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GDPR-02
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CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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PROCESO GESTION DOCUMENTAL

4. REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIN


4.1. ORGANIZACIN
Razn social: AQ LAB
Domicilio: Carrera 15 No. 254-32 Tunja, Boyac
Telfono/ Fax: (8)7427036
Correo electrnico: laboratorioaqlab@gmail.com
El Laboratorio de anlisis ambiental AQ LAB es responsable legalmente por su
actividad. El Laboratorio realiza las actividades de ensayos incluidas en el
Sistema de Gestin de la Calidad, para cumplir con los requisitos de la
Norma Internacional ISO/IEC 17025:2005, de las autoridades reglamentarias y de
las organizaciones que otorgan reconocimiento.
El Sistema de Gestin de la Calidad del Laboratorio cubre las actividades
realizadas solo en instalaciones permanentes.
El Alcance de la Acreditacin del Laboratorio de anlisis ambiental AQ LAB se
muestra en la siguiente matriz:
ALCANCE DE LA ACREDITACIN DEL LABORATORIO DE ANLISIS AMBIENTAL
AQ LAB
PARAMETRO

TCNICAS DE ANLISIS

METODO REFERENCIA

Acidez

Total

Titulacin bsica

Standard Methods 2310B

Total

Titulacin cida

Standard Methods 2320B

Fotomtrico - DPD

Standard Methods 4500 Cl-G

(CaCO3)
Alcalinidad
(CaCO3)
Cloro
(Cl)

Residual

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Cloruros (Cl-)

Argentomtrico

Color (U.C.)

Espectrofotomtrico

Standard Methods 4500-Cl B

comparacin

Standard Methods 2120C y 2120B

visual.
Conductividad

Conductimtrico

Standard Methods 2510 B

Incubacin 5 das y Oxmetro

Standard Methods 4500 -O-G

Micro DQO: Reflujo cerrado y volumetra

Standard Methods 5220C

Detergentes

Colorimtrico: Sustancias Activas al Azul

Standard Methods 5540C

(MBAS)

de Metileno

Dureza

Volumtrico-Complexomtrico EDTA

Standard Methods 2340C

Digestin cido sulfrico cido Ntrico-

Standard Methods 4500-P B,E

(uSiemens/cm)
Demanda
Bioqumica

de

Oxgeno (DBO5)
Demanda
Qumica

de

Oxgeno

(DQO-

O2)

Total/Clcica
(CaCO3)
Fsforo total (-P)

cido Ascrbico
Grasas y Aceites

Extraccin Soxhlet - Gravimtrico

Standard Methods 5520D

Hierro (Fe+3)

Colorimtrico: Fenantrolina

Standard Methods 3500-Fe B

Hidrocarburos

Gravimtrico

Standard Methods 5520F

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Totales
Nitratos (NO-3_N)

Colorimtrico: Reduccin Cadmio-Cobre

Standard Methods 4500-NO-3 E

Nitritos (NO-2_N)

Colorimtrico:Diazotizacin

Standard Methods 4500-NO-2 B

Nitrgeno

Destilacin, Volumetra

Standard Methods 4500-NH3 B,C

Macrokjeldahl-Volumetra

Standard

Amoniacal (NH3_N)
Nitrgeno

Total

Kjeldahl (-N)

Methods

4500-Norg- 4500

NH3 B,C

Oxgeno Disuelto

Electrodo

especfico.

Yodomtrico

Standard Methods 4500-O C

(OD)

(modificacin de azida)

pH (unidades de

Electromtrico

Standard Methods 4500-H+ B

Slidos Disueltos

Clculo a partir de slidos Totales y

N.A.

Totales

Slidos Suspendidos Totales

Slidos

Cono imhof

Standard Methods 2540F

Gravimtrico 103-105C

Standard Methods 2540D

Gravimtrico

Standard Methods 2540E

Gravimtrico 103-105C

Standard Methods 2540B

pH)

Sedimentables
Slidos
Suspendidos
Totales
Slidos
Suspendidos
Voltiles
Slidos Totales

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Slidos

Totales

Gravimtrico

Standard Methods 2540E

Sulfatos (SO4-2)

Turbidimtrico

Standard Methods 4500-SO24 E

Sulfuros (S -2)

Iodomtrico

Standard

Voltiles

Methods

4500-S-2 F-

Aplication Bulletin 199/3e Metrohm


Turbiedad (U.N.T.)

