INSTRUCTIVO

Pg.:

3116-IT-SUM-01

De:

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SISTEMA DE CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE

COMPRAS POR CUENTA Y ORDEN

DE PECOM ENERGIA
ANEXO VII

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F-002 Rev. 4 12/02/04

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COMPRAS POR CUENTA Y ORDEN

DE PECOM ENERGIA ANEXO VII
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REV.

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FECHA

Emisin original del documento (ISO 9001:2000)

DESCRIPCIN

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COMPRAS POR CUENTA Y ORDEN

DE PECOM ENERGIA ANEXO VII
ndice
1. OBJETO................................................................................................................
2. ALCANCE..............................................................................................................
3. DEFINICIONES........................................................................................................
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA..............................................................................
5. RESPONSABILIDADES............................................................................................
6. METODOLOGA......................................................................................................
6.1. Lista de Proveedores........................................................................................
6.2. Registro de Avance de Compras......................................................................
6.3. Gestin de Compras.........................................................................................
6.3.1.
6.3.2.
6.3.3.
6.3.4.
6.3.5.

Cursograma........................................................................................................
Pedido de Ofertas...............................................................................................
Nota de pedido...................................................................................................
Variacin de la Nota de Pedido...........................................................................
Activacin...........................................................................................................

6.4. Inspeccin.........................................................................................................
6.5. Transporte.........................................................................................................
7. REGISTROS...........................................................................................................
8. ANEXOS.............................................................................................................

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COMPRAS POR CUENTA Y ORDEN

DE PECOM ENERGIA ANEXO VII
1.

OBJETO
El objetivo de este instructivo es que los bienes a comprar respondan a la
calidad requerida por Pecom Energa S.A y que la compra se ejecute de acuerdo
con la programacin establecida por la Gerencia de Proyectos de Tecna y
aprobada por PE.
Esta Instructivo describe la forma operativa de los Agentes Externos de
Compras y su interrelacin con la Gerencia de Proyectos de Pecom Energa S.A
en la gestin de adquisicin de bienes para PECOM ENERGA S.A, para el
Proyecto La Porfiada, Pta. Produccin de Crudo y Reinyeccin de Gas, en la
Provincia de Santa Cruz.

2.

ALCANCE
Este documento es aplicable durante la gestin de compras de equipos,
materiales e insumos, destinados a obras del Cliente, que se definan en la Lista
de Elementos a Comprar bajo la Modalidad Gestin de Compras para PECOM
indicados en el Anexo VIII Lista de materiales y equipos a proveer por Pecom.
Asimismo sern necesarias otras compras de materiales generales, no crticos,
las cuales sern gestionadas segn el procedimiento interno de Tecna (PT-SUM01)

3.

4.

DEFINICIONES
PE:

Pecom Energa S. A (la Compaa)

GP :

Gerencia de Proyectos, de PECOM

CP :

Comprador Responsable, de PECOM.

GT:

Gerente del Proyecto, de Tecna S.A.

CPT:

Coordinador del Proyecto, de Tecna S.A.

CT:

Comprador de Tecna S.A.

PR :

Proveedor.

IT :

Inspeccin de Tecna S.A.

GCT:

Gerente de compras de Tecna

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
ISO 9001:2000
Manual de Gestin de CSSA
PT-SUM-01 Compras

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COMPRAS POR CUENTA Y ORDEN

DE PECOM ENERGIA ANEXO VII
IT-CSSA-02 Determinacin de Niveles de Inspeccin
Manual de Calidad de Pecom Energa
Lista de Elementos a Comprar Por cuenta y Orden incluida en el Presupuesto
de Costo del Proyecto.

5.

RESPONSABILIDADES
La definicin de las responsabilidades de los partcipes en este instructivo
estn descriptas en los puntos subsiguientes.
Las partes involucradas sern responsables de cumplir con los lineamientos de
la presente instruccin de modo tal de no afectar los plazos comprometidos
Todos los avisos y envos de documentacin se harn por medios fehacientes.
El hecho de que PE apruebe y/o supervise la documentacin mencionada en
esta instruccin, no implica en modo alguno una disminucin de las
responsabilidades del Contratista, siendo ste el nico responsable por la
ejecucin de los trabajos en tiempo y forma.

