UNIVERSIDAD NACIONAL TECNOLGICA DE LIMA SUR

TERCER PROGRAMA DE ACTUALIZACIN PROFESIONAL CONDUCENTE A

TITULACIN POR LA MODALIDAD DE SUFICIENCIA

CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERIA DE SISTEMAS

GESTIN POR PROCESOS (BPM)
BPM significa 'Business Process Management'.
Aunque BPMS identifica el software que se ocupa de la gestin de los procesos
operativos de la empresa u organizacin, est generalmente aceptado el uso del
trmino BPM para ambos significados: la gestin en s y el software que facilita dicha
gestin.
BPM es, sin ninguna duda, la tendencia ya consolidada e imparable que est
cambiando para siempre la forma de gestionar las operaciones de las empresas y
de cualquier organizacin en el mundo, permitiendo mucha mayor flexibilidad,
mucha mayor automatizacin y mucha mayor potencia.
Definicin
Una nueva categora de software empresarial que permite a las empresas
modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas es
decir, Procesos- de cualquier naturaleza, sea dentro de un departamento o
permeando la entidad en su conjunto, con extensiones para incluir los clientes,
proveedores y otros agentes como participantes en las tareas de los procesos.
Otras definiciones:
Es un conjunto de mtodos, herramientas y tecnologas utilizados para disear,
representar, analizar y controlar procesos de negocio operacionales.
Es un enfoque centrado en los procesos para mejorar el rendimiento que
combina las tecnologas de la informacin con metodologas de proceso y
gobierno.
Es una colaboracin entre personas de negocio y tecnlogos para fomentar
procesos de negocio efectivos, giles y transparentes.
BPM abarca personas, sistemas, funciones, negocios, clientes, proveedores y socios.
Como mucha gente, puede que encuentre este concepto algo confuso. Qu son
procesos de negocio operacionales? O qu es un enfoque centrado en los
procesos? Y desde cundo colaboran las personas de negocio con las de
tecnologa?
Alcance
Con una herramienta BPM la empresa puede automatizar de manera sencilla
cualquier proceso, incluyendo los relativos a Recursos Humanos, Control de Calidad,
Compras, Relaciones con Clientes (CRM), Cadena de Suministro, Gestin del Riesgo,
Ventas, Facturacin y cualquier otra clase de proceso que sea especfico y
particular de la empresa.

Ventajas
Las empresas que implantan un BPM mejoran TODA la entidad, sacan a la luz los
puntos dbiles y fortalecen las actividades ms importantes. Por lo tanto permite
que las empresas sean ms: Flexibles, Competitivas y Eficientes.
Ventajas Competitivas y Econmicas
La tremenda ventaja competitiva que significa trabajar con BPM es tal que un
creciente nmero de empresas y organizaciones estn adoptando el uso de
herramientas BPM para no perder la competitividad frente a otras que ya lo estn
utilizando.
Ello es debido a que, adems de la superior potencia y flexibilidad operacional
aportadas por los BPM, se consigue, de forma prcticamente instantnea, un ahorro
de costes empresariales comprendido entre el 20% y el 50% y un Retorno sobre la
Inversin (ROI) de hasta el 400%.
Integracin
Aunque los procesos diseados dentro del BPM pueden trabajar cmodamente de
manera integrada con software de gestin previamente existente en la empresa,
como ERP y CRM, es previsible que las empresas irn gradualmente modelizando
mediante procesos BPM las actividades de las aplicaciones de ERP y CRM, para
sustituir dichas aplicaciones por los procesos modelizados, consiguiendo as mayor
automatizacin, flexibilidad, seguridad y potencia, adems de la unificacin global
de la operativa empresarial.
Dimensiones de BPM
1. El negocio: La dimensin de negocio es la dimensin de valor y de la creacin
de valor tanto para los clientes como para los stakeholders (personas
interesadas en la buena marcha de la empresa como empleados, accionistas,
proveedores, etctera).
2. El proceso: La dimensin de proceso crea valor a travs de actividades
estructuradas llamadas procesos. Los procesos operacionales transforman los
recursos y materiales en productos o servicios para clientes y consumidores
finales. Esta transformacin se centran en:
a. Efectividad de los procesos.
b. Transparencia de los procesos.
c. Agilidad en los procesos.
3. La gestin: La gestin es la dimensin de capacitacin. La gestin pone a las
personas y a los sistemas en movimiento y empuja a los procesos a la accin en
pos de los fines y objetivos del negocio. Para la gestin, los procesos son las
herramientas con las que se forja el xito empresarial. Antes de BPM, construir y
aplicar estas herramientas engendraba una mezcla poco manejable de
automatizacin de clase empresarial, muchas herramientas de escritorio
aisladas, mtodos y tcnicas manuales y fuerza bruta.