Nefelomtrico

Standard Methods 2130B

ORGANIGRAMA AQ LAB

DIRECTOR
LABORATORI
O

COORDINAD
OR
GESTIONDE
COMPRAS

COORDINAD
OR DE
CALIDAD

ANALISTA

JEFE DE
RECURSOS
HUMANOS

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El Laboratorio de anlisis ambiental AQ LAB, ha identificado los potenciales


conflictos de intereses que pudieran presentarse, para ello, en la matriz RHMA-01

MATRIZ DE IDENTIFICACION DE POSIBLES CONFLICTOS DE INTERES


Potencial FICACIN DEL CONFLICTO
Conflicto
DE INTERS
Anlisis

TRATAMIENTO
DE
POSIBLES CONFLICTOS

LOS

Alteracin
de
los
resultados y procedimientos de
pruebas
para
avalar
algn - Establecimiento de un compromiso de
producto en el proceso de diseo tica del personal asociado a los
procesos de ensayo del laboratorio,
y desarrollo.
para prevenir que los colaboradores
Cambio
de
valores
de involucrados en dichos procesos cedan
referencia especificados por las ante influencias o presiones que
normas para la realizacin de los puedan tener impacto negativo en la
ensayos y la validacin de los

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Alteracin
de
los
r e s u l t a d o s y procedimientos
de pruebas para avalar y
autorizar
algn producto no
conforme.

Direccin

Gestin
compras

Gestin
Calidad

calidad de su trabajo, y para garantizar


su confidencialidad con el manejo de la
informacin y evitar su participacin en
actividades
que
comprometan
la
competencia, imparcialidad, juicio e
integridad operativa del laboratorios.

- Presin indebida para agilizar


la realizacin de los ensayos
para favorecer los intereses de
- Dentro del sistema
ISO/IEC 17025 se
la empresa.
encuentra
un
compendio
de
- - - Realizacin
de
pruebas
procedimientos e instructivos que
y ensayos
sin
cumplir
lo
garantizan la independencia operativa
establecido
en
los
dentro de la compaa.
procedimientos
del
sistema
de
- Alteracin de los resultados
y procedimientos de pruebas
para autorizar
la
venta - Establecimiento de un compromiso al
de y comercializacin
de personal externo al laboratorio donde
algn producto.
se
expresa
el
respeto
por los
procedimientos
de
realizacin
de las
- Presin indebida para agilizar
pruebas por parte del laboratorio y
la realizacin de los ensayos
donde se aclare que la programacin y
Alteracin de los resultados y la realizacin de los ensayos competen
procedimientos para dar conformidad nica y exclusivamente al personal
de a algn producto.
interno del laboratorio.
Presin indebida para agilizar la - Dar a conocer los procedimientos de
realizacin de los ensayos
solicitud de ensayos al personal de los

diferentes

departamentos

que

se

El Laboratorio de anlisis ambiental AQ LAB cuenta con personal Directivo y


Tcnico, que independientemente de otra responsabilidad, tiene la autoridad y los
recursos necesarios para desempear sus tareas , incluida la implementacin,
mantenimiento y la mejora del SGC NTC-ISO/IEC 17025:2005.

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El Laboratorio de anlisis ambiental AQ LAB, toma las medidas necesarias para


asegurarse de que la Direccin y su personal estn libres de cualquier presin o
influencia indebida, interna o externa que pueda perjudicar la calidad de los
servicios.
Las disposiciones para proteger al personal contra posibles presiones indebidas que
puedan afectar su
desempeo, la calidad del trabajo, confianza en su competencia, imparcialidad,
criterio o integridad operacional, estn contempladas y el procedimiento SCPR-01
Procedimiento de tica y confidencialidad. De igual forma se encuentran definidos
lineamientos definidos para la
proteccin de la informacin generada como producto del desarrollo de las
actividades propias del laboratorio y aquella, cuyo manejo se incorpore como
producto de la ejecucin de los ensayos o aspectos relacionados, incluyendo los
derechos de propiedad de los clientes. El detalle de los citados mecanismos se
define en el procedimiento Manejo de datos electrnicos GDPR-02
El Laboratorio de anlisis ambiental AQ LAB, Tiene polticas y procedimientos para
evitar intervenir en cualquier actividad que pueda disminuir la confianza en su
competencia, imparcialidad, juicio o integridad operativa.
El Laboratorio de anlisis ambiental AQ LAB, tiene definido su organigrama, de igual
forma cuenta con un mapa de procesos , que define las interacciones entre los
diferentes procesos del SGC.
El Laboratorio de anlisis ambiental AQ LAB, provee adecuada supervisin al
personal encargado de los ensayos, incluidos los que estn en formacin, por
personas familiarizadas con los mtodos y procedimientos, el objetivo de cada
ensayo y con la evaluacin de los resultados de los ensayos
El Laboratorio de anlisis ambiental AQ LAB, cuenta con un Responsable Tcnico,
con la responsabilidad total de las operaciones tcnicas, que garantiza la provisin