6.

METODOLOGA
6.1. LISTA DE PROVEEDORES
El CT deber enviar al CP la Lista de Proveedores propuestos para la
cotizacin de los equipos, materiales y/o insumos. El CP contar con tres das
hbiles para expedirse al respecto. En caso contrario el CT estar habilitado para
continuar con el proceso de compra.

6.2. REGISTRO DE AVANCE DE COMPRAS

Se habilitar una planilla de Registro de Avance de Compras (RC), que indicar
el progreso de la gestin en el tiempo. Dicha planilla se emitir regularmente con
una frecuencia a determinar entre el CP y el CT, en funcin del avance de la Obra.
La emisin de la misma es responsabilidad del CT.

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DE PECOM ENERGIA ANEXO VII
6.3. GESTIN DE COMPRAS
6.3.1.

CURSOGRAMA.

La documentacin intercambiada entre las partes involucradas en la instruccin

se distribuir de acuerdo al Cursograma que forma parte de este documento.
6.3.2.

PEDIDO DE OFERTAS

Basndose en las necesidades del Proyecto y en la Ingeniera previamente

aprobada por la GP, cada CPT generar la Requisicin de materiales (RM)
correspondiente, utilizando el formulario REQ_FORM.XLS. La misma contendr
como mnimo todos los datos tcnicos necesarios para la adquisicin inequvoca
del material deseado, las normas o especificaciones aplicables, proveedores
sugeridos (de ser necesario), fechas de entrega requerida, requerimientos de
embalaje y transporte y las condiciones particulares de inspeccin. (IT-4.6-05)
Los pedidos de ofertas (IB) se harn para PECOM ENERGIA S.A
En la carta de solicitud de precios se incluir que la seleccin se har en
funcin de precios, calidad, plazo de entrega y condiciones comerciales
propuestas por el PR.
La RM ser fechada y firmada por el CPT y enviada al CT Con la RM, el CT
iniciar su gestin a los efectos de adquirir el material, invitando a ofertar precios
y condiciones a los posibles proveedores aprobados por PE. La cantidad de
oferentes no podr ser menor de tres ni mayor de seis, salvo que se convenga lo
contrario entre el CP y el CT.
Al momento de emitir el pedido de ofertas el CT enviar una copia del IB al CP
y copia de la RM al CP y a la GP, preferentemente por medio magntico.
Las ofertas sern recibidas en las oficinas de Tecna S.A por el CT en un sobre
cerrado conteniendo original y copia de cada propuesta. La oferta original ser
enviada por el CT al CP y archivada por ste, mientras que la copia ser utilizada
por el CT para su gestin.

Al momento de realizar la apertura de las ofertas, las ofertas debern ser

firmadas, en las hojas donde conste informacin comercial, por el CT, el GCT y,
en caso de haber asistido a la apertura, el CP.
Con el propsito de reducir los tiempos de pedidos de aclaracin, el CT podr
enviar consultas a los oferentes y recibir las respuestas por medio magntico .

