no poseen los recursos para atender determinadas
necesidades econmicas con aquellos que poseen los bienes imprescindibles para satisfacer
dichas necesidades. Es sobre este ltimo concepto de operacin crediticia, en tanto operacin
de financiacin, como consideramos al Leasing o arrendamiento financiero.

Las operaciones de arrendamiento financiero son, por lo tanto, operaciones de crdito asimilable a
cualquier otra (prstamo, crdito hipotecario, etc.) en tanto que implican la funcin intermediadora
de un financiador (Sociedad de Leasing) entre un potencial usuario (arrendatario) de un activo (y
eventual adquirente del mismo) y el suministrador o proveedor del mismo, si bien poseen unos
atributos que le confieren sustantividad propia (Segurado, 1992, pg.150):
- La adquisicin del bien de la operacin (previamente seleccionado por el futuro usuario) es
efectuada por la sociedad de Leasing, que paga al contado el valor del mismo al suministrador o
proveedor.
- El usuario dispone del bien en carcter de arrendatario, lo que implica la existencia de una
cesin del derecho de disfrute del mismo por parte de su propietario (sociedad de Leasing).

16

- La operacin de crdito se plasma en un contrato de arrendamiento que compromete al deudor

(arrendatario) al pago de un canon de alquiler determinado y cuyo acreedor es la sociedad de
Leasing (arrendador).
- El contrato de arrendamiento incorpora una opcin de compra en favor del usuario-arrendatario
del bien.
Es importante sealar que las caractersticas descritas hacen referencia exclusivamente a las
operaciones de Leasing financiero.
Tradicionalmente se ha distinguido dos grandes clases de Leasing: "Leasing operativo" y
"Leasing financiero". Esta distincin se apoya fundamentalmente en las caractersticas del
arrendador.
Hemos observado que el Leasing financiero lo llevan a cabo sociedades de Leasing, es decir,
sociedades creadas exclusivamente para este tipo de operaciones, sirviendo de intermediarios
entre usuarios y proveedor del bien. El Leasing operativo es practicado por fabricantes,
distribuidores o importadores, que ofrecen al cliente una alternativa de financiacin mediante un
contrato de arriendo con opcin de compra, manifestndose as como una forma de promocionar
sus ventas.
A continuacin destacamos los atributos del Leasing operativo que le diferencian del Leasing
financiero (Cinco Das, 1990, pg.75):
1.- El arrendador no es la sociedad especializada en Leasing, sino que lo es el propio fabricante,
distribuidor o importador del bien de equipo, que intenta dar salida as a sus productos.
2.- Los bienes ofrecidos mediante Leasing operativo suelen ser de tipo estndar.
3.- La duracin del contrato suele tener una vida corta.
4.- Existen, en ocasiones, un determinado nmero de horas de trabajo al da para utilizar el
material. Cuando se sobrepase el lmite, la sociedad arrendadora establecer un sobrecargo
por cada hora sobrepasada.
5.- En el canon de arrendamiento se incluyen todos los posibles gastos del bien arrendado,
durante la vigencia del contrato, as como su buen funcionamiento y reposicin en caso de
avera.
La jurisprudencia mantiene que Leasing operativo no se diferencia sustancialmente del
arrendamiento normal.
En el recuadro que abajo presentamos recogemos las principales diferencias entre Leasing
operativo y Leasing financiero (Cinco Das, 1990, pg.77):
CARACTERISTICA
Arrendador

LEASING OPERATIVO
Fabricantes, distribuidores, o
importadores de bienes de
equipo

LEASING FINANCIERO
Empresas financieras o filiales
de bancos

Duracin contrato

de 1 a 3 aos

de 3 a 5 aos para bienes

muebles y de 20 a 30 aos para
bienes inmuebles

Carcter del contrato

Revocable por el arrendatario

con previo aviso

Irrevocable por ambas partes

17

Utilizacin del material

Limitada

Tipo de material

Bienes estndar de uso

Conservacin y mantenimiento
del material
Obsolescencia
Riesgos del arrendatario
Riesgos del arrendador

Ilimitada
Bienes de mercado,a veces,
muy restringido

Por cuenta del arrendador

Por cuenta del arrendatario

La soporta el arrendador
Ninguno
Tcnicos y financieros

La soporta el arrendatario
Tcnicos
Financieros

Las caractersticas sealadas son genricas, no tienen que cumplirse necesariamente en todas
las operaciones de Leasing operativo o financiero.
Las diferencias descritas en el recuadro, estn referidas fundamentalmente a cuestiones formales
en ambos tipos de contratos. Sin embargo, existe un elemento diferenciador que dejando a un lado
las cuestiones meramente formales, permite calificar un contrato como Leasing financiero u
operativo. Este elemento se encuentra en la finalidad perseguida por el usuario al contratar una u
otra modalidad. Con el Leasing financiero, persigue la financiacin del activo, con el Leasing
operativo son varios los objetivos perseguidos: cobertura de ciertos riesgos (tcnicos y
econmicos), asegurar el servicio de mantenimiento, adquirir derechos de uso sobre el activo, etc.
(Jord, 1992, pg.44).
El contrato de Leasing ser de tipo financiero cuando constituya una autntica operacin de
financiacin, es decir, cuando el valor actual de las cuotas, siguiendo una determinada ley
financiera, iguale al valor al contado del bien deducido el valor residual, que lgicamente ser
pequeo, porque de lo contrario podra dar lugar a la renuncia al ejercicio de la opcin de compra
por parte del arrendatario, quedando el bien en poder de la sociedad de Leasing, que tendra que
intervenir en el mercado secundario (Jord, 1992, pg.44).

Los arrendadores que utilizan el Leasing operativo, trabajan habitualmente el mercado secundario
de activos, y ofertan operaciones con un valor residual prximo al del mercado, lo que posibilita
unas cuotas de alquiler menores, siendo norma habitual en estos contratos, como ya se ha
indicado, la posibilidad de rescindirlos por parte del arrendatario. Por lo tanto estamos ante una
operacin que representa una prestacin de servicios (alquiler), a la que se suma una financiacin
parcial del equipo, ya que el valor actual de los alquileres cubre slo una parte del valor del activo.
Una modalidad de leasing operativo muy utilizada en el mercado espaol se conoce con la
denominacin "renting", y su caracterstica bsica es la incorporacin al contrato de una opcin
de renovacin o sustitucin peridica del bien alquilado por uno nuevo, con lo que la finalidad
perseguida es el uso y disfrute del bien, no la adquisicin del mismo.
1)

Ventajas
Entre las ventajas destacan (Astorga, 1995, pg. 9):

Financiacin del 100% de la inversin.

Deducibilidad fiscal de las cuotas.
Se consiguen plazos de financiacin ms largos que los habitualmente existentes.
Permite conservar el capital circulante a pesar de que incrementa la inversin real.
Mantiene la rentabilidad sobre los activos materiales netos al no sufrir stos
modificacin alguna como consecuencia de la utilizacin del bien incorporado.
Se consigue descuento por pronto pago.
Flexibilidad de las operaciones de Leasing.