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de los recursos necesarios para asegurar la calidad requerida en las operaciones


del laboratorio.
El Laboratorio de anlisis ambiental AQ LAB, cuenta con un Responsable de Calidad,
quien independientemente de otras obligaciones y
responsabilidades,
tiene
definida la responsabilidad y autoridad para que el SGC NTC-ISO/IEC 17025:2005,
sea implementado y respetado en todo momento; el responsable de calidad tiene
acceso directo al mas alto nivel directivo en el cual se toman las decisiones sobre
la poltica y los recursos del laboratorio.
El Laboratorio de anlisis ambiental AQ LAB, se asegura de que su personal es
consiente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de la manera en que
contribuyen al logro de los objetivos del SGC NTC-ISO/IEC 17025:2005
La alta direccin se asegura de que se establecen los procesos de comunicacin
apropiados
dentro del LSP y de que la comunicacin se efecta considerando la eficacia del
SGC NTC-ISO/IEC 17025:2005. Para ello se ha establecido la un
Matriz de
Comunicaciones criticas RHMA-02

QU
SE
DEBE
DE
COMUNIC
AR

Misin, Visin
y Polticas
Objetivos
Indicadores

Manual
Calidad

de

QUIN
DEBE
COMUNIC
AR

A
QUIN
DEBE
COMUNIC
AR

Director del
Laboratorio

Personal del
Laboratorio
Coordinador
de Calidad del
Laboratorio

Director del
Laboratorio

Personal del
Laboratorio

Director del
Laboratorio

POR
QU
MEDI
O
Escrito
Escrito

Escrito

ASPECTO CRTICO DE
LA INFORMACIN
Definir la misin y visin de la
organizacin,
incluidas
las
polticas para el Laboratorio
Definir
los
objetivos
e
indicadores para el Laboratorio
Definir
la
estructura
organizacional, los objetivos y
las polticas de calidad del

REGISTR

Manual de

Manual de

Manual de

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sistema
de gestin del
laboratorio, adems de las
disposiciones generales para
asegurar la calidad
Definir los procedimientos y
registros a utilizar en el
Laboratorio

Procedimiento
s y Registros

Director del
Laboratorio

Personal del
Laboratorio

Escrito

Auditorias de
Acreditacin y
Seguimiento

Coordinador
de Calidad
del
Laboratorio

Director
del
Laboratorio

Escrito

Definir
las
fechas
y
programacin
de
las
auditorias
para
acreditacin y seguimiento

Programa de
Auditorias y
Revisiones por
la Direccin

Coordinador
de Calidad
del
Laboratorio

Director
del
Laboratorio

Escrito

Definir las fechas para auditar


el sistema de gestin y la
revisin por la direccin

Programas
internas d
Laboratori
Plan de au
del
Laboratori
Programas
internas d
Laboratori

Planes
Auditoras
Internas
Informes

de

Coordinador
de Calidad
del
Laboratorio

Director
del
Laboratorio

Escrito

Definir los procesos a auditar,


verificar los hallazgos de la
auditoria
y
las
no
conformidades generadas

Plan de au
del
Laboratori
Auditora

Informes
Auditoras
Externas

de

Coordinador
de Calidad
del
Laboratorio

Director
del
Laboratorio

Escrito

Definir los procesos a auditar,


verificar los hallazgos de la
auditoria y las no
conformidades generadas

Plan de au
del
Laboratori
Informe de

Cliente

Analista
Director
del
Laboratorio

Escrito

Definicin de los
procedimientos de ensayo a
utilizar

Procedimi
de ensayo
muestras

Numero
de
muestras a
ensayar y el
procedimiento
para la
realizacin de
las pruebas

