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CODIGO

0804

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Y CONTROL


MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE EJECUCIN DE OBRAS

PGINA
1

Procedimiento N. 06: Tramitacin del Cierre de la Obra


I.

Objetivo
Establecer los pasos a seguir para tramitar el cierre definitivo de la obra.

II. Alcance
Este procedimiento aplica a la Gerencia de Construccin del Sistema Hidrulico Yacamb Quibor,
C.A., cuando se requiera efectuar el cierre definitivo de la obra., y abarca desde la Notificacin de
Fecha de Terminacin de la Obra por parte del Contratista hasta la aprobacin del Acta de
Aceptacin Definitiva de la Obra por parte de la Gerencia de Construccin.

III. Instancias que intervienen


a)

Gerencia de Construccin
Gerente
Inspector (Coordinacin de Inspeccin)
Coordinador(a) (Coordinacin de Sala Tcnica)

b) Contratista
Ingeniero Residente
Representante Legal

IV. Documentos utilizados


Acta de Terminacin de Obra (080406-01)
Acta de Aceptacin Provisional de Obra (080406-02)
Acta de Aceptacin Definitiva de Obra. (080406-03)
Relacin de Puntos Pendientes (080406-04)
Cuadro Demostrativo de Cierre de Obra (080406-05).
Medicin Final de Obra.
Planos Definitivos de la Obra ya construida.
Constancias,

Dibujos,

Catlogos,

Instrucciones,

Manuales,

Garanta

de

Calidad

Funcionamiento de Equipos e Instalaciones y del Mantenimiento de los Mismos.


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Sistema Hidrulico
Yacamb Quibor, C.A.

Comisin de Normalizacin
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Procedimiento N. 06: Tramitacin del Cierre de la Obra


Comunicacin de notificacin de fecha de terminacin de la obra.
Comunicacin de solicitud de aceptacin provisional de la obra
Comunicacin de solicitud de aceptacin definitiva de la obra.

V. Responsabilidades
1.

El Gerente de Construccin es responsable de:


a. Elaborar, y firmar las Actas de Terminacin, Actas de Aceptacin Provisional de la Obra y
las Actas de Aceptacin Definitiva de la Obra de acuerdo a lo establecido en las
Condiciones Generales de Contratacin de Obras (Decreto 1.417).
b. Verificar los compromisos presupuestarios para determinar si existe disponibilidad
presupuestaria para las partidas involucradas.
c. Certificar mediante el Acta de Aceptacin Definitiva de la Obra la aprobacin del trabajo
final de acuerdo a lo establecido en el contrato.
d. Enviar, de forma oportuna, al Servicio Documental, las Actas de Terminacin, Actas de
Aceptacin Provisional de la Obra y las Actas de Aceptacin Definitiva de la Obra para su
incorporacin al expediente respectivo.

2.

El Inspector de la obra es responsable de:


a. Informar al(a) Gerente de Construccin que las obras estn total y satisfactoriamente
terminadas para que proceda a dejar constancia mediante Acta de Terminacin.
b. Elaborar la Relacin de Puntos Pendientes y realizar seguimientos cuando existan
reparaciones o reconstrucciones pendientes en la obra.
c. Velar que la documentacin exigida para la elaboracin del Acta de Aceptacin Provisional
est de acuerdo a lo establecido en las Condiciones Generales de Contratacin de Obras
(Decreto 1.417).

3.

Es deber del(la) Coordinador(a) de Sala Tcnica verificar que el contenido de la documentacin


recibida en el proceso de cierre de obra coincida en todas sus partes con la documentacin
contenida en el expediente del contrato y se encuentre conforme con lo establecido en la
normativa prevista para este proceso.
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Procedimiento N. 06: Tramitacin del Cierre de la Obra


4.

Es deber del(la) Especialista del Servicio Documental incorporar toda la documentacin


generada en el Cierre de la Obra a su expediente respectivo y archivarla adecuadamente.

