PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIN DE LA

CAPACITACIN
Y EVALUACIN DE SU EFICACIA
NTC ISO 9001-2000
VERSIN No. 2.0
Fecha:
ELABORADO POR: Profesional Especializado
Direccin de Capacitacin
CARGO
REVISADO POR:

APROBADO POR:

COPIA No.

Director Tcnico
Direccin de Capacitacin
CARGO

Director Tcnico
Direccin de Planeacin
CARGO

Jaime H. Porras R.
NOMBRE

FIRMA

Pilar Rodrguez Arias

NOMBRE

FIRMA

Nancy P. Gmez M.
NOMBRE

FIRMA

No. DE FOLIOS: 18

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1. OBJETIVO(S):
Establecer los pasos de la metodologa que permita planificar y evaluar la Capacitacin
brindada por la Direccin de Generacin de Tecnologa, Cooperacin Tcnica y
Capacitacin.
2. ALCANCE:
El procedimiento se inicia con la solicitud elevada mediante el formato ficha tcnica, por
parte del responsable de la Dependencia interesada y termina con la alimentacin de la
base de datos del proceso de capacitacin.
3. BASE LEGAL:

El Decreto 1567 de agosto de 1998 mediante el cual se crea el Sistema Nacional de

Capacitacin en su artculo 4 que define la Capacitacin y el artculo 5 que hace
mencin a los objetivos de la misma.
Acuerdo 24 de abril de 2001 del H. C. De Bogot, D.C. y que reestructura la Contralora
de Bogot, D.C. en su articulo 43 que determina las funciones de la Direccin de
Generacin de Tecnologa, Cooperacin Tcnica y Capacitacin.

4. DEFINICIONES :
JUSTIFICACIN: Explicar en forma clara y concisa la razn del porque es necesaria la
capacitacin solicitada e indicar a que objetivo estratgico y corporativo apunta la
capacitacin y como contribuye de manera eficiente a la realizacin de la gestin de
Control Fiscal indicando que competencias se requieren en funcin de los requisitos
definidos por el perfil de habilidades y/o competencias de los funcionarios a capacitar. As
mismo se debe indicar que actividades asociadas al Plan Operativo Anual (POA), Plan
Anual de Estudios (PAE), y Plan Anual de Auditoria (PAD) se vern beneficiadas por la
capacitacin.
OBJETIVO GENERAL: Indicar que se espera generar con esa capacitacin en los
resultados del proceso identificando la actividad del POA a la cual se apunta y el
porcentaje de cumplimiento.
CERTIFICACIN DE LA CAPACITACIN: Consiste en establecer que cursos han sido
tomados por todos y cada uno de los funcionarios de acuerdo a su asistencia, puntualidad y
desempeo en la respectiva evaluacin.
INTENSIDAD HORARIA: Es el total de horas a la que asiste una persona durante el
desarrollo de un tema, programa o evento especifico.
COSTO PROMEDIO: La Capacitacin coordinada por la Direccin tiene dos componentes
de costos: Uno fijo que hace referencia a las instalaciones, equipos y otro variable tal como
material de apoyo, memorias, talleres; un parmetro para determinar capacitacin es la
bsqueda del menor costo promedio sin detrimento de la calidad.
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PROCESO DE EVALUACIN: La evaluacin de la eficacia ser concertada con cada uno

de los solicitantes, se estimara una fecha o periodo al igual que los elementos con los
cuales se evaluara la capacitacin por aplicacin de los conocimientos adquiridos en las
actividades asociadas al proceso y el mejoramiento en los indicadores de gestin para
lograr los objetivos en desarrollo de las actividades del POA, PAE Y PAD.
La eficacia esta unida y es consecuencia directa de la justificacin y el logro de los
objetivos.
5. REGISTROS:

Ficha tcnica.
Acta de Comit Directivo aprobatorio del Plan
Plan de Capacitacin suscrito por el Sr. Contralor.
Base de datos de la Capacitacin.
Planillas de asistencia.
Evaluacin de Percepcin y Calidad.
Certificados de participacin
Actas de Evaluacin de la Eficacia de la Capacitacin

6. ANEXOS:

Anexo 1
Anexo 2
Anexo 3
Anexo 4
Anexo 5
Anexo 6

Formato de Certificacin.
Formato para la Evaluacin de Percepcin y Calidad.
Formato Registro de asistencia Capacitacin.
Formato Ficha Tcnica.
Formato Control de capacitacin.
Formato actas.

