Hoja de Ruta para la implementacin

de una PMO en la FIEE

Project Charter

Hoja de Ruta para la implementacin de una PMO en la FIEE

BITCORA DE REVISIONES
Versin

Fecha

1.0
1.1
1.2
1.3

2015-12-21
2015-12-23
2015-12-29
2016-01-06

Autor(es)
Jaime Tamayo
Jaime Tamayo
Jaime Tamayo
Jaime Tamayo

Notas de revisin
Revisin de Project Charter
Segunda Revisin Project Charter
Tercera Revisin Project Charter
Tercera Revisin Project Charter

Hoja de Ruta para la implementacin de una PMO en la FIEE

1. TABLA DE CONTENIDOS
Contenido
1.

TABLA DE CONTENIDOS ........................................................................................................................... 3

2.

DESCRIPCIN DEL PROYECTO ............................................................................................................... 4

3.

OBJETIVOS DEL PROYECTO .................................................................................................................... 5

OBJETIVO GENERAL: ............................................................................................................................................. 5
OBJETIVOS ESPECFICOS: ....................................................................................................................................... 5

4.

ALCANCE DEL PROYECTO ....................................................................................................................... 5

DENTRO DEL ALCANCE: ......................................................................................................................................... 5
FUERA DEL ALCANCE: ............................................................................................................................................ 6
ENTREGABLES ESPERADOS:.................................................................................................................................... 6

5.

ESTIMACIONES DE ESFUERZO, COSTOS Y DURACIN DEL PROYECTO ..................................... 6

COSTO ESTIMADO: ................................................................................................................................................. 6
ESFUERZO ESTIMADO:............................................................................................................................................ 7
DURACIN ESTIMADA: ........................................................................................................................................... 7

6.

SUPUESTOS DEL PROYECTO ................................................................................................................... 8

7.

RIESGOS DEL PROYECTO ....................................................................................................................... 10

8.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL PROYECTO ........................................................................ 11

9.

GESTION DE CAMBIOS ............................................................................................................................ 11

10.

PROTOCOLO DE APROBACIONES DEL PROYECTO ..................................................................... 11

11.

APROBACIONES DEL PROYECTO ..................................................................................................... 13

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2. DESCRIPCIN DEL PROYECTO

Una PMO oficina de gestin de proyectos es una entidad dentro de una empresa, universidad,
organizacin que se le han encargado algunas responsabilidades en su jurisdiccin en relacin
con la direccin coordinada de todos los proyectos que tiene a su cargo.
Las responsabilidades de una oficina de gestin de proyectos PMO pueden ir desde dar solo
funciones de soporte para la realizacin de un proyecto hasta la responsabilidad de estar a cargo
de forma directa de un proyecto.
La oficina de gestin de proyectos al encargarse de un proyecto va a tener algunas funciones entre
ellas tenemos:

Dar un servicio de apoyo administrativo por ejemplo con polticas y tambin con
plantillas para los proyectos a realizarse.
Brindar una capacitacin adecuada adems asesora a los diferentes directores de
proyectos.
Apoyar el proyecto brindando lineamientos y capacitacin sobre la direccin de los
proyectos.
Dando una alineacin para mejor administracin de los recursos del personal del
proyecto.
Centralizar la comunicacin entre los directores de los diferentes proyectos que se estn
realizando en la PMO. [1]

Van a existir algunos tipos de PMO acorde a la influencia que y al control de los diferentes
proyectos, El rol que desempea una PMO puede ser de:
Soporte
La PMO de soporte va a tener un papel de consultora en los proyectos, en forma de plantillas de
los distintos proyectos, va a actuar como un repositorio de informacin en todos los proyectos de
la organizacin, es decir el grado de control que tenga esta PMO va a ser bajo.
Seguimiento y Control
La PMO de control adems de brindar soporte tambin va a asegurar que el proyecto se cumpla
en base a diversos mecanismos es decir que va a verificar que se estn usando las metodologas
adecuadas viendo el uso de plantillas y herramientas y otros mecanismos
Al igual que la PMO de Soporte, suministra mejores prcticas, plantillas y experticia, pero adems
establece mecanismos para garantizar que se utilicen, el grado de control que se le proporciona
es medio.
Directiva
La PMO va a tener la direccin y el completo control de los proyectos, va a establecer revisiones
en intervalos de tiempo peridicos para asegurar que se est cumpliendo con la realizacin del
proyecto, va a manejar los recursos para los diferentes proyectos y va a estar a cargo de la
asignacin de los mismos. [2]

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Acorde a lo mencionado anteriormente en este proyecto se desarrollarn que permitan disear
una PMO adaptada a los requerimientos presentes y futuros de la FIEE en la EPN, estas son:
Etapa de recoleccin de informacin
Definir el alcance de la PMO
Definir la estructura orgnica de la PMO
Establecer la metodologa y estndares a usar

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO

Objetivo General:
Elaborar una hoja de ruta para la implementacin y administracin de una PMO en la FIEE, cuya
propuesta ser entregada hasta el 21 de enero del 2016.