VI. Normas especficas


1. En los casos de presentarse variaciones presupuestarias dentro del proceso de cierre de obra se
regularizarn a travs del procedimiento de Tramitacin de Orden de Modificacin de Contratos de
Obra.
De la Terminacin de la Obra
2. Cuando sea el caso, la empresa contratista notificar por escrito a la Gerencia de Construccin con
diez (10) das calendario de anticipacin, la fecha real en que estima culmine la obra.
3. La certificacin de terminacin de la obra, debe efectuarse cuando los trabajos estn total y
satisfactoriamente terminados a juicio de la Gerencia de Construccin a travs del formato Acta de
Terminacin de Obra.
4. Cuando la Gerencia de Construccin requiera reparaciones o reconstrucciones de la obra las
solicitar a travs del formulario Relacin de Puntos Pendientes, el cual deber estar anexo al
Acta de Terminacin de Obra.
5. Las reparaciones o reconstrucciones de la obra acordadas en la Relacin de Puntos Pendientes
deberan efectuarse dentro de los trminos sealados en el contrato y antes de la aceptacin
provisional de la obra.
Del Lapso de Garanta
6. El lapso de garanta necesario para comprobar si la obra no presenta defectos en sus
instalaciones, equipos y servicios, debe especificarse en el contrato que la ampara y comenzar a
contarse a partir de la fecha de emisin del Acta de Terminacin de Obra.
7. El lapso de garanta ser prorrogado cuando la empresa contratista no entregue a satisfaccin de
la Gerencia de Construccin, todas las correcciones detectadas a la obra.

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Procedimiento N. 06: Tramitacin del Cierre de la Obra


De la Aceptacin Provisional
8. La empresa contratista solicitar por escrito la aceptacin provisional de la obra a la Gerencia de
Construccin, en un plazo no mayor de sesenta (60) das calendario contados a partir de la fecha
del Acta Terminacin de Obra y acompaada de los siguientes documentos: Cuadro Demostrativo
de Cierre de Obra, Medicin Final de Obra, planos definitivos como construidos de la obra,
dibujos, catlogos, instrucciones, manuales, otros documentos relativos a la obra, garanta de
calidad y funcionamiento de equipos e instalaciones y del mantenimiento de los mismos.
9.

La Gerencia de Construccin debe realizar inspeccin de la obra ejecutada dentro de los noventa
(90) das calendario siguiente a la fecha de recepcin de la solicitud de aceptacin provisional.

10. La certificacin de Aceptacin Provisional de obra ejecutada, de acuerdo con lo establecido en el


contrato, debe efectuarse a travs del Acta de Aceptacin Provisional.
11. La Aceptacin Provisional de la obra no libera a la Empresa Contratista de reparaciones o
reconstrucciones que deban efectuarse por defectos detectados (vicios ocultos).
De la Recepcin Definitiva y Cierre de la Obra
12. La empresa Contratista debe solicitar por escrito la Recepcin Definitiva de la obra una vez
concluido el lapso de garanta establecido en el contrato.
13. La Gerencia de Construccin debe efectuar la inspeccin general de la obra, dentro de los treinta
(30) das calendario siguientes a la fecha de presentacin de la solicitud de Recepcin Definitiva,
por parte de la Empresa Contratista y emitir el Acta de Recepcin Definitiva en el caso de estar en
completa satisfaccin con la obra.
14. La certificacin de Recepcin Definitiva de obra ejecutada de acuerdo a lo establecido en el
documento contractual, debe efectuarse con el Acta de Recepcin Definitiva.
15. Una vez emitida la Aceptacin Definitiva de la Obra Sistema Hidrulico Yacamb Quibor C.A.,
efectuar los pagos finales a la Contratista, la devolucin de las retenciones, si es el caso y la
liberacin de fianzas o garantas que se hubieren constituido.

