CODIGO

0804

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Y CONTROL

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE EJECUCIN DE OBRAS

PGINA
1

Procedimiento N. 05: Tramitacin de Prrroga a Contratos de Obra

I. Objetivo
Establecer los pasos a seguir para lograr la efectividad en la tramitacin de prrrogas para la
ejecucin de los contratos de obras, conforme a lo establecido en el contrato de la obra.
II. Alcance
Este procedimiento aplica a la Gerencia de Construccin de Sistema Hidrulico Yacamb Quibor,
C.A., cuando se requiera efectuar una prrroga del plazo de ejecucin o inicio de obras. Abarca
desde la comunicacin de solicitud de prrroga hasta el archivo de los documentos en su
expediente respectivo.
III. Instancias que intervienen
a)

Gerencia de Construccin
Gerente
Inspector
Coordinador(a) de Sala Tcnica

b)

Instancia de Autorizacin
Presidente, Junta Directiva, Asamblea de Accionistas

IV. Documentos utilizados

Prrroga de Contratos de Obras (080405-01)

Correspondencia para Solicitud de Prrroga del Plazo de Ejecucin para Prrroga de

Inicio

V.

Cronograma de Actividades de Trabajo actualizada

Responsabilidades
a.

El Gerente de Construccin es responsable de conformar la Prrroga de Contratos de Obra.

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Procedimiento N. 05: Tramitacin de Prrroga a Contratos de Obra

b.

El Inspector (Coordinador(a) de Inspeccin) es responsable de analizar la correspondencia

formulada por el Contratista para tramitar la prrroga del contrato de obra y generar el
formulario Prrroga de Contratos de Obras (08040501)

c.

La Instancia de Autorizacin es responsable de autorizar o no las prrrogas al contrato de obra

solicitada.

d.

Es responsabilidad del(a) Gerente Administrativo, velar por la actualizacin del expediente del
contrato.

e.

Es deber de Especialista del Servicio Documental incorporar el formulario Prrroga Contratos

de Obra y sus anexos al expediente respectivo.

VI. Normas especficas

1) Para efectos de este procedimiento:
.a La Solicitud se refiere a la correspondencia de solicitud de prrroga de inicio o ejecucin,
emitida por el contratista. En sta, se indicarn las razones (hechos y circunstancias, entre
otras) que justifican la prrroga solicitada, el plazo adicional necesario y la nueva fecha de
inicio.
.b Se entiende por Inspector, el(la) trabajador(a) designado(a) por el Gerente de Construccin,
responsable de inspeccionar o coordinar la inspeccin de la obra.
2) La tramitacin de prrroga para el plazo de ejecucin de la obra puede ser debido a las causas
siguientes:
.a Haber ordenado Sistema Hidrulico Yacamb Quibor .C.A., la suspensin temporal de
los trabajos por causas no imputables al Contratista
.b Haber hallado diferencias entre los documentos del contrato y la obra realmente a
ejecutar, siempre que esas diferencias supongan variacin significativa del alcance del
contrato.
.c Ser necesario un mayor plazo de ejecucin como consecuencia de modificaciones de la
obra, ordenadas por Sistema Hidrulico Yacamb Quibor .C.A.
.d Por paralizacin de la obra, previa y debidamente autorizada.
.e Fuerza mayor o casos fortuitos debidamente comprobados.
.f Cualquier otra causa que Sistema Hidrulico Yacamb Quibor .C.A considere justificada.
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3) La Prrroga de Contratos de Obra (08040501) debe estar acompaada por un programa de
trabajo de la obra a ejecutar durante el perodo de prrroga y un cronograma de ejecucin de la
misma.
4) Sistema Hidrulico Yacamb Quibor .C.A., solo considerar procedente la solicitud de prrroga
por el plazo de ejecucin de la obra, cuando sea presentada dentro de un plazo no mayor de 15
das calendario, antes de la fecha de terminacin estipulada en el documento contractual.

VII.

Pasos a seguir
- Si es una prrroga solicitada por el Contratista viene del Procedimiento Recepcin y Distribucin
de Correspondencia, va al paso 1.
- Si es una prrroga acordada por Sistema Hidrulico Yacamb Quibor, C.A., va al paso 4.
- Si viene del procedimiento 080403 Paralizacin y Reinicio de Obra, va al paso 4.

Gerencia de Construccin Gerente

.1 Revisa la Solicitud y el Cronograma de Actividades de Trabajo actualizado, si procede, la enva
al Inspector de la obra.
Gerencia de Construccin Inspector
.2 Revisa en los documentos recibidos los motivos que se tiene para solicitar la prrroga y verifica
que estn presentados conforme a las condiciones establecidas en el contrato para estos casos.
.3 Si est de acuerdo con los motivos planteados, va al paso 4. Si no est de acuerdo con los
motivos planteados por el Contratista, va al procedimiento Elaboracin y Despacho de
Correspondencia para explicar la causa de la devolucin.
Fin del procedimiento.
.4 Elabora en archivo digital el formulario Prrroga de Contratos de Obra, registra su opinin para
prorrogar el plazo de inicio o ejecucin de la obra y enva al Gerente de Construccin.

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Gerencia de Construccin Gerente
5. Revisa el formulario Prrroga de Contratos de Obra, junto con los documentos anexos
respectivos. Analiza los motivos planteados por el Contratista, si los hubiere, y los del
Inspector; si considera procedente registra su opinin en el formulario Prrroga de Contratos
de Obra, imprime el formulario, firma y sella y devuelve al Inspector para su firma.
Gerencia de Construccin Inspector
6. Revisa y firma la Prrroga de Contratos de Obra, firma, sella y enva junto con los documentos
anexos a la Instancia de Autorizacin.
Instancia de Autorizacin
7. Revisa los documentos de prrroga. Si no est de acuerdo con las opiniones expresadas va al
paso 8. Si est de acuerdo con las opiniones expresadas en el formulario Prrroga de
Contratos de Obra, sus anexos y con los motivos expresados por el Contratista, si los hubiere,
firma y sella, autorizando la prrroga; devuelve la documentacin recibida a la Gerencia de
Construccin, va al paso 9.
8. Devuelve la documentacin recibida a la Gerencia de Construccin a fin de que haga las
correcciones pertinentes o suspenda dicha tramitacin.
Gerencia de Construccin Gerente
9. Revisa Prrroga de Contratos de Obra y decisin de la Instancia de Autorizacin. Si no es
procedente la prrroga, va al procedimiento Elaboracin y Despacho de Correspondencia para
informar al Contratista; por el contrario, hace las correcciones pertinentes, si las hubiere,
fotocopia estos documentos y distribuye de la forma siguiente :
a. Una fotocopia al Inspector y otra al(a) Coordinador(a) de Sala Tcnica
b. Los documentos originales los enva al Servicio Documental, va al procedimiento
100105: Organizacin y Manejo de Expedientes.
Fin del procedimiento.

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