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Ref. 1-2015-827 - 660/2015/SGC - 540

Bogot D.C., 17 de marzo de 2015 12:37

No. 2-2015-1249

Seor

Asunto: ORGANIZACIN FONDO ACUMULADO Y DIGITALIZACIN

Respetado Seor:
En respuesta a su comunicacin radicada en el AGN con el No. 1-2015-827 mediante la cual
solicita informacin sobre la aplicacin de procesos de clasificacin-ordenacin y digitalizacin
de un fondo documental, as como la elaboracin y aplicacin de Tablas de Valoracin
Documental, de manera le informamos lo siguiente:
COMPETENCIA:
Previo a absolver la consulta, se seala que de conformidad con la Resolucin No. 531 del 15
de noviembre de 2012 "Por la cual se establece el Manual de Funciones, Requisitos y
Competencias Laborales de los diferentes empleos de la planta de personal del Archivo
General de la Nacin Jorge Palacios Preciado", la Subdireccin de Patrimonio Documental, es
competente para absolver las peticiones y consultas que se dirijan a esta Entidad.
MOTIVO DE LA CONSULTA
Aplicacin de procesos de Clasificacin-Ordenacin y Digitalizacin a un fondo Documental
sin elaboracin y aplicacin de las Tablas de Valoracin Documental.
DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE:

Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos

Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el ttulo V de la Ley 594parcialmente los
artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones().
Norma Tcnica Colombiana: NTC985 Directrices de Implementacin para Digitalizacin
de Documentos.
Acuerdo 004 de 2013, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la
Nacin. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 de 2012, y 2609 de
2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, ().
Acuerdo 002 de 2004 Por el cual se establecen lineamientos para la organizacin de
fondos acumulado
Pautas para la Utilizacin de la Digitalizacin. Publicacin del archivo General de la
Nacin, ao 2005.
Protocolo para la Digitalizacin con fines Probatorios, Publicacin del Archivo General de
la Nacin Jorge Palacios Preciado, ao 2012.

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 Fondos Acumulados Manual de Organizacin. Publicacin del Archivo General de la

Nacin. 2004.
Identificador : dCNa 5Q3l uaLQ RERr Dy2+ /F0o fzA=

CONSIDERACIONES
Sobre la respuesta, conviene precisar en primer trmino, que las consultas que se presentan a
esta Entidad, se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las
funciones conferidas en el ejercicio de las atribuciones de direccin y coordinacin de la
funcin archivstica del Estado colombiano, expresamente sealada en la Ley 594 de 2000, y
se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo
cual armoniza las disposiciones en su conjunto, de acuerdo con el asunto que se trate y emite
su concepto, cindose en todo a las normas vigentes sobre la materia.
A.
CRITERIOS
ACUMULADOS

PARA

LA

ORGANIZACIN

DE

FONDOS

DOCUMENTALES

Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida
institucional, sin un criterio archivstico determinado de organizacin y de conservacin.
Los fondos acumulados son producto de la carencia de polticas archivsticas del Estado, del
desgreo administrativo y de los cambios constantes de la administracin; estos ltimos se
reflejan en la liquidacin, fusin y privatizacin de entidades as como tambin en las
reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto
conlleva a que la institucin concentre en sus depsitos documentacin producida por la (las)
entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones.
La labor de organizacin de los fondos acumulados requiere por lo menos de tres momentos:
el establecimiento del nivel de organizacin de la documentacin y la reconstruccin de la
historia institucional, la elaboracin de un Plan Archivstico Integral y la ejecucin de dicho
plan enmarcado en las normas y principios archivsticos.
El establecimiento del nivel de organizacin se logra mediante la elaboracin de un
diagnstico, para lo cual se dispone de un formato que permite la recoleccin progresiva de
datos sobre la administracin, estado de conservacin y nivel de organizacin de la
documentacin. El conocimiento previo de estos aspectos facilita la labor de organizacin
tanto en la etapa de planificacin del trabajo como en la etapa de ejecucin del mismo.
El nivel de organizacin involucra aspectos diversos como son el conocimiento de la historia
de la documentacin, de su custodia, de las entidades productoras as como de su contenido
informativo, fechas y volumen. Por esta razn es indispensable, conocer de manera metdica
el devenir histrico y la realidad de nuestros depsitos de archivos.
Contempla tanto la aplicacin de los procesos archivsticos que requiere la organizacin
documental como de los procesos de alistamiento fsico segn sea el nivel de organizacin y
estado fsico de los documentos. Los primeros se refieren a la identificacin, clasificacin,
depuracin, ordenacin, descripcin, valoracin y seleccin; los segundos a la limpieza y
desinfeccin de acuerdo con los deterioros identificados.
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Organizacin Documental: Conjunto de procesos tcnicos y administrativos orientados a

