NUEVO PERFIL DE LA SECRETARIA Y ASISTENTE EJECUTIVA

Perfil de Secretaria Moderna

Cualidades Personales de la Secretaria Moderna

Formacin de la Secretaria

Cdigo Deontolgico de las Secretarias

El secretariado es una funcin esencial en cualquier tipo de actividad empresarial,

tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales. La
secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto,
ordenado y metdico.
En la terminologa tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la
correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trmite y custodia
los documentos de una oficina. Pero en los ltimos tiempos el concepto de secretaria ha
cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto
de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de ste con credibilidad.
La creciente complejidad de la vida empresarial, ha tenido como consecuencia que la
secretaria se encargue preferentemente de asistir a su superior de manera ms directa. Ser
ella quien confeccione los informes, memorandos o dossier's ( Conjunto de documentos o
informes sobre un asunto o persona) ; en definitiva, quien facilite el trabajo a su jefe con la
debida eficacia.
Por lo tanto, tambin debe conocer, en lneas generales, las caractersticas
generales de ste, para colaborar con l con cierto conocimiento de la materia. El trabajo
administrativo que deba realizar cada secretaria puede ser muy diferente entre una y otra, en
relacin al campo de actividad de la empresa en que se encuentre laborando, ya que cada
sector tiene sus propias caractersticas.
Sin embargo en trminos generales toda secretaria y asistente administrativa debe
poseer el siguiente perfil:

Personalidad equilibrada y pro-activa.

Autoestima positiva.
Capacidad de adaptacin a los cambios.
Habilidades comunicativas y escucha activa.
Capacidad de crear, innovar e implementar.
Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
Disposicin para trabajar en equipo.
Capacidad de observacin, concentracin y amplitud de memoria.
Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.
Espritu de superacin.
Flexibilidad
Sentido de humor.
Resistencia fsica y nerviosa.
Agudeza visual.

As mismo para poder alcanzar la mxima eficacia en su trabajo y desempear sus

funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfeccin una serie
de conocimientos tcnicos apropiados para el cargo que desarrollar, tales como son:

Tcnicas de archivo.
Tcnicas de oficina
Digitacin o mecanografa.
Uso apropiado del telfono
Manejo y organizacin de la agenda
Redaccin de correspondencia general, comercial y administrativa.
Manejo adecuado de documentos.
Conocimiento y dominio del idioma del pas.

CUALIDADES PERSONALES DE LA SECRETARIA MODERNA:

Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con
las destrezas y conocimientos le permitirn desarrollar su trabajo de la manera ms ptima y
adems le ayudarn a trabajar con otras personas como miembros de un equipo. Dentro de las
cualidades personales ms importantes que una secretaria debe poseer son las siguientes:

1.

Discrecin.- Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y
tiene acceso a material considerado reservado, deber tener los documentos alejados de
miradas indiscretas, adems de mantener la prudencia respecto a la informacin que conoce.
2.
Adaptabilidad.- Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder
adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo. Esto
significa que debe tener disposicin favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo.

3.

4.

5.
6.
7.
8.

9.

10.

11.

12.
13.
14.

15.

Iniciativa y capacidad de trabajo.- se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene

toda persona para emprender una accin, sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una
secretaria con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefe con precaucin y
criterio.
Puntualidad.- Es una manifestacin de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe
ser puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo como en el desarrollo de las labores
encomendadas.
Responsabilidad.- Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de
manera ptima sin necesidad de supervisin.
Limpieza y orden.- Una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su oficina,
archivos, armarios y estanteras en orden y limpios.
Paciencia.- La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso
cuando las cosas no marchen como lo espera.
Cooperacin.- El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo,
por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los dems compaeros
de trabajo.
Buen criterio.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar
informacin sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la accin que sea ms
apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa.
Buena voluntad.- Toda organizacin requiere en algunas oportunidades de un
esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener la voluntad de
ofrecer sus servicios cuando se lo requieran y calidad.
Dedicacin.- Durante el tiempo que la secretaria permanezca en la oficina debe
mostrar dedicacin en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se relacionen
con sus quehaceres habituales.
Pulcritud.- Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con esmero y su
presentacin debe ser impecable.
Previsin.- Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran suscitarse en
la organizacin.
Sinceridad.- La relacin jefe secretaria tiene que sustentarse en la confianza. Por lo
tanto la secretaria debe transmitir informacin correcta y verdadera a su jefe cuando este la
solicite.
Buena educacin.- Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe, compaeros
de trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas.