18

 Disminuye el riesgo de obsolescencia del bien arrendado fomentando la renovacin

tcnica, ya que la deducibilidad fiscal de las cuotas supone en la prctica una
amortizacin acelerada del bien.
Facilita la tramitacin en las operaciones de bienes de importacin.
Elimina el riesgo de fluctuacin de las divisas en las operaciones sobre bienes
importados.
2) Inconvenientes
En cuanto a los inconvenientes, el principal para el arrendatario es el coste financiero de
la operacin, que suele ser algo ms cara que la financiacin bancaria. Esto se debe a que
las sociedades de arrendamiento financiero obtienen sus recursos de fuentes bancarias,
por lo que se incurre en dos costes: el coste del dinero para la sociedad de Leasing , y el
coste financiero por aplazamiento aplicado por la misma (Segurado, 1992, pg.34).
Problemtica contable
Haremos un comentario del Plan General de Contabilidad espaol dedica una de sus normas de
valoracin, que son de obligado cumplimiento, a la contabilizacin de las operaciones de
arrendamiento financiero. La norma 5 en su apartado f, establece lo siguiente:
Cuando por las condiciones econmicas del arrendamiento financiero no existan dudas
razonables de que se va a ejercitar la opcin de compra, el arrendatario deber registrar las
operaciones en los trminos establecidos en el prrafo siguiente.
Los derechos derivados de los contratos de arrendamiento financiero a que se refiere el prrafo
anterior se contabilizarn como activos inmateriales por el valor al contado del bien, debindose
reflejar en el pasivo la deuda total por las cuotas ms el importe de la opcin de compra. La
diferencia entre ambos importes, constituida por los gastos financieros de la operacin, se
contabilizar como gastos a distribuir en varios ejercicios. Los derechos registrados como activos
inmateriales sern amortizados, en su caso, atendiendo a la vida til del bien objeto del contrato.
Cuando se ejercita la opcin de compra, el valor de los derechos registrados y su correspondiente
amortizacin acumulada se dar de baja en cuentas, pasando a formar parte del valor del bien
adquirido.
Los gastos a distribuir en varios ejercicios se imputarn a resultados de acuerdo con un criterio
financiero.
Esta norma se desarrolla en la Resolucin de 21 de enero de 1992 del Instituto de Contabilidad y
Auditora de Cuentas, por las que se dictan normas de valoracin del inmovilizado inmaterial.
Observamos que el requisito previo que ha de cumplir una operacin para que sea admitida
como arrendamiento financiero, es el de la inexistencia de dudas razonables sobre el ejercicio de
la opcin de compra. Por lo tanto pueden darse tres situaciones:
1 No existen dudas razonables sobre el ejercicio de la opcin de compra, en cuyo caso se trata
de una operacin de arrendamiento financiero, y se contabiliza como se indica en la norma de
valoracin quinta.
2 Existen dudas razonables sobre el ejercicio de la opcin de compra en el momento de la
finalizacin del contrato, en cuyo caso se trata de una operacin de arrendamiento puro, y se
contabiliza como tal. Este suele ser el caso del Leasing Operativo.

19

UNIDAD III - IV
. Introduccin
1.1. Qu es una base de datos?
Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene, una clnica,
de sus pacientes y mdicos, una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de
informacin se le llama datos.
Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y
manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener informacin no visible
como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio:
-Introducir datos
-Almacenar datos
-Recuperar datos y trabajar con ellos
Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lpiz y papel; pero a medida que la cantidad de
datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores, pero en
un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las
mismas.
1.1.1. Tabla o fichero, registro y campo
Un programa de base de datos almacena la informacin que introducimos en forma de tablas como
las que podemos ver, por ejemplo, en un listn telefnico:

Listn telefnico
Nombre

Direccin

Telfono

C/Mayor, 12

(948) 123457

Garca Garca, Ana

Avda. Arroyos, 54

(948) 559566

Santos Gemio, Luis

c/ Berruguete, 74

(948) 551234

Cabrera Ortiz, Pedro

En este listn nos interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de personas.
Para que aparezcan de modo claro los hemos desglosado en tres apartados: Nombre, Direccin y
Telfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. As es mucho ms sencillo
encontrar la direccin de una persona buscando a partir de su nombre.

20

Aqu podemos ver cmo la informacin referida a una persona, "un dato", aparece en una fila de la
tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cada una de las partes en las que hemos desglosado
la informacin se le denomina Campo, y al conjunto formado por todos los registros, Tabla.
Registro: es el concepto bsico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la informacin
asociada a un elemento de un conjunto y est compuesto por campos.
Tabla: conjunto de registros homogneos con la misma estructura.

1.1.2. Tipos de campos

En el listn telefnico podemos ver que hay unos campos ms importantes que otros: as el Nombre
es fundamental para que el registro tenga sentido. Sera absurdo que apareciera una direccin en el
listn sin ir acompaado de un nombre. Por este motivo se suelen denominar campos fundamentales
a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo complementan.

1.2. Tipos de base de datos: planas y relacionales

Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de listn telefnico necesitamos una sola
tabla, pero puede haber casos en los que necesitemos ms de una.
Un hospital, por ejemplo, necesitar almacenar ms datos adems del nombre y direccin de sus
pacientes. Tendr que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las visitas que un paciente
haga al hospital. Es posible almacenar esta informacin en una sola tabla?:

Hospital
Fecha

Nombre

Direccin

Tfno.

Diagnstico

Tratamiento

Mdico

6-12-95

Cabrera Ortz, Pedro

C/Mayor 12 4D

101232

Apendicitis

Ciruga

Dra. Sanz

5-5-95

Garca Garca, Ana

Avda. Arroyos, 54

256699

Gripe

Frenadol

Dr. Prez

12-1-96

Santos Gemio, Luis

c/ Berruguete, 74

369856

Sarampin

Augmentine

Dr. Prez

12-1-96

Cabrera Ortiz, Pedro

C/Mayor 12 4D

101232

Sinusitis

Sinus

Dr. Alonso

23-5-95

Garca Garca, Ana

Avda. Arroyos, 54

256699

Sarampin

Clamoxil

Dra. Sanz

6-12-95

Cabrera Ortiz, Pedro

C/Mayor 12 4D

101232

Sinusitis

Sinus

Dr. Prez

1-1-96

Santos Gemio, Luis

c/ Berruguete, 74

369856

Amigdalitis

Clamoxil

Dr. Alonso

25-2-95

Cabrera Ortiz, Pedro

C/Mayor 12 4D

101232

Amigdalitis

Clamoxil

Dra. Sanz

21

Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que interesan en una base de datos de este tipo.
Pero se plantea un problema: si cada vez que viene un paciente al mdico se le tiene que abrir una
ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (direccin y telfono) estarn repetidos
muchas veces. Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendr gran cantidad
de datos redundantes innecesarios, lo que aumentar su tamao y la har menos eficaz.
Para hacer una base de datos como sta se usarn necesariamente varias tablas que luego se
relacionarn por un campo comn en ambas:

De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que venga un
paciente, no es necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su cdigo
para que el Gestor de base de datos sepa de que paciente se trata. Para que se pueda establecer esta
relacin es necesario que las dos tablas contengan un campo en comn (en este caso el cdigo del
mdico).
A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos
comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de
una base de datos plana.
No todos los programas de gestin de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos
relacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos considerar si necesitamos o no esta capacidad.
Generalmente todos los programas de base de datos de propsito mltiple de ltima generacin
tienen capacidad relacional. Algunos de los ms conocidos son Oracle, Fox, Access, FileMaker, 4D,
Butler
1.2.1. Ejemplo de base de datos relacional
Otra base de datos posible para un hospital sera sta: guardar slo informacin sobre los pacientes,
los doctores y las especialidades. Asumiendo que cada mdico tiene slo una especialidad, y que
cada paciente tiene asignado un mdico de cabecera la estructura de la base de datos sera sta:

Se observa que existen relaciones entre distintosobjetosde la realidad. Estas relaciones deben
respetarse para luego poder recuperar informacin de manera precisa y rpida.
Esta base de datos relacional estar formada por tablas. Con la caracterstica de que las mismas se
relacionan entre s mediante uno o ms campos. Se puede decir que cada objeto de la realidad ser
una tabla en nuestra base de datosy que hay que buscar la manera de reflejar las relaciones antes
mencionadas. As, para este ejemplo, se pueden emplear las siguientes tablas:

Tabla de Pacientes:

22

Identificador Nombre

Direccin

Telfono Mdico de cabecera

El campo mdico de cabecera es el encargado de representar la relacin que nos interesa almacenar
de la realidad.
Tabla de Mdicos:

Identificador

Nombre

Especialidad

Domicilio

Telfono

En este caso el campo especialidad es el encargado de relacionar las dos tablas

Tabla de Especialidades:

Identificador

Nombre de especialidad

Cada tabla est compuesta por registros, y en este caso, cada registro contendr la informacin
pertinente de: un paciente, un doctor o una especialidad.
A su vez, cada registro est formado por diferentes campos, por ejemplo, para la tabla pacientes
tendremos los siguientes campos : Nombre, Apellidos, Direccin, Telfono, Identificador. A cada
campo se le asociar un tipo de dato de acuerdo con lo que se quiera guardar en l, como se ver
ms adelante.

1.3. Algunas consideraciones sobre diseo de bases de datos

Antes de ver lo que es el programa en s es importante que se tenga claro qu pasos hay que seguir al
disear una base datos.
1. Es importante conocer exactamente para qu se quiere usar la base de datos, qu datos son los que
interesan de los que existen en la realidad y qu informacin se necesitar extraer.
2. Una vez que esto est claro, se definen las Tablas que compondrn la base de datos. Dentro de
cada tabla, se piensa qu campos sern necesarios. Conviene detenerse y definir correctamente la
base de datos, ya que un mal diseo har que el sistema sea lento y los resultados no sean los
esperados.

