Previsin y presupuesto

Los presupuestos y previsiones son herramientas de la gestin empresarial que se utilizan para
llevar a cabo el control de las operaciones. Un presupuesto o planificacin identifica las expectativas
futuras de ingresos y los recursos que deben ser aplicados para asegurar los objetivos de la
organizacin durante el periodo cubierto por la planificacin. Los presupuestos y las previsiones
proporcionan un utensilio de control que mide el grado de ejecucin del objetivo propuesto.

En general, un presupuesto o previsin:

1. Se establece en trminos monetarios.
2. Cubre un periodo especfico de tiempo, generalmente un ao. Sin embargo, pueden existir
previsiones a medio (de uno a tres aos) plazo o a largo plazo (ms de tres aos).
3. Implica un compromiso (por ejemplo, los gestores aceptan la responsabilidad de procurar los
objetivos que se establecen en el presupuesto) y, tambin, es un elemento de motivacin individual
para logar los objetivos marcados.
4. Es revisado y aprobado por las instancias ms altas de la gerencia, mientras que se prepara por
niveles de responsabilidad inferiores a aqulla.
5. No es inamovible, sino que puede ser cambiado bajo determinadas circunstancias y
contingencias.
6. Como herramienta de control, se compara peridicamente la ejecucin actual con la previsin, de
manera que las desviaciones se analizan y se explican.

El sistema de previsin y presupuesto no es igual en todas las organizaciones, sino que vara de
unas a otras en funcin de su tamao, organizacin y estructura, el tipo de producto o servicio que
ofrecen al mercado, el sistema de contabilidad que utilizan, el sistema automatizado de gestin
(ERP), las preferencias de la direccin de la empresa y otras influencias. Sin embargo, en las
grandes compaas utilizan sistemas de Tecnologas de la Informacin (TI), es decir tienen
implantado un sistema de gestin de recursos empresariales (ERP), que se utiliza para recoger y
analizar los datos y preparar las previsiones y presupuestos. En general, se espera que el sistema
de presupuesto y planificacin del contratista disponga de:
1. Una organizacin funcional establecida formalmente, en la que se definan las responsabilidades y
contenga una descripcin escrita de los flujos de datos que circulan en los procesos de planificacin
y de previsiones, as como las polticas y procedimientos que permitan un eficaz control de los
procesos.
2. Un plan estratgico a largo plazo en el que se establecen los procesos que deben desarrollarse
para alcanzar los objetivos empresariales y en donde se identifican las operaciones crticas de la
compaa.

3. Tcnicas efectivas para la preparacin de las previsiones y presupuestos.

4. Procedimientos para comparar el estado actual de ejecucin de los objetivos con el presupuesto,
identificando y analizando las desviaciones y diferencias, estudiando su impacto y proveyendo las
acciones correctivas pertinentes. Estos procedimientos deben proporcionar rpidamente una revisin
de los costes estimados y ser notificados al rgano de contratacin el sobre-coste o bajo-coste que
se prevea.
5. Una capacidad de re-planificacin para reaccionar a los cambios significativos en las hiptesis,
como una fluctuacin importante en el volumen de la previsin.

Acceso a los presupuestos

El pliego de clusulas administrativas (PCAP) debe contener provisiones especiales que permita el
acceso del auditor a los registros y datos del presupuesto del contratista. Sin embargo, debe
reconocerse que los datos de la planificacin y el presupuesto son propiedad del contratista y es un
material sensible de su negocio, por tanto el auditor debe ejercer un buen juicio acerca de la solicitud
de los datos y registros que necesita para su trabajo (por ejemplo, los datos sobre el precio en sus
ventas comerciales pueden no concernir a los costes del contrato auditado). La solicitud de los datos
del presupuesto puede hacerse de una manera informal, as como establecer acuerdos en relacin al
tiempo y la frecuencia de acceso a dichos datos.
La informacin sobre el presupuesto y la planificacin generalmente requerida durante la realizacin
de la auditora sobre el sistema de control interno, incluye:
1. La identificacin de todos los documentos e informes del presupuesto.
2. Las polticas y procedimientos concernientes a la preparacin, autorizacin y aprobacin del
presupuesto; y
3. Todas las operaciones actuales, previsiones anlisis de desviaciones e informes utilizados en la
puesta a prueba del sistema.
Cuando el contratista deniegue el acceso a los registros del presupuesto y de la plani ficacin, el
auditor debe considerar el incumplimiento de una obligacin contractual esencial comunicndolo al
rgano de contratacin para que proceda en consecuencia.