Manual de

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Programacin
de
la
realizacin del
ensayo
Resultado de
los Ensayos
para informe
Resultados
Oficiales
de
los
Ensayos
al
cliente
Requisicin de
materiales,
insumos
y
equipos
Estado
de
objetivos e
indicadores
Reclamacione
s, sugerencias
y
reconocimient
os
Necesidades
de
entrenamient
o
y
capacitacin

Director del
Laboratorio

Analista

Escrito

Definir la programacin de los


ensayos

Programac

Analista

Director
del
Laboratorio

Escrito

Obtener los resultados de los


ensayos para realizacin del
informe

Reportes d

Director del
Laboratorio

Cliente

Escrito

Informar al cliente del reporte


final de resultados del proceso
de ensayos en laboratorio

Informe
Laboratori

Director del
Laboratorio

Gestin
compras

de

Escrito

Solicitud d

Director del
Laboratorio

Coordinador
de Calidad del
Laboratorio

Escrito

Descripcin detallada de los


elementos e insumos que se
necesitan
para
el
buen
funcionamiento del laboratorio
Estado de los objetivos e
indicadores
a
tiempo,
informacin confiable

Director del
Laboratorio

Coordinador
de Calidad del
Laboratorio

Escrito

Descripcin detallada

Formato
Reclamos

Director del
Laboratorio

Coordinador
de Calidad del
Laboratorio.
Jefe
de
recursos
humanos

Escrito

Formacin
requerida
para
cumplir lo especificado en la
descripcin
de
cargo
y
complementaria
para
incrementar competencia.

Procedimi
capacitaci
entrenami
personal.

e-mail.
gestin

4.2. SISTEMA DE GESTIN


El laboratorio establece, implementa y mantiene un sistema de gestin apropiado al
alcance de sus actividades. Adems tiene documentada en papel sus polticas,
sistemas, programas, procedimientos e instrucciones tanto como sea necesario
para asegurar la calidad de los resultados de los ensayos y el correcto
funcionamiento del sistema. Esta documentacin es comunicada a todo el
personal y la Direccin se compromete a que sea entendida e implementada
totalmente; adems, asegura que se mantiene la integridad del sistema de gestin
cuando se planifican e implementan cambios en ste.
La poltica del Sistema de Gestin de la Calidad del Laboratorio es consistente con
la establecida por la Gerencia para la organizacin y responde a los lineamientos
de la Norma de aplicacin
Poltica de Calidad
La Poltica de la Calidad del Laboratorio est alineada con su misin y objetivos con
idoneidad tcnico-cientfica, actuando con responsabilidad y transparencia, en forma
objetiva e imparcial, garantizando la confiabilidad de los resultados, manteniendo la
confidencialidad necesaria y focalizando su accionar en la satisfaccin de las
necesidades de los clientes. Esta se encuentra documentada en el Manual de calidad
CIAPR-03 y las dems polticas concernientes a la Calidad del Laboratorio
Objetivos de Calidad
El Coordinador de Calidad del Laboratorio defini, y el Director del laboratorio aprob,
los objetivos para el Sistema de Gestin de Calidad del laboratorio. Cada objetivo
cuenta con sus respectivas metas y estrategias para su cumplimiento, las cuales son
establecidas por el Coordinador de Calidad del Laboratorio. Los objetivos y sus metas
se validan anualmente.

Estructura de la documentacin

De acuerdo a esto, el Sistema de Gestin de Calidad del Laboratorio se encuentra


conformado por los documentos y formatos que conforman el listado maestro de
documentos y registros GDFO-01 y GDFO-02 respectivamente.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

En El manual de funciones RHM-01 se encuentran definidas las funciones,


responsabilidades y autoridades para los distintos cargos, del todo el
personal del Laboratorio.
CARGO:
Director del Laboratorio
OBJETIVO DEL CARGO: Es el encargado de programar, coordinar, administrar y
gestionar las
actividades del Laboratorio, verificando que se proporcionen todos los recursos
necesarios para la
realizacin de las pruebas, as como el estado y correcto funcionamiento de los
instrumentos,
equipos e instalaciones del Laboratorio, y la implementacin del Sistema de Gestin
de Calidad del
Laboratorio bajo la Norma NTC-ISO/IEC 17025:2005.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

Elaborar los certificados de los ensayos realizados.