1.4. Bases de datos de red

23

El uso de una base de datos de un listn telefnico personal es muy distinto del uso de una base datos
de un hospital, una empresa o un banco.
El listn telefnico slo lo utilizar una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos
necesitarn ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios.
En la base de datos de un hospital muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un
paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los
medicamentos; el mdico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administracin necesitarn
los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalizacin. Todos ellos necesitarn por
tanto hacer consultas o introducir nuevos datos.
Esto sera imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder
ms que sentndose delante. Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos iguales,
al final del da y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendra nada
que ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas sera del todo infiable.
Para este tipo de bases de datos con mltiples usuarios aparecieron las llamadas bases de datos de
red. Estas estn situadas en un nico ordenador llamado servidor (generalmente ordenadores de
gran potencia) y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un programa que
permita el acceso a ella los llamados clientes. Los Gestores de bases de datos de este tipo
permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo: uno puede hacer una
consulta al mismo tiempo que otro, situado en un lugar diferente, est introduciendo datos en la
base.

Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL Server, que est pensados nicamente para este
uso y no se emplean para bases de datos personales
FileMaker y Access, originariamente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que
hacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeas empresas, que no
necesitan un nmero de accesos simultneos muy alto.

1.5. Utilidad de una base de datos

Las tres cosas bsicas que debe permitir un gestor de base de datos son: introducir datos,
almacenarlos y recuperarlos.
Al mismo tiempo permiten otra serie de funciones que hacen de ellos herramientas
incomparablemente superiores a los mtodos tradicionales de almacenamiento de datos:
archivadores, carpetas, etc.
Cualquier gestor debe permitir: ordenar los datos, realizar bsquedas, mostrar distintas vistas de los
datos, realizar clculos sobre ellos, resumirlos, generar informes a partir de ellos, importarlos y

24

exportarlos.
1.5.1. Ordenar datos
Un listn telefnico, para que sea til debe estar ordenado por el orden alfabtico de los nombres.
Del mismo modo cualquier programa de base de datos debe permitir hacer lo mismo.
El orden en una base de datos puede ser alfabtico, numrico, de fecha o de hora; por cualquier
campo, y de modo ascendente o descendente. As, se puede ordenar indistintamente la tabla de
Visitas por la fecha de la visita, por los nombres de los pacientes o por el nmero de cdigo.
Tambin se puede especificar varios criterios al mismo tiempo: por ejemplo, por orden alfabtico de
nombre y, para los casos en que un nombre coincida, por fecha de visita.
1.5.2. Bsquedas
En los antiguos sistemas de archivo de datos si se quera buscar un conjunto determinado de
registros era necesario tener los datos ordenados previamente por un criterio determinado (por
ejemplo, en los ficheros de biblioteca, por materia o autor). Luego visualmente y a mano, a menudo
con gran trabajo y prdida de tiempo, ir extrayendo los registros de uno en uno. Al terminar de
usarlos se tena que seguir el proceso contrario. En el caso de que se quisiera hacer una bsqueda por
un criterio diferente al del orden del archivo (por editoriales en el ejemplo anterior) resultaba del
todo imposible.
Cualquier programa de base de datos realiza bsquedas muy rpidas por cualquiera de los campos de
la base, indistintamente del modo en que estn ordenados. Permiten hacer bsquedas con varios
criterios distintos (de este autor y con fecha de publicacin posterior a esta), bsquedas combinadas
( de tal autor o de tal otro), contrarias (que no sean de este autor), etc. Deshacer la bsqueda es
igual de rpido.
Una vez hecha la extraccin, el programa nos permite realizar los mismos procesos que con el total
de la base de datos (ordenaciones, informes) pero ejecutados nicamente sobre los registros
extrados.
1.5.3. Formularios e informes
En las bases de datos, los datos se almacenan en forma de tablas. Esto no quiere decir que deban
tener esta forma de presentacin en la pantalla a la hora de introducir datos o extraerlos, ni que haya
que imprimirlos as.
Aqu es donde entran los conceptos de formulario e informe. Ambos son similares, pero tienen una
funcin diferente. Bsicamente los formularios son presentaciones hechas para mostrar los datos en
pantalla, mientras que los informes estn pensados para imprimirlos.
1.5.3.1. Formularios
Cualquier programa de base de datos permite mostrar los datos en pantalla de modos muy diferentes.
Esto tiene motivos funcionales y estticos.
Los formularios permiten mostrar al mismo tiempo en la pantalla campos procedentes de distintas
tablas relacionadas de forma que resulte mucho ms sencillo trabajar con ellas. Al mismo tiempo se
puede hacer que no aparezcan determinados campos.
25

Esto es fundamental tanto en las bases multiusuario como en la base de datos del ejemplo del
hospital. En este tipo de bases de datos no interesar que todos los usuarios vean todos los datos. A
una enfermera le interesa acceder a los datos mdicos del paciente pero en modo alguno a los datos
econmicos que estarn almacenados en la misma base de datos. En el caso de una persona que
trabaje en administracin del hospital ocurre lo contrario: debe tener acceso a los datos econmicos
pero no a los mdicos.
Los formularios, unidos a un acceso a la base de datos mediante usuarios y contraseas, permiten
solucionar este problema. Se puede hacer que cada usuario vea los datos que le interesan
manteniendo ocultos los restantes.
Por otro lado los formularios permiten dar una apariencia ms agradable a la presentacin de los
datos que hace que el trabajo con ellos sea ms cmodo, permitiendo insertar datos, modificarlos, o
eliminar algn registro.
1.5.3.2. Informes
Los informes son presentaciones de los datos preparadas para imprimir. Los gestores de base de
datos tienen la capacidad de ir intercalando los datos de la base sobre textos con cualquier formato
de tal forma que generan de modo automtico cartas, etiquetas postales, listados.

1.5.4. Clculos y sumarios

Los programas de bases de datos tienen la capacidad de realizar operaciones matemticas sobre los
registros. As, por ejemplo, si se tiene almacenado en un campo de una tabla el salario de los
empleados el programa puede calcular el salario menos impuestos de cada empleado. En la mayor
parte de las bases de datos, los datos procedentes de los clculos no quedan almacenados
aumentando el tamao de la base de datos, si no que slo queda guardada la operacin o frmula.

Mdico

Salario

Salario IRPF

Dr. Sanz

250000

210000

Dr. Alonso

300000

252000

Dr. Snchez

195000

163800

TOTAL: 3
Tambin es posible realizar operaciones y clculos estadsticos sobre el total de los registros: el
programa puede calcular el nmero de mdicos que trabajan en el hospital o en cada departamento,
lo que han cobrado entre todos o desglosado por departamentos, etc. A este tipo de operaciones se
les suele denominar sumarios porque son resultado de clculos sobre grupos de registros.

26

1.6. Los ejemplos del manual

En el manual se utilizan varios ejemplos para explicar el funcionamiento de Access. Dos de ellos
son de un hospital. Para mayor comprensin de los ejemplos a continuacin se muestra la estructura
de cada ejemplo de forma clara.
Ejemplo1:

Un paciente puede acudir al mdico muchas veces en la vida. En cada visita que realiza el paciente
le puede atender un mdico distinto por motivos distintos. Un mdico a su vez atiende a muchos
pacientes. En esta base de datos la relacin entre los pacientes y los mdicos se ha realizado creando
una tabla: visitas.
Los campos en comn son los cdigos de los pacientes y de los mdicos. Estos campos compartidos
tienen el origen en la tabla que los cre (tabla mdicos o tabla pacientes) pero esos mismos datos se
podrn ver en la tabla visitas gracias a la relacin. De esa forma los datos de una visita en parte
procedern de las tablas mdicos y pacientes, y en parte sern datos propios de visitas.
Ejemplo 2:

En esta base de datos la relacin entre la tabla de los mdicos y la de pacientes es ms directa. Hay
una tercera tabla para tener un listado de las especialidades y no escribir el nombre mal.
En este ejemplo cada mdico tiene adjudicada una lista de pacientes. A cada paciente le corresponde
un mdico de cabecera. Por tanto el campo que permite la relacin es el nombre del mdico
(Mdicos) y mdico de cabecera (Pacientes).