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7. MATRIZ PARA DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

No.

EJECUTOR

ACTIVIDAD

REGISTROS

Profesional
Especializado

Diagnostica las necesidades de capacitacin, diligencia

la ficha tcnica y las organiza por procesos.

Profesional
Especializado

Consolida la informacin para determinar temas en que

se desarrollara la Capacitacin.

Director Tcnico y
Profesional
Especializado

Concerta con clientes involucrados en cada proceso

para garantizar la pertinencia y oportunidad, acordando Ficha Tcnica
la evaluacin de la eficacia de la Capacitacin.

Director Tcnico y
Profesional
Especializado

Acta del Comit

Directivo y Plan de
Elabora el Plan de Capacitacin con la Comisin de Capacitacin
Personal y somete aprobacin del Comit Directivo.
suscrito por el
Contralor de
Bogot.

Director Tcnico y
Profesional
Especializado

Programa el Plan de Capacitacin para ser

desarrollado durante la vigencia respectiva y solicita la Base de Datos
Contratacin cuando se requiera.

Tcnico

Asigna aulas y docentes de acuerdo al aforo y

requerimientos pertinentes; coordina y desarrolla la
logstica de los eventos de capacitacin.

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OBSERVACIONES
Ficha Tcnica no
concertada.

Verificar mediante lista

de chequeo

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No.

EJECUTOR

ACTIVIDAD

REGISTROS
Planillas de
asistencia

Tcnico

Registra asistencia en cada evento mediante planillas

Profesional
Universitario

Propone y aplica la percepcin del evento de

Capacitacin
inmediatamente
diligenciando
los Encuesta
formatos preestablecidos.

Director Tcnico

Certifica participacin de funcionarios con un mnimo

Certificado de
del 80% de asistencia.
Asistencia

10

Director Tcnico y
Profesional E.

Evala la eficacia de la Capacitacin, presenta anlisis

Acta de
de resultados de acuerdo a lo establecido en el
evaluacin en
numeral 1 en la Ficha Tcnica y define las acciones
formato de actas
correctivas y preventivas.

11

Tcnico

Diligencia el Formato Control de Capacitacin y

Alimenta la base de datos del proceso de Capacitacin.

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OBSERVACIONES
Ente capacitador

Ente capacitador si no
es la C.B.

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ANEXO 1

FORMATO DE CERTIFICACIN

LA CONTRALORIA DE BOGOTA, D.C.

CERTIFICA QUE:
<NOMBRE FUNCIONARIO>
<IDENTIFICACIN>
Asisti durante <No. DE HORAS> al <PROGRAMA ACADEMICO> durante <FECHA>,
discriminado por intensidad horaria de la siguiente manera:
<TEMAS CON SU INTENSIDAD HORARIA>
La presente se expide a los <FECHA EXPEDICIN> para su registro en la hoja de vida.

JUAN ANTONIO NIETO ESCALANTE

PILAR RODRGUEZ ARIAS

CONTRALOR DE BOGOT, D.C.

DIRECTOR TCNICO TCNICOA GENERACIN

TECNOLOGAS, COOPERACIN TCNICA Y
CAPACITACIN

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ANEXO 2

FORMATO PARA EVALUACIN DE PERCEPCIN Y CALIDAD

Direccin de Generacin de Tecnologas, Cooperacin Tcnica y Capacitacin
NOMBRE DEL EVENTO: _____________________________________________
FECHA: _________________________ HORARIO: ______________________
Seor funcionario como parte de las acciones de mejoramiento en los procesos de
capacitacin, para mejorar y crecer como persona, en la bsqueda del bienestar de la
entidad y el suyo se le agradece llenar el siguiente formato:
Califique de uno a cinco as: Malo (1), Regular (2), Aceptable (3), Bueno (4) y Excelente (5)
I.

LOGISTICA
El saln de clase fue adecuado para el desarrollo del evento. ___
Las ayudas audiovisuales fueran debidamente utilizados? ___

II. ORGANIZACIN

La intensidad horaria fue suficiente para el desarrollo del contenido. ___

Los das y la hora de realizacin del evento fueron adecuados. ___

La seleccin del docente y el contenido del programa fue acertado. ___

La realizacin del evento fue oportuna para el normal desarrollo de sus actividades
laborales. ___
III.

