Introduccin

Al interior de las organizaciones se genera la informacin necesaria para el

funcionamiento de sus diferentes procesos; sta parte de un puesto de trabajo en particular
puede ser utilizada en el mismo o en otro diferente. Cuando la informacin generada es
usada en un lugar distinto al que la produce, se debe tener en cuenta que los documentos
hacen un recorrido dentro de la empresa, antes de llegar a su destino final; esto es conocido
como flujo de trabajo o workflow. De acuerdo con lo anterior se puede decir que el
proceso workflow o flujo de trabajo ha existido desde hace bastante tiempo atrs, debido a
que el manejo de informacin es importante para todas las organizaciones y siempre la han
utilizado en sus procesos.
Tradicionalmente, el principal inconveniente del manejo de documentos ha sido la
dificultad para distribuirlos con un mismo formato, segn la informacin que contengan, a
las dependencias de la empresa que requieran dichos artculos. Las redes de rea local
Intranet han creado un medio donde se puede superar este obstculo, haciendo que casi
cualquier informacin sobre la red este disponible en cualquier punto de la empresa.

EL PROCESO WORKFLOW

Muchas organizaciones se ven en la necesidad de crear rutas para el flujo de

informacin va electrnica con el fin de despapelar y agilizar el recorrido de documentos,
flujo ste, en el que sea posible dar trmite por medio de contraseas que pueden ser
representadas como claves personales. Este sistema de claves puede ser implementado
dentro de un software para workflow con el fin de permitir el servicio del envo de
documentos bajo una red de rea local como Intranet. El workflow es una herramienta de
software que puede ser implementada sobre una Intranet para automatizar procesos que
requieren del envo de documentos, con el fin de agilizar los trmites propios existentes en
el funcionamiento de una organizacin; cabe anotar que la persona encargada del proceso
puede definir el recorrido que debe tener un documento al que haya que dar trmite, definir
niveles de seguridad y definir prioridades en documentos.
Podemos ver al Workflow como un conjunto de mtodos y tecnologas que nos
ofrece las facilidades para modelar y gestionar los diversos procesos que ocurren dentro de
una empresa. El Workflow es el ltimo, de una gran lnea de facilidades propuestas en
respuesta de las exigencias de las organizaciones. Las cuales apuntan a poder reaccionar tan
rpido como sea posible ante la frentica demanda de la competicin.

Aplicaciones Workflow
Es evidente que el contar con un sistema de Workflow proporciona grandes beneficios a
las organizaciones que lo emplean. Estos beneficios no redundan nicamente en el ahorro
de tiempo en el manejo de papeles, que en un principio era uno de los grandes problemas a
resolver. Son varios los puntos a favor del uso de la tecnologa de Workflow.

Procesamiento de imgenes:
En este caso se captura en forma de imagen electrnica (por ejemplo mediante un escner)
la informacin o documento que se desea, para luego ser pasada entre los diferentes
participantes con distintos propsitos, durante la realizacin de un proceso.
Administracin de documentos:
Esta tecnologa esta relacionada con la administracin del ciclo de vida de los documentos.
Esta incluye facilidades para guardar en un deposito comn aquellos documentos que se
comparten, as como tambin las facilidades para el acceso o modificacin de los mismos
mediante un conjunto predefinido de reglas.
Correo Electrnico y Directorios:
El Correo Electrnico provee las facilidades para distribuir informacin entre individuos
de una organizacin, o entre distintas organizaciones. El sistema de directorios no slo
provee una forma de identificar a los participantes dentro de un conjunto de direcciones
de correo electrnico, nos ofrece adems la potencialidad de registrar la informacin
sobre los participantes, es decir, roles dentro de la empresa u otros atributos.
Aplicaciones basadas en transacciones:
Las transacciones de Workflow guardan la informacin, reglas, roles, y otros elementos
sobre un servidor de Bases de Datos Relacionales, ejecutando la aplicacin de Workflow
sobre una interfaz grfica para los usuarios. Estas aplicaciones tpicamente incluyen
componentes grficos para el ingreso de los datos.
Procesamiento de Formularios:
El ambiente de los formularios es amigable y familiar para muchos usuarios. ste es un
excelente vehculo para el manejo de la informacin dentro de una aplicacin de

Workflow, basado en el valor de los campos de un formulario. Algunos productos para

Implementar aplicaciones de Workflow proveen constructores de formularios, o se
Integran a constructores de terceros.
Beneficios del Workflow

algunas razones por las cuales las organizaciones podran considerar adoptar una solucin
de Workflow: P Eficiencia en los procesos y estandarizacin de los mismos.
Esto conduce a:
Una reduccin de costos dentro de una empresa. La estandarizacin de los procesos lleva a
tener un mayor conocimiento de los mismos, lo que a su vez conduce a obtener una mejor
calidad de estos.
Control de los Procesos (Process Management)
Utilizando la tecnologa de Workflow es posible monitorear el estado actual de las tareas
as como tambin observar como evolucionan los planes de trabajo realizados. Permite ver
cuales son los embotellamientos dentro del sistema, es decir aquellas tareas o decisiones
que estn requiriendo de tiempo no planificado y se tornan en tareas o decisiones crticas.
P Asignacin de tareas a la gente.
La asignacin de tareas se realiza mediante la definicin de roles dentro de la
empresa, eliminando la tediosa tarea de asignar los trabajos caso por caso.
P Recursos disponibles.
Se asegura que los recursos de informacin (aplicaciones y datos) van a estar
disponibles para los trabajadores cuando ellos los requieran.

P Diseo de procesos.
Se fomenta a pensar los procesos de una manera distinta a la tradicional forma
jerrquica que se utiliza para disearlos en la actualidad.
Hay adems muchos aspectos operacionales por los cuales es deseable contar con una
tecnologa de Workflow ya que cosas como la secuencia de tareas, quienes la realizan,
mecanismos de control y monitoreo, son implementadas por software de Workflow.
El Workflow pues permite automatizar diferentes aspectos del flujo de la informacin:
rutear los trabajos en la secuencia correcta, proveer acceso a datos y documentos, y
manejar ciertos aspectos de la ejecucin de un proceso.
Ejemplo del Workflow

Bibliografa

Web:

http://www.ucla.edu.ve/dac/compendium/compendium9/Sistemas.htm
http://ccpm.org.mx/avisos/agostocapsulasdeetica.pdf
http://html.rincondelvago.com/toma-de-decisiones_9.html

http://ciclog.blogspot.com/2011/10/la-toma-de-decisiones-basada-en-hechos.html