2. Creacin de una base de datos con Access

2.1. Cmo crear un fichero de base de datos?
Al iniciar el programa se presentar la siguiente ventana:

27

Se selecciona Base de datos en blanco y se pulsa Aceptar. Aparecer otro cuadro de

dilogo en el que se dar nombre a la base de datos que se va a crear. Se debe utilizar un nombre
apropiado y relacionado con el contenido de la base de datos, para poder recuperarla con facilidad
posteriormente.

Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botn Crear. Aparecer la ventana

de Access.

Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access. Seleccionando las pestaas se accede a
los distintos elementos que componen una base de datos; tablas, consultas, formularios, informes,
macros y mdulos.
Para volver a esta ventana desde cualquier otra se pulsa el botn

En el apartado de cada elemento de la base de datos se explicar como crearlo desde la ventana de
cada uno. Pero desde la ventana de base de datos hay dos formas de crear cualquier elemento sin
necesidad de seleccionar la pestaa: Tabla, Consulta....
1.
este botn cambia dependiendo del ltimo objeto creado. Al pulsarlo se crear otro objeto
similar al ltimo creado. Si se quiere elegir otro objeto slo hay que hacer clic sobre la flecha de la
derecha. Se desplegar el men de todos los elementos de Access:

En este men se encuentran todos los elementos

que componen Access. Para crear uno de ellos,
basta con situar el ratn por encima de l y
hacer clic.
2. Otra forma de crear un elemento de Access sin seleccionar la pestaa es a travs del men
Insertar:

2.2. Crear un nuevo fichero de base de datos

Si se est utilizando Access, con una base de datos abierta y se desea crear un nuevo fichero, se
puede pulsar la tecla

o seleccionar Archivo|Nueva base de datos.

Aparecer la siguiente ventana:

28

Se selecciona la pestaa General y dentro de ella se selecciona Base de datos en Blanco, se

pulsa Aceptar. Volver a aparecer el cuadro de dilogo que pide el nombre de la base de datos que
a continuacin se va a crear.

2.3. Los mens de Access

En la ventana de Access, como en todos los programas de Microsoft, hay un Men y una Barra de
herramientas. La diferencia de Access es que tiene 22 barras de herramientas distintas. Las barras de
herramientas y el men varan segn el elemento que est seleccionado: tablas, consultas,
formularios, informes...

Nada ms crear una base de datos, no todos los botones estn activos. Irn variando segn se vayan
aadiendo elementos a la base de datos y segn lo que se seleccione; tabla, consulta, formulario,
informe, macros, mdulos
La barra de herramientas tiene los botones agrupados por la funcin que realizan, muchos de estos
grupos se repiten en las diferentes barras.Estos son todos los botones que componen la barra de
herramienta de la ventana general de Access. Segn se vayan viendo los diferentes elementos de
Acces se ver que en sus barras aparecen muchos de estos elementos y otros nuevos:

1. Crea una nueva base de datos

2. Abre una base de datos ya existente
3. Guarda la base de datos actual
1. Imprime el elemento seleccionado
2. Muestra la presentacin preliminar de lo que se imprimir
3. Corrige la ortografa
1. Cortar
2. Copiar
3. Pegar
4. Copiar slo el formato
Deshacer: deshace la ltima accin realizada.
Estos son los vnculos que tiene Access con el Office:
Con el MS Word para combinar y publicar (correspondencia)
Con Excel para analizar los datos
Estas opciones analizan los datos
Estos botones sirven para elegir cmo se quieren ver los iconos
dentro de la ventana. Grandes, pequeos, la lista, o todos los
detalles del documento

29

Cdigo
Muestra las propiedades del elemento que est seleccionado, la
fecha de creacin, y la ltima modificacin
Muestra las relaciones existentes entre las tablas o ayuda a
crearlas
Crea nuevos elementos de la base de datos
Llama al ayudante de Office

3. Las tablas
Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Dentro de cada
una hay que definir los campos que contendrn la informacin.

3.1. Cmo crear una tabla?

Para crear una tabla se selecciona la pestaa

y se pulsa el botn Nuevo, aparecer la siguiente

ventana:

Estas son las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla:
1. Vista Hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la
tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2 sobre los cuales se escriben los nombres de los
campos.
2. Vista Diseo: permite crear los campos manualmente y configurar el diseo de la tabla.
3. Asistente para tablas: el asistente pide las caractersticas de los campos y de la tabla y
la genera automticamente.
4. Importar tabla: esta opcin permite importar datos de otra base de datos, que no
necesariamente tiene que estar creada por Access.
5. Vincular tabla: crea vnculos entre las tablas importadas y las originales, las
modificaciones que se efecten en los datos se transmiten a aqullas.
Cualquiera de estas opciones es vlida para crear una base de datos. Pero las opciones a travs de las
cuales se crea personalmente una tabla son Vista Hoja de datos y Vista Diseo. Con la opcin Vista
Diseo se crea la estructura para luego rellenar los datos en Vista Hoja de datos. Pero tambin se
puede empezar directamente en Vista Hoja de datos introduciendo la informacin y Access crea la
estructura automticamente.
30

3.2. Las Vistas de la tabla

Las tablas se pueden ver desde dos vistas distintas, en cada una de ellas no slo cambia el aspecto de
la tabla, sino que adems varan el men y la barra de herramientas:

Vista Diseo

Vista Hoja de datos

Desde esta vista se disean los campos pero no Desde esta vista no se pueden modificar el tipo
se pueden introducir datos. Si se desea
de datos que contienen los campos o su
descripcin.
introducir datos, se pulsa el botn Vista
, se abrir la vista Hoja de datos. El aspecto es Para realizar cambios de este tipo se tiene que
parecido a una hoja de clculo en la cual los
pasar a introducir los datos pulsando el botn
encabezados de las columnas son los nombres
de los campos y cada fila es un registro.
Vista
.

Esta es la barra de herramientas y el men de Vista Diseo:

.
En la Vista Hoja de datos el men aade todo lo relacionado con "Registros" ya que en esta
vista se pueden introducir datos. En la barra de herramientas se aaden elementos de orden de los
datos:

3.2.1. Vista Hoja de datos

Con esta opcin es ms fcil entender cmo se almacena la informacin en una base de datos. A
continuacin se va a crear la tabla Pacientes. Se selecciona Vista Hoja de datos y se pulsa
Aceptar.

31

En esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar nombre a los
campos. Para esto se hace doble clic sobre Campo1 y se escribe el nombre que se le quiera dar al
campo. En el caso de la tabla Pacientes el primer campo va a ser "Nombre".
Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas. No pueden tener ms de 64 caracteres,
no pueden tener puntos, exclamaciones o corchetes.
Por otro lado no puede haber dos campos que se llamen de la misma manera.

Para que Access cree la estructura de la tabla basta con introducir los nombres de los campos y un
registro.
Para escribir el primer registro se sita el ratn sobre el campo y se escribe el primer dato. Para
pasar a la siguiente columna se puede usar el ratn o la tecla tabulador.
Siguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, se aaden los campos: apellidos,
fecha de nacimiento y direccin.

Como an no se han definido las caractersticas de los campos, es conveniente hacerlo antes de
introducir ms datos, esto se hace en el modo de vista diseo.
3.2.2. Vista Diseo
Se elige Vista Diseo y se pulsa Aceptar. Access pedir que se le d un nombre a la tabla.

Se escribe el nombre: "Pacientes" en el recuadro y se pulsa Aceptar.

A continuacin aparecer otro mensaje comunicando que no se ha creado una clave principal.

Por el momento se pulsa No, ya que no se va a crear ahora, se ver ms adelante en este manual.
Despus de pulsar "No", se abrir la ventana de diseo de la tabla ya creada con el tipo de dato
definido por Access de forma automtica.

En la primera columna se ven los nombres de los campos, y en la segunda columna el tipo de datos
que ha elegido automticamente Access con los datos introducidos. Como se ve en cada columna se
introducen diferentes caractersticas del campo:

32

 Nombre del campo: los nombres de los campos.

