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Introduccin

La adecuada Gestin Documental de una Empresa al igual que en el desempeo


profesional, es determinante para la conservacin de la memoria documental
personal o institucional en la cual nos encontremos laborando; mxime cuando se
trata de una Entidad del sector Pblico, ya que existe un marco jurdico riguroso y
de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivstica desde la produccin
del documento hasta su destinacin final.
La Archivstica o Gestin Archivstica se refiere al conjunto de actividades
relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la
elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.

1. Actividades de Reflexin inicial


Descripcin:
Es indispensable identificar que la Administracin Documental en la actividad
archivstica es la base de la circulacin de la informacin en las organizaciones, y
trasciende al xito en la toma de decisiones y la promocin de los sistemas de
gestin de calidad.
Despus de haber estudiado el primer y segundo contenido de estudio, es
importante que usted indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de
las temticas planteadas.
Es por eso que se presenta el video denominado: PARA REFLEXIONAR SOBRE
GESTIN DOCUMENTAL, el cual usted deber observar y analizar con
detenimiento, y posteriormente reflexionar acerca de la importancia de incluir en el
sistema empresarial, la Gestin o Administracin Documental.
Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en
cuenta el anlisis realizado, para el desarrollo de la actividad de transferencia del
conocimiento.
Al observar los videos y hacen un anlisis de los mismo tenemos que en el primer
video Programa de Gestin Documental nos dice que el Programa de Gestin
documental est conformado por ocho (8) procesos los cuales son

Produccin: Como su nombre lo indica es el primer proceso y abarca todo


lo que tiene que ver con la generacin de documentos y abarca aspectos
como diseo, creacin y determina los elementos con los que se va a
laborar y con los que se va a conservar la informacin. Este proceso se ve
normalizado en la elaboracin de las Tablas de Retencin Documental que
son las que establecen el tiempo de permanencia del documento en cada
fase de la Creacin del Archivo.

Recepcin: Son todas las operaciones que una organizacin debe de


hacer para admitir un documento, esta informacin puede llegar de
diferentes medios como por ejemplo, correo electrnico, fax, mensajera, y
estudia procesos desde que llega el documento hasta el enrutamiento del
mismo.
En este proceso hay que tener en cuenta dos actividades fundamentales
que son la Recepcin De Documentos y El Registro De Documentos

Distribucin Documental: se encarga de que todos los Documentos


lleguen a su Destino es decir que la informacin llegue al rea de la
persona que verdaderamente lo necesita sin importar si es dentro o fuera
de la entidad, se debe tener en cuenta que el medio de Distribucin que se
use debe de contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin
y envi de los documentos.
En este proceso se van a tener en cuenta tres (3) tipos de Distribucin los
cuales son:
Distribucin externa de documentos: Se debe de tener en cuenta
actividades como la identificacin de la Dependencia donde van a
llegar los documentos, la clasificacin de la comunicacin, la
organizacin de los documentos en casilleros, el enrutamiento de los
documentos de la dependencia competente y el Registro de Control
de entrega de los documentos.
Distribucin interna de los Documentos: Tambin identifica la
dependencia destinataria, el enrutamiento de los documentos a la
dependencia competente y el registro de entrega de documentos
internos.

Distribucin de Envi de Documentos: es ms compleja e intervienen


actividades como la determinacin de los medios de comunicacin
que puedes ser Fax, correo electrnico, mensajera, pagina web,
tambin va a tener en cuenta el control de requisitos que el
documento exija, la gestin de los mensajera, la organizacin de la
mensajera externa y tambin va a llevar un registro de control de
documentos enviados.

