INSTRUCTIVO

3127-IT-ING-01

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SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE

CONTROL DE DOCUMENTOS DE INGENIERIA

GASYRG ESTACION DE COMPRESIN VILLAMONTES

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ndice
1. OBJETO................................................................................................................
2. ALCANCE..............................................................................................................
3. DEFINICIONES........................................................................................................
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA..............................................................................
5. RESPONSABILIDADES............................................................................................
6. METODOLOGA......................................................................................................
6.1. Documentacin Interna de TECNA S.A...........................................................
6.1.1.Revisin de Documentos.................................................................................
6.1.2.- Emisin, Aprobacin de Documentos............................................................
6.1.3.- Registro y Archivo de Documentos................................................................
6.1.4.- Distribucin de Documentos..........................................................................
6.1.5.- Desvo de Ingeniera......................................................................................
6.2. Documentacin Externa de TECNA S.A..........................................................
6.2.1.- Documentacin de Clientes...........................................................................
6.2.2.- Documentacin de Proveedores o Subcontratistas......................................
7. REGISTROS...........................................................................................................
8. ANEXOS................................................................................................................

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1.

OBJETO
El objeto de esta Instruccin es establecer la metodologa para controlar la
emisin, aprobacin, registro, archivo y distribucin de la documentacin de
Ingeniera para el proyecto GASYRG Estacin de Compresin Villamontes.

2.

ALCANCE
La documentacin interna (de uso interno y externo) que afecta la calidad y
que conforma el Sistema de la Calidad para el proyecto GASYRG Estacin de
Compresin Villamontes.

3.

DEFINICIONES
Los documentos estarn divididos por especialidad en: Electricidad, Procesos,
General, Civil, Instrumentos, Mecnica, Caeras, Equipos Mecnicos y
Estructuras Metlicas. En funcin de las necesidades de cada obra en particular
pueden emitirse documentos de otras especialidades complementarias de las
aqu mencionadas.

4.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
ISO 9001:2000
ISO 14001:1996
OHSAS 18001:1999
Manual de Gestin de CSSA
Procedimiento de Control de Documentos PG-01
Instructivo de Codificacin de Documentos de Ingeniera 3127-IT-ING-02
Instructivo para Gestin de Sistemas IT-SIS-01

5.

RESPONSABILIDADES
La preparacin, codificacin, distribucin y revisin de los documentos, es
responsabilidad del Lder de Proyecto.

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6.

METODOLOGA
6.1.

DOCUMENTACIN INTERNA DE TECNA

6.1.1.REVISIN DE DOCUMENTOS
Los documentos indicarn en su revisin algunas de las posibilidades citadas
ms adelante, dividindose en revisiones alfabticas y numricas.
La documentacin podr revisionarse de la siguiente manera y con su
correspondiente descripcin:
Revisin 0: El documento se libera para aprobacin (EMISION PARA
APROBACION).
Revisiones A, B, C, etc.: EMISION PARA CONSTRUCCIN o EMISIN PARA
COTIZACIN o APROBADO con modificaciones posteriores a la 0.
Revisin (Alfabetica)+n: Documento conforme a obra (EMISION CONFORME A
OBRA). Ej: Rev-B1.
Una vez concluido el montaje, en los documentos que se haya convenido
oportunamente con el cliente, si no se han producido modificaciones, la ltima
revisin emitida para construccin podr constituirse en conforme a obra, previa
estampa del original con un sello que indique ese carcter.
Cuando se realicen modificaciones en los documentos, stas se indicarn
mediante una nube y un tringulo con la letra o nmero de la revisin.
En el caso de modificaciones generalizadas del documento podr omitirse la
nube.
En los documentos tipeados, las modificaciones se podrn indicar en negrita,
inclinada o con una lnea a la izquierda del prrafo

6.1.2.- EMISIN, APROBACIN DE DOCUMENTOS

Posterior a la elaboracin del documento de Ingeniera por el rea
correspondiente, el revisor verifica el documento y firma en el espacio
correspondiente a REVISO. El Lder de Proyecto verifica el elaborado. Concluido
su control, firma en el espacio correspondiente a "APROBO" en el rtulo del
documento (Estos espacios tambin tienen las siglas de los firmantes).
Para que un documento sea emitido deber estar inicialado o firmado por quien
lo emiti (salvo la documentacin externa), revis y aprob (ver listado que
especifica el personal autorizado para revisar y aprobar documentos).

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Aquellos documentos que an se encuentran en Revisin y Emisin para
Aprobacin, podrn ser usado para fabricacin compras siempre y cuando
tengan el sello PARA CONSTRUCCIN y estn firmados por el Lder de Proyecto
o por quien ste delegue dicha responsabilidad.
En los documentos con revisin alfabtica, no har falta poner el sello para
Construccin.
La codificacin del documento se ejecutar en acuerdo con lo establecido en la
Instruccin Operativa: Codificacin de Documentos de Ingeniera N 3127-IT-ING02 la instruccin que indique el Plan de Calidad del Proyecto.
El formato del documento estar de acuerdo con lo establecido en la
Instruccin Operativa: Rtulos, Formatos y Formularios IT-ING-03.
Los Procedimientos (PT) y las instrucciones (IT) sern revisadas por la
Gerencia de CSSA y aprobados por el Gerente, que pertenece el sector emisor,
el Gte de CSSA quien ser adems responsable de su distribucin.
El documento original se archiva en Carpetas Internas identificadas como
ORIGINALES con el detalle de las especialidades que contiene cada una.
De la misma forma se genera un archivo de copias identificadas por un sello
como COPIAS RECORD en las que se deben concentrar todos los cambios que
va sufriendo la documentacin desde su emisin actual hasta la prxima.
Cuando se emita una nueva revisin del documento se repetir lo dicho
anteriormente y se reemplazar la revisin anterior del documento original y su
copia record por su nueva revisin.
Los documentos superados por revisiones debern ser destruidos en todos los
puntos de utilizacin que dependan de TECNA, archivndose una sola copia con
la leyenda SUPERADO para referencia hasta la finalizacin de la obra o estudio
de ingeniera. El archivo de documentos superados deber separarse del archivo
de obra y estar claramente identificado.
El cambio de documentos obsoletos se realizar bajo la responsabilidad del
Lder de Proyecto, ya sea por su reemplazo en los correspondientes archivos
internos, o mediante el envo por nota en la circulacin externa. En este ltimo
caso, se proveern medios para que el destinatario, autorizado, enve a TECNA el
correspondiente acuse de recibo.