FORMACIN DE LA SECRETARIA:
Cada vez es mayor el nmero de secretarias que requiere el mbito empresarial,
puesto que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores de desarrollo. Pero as
como existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias, tambin se espera de ellas un alto
nivel competitivo, lo cual se logra con la formacin profesional de estas. Aparte de los estudios
que haya cursado, una secretaria debe tener una slida preparacin, extensa cultura general,
uso correcto del lenguaje escrito y oral con una expresin fluida y clara y adems de una muy
buena educacin, que le facilitar su desenvolvimiento en cualquier nivel en el mbito
empresarial La secretaria debe conocer sobre ciertas materias que le permitirn desempear sus
funciones con la debida eficacia profesional:

1.

2.

3.

4.
5.

6.

Mecanografa.- El dominio de la mecanografa es bsico para toda secretaria, puesto

que en la realizacin de sus labores diarias tendr que mecanografiar diversos documentos
con pulcritud, a una velocidad adecuada y sin errores ni faltas ortogrficas.
Ofimtica.- El avance vertiginoso de la informtica, hace que la computadora sea la
herramienta bsica en el trabajo de oficina, por lo tanto toda secretaria debe saber hacer uso
de los programas de procesamiento de textos, hojas de clculo, elaboracin de
presentaciones, diseo, entre otros.
Ortografa y gramtica.- Los conocimientos gramaticales son imprescindibles a nivel
de redaccin, se espera que toda secretaria sepa expresarse correctamente por escrito con
claridad y condicin. As mismo, debe estar capacitada para redactar distintas clases de
documentos administrativos y comerciales.
Caligrafa.- Una buena caligrafa, es decir una letra legible en la escritura de palabras
y nmeros, evitar confusiones y errores.
Archivo.- Es tambin importante que la secretaria tenga conocimientos sobre los
sistemas de organizacin de archivos, para que pueda almacenar la informacin
adecuadamente y as poder localizarla rpidamente.
Idiomas extranjeros.- Es imprescindible el conocimiento de ingls tanto a nivel escrito
como hablado, puesto que cada da se incrementan las relaciones internacionales.

7.

Matemtica financiera.- El trabajo administrativo requiere el conocimiento de la

matemtica financiera, que consiste en el clculo de operaciones sencillas como los
porcentajes, intereses, tasas, etc.
8.
Contabilidad.- Es importante conocer los elementos bsicos de la contabilidad, para
poder interpretar la estructura y transacciones financieras de un negocio.

CDIGO DEONTOLGICO DE LAS SECRETARIAS

(Aprobado por la Federacin Nacional de Asociaciones de Secretarias)
1. PRINCIPIOS DE CARCTER GENERAL :

Dignidad.- La secretaria debe abstenerse de todo comportamiento que suponga

infraccin o descrdito y desenvolverse en el ejercicio de su profesin con honor y dignidad.
Integridad.- Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.
Secreto profesional.- Debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en
los hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesin.
2. PRINCIPIOS DE CARCTER GENERAL DEL SECRETO PROFESIONAL:
Adems de un deber, observar el secreto profesional es un derecho que ampara el
ejercicio de la profesin de secretaria, sin olvidar que existen leyes que lo protegen.

El

derecho

la

oblacin

del

secreto

profesional

comprende:

Las confidencias e informacin personal de su superior, a que pudiera tener acceso en el

mbito de su ejercicio profesional.
Los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus superiores, compaeros o
miembros cualesquiera del colectivo en el que la secretaria desempee su labor. Por ejemplo:
dossiers personales, profesionales o mdicos.
La informacin cuyo contenido tenga un valor especfico para un lector no autorizado; o
cualquier otra informacin que figure clasificada como confidencial, restringida o con una
distribucin de personas especficas.
La secretaria evitar duplicar informacin confidencial y mantenerla fuera de los archivos
oficiales sin conocimientos de su superior.
El secreto profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para la que
trabaja la secretaria, que debe responder a la confianza que su superior deposita en ella al
confiarle y compartir informacin confidencial. Por ello, debe comunicar a su superior
informacin que a l mismo o a la entidad para la que trabaja pudiera ocasionar perjuicio o
beneficio. Los lmites de esta divulgacin van marcados por el sentido de lealtad y la integridad
que conforman el perfil personal de la secretaria.