Poltica general de auditora

La poltica general recomendable de realizar auditoras sobre los sistemas de gestin, contabilidad y
controles internos de los contratistas ms relevantes, es que las auditoras sobre el sistema de
previsin y presupuesto de los contratista sean realizadas al menos una vez cada tres aos a los
grandes contratistas, siempre que stos hayan sido adjudicatarios de contratos superiores a los 10
millones de euros anualmente.

La auditora sobre el sistema presupuestario y de planificacin se realiza a menudo junto a las

auditoras especficas sobre el sistema de estimacin de las ofertas econmicas y en las revisiones
de las ofertas en la negociacin de los contratos. Tambin se realizan estas auditoras junto a la
auditora de costes incurridos para evaluar la razonabilidad de los costes imputados al contrato en
cuanto que puede haber desviaciones significativas entre los gastos previstos y los consumos
asignados al contrato.
No obstante lo anterior, en ocasiones justificadas, estas auditoras pueden ser eludidas o
modificadas con base en la experiencia anterior con el contratista y la calificacin actual del riesgo
como bajo. Esta determinacin de riego bajo debe estar poderosamente justificada en el documento
correspondiente del programa de auditora. En cambio, si el riesgo evaluado es considerado como
alto, entonces la auditora sobre el sistema de previsin y presupuesto del contratista debe ser
realizada con una frecuencia anual. Estas auditoras tambin deben ser consideradas en aquellos
centros de produccin del contratista en los que haya indicios de importantes problemas con el
sistema presupuestario. Si el riesgo de auditora evaluado indica que solo ciertas partes del sistema
presupuestario del contratista es objeto de considerar como alto, entonces solo esas reas sern las
que requieran una auditora completa.

Objetivos de auditora
Las principales reas de inters de una auditora general de sistemas y procedimientos del
contratista son la contabilidad y los sistemas de gestin.
El principal objetivo de una auditora del rea del subsistema presupuestario del contratista, es
determinar si los datos que ofrece el presupuesto son acordes con la planificacin de la compaa y
consistentes con el necesario control de costes. Como objetivo secundario, la auditora debe obtener
un conocimiento general de los procesos de planificacin y previsin financiera del contratista. En
general, los objetivos de la auditora del sistema presupuestario y de planificacin del contratista
deben determinar si:
1. Los costes estimados y/o incurridos en los contratos con la Administracin se desarrollan,
registran y controlan sobre bases consistentes y acordes con la ms reciente plani ficacin de
gestin, es decir el ms probable cumplimiento de la planificacin o previsin, evaluando,
asimismo, la razonabilidad de los costes incurridos con respecto a las previsiones
presupuestarias.
2. Los esfuerzos del contratista por estimar los costes directos e indirectos estn encaminados en
obtener la mayor economa y eficiencia.
3. Los cambios significativos en la planificacin y las hiptesis del presupuesto quedan rpidamente
reflejadas en los procesos de control y en la documentacin de revisin del presupuesto y de las
estimaciones.
4. La informacin que recibe la Administracin de los precios de elementos de la ejecucin del
contrato es consistente con los datos recogidos en ltimo presupuesto de gestin.

Asimismo, estos ltimos objetivos deben ser considerados para dar un soporte durante las auditoras
de las propuestas de fijacin de tarifas de costes directos y las previsiones de tasas de recargo de
costes.
Alcance de la auditora
En tanto que la naturaleza y extensin del esfuerzo de auditora depende el tamao del contratista, el
monto del importe de los contratos que tenga adjudicados de la Administracin y el riesgo de
auditora determinado, el alcance debe de la auditora debe incluir:
1. La obtencin y comprensin del sistema presupuestario y de planificacin financiera del contratista
y los controles internos relacionados.
2. Documentar y comprender el presupuesto, planificacin y controles internos del contratista.
3. Realizar las comprobaciones operacionales que sean necesarias sobre el presupuesto,
planificacin y controles internos.
4. Evaluar el riesgo de control con base en la identificacin de los factores relevantes y resultados de
pruebas sustantivas, y
5. La informacin sobre la comprensin de los controles internos, evaluacin del riesgo de control y
la adecuacin del sistema para satisfacer los requerimientos de la Administracin.

