CMMS

SISTEMA DE INFORMACIONES Y
MANTENIMIENTO
Miguel Villalobos

SISTEMA DE INFORMACIONES

La base de una exitosa integracin de TI en el

mantenimiento es la calidad de sus procesos

SISTEMA DE INFORMACIONES

La decisin de incorporar (comprar e

integrar) un CMMS en el rea de
mantenimiento es la parte ms fcil .

SISTEMA DE INFORMACIONES

., la parte ms extensa y usualmente

ms complicada es

SISTEMA DE INFORMACIONES

SISTEMA DE INFORMACIONES

LOS PROCESOS

SISTEMA DE INFORMACIONES
PROCESO: Es un conjunto de actividades que interactan sinrgicamente para
obtener un resultado.
Caractersticas:
Toma una serie de insumos para transformarlos hasta obtener un resultado.
Es cambiante, se adapta a la realidad de la empresa.
Debe adecuarse a las especificaciones y necesidades de los clientes.

Sirve como puntos de control, para detectar posibles fallas.

Debe ser medibles.

INTRODUCCION

SISTEMA DE INFORMACIONES
FLUJOGRAMAS
Son la representacin grfica de los procesos en un sistema.
Caracteristicas:
Permiten una representacin grfica de los procesos de un sistema y sus interrelaciones.

Con el debido conocimiento son ms fciles de interpretar para la ejecucin y la toma de decisiones.
Muestran el enfoque ms amplio posible de entradas, procesos y salidas de un determinado sistema.
Definen de manera sistemtica el procedimiento con las actividades en orden cronolgico que se
deben seguir para obtener un determinado producto
Tienen gran cantidad de usos.

SISTEMA DE INFORMACIONES
PARA QUE SE USAN?
Sirve para aclarar cmo funcionan las cosas y cmo pueden mejorarse.
Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso.
Facilita el conocimiento general del proceso.
Sirve para identificar los responsables del proceso.
Permite establecer reas importantes para la observacin o recopilacin de datos.

Facilita la identificacin de reas a mejorar.

Facilita la generacin de hiptesis sobre las causas de los problemas del proceso.

SISTEMA DE INFORMACIONES
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS

Son vitales para el desarrollo de manuales.

Con el enfoque por niveles se permite un detalle escalonado de los
procesos.
En el diseo de estos es importante velar por la simplicidad y el orden
lgico.

Se pueden emplear para el diagnstico y el rediseo.

SISTEMA DE INFORMACIONES
El flujograma reflejar las consecuencias de decisiones previas como ser:
Estructura organizacional
Politicas de mantenimiento

Estrategias de mantenimiento
Calidad en el mantenimiento
Abastecimientos

SISTEMA DE INFORMACIONES
Los procesos no podrn definirse claramente si lo anterior no esta correctamente definido
y en forma completa.
PASOS GENERICOS PARA ELABORAR PROCESOS:
Defina el proceso a levantar.
Haga una lista en orden cronolgico de diferentes actividades y sus responsables.
Sintetice las actividades en forma clara y concisa.
Incluya las observaciones.

Aplique la simbologa definida

Utilice el formato preestablecido.

SISTEMA DE INFORMACIONES
FLUJOGRAMAS
Son la representacin grfica de los procesos en un sistema.
Caracteristicas:
Permiten una representacin grfica de los procesos de un sistema y sus interrelaciones.

Con el debido conocimiento son ms fciles de interpretar para la ejecucin y la toma de decisiones.
Muestran el enfoque ms amplio posible de entradas, procesos y salidas de un determinado sistema.
Definen de manera sistemtica el procedimiento con las actividades en orden cronolgico que se
deben seguir para obtener un determinado producto
Tienen gran cantidad de usos.

SISTEMA DE INFORMACIONES
PARA QUE SE USAN?
Sirve para aclarar cmo funcionan las cosas y cmo pueden mejorarse.
Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso.
Facilita el conocimiento general del proceso.
Sirve para identificar los responsables del proceso.
Permite establecer reas importantes para la observacin o recopilacin de datos.

Facilita la identificacin de reas a mejorar.

Facilita la generacin de hiptesis sobre las causas de los problemas del proceso.

SISTEMA DE INFORMACIONES
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS

Son vitales para el desarrollo de manuales.

Con el enfoque por niveles se permite un detalle escalonado de los
procesos.
En el diseo de estos es importante velar por la simplicidad y el orden
lgico.

Se pueden emplear para el diagnstico y el rediseo.

SISTEMA DE INFORMACIONES
El flujograma reflejar las consecuencias de decisiones previas como ser:
Estructura organizacional
Politicas de mantenimiento

Estrategias de mantenimiento
Calidad en el mantenimiento
Abastecimientos

SISTEMA DE INFORMACIONES
Los procesos no podrn definirse claramente si lo anterior no esta correctamente definido
y en forma completa.
PASOS GENERICOS PARA ELABORAR PROCESOS:
Defina el proceso a levantar.
Haga una lista en orden cronolgico de diferentes actividades y sus responsables.
Sintetice las actividades en forma clara y concisa.
Incluya las observaciones.

Aplique la simbologa definida

Utilice el formato preestablecido.

SISTEMA DE INFORMACIONES
PROCESOS EN MANTENIMIENTO

Con la incorporacin de nuevas tecnologas al rea de mantenimiento que

impactan su desempeo, se detecto que era importante revisar los procesos
principalmente a causa de cambios necesarios en:
La estructura organizacional
La estrategia de mantenimiento

La incorporacin de un CMMS debe ser vista como una oportunidad de hacer

una revisin ( si existen procesos vigentes ) o formular procesos por primera vez, es
en ese momento cuando la empresa esta ms dispuesta a hacer cambios.