Relaciones con sus compaeros:

La secretaria debe abstenerse de cualquier competencia desleal en relacin con sus

compaeros.
La discrecin es un elemento especfico en las relaciones externas de la secretaria y el
fundamento primario de su capacidad para salvaguardar el secreto profesional. La secretaria
debe ser consciente que la discrecin es algo de una importancia fundamental. Lo que para otros
miembros del colectivo puedan resultar faltas leves de respeto o convivencia (comentarios de
menosprecio a compaeros, comentarios hirientes, jocosos, o tonos de burla; o dudar
pblicamente de la calidad tcnica de un superior), para la secretaria es algo vinculado a su
comportamiento
profesional.
Es obligacin de toda secretaria prestar su colaboracin a todos su colegas, cuando sea
necesaria su intervencin para que nos e produzcan atrasos en el trabajo y no perjudique el
normal funcionamiento de la entidad donde presta sus servicios.

Relaciones con la empresa:

La secretaria debe estar siempre dispuesta a prestar apoyo y cooperacin a su

empresa y ha de conocer, as mismo, los objetivos y la poltica interna de la misma.
La secretaria no aceptar remuneracin profesional que no sea por su salario,
incentivos y bonos que su empresa destine a tal efecto. Le est prohibido aceptar gratificaciones
econmicas u otras compensaciones que estn directamente relacionadas con la transmisin de
informacin.
La secretaria tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo, no debiendo aceptar
sugerencias ni coacciones para eludir su cumplimiento.

En relacin con su profesin

La secretaria debe cultivar sus aptitudes y actualizar sus conocimientos, a fin que su
trabajo se ejecute al ms alto nivel de rendimiento. Demostrar permanentemente afn de
superacin y proactividad, tanto en lo personal como en su contribucin a la empresa.
La secretaria debe abstenerse de realizar cualquier prctica que pueda perjudicar la reputacin
de
su
profesin.
Ninguna secretaria debe valerse de su influencia sobre sus superiores, ni apelar a
vinculaciones
de
amistad
o
recomendaciones
para
obtener.
- Ascensos no merecidos y, como consecuencia mayor remuneracin de la que le
corresponde en el trabajo que desempea, impidiendo el ascenso de otras personas que por su

experiencia,
y
conocimientos
y
aos
de
servicio
lo
tienen
ms
merecido.
- Conseguir que personas que no estn preparadas para el ejercicio del secretariado
ejecuten
las
tareas
propias
de
esta
profesin.
- Conseguir que personas que no estn preparadas para el ejercicio del secretariado
ejecuten
las
tareas
propias
de
esta
profesin.
- Ha de ser consciente de que representa un colectivo al que tiene la obligacin de
defender
y
enaltecer.
- Ha de conseguir que se respete el Cdigo Deontolgico de su profesin. En este sentido,
es apropiado que sea instrumento de difusin del mismo, tanto para afirmar los valores
contenidos en el cdigo como para ampararse en l.

Limpieza de la oficina:

La limpieza de la oficina tambin nos corresponde como secretarias(os) parroquiales.

Es el lugar donde pasamos la mayor parte del tiempo y debemos mantenerla limpia por ser un
lugar publico que representa la imagen de nuestra parroquia y deja ver nuestra propia imagen
como mujeres,hombres y secretarias(os).

El nuevo perfil de las

secretarias ejecutivas

Consideradas el brazo derecho de CEO's y

directivos, estas profesionales han pasado a
ocupar un rol clave en la gestin y
administracin de las compaas, aportando
soluciones a los conflictos, creatividad a los
proyectos, y organizacin a la tareas cotidianas.
Discretas, competentes, proactivas y dueas del control de
las agendas personales ms importantes del mundo de los
negocios. Las secretarias ejecutivas, tambin llamadas
asistentes de gerencia, no slo se han convertido en el
brazo derecho de CEO 's y directivos. Tambin han pasado a
ocupar un rol clave en la gestin y administracin de
las compaas, aportando soluciones a los conflictos,
creatividad y dinamismo a los proyectos, y
organizacin a la tareas cotidianas.
Con el paso de los aos, estas profesionales han cobrado
cada vez ms protagonismo en los asuntos corporativos. Y
es que desde hace tiempo dejaron de tener entre sus tareas
primordiales redactar documentos, contestar llamadas
telefnicas y enviar faxes. Hoy manejan varios idiomas y
estn altamente preparadas para crear, innovar e

