Algumas Dicas para Otimizar seu Tempo

Gerenciamento do Tempo
02/02/2007 - por Luiz de Paiva

Um dos aspectos mais difceis para os profissionais hoje em dia o gerenciamento de tempo. Sempre h coisas
demais para fazer, e a sensao de que o tempo nunca suficiente nos atormenta constantemente.
Ainda que eu no tenha um kit mgico de gerenciamento do tempo para transformar sua vida, posso dar algumas
dicas e idias que adotei e produziram bons resultados em minhas tarefas.
Comece a ouvir podcasts. So timos para transformar tempo perdido em tempo til. Voc pode ouvi-los no
trnsito, na academia ou em qualquer situao que envolva uma espera. Voc sempre pode aprender algo ou ter
uma nova idia.
Tenha algo para ler por perto. Sempre tenho uma revista de negcios ou algo do trabalho perto de mim em casa,
no escritrio e no carro. Uma simples brecha de 5 minutos pode ser suficiente para ler um artigo interessante ou
adiantar algumas idias sobre alguma tarefa profissional.
Precisa se concentrar? Desligue todas as distraes. Se preciso escrever um longo e-mail ou um relatrio
importante, costumo desligar o cabo de rede do computador, fechar a porta da sala e s vezes at desligo o celular.
Ningum vai morrer porque voc desapareceu 20-30 minutos e seu trabalho ser feito com maior velocidade e
qualidade.
Tenha algo para registrar lembretes ou idias. Voc se sentir muito melhor passando todos os pensamentos e
preocupaes de sua cabea para um papel ou outro meio. Alm de quase sempre ter por perto um papel e caneta,
uso o gravador de voz de meu celular para registrar algo importante quando no possvel escrever.
Adapte suas atividades a seus nveis de energia. Algumas pessoas tm mais energia na manh, outras noite.
Deixe o trabalho burocrtico para os momentos em que sua energia est no ponto mais baixo, j que voc no ter
que pensar muito, e aproveite sua alta energia para trabalho mais importante e desafiador.
No comece algo a menos que pretenda termin-lo. Sua mente toma algum tempo para se ajustar a uma nova
atividade. Portanto, gaste este tempo de adaptao somente uma vez, terminando qualquer coisa que comece.
No gaste muito tempo em algo que voc est travado. Esta a exceo regra acima. Se voc no consegue
encontrar uma soluo para o problema, v fazer algo diferente e volte depois a este problema com a cabea fresca.
Descanse. Se voc s descansa quando se sente exausto, quer dizer que parte de seu trabalho foi feito perto da
exausto, e sua produtividade estava comprometida.

Organizao e Produtividade Pessoal: 3

Dicas Essenciais
Gerenciamento do Tempo
03/11/2007 - por Luiz de Paiva

Quantas tarefas voc precisa realizar hoje? E amanh?

Para a maioria dos profissionais modernos, estas perguntas so suficientes para que comecem a pensar em todas
as atividades pessoais e profissionais que deve realizar em um curto espao de tempo. Parece que nunca h tempo
suficiente para fazer tudo o que devemos ou queremos.
Existem inmeros livros, revistas e sites que dizem como se organizar e aproveitar melhor seu tempo. Algumas dicas
so simples, outras complexas. Em minha opinio, so as dicas simples que causam maior efeito. No estou
dizendo que as complexas no so vlidas, mas quanto mais complicada a forma de organizao, menos pessoas
tero a disciplina necessria para adot-la.
Em minhas leituras sobre o tema e aplicao de diversos mtodos de organizao, aprendi que existem alguns
princpios bsicos que se aplicam a qualquer um e que so sempre dicas realmente simples mas eficazes.
Portanto, minhas 3 sugestes essenciais para que voc se organize melhor so:
1) Voc precisa de um mtodo. No importa como voc se organiza, o importante que se organize. Alguns
usam pequenas anotaes em post-its, outros preferem ferramentas baseadas na web isto depende de
cada um. No entanto, se voc no tem nenhum mtodo de organizao certamente perder informaes,
compromissos e tarefas. Planeje e execute.
Existem alguns mtodos consagrados, como GTD Getting Things Done. Pessoalmente, no uso nenhum destes
mtodos. Desenvolvi minha prpria forma de organizao usando mapas mentais (via software). O importante que
voc descubra uma forma que se adapte melhor a sua forma de ser e que voc consiga acompanhar sem grandes
esforos.
2) A disciplina obrigatria. A importncia de ter um mtodo que se adapte a seu estilo que voc deve
segui-lo. Se voc no possui a disciplina necessria, no ir manter as informaes atualizadas, registrar
novas atividades e tirar aquelas j realizadas.
Informaes na cabea so informaes em risco. No confie em sua memria por melhor que ela seja. Ignorar a
disciplina de organizao pela pressa, e tentar lembrar tudo achando que desta vez no vou esquecer um erro
muito comum (eu j o cometi). Tenha no bolso um pequeno bloco de anotaes, use seu PDA ou o gravador de voz
do celular, mas no tente armazenar tudo em sua mente.
3) No faa mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Quando voc tenta fazer vrias coisas simultaneamente,
seu tempo total para completar o conjunto de atividades ser maior. Se voc no pode se dar ao luxo de ficar
algumas horas em uma s tarefa, o segredo dividir cada atividade em tarefas menores para que cada uma possa
ser executada por completo em um espao de tempo menor.
A organizao pessoal no deve ser uma tortura. Quando isto acontece, inevitavelmente a pessoa acaba largando
sua estrutura de informaes. Felizmente, tambm mais simples do que parece. E melhor ainda, voc no precisa
definir hoje a estrutura que vai usar no longo prazo tome os primeiros passos para colocar sua vida em ordem e v