Trmite documental: este proceso va a determinar los tiempos de vigencia


y de respuesta de los trmites y como producto de esta actividad se
encuentran los fondos documentales que integran las series documentales.
Este proceso est definido por dos Actividades que es la recepcin de
solicitudes de trmite y la respuesta

Organizacin Documental: Involucra acciones de clasificacin, ordenacin


y descripcin de documentos basndose en principios archivsticos como
es el de procedencia y el principio de origen, tambin va a utilizar tablas de
retencin y de valoracin Documental. Dentro de la clasificacin
documental lo que se va hacer es establecer y conformar las series que
finalmente van a integrar cada grupo Documental como las secciones, sub
secciones, el fondo, etc. La ordenacin documental que es donde se cogen
las series y se van a ubicar fsicamente en un orden establecido y se
establecen relaciones entre las series, las sub series, los tipos de
documentos, se abren expedientes y se determinan sistemas de
ordenacin. La descripcin documental es un proceso de anlisis donde se
va a identificar, localizar y recuperar la informacin, para este proceso es
necesario analizar la informacin, extraer los contenidos ms importantes
que identifiquen el documento, se disearan las metodologas m adecuadas
para la recuperacin de la informacin, las cuales pueden ser guas,
ndices, catlogos .

Consulta de Documentos: se da cuando hay una persona interesada en


conocer la informacin contenida dentro de un documento. La consulta de
documentos se puede realizar a travs de solicitudes escritas o verbales
directamente al jefe de rea o del archivo correspondiente y los
documentos deben de tener una posicin favorable para el usuario y se
deben de establecer herramientas de recuperacin de documentos como
catlogos, guas o ndices.

Conservacin Documental: son todas las acciones encaminadas a la


proteccin de los documentos. Bsicamente este proceso est por el
sistema integrado de conservacin, que involucra acciones como
Diagnostico Documental, sensibilizacin de la importancia de manejar
adecuadamente los documentos, temas relacionados con limpieza y aseo a
las reas, control de plagas y el control de factores ambientales como
ventilacin, aireacin y humedad.

Disposicin Final de los documentos: se basa en la toma de decisin de


la conservacin o eliminacin de los documentos en cualquier etapa del
ciclo vital, estos documentos segn las Tablas de retencin y valoracin
documental, se podrn conservar permanente mente recurriendo a nuevas
tecnologas siempre y cuando la reproduccin guarde la fidelidad del
documento original.
Los documentos tambin se pueden eliminar cuando ya no aporten ningn
valor administrativo a la entidad, tambin se pueden eliminar cuando se
recurre a la digitalizacin o a la micro filmacin de los documentos.
La conservacin permanente recurre a nuevas metodologa de
reproduccin y esto se hace para evitar el contacto directo del documento y
evitando el deterioro de los mismos.
En la conservacin total se van a conservar los documentos que
representen algn aporte o alguna importancia trascendental; como por
ejemplo los documentos que representen el patrimonio de una sociedad o
que representen algn aporte a la investigacin a la ciencia o a la cultura

PROCESO DOCUMENTAL

tramite
Documen
tal

Estos ocho (8) procesos estn presentes en todo el ciclo vital de los procesos
desde que se genera hasta su eliminacin y estn orientados por el Archivo
General de la Nacin bajo la ley 594 del 2000.
Al observar el segundo video En qu consiste la gestin documental?
Nos damos cuenta de la importancia de tener implantado un buen sistema de
gestin documental en nuestras organizaciones ya que nos facilita encontrar todos
los documentos que hacen parte de un proceso, como por ejemplo una compra o
una venta de algn bien o un producto o servicio.

2. Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios


para el aprendizaje
Descripcin:
La normatividad vigente y la caracterizacin de diferentes trminos son
indispensables para una adecuada comprensin de las generalidades de la
Administracin Documental en la archivstica.
Por lo anterior, es indispensable que usted indague y conozca an ms del tema,
realizando la lectura detallada de los siguientes documentos:
Ley 594 de 2000
El Acuerdo 027 de 2006
Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en
cuenta las lecturas realizadas, para el desarrollo de la actividad de transferencia
del conocimiento.
Ley 594 de 2000
La ley 594 del 2006 es la ley por medio de la cual se Dicta la Ley General de
Archivo y se Dictan Otras Disposiciones, esta ley consta de 52 artculos
contenidos en 13 ttulos as.
TTULO

I:

OBJETO,

MBITO

DE

APLICACIN,

DEFINICIONES

FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES.