Gestionar y mantener los recursos e insumos requeridos y necesarios para el
correcto
desarrollo de las actividades del Laboratorio.
Coordinar el proceso de compra de los insumos que requiera el Laboratorio.
Elaborar la programacin de las pruebas del Laboratorio.
Velar que se cumplan los procedimientos y funciones po parte del personal
bajo su cargo.

Velar por la actualizacin en funcionamiento, tecnologa y planta fsica.


Velar por el cumplimiento de los estndares de calidad del Laboratorio.
Apoyar las actividades programadas en el marco del proceso de acreditacin.
Realizar evaluaciones anuales al personal del Laboratorio sobre el
seguimiento de
procesos, procedimientos, formatos, incluyendo evaluaciones prcticas.
Recibir y solucionar las quejas de los clientes.
Realizar el contacto con las organizaciones acreditadas para la adquisicin de
un servicio
de calibracin.
Realizar anualmente la revisin por la direccin de acuerdo con la norma de
aplicacin.
Definir y aprobar las polticas de calidad.
Aprobar el plan anual de auditoras.
Realizar el presupuesto del Laboratorio. Elaborar las cotizaciones de los
ensayos solicitados por los clientes
Proveer acompaamiento en los servicios de calibracin realizados en el
Laboratorio.
Asegurar que el personal est libre de presiones de cualquier ndole que
pueda afectar la
calidad del trabajo y la independencia del Laboratorio
.

CARGO: Coordinador de Calidad del Laboratorio


OBJETIVO DEL CARGO: Es el encargado de implementar y mantener el Sistema de
Gestin de
Calidad del Laboratorio bajo la Norma NTC-ISO/IEC 17025:2005. Adems, debe
proveer apoyo en
la realizacin de los ensayos en el Laboratorio.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:
Implementar y mantener el sistema de gestin de calidad del Laboratorio.

Velar por el cumplimiento de los estndares de calidad del Laboratorio.


Recibir, evaluar y determinar el tratamiento de las quejas de los clientes.
Evaluar el grado de satisfaccin de los clientes referentes a las quejas.
Enviar la encuesta de satisfaccin al cliente para ser diligenciada.
Realizar las auditoras internas en el Laboratorio.
Recibir las auditoras internas y/o externas de calidad.
Mantiene el archivo de los registros y documentos generados por las
actividades del
Sistema de Gestin de la Calidad del Laboratorio.
Elabora y actualiza el manual de la calidad, los procedimientos, registros,
instructivos y los
documentos del Sistema de Gestin de la Calidad del Laboratorio y realiza la
correspondiente distribucin.
Tramita y administra las acciones correctivas del sistema, verifica su
implementacin y
registra su cierre cuando proceda.
Aplicar la poltica de calidad para conseguir los objetivos de calidad
propuestos.
Realizar seguimiento al desempeo del sistema de gestin de calidad del
Laboratorio.
Revisar y analizar las solicitudes de cambio de los documentos del sistema de
gestin del
Laboratorio.
Elaborar y/o modificar los documentos del sistema de gestin de calidad del
Laboratorio.
Enviar los documentos al Director del Laboratorio para la revisin
y
aprobacin de los mismos.
Actualizar los listados maestros correspondientes al sistema de gestin del
Laboratorio.
Velar por el mantenimiento y distribucin de los documentos del sistema de
gestin de
calidad del Laboratorio.

Recopilar y gestionar la informacin suministrada por los clientes del


Laboratorio.
Recibir y solucionar las quejas de los clientes

CARGO: Analista del Laboratorio


OBJETIVO DEL CARGO: Es el encargado de realizar todas las operaciones tcnicas
del Laboratorio y
brindar apoyo en la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad del
Laboratorio bajo la
Norma NTC-ISO/IEC 17025:2005.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

Realizar las verificaciones de los equipos e instrumentos del Laboratorio.