Business Process Modeling Notation (BPMN)

Es una notacin, un estndar internacional, grfico que describe la lgica de los
pasos de un proceso institucional. Esta notacin ha sido especialmente diseada
para coordinar la secuencia de los procesos y los mensajes que fluyen entre los
actores de las diferentes actividades.
Simbologa
Evento de Inicio
Se debe usar siempre para sealar el inicio de proceso o un subproceso.
Notas:
Slo un flujo de secuencia (flecha) puede salir de este smbolo (nada puede
ubicarse o venir antes de este smbolo en cualquier BPD).
Esta figura debe aparecer slo una vez por proceso.
Tenemos diversos eventos:
Inicio normal
Inicio de proceso.
Inicio de mensaje
Un proceso inicia cuando un mensaje es recibido. El mensaje es enviado
por otro proceso. Ejm: Tras la llegada de un informe de fallas
Inicio de temporizacin
Indica que un proceso inicia cada ciclo de tiempo o en una fecha/hora.
Inicio de condicin
Un proceso inicia cuando una condicin se cumple.
Eventos Intermedios
Elemento intermedio simple
Se trata de una actividad intermedia depende de un actor externo y no de
un actor interno a la institucin. Ejemplo:
Evento condicin
Reanudar proceso luego de recibir todos los documentos que son requisito.
Evento de temporizacin
Ir a la siguiente actividad en un plazo de x das.
Evento de mensaje
Reanudar el proceso tras recibir el visto bueno del municipio.
Evento de seal
El proceso continua cuando se captura una seal lanzada desde otro
proceso. Tenga en cuenta que una seal no es un mensaje, un mensaje tiene
claramente definido un destinatario, la seal no.

Ejemplo:

En el ejemplo de Solicitud de Crdito, se puede dar el caso que el cliente no

presente todos los documentos requeridos al hacer su solicitud y NO es posible
continuar con el proceso hasta no tener los documentos completos.
Temporizadores
En el ejemplo, luego de la aprobacin del crdito, podra ser necesario acordar con
el Cliente una fecha de desembolso que puede dar un margen de n das. Para
ello podemos aadir en el diagrama, un elemento temporizador (elemento en
crculo) que representa una espera intermedia.

Conectores
La lnea de flujo normal de secuencia se refiere al flujo que se presenta a travs de
las actividades hasta terminar en un evento de salida. El flujo de secuencia se
representa por una lnea slida con una cabeza de flecha slida y se usa para
mostrar el orden (la secuencia) en el que las diferentes actividades se ejecutarn en
el Proceso.
Asociaciones
Una asociacin se representa por una lnea punteada y se usa para asociar datos,
texto y otros artefactos con los objetos de flujo. Se usan por motivos de
documentacin y comunicacin para crear diagramas ms comprensibles.

Actividades
Las actividades simples son
descompone en ms detalle.

actividades

cuyo

trabajo

no

se

Las actividades compuestas son Sub-Procesos, es decir, que incluye a su

vez un conjunto de actividades y una secuencia lgica (proceso) que
indica que dicha actividad puede ser analizada en ms detalle.
Algunos tipos:
Tareas automticas o de servicio. No se realizan manualmente, es
decir, que las realiza un sistema informtico sin intervencin humana
Tareas de usuario
Tareas manuales
Tareas de recepcin
Tareas de envo
Compuertas
Una compuerta se representa por la tpica figura del rombo y se usa para
controlar la divergencia o convergencia de la secuencia de flujo. Esto
determina las tradicionales decisiones lgicas, as como la creacin de
nuevos caminos, la fusin de estos o su unin.
Tipos:
Compuerta Exclusiva
Divergencia: Ocurre cuando en un punto del flujo basado en los datos
del proceso se escoge un solo camino de varios disponibles.
Convergencia: Es utilizada para confluir caminos excluyentes.
Compuerta Exclusiva basada en eventos
La compuerta exclusiva basada en eventos representa un punto del
proceso donde se escoge un camino de varios disponibles, pero la
decisin no se basa en datos del proceso sino en eventos.
Compuerta Paralela
Divergencia: Se utiliza cuando varias actividades pueden en paralelo.
Convergencia: Permite sincronizar varios caminos paralelos en uno
solo. El flujo contina cuando todos los flujos de secuencia de entrada
hayan llegado a la figura.
Compuerta Inclusiva
Divergencia: Se utiliza cuando en un punto se activan uno o ms
caminos de varios caminos disponibles, basado en los datos del
proceso.
Convergencia: Se utiliza para sincronizar caminos activados
previamente por una compuerta inclusiva usada como punto de divergencia.