implementar iniciativas; preparar presentaciones de

productos o servicios; concertar reuniones; realizar eventos,
y atender a proveedores y clientes.
La asistente de gerencia actual ya no slo debe poseer los
conocimientos bsicos que la gestin administrativa
requiere, sino tambin cualidades personales en donde se
manifieste su buen carcter, comportamiento,
responsabilidad y compromiso organizacional. El rol de las
otrora secretarias ejecutivas hace que cada vez sea ms
importante la capacidad de manejar habilidades tan
simples pero vitales, como el sentido comn, el
criterio y el buen trato.
La secretaria ejecutiva debe contar con una serie de
cualidades. Algunas se desarrollan a lo largo del tiempo,
como construir lazos de confianza y honestidad con los
jefes, compaeros y clientes, y otras son fundamentales en
esta profesin, como la discrecin, lealtad con la empresa y
a ti misma, es decir, ser consecuente, disciplinada,
proactiva, y emprendedora, dice Isabel Castillo, asistente
de gerencia desde hace 15 aos.
Castillo, quien se ha desempeado en las filiales chilenas de
diferentes multinacionales, entre ellas Pepsi, el
sello Universal y la empresa de tecnologa CA, le atribuye
adems, una gran importancia a las buenas ideas que
pueda tener una secretaria para mejorar el funcionamiento
de la empresa, y a la capacidad de apoyar la labor del CEO,
para que su da sea lo ms productivo posible y le permita
concentrarse en lo que realmente da valor.
Susana Posch, secretaria ejecutiva bilinge desde hace ms
de 20 aos, coincide en este aspecto al sealar que la
empata que la asistente pueda tener con su jefe es
fundamental. De lo contrario nunca podrs anticiparte a
los hechos, a lo que l quiere o a lo que l va a necesitar.

Para eso se debe mantener una buena comunicacin,

mostrando inters tanto por el aspecto laboral como por el
personal. Ser prctica y metdica igualmente es primordial,
ya que la idea es facilitar el trabajo del jefe y no
entorpecerlo, seala.
La confidencialidad tambin sigue siendo un requisito
indispensable en esta profesin. No por nada la
denominacin de secretaria proviene de la palabra secreto,
que desde el siglo XV es utilizada para denominar a los
empleados de gran confianza. Seis siglos ms tarde, esta
caracterstica y el manejo de informacin reservada, siguen
siendo requisitos de las secretarias ejecutivas.
El jefe tiene que confiar si o si en su secretaria, ya que por
nuestras manos pasa mucha informacin que uno tiene que
saber guardar, asegura Posch, quien se ha desempeado
en empresas como Montajes Tecsa, Ingenieros Consultores
Inca y Dialum.
Respecto de lo que ms valoran los gerentes en la relacin
que tienen con su asistente, la profesional asegura que lo
principal es su formacin integral, tanto acadmica como
personal. Se trata de un todo, un conjunto. No slo se fijan
en aptitudes intelectuales o que tenga eficacia, eficiencia o
autonoma, sino tambin que tenga empata, calidez
humana e innegablemente la apariencia personal es
importante. Uno es la cara de la empresa, la que tiene
contacto con los clientes, proveedores, socios o dueos de
otras empresas, dice.
Una nueva formacin. Carlos Torres, jefe del Centro de
Capacitacin Empresarial de laCmara de Comercio de
Lima, explica que los constantes cambios que ha
experimentado el rol de las asistentes ejecutivas, ha
provocado tambin un replanteamiento de los contenidos

educativos y de formacin que hasta hace poco se ofrecan

a las profesionales del rubro.
Es as, como las tradicionales clases de dactilografa,
computacin y redaccin, hoy se complementan con
formacin en reas como tcnicas de expresin oral,
desarrollo de habilidades interpersonales, relaciones
pblicas y gestin de eventos.
El rol de la asistente de gerencia ha cambiado con los
aos. Actualmente es una persona que influye incluso en la
toma de decisiones y para ello debe tener una capacitacin
integral. Una secretaria debe diferenciar lo importante de lo
urgente, tener nociones de todas las cosas, aprender a
trabajar en equipo y bajo presin, dice.
Entre los programas de capacitacin que imparte la
institucin peruana, se encuentra el Diplomado para
Asistentes de Gerencia, que busca capacitar en reas como
administracin, contabilidad, negocios, finanzas y marketing
empresarial, entre otras. El curso tiene un enfoque mucho
ms prctico que terico y busca, por sobre todo, potenciar
las habilidades blandas de las secretarias.
Queremos lograr que las asistentes se involucren cada vez
ms en la gestin empresarial, que se conviertan en el
brazo derecho de los jefes, y para ello deben capacitarse en
todos los mbitos, aade.
Por ltimo, Torres enfatiza en que la formacin de las
secretarias ejecutivas debe ser constante en el tiempo. De
esta forma, podrn tener un amplio campo laboral, adquirir
nuevas experiencias y desarrollar diversas herramientas
que pueden ser tiles para proyectos futuros.