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V. Pasos a seguir
Para la Terminacin de Obra
Viene del procedimiento 100101: Recepcin y Distribucin de Correspondencia
Gerencia de Construccin Gerente
1. Revisa la Notificacin de terminacin de obra con la fecha estimada para terminar los trabajos.
Fotocopia la comunicacin, la original la guarda temporalmente en archivo de la unidad. y enva la
copia al Inspector de la obra.
Gerencia de Construccin Coordinacin de Inspeccin - Inspector
2. Revisa la notificacin. Verifica que la informacin expuesta est acorde con los trminos del contrato.
3. Realiza una inspeccin a la obra, notifica al Gerente de Construccin los resultados de la misma, va
al paso 4. En caso de existir reparaciones o reconstrucciones por realizar a la obra, elabora la
Relacin de Puntos Pendientes (08040604), firma y sella conjuntamente con el Ingeniero Residente y
Representante Legal de la Contratista. Entrega al Gerente de Construccin la Relacin de Puntos
Pendientes.
Gerencia de Construccin Gerente
4. Si considera que no es procedente lo establecido por el Contratista en la Notificacin de terminacin
de obra, la devuelve al contratista, va al procedimiento 10010202: Elaboracin y Despacho de
Correspondencia; por el contrario, elabora 2 ejemplares del Acta de Terminacin de Obra
(0804020207), firma, sella y obtiene firmas del Ingeniero Residente y Representante Legal de la
Contratista.
5. Si la hubiere, revisa la Relacin de Puntos Pendientes, verifica lo establecido en la documentacin
recibida, firma y sella este formulario.
6. Distribuye de la siguiente manera:
a) Un ejemplar del Acta de Terminacin de Obra y un ejemplar de la Relacin de Puntos
Pendientes al Contratista, va al procedimiento 10010202: Elaboracin y Despacho de
Correspondencia.

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Procedimiento N. 06: Tramitacin del Cierre de la Obra


b) Un ejemplar del Acta de Terminacin de Obra. un ejemplar de la Relacin de Puntos
Pendientes y la Notificacin de Fecha de Terminacin enva al Servicio Documental, va al
procedimiento 100105: Organizacin y Manejo de Expedientes.
c) Fotocopia el Acta de Terminacin de Obra y la Relacin de Puntos Pendientes, si la hubiere, al
Inspector.
Gerencia de Construccin Coordinacin de Inspeccin - Inspector
7. Recibe la documentacin y realiza seguimientos a las reparaciones o reconstrucciones a la obra.
8. Una vez concluido las reparaciones o reconstrucciones a la obra, notifica al Gerente de
Construccin.
Fin del procedimiento

Para la Aceptacin Provisional de Obras


Viene del procedimiento 100101: Recepcin y Distribucin de Correspondencia.
Gerencia de Construccin Gerente
9. Revisa la siguiente documentacin:
Comunicacin de la Solicitud de Aceptacin Provisional de la Obra,
La Medicin Final,
Cuadro Demostrativo de Cierre de Obra (080406-05)
Planos definitivos de la obra construida,
Constancias,

Dibujos,

Catlogos,

Instrucciones,

Manuales,

Garanta

de

Calidad

Funcionamiento de Equipos e Instalaciones y del Mantenimiento de los mismos.


Enva al Inspector.
Gerencia de Construccin Coordinacin de Inspeccin - Inspector
10. Verifica que toda la documentacin recibida cumpla con lo establecido en el contrato, en las
Condiciones Generales de Contratacin de Obras con el Estado y en los Manuales de Normas y
Procedimientos.
11. Si est de acuerdo con lo establecido en el Cuadro Demostrativo de Cierre de Obra, firma y sella
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Procedimiento N. 06: Tramitacin del Cierre de la Obra