DESARROLLO DEL CURSO

Al inicio del evento acadmico se dieron a conocer los objetivos del mismo. ___
El programa desarrollado se ajust al inicialmente establecido y divulgado.___
Los conocimientos adquiridos en el saln de clase tienen aplicabilidad en su actividad
laboral. ____

IV.

MI AUTOEVALUACIN COMO ESTUDIANTE (Evale de 1 a 5)

Participacin_____
Asistencia_____
Puntualidad___
Aprovechamiento del curso___
La relacin con el docente se dio en trminos de cordialidad y respeto___

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V.

EVALUACIN DEL (DE LOS) DOCENTE(S)

Evalu de uno a cinco as: Malo (1), Regular (2), Aceptable (3), Bueno (4) y Excelente (5)
VARIABLE A CALIFICAR
Mostr dominio en el desarrollo del tema
La Presentacin de los temas fue didctica y
Participativa
El lenguaje utilizado fue claro y preciso
Respondi adecuadamente las inquietudes planteadas
Cumpli con el horario establecido

DOC 1

DOC 2 DOC 3 DOC 4 DOC 5

OBSERVACIONES:______________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
__________________
GRACIAS

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ANEXO 3

FORMATO REGISTROS DE ASISTENCIA CAPACITACIN

TEMA:
LUGAR:
HORARIO:
NOMBRE Y APELLIDOS

FECHA (S):
DOCENTE (S):
NUMERO CC

DEPENDENCIA

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CARGO

FIRMA

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INSTRUCTIVO ANEXO 3

FORMATO REGISTROS DE ASISTENCIA CAPACITACIN

TEMA: Escribir claramente el tema de capacitacin al que corresponde esta asistencia.
FECHA (S): Indicar el da, la fecha, el mes y el ao en el que se surte esta Capacitacin
LUGAR: Escribir la Direccin (nomenclatura) del sitio del evento, mencionando a que entidad
pertenece (si aplica) Ej.: Auditorio Antonio Nario de la Gobernacin de Cundinamarca.
DOCENTE:Escribir claramente el nombre del o los docentes que dictan.
HORARIO: Sealar de manera precisa la hora de inicio y finalizacin del evento por cada da.
APELLIDOS Y NOMBRES: Deber escribirse de manera clara, sin enmendaduras ni tachones el
nombre del funcionario participante.
NUMERO CC.: Se debe anotar el numero legible de la Cedula de Ciudadana de cada funcionario
participante.
DEPENDENCIA: Anotar la dependencia a la cual se encuentra adscrito al momento de la
capacitacin
CARGO: Escribir claramente el cargo en el que se desempea.
FIRMA: Cada funcionario deber estampar su firma como prueba de su asistencia.

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ANEXO 4
FORMATO - FICHA TCNICA
<NOMBRE DEL SOLICITANTE>
<DEPENDENCIA>
<CARGO>
TEMA
JUSTIFICACIN

OBJETIVO GENERAL
TEMAS A TRATAR
NOMBRE
DOCENTES
LUGAR, FECHA
HORARIO

DE

PERFIL
FUNCIONARIOS
PARTICIPANTES
FUNCIONARIOS
PARTICIPANTES
TOTAL GRUPOS Y N
ASISTENTES
POR
GRUPO
METODOLOGIA
APLICAR

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EVALUACION DE LA
EFICACIA DE LA
CAPACITACION

ENCUESTA
EVALUACIN
LOGSTICA Y
DOCENTES
MATERIAL
ENTREGAR

DE
DE
A

FIRMA
JEFE DE DEPENDENCIA SOLICITANTE

FIRMA
DIRECTOR TCNICO GENERACIN DE
TECNOLOGAS, COOPERACIN TCNICA
Y CAPACITACIN.

