ORGANIZACIN Y MTODOS

Sobre la Teora de Organizacin y Mtodos se manifiesta que es "Una forma de

consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades,
como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos
administrativos mecnicos con la mayor economa de esfuerzo y con el mximo de
eficacia en los resultados". Y por extensin, se llama unidad, equipo o servicio de
Organizacin y Mtodos al conjunto de funcionarios especializados en la
aplicacin de la tcnica del mencionado servicio.
Organizacin y mtodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de
la Administracin, cumpliendo como funcin el aconsejar a los funcionarios
interesados en mejorar la organizacin y mtodos empleados por los servicios que
dirigen. La finalidad de una unidad de Organizacin y Mtodos es asegurar el
mximo de eficiencia en el financiamiento de la mquina administrativa, y
mediante la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de organizacin;
conseguir economas en el costo de la produccin y en la utilizacin de mano de
obra, pero como regla general a Organizacin y Mtodos no se le concede
autoridad sobre otras unidades en administracin.
Ventajas
La ventaja principal que Organizacin y Mtodos tiene sobre un administrador es,
que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede
tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar
otras responsabilidades, haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la
mayora de su informacin a travs de personas encargadas de la actividad que
se analiza.
Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Crticas, es decir, pensar
en trminos de propsitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el
por qu de ello.
Un buen servicio del departamento de Organizacin y Mtodos se caracteriza por:

Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna
presin.

Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para

hacer apreciaciones objetivas.

Adiestramiento en tcnicas especializadas que son complementadas con la

experiencia de sus funcionarios.

Liberacin de estrecheces departamentales y enfocar los problemas desde el
punto de vista de las necesidades de la empresa.

La esencia de la relacin entre Organizacin y mtodos es que los mtodos deben

ser acordes con la organizacin y sta con los mtodos aplicados. Una variacin
en la organizacin ocasiona una variacin en los mtodos y, a la inversa, un
cambio en los mtodos provoca cambios en la estructura orgnica. El mtodo
permite descubrir cules son las estructuras y procedimientos ideales que deben
aplicarse a la organizacin para hacerla eficiente y eficaz.
Objetivos fundamentales
Las unidades de organizacin y mtodos se crean en cada dependencia y
obedecen a dos objetivos fundamentales:
Servir de vinculacin entre el rgano central de modernizacin administrativa y las
dependencias en la ejecucin de las prioridades del mejoramiento administrativo.
Analizar los problemas originados en la estructura de la organizacin y los
problemas derivados del flujo o proceso administrativo; as como los problemas
del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernizacin
administrativa.
Funciones
El funcionamiento del sistema de Organizacin y Mtodos vara de acuerdo con el
desarrollo de la organizacin, dentro de la que se ubica y con las tcnicas a las
cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de anlisis y
diagnstico administrativo y diseo organizacional.
"Las funciones consisten en una orientacin general en el conjunto de la
administracin" y se pueden destacar de la siguiente manera:
1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento
de la dependencia. Esta primera funcin implica que efecten varias

actividades como la realizacin de un diagnstico general de la estructura y

procedimientos de la organizacin, la proposicin de modificaciones para la
adaptacin de sistemas y procedimientos, su diseo y la formulacin de
manuales administrativos.
2. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan
en la interpretacin y aplicacin de tcnicas administrativas; coordinndose
con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y
capacitacin del personal.
3. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organizacin, donde se
verifiquen todas las actividades realizadas como un anlisis integral de
finalidad, de organizacin, sistemas y procedimientos, a fin de considerar
posibles mejoramientos en los mtodos.
Caractersticas de los anlisis de Organizacin y Mtodos
La informacin sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad
orgnica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual
se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de
mejoramiento administrativo ms viables de acuerdo con la estimacin de costos y
presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder
realizar dichos anlisis se deben seguir diversos pasos:

Conocer el hecho o la situacin que se analiza.

Describir tal hecho o situacin.
Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
Examinarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del

hecho especfico en estudio.

Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido,

haciendo comparaciones y buscando analogas.

Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta

los fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja.

Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y polticas
administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.

Es importante saber las caractersticas que distinguen a los anlisis de un sistema

de Organizacin y mtodos, las cuales se denotan as:
Eliminacin: Es la supresin de un sistema de trabajo, la eliminacin de
procedimientos o de pasos dentro de un proceso.
Adicin: Introducir nuevos sistemas o programas.
Combinacin: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que
considere los factores.
Modificacin: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores
en las formas, registros e informes.
Simplificacin: Introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo mediante el
anlisis de las operaciones de un procedimiento.
Series de Tiempo: Interpretacin de las variaciones en los volmenes de hechos,
costos, produccin, etc., en perodos iguales y subdivididos en unidades
homogneas de tiempo.
Correlacin: Determinar el grado de influencia entre dos o ms variables. Una
variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
Muestreo: A travs del uso de varios diseos, el muestreo hace posible las
inferencias acerca de las caractersticas del personal.