Presupuesto y planificacin Organizacin funcional

Las funciones presupuestarias y de planificacin, normalmente, se encuentran organizadas de
manera diferente en cada uno de los contratistas individuales, debido a las diferencias en sus
productos o servicios, prcticas de la industria, tamao y tipo de organizacin, el grado de divisin de
responsabilidades, actitudes de gestin, capacidades de personal y otros factores.
Por lo general, los niveles organizativos de responsabilidad encargados de desarrollar las funciones
presupuestarias y de planificacin suelen estar centralizadas, existiendo un grupo o departamento en
el que pueden participar personas delegadas de otras reas de la empresa. Sin embargo, la funcin
presupuestaria y de planificacin deber estar fuertemente organizada sobre la base de una cadena
jerrquica; y de lo ms alto de los niveles de gestin emanarn las polticas y procedimientos que
deben seguirse.
El contratista debera tener establecidas unas normas claras y bien definidas de los niveles de
responsabilidad para la preparacin, revisin y aprobacin de los presupuestos y planes, que
incluirn el establecimiento y mantenimiento de al menos:
1. La documentacin escrita actualizada de la organizacin, responsabilidades y deberes del
personal que participa en la elaboracin del presupuesto.
2. Un sistema que describa el flujo de trabajo e informacin de los procesos de preparacin del
presupuesto con los que pretende desarrollar los objetivos del plan estratgico de la compaa, y
vigila la ejecucin y hace la revisin del presupuesto.

3. Las polticas y procedimientos escritos.

La evaluacin de la organizacin del contratista de su sistema presupuestario y de plani ficacin

requiere el anlisis de las relaciones existentes entre los diferentes segmentos que participan en los
procesos presupuestarios y de la planificacin. Cuando se evala la organizacin del contratista en
relacin con estos procesos, el auditor de contratos debe considerar si:
1. La preparacin del presupuesto y la planificacin requerida es eficazmente controlada, ya sea de
forma centralizada o descentralizada.
2. Existen lneas de autoridad, deberes y responsabilidades que estn inequvocamente de finidas,
incluidas las responsabilidades para la preparacin, revisin y aprobacin del presupuesto y la
planificacin.
3. Los procesos presupuestarios y de planificacin estn apropiadamente coordinados en los
diferentes segmentos de la organizacin que se encargan de desarrollar las partes que les toca del
presupuesto y la planificacin.
4. El departamento que tenga la responsabilidad general de recabar y recopilar globalmente el
presupuesto y los planes tiene la autoridad para revisar y cuestionar la razonabilidad o la exactitud
de la informacin que alimenta el sistema y es recibida de otros departamentos.

Descripcin del sistema

El contratista debe mantener una descripcin escrita del trabajo y el flujo de informacin
presupuestaria y los procesos de planificacin a corto plazo que desarrollan los objetivos
estratgicos y sobre su ejecucin y revisin. Esta descripcin debe contener el detalle suficiente que
permita al auditor comprender profundamente cmo funciona el sistema presupuestario y de
planificacin. La descripcin debe incluir referencias a las polticas escritas, procedimientos y
manuales de operaciones. Deber proporcionar informacin para cada proceso o funcin dentro del
sistema, as como los controles internos existentes.
La descripcin del sistema del contratista deber identificar los deberes y responsabilidades del
personal que prepara, revisa y aprueba los presupuestos y los planes, as como las diversas
funciones que contribuyen al proceso presupuestario y de planificacin.
Si el sistema del contratista est automatizado, total o parcialmente, la descripcin debe incluir los
aspectos de software (TI) acerca del flujo de transacciones del sistema presupuestario y de
planificacin, incluyendo la introduccin, procesamiento y la salida de datos.