TTULO II: SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS RGANOS ASESORES,
COORDINADORES Y EJECUTORES.
TTULO III: CATEGORIZACIN DE LOS ARCHIVOS PBLICOS.
TTULO IV: ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS

TTULO V: GESTIN DE DOCUMENTOS


TITULO VI: ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
TTULO VII: SALIDA DE DOCUMENTOS
TTULO VIII: CONTROL Y VIGILANCIA
TTULO IX: ARCHIVOS PRIVADOS
TITULO X: DONACIN, ADQUISICIN Y EXPROPIACIN.
TTULO XI: CONSERVACIN DE DOCUMENTOS.
TTULO XII ESTMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSIN O INCREMENTO
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIN
TTULO XIII: DISPOSICIONES FINALES.
La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que
regulan la funcin archivstica del Estado, y La presente Ley comprende a la
Administracin Pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que
cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por la presente
Ley.
Acuerdo 027 de 2006
Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 El Consejo
Directivo del Archivo General de la Nacin de Colombia en uso de sus facultades
legales y en especial de las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Acuerdo 017 del
27 de febrero de 2001
Este acuerdo lo que trata es sobre una serie de trminos que hay que tener en
cuenta ya que en su artculo primero dice Actualizar el Reglamento General de
Archivos, en su Artculo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario, el cual
quedar as y define unos trminos que van desde el Acceso a documentos de
archivo hasta Valoracin documental
Y en su artculo segundo dice El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su
publicacin en el Diario Oficial y deroga las disposiciones que le sean contrarias,
en particular el Glosario del Acuerdo 07 de 1994

3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)

Descripcin:
Adems de conocer conceptos relacionados con Administracin Documental en la
Archivstica, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno
laboral.
Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, as como los conceptos
de la Administracin Documental en la Archivstica, es momento que usted emplee
los conocimientos adquiridos hasta el momento para identificar y analizar
diferentes procesos de un contexto laboral, a travs del siguiente ejercicio:
Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo
o una oficina que se encargue especficamente de la clasificacin documental, de
acuerdo a las reas que constituyan la empresa.
Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una
entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.
Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:
Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado en el primer
contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que
seleccion, acerca de cmo se aplican las funciones para administrar los
documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.
Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo contenido
de estudio, explique cmo se hace la clasificacin de los archivos.
Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en
cuenta la informacin obtenida de la actividad, para el desarrollo de las actividades
de evaluacin.
Laboro en la Registraduria Municipal de San Jacinto Bolvar y la entidad tiene un
sistema de Gestin Documental Implantado desde el ao
Funciones de la Administracin Documental
Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea
coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicacin empresarial y
permita la fluidez de la informacin de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las
funciones que se destacan son:

Control: Es la verificacin que se debe realizar, apoyndose en


herramientas que permitan la comprobacin, ilustracin y soporte de los
contenidos del documento y su estructura, la cual debe estar acorde con la
funcin que persigue y sujeto a las disposiciones legales, esta funcin es
muy importante en esta entidad ya que cualquier error le puede acarrear
problemas de identificacin a cualquier personal, un ejemplo que doy de
este es el trmite de Cedulas de Ciudadana por primera vez ya que al
momento del trmite del este documento se tiene en cuenta los datos
consignados en los Registro Civil de Nacimiento, que el Registro sea copia
del Libro donde se sentaron las firmas de los padres al momento de hacer
la inscripcin, entre otras muchas cosas
Mantenimiento: Cuando en la administracin documental se habla de
mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin del
documento en fsico o del medio electrnico en el cual ha sido guardada la
informacin y el lugar en el cual se conserva el acervo documental. Es
decir, que no slo se refiere a la asistencia que se realiza del documento
como tal, sino tambin las condiciones que hace que ste se preserve. En
el mantenimiento de esto se tiene mucho cuidada en la custodia que se
hace de muchos de los documentos, dentro de los cuales se pueden
mencionar las tarjetas del trmite de las Cedulas, o de los registro civiles
(Nacimiento, Matrimonio, Defuncin) ya que todos estos son a veces
solicitados no solo por el interesado para el caso de los Registro civiles sino
tambin por entes de control como es el caso de la Procuradura, Fiscala,
entre otros. Los documentos en mencin son custodiados teniendo en
cuenta la Ley general de archivos y en estantes y armarios especiales para
su cuidado y conservacin