facilitar la consulta y recuperacin de la informacin. Incluye diferentes etapas como son la
identificacin, la clasificacin y depuracin, la ordenacin y la descripcin.
Identificacin, Clasificacin, Depuracin, Ordenacin
Una vez identificados los productores, etapas de evolucin, dependencias y los asuntos es
importante registrar y graficar para cada productor el cuadro evolutivo institucional as como
las diversas estructuras orgnicas y cuadros de clasificacin preliminares de cada perodo
reconocido.
En los procesos operativos de clasificacin y ordenacin toda esta informacin se confrontar
y complementar, hasta lograr reconducir en forma objetiva la documentacin y reconstruir la
procedencia y el orden original.
En esta etapa de la organizacin se deben elaborar cuadros de clasificacin ms veraces,
sobre los cuales se harn los inventarios documentales.
En el mismo sentido, se debe hablar de cuadros de clasificacin debido a que cada entidad
productora de acuerdo con sus reestructuraciones deber elaborar tantos cuadros de
clasificacin como cambios de estructura haya tenido; cada estructura por su parte tendr un
nmero de niveles y dependencias determinado, as como funciones especficas de dichas
dependencias que van a modificar el tipo de asuntos que manejan y el modo como se
producen; por ejemplo, la conformacin del expediente de una Licencia de explotacin de
minas en 1850 no es igual a la de un expediente sobre el mismo asunto para el ao 1950 o
para los aos noventa, cada poca marca diferencias en cuanto a entes productores, trmites,
tipos documentales y volmenes de la documentacin. Para adelantar el proceso de
clasificacin no solo debe tenerse en cuenta los actos administrativos que crean las
dependencias, asignan funciones o determinan los procedimientos, sino que se lleva a cabo
sobre la propia documentacin; de esta manera, la identificacin de series o asuntos debe ser
el resultado de la confrontacin de la identificacin original de cada unidad de conservacin,
del contenido informativo de la misma y de la lectura de las funciones y dems fuentes de
informacin recopiladas en la historia institucional y que dan cuenta de lo dispuesto sobre la
organizacin y el funcionamiento de la entidad.
En esta etapa es fundamental separar la documentacin con deterioro biolgico para evitar la
contaminacin de aquella que est en buen estado.
Respecto al proceso de ordenacin las unidades documentales simples o complejas se
ordenarn siguiendo la secuencia de su produccin original; de la misma manera, una vez
almacenada la documentacin en carpetas y cajas adecuadas se proceder a ubicarlas en la
estantera siguiendo el orden de las series de cada dependencia u oficina productora.
Una vez ordenada la documentacin es necesario foliarla y retirar de ella todo material
abrasivo que ocasione deterioro, con el fin de facilitar el control en caso de prstamo o
transferencia y a la vez asegurar su adecuada conservacin. Paralelo a los procesos de

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clasificacin y ordenacin debe realizarse la depuracin, que consiste en separar la