Objetivos Especficos:

Realizar un levantamiento bibliogrfico de aspectos fundamentales a ser considerados en

la implementacin de PMOs y de experiencias exitosas que permitan seleccionar un
conjunto de buenas prcticas para la implementacin de una PMO.
Analizar la situacin actual de la FIEE identificando su madurez en administracin de
proyectos.
Definir aspectos legales, organizacionales y funcionales a cumplirse para la creacin de la
PMO en la FIEE.
Investigar las normativas vigentes en las instituciones de educacin superior relacionadas
con la implementacin de una PMO.
Comparar los distintos modelos de PMOs existentes, analizando sus ventajas, desventajas,
procesos asociados con el fin de establecer cul es el tipo de PMO que ms se adapta a la
gestin de proyectos de la FIEE.
Definir el modelo a implementar y desarrollar los procesos necesarios para administrar y
gestionar los proyectos de manera eficiente en la FIEE.

4. ALCANCE DEL PROYECTO

El alcance de este proyecto incluye y excluye los siguientes aspectos:

Dentro del alcance:

La elaboracin de varias investigaciones acerca de la implementacin de una PMO en una

organizacin para en base a esto presentar una adecuada hoja de ruta para implementar una
PMO en la FIEE.

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Se conoce que existen tres tipos de PMO que pueden ser implementados en una empresa,
por lo cual se definir el tipo de PMO ms adecuada para la FIEE o una combinacin de estos,
sobre la base de las necesidades de la facultad.

La elaboracin de un modelo especifico de la PMO a implementarse en la FIEE que responda

ante las necesidades que presente la facultad en cuanto a gestin de proyectos.

Identificacin de la adecuada ubicacin de la PMO dentro de la FIEE as como la identificacin

de las funciones que se llevarn a cabo por parte de la PMO en la FIEE.

Fuera del alcance:

El proyecto NO contempla la implementacin de la PMO en la facultad, nicamente se

presentar un estudio para su posible creacin. La implementacin de la misma quedar a
consideracin de los patrocinadores del proyecto.

Entregables esperados:

tem

Entregable

Informe sobre aspectos

legales, organizacionales y
funcionales.
Informe de procesos de la
PMO
Hoja de ruta

Descripcin

En este constarn todas las normas vigentes para

la implementacin de la PMO en instituciones de
Educacin Superior.
En este se especificar el tipo de PMO y las
funciones internas que deber realizar o deber
cumplir
Contiene el proceso necesario para la
implementacin de la PMO en la FIEE

5. ESTIMACIONES DE ESFUERZO, COSTOS Y DURACIN

DEL PROYECTO
Costo estimado:
Para el desarrollo del proyecto se procede a la contratacin de una consultora que se encargara
de realizar el pertinente estudio y generar resultados que podrn ser evaluados por el cliente:
Rol

Nmero de miembros

Dlares/hora

Director del Proyecto

Equipo de Estudios y Proyectos
Equipo Coordinador de Supervisin
Equipo de logstica

1
4
2
4

30
24
19
28

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Se estima que el costo total del proyecto es de 15320 dlares

Esfuerzo estimado:
Se consideran los 11 miembros del grupo encargados del proyecto de consultora, cada uno
realiza una funcin especfica para el desarrollo y planificacin del proyecto.
Las funciones que realiza cada uno de los equipos se citara a continuacin:
-

Director de Proyecto (PM)= Se encarga de liderar al equipo de trabajo en el proyecto con

la finalidad de cumplir con los objetivos planteados para el proyecto, se debe encargar de
satisfacer las necesidades del equipo y las necesidades individuales.
Equipo de Estudios y Proyectos= Se encarga de obtener y evaluar la informacin vital para
el desarrollo y planteamiento del proyecto, puede utilizar la experiencia adquirida del
estudio de otras organizaciones o proyectos.
Equipo Coordinador de Supervisin: Se encarga de la supervisin tanto general del
proyecto como de cada una de las reas envueltas en el mismo. Se asegura del
cumplimiento de las metas del proyecto segn lo establecido al inicio del proyecto. Su
principal obligacin corresponde a la generacin continua de informes para el PM.
Equipo de logstica: Se encarga de la gestin de los medios necesarios para cumplir con
los proyectos, debe supervisar el desarrollo diario del proyecto, su principal objetivo es
satisfacer los requerimientos del cliente.
Funcionario

Jaime Tamayo
Paul Molina
Leslie Toapanta
Vinicio Saltos
Andrs Narvez
Thoms Borja
Juan Rodrguez
Fausto Salaz
Yessenia Padilla
Karla Eras
Jonathan Toscano

Rol
Director del Proyecto
Equipo de Estudios y Proyectos
Equipo de Estudios y Proyectos
Equipo de Estudios y Proyectos
Equipo de Estudios y Proyectos
Equipo Coordinador de Supervisin
Equipo Coordinador de Supervisin
Equipo de logstica
Equipo de logstica
Equipo de logstica
Equipo de logstica
TOTAL HORAS/MES