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6.1.3.- REGISTRO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Se llevar el registro de documentos emitidos en la lista de documentos por
obra ordenndolos por especialidad, por su nmero de documento. En esta lista
se indicar la revisin del documento, la fecha de emisin por TECNA, la fecha de
devolucin por el cliente y sus comentarios, estas listas sern actualizadas con
una periodicidad semanal. Llevaran letra de Revisin y fecha; una copia
magntica por e-mail ser distribuida por el rea de documentacin a : Calidad,
Fabricacin, Obra y el Cliente (si as se establece), Lder de Proyecto,
Coordinador de Ing.
Los archivos de los documentos emitidos se almacenarn en un directorio por
obra, ordenados por especialidad, en el disco duro del servidor de la red y se
harn copias magnticas de estos directorios peridicamente segn IT-SIS-01.

6.1.4.- DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

La distribucin interna se har a los destinatarios que indique el Lder del
Proyecto por medio de la Planilla de Distribucin de Documentos F-35.
La distribucin externa del documento al cliente, proveedores o subcontratistas
deber estar acompaada de su correspondiente nota de envo de
documentacin, llevando as un registro de la documentacin enviada.
El lder de proyecto es responsable de mantener actualizados los documentos
que se emiten en todos los puntos de utilizacin.

6.1.5.- DESVO DE INGENIERA

Cuando se deban realizar modificaciones en los documentos de ingeniera que
ya se hayan emitido para construccin, se documentar el cambio mediante el
formulario Desvo de Ingeniera (el que se emite con un nmero de identificacin
registrado) adjuntndole el documento modificado y envindose copia a los
destinatarios originales y una copia del desvo se adjuntar al documento original
hasta que en una siguiente revisin se incorpore el o los desvos.

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6.2. DOCUMENTACIN EXTERNA DE TECNA
6.2.1.- DOCUMENTACIN DE CLIENTES
La documentacin de Ingeniera proveniente de los clientes se registra en la
lista de documentos. Toda observacin al documento que sea necesaria realizar,
el lder de proyecto la concretar en una nota que se enviar al cliente.

6.2.2.- DOCUMENTACIN DE PROVEEDORES O SUBCONTRATISTAS

La documentacin de Ingeniera proveniente de los proveedores o
subcontratistas es recibida por el lder de proyecto que le asigna su revisin al
departamento que corresponda mediante una nota de orden de trabajo interno o
nota de envo si el revisor es externo. El revisor realiza sus comentarios firmando
y fechando su intervencin. El lder de proyecto verifica los comentarios y asigna
el estado del documento segn las disposiciones siguientes, firmando y fechando
su intervencin.
a) "Aprobado"
El documento es apto para su uso en la actividad correspondiente sin cambio ni
modificaciones.
b) "Aprobado con observaciones"
El documento es apto para uso con las limitaciones que impliquen las
observaciones o correcciones efectuadas, estas se harn sobre el documento o
informando por nota o fax. Para ste ltimo caso, una copia de las observaciones
quedarn adheridas sobre la copia emitida a revisin.
El proveedor podr poner en uso el documento en forma inmediata, pero
deber emitir en el plazo ms breve posible, una revisin del documento en la que
incorporar las observaciones y correcciones. Durante el uso del documento no
podrn ejecutarse tareas de las partes observadas hasta su aprobacin.
c) "No aprobado"
El documento no es apto para su uso y deber emitirse una revisin que
incorpore las observaciones o correcciones indicadas.
La actividad en que se utilizar el documento quedar detenida hasta la
reversin del mismo al estado "Aprobado" o "Aprobado con Observaciones".
La comunicacin al proveedor del resultado de la evaluacin del documento se
efectuar mediante la aplicacin de un sello con la indicacin del estado, o por
nota segn resulte ms prctico, efectivo y rpido.

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Salvo que se establezca por el cliente, TECNA utilizar la codificacin y
revisin dada por el proveedor, en aquellos casos en que los doc. de los
proveedores no estn codificados Tecna usar su propia codificacin siguiendo
los lineamientos de la Instruccin Operativa Codificacin de Documentos de
Ingeniera N 3127-IT-ING-02 lo que establece el Plan de Calidad del Proyecto.
El documento se registra en la lista de documentos donde se describe el
estado del documento.
Si es requerido contractualmente el envo del documento al cliente, se
gestionar del mismo modo que los documentos originados en TECNA.

7.

REGISTROS
Los registros de la actividad de Control de Documentos de Ingeniera son los
indicados en la metodologa.
Todos los registros tendrn un tiempo de mantenimiento en archivo de acuerdo
a lo indicado en el PG-02 Control de los Registros, salvo que existan requisitos
legales o contractuales que requieran un plazo mayor.

8.

ANEXOS
NA

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