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INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO 4

FORMATO - FICHA TCNICA
<NOMBRE DEL SOLICITANTE>
<DEPENDENCIA>
<CARGO>
TEMA
JUSTIFICACIN

Escribir de manera clara, objetiva y precisa en tema que debe ser

abordado por la Capacitacin solicitada
Explicar en forma clara y concisa la razn del porque es necesaria la
capacitacin solicitada e indicar a que objetivo estratgico y corporativo
apunta y como contribuye de manera eficiente a la realizacin de la
gestin de Control Fiscal indicando que competencias se suplirn con la
misma, en funcin de los requisitos definidos por el perfil de habilidades
y/o competencias de los funcionarios a capacitar. As mismo se debe
indicar que actividades asociadas al POA, PAE Y PAD se vern
beneficiadas por la capacitacin.
Sealar a que objetivo corporativo apunta la capacitacin solicitada.

OBJETIVO GENERAL Indicar que se espera generar con esa capacitacin en los resultados del
proceso identificando el nmero de la actividad del POA a la cual se
apunta, estimando el porcentaje de cumplimiento del mismo que sea
atribuible a dicha Capacitacin.
TEMAS A TRATAR

NOMBRE
DOCENTES

LUGAR, FECHA
HORARIO

PERFIL
FUNCIONARIOS
PARTICIPANTES
FUNCIONARIOS

Se deben enumerar los subtemas que debern ser abordados para dar
cumplimiento al objetivo propuesto de la Capacitacin solicitada, as
mismo es necesario indicar o sugerir la intensidad horaria y el tiempo que
ha de destinarse para cada subtema.
DE Cuando se conocen debern quedar identificados, tambin pueden
sugerirse nombres de docentes o instituciones que se ajusten al perfil de
calidad necesario para llenar las expectativas de la Capacitacin
solicitada.
Y Si la Capacitacin ha sido ofrecida estos datos debern ser consignados
de manera precisa en la ficha; en caso contrario, deber sugerirse el lugar,
fechas y horarios para adelantar la Capacitacin de manera que en
coordinacin con la Direccin de Generacin de Tecnologas, Cooperacin
Tcnica y Capacitacin se concert lo pertinente.
Deber establecerse el perfil del funcionario identificando cargo,
dependencia a la que pertenece, profesin y dems aspectos que se
consideren relevantes y que guarden relacin con la Capacitacin
solicitada de manera que pueda ser aprovechada al mximo.
Deber enviarse el nombre de todos y cada uno de los funcionarios
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PARTICIPANTES
TOTAL GRUPOS Y N
ASISTENTES
POR
GRUPO
METODOLOGIA
APLICAR

EVALUACION DE LA
EFICACIA DE LA
CAPACITACION

ENCUESTA
EVALUACIN
LOGSTICA Y
DOCENTES
MATERIAL
ENTREGAR

indicando el numero de la cedula de ciudadana y la dependencia a la que

pertenece.
De acuerdo a la Capacitacin solicitada se establece el nmero de
funcionarios que forman un grupo. En caso contrario la Direccin de
Generacin de Tecnologas formara dichos grupos buscando su
homogeneidad respecto a los perfiles y buscando disminuir costos sin
desmedro de la calidad de la Capacitacin solicitada.
Se indicara el tipo de metodologa que se aplicara, por ejemplo si se trata
de seminario, conferencia, panel, clase magistral y dems que se
encuentren en el mercado.
En caso contrario, deber sugerirse la metodologa que garantice un
mayor impacto de la Capacitacin solicitada.
Sealar la fecha o periodo en el cual se aplicar la evaluacin de la
eficacia, mediante la aplicacin de la Capacitacin solicitada, de manera
que sea posible establecer la validez de la aplicacin en el desarrollo de
las labores, de los conocimientos y destrezas adquiridos por parte del
funcionario.
La aplicacin de la capacitacin deber estar asociada al proceso y el
mejoramiento en los indicadores de gestin para lograr los objetivos en
desarrollo de las actividades del POA, PAE Y PAS.

DE Con base en el formato No. 2, se deber indicar las modificaciones

pertinentes de acuerdo a la Capacitacin solicitada y que busquen medir
DE aspectos que optimicen el aprovechamiento de la Capacitacin.
A Cuando este establecido por parte del oferente se debe escribir el material
que ser entregado a los participantes, garantizando el envi como
mnimo de un ejemplar de dicho material con destino a la Biblioteca de la
Entidad.
En caso contrario, se deber informar que material se requiere para
cumplir el objetivo de la Capacitacin, para ser solicitado al Contratista,
para lo cual se requiere de las instrucciones precisas del solicitante de la
Capacitacin.