SISTEMA DE INFORMACIONES
PROCESOS EN MANTENIMIENTO

Con la incorporacin de nuevas tecnologas al rea de mantenimiento que

impactan su desempeo, se detecto que era importante revisar los procesos
principalmente a causa de cambios necesarios en:
La estructura organizacional
La estrategia de mantenimiento

La incorporacin de un CMMS debe ser vista como una oportunidad de hacer

una revisin ( si existen procesos vigentes ) o formular procesos por primera vez, es
en ese momento cuando la empresa esta ms dispuesta a hacer cambios.

SISTEMA DE INFORMACIONES
PROCESOS EN MANTENIMIENTO

La incorporacin de procesos en mantenimiento, como condicin previa a la

implementacin de un CMMS, se encuentra con objeciones, la cuales pueden ser
ms criticas si no exista una cultura de procesos previa.
Estas objeciones son el reflejo normalmente del desconocimiento de los
beneficios de estas nuevas herramientas y una natural resistencia al cambio. Los
gerentes deben ser los directos responsables de guiar esta etapa.

SISTEMA DE INFORMACIONES
PROCESOS EN MANTENIMIENTO

Las objeciones ms frecuentes pueden ser agrupadas en:

Burocrticas: Ahora es todo ms complicado y burocrtico.
Conocimiento: No saben como se hace mantenimiento.
Dependencia: El conocimiento es mo y no de la empresa.
Miedo: Ahora se sabr quien(es) son los responsables

SISTEMA DE INFORMACIONES
PROCESOS EN MANTENIMIENTO

Las objeciones ms frecuentes pueden ser agrupadas en:

Burocrticas: Ahora es todo ms complicado y burocrtico.
Conocimiento: No saben como se hace mantenimiento.
Dependencia: El conocimiento es mo y no de la empresa.
Miedo: Ahora se sabr quien(es) son los responsables

SISTEMA DE INFORMACIONES
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Los procesos en mantenimiento son la secuencia de actividades que se suceden a partir de una
situacin o requerimiento inicial (entrada) hasta entregar un resultado (salida).
Las actividades a su vez estn compuestas de tareas.

Las tareas estn compuestas de pasos.

Los procedimientos son la manera ejecutar las actividades o tareas, incluso procesos integros.

SISTEMA DE INFORMACIONES
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Resaltada la importancia de los procesos en el estado del arte, es

importante hacer una reflexin sobre las diferencias entre procesos y
procedimientos.
Para ello, es necesario hacer una referencia a los sistemas de
aseguramiento de la calidad conforme a la ISO 9001, los cuales fueron
soportados por una serie de procedimientos documentados, necesarios
debido a las exigencias de los propios requisitos de dicha norma.

SISTEMA DE INFORMACIONES
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
As, los procedimientos registrados han servido y sirven para documentar la manera
de llevar a cabo una/s actividad/es, centrndose en la forma de su realizacin.
A su vez, un proceso transforma entradas en salidas, con nfasis en la finalidad de las
actividades que componen dicho proceso.
El proceso debe permitir el que se efecte un cambio de estado al recibir una
determinada entrada. Esta transformacin, resultan de ejecutar una serie de
actividades, las cuales pueden ser de procedimiento o de tipo mecnico, qumico, o
de
otra
ndole.

SISTEMA DE INFORMACIONES
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Los procesos

se centran, en obtener resultados como consecuencia de la transformacin que producen las

actividades que lo componen.

Sus objetivos estn relacionados con los resultados que obtienen, y por ello se debe controlar que las entradas
sean las adecuadas, las actividades se realicen de manera conforme y los recursos empleados en el momento

apropiado y de forma correcta.

En sntesis, la diferencia radica en que un procedimiento permite que se realice una/s actividad/es, mientras
que un proceso permite que se consigna un resultado.
No obstante, es obvio, que las actividades que componen un proceso se pueden explicar a travs de un
procedimiento documentado, si bien se acaba el parecido.

SISTEMA DE INFORMACIONES
Procedimientos
Los procedimientos documentan la
secuencia de
pasos de ejecucin de la actividad
Los procedimientos son estticos
Los procedimientos estn impulsados
por la finalizacin de la tarea
Los procedimientos se centran en el
cumplimiento de las normas
Los procedimientos documenta
actividades que pueden realizar
personas de diferentes departamentos
con diferentes objetivos

Procesos
Los procesos transforman las entradas
en salidas mediante la utilizacin de
recursos
Los procesos son dinmicos
Los procesos estn impulsados por el
logro de un resultado
Los procesos se centran en la
satisfaccin de los clientes y otros
interesados
Los procesos contiene actividades
que pueden realizar personas de
diferentes departamentos con
unos objetivos comunes

SISTEMA DE INFORMACIONES
MEDICION DE PROCESOS
Lo primero que hay que tener presente es que medir procesos es una actividad que forma
parte de algo ms grande, que es el proceso de mejora continua. La medicin de
procesos es una actividad que no aporta valor por s misma y, como otra cualquiera,
necesita unos objetivos bien definidos y un plan, al cual debern ajustarse las acciones
que en este sentido ponga en marcha la organizacin.

Para medir procesos, lo primero que hay que hacer es identificar cules se ejecutan en la
empresa y clasificarlos en grandes grupos homogneos.
En un proceso se pueden medir datos intrnsecos al proceso, que son capturados
directamente en planta y que normalmente se obtienen a partir de sistemas automticos o
de forma manual (nmero de veces que se repite un evento, cantidad de producto
consumida, etc.)

SISTEMA DE INFORMACIONES