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COMPRAS POR CUENTA Y ORDEN

DE PECOM ENERGIA ANEXO VII
El CT enviar al CPT la fecha prevista para la apertura de sobres de ofertas de
cada uno de los equipos y / o materiales, con una anterioridad no menor a 1 da
hbil, con el propsito de que el CP pueda asistir al acto.
En los casos de materiales que el CR desee manejar la apertura de sobres, lo
har saber al CT y ste le enviar los sobres cerrados.
Con el propsito de no afectar las fechas comprometidas y la celeridad del
proceso de Compras, el CT estar facultado para no considerar las ofertas que no
hubiesen sido presentadas en las fechas indicadas en la IB para su presentacin,
a menos que el CP autorice lo contrario.
El CT enviar al CPT y/o a las Especialidades de Ingeniera copia de todas las
ofertas para su anlisis tcnico, indicando su plazo de devolucin, y se abocar al
anlisis comercial.
Recibido el informe Tcnico, el CT elaborar el formulario de Anlisis de
Ofertas (Tcnico y Econmico) con Recomendacin (AO), que enviar al GT, para
su conocimiento y al CP para consideracin de PE.
El CT deber adjuntar al AO los agregados, aclaraciones y ajustes de la oferta
que hayan surgido durante el anlisis, con el correspondiente soporte escrito.
Asimismo y de ser necesario para asegurar los plazos, el CT acompaar el texto
de un Fax o Carta de Intencin a fin de adelantar la decisin de compra al PR.
En el transcurso de (4) das hbiles el CP y la GP aprobarn o modificarn la
recomendacin dada por el CT, mediante la firma del CP en el casillero
correspondiente del formulario AO. Al trmino del plazo mencionado, de no mediar
respuesta ni pedido de aclaracin, se considerar como aceptada la
recomendacin del CT y este estar facultado a confeccionar el texto de la NP de
acuerdo a la decisin de compra por el recomendada. Si hubiere consultas
aclaratorias del CP al CT, la cuenta de los cuatro das se suspende durante el
lapso que demore la respuesta, reinicindose luego de la misma.
6.3.3.

NOTA DE PEDIDO

Definido el proveedor al que se le encomendar el suministro, el CT preparar

el texto de la NP anexando toda la informacin tcnica necesaria para una
correcta provisin, los requisitos de calidad e inspeccin y las condiciones
comerciales pactadas. En caso de que haya Carta de Intencin, el CT la enviar
al CP inmediatamente despus de recibido el formulario de AO aprobado por PE.
La emisin de la NP al PR ser realizada por el CP dentro de los siete (7) das
hbiles de recibido el texto de la NP con todos sus anexos de parte del CT. En su
defecto el CP emitir una Carta de Intencin.
Simultneamente al envo de la NP o CI al PR, el CP enviar copia de las
mismas al CT.
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COMPRAS POR CUENTA Y ORDEN

DE PECOM ENERGIA ANEXO VII
6.3.4.

VARIACIN DE LA NOTA DE PEDIDO

Todo cambio relacionado con la provisin, previo acuerdo con el CP, ser
incorporado por el CT como una Variacin de la NP, debiendo esta revisin
quedar aprobada por PE previo a su emisin al proveedor. Esta Variacin ser
remitida al PR por el CP, con copia al CT.
En toda Variacin de una NP debe indicarse que la misma anula y reemplaza a
la anterior.
6.3.5.

ACTIVACIN

El CT ser responsable de la activacin frente al PR, a fin de asegurar el

cumplimiento de los plazos contractuales indicados en cada NP. Dicha activacin
se llevar a cabo telefnicamente y mediante el seguimiento de las fechas de
entrega de la documentacin asociada para corroborar los avances. En caso de
dudas, se requerir al CPT el envo de inspectores para verificar el avance.
Dichos inspectores informarn directamente al CT en simultneo con el reporte al
CP, en ambos casos adjuntando copia del informe de inspeccin correspondiente.

6.4. INSPECCIN
La Inspeccin (IT), se har cargo de las inspecciones requeridas para el
cumplimiento en tiempo y forma de las NP y la recepcin de los productos o
servicios adquiridos para el Proyecto.
La IT reportar directamente al CT. Cualquier situacin dudosa que la IT
encontrare en el cumplimiento de sus funciones, la consultar con el CT a fin de
clarificar el tema. Estas consultas pueden hacerse por va escrita o telefnica,
pero las respuestas que impliquen apartamientos de los aspectos tcnicos de la
provisin o definicin de aspectos no aclarados en las especificaciones, sern
enviadas por escrito (e-mail o fax).
La IT deber contar con una copia de cada NP en su ltima variacin as como
con los documentos tcnicos del PR aprobados por el CPT, a los efectos de
planificar y realizar apropiadamente las inspecciones y para la verificacin de la
provisin. El CT ser el responsable de suministrar al IT dicha documentacin
tcnica.
Al cabo de su visita de control, el Inspector emitir el correspondiente informe
(ICC) dando cuenta del resultado de la misma y las observaciones a que hubiere
lugar. En caso de registrar apartamientos con respecto a las especificaciones que
rigen la provisin, que no hayan sido salvados por el CP, confeccionar un
Informe de No Conformidad (INC) detallando las desviaciones encontradas.