Tipo de datos: texto, numrico, fecha/hora, contador, Si/No, memo, moneda, objeto OLE.
Descripcin: en esta columna se introduce la descripcin del contenido del campo o su finalidad.
Propiedades de los campos: estableciendo las propiedades de los campos se controla la
apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto.
En este manual se va a crear una base de datos de un hospital. Se ha empezado con la tabla de los
pacientes pero no se han introducido todos los campos. Faltan los campos: sexo, poblacin,
provincia, telfono, DNI.
El tipo de dato se ver mas adelante en el apartado campos, junto con la descripcin y las
propiedades del campo. Por ahora se introduce el nombre del campo y se selecciona el tipo de dato
tal y como aparecen en este grfico:

3.2.3. Insertar un campo

El campo Sexo se encuentra entre Apellidos y Fecha de Nacimiento. Para introducir un campo
nuevo entre dos ya existentes pulsa la tecla
. El campo insertado aparecer sobre el campo que
estaba seleccionado cuando se puls la tecla insertar campoen este caso, estaba seleccionado "Fecha
de nacimiento", por lo tanto el nuevo campo se crear encima de l y se le pondr el nombre "Sexo".
Para introducir el nombre del campo "Sexo" se tiene que seleccionar el campo Fecha de nacimiento,
y pulsar insertar campo:

3.2.4. Introducir el nombre del campo

Para introducir el nombre se hace clic sobre la celda correspondiente y se teclea el nombre que se le
vaya a dar al campo.
3.2.5. Elegir el tipo de dato
Mientras en el Vista Hoja de datos no se introduzcan datos Access asigna a todos los campos el "tipo
de dato": texto. Si se hubiera introducido un dato numrico el tipo de dato sera numrico.
Para cambiar el tipo de dato, basta con situarse sobre el campo. En la celda de tipo de datos
aparecer una flecha. Al pulsar sobre ella se despliega un men en el que se puede seleccionar el
tipo de dato.

El tipo de dato que se le va a dar al campo "Fecha de Nacimiento " es Fecha/hora. Para cambiar el
tipo de dato se pulsa sobre esa celda, en la parte derecha de la celda aparece una flecha, que al ser
pulsada despliega un men. Para seleccionar el tipo de dato que interese hay que situarse sobre l
con el ratn.
33

Para aadir los campos: poblacin, provincia, telfono, DNI y edad basta con situar el ratn sobre la
fila en blanco que sigue a Direccin.
3.2.6. Mover un campo
A continuacin se va a mover el campo "DNI" y se va a situar debajo de "Fecha de nacimiento".
Para mover el campo, primero se debe seleccionar haciendo clic sobre l. El campo cambia de color
y a su izquierda aparece una flecha. Situando el cursor sobre esta flecha el cursor mismo se
convierte en otra flecha. Si se pulsa en ese momento el botn del ratn se puede arrastrar el campo a
la posicin que se quiera. De modo que la tabla de pacientes quedar finalmente as:

3.3. La clave principal

La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campo
identifica cada registro del campo de manera nica. De modo que no se podrn introducir dos
registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal.
Para la tabla Pacientes se tiene que pensar que campo no se repite. Podra ser el campo nombre, pero
el nombre no es algo nico. Los campos nombre y apellidos juntos tambin se podran repetir en
algn caso. De modo que lo ms indicado es crear un cdigo nico para cada paciente. Se selecciona
el campo nombre y se inserta un campo. Se llama Cdigo del paciente y se elige el tipo de dato
Autonumrico. Este tipo de dato hace que Access genere un nmero nico a cada registro de la
tabla. De esta forma es totalmente seguro que el campo no tendr ningn registro repetido.
Es decir los datos de un paciente no aparecern repartidos en tres veces, sino en una sola vez, de
forma que cuando se quiera consultar el estado fsico de un paciente se tendr la seguridad de que
ah estn todos sus datos mdicos.

Para establecer este campo como clave principal se hace clic sobre l y en la barra de Herramientas
se pulsa el botn Establecer Clave Principal
. Tambin se puede realizar esta
operacin desde el Men Edicin|Establecer Clave Principal.

No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente es conveniente
hacerlo. Si no se establece la clave principal, al cerrar la tabla aparece un cuadro de dilogo pidiendo
que se establezca:

34

Si se elige la opcin "Si", Acces crear automticamente un campo Autonumrico que ser la
clave principal.
3.3.1. Tipos de clave principal
En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal: Autonumrico, Campo simple y Campos
mltiples.
3.3.1.1. Claves principales de Autonumrico
Un campo Autonumrico puede establecerse para que el programa introduzca automticamente un
nmero secuencial cuando se agrega un registro a la tabla.
Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma ms sencilla de crear
una clave principal.
Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recin creada, Microsoft
Access pregunta si se desea que cree una clave principal automticamente. Si se contesta
afirmativamente, Microsoft Access crear una clave principal de Autonumrico.
3.3.1.2. Claves principales de Campo simple
Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como nmeros de identificacin o nmeros de
pieza, se puede designar ese campo como la clave principal.
Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft Access
no establece la clave principal.
Se puede ejecutar una Consulta de buscar duplicados con el fin de determinar qu registros
contienen datos duplicados. Si no se puede eliminar fcilmente las entradas duplicadas mediante la
edicin de los datos, se puede agregar un campo Autonumrico y establecerlo como clave principal
o bien definir una clave principal de campos mltiples.
3.3.1.3. Claves principales de Campos mltiples
En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, se pueden
designar dos o ms campos como clave principal.
La situacin ms comn en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras
dos tablas en una relacin varios a varios.
Si no se est seguro de poder seleccionar una combinacin de campos apropiada para una clave
principal de campos mltiples, probablemente resultar ms conveniente agregar un campo
Autonumrico y designarlo como la clave principal en su lugar.

35

3.4. Guardar la tabla

Una vez haya definido la estructura de la tabla se pulsa el botn de Guardar
o se elige
Archivo|Guardar. El nombre que se le va a asignar a esta tabla es "Pacientes". Conviene
guardar la tabla siempre que se realiza algn cambio.

3.5. Abrir y trabajar una tabla

Para abrir una tabla de una base de datos ya existente, primero se tendr que estar en esa base de
datos.
Para abrir una base de datos, se selecciona Archivo|Abrir, o se pulsa el botn
. Aparecer
una ventana de dilogo con las diferentes bases de datos, se selecciona la que interese y se pulsa
Aceptar.
Una vez abierta la base de datos, siempre aparece la ventana de la base de datos, con mltiples
pestaas. Se elige la pestaa

y se hace clic sobre la tabla que se desea abrir.

Se pulsa el botn Abrir, si se desea introducir datos, o Diseo si se desea aadir un campo o
variar las propiedades de los campos.
Una vez se encuentra dentro de una de estas dos opciones siempre se tiene la oportunidad de
cambiar pulsando el botn cambiar de vistas:

3.5.1. Introducir datos en la tabla

En Vista Hoja de Datos se pueden introducir datos. En el primer registro slo aparecer una fila. Se
hace clic sobre ella y se escriben los datos en los campos. En el momento en que se empiece a
escribir se aadir una fila ms. En la primera columna de la fila sobre la que est escribiendo
aparecera un lpiz, y en la siguiente un asterisco. Para pasar de un campo a otro pulse Intro o
Tabulador.

Cuando se quiere aadir otro registro slo se tiene que pinchar sobre la fila con el asterisco.

4. Los campos

36

Para crear los campos de una manera ms completa es necesario profundizar en cada una de las
caractersticas de un campo.

4.1. Nombre del campo

En esta columna se introduce el nombre de los campos. La columna tiene un mximo de 64
caracteres. Se pueden utilizar espacios, pero no se puede empezar con un espacio. No se pueden
utilizar: los puntos, los signos de admiracin, los acentos graves ni los corchetes.
Dentro de una misma tabla no puede haber dos campos con el mismo nombre.
El nombre del campo debe ser descriptivo de la informacin que el campo va a contener para no
crear confusin a la hora de trabajar con los datos.

4.2. Tipo de datos

1. Texto: almacena cadenas de caracteres, ya sean nmeros (con los que no se vaya a realizar
operaciones), letras o cualquier smbolo.
2. Numrico: Almacena nmeros destinados a realizar operaciones. Hay cinco tamaos:
Byte: para almacenar el rango de 0 a 255
Entero: para el rango entre -32768 y 32767
Entero Largo: para el rango entre-2.147.483.648 y 2.147.483.647
Simple: para nmeros decimales entre el -3,4x 1038 y el 3,4x 1038 con 7 decimales
Doble: Doble para nmeros entre el -1,797x 1038 con 15 lugares decimales.
3. Fecha/hora: fecha y hora general, fecha y hora larga, fecha y hora corta.
4. Autonumrico: Es un valor numrico que Access incrementa de modo automtico cada vez que
se aade un registro. No se puede modificar manualmente.
5. Si/No: Para almacenar datos que slo tengan dos posibilidades: si-no, 0-1, verdadero-falso,
blanco-negro...
6. Memo: Para almacenar texto largo, hasta de 64000 bytes.
7. Moneda: Para almacenar valores de moneda.
8. Objeto OLE: Son objetos tales como grficos, texto, imgenes, creados en otras aplicaciones, que
se han incrustado o vinculado.