Compuerta Inclusiva
Cuando se utiliza una Compuerta Inclusiva (elemento de divergencia), es necesario
asegurarse que al menos exista un camino vlido.
Esta compuerta permite abrir uno o varios caminos dependiendo de los datos del
proceso.

Ntese que como punto de convergencia, esta figura es usada cuando uno o ms
caminos deben ser sincronizados dependiendo las activaciones previas de la
compuerta inclusiva, es decir cuando se debe esperar a que todas las ramas que se
activaron de una compuerta inclusiva se hayan ejecutado para poder continuar
con el proceso.
Compuerta inclusiva basada en eventos
Es una compuerta que permite habilitar varios caminos alternativos pero
SOLO UNO de ellos ser tomado. El que se toma primero deshabilita a los
otros.
Ejemplo:

El cliente puede nunca presentar los documentos faltantes y no se le va a esperar

indefinidamente porque que debe existir una alternativa excluyente. Por ejemplo,
darle un tiempo con un elemento temporizador para la entrega de documentos.

SubProcesos
Un sub proceso es una actividad compuesta que se incluye dentro de un proceso.
Compuesta significa que puede ser desglosada en niveles ms bajos, esto es, que
incluye figuras y elementos dentro de l.
En el esquema anterior, la actividad Verificacin Informacin Solicitante puede
convertirse en SubProceso ya que realiza un conjunto de actividades.
Para ello presione el botn derecho del mouse sobre la actividad y escoja la opcin
Convertir en SubProceso.

Para agregar elementos, presione el botn derecho del mouse nuevamente sobre
la tarea y elija Editar SubProceso.
El esquema general quedara:

Simulacin
La simulacin es una herramienta para evaluar el desempeo de un modelo, con
diferentes configuraciones y durante largos perodos de tiempo, para reducir las
probabilidades de incumplir los requerimientos de negocio, eliminar cuellos de
botella, evitar sub o sobre-utilizacin de los recursos (incluyendo personas y dinero),
y optimizar el rendimiento del sistema.
La simulacin requiere de un objetivo claro, con el fin de maximizar el valor obtenido
por el esfuerzo. Este objetivo influye fuertemente en el nivel de detalle incluido en los
datos requeridos.
Para empezar a utilizar la simulacin se debe contar con un modelo de proceso
completo, de lo contrario, no podr ser simulado.
Para un completo anlisis de simulacin es recomendable seguir cuatro niveles:
Nivel 1 - Validacin del proceso
Valida los modelos de proceso, para asegurar que el proceso pase
correctamente a travs de todos los flujos de secuencia, y se comporte de
acuerdo a lo esperado.
Nivel 2 - Anlisis de tiempo
Es til para comprender el tiempo total de proceso. En este nivel no se tienen en
cuenta los recursos.
Nivel 3 - Anlisis de recursos
Es el anlisis del rendimiento del proceso, al incluir restricciones de Recursos en
las actividades. Un recurso es una persona, equipo o espacio necesario para la
ejecucin de una tarea especfica.
Nivel 4 - Anlisis de calendarios
Hay que considerar el efecto de la disponibilidad de recursos en el tiempo, con
el fin de obtener una mejor aproximacin al rendimiento del proceso real.

Cada nivel incorpora informacin adicional, ms compleja que la anterior,

proporcionando un anlisis coherente de sus procesos. Los niveles no son restrictivos,
puede comenzar en cualquiera de ellos si posee la informacin requerida.
Por defecto, el modo de simulacin se abrir en nivel uno la primera vez. Es
recomendable simular a partir de este nivel, y moverse, uno a uno, hasta alcanzar el
ltimo (nivel 4). Sin embargo, usted puede moverse entre los niveles en cualquier
momento.
Para cada nivel de simulacin siga estos pasos:

Recopile los datos de proceso para la simulacin.

Ingrese los datos en los elementos que lo requieran.
Lleve a cabo corridas de simulacin.
Interprete y presente los resultados.

Casos prcticos de modelado de procesos - BPM

Caso 1: Gestin de Permisos

Caso 2: Contratacin e Integracin de Personal

Caso 3: Gestin de Oportunidades

Caso 4: Solicitud de Vacaciones

Caso 5: Pago de Facturas

Devolver factura al proveedor

Caso 6: Solicitud de Viaje

Reporte de Gastos