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DE PECOM ENERGIA ANEXO VII
Las solicitudes de inspeccin sern enviadas por el PR al CT. Este, una vez
controlada con relacin a la NP, la girar al IT indicando toda la informacin
necesaria para que el Inspector se ubique con respecto a los bienes a
inspeccionar.
Una vez realizadas las inspecciones y/o ensayos necesarios para la recepcin
del suministro, el Inspector enviar una copia del Acta respectiva al CT y ste, a
su vez, al CP indicando qu bienes quedan liberados para su transportados a la
Obra.
Se considerar tcnicamente cumplida aquella NP que posea la aprobacin por
parte de la Inspeccin, de todos sus tems y de la documentacin requerida en la
NP.

6.5. TRANSPORTE
El CT, en funcin de las Actas de liberacin de los bienes, verificar el correcto
cumplimiento de las NP.
En todos los casos, cualquiera sea la condicin de entrega, el CT ser
responsable de la gestin del transporte de los productos a destino, coordinando
con la Empresa Transportista y con el PR y/o con el Despachante, todos los
aspectos relativos al despacho. Deber suministrar al transportista toda la
documentacin requerida para la entrega y transporte de la provisin (Lugar de
entrega, horarios, dimensiones y pesos de los bultos, etc.).
Para todas entregas y a efectos de evitar problemas de deterioro durante el
transporte, si el CT lo juzga necesario, solicitar los servicios de la IT a efectos de
verificar el correcto embalaje de los productos y su acondicionamiento sobre el
medio de transporte. A tal fin el CT analizar en cada caso la naturaleza de la
provisin y la susceptibilidad de deterioros por transporte, teniendo en cuenta el
estado de los caminos hacia la Obra.
El CT notificar a la Obra el despacho de los bienes comprados mediante el
envo de copia del remito del transporte correspondiente, el cual ser devuelto por
el Jefe de Obra al CT, con los comentarios a que hubiere lugar. Las fechas del
despacho y recepcin de indicarn en el Registro de Avance de Compras (RA).

7.

REGISTROS
El CT ser responsable de mantener archivada por Obra y por NP toda la
documentacin relativa a la gestin de compra de cada material, y de llevar
planillas de registro que indiquen el avance de todas las RM y de las NP
correspondientes.

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COMPRAS POR CUENTA Y ORDEN

DE PECOM ENERGIA ANEXO VII
Los registros tendrn un tiempo de mantenimiento en archivo de acuerdo a lo
indicado en el PG-02, salvo que existan requisitos legales o contractuales que
requieran un plazo mayor.

8.

ANEXOS
Sern de aplicacin durante el desarrollo de la gestin de compras por cuenta y
orden de Pecom Energa S.A., las siguientes planillas:
RM: Requisicin de Materiales
LP: Lista de Proveedores
IB: Pedido de Cotizacin o Carta de Invitacin a Cotizar
AO: Anlisis de Ofertas con Recomendacin.
NP: Nota De Pedido u Orden de Compra (de PECOM)
CI: Carta de Intencin
RA: Registro de Avance de Compras
DPR: Documentacin de Proveedores recibida.
DPD: Documentacin de Proveedores devuelta.
PI: Pedido de Inspeccin.
ICC: Informe de Control de Calidad
INC: Informe de no conformidad

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