Realizar los ensayos y analizar los resultados obtenidos.
Recibir, verificar, inspeccionar e identificar las muestras de ensayo enviadas
por el cliente.
Mantiene el archivo de los registros y documentos generados por las
actividades
operativas del Sistema de Gestin de la Calidad del Laboratorio.
Realizar el mantenimiento a los equipos e instrumentos del Laboratorio.
Elaborar herramientas que ayuden a mejorar el proceso de las diferentes
pruebas.
Brindar apoyo al director del laboratorio en todo lo que sea necesario.
Estar dedicado a tareas de coordinacin y supervisin en las rutinas de los
servicios y
mtodos de ensayo aplicados en el rea del Laboratorio.
Proveer acompaamiento en los servicios de calibracin realizados en el
Laboratorio.

Mantener una absoluta confidencialidad con los documentos que surgen de su


actividad.
Elaborar el cronograma de calibracin y verificacin, y el cronograma de
mantenimiento
preventivo de los equipos e instrumentos del Laboratorio.
Elaborar el cronograma de calibracin y verificacin, y el cronograma de
mantenimiento
preventivo de los equipos e instrumentos del Laboratorio.
Elaborar las hojas de vida de los equipos e instrumentos del Laboratorio, con
su
correspondiente rotulacin.
Definir el tratamiento del trabajo de ensayo no conforme (correccin,
detencin del
trabajo, aceptacin del trabajo, la retencin de informes, notificaciones del
cliente,
reanudacin del trabajo, entre otros).
Realizar las verificaciones de los equipos e instrumentos del Laboratorio.

CARGO:
Coordinador gestin de compras
OBJETIVO DEL CARGO: Es el encargado de administrar recursos necesarios para la
realizacin de las pruebas y la correcta implementacin del Sistema de Gestin de
Calidad del Laboratorio bajo la Norma NTC-ISO/IEC 17025:2005.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:
Recibir las solicitudes de compras
Evaluar proveedores
Realizar cotizaciones
Realizar inventarios

Realizar contabilidad
Realizar pagos a proveedores
Realizar pagos a personal

CARGO:
Jefe de recursos humanos
OBJETIVO DEL CARGO: Es el encargado de administrar recursos humanos para la
correcta implementacin del Sistema de Gestin de Calidad del Laboratorio bajo la
Norma NTC-ISO/IEC 17025:2005.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Proveer supervisin al personal nuevo recin ingresado.
Elaborar el programa anual de capacitaciones, establecer los lineamientos
para la capacitacin y entrenamiento del personal del laboratorio y asegurar
los recursos para llevarlo a cabo.
Elaborar las constancias de capacitacin.
Proveer supervisin al personal nuevo recin ingresado.
Evaluar al personal

CONTROL DE DOCUMENTOS.
El Laboratorio establece un procedimiento para la elaboracin y control de todos los
documentos que forman parte de su sistema de gestin (generados internamente o
de fuentes externas). Ver Procedimiento de elaboracin y codificacin
de
documentos (Norma cero) GDPR-01 y Procedimiento control de documentos y
registros GDPR-02
REVISIN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
El laboratorio por medio del procedimiento Procedimiento de solicitud de ensayos y
manejo de muestras (RMAPR-01), asegura que:

Los requisitos, incluidos


los mtodos a utilizar, estn adecuadamente
definidos, documentados y entendidos;
El Laboratorio tiene la capacidad y los recursos para cumplir los requisitos;
Se selecciona el mtodo de ensayo apropiado, que sea capaz de satisfacer los
requisitos de los clientes.

Todas las solicitudes inician con el envo de la cotizacin de las pruebas (SOCFO-02),
(Cotizacin de Pruebas). Cada solicitud debe tener diligenciada el registro (SOCFO01) Solicitud del servicio, en el cual se especifican todos los requerimientos del
cliente. Cualquier diferencia del pedido original, es resultante de iniciar un trabajo
de ensayos no conforme. Cada contrato, sea escrito o verbal, debe ser aceptado
tanto por el laboratorio como por el cliente. Todas las revisiones o desviaciones de
un contrato son registradas y comunicadas al cliente en el registro (SCFO-01)
Matriz de Comunicacin con el Cliente.
Si un contrato es modificado despus de haber comenzado el trabajo, se repite el
mismo proceso de revisin de contrato y se comunican los cambios a todo el
personal afectado.
SUBCONTRATACIN DE ENSAYOS Y DE CALIBRACIONES
No se realizan y por tanto se excluyen
COMPRA DE SERVICIOS Y SUMINISTROS.
El procedimiento de Compra Materia Prima e Insumos (GCPR-02), define la forma
en que el Laboratorio real iza las compras, y la posterior recepcin y
almacenamiento de los insumos que se necesitan para los ensayos y que afectan la
calidad de los mismos. El laboratorio cuenta con lugares adecuados para el
almacenamiento de insumos y materiales conservando la calidad de los mismos.