certificando que realiz las verificaciones necesarias. Revisa la Relacin de Puntos Pendientes, si
la hubiere, verifica que las reparaciones o reconstrucciones hayan sido ejecutadas. Entrega
conjuntamente con los dems documentos soportes a la Coordinacin de Sala Tcnica.
12. Si no est de acuerdo con lo establecido en el Cuadro Demostrativo de Cierre de Obra notifica al
Contratista para que proceda a su correccin, va al procedimiento 100102: Elaboracin y
Despacho de Correspondencia.
Gerencia de Construccin Coordinacin Sala Tcnica - Coordinador(a)
13. Revisa el contenido de la documentacin recibida y verifica que se corresponda con los aspectos
establecidos en la normativa que regula el proceso. Si hay observaciones con respecto a la
documentacin, notifica por escrito y la devuelve al Inspector para su correccin; por el contrario
enva los documentos revisados al Gerente de Construccin:
Gerencia de Construccin - Gerente
14. Revisa los documentos junto con la opinin del(la) Coordinador(a) de Sala Tcnica. Si est
conforme, firma y sella los 3 ejemplares del Cuadro Demostrativo de Cierre de Obra.
15. Elabora Acta de Aceptacin Provisional de Obra, firma, sella y obtiene firmas del Ingeniero
Residente y Representante Legal de la Contratista. Al obtener las firmas requeridas enva Acta de
Aceptacin Provisional de Obra, Cuadro Demostrativo de Cierre de Obra y dems documentos
soportes a la Gerencia Administrativa.
Gerencia Administrativa Coordinacin de Administracin y Finanzas Coordinador(a)
16. Revisa la documentacin recibida, verifica que existe disponibilidad financiera y que las obras
ejecutadas reflejadas en el Cuadro Demostrativo de Cierre no han sido canceladas anteriormente.
17. Distribuye de la siguiente manera:
a. Dos ejemplares del Acta de Aceptacin Provisional de Obra, Dos ejemplares del Cuadro
Demostrativo de Cierre de Obra y dems documentos soportes a la Gerencia de
Construccin.
b. Un ejemplar del Cuadro Demostrativo de Cierre de Obra al Especialista del Area de
Contabilidad de la Gerencia Administrativa.

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Procedimiento N. 06: Tramitacin del Cierre de la Obra


Gerencia Administrativa Coordinacin de Administracin y Finanzas Area de Contabilidad Especialista
18. Revisa el Cuadro Demostrativo de Cierre de Obra, va al procedimiento Registro Contable.
Gerencia de Construccin - Gerente
19. Distribuye de la siguiente manera:
a) Un ejemplar del Acta de Aceptacin Provisional de Obra, Un ejemplar del Cuadro
Demostrativo de Cierre de Obra al Contratista, va al procedimiento 100102: Elaboracin y
Despacho de Correspondencia.
b) Un ejemplar del Acta de Aceptacin Provisional de Obra, un ejemplar del Cuadro
Demostrativo de Cierre de Obra, Solicitud de Aceptacin Provisional de la Obra, La Medicin
Final Memoria Descriptiva (especificaciones tcnicas, medicin y forma de pago) de Obras
Adicionales, Planos Definitivos de la Obra terminada, Constancias, Dibujos, Catlogos,
Instrucciones, Manuales, Garanta de Calidad y Funcionamiento de Equipos e Instalaciones y
del Mantenimiento de los Mismos y dems documentos soportes al Servicio Documental, va al
procedimiento 100105: Organizacin y Manejo de Expedientes.

Para la Aceptacin Definitiva de la Obra


Viene del procedimiento 100101: Recepcin y Distribucin de Correspondencia.
Gerencia de Construccin Gerente
20. Recibe la Comunicacin de Solicitud de Aceptacin Definitiva de la Obra. Verifica con el Inspector
que la obra ha sido ejecutada conforme con lo establecido en el contrato, en las Condiciones
Generales de Contratacin de Obras con el Estado y en los Manuales de Normas y
Procedimientos
21. Elabora Acta de Aceptacin Definitiva de la Obra, firma, sella y obtiene firmas del Ingeniero
Residente y Representante Legal de la Contratista.

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22. Distribuye: Un ejemplar del Acta de Aceptacin Definitiva de la Obra y la Solicitud de Aceptacin
Definitiva de la Obra al Servicio Documental y un ejemplar del Acta de Aceptacin Definitiva de la
Obra al Contratista, va al procedimiento 100102: Elaboracin y Despacho de Correspondencia.
Gerencia Administrativa Area Servicio Documental Especialista
23. Recibe un ejemplar del Acta de Aceptacin Definitiva de la Obra y la Solicitud de Aceptacin
Definitiva de la Obra, va al procedimiento 100105: Organizacin y Manejo de Expedientes.
24. Fin del procedimiento

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