documentacin que no posee valores primarios ni secundarios; es decir, copias, duplicados y
documentos de apoyo; una vez identificados estos documentos es necesario elaborar el
inventario correspondiente con el fin de presentar la propuesta de depuracin ante el Comit
de Archivo; el cual elaborar el Acta de eliminacin documental por seleccin natural o
depuracin.
Descripcin: El Inventario
De manera especfica el inventario permite a partir de su aplicacin y diligenciamiento
registrar informacin valiosa para identificar los asuntos o series que maneja la entidad y cada
una de las dependencias; en este orden de ideas. Permite controlar la produccin documental
por dependencias, determina las fechas reales de cada asunto o serie. su frecuencia de
consulta, el carcter semiactivo o inactivo de los documentos, los soportes en los que se
encuentra la informacin, sus anexos y el estado de conservacin de cada serie o asunto su
volumen y la unidad de conservacin.
De otra parte el inventario debe incluir la totalidad de la documentacin producida por cada
una de las dependencias de la entidad productora, correspondiente a las diferentes etapas de
su vida institucional. El trabajar por etapas de acuerdo con las reestructuraciones facilitar y
har de la valoracin un proceso ms objetivo.
Para aquella documentacin con deterioro biolgico que se haya separado se debe inventariar
con el fin de llevar el control del nombre de las series o asuntos, fechas y lumen de las series
afectadas y priorizar la labor de desinfeccin. La valoracin ante todo es un proceso tcnico
de anlisis intelectual de la produccin documental de una institucin que tiene como objeto
identificar los valores primarios y secundarios de los documentos y de esta manera establecer
el tiempo que deben permanecer tanto en el archivo de oficina como en el Archivo Central y
sealar su disposicin final. De otra parte, la valoracin tambin propende por la preservacin
de los documentos que informan y testimonian sobre el desarrollo institucional, sociocultural,
cientfico y tecnolgico de las entidades y la poblacin que los produjo.
Dado que la valoracin tiene como fin ltimo la conservacin y preservacin de la
documentacin de valor secundario; esta labor tiende a construir el patrimonio histrico
documental .Igualmente, como resultado del proceso de valoracin se debe conservar no solo
los documentos de valor permanente, sino tambin la visin de quienes los valoraron; todas
las decisiones respecto a la valoracin de series o asuntos deben registrarse en las Tablas de
Valoracin Documental (TVD).
En el caso de los fondos acumulados la valoracin de los documentos y la viabilidad para la
aplicacin de las TVD debe ser liderada por el Comit de Archivo de la entidad y en lo posible
por un equipo interdisciplinario en el cual se recomienda incluir un profesional con experiencia
en investigacin histrica.
Existen varios criterios que deben tenerse en cuenta para el proceso de valoracin, en primer
lugar el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional.
El ciclo vital comprende las tres edades del documento de acuerdo con el uso y frecuencia de
consulta. Estas corresponden a los documentos activos, semiactivos e inactivos. En los fondos
acumulados se encuentra generalmente documentacin semiactiva e inactiva
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administrativamente. En los fondos acumulados existen documentos que an poseen valores

primarios, que interesan a la institucin y a los involucrados en el asunto, es decir, que no han
finalizado su vigencia ni el plazo precaucional, a estos se les debe asignar el tiempo de
retencin en el Archivo Central y la disposicin final una vez haya finalizado el segundo ciclo
vital.
Como valores primarios se consideran todos aquellos que interesan a la administracin tales
como: jurdicos, legales, fiscales, contables.
Desde el punto de vista de la historiografa, la valoracin secundaria est directamente
relacionada con el problema de las fuentes y la utilidad de los documentos; los documentos
que hoy se evalen y resulten de valor permanente o histrico sern en el futuro fuente de
informacin para el conocimiento del desarrollo institucional, cientfico y tecnolgico de la
Nacin; igualmente, deben ser tiles para esclarecer problemas histricos y proporcionar a
quien los consulte una informacin exacta y lo ms fidedigna posible del asunto objeto de
consulta y de la sociedad que los produjeron.
En cuanto a el funcionamiento institucional se refiere tanto al conocimiento de la misin
institucional que cumple o cumpli la entidad dentro del Estado, como a las particularidades
de la produccin documental generada en sus dependencias; para ello es muy importante
obtener la suficiente informacin sobre la historia institucional, procesos archivsticos y las
normas que regulan la documentacin en cada institucin. Estas consideraciones deben
tenerse en cuenta para todas y cada una de las etapas de la evolucin de la entidad con el fin
de realizar una valoracin acorde con el contexto histrico del productor de la documentacin.
En el marco de la gestin administrativa de una entidad se produce cierto tipo de documentos
que agrupados por caractersticas comunes permiten considerarse como de valor permanente
desde que nacen aun sin mediar un proceso de valoracin formal. El criterio fundamental para
determinar este tipo de documentos tiene que ver con el contenido informativo y la funcin del
documento en la administracin que lo produjo. Se presentan a continuacin los tres grupos
establecidos:
1.

Dispositivos: Actos administrativos generados por la entidad que llevan implcita una
orden, una determinacin o decisin, una regulacin o normalizacin de procesos o
actividades; estos documentos permiten conocer las disposiciones, las polticas y
directrices internas de cada entidad. Ejemplo de estos son las Leyes, los Decretos, las
Resoluciones, los Acuerdos, las Actas, las Directivas, las Circulares, los Estatutos, entre
otros.