4.3. Descripcin
En esta columna se introduce la descripcin del contenido del campo o su finalidad. El texto que se
introduzca aparecer en la barra de estado cuando se seleccione el campo en un formulario, de este
modo se facilita el introducir el contenido adecuado en cada campo.

37

En la tabla pacientes, que se ha creado en el apartado anterior, la descripcin podra ser la siguiente.

Las propiedades de los campos ayudan a detallar el tipo de dato que va a contener un campo, y por
lo tanto la utilidad del mismo dentro de la base de datos. Las propiedades se explican en el captulo
"Propiedades de los campos".
A continuacin se crean estas dos tablas para poder continuar con el ejemplo de la base de datos de
un hospital:

La clave principal de la tabla Mdicos es el cdigo del mdico y de la tabla visita, el nmero de
visita.

5. Propiedades de los campos

Estableciendo las propiedades de los campos en Vista Diseo se controla la apariencia de los datos,
y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto.

5.1. Tamao del campo

Esta propiedad la pueden tener tanto los campos de tipo numrico como los de texto.
En los campos de texto el tamao del campo indica el nmero de caracteres que puede contener. El
valor mximo es de 255 caracteres y por defecto Access aplica 50. Se puede introducir un valor
inferior, pero si ya se han introducido datos hay que tener mucho cuidado, ya que si se da un tamao
inferior al de algn campo los caracteres restantes se perdern.
En los de tipo numrico limita el rango de valores permitido y si el campo puede contener valores
fraccionarios. El campo numrico puede tener estos tamaos: Byte, Entero, Entero Largo, Simple y
Doble.

Configuracin

Rango

Lugares
Decimales

Lugar que
ocupa

Byte

0 a 255

Ninguno

1 byte

Entero

-32.768 a +32.768

Ninguno

2 bytes

Entero Largo

-2.147.483.648 a + 2.147.483.647

Ninguno

4 bytes

38

Simple

-3,4x1038 a 3,4x1038

4 bytes

Doble

-1.797x1038 1,797 x1038

15

8 bytes

El Byte es el que menos tamao tiene y por tanto el que menos ocupa. El Doble es el que mas ocupa.
No conviene que el tamao sea mayor de lo necesario, ya que cuanto ms ocupe un campo ms lento
se procesaran los datos cuando se est trabajando.

5.2. Formato
Esta propiedad la pueden tener todos los campos menos los Objetos OLE.
El formato slo afecta a la presentacin de los datos, nunca al valor almacenado de una tabla. Los
nmeros y las fechas se pueden presentar con diferentes formatos.
Los nmeros pueden aparecer con separador de miles, con un smbolo de moneda o con un
determinado nmero de decimales.
Si no se determina nada en esta propiedad Access utiliza el formato General y los datos aparecen tal
y como se hayan introducido.
El formato que se especifique para un campo de una tabla ser el que Access utilice para los
formularios e informes basados en dicha tabla. Si se realiza un cambio de formato despus de haber
creado un formulario o un informe, este formato nuevo no le afectar.
5.2.1. Formatos de datos internacionales
Para garantizar la coherencia entre las distintas aplicaciones, Access utiliza los valores establecidos
para los formatos de nmero y de fecha/hora en la seccin internacional del Panel de Control de
Windows.
5.2.2. Formatos de campos de tipo Numrico y Moneda.
Si no especifica ningn formato, o si especifica el formato nmero general, Access presentar los
nmeros sin separador de miles ni ningn otro tipo de formato.
Si se desea que los nmeros de un campo aparezcan con algn formato determinado se presiona la
flecha de la derecha en Formato, aparecen dos columnas: la izquierda indica el nombre del tipo de
formato y la derecha el resultado de aplicar ese formato a un nmero.
5.2.3. Lugares decimales
Cuando se selecciona un formato de nmero que no sea nmero general en esta propiedad se puede
especificar un nmero de lugares decimales exacto. Si se ha escogido el formato nmero general
slo se presentar el nmero de lugares decimales necesarios para cada valor.
39

5.2.4. Formatos personalizados de campos numricos

Aunque en la propiedad formato se puede elegir un formato ya creado de la lista que se despliega,
Access tambin permite establecer un formato propio. Este formato se crean a travs de cdigos que
Access convierte en formatos.
Un tipo de formato se crea con cuatro secciones:
1. Para los nmeros positivos
2. Para los nmeros negativos
3. Para los que tengan valor cero
4. Para los que no tengan ningn valor (que el campo est vacio)

Cdigo

Funcin

, (coma)

Separador decimal

. (punto)

Separador de miles

Muestra un dgito o el 0

Muestra un dgito o un espacio en blanco

Multiplica el valor por cien y lo muestra seguido del smbolo porcentaje

E- o e-

Notacin cientfica con un signo menos junto a los exponentes negativos

E+ o e+

Notacin cientfica con un signo mas junto a los exponentes positivos

Ejemplo de las cuatro secciones: #.##0,00 ; -#.##0,00; 0,00; "Vaco"

5.2.5. Cdigos de formato para campos de cualquier tipo
Para crear formatos personalizados para cualquier tipo de campos se utilizan estos cdigos:

Cdigo

Funcin

Espacio Muestra un espacio

"texto"

Muestra lo que est entre comillas

Fuerza la alineacin a la izquierda, en lugar de la alineacin a la

derecha

Rellena el espacio disponible con el carcter que venga a

continuacin.

Muestra el carcter que haya a continuacin. Evita que ese carcter

40

sea tomado por un cdigo de control si coincide con alguno

[color]

Muestra la seccin en el color indicado entre los corchetes. Los

colores disponibles son: negro, azul, verde, cyan, rojo, magenta,
amarillo, blanco

5.2.6. Formatos de campos de tipo Texto y Memo

En estos dos campos no hay ningn formato predefinido. Si se desea se puede crear uno propio. Al
igual que en los campos numricos un formato se crea en varias secciones con unos cdigos.
En los campos de texto y memo slo hay dos secciones, la primera se usa si el campo tiene texto y la
segunda si el campo est vacio.
Los cdigos son los siguientes:

Cdigo

Funcin

Si los caracteres que se introducen en un campo no lo completan cada

uno de los cdigos que se inserten en formato se convertir en un
espacio o carcter para rellenar el campo

&

Funciona igual que el anterior, pero si no hay suficientes caracteres

para sustituir todos los smbolos Acces no insertar nada

<

Presentar todos los caracteres en minsculas

>

Presentar todos los caracteres en maysculas

5.2.7. Formatos de campos de tipo Fecha/Hora

Los formatos predefinidos de este campo dependen de la configuracin de la seccin internacional
del panel de control de Windows.
En este tipo de campo tambin se pueden crear formatos personalizados. Con la diferencia de que
slo hay una seccin:

Cdigo

Significado

Separador de hora

Separador de fecha

41

Da del mes en uno o dos dgitos numricos (1-31)

dd

Da del mes en dos dgitos numricos(01-31)

ddd

Las tres primeras letras del da de la semana (Dom-Sb)

Dddd

Nombre completo del da de la semana

Da de la semana en nmeros (1-7)

Mes del ao en uno o dos dgitos(1-12)

mm

Mes del ao en dos dgitos (01-12)

mmm

Las tres primeras letras del mes (Ene-Dic)

Mmmm

Nombre completo del mes (Enero-Diciembre)

Nmero del trimestre del ao (1-4)

aa

Los ltimos dgitos del ao (01-99)

aaa

Ao completo(0100-9999)

La hora en 1 o 2 dgitos (0-23)

hh

La hora en 2 dgitos (00-23)

El minuto en 1 o 2 dgitos (0-59)

nn

El minuto en 2 dgitos (00-59)

El segundo en 1 o 2 dgitos (0-59)

ss

El segundo en 2 dgitos (00-59)

AM/PM

Reloj de 12 horas con las letras que correspondan

AMPM

Reloj de 12 horas con el indicador de maana/tarde definido en el

panel de control de Windows

5.2.8. Formato de campos tipo Si/No

Si no se ha seleccionado un formato para este campo, Access mostrar un 1 para S y un 0 para No.
En este tipo de campos hay formatos predefinidos y tambin se pueden crear formatos
personalizados. Hay tres secciones:
1. Escribir punto y coma
2. Representar los valores que no sean cero
3. ";"Representar los valores cero

42

En el campo Sexo se ha seleccionado un tipo de dato Si/No. En este tipo de dato no hay nada
predefinido para seleccionar un sexo.
; "Hombre" ; "Mujer"
Cuando se introducen los datos dependiendo desde que vista aparecer un botn al que hay que
activar o desactivar. Si el botn est en blanco el valor es cero, por tanto el sexo de ese registro ser
mujer. Si se activa o selecciona el valor de ese campo ya no ser cero por tanto el sexo ser hombre.

