Analisis system pembayaran SPP di SMA Mekar Arum Bandung

Lokasi : Jl. Raya Cinunuk, Cileunyi, Jawa Barat

Administrasi pembayaran siswa adalah suatu kegiatan administrasi yang melayani semua
pembayaran siswa baik di lembaga pendidikan formal maupun tidak formal agar berlangsung
secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuannya.
I.

Identify
1. Masalah :
2. Pendataan saat melakukan pembayaran, dilakukan secara tertulis dan
membuat waktu habis terbuang bila banyak siswa ingin melakukan
transaksi di hari yang sama.
B. Karena pencatatan dilakukan secara manual, jadi keamanan data sering
tidak bisa dijaga sering terjadi kehilangan data, sehingga menimbulkan
kesalahan pada proses pembuatan laporan.
C. Selain itu juga jika siswa kehilangan kartu bayar, maka petugas akan
kesulitan untuk mengetahui jumlah yang sudah dibayarkan oleh siswa.
2. Penyebab masalah :
A. Sistem administrasi secara manual
B. Bukti transaksi terlalu banyak atau hilang

3. Titik keputusan :
Karena system administrasi dilakukan secara manual, terjadi beberapa
kesulitan yang dihadapi pihak administrasi. Administrasi secara manual bias
dikatakan mudah. Namun, banyaknya murid yang membayar administrasi secara
bersamaan membuat pekerjaan menjadi menumpuk.

4. Personil kunci :
Petugas Administrasi sekolah.

II.

Understand
1. Melakukan observasi
a. Tujuan
Observasi dilakukan untuk mengetahui bagaimana sistem berjalan tanpa adanya
rekayasa perbaikan didepan team kami.
b. Implementasi Observasi
Mengamati saat siswa-siswa SMA Mekar Arum melakukan transaksi di bagian
keuangan sekolah, serta mencatat kejadian yang terjadi.
2. Melakukan wawancara
1. Berikut adalah pertanyaan serta jawaban yang kami dapat dari salah satu siswa.
a. Kepada Siswa
No
Pertanyaan
1
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk
pelayanan dalam membayar uang SPP
disekolah ini?

Jawaban
Sekitar 10 menit itu juga
kalau tidak mengantri

Apakah menurut anda dalam melakukan

transaksi ini sudah efektif?

Belum masih ada

kesalahan dalam
pencatatan pembayaran

Apakah dalam meminta bukti pembayaran

dapat dilakukan dengan cepat?

Bagaimana bila sistem ini dilakukan dengan

sistem terkomputasi? (Contoh : Print bukti
transaksi secara otomatis)

b. Kepada Petugas
No

Pertanyaan

Jawaban

Berapa lama waktu yang diperlukan untuk

menulis atau mencatat sedikitnya satu
transaksi saat pembayaran?

Apakah sulit bila ada siswa yang

kehilangan kartu iuran dan meminta backup
data dari sekolah?

Apakah transaksi yang dilakukan ini

efektif?

Bagaimana bila sistem ini dilakukan dengan

sistem terkomputasi? (Contoh : Print bukti
transaksi secara otomatis)

3. Pemahaman system
Sistem pembayaran di sekolah ini berjalan secara manual. Sedikitnya, waktu yang
dihabiskan adalah 7menit dalam 1 kali transaksi. Murid yang datang harus mengantri
terlebih dahulu bila ada siswa lain yang sedang melakukan transaksi. Petugas yang
ada mencatat nama, tanggal, serta nominal uang yang siswa bayar. Setelah itu,
petugas juga memberi cap pada kartu iuran yang siswa miliki agar ditandai sebagai
transaksi sah, serta sebagai bukti bahwa mahasiswa melakukan transaksi.

III.

Analyze

1. Sistem Pembayaran di SMA Mekar Arum, dengan dilakukan secara manual

menggunakan kuitansi tertulis.
2. Pengerjaan dalam proses pembayaran cukup lama dan siswa harus mengantri

IV.

Report
Kesimpulan
a.

Dari hasil analisa ada beberapa hal di simpulkan jika sistem pengolahan data
pembayaran masih mengunakan sistem lama sebagai beriku :

b. Penyajian informasi yang berhubungan dengan pembayaran siswa sering

mengalami hambatan
c. Data yang disimpan dalam bentuk arsip akan membutuhkan media penyimpanan
yang besar
d. Pencarian data , penyimpanan , perubahan data dan juga penghapusan data
melakukan waktu yang cukup lama
Adapun kesimpulan dari pembuat aplikasi sistem pembayaran siswa pada Sma Mekar
Arum antara lain :
1.

Dengan sistem yang baru dapat membantu petugas Administrasi dalam

pengolahan data yang berhubungan dengan pembayaran spp bulanan siswa

2. Data-data yang berhubungan dengan pembayaran siswa tersimpan dalam suatu

database sehinga mempermudah pengambilan data, pengolahan dan juga
penghapusan data
3. Dan sangat efektik dan efesien dalam pembuatan laporan data nantinya
SARAN :
1. Dengan di kembangkannya sistem informasi khususnya basis data diharapkan
SMA Mekar Arum memiliki keinginan untuk mengembangkan sistem informasi
yang ada.
2. Adanya sistem baru pemakai di sarankan untuk memperhatikan kekurangan dan
kelemahan sistem agar dapat segera di cari permecahan masalah dan segera di
perbaiki
3. Dapat melanjutkan analisa dan juga memperbaiki kekurangan-kekurangan yang
ada pada sistem yang baru nantinya.