Polticas y procedimientos
Las polticas y procedimientos escritos que tenga aprobados el contratista para su sistema
presupuestario y de planificacin debe garantizar que:

1. La delegacin facultades para tomar decisiones y las responsabilidades, dentro del sistema, estn
formalmente documentadas y estn comunicadas a los empleados de manera apropiada.
2. Los controles del presupuesto y la planificacin operan de manera consistente de un periodo a
otro.
3. Los presupuestos y la planificacin a corto plazo son consistentes con los objetivos estratgicos
de la Direccin de la empresa. Los contratistas deberan tener formalmente establecido, por escrito,
las polticas y procedimientos, siendo esto preferible al establecimiento informal de procedimientos
basados en la costumbre y transmisin verbal.
Normalmente, los grandes contratistas mantienen todos ellos un sistema presupuestario y de
planificacin escrito con descripcin de las polticas y los procedimientos.
Los presupuestos y planes de polticas y procedimientos representan los medios por los cuales las
metas y objetivos establecidos por la Direccin de la empresa se traducen en la gua y direccin
detallada para el personal participante en los procesos presupuestarios y de planificacin. Las
polticas y procedimientos deben cubrir todos los aspectos de los presupuestos y el sistema de
planificacin; ser aprobados por un nivel adecuado de la Direccin; ser comunicados al personal
apropiado; y, revisados peridicamente para asegurarse de que son coherentes con las intenciones
de la Direccin de la empresa al nivel ms alto. Al evaluar las polticas y procedimientos del
contratista, el auditor deber considerar si:
1. Todas las principales funciones y responsabilidades en el sistema presupuestario y de estn
cubiertas por polticas y procedimientos escritos. Adems, el auditor debe tener en cuenta todas las
instancias donde las prcticas actuales son incompatibles con las polticas y procedimientos
establecidos por escrito. En estos casos, el auditor debe considerar las causas que subyacen en
estas contradicciones o inconsistencias (por ejemplo, el no comunicar adecuadamente los cambios
en las polticas y procedimientos establecidos).
2. Las previsiones y el presupuesto estn aprobados por un nivel adecuado de la direccin de la
empresa y/o estn establecidas formalmente las delegaciones de autoridad y obligadas a mantener
el compromiso con la Direccin para seguir sus polticas y los procedimientos establecidos. El auditor
debe evaluar cuidadosamente el nivel de aprobacin de la gerencia para determinar si es apropiado
dada la naturaleza de las facultades y responsabilidades que se le asigne. Sin embargo, no
necesariamente indica la existencia de polticas y procedimientos insuficientes la falta de
participacin de un nivel alto de la gerencia en el proceso de aprobacin del presupuesto, siempre
que est debidamente delegada la funcin.
3. Las decisiones han sido comunicadas a las personas dentro de la organizacin que son
responsables de ejecutarlas. Esta comunicacin implica no slo asegurarse de que los empleados
adecuados son conscientes de las polticas y procedimientos establecidos, sino que tienen la
formacin necesaria para asegurarse de que comprenden cmo deben ejecutarlas.
4. Si las instrucciones dadas son objeto de revisiones peridicas, para asegurarse de que la forma
en que se ejecutan son coherentes con las intenciones actuales de la Direccin y las

Prcticas escritas de presupuesto y planificacin. El no mantener las polticas y procedimientos

actualizados es indicativo de un entorno de control interno dbil y por lo general conduce a la
ineficacia de los controles internos sobre el proceso de elaboracin de presupuestos y la
planificacin. Por esta razn, la direccin de la empresa debe asegurar la ejecucin sistemtica de
los procesos en lugar de revisar y actualizar (cambiar) peridicamente las polticas y los
procedimientos presupuestarios y de planificacin, incluidas las polticas y procedimientos de TI que
se apliquen. La frecuencia requerida y la profundidad de estas auditoras de sistemas y
procedimientos sobre el sistema presupuestario y de planificacin va a depender de la naturaleza del
negocio y el tamao del contratista. Si el contratista est experimentando cambios organizacionales
significativos o una importante reestructuracin de sus operaciones comerciales, es evidente que el
sistema de elaboracin de presupuestos y la planificacin debe ser revisado de cerca para
asegurarse de que se cumplen las polticas y procedimientos para producir los presupuestos y los
planes que estn en consonancia con las metas y objetivos de la gerencia.