Proyectos

Es un emprendimiento temporario creado para realizar un producto o servicio

particular y con objetivos definidos. Tiene la particularidad de ser nico y por ello, es
fundamental la rigurosidad de una metodologa o disciplina que nos auxilie a abordar
algo que lo estamos haciendo por primera y nica vez. Byars Lloyd (1989).
Un proyecto, tiene la particularidad de ser nico y por ello, es fundamental la
rigurosidad de una metodologa o disciplina que ayude a la empresa a abordar algo que
se est haciendo por primera y nica vez, por ejemplo: el lanzamiento de un nuevo
producto, o la implementacin de un nuevo sistema. Los proyectos son entonces los
vehculos necesarios para los cambios organizacionales emprendidos por las empresas.
Esto exige la participacin de profesionales y tcnicos que en muchas ocasiones no

Noviembre 2015

N 1
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Conceptos bsicos

Poseen una formacin adecuada en administracin de proyectos. Definitivamente

un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y un final limitados por el
tiempo, los recursos y los resultados deseados. Esto es, el proyecto tiene un resultado
deseado, una fecha lmite y un presupuesto (personal, suministros y dinero).

Administracin y Planificacin

ADMINISTRACIN
Es la planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos para lograr un
objetivo a corto plazo. Cleland,D. y King,W. (1983). Tambin se dice que la
administracin de proyectos ocurre cuando se da un nfasis y una atencin especial
para conducir actividades no repetitivas con el propsito de lograr un conjunto de
metas. Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actan
como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los
recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y

tecnologa.

PLANIFICACIN
Es esencial y vital contar con una meta, un objetivo. En ocasiones es la diferencia
entre sobrevivir o perecer. Las empresas con xito planean adecuadamente. La
planeacin es una de las ms importantes funciones de la administracin a cualquier
nivel.

Conceptos bsicos

La Administracin de Proyectos es una disciplina que aplica principios, conceptos,

herramientas y tcnicas, para mejorar el desarrollo del proyecto y la efectividad
organizacional, as como agrega valor mediante el incremento de las probabilidades de
proyectos consistentemente exitosos. As mismo, el presente tiene el objetivo de
servir al lector como artculo de consulta dando una sencilla explicacin acerca de la
importancia de una buena administracin de proyectos para su desarrollo, ofreciendo
conocimientos bsicos para su entendimiento con el fin de proveer al lector una idea
clara. en otro orden de ideas, podemos deducir, que la administracin de proyectos es
el proceso de combinar sistemas, tcnicas y personas para completar un proyecto
dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad.
El uso de tcnicas de administracin de proyectos puede parecer una carga
adicional, sin embargo, ahorra tiempo y dinero a largo plazo. Todos los proyectos son
trabajo pero no todo trabajo es un proyecto. A continuacin, se presentan las cinco
fases de la administracin de proyectos:
1. Inicio
2. Planeacin
3. Ejecucin
4. Control
5. Conclusin

LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

FASES
Fase 1: Inicio
Es el Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo y permite
determinar lo que el proyecto debe lograr, Definir la meta global del proyecto, las
expectativas generales de los clientes de la administracin o de los interesados,
Precisar el alcance general del proyecto, y Seleccionar los miembros iniciales del
equipo. El alcance es el tamao del proyecto y determina cuntos recursos y tiempo se
requieren.

Fase 2: Planeacin
Se refiere al Perfeccionamiento del alcance del proyecto, o listado de tareas y
actividades que llevarn al logro de las metas del proyecto, tambin consiste en la
secuencia de actividades, Desarrollo de un calendario y presupuesto para conseguir
que el plan sea aprobado por los terceros apropiados

FASES DE LA ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS

Fase 3: Ejecucin
Consiste en dirigir el equipo, reunirse con los miembros del equipo y
comunicarse con los terceros involucrados para resolver los conflictos o problemas
que puedan surgir y as, asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo,
tiempo).
Fase 4: Control
Permite Vigilar las desviaciones del plan para de esta manera emprender
acciones correctivas y recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados, tambin,
cambiar los calendarios del proyecto a fin de adaptar los niveles de recursos. En otro
orden de ideas, Cambiar el alcance del proyecto y regresar a la etapa de planeacin
para hacer ajustes
Fase 5: Conclusin
En esta fase se establece el reconocimiento de logros y resultados, se cierran
las operaciones y se dispersa del equipo obteniendo el aprendizaje de la experiencia

del proyecto, Tambin, se presenta en esta fase la revisin del proceso y resultados
llegando a una etapa donde se redacta el informe final.