El laboratorio evala a los proveedores de los productos consumibles, suministros y


servicios que afectan a la calidad de los ensayos, y mantiene los registros de las
evaluaciones. Ver Evaluacin de Proveedores del Laboratorio (GCPR-01).
SERVICIO AL CLIENTE
El laboratorio permite el acceso del cliente a todas las reas del mismo excepto a
aquellas que por razones tcnicas, de seguridad o de confidencialidad no sea
posible. El laboratorio coopera con los clientes para aclarar el pedido del cliente y
para realizar el seguimiento del desempeo del laboratorio en relacin con el trabajo
realizado, garantizando siempre la confidencialidad (SCPR-01) hacia otros clientes,
sean internos o externos. Ver Procedimiento de Servicio a los Clientes Internos y
Externos del Laboratorio (SCPR-02).
Toda informacin de retorno, tanto positiva como negativa, obtenida de los clientes
analizada y utilizada para mejorar el sistema de gestin, las actividades de ensayo y
el servicio al cliente. El Laboratorio dispone de una Encuesta de Satisfaccin
(SCFO-03).
QUEJAS
El Laboratorio tiene definida dentro de sus polticas una poltica de quejas, Vinculada
en el manual de calidad. Todas las quejas que el Laboratorio recibe son tratadas por
el Coordinador de Calidad del Laboratorio, de acuerdo al procedimiento Quejas y
Reclamos (SCPR-03) y es tratado tambin
en Servicio a los Clientes Internos y Externos del Laboratorio (SCPR-02),
diligenciando el registro Quejas y Reclamos (SMFO-01).
CONTROL DE TRABAJOS DE ENSAYOS Y/O DE CALIBRACIONES NO
CONFORMES
El Laboratorio tiene definida dentro de sus polticas una poltica de ensayos no
conforme, divulgada en el manual de calidad. Tambin, cuenta con un
procedimiento de Ensayos No Conformes (APR-01), que en caso de cualquier
aspecto de los ensayos o las prestaciones de servicios, no son conformes con sus

propios procedimientos o con los requisitos acordados con el cliente. El


procedimiento asegura: cuando se identifica el trabajo no conforme, se asignan
responsabilidades y las autoridades para la gestin del trabajo no conforme, se
definan y tomen las acciones; se evalu la importancia del trabajo no conforme; se
realice la correccin inmediatamente y se tome una decisin respecto de
aceptabilidad de los trabajos no conformes; si fuera necesario, se notifique al cliente
y se anule el trabajo; y se defina la responsabilidad para
autorizar la reanudacin del trabajo.
Todos los hallazgos, para trabajos de ensayos y/o calibraciones no conformes deben
ir diligenciadas en el formato Ensayos No Conformes del Laboratorio (SMFO-07).
MEJORA
El Laboratorio de anlisis ambiental AQ LAB., mejora continuamente la eficacia de
su Sistema de Gestin de Calidad mediante el uso de las Polticas de Calidad, los
Objetivos de la Calidad, los resultados de las auditorias, el anlisis de los datos, las
acciones correctivas y preventivas y las Revisiones por la Direccin.
Cada funcionario es animado a sugerir nuevas ideas para mejorar el servicio, los
procesos, sistemas, productividad y el ambiente de trabajo. Se identifican
oportunidades para la mejora de las operaciones y procesos que son dirigidas por la
alta direccin de manera continua por medio de retroalimentacin de las
operaciones a travs de las revisiones de la direccin (RVPR-01) y por medio de la
Matriz de Evaluacin de Riesgos (SMG-01). Las oportunidades de mejora del servicio
son identificadas por cualquier empleado dentro de la organizacin. Las
oportunidades para la mejora son obtenidas de las siguientes fuentes:
Encuestas de satisfaccin del cliente.
Empleados, proveedores, y otras partes interesantes para el Laboratorio.
Auditoras internas y externas del sistema de gestin.
Registros de servicios no conformes o reclamos de trabajos no cumplidos.
Cualquier oportunidad de mejora del servicio es evaluada por la gerencia.