Horas /mes
100
60
60
60
60
40
40
45

45
45

45
480

Duracin estimada:
Con la participacin de los funcionarios en las condiciones planificadas se tiene previsto la
conclusin del proyecto hasta 18 de Enero del 2016, es decir una duracin de alrededor de 1 mes,
cumpliendo con lo siguiente:

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tem

Hito

Fecha

Project Charter

2016-01-14

2016-01-15

Determinacin de estado de la
facultad
Plan de trabajo

Entregables

2016-01-21

Cierre de Proyecto

2016-01-21

2016-01-19

Entregable
Project Charter aprobado por el
Patrocinador
Informacin necesaria para tomar
acciones adecuadas en la facultad
Plan de trabajo aprobado por el
Patrocinador
Entrega de productos antes
mencionados.
Informe de cierre de proyecto

6. SUPUESTOS DEL PROYECTO

La planificacin del proyecto considera los siguientes supuestos que deben cumplirse para
asegurar su ejecucin, en el tiempo y alcance previstos, pues de no ser as, el proyecto deber ser
re-planificado:

No existirn cambios en los integrantes pertenecientes al grupo para el desarrollo del

proyecto.

Se asignar a cada integrante del grupo un tiempo estimado para su participacin dentro del
proyecto.

Cada integrante del grupo para la creacin de la PMO de la FIEE entregar su investigacin
en el tiempo dispuesto por el PMO encargado.
La estructura de la FIEE no sufrir cambios durante la realizacin del proyecto.

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7. RIESGOS DEL PROYECTO

Existen factores que no son controlados ni por los patrocinadores ni por los integrantes del
proyecto los cuales se han determinado. Estos factores se muestran a continuacin:
Nmero

Riesgo

Afectacin al
proyecto

Plan

Dificultad en la adquisicin de
informacin necesaria para el
desarrollo del proyecto debido a
festividades.

alto

Realizar la solicitud de informacin a

varias fuentes para asegurar su
disponibilidad.

La deficiente investigacin por

parte de los integrantes del grupo
para la creacin de la PMO para la
FIEE y formatos de los documentos
de la misma.

alto

El PMO designado se encargar de

supervisar el trabajo de
investigacin de cada integrante

Incumplimiento en la entrega de la
parte correspondiente del trabajo
de cada integrante.

alto

El PMO se encargara de la
supervisin de los plazos de entrega
del trabajo de cada integrante

Cambio en la estructura de la FIEE,

mientras se realiza la consultora,
lo cual hara que la misma no sea
actualizada.

bajo

Informar al patrocinador acerca de

la misma y proponerle al mismo si
seguir el estudio con la estructura
antigua o con la estructura actual,
con lo cual es posible que no se
cumpla el plazo de entrega

Inadecuado dimensionamiento de
la PMO en la FIEE ya que no se
define un estndar en la estructura
organizacional para la PMO

medio

Investigar las necesidades actuales

como futuras de la FIEE para realizar
un correcto dimensionamiento de la
PMO para la FIEE

10

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8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL PROYECTO

Para la ejecucin del proyecto en los trminos planificados es necesaria la asignacin de los
siguientes funcionarios.
TEM

ROL

FUNCIONARIO

Patrocinador Ejecutivo

Pal Vsquez

Patrocinador

Pal Vsquez

Director del Proyecto

Jaime Tamayo

Miembros del grupo de

proyecto

Andrs Narvez
Vinicio Saltos
Jonathan Toscano
Karla Eras
Pal Molina
Yessenia Padilla
Leslie Toapanta
Juan Rodrguez
Thoms Borja
Fausto Salaz

RESPONSABILIDADES
Aprobar el inicio de proyecto y los
entregables finales y brindar todas
las facilidades para su ejecucin.
Aprobar todos los entregables de
intermedios del proyecto as como
proporcionar todas las facilidades
para su ejecucin.
Gestin y administracin del
proyecto.
Ejecucin de todas las actividades
definidas en el Plan de Proyecto y en
sus planes subsidiarios.

9. GESTION DE CAMBIOS
Dado que no se tena una visin clara del proyecto, hubo un retraso en la recopilacin de
informacin necesaria, lo que arriesga la calidad de los entregables; adems, el proyecto depende
directamente de las fuentes de informacin (autoridades de diferentes Instituciones de
Educacin Superior).

10.

PROTOCOLO DE APROBACIONES DEL PROYECTO

La aprobacin de los entregables finales lo efectuar el Patrocinador Ejecutivo. La aprobacin de

los entregables intermedios, la realizar el Patrocinador.

11

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11.

BIBLIOGRAFA

[1] M. T. Jimenez, de Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK)Cuarta
edicin, Pennsylvania, PMI publications, 2008, p. 201.
[2] PMOinformatica, [En lnea]. Available: http://www.pmoinformatica.com/2014/03/tipos-de-oficinas-deproyectos.html. [ltimo acceso: 1 1 2016].

12

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12.

APROBACIONES DEL PROYECTO

______________________________________
PhD. Pal Vsquez

___________________
Date

Patrocinador Ejecutivo

______________________________________
PhD. Pal Vsquez

___________________
Date

Patrocinador

______________________________________
Jaime Tamayo

___________________
Date

Director de Proyecto

13