Almacenamiento de documentos: Esta funcin consiste en recopilar los


documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o
temas especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn unas
condiciones tcnicas, con el fin de que sus caractersticas no se pierdan o
se deterioren; adems de facilitar su consulta en la gestin administrativa, e
incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurdico, poltico,
histrico y cultural. Todos los documentos que deben de permanecer en la
oficina son cuidados y conservados con mucho cuidado, ya que mucho de
estos son de por vida como es el caso delos Registro civil, que para su
cuidado son empastados en libros de mximo 200 folios

Descarte de documentos (comit): el Comit de Archivo esta en Oficinas


centrales en la Ciudad de Bogot, pero la informacin que se debe de
descartar est dada por resoluciones que emana el mismo Registrador
Nacional o el Concejo Nacional Electoral
Recuperacin de la Informacin: la informacin es fcil de encontrar, ya que
est organizada por aos, los Documentos que se procesan cada uno est
en una seccin del archivo, lo cual hace ms sencillo su bsqueda.

Teniendo en cuenta la temtica del primer y segundo contenido de estudio,


responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:
a. Cul es la importancia de la Administracin Documental? y cmo se refleja su
finalidad en las empresas, actualmente?
b. Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de
2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.
c. Brinde su opinin frente a los aportes de dos de sus compaeros.

DESARROLLO:
A. 1. La Administracin Documental ensea el tratamiento administrativo que se le
debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su
utilizacin y conservacin. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al
manejo, tratamiento y organizacin de documentos, desde su origen hasta el
destino final con el objeto de acelerar su bsquela, facilitacin y conservacin.
Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes,
donde se guarda la informacin de un acto o hecho realizado por personas, que
pueden ser pblicas o privadas.
La importancia de la administracin documental en una empresa es fundamental
ya que nos permite planificar, manejar y organizar toda clase de documentos que
se recepcionan provenientes de entidades y empresas.
Esto nos ayuda a tener un adecuado control de los archivos ejecutando
procedimientos para darles un mejor manejo en la creacin, proceso y archivo de
los mismos y as en el momento de alguna consulta sea fcil y eficaz su
bsqueda.

Esta bsqueda se puede hacer segn como se tenga organizado el archivo si pro
fechas, por dependencias, por ciudades, por orden alfabtico, Por asunto o por
importancia del documento, esta clasificacin la maneja cada empresa segn sus
necesidades.
En una de las definiciones entenda que la Administracin Documental es el
manejo que se le debe dar a los documentos con la finalidad de facilitar su
utilizacin y conservacin, pasando por su manejo, tratamiento y organizacin
tratando siempre de reducir costos y espacio.
En este tema es muy complejo ya que existe una normativa para este fin y ah
especifica que determinacin hay que darle a cada uno de los documentos, puesto
que no es lo mismo para documentos contables que para documentos
relacionados con gestin humana. Tambin existes tablas de retencin documental
con sus correspondientes subseries y tipos de documentos donde se asigna el
tiempo del ciclo vital de cada documento.
B. 1. ASPECTO DE LA LEY 594 DE 200
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el
transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al
servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.

2. FUNCIN ARCHIVSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer


archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o
conservacin permanente
3. Artculo 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos. El Estado est
obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en
cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la
normatividad archivstica.
4. Artculo 12. Responsabilidad. La Administracin Pblica ser responsable de la gestin
de documentos y de la administracin de sus archivos.
5. Artculo 22. Procesos Archivsticos. La gestin de documentos dentro del concepto de
Archivo Total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin,
la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos.
ACUERDO No. 027-2006

1. Archivo electrnico: Conjunto de documentos electrnicos producidos y tratados


conforme a los principios y procesos archivsticos.
2. Archivo general de la nacin: Establecimiento pblico encargado de formular, orientar y
controlar la poltica archivstica nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de
Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nacin y de
la conservacin y la difusin del acervo documental que lo integra y del que se le confa
en custodia.

3. Archivo histrico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de
gestin, la documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la
ciencia y la cultura. Este tipo de archivo tambin puede conservar documentos histricos
recibidos por donacin, depsito voluntario, adquisicin o expropiacin. Archivo privado:
Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurdicas de
derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.
4. Documento original: Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y
caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
5. Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.

C. Son muy buenos temas ya que me brindaron informacin, importante sobre el curso