2. Actividades: Documentos sobre actividades realizadas en cumplimiento de funciones

administrativas. Informes de Gestin, Informes de Actividades, Proyectos, Convenios,
Contratos, Planes, Programas, Balances, Inventarios Muebles e Inmuebles, Inventarios
Documentales, entre otros. Es posible que algunos de estos documentos sean
voluminosos y por lo tanto requieran seleccionarse.
3. Misionales: Documentos generados en labores misionales tales como Estudios, proyectos.
La valoracin ante todo es un proceso tcnico de anlisis intelectual de la produccin
documental de la institucin que tiene como objeto identificar los valores primarios y
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secundarios de los documentos y de esta manera establecer el tiempo que deben permanecer
tanto en el archivo de oficina como en el Archivo Central y sealar su disposicin final.
De otra parte, la valoracin tambin propende por la preservacin de los documentos que
informan y testimonian sobre el desarrollo institucional, sociocultural, cientfico y tecnolgico
de las entidades y la poblacin que los produjo.
Dado que la valoracin tiene como fin ltimo la conservacin y preservacin de la
documentacin de valor secundario; esta labor tiende a construir el patrimonio histrico
documental.
Igualmente, como resultado del proceso de valoracin se debe conservar no solo los
documentos de valor permanente, sino tambin la visin de quienes los valoraron; todas las
decisiones respecto a la valoracin de series o asuntos deben registrarse en las Tablas de
Valoracin Documental (TVD).
En el caso de los fondos acumulados la valoracin de los documentos y la viabilidad para la
aplicacin de las TVD debe ser liderada por el Comit de Archivo de la entidad y en lo posible
por un equipo interdisciplinario en el cual se recomienda incluir un profesional con experiencia
en investigacin histrica.
La valoracin se debe hacer sobre inventarios totales de la entidad. Los inventarios pueden
ser parciales siempre y cuando correspondan a la produccin documental de una etapa de la
vida institucional de la entidad previamente definida.
Teniendo presente las series o asuntos identificados en los inventarios, se debe solicitar la
siguiente informacin respecto a cada uno de ellos: Contenido informativo en cada grupo de
asuntos o series. Frecuencia de consulta de los asuntos o series quines los consultan.
Para determinar la disposicin final de los documentos, se tiene como base la elaboracin de
un inventario que muestre el contenido informativo de las series documentales producidas por
cada una de las unidades administrativas que conforman la entidad productora.
C. CONCLUSIONES
El Archivo general de la Nacin como ente rector de la poltica archivstica para el Estado
colombiano, estableci claramente en los Decretos 2609 de 2012 Capitulo III Artculo16, y en
el Decreto 2578 Capitulo II Artculo 22; as como en el Acuerdo 004 de 2013 Capitulo II
Artculos 5,6 y 9 la obligacin que tienen las entidades Pblicas y las Privadas que cumplan
funciones pblicas de elaborar, aprobar y aplicar sus Tablas de Retencin Documental y
Tablas de Valoracin Documental luego de ser convalidadas por la respectiva instancia
competente.
Para la organizacin de los Fondos Acumulados son las Tablas de Valoracin Documental el
instrumento archivstico que se debe aplicar, y se constituye en la gua o referente que registra
los documentos producidos por una dependencia o unidad administrativa de una entidad en
cumplimiento de sus funciones o como resultado de la resolucin de un asunto de su

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competencia. Por consiguiente mientras no se tenga la correspondiente Tabla de Valoracin

Documental aprobada y convalidada no la pueden aplicar y por lo tanto no se puede organizar
el Fondo Acumulado.
De otra parte para los temas de Microfilmacin y Digitalizacin es importante tener presente lo
estipulado en la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos Titulo IV Artculo 19 respecto a la
organizacin archivstica de los documentos, antes de proceder a emplear cualquier medio
reprogrfico, para su reproduccin.
En los anteriores trminos se absuelve la consulta planteada, la cual debe considerarse dentro
de los parmetros establecidos en el artculo 28 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo - sobre el Alcance de los Conceptos.
Cordialmente,

NATACHA ESLAVA VELEZ

Subdirectora de Gestin del Patrimonio Documental

Anexos: NA
Copia: N/A
Proyect: William Martnez Jimnez Coordinador Grupo de Evaluacin Documental y Trasferencias Secundarias
Archivado en: GEDTS Conceptos de organizacin de Fondos Acumulados

NATACHA ESLAVA VELEZ

Subdirectora de Gestin del Patrimonio Documental
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