FIRMA
JEFE DE DEPENDENCIA SOLICITANTE

FIRMA
DIRECTOR TCNICO GENERACIN DE
TECNOLOGAS, COOPERACIN TCNICA
Y CAPACITACIN.

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ANEXO 5

FORMATO CONTROL DE CAPACITACIN

NOMBRE DEL PROCESO
SEGUIMIENTO TECNICO

NOMBRE CAPACITACIN
PERIODO

TEMA

DESDE

HASTA

No. FUNCIONARIOS
CONVOCADOS

ASISTENTES

%ASISTENCIA

LUGAR (ES)

DOCENTE(S)

INTENSIDAD
TOTAL

CUMPLIMIENTO
EFICACIA CAPACITACIN

T1
T2
T3
T4

ANEXO 5 (continuacin)
FORMATO CONTROL DE CAPACITACION
NOMBRE DEL PROCESO:

SEGUIMIENTO FINANCIERO
NOMBRE CAPACITACIN
TEMA
T1
T2
T3
T4

CONTROL CONTRACIN
No. Contrato

O.P.S.

Disponibilidad

Valor

Fecha

Costo
Promedio

No. Oficio

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INSTRUCTIVO ANEXO 5
Este anexo deber ser diligenciado por el Tcnico de la Direccin de Generacin de Tecnologas, Cooperacin Tcnica y Capacitacin
en concordancia con la actividad No. 11 del procedimiento.
NOMBRE DEL PROCESO: Debe indicarse el nombre del Proceso al cual apunta la Capacitacin solicitada: Proceso Macro, Proceso
Micro, Proceso de Responsabilidad Fiscal, Gestin del Talento Humano, Enlace, Documental, etc.
TEMA: Anotar el tema solicitado de capacitacin.
PERIODO: Indicar la fecha de inicio y finalizacin de cada capacitacin usando el formato da/mes/ao.
FUNCIONARIOS CONVOCADOS: Corresponde al total de funcionarios que fueron invitados de manera formal.
FUNCIONARIOS ASISTENTES: Es el nmero de funcionarios que asistieron al evento segn el registro diseado para tal fin en el
anexo 4.
PORCENTAJE DE ASISTENCIA: Es el numero de asistentes dividido entre el de convocados por 100.
LUGAR: Sitio donde se dicto el curso.
DOCENTE: Nombre del docente que dicto el tema
INTENSIDAD: Total de horas que comprendi la capacitacin.
INSTRUCTIVO ANEXO 5 (continuacin)
No. CONTRATO: Dato suministrado por la Subdireccin de Recursos Materiales
O.P.S.: Orden de Prestacin de Servicios, informacin suministrada por la Subdireccin de Recursos Materiales
DISPONIBILIDAD: El nmero de la disponibilidad presupuestal ser suministrada por la Subdireccin Financiera.
VALOR: Hace referencia al valor total del Contrato.
FECHA: Se debe indicar la fecha en la cual se ejecutara la contratacin.
COSTO PROMEDIO: Con el valor total, el nmero de funcionarios y la intensidad horaria se construye el indicador de costo promedio
tanto para funcionario, hora y hora-funcionario.

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ANEXO No. 6

ESTRUCTURA PARA DOCUMENTAR ACTAS

(ESCRIBA AQU EL NOMBRE DEL COMIT, CONSEJO O REUNIN)
ACTA No. ____________ DE (AO)
LUGAR:

FECHA:

HORA INICIO:

HORA FIN:

OBJETIVO

ORDEN DEL DA
1.

5.

2.

6.

3.

7.

4.

DESARROLLO TEMATICO
TEMAS TRATADOS

RESULTADOS

ACCIONES A EJECUTAR

1.

1.

2.

2.

3.

3.

RELACION DE ANEXOS
No. de
ORDEN

RELACIN CON EL DESARROLLO

TEMTICO (*)

TITULO

(*) NUMERAL AL CUAL SE APLICA

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COMPROMISOS
ACCION

RESPONSABLE

FECHA LIMITE
EJECUCION

1.
2.
3.

FIRMA DE LOS PARTICIPANTES

NOMBRE Y CARGO

FIRMA

1.
2.
3.
4.
5.

NOMBRE COMPLETO DE QUIN ELABORA Y TRANSCRIBE EL

ACTA

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