5.3. Lugares decimales

Esta propiedad slo la tienen los campos de tipo numrico y de moneda. Determina el nmero de
cifras decimales en la presentacin de los campos.
Esta propiedad tiene dos configuraciones:
1. De 0 a 15. Aparecern tantas cifras decimales como se indiquen sin tener en cuenta las que se
especifiquen en el formato.
2. Auto: aparecer el nmero de cifras decimales predeterminadas para cada formato o la que este
definida en la propiedad formato.

5.4. Mscara de entrada

Esta propiedad la tienen los campos de texto, nmerico, fecha/hora y de moneda. Obliga a que los
datos introducidos en un campo se ajusten a una plantilla determinada.
Para crear una mscara hay un esquema de 3 partes separadas por ";":
1. Presenta la mscara de entrada
2. Indica si los caracteres literales empleados en la mscara se almacenan o no en el campo junto
con los datos. Se escribe 0 para que se guarden y 1 para que no se guarden
3. Especifica el carcter que debe aparecer en los espacios en blanco de la mscara. Acces por
defecto utiliza el subrayado.
Los cdigos son los siguientes:

Cdigo

Funcin

Dgito (0-9). Introduccin obligatoria. No permite signos

Dgito o espacio. Introduccin opcional.Las posiciones en blanco

se convierten en espacios y se permiten los signos

Dgito o espacio. Introduccin opcional. No permite signos

Letra (A-Z). Introduccin obligatoria

Letra (A-Z). Introduccin opcional.

43

Letra o dgito. Introduccin obligatoria

Letra o dgito. Introduccin opcional

&

Cualquier carcter o espacio. Introduccin obligatoria

Cualquier carcter o espacio. Introduccin opcional

.,:;-/

Marcador de posicin decimal y separador de miles, fecha y hora.

<

Convierte los caracteres en minsculas

>

Convierte los caracteres en maysculas

Hace que la mscara de entrada se rellene de derecha a izquierda

Hace que el carcter que venga a continuacin se presente como

un carcter literal

Ejemplo:
(900)009-00 00; 0; "_"

5.5. Ttulo
Esta propiedad la tienen todos los tipos de campos.
Especifica la etiqueta que se utilizar en la presentacin del campo cuando se crean tablas,
formularios e informes.

5.6. Valor predeterminado

Esta propiedad la tienen todos los campos menos los de tipo contador y Objeto OLE.
Introduce un valor por defecto en todos los campos. Este valor lo introduce el usuario cuando un
campo va tener casi siempre el mismo valor. Cuando este valor vare se puede modificar.

5.7. Regla de validacin

Esta propiedad se puede establecer en todos los campos menos en los de tipo Contador y Objeto
OLE.
Se especifican las condiciones que deben cumplir los datos que se introduzcan, si los datos no
cumplen las condiciones Access no admitir ese dato.
Para introducir las condiciones que debe cumplir un campo se selecciona Regla de
validacin en las propiedades del campo. A la derecha del espacio en blanco hay unos puntos
suspensivos. Se hace clic sobre ellos. Aparacer una ventana para generar expresiones, en esta
ventana habr que especificar esas condiciones.

44

5.8. Texto de validacin

Cuando Access no admite un dato porque no cumple la regla de validacin no aparece ningn
mensaje que explique por qu no admite el dato a no ser que se utilice el texto de validacin. En esta
propiedad se debe introducir cul es la condicin que debe cumplir el dato para que el usuario lo
sepa.

5.9. Requerido
Se aplica a todos los campos menos a los de tipo Contador.
Si se encuentra activado "Si" no dejar que el usuario abandone un registro sin haberlo rellenado.

5.10. Permitir longitud cero

Se aplica a los campos de tipo texto y memo.
Esta propiedad es til para las consultas y expresiones, ya que los valores nulos se comportan de
distinta forma.
Para introducir una cadena de longitud cero se teclea dos comillas dobles sin espacio entre ellas ("").

5.11. Indexado
Se puede aplicar a todos los tipos de campo menos a Memo, Si/No, y Objeto OLE.
Esta propiedad crea un ndice de ese campo. De modo que acelera las bsquedas de un registro por
el contenido de ese campo.No conviene aplicarlo mas que al campo por el que se vayan a realizar las
bsquedas porque si no la actualizacin de los datos ser muy lenta.
Sin duplicados: es una de las opciones de esta propiedad y significa que no puede haber dos campos
con la misma clave. Con duplicados, hace que Access cree un ndice normal con cada uno de los
registros.

6. Los formularios
La introduccin de los datos directamente sobre las tablas es bastante incmoda. No slo no se
pueden ver todos los campos sin desplazarse con la barra de herramientas, sino que adems los
registros estn uno encima de otro. Si se pierde la referencia del registro se pueden introducir datos
que no correspondan a ese registro.

45

Los formularios permiten la introduccin de datos en las tablas de una forma ms sencilla y ms
limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla
a travs de los formularios.
Hay diferentes formatos de formularios, en alguno de ellos los registros se pueden ver de forma
aislada, en otros, todos los registros juntos, o tambin se puede disear un formulario con un formato
totalmente personalizado.
En una base de datos se puede crear ms de un formulario basado en una misma tabla. Un
formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos, incluso puede tomar campos de
diferentes tablas.
Las tablas almacenan la informacin, los formularios se encargan de recogerla. Para que las tablas
puedan incluir los datos de los formularios deben estar cerradas. Al cerrar o guardar los formularios,
las tablas se actualizan.

6.1. Crear formularios

Para crear un nuevo formulario se selecciona la pestaa
de la ventana de la base de datos. Se
pulsa Nuevo, aparecer la siguiente ventana:

En esta ventana se dan siete posibilidades distintas para crear un formulario. Crear el formulario
manualmente en Vista diseo, con asistentes o con los autoformularios.
Vista Diseo: seleccionando esta opcin se puede crear un formulario totalmente personalizado.
Asistente para formularios: Access crea automticamente un formulario con los campos que el
usuario seleccione. Con este asistente se pueden crear formularios de formatos muy distintos.
Autoformulario: columnas: Access crea un formulario en columnas con todos los campos de la
tabla. Cada registro aparece de forma independiente con los campos ordenados en una columna.
Autoformulario: tabular: crea automticamente un formulario con todos los campos en formato
tabular: Los registros aparecen en filas y columnas. En este tipo de formulario se presentan todos los
registros que se hayan introducido.
Autoformulario: hoja de datos: esta opcin crea automticamente un formulario con el formato
de hoja de datos. Este es el mismo formato que el que tienen las tablas para introducir datos.
Asistente para grficos: crea un formulario con un grfico, muestra los datos en formato grfico.
Asistente para tablas dinmicas: crea un formulario de Microsoft Access con una tabla
dinmica de Microsoft Excel. Una tabla dinmica es una tabla interactiva que puede resumir grandes
cantidades de datos utilizando el formato y los mtodos de clculo que se elijan.
Para continuar con el ejemplo del hospital se va a crear un formulario de la tabla pacientes. Se
selecciona Autoformulario: columnas y la tabla Pacientes. Para seleccionar la tabla se
pulsa

sobre la flecha de la derecha, se despliegan las diferentes tablas que existen en la base de datos. Para
seleccionar una se hace clic sobre ella. Si se quisiera extraer datos de varias tablas se tendra que

46

seleccionar Vista Diseo Asistente para formularios, o bien crear una consulta de
varias tablas y hacer un formulario con ella.