melhorando o processo aos poucos. Eventualmente voc encontrar a frmula que funciona perfeitamente para
voc.

Mapa da mina para voc ser organizado:

Ser organizado um estilo de vida, algo que vem de dentro, uma maneira de ser,
um hbito.
Se quiser melhorar sua maneira de ser organizado, o primeiro ponto querer, ter
vontade de mudar.
1 - Para voc se organizar, tem que saber quais atividades tem que dar conta. V ao
artigo Administre bem seu tempo e faa uma anlise de suas atividades.
Voc s vai se organizar se souber o que tem a fazer.
2 - Quando voc analisar o que tem a fazer, veja o que dar conta e distribua naagenda,
que melhor se adapte ao seu perfil.
Voc s vai se organizar se dividir bem, suas atividades durante o dia e a semana.
3 - Para dar conta dos compromissos da vida de nossos dias, existe a necessidade de ser
eficiente.
Voc s vai se organizar se seguir sua programao, com eficincia.
4 - Analise seus hbitos e se for o caso adquira outros melhores, para isto fizemos o
artigo Adquirindo Hbitos.
Voc s vai conseguir se organizar se tiver bons hbitos.
5 - Nada fcil na vida por isto necessria muita determinao para Superar
Obstculos.
Voc s vai conseguir se organizar se superar obstculos.
6 - Superar obstculos assim to fcil? Claro que no, mas com motivao, voc
alcanar o seu objetivo.

Administrar seu tempo

O que voc tem feito com o seu tempo?

A primeira atitude que voc tem que tomar para administrar o seu tempo fazer uma
anlise de como est distribuindo suas atividades durante uma semana. Anotetodas as
suas atividades, desde a hora em que acorda at a hora que vai dormir. Faa o dowload
da tabela de anlise de atividades que montamos para que voc e a preencha.
Anote o que foi feito em intervalos de meia hora. Se houver necessidade anote em
intervalos menores. No final do perodo de anotaes voc ter claro quais so suas
atividades, como voc as divide durante o dia, logo como est administrando o seu
tempo.

Divida as atividades para administrar o seu tempo

As atividades devem ser divididas em grupos identificadas por cores diferentes.

Grupo 1 - Atividades Urgentes xxx
As atividades urgentes devem ser concludas no menor espao de tempo possvel. Elas
causam stress, por isso devemos trabalhar com antecedncia para evitar essa presso.
Grupo 2 - Atividades Importantes xxx
As atividades importantes devem trabalhadas com calma e ateno para evitar que se
tornem urgentes.
Grupo 3 - Atividades Necessrias xxx
As atividades necessrias devem ser feitas todos os dias. Neste grupo entram as
atividades de trabalho que so mais leves como, responder e-mails, abrir
correspondncia e planejar os compromissos do dia seguinte.
Grupo 4 - Atividades Imprevistasxxx
Depois de uma semana voc ter noo de quanto tempo ter disponvel para possveis
atividades no agendadas. Voc ter que repensar a sua vida, se quiser dominar o seu
tempo.

Para administrar seu tempo saiba que horrio tem mais

energia

Programe as atividades mais urgentes e estressantes para os horrios em que tem mais
energia. Por isso perceba em que momento do dia voc tem mais energia e programe
para este horrio as tarefas mais importantes e as mais urgentes.
Quando sua energia estiver mdia, o ideal responder emails pessoais, organizar sua
agenda e retornar ligaes de negcios. E quando sua energia estiver baixa, telefone
para amigos, leia um livro ou faa outras atividades que lhe deem prazer.
No esquea de prever tempo para itens no agendados e pequenas paradas para
descanso. A conquista de seu tempo uma sucesso de mudanas que voc deve fazer
aos poucos em sua vida. Como para qualquer conquista, voc ter quesuperar
obstculos e ter determinao para atingir seu objetivo.