FASES DE LA ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS

PLANIFICACIN DE
PROYECTOS

Es la ms importante de las funciones administrativas; Permite determinar qu

debemos hacer, es un compromiso para seguir cursos de accin seleccionados, sobre
una base ordenada, realista y sistemtica. Predeterminar el curso a seguir, decidir las
acciones que llevarn al logro de los objetivos que se han establecido. El decidir por
anticipado Qu, Cundo, Dnde y Cmo Se van a tomar las acciones y quien las
tomar. Consiste esencialmente en la toma de decisiones para escoger entre cursos
alternativos de accin. Un esfuerzo para proporcionar un control racional sobre
nuestro destino. El diseo de un futuro deseado y los pasos para lograrlo. La
planificacin de proyectos tiene principio y fin definidos, usan recursos (personas,
tiempo, dinero), los resultados del proyecto tienen metas especficas de calidad y
desempeo, los proyectos siguen una planeacin y un proyecto incluye un equipo de
personas.

Proceso que le permite al analista o al gerente del proyecto: estructurar,

determinar y establecer objetivos, metas, estrategia y lineamientos que permitan
ejecutar alguna obra o proyecto.

Para planificar se debe tomar en cuenta las siguientes interrogantes:

1. Qu se va a hacer?
Con esta pregunta se establecen las diferentes actividades o proceso a ejecutar, las
cuales permitirn al analista o gerente cumplir con los objetivos
2. Para qu se va a hacer?
Esta interrogante permite establecer objetivos y metas
3. Cuento con la disponibilidad econmica?
4. Existe tecnologa y material para llevarla a cabo?

PLANIFICACIN

PLANIFICACIN COMO FUNCIN DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

PLANIFICACIN COMO FUNCIN DE LA ADMINISTRACIN

DE PROYECTOS

3. Plan de fases.
Permite determinar cules son las fases, etapas, pasos a seguir por el personal
(grupo de desarrollo) durante la ejecucin del proyecto. Normalmente las fases o
etapas establecidas en el acto de desarrollo de los sistemas de informacin
(metodologa) permiten establecer metas y estrategias a cumplir.
4. Plan metodolgico.
Se establece los lineamientos, mtodos a seguir durante la ejecucin del proyecto,
igualmente le permite al analista establecer o conformar los canales de comunicacin,

las normas y procedimiento se deben cumplir. Permite establecer, reglas, normas y

procedimientos a ejecutar.

PLANIFICACIN

5. Plan de administracin de recursos.

Con este plan el analista podr seleccionar, inducir, evaluar y adiestrar a su
recurso humano con la finalidad de capacitar y mejorar el desempeo laboral de sus
integrantes. Usualmente asignara los recursos tcnicos y materiales necesarios para
que su personal cumpla con los procesos y actividades asignadas, por ultimo podr
controlar los recursos econmicos y materiales necesarios para la ejecucin de la obra
o proyecto.
6. Plan de administracin de configuracin
Este plan le permite al analista, visualizar errores, fallas, omisiones e
inconvenientes antes, durante y despus de implementar el sistema (Proyecto) (tener
visin futurista) por que permite establecer los errores y omisiones.
7. Plan de documentacin.
Reunir informacin y documentos para realizar el sistema
Formatos
Base de datos y pantallas
Vara dependiendo del departamento
Permite realizar los distintos manuales del operador, entre otros.
8. Plan de prueba.

Por medio del personal tcnico y personal externos al diseo del sistema para
elaborar el sistema, ver los errores lgicos, sintcticos, se revisa la funcionabilidad.

PLANIFICACIN
9. Plan de instalacin.
Permite establecer da y hora para implementar el sistema
Permite condicionar el espacio fsico donde se va a establecer el sistema.
Adiestramiento que se le da al usuario para que pueda manejar el sistema.
Se deben haber comprobado compatibilidad entre tecnologas.
10. Plan de calendario y evento (Se hace en proyecto)
Establece actividades, los tiempos de ejecucin y precedencia entre actividades
Tiempo entre actividades y eventos.

Es la accin de establecer o reformar una cosa sujetando a las reglas el nmero,

orden, armona y dependencia de las partes que la componen o han de componerla. Son
un conjunto de actividades y tareas humanas que se relacionan e interrelacionan en
procesos administrativos para lograr un fin. La Organizacin como funcin y estrategia
de la administracin de proyecto, permite al analista poder ejecutar a su grupo de
desarrollo en hacer una estructura organizacional. Desde el punto de vista de la
Gerencia integral, la organizacin tradicional tiene las siguientes caractersticas:
Gerencia. La gerencia es el factor integrador de tres componentes: la prospectiva, la
estructura y la cultura de la organizacin. A travs de estos tres conceptos es posible
vislumbrar cmo est preparada una institucin para enfrentar el futuro, cmo son las
relaciones de poder y de autoridad entre sus diferentes estamentos y cmo se
comportan los empleados y qu los lleva a comportarse as.