6.2. Autoformulario: columnas

Al seleccionar la opcin Autoformulario: columnas Access automticamente generar un
formulario en columnas y lo abrir en Vista Formulario:

6.2.1. Vistas de Formulario

En Formulario hay tres vistas distintas, adems de la presentacin preliminar.
6.2.1.1. Vista diseo
Como su nombre indica en esta vista fundamentalmente se vara el diseo del formulario. La
ventana se compone de un men y tres barras de herramientas:

La primera barra de herramientas se refiere al diseo de formularios. Puede aparecer integrada

debajo del men o de forma independiente tal como aparece en el grfico de debajo:

El botn caja de herramientas sirve para abrir o cerrar el cuadro de herramientas. Y el botn
autoformulario para crear un autoformulario cuando se desee. El resto de los elementos que
componen la barra ya se han visto.
La siguiente barra de herramientas se refiere al formato del formulario, es muy parecido a la barra de
herramientas de un editor de textos.

Objeto: dentro del marco aparecer el objeto seleccionado. Si se pulsa la flecha de la derecha
aparecern todos los objetos del formulario. Haciendo clic sobre cualquiera de ellos el objeto se
seleccionar y se le podrn aplicar todas las caractersticas de formato que se quiera. Seleccionando
a travs de este men los objetos slo se pueden seleccionar de uno en uno.
Fuente: al pulsar la flecha de la derecha se despliegan los diferentes tipos de fuentes que existen, y
que se pueden aplicar a todos los objetos de un formulario.

47

Tamao: sirve para dar mayor nmero de puntos a una fuente, y de esta forma aumentar el tamao.
Color del borde o de la lnea: pulsando sobre este botn se despliega una paleta de colores
predeterminados. Al elegir cualquiera de ellos este color se aplicar al objeto que est seleccionado.
Ancho del borde de la lnea: hay seis grosores diferentes adems del que viene por defecto.
Efecto especial: hay seis efectos especiales para aplicar al campo: sin relieve, con relieve, bajo
relieve, grabado, sombreado y cincelado.
En el cuadro de herramientas se encuentran todos los elementos que componen el formulario, se
explicarn en el apartado "6.3. los controles":

6.2.1.2. Vista formulario

Esta vista es para introducir los datos en el formulario. La barra de herramientas es la misma que la
de Vista Hoja de datos, ya que en ambas vistas se pueden introducir registros:

Los elementos de la barra de herramientas son todos conocidos.

6.2.1.3. Vista Hoja de datos
En esta vista se introducen datos como si se tratara de una hoja de clculo. Esta vista es comn con
la Vista Hoja de datos de las tablas, la nica diferencia con respecto a las tablas es que en el
formulario puede haber campos de diferentes tablas.

El formulario creado automticamente no es muy claro. Las etiquetas de algunos campos no se ven
completas, y los datos de los diferentes campos se alinean en distintas posiciones.
Para mejorar la presentacin se pulsa el botn Vista de la barra de herramientas, y se cambia a
Vista Diseo, el aspecto del formulario ser este:

Para modificar la posicin, el tamao y el aspecto en general de cada elemento primero es necesario
saber qu es cada elemento, como se mueven, modifican o aaden nuevos elementos.
Los elementos que componen un formulario se llaman controles.

48

6.3. Los controles

Toda la informacin de un formulario est contenida en los controles. Los controles son objetos de
un formulario que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario. Los controles tambin
son elementos del informe.
Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados.
Control dependiente: est unido a un campo de una tabla o consulta. Los controles dependientes
se utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de los campos de la base de datos.
Control independiente: no tiene un origen en una tabla o consulta. Los controles independientes
se pueden utilizar para mostrar informacin, lneas, rectngulos e imgenes, independientemente de
que estos existan en la tabla.
Control calculado: el origen de los datos es una expresin, no un campo. Una expresin es una
combinacin de operadores ("=";"+", "-","*" y "/"), nombres de controles, nombres de campos,
funciones que devuelven un solo valor y valores constantes.
La expresin puede incluir datos de un campo de la tabla o consulta del formulario o datos de otro
control del formulario.
A los controles se tiene acceso a travs del cuadro de herramientas de la Vista diseo. Estos son los
diferentes tipos de controles:

Cuadro de texto

Sirven para mostrar o introducir datos

Etiqueta

Crea una etiqueta

Grupo de opciones

Formado por un grupo de casillas de

verificacin o botones de opcin. Slo permite
que se active una opcin.
Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de
un grupo de opciones.

Botn de opcin
Casilla de
verificacin
Botn de alternar

Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de

un grupo de opciones.

Cuadro combinado

Permite seleccionar un elemento de una lista o

escribir el dato directamente.

Cuadro de lista

Permite seleccionar un elemento de una lista.

Botn de comando

Inserta un botn que al ser pulsado ejecuta

instrucciones.

Imagen

Inserta un marco para incluir una imagen. No

es un objeto OLE. No se edita.

Marco de objeto
dependiente
Marco de objeto
independiente

Inserta un marco para incluir un objeto OLE

que depende del valor de un campo.

Para valores Si/No. No puede utilizarse dentro

de un grupo de opciones.

Inserta un marco para incluir un objeto OLE

que no depende del contenido de un campo.

49

Subformulario/subinforme

Permite introducir un formulario dentro de

otro.

Salto de pgina

Cuando el formulario tiene mas de una pgina,

as se indica dnde empieza cada una.

Lnea

Inserta una lnea en el formulario.

Rectngulo

Inserta un rectngulo.

En el cuadro de herramientas hay otros botones que no son controles:

Pulsando este botn se podr seleccionar cada uno de los objetos.
Para utilizar el asistente de controles.
Para ver ms controles.
6.3.1. Manejo de los controles
Hay controles que muestran informacin que slo est en el formulario (controles independientes)
estos son las etiquetas, las lneas y los rectngulos. Los cuadros de texto, los marcos de objeto
muestran informacin contenida en la tabla o consulta adyacente.
Para realizar cualquier modificacin en un control se hace clic sobre l.
Para modificar el tamao de la etiquetas y desplazar los campos se selecciona la etiqueta:

Seleccionar: para seleccionar varios campos se debe pulsar la tecla Maysculas o Control y sin
soltarla hacer clic sobre todos los elementos que se desee seleccionar. Si por equivocacin se
seleccionara uno que no se quisiera, sin soltar la tecla Maysculas se debe volver a hacer clic para
deseleccionar. Tambin se puede seleccionar uno o varios elementos haciendo un cuadrado con el
ratn. Para realizar esta operacin se hace clic sobre una de las esquinas de lo que va a ser el
cuadrado, se arrastra el ratn en diagonal sin soltar el botn, cuando ese cuadrado abarque todo lo
que se quiere seleccionar se suelta el botn del ratn.

Modificar el tamao: haciendo clic sobre los cuadraditos pequeos de las esquinas se modifica el
tamao del objeto seleccionado. El ratn se convertir en una flecha que apunta en dos direcciones y
al estirar hacia una de ellas variar el tamao.

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 Modificar la posicin: si se pulsa sobre la esquina superior izquierda el ratn se convertir en una
mano con el dedo ndice apuntando hacia arriba.
Haciendo clic se podr mover la etiqueta o el campo de forma independiente. Sin embargo si pasa el
ratn sobre cualquiera de los bordes del campo o de la etiqueta el cursor ser una mano abierta. Si se
hace clic y se mueve se mover tanto el campo como la etiqueta.

Alinear: para alinear varios elementos primero hay que seleccionarlos y luego abrir el men
Formato|Alinear y se desplegar un men para seleccionar respecto a qu lado se deben
alinear esos campos.
En vista diseo tambin se pueden aadir ms elementos a la presentacin de formularios que se
vern ms adelante.
Modificando el formulario con respecto a la creacin automtica del programa, el aspecto del
formulario ser ms claro:

Una vez creado este formulario, se puede introducir todos los datos que se quiera. Para moverse
entre los diferentes registros se utilizan los botones que hay debajo del formulario:

Para crear un nuevo registro se puede pulsar el botn crear un nuevo registro. Para pasar
de un campo a otro dentro del formulario se puede utilizar el ratn, la tecla tabulador o la tecla Intro.
Una vez se han introducido todos los datos de un registro si se vuelve a pulsar Intro se crea un nuevo
registro en blanco.

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