Toda oportunidad es implementada por medio del Coordinador de Calidad del


Laboratorio
Las acciones de Mejora para el Laboratorio se encuentran en el procedimiento
Acciones Correctivas y Preventivas (SMPR-02). La identificacin de cualquier
accin de mejora es registrada en el formato Acciones Correctivas, Preventivas o
Mejora.
ACCIONES CORRECTIVAS
El Laboratorio dentro de sus polticas tiene una poltica de acciones correctivas,
divulgada en el manual de calidad. Cuando se identifica un trabajo no conforme o
algn desvi de las polticas y procedimientos del sistema de gestin o de las
operaciones tcnicas, el Laboratorio utiliza el procedimiento para la implementacin
de acciones correctivas Acciones Correctivas y Preventivas
(SMPR-02).
Este procedimiento comienza con la investigacin de la causa raz del problema.
Una vez identificadas las acciones correctivas posibles, se seleccionan e
implementan la, o las acciones con mayor posibilidad de eliminar el problema y
prevenir su repeticin. Las acciones son implementadas y por ltimo el responsable
de calidad verifica la eficacia de las acciones correctivas implementadas. Toda
accin correctiva debe ser diligenciada en el registro Acciones Correctivas,
Preventivas o Mejora (SMFO-02).
Cuando la identificacin de no conformidades o desvos pone en duda el
cumplimiento del laboratorio con sus propias polticas y procedimientos, o el
cumplimiento de la Norma, el Laboratorio establece que los correspondientes
sectores de actividades sean auditados, tan pronto como sea posible.
ACCIONES PREVENTIVAS.
El Laboratorio identifica potenciales fuentes de no conformidades, ya sean tcnicas
o relativas al sistema de gestin y genera acciones preventivas que de ellas se

derivan. El procedimiento de acciones preventivas (SMPR-02), incluye la iniciacin


de las acciones y la aplicacin de controles para asegurar que sean eficaces. Toda
accin preventiva debe ser diligenciada en el registro Acciones Correctivas,
Preventivas o Mejora (SMFO-02).
CONTROL DE REGISTROS
El Laboratorio mediante el procedimiento Control de documentos y Registros
(GDPR-02), describe la forma en cmo se identifican y codifican los registros de
calidad y tcnicos. Todos los registros correspondientes a los ensayos contienen la
informacin necesaria para identificar los factores que afectan a la incertidumbre y
posibilitar que el ensayo sea repetido bajo condiciones lo ms precisas y exactas.
Todos los registros que se generan en el laboratorio son legibles y se almacenan y
conservan de modo que sean fcilmente recuperables. Son conservados en un sitio
seguro y de confidencialidad; todos los registros tienen un tiempo de retencin de 2
aos, salvo en casos especiales. Los registros de calidad incluyen los informes de las
auditoras internas y de las revisiones por la direccin, as como los registros de las
acciones correctivas y preventivas
Cuando ocurren errores en los registros, cada error es tachado, y corregido al
margen de la palabra y firmada por la persona que hace la correccin.
AUDITORIAS INTERNAS
El Laboratorio peridicamente realiza auditoras internas de su sistema de gestin,
de acuerdo a un Plan de Auditoras Internas del Laboratorio (SMMA-01) y un
procedimiento de Auditoras Internas (SMPR-02). El programa de auditora interna
considera todos los elementos del sistema de gestin, incluidas las actividades de
ensayo. El responsable de la calidad planifica y organiza las auditorias segn lo
establecido en el Programa aprobado por la direccin.

Las auditorias son realizadas por el personal competente e independiente de la


actividad a ser auditada. Cuando los hallazgos de las auditoras ponen en duda la
eficacia de las operaciones o la exactitud o validez de los resultados de los ensayos
del laboratorio, se toman las acciones correctivas oportunas y, si corresponde se
notifica por escrito a los clientes. Los hallazgos de la auditora y las acciones
correctivas que se generan para su tratamiento quedan registrados en el Informe
de Auditora (SMFO-06).
REVISIONES POR LA DIRECCIN
La direccin del Laboratorio realiza al menos una vez por ao, una revisin del
sistema de gestin de la calidad implementado, segn el procedimiento Revisin
por la Direccin (RVPR-01), para asegurar que se mantiene adecuado y eficaz, y
para introducir los cambios o mejoras necesarias. La revisin tiene en cuenta todos
los elementos que la Norma solicita