La implementacin de una metodologa para la administracin de proyectos es una

propuesta difcil, compleja y confusa para organizaciones o compaas que desean
institucionalizar sus prcticas. As es un reto implementar la administracin de
proyectos de una manera que asegure que las prcticas sean ampliamente aceptadas y
sistemticamente seguidas. Uno de los principales obstculos, al tratar de plantear la
idea y luego implementar una oficina de proyectos, es la cultura que existe dentro de
cada organizacin o empresa, ya que dentro de cada cultura organizacional existen
valores que se han formado y costumbres que se han forjado a lo largo del tiempo y
que presuponen una barrera para cualquier situacin que predisponga a cambios a lo
interno y externo de cada organizacin.
Por mencionar algunos hitos generales de proyectos, podemos decir que: a)Los
proyectos nunca terminan segn las fechas planeadas; b)Los proyectos nunca terminan
segn el alcance original; c)Las organizaciones no mantienen una cartera suficiente de
recurso humano para dedicarse a proyectos; d) A las organizaciones les cuesta trabajo
invertir tiempo de calidad en el proceso de planeacin; e)Falta de comunicacin entre
los involucrados en un proyecto; f)Regularmente no existe documentacin de
proyectos; g) Pobre ejecucin, entre otros.
Adicionalmente, existen tres factores crticos para el desempeo de calidad en un
proyecto: a) Costo, b) Tiempo, y c) Resultados esperados. En la mayora de los casos
dichos factores, no son favorables.

ORGANIZACIN COMO FUNCION Y ESTRATEGIA DE LA

ADMINISTRACIN Y PLANIFICACIN DE PROYECTOS

PLANIFICACIN

Se pueden denotar ciertos parmetros de la siguiente manera:

Ventajas
No hay cuellos de botella
Mucha motivacin del personal desde el principio
Desventajas
No ordena lista, cada quien se encarga de su rea.
No hay normas y procedimientos.
No hay canales de comunicacin.
El gerente preside el seguimiento de la obra.
El adiestramiento es costo
Hay ms de un gerente.

1 Estrategia Funcional
Esta tiene como Ventajas, que es dirigida por una sola persona, el adiestramiento se
hace a largo plazo y es menos costoso, existen canales de comunicacin, tiende a
crear generalistas y no se centra a crear un solo departamento o proyecto. Como
Desventajas se crean cuellos de botellas,
no se hace una buena seleccin del personal y puede crear problemas dentro del grupo
de trabajo.
2 Estructura por proyecto
Proyectos a corto plazo, y que no genera prdidas.
No pueden el ao
Se puede seleccionar el grupo de manera interna o externa.

3 Estructura matricial por proyecto funcional

Es la ms comn
Puede ser a mediano y largo plazo.
El adiestramiento no es intensivo (costoso)
Administracin d personal: permite seleccionar inducir, adiestrar, reclutar y evaluar
a los miembros del grupo de desarrollo.

Reclutamiento: Permite escoger o seleccionar en conjunto con el gerente de perfil,

personas con el perfil requerido para el cargo a ocupar. Se selecciona personal de
acuerdo a la empresa, en la seleccin Internas - Externa no se hace reclutamiento. El
reclutamiento se hace cuando no hay personal interno con el perfil requerido para el
cargo vacante y despus de la seleccin se realiza la induccin.

PLANIFICACIN

Introduccin:
Proceso que permite dirigir e indicar a los miembros del grupo seleccionados:
Sus funciones dentro del grupo de desarrollo
Actividades a ejecutar
Jefe inmediato
Personal a su cargo de no tenerlo
Estructura organizacional de la empresa.
Ensearle las instalaciones de toda la organizacin
Normas y procedimientos
Evaluacin

Proceso que permite evaluar el desempeo laboral durante la ejecucin de las

actividades y funciones del grupo de desarrollo, lo cual permitir al gerente del
proyecto, detectar las actividades de su personal antes y despus de finalizar el
proyecto.
Adiestramiento
Permite capacitar a los miembros del grupo de desarrollo por medio de cursos que le
permitan fortalecer sus debilidades.
Direccin
Esta es cumplida a travs de los procesos de comunicacin formal e informal y por
medio de los objetivos previamente planificados. Esta funcin permite dirigir, guiar a
los miembros del grupo de desarrollo con la finalidad de cumplir los objetivos, normas
y procedimientos de seguridad y sobretodo el control de la calidad del producto.
Existen 2 tipos de directrices:
Democrtica: Cuando las directrices se hacen de manera sutil, pidiendo por favor.
Autocrtico: Se realiza en forma grotesca o por imposicin.
Control de calidad: Proceso seguido por una empresa para asegurarse de que sus
servicios cumplen con los requisitos mnimos de calidad establecidos por la propia
empresa.
Control: Estrategias, normas y procedimientos a cumplir dentro de la empresa o
grupo de desarrollo (Ej. Hora de entrada y salida.), Dependen del tipo de persona o
actividad

La organizacin como funcin y estrategia de la administracin y

planificacin de proyectos debe entonces permitir la utilizacin de estndares
reconocidos mundialmente, el aseguramiento de que la gente velar profesionalmente por la
rentabilidad y el cumplimiento con calidad del proyecto en curso, sin sobresaltos, tener un cuidado
de la reputacin de la organizacin, la cual forma a su gente en la aplicacin de una disciplina de
esta naturaleza, demostrar una alta motivacin del personal, teniendo profesionistas capacitados y
dotados de las mejores herramientas para que lleven adelante su trabajo de la mejor manera
posible.