UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIN DE PASANTAS
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

OPTIMIZACION DEL PROCESO DE CONTROL DE PRODUCTOS CON

FALLAS REPORTADAS POR LOS DISTINTOS DEPARTAMENTOS DE LA
EMPRESA FARMACIA SALUD ARAIMA, C.A.
(LOCATEL PUERTO ORDAZ)

Informe Tcnico Final de Pasanta presentado para optar por el Titulo de Licenciado en la
especialidad de Administracin de Empresas

AUTOR: MARIAJOS ARZOLAIS

C.I.: 18.521.363

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIN DE PASANTAS
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

OPTIMIZACION DEL PROCESO DE CONTROL DE PRODUCTOS CON

FALLAS REPORTADAS POR LOS DISTINTOS DEPARTAMENTOS DE LA
EMPRESA FARMACIA SALUD ARAIMA, C.A.
(LOCATEL PUERTO ORDAZ)

Econ. Fidel Hernndez

TUTOR ACADMICO

Lcda. Yesenia Salazar

TUTOR INDUSTRIAL

CIUDAD GUAYANA, OCTUBRE 2011

INDICE

Pg.
INTRODUCCIN............................................................................................1
DESARROLLO............................................................................................... 3
Generalidades de la empresa..................................................................... 3
Misin........................................................................................................ 4
Visin..........................................................................................................4
Objetivos.................................................................................................... 4
Estructura Organizativa de la Empresa.......................................................5
Descripcin del rea de pasanta.................................................................6
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA...................................................7
Objetivo General............................................................................................9
PLAN DE TRABAJO..................................................................................10
Tcnicas de investigacin utilizadas para el logro
de las actividades...........................................................................................10
Logros alcanzados con el plan de trabajo..................................................12
Actividades realizadas fuera del plan de trabajo........................................19
Actividades realizadas durante la pasanta.................................................22

Facilidades y dificultades presentadas durante el

desarrollo de la pasanta............................................................................25
Conocimientos adquiridos durante la pasanta..........................................26
CONCLUSION................................................................................................28
RECOMENDACIONES................................................................................30
Para la Empresa Farmacia Salud Araima......................................................30
Para la UNEG...........................................................................................31
Para los Pasantes.......................................................................................31
GLOSARIO.....................................................................................................32
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS..........................................................34
ANEXOS..........................................................................................................35
Anexo 1.- Reporte de fallas.......................................................................36
Anexo 2.- Pasos para la Verificacin de las Unidades en el sistema SAP37
Anexo 3.- Cuadro de Control de Fallas Reportadas.......................................40

Anexo 4.- Anlisis de la fallas...................................................................41

Anexo 5.- Procedimiento para ingresar a la carpeta compartida
Reporte de Fallas.....................................................................................45

INTRODUCCIN

Farmacia Salud Araima, C.A. (Locatel), inicio en el 2002 con establecimientos

que ofrecen al cliente, las farmacias ms surtidas y variadas ofertas en equipos
mdicos, productos nutricionales, artculos de higiene y belleza, y los mejores
servicios pensados para su salud y bienestar. Actualmente se ubica dentro de un
mercado competitivo y dirigida a prestar un servicio al consumidor, por consiguiente
cuenta con una numerosa clientela destacndose como Auto mercado de salud.
Como en muchas otras empresas, Locatel es una empresa donde existen fallas en
el registro y control de mercanca, por ende el control es muy ambiguo, por ello la
empresa requiere de una organizacin y un control mas riguroso donde se supervise
realmente la mercanca que entra en el depsito como la que sale, con este sistema se
evitaran los problemas que se presentan a menudo, como lo es, que se agote la
existencia de algn producto y esto ocasione caos para el rea donde se est
necesitando, como tambin se evitara que cualquier mercanca fuera hurtada y no se
note su ausencia.
Para esto, a partir del mes de Mayo del 2011 hasta entonces Locatel,
especficamente en el departamento de Inventario, se implemento el proceso de
control fallas, el cual inicia con la recepcin de los reportes de fallas por los distintos
departamentos de la empresa, luego contar las existencias de los productos con fallas,
verificar las unidades en el Sistema SAP, analizar estos productos mediante el mtodo
PEPS lo cual permitir descubrir el motivo de la fallas y por ultimo en el cuadro
Control de Fallas ajustar las cantidades de los productos reportados. Cabe destacar,
que es un proceso largo y por ende quitara tiempo que podra ser invertido en otras
actividades del departamento.
1

Con la optimizacin del proceso de control de productos con fallas reportadas se

reducir el tiempo en que el proceso se realizaba anteriormente, puesto que, ya no se
perdera en leer buscando los productos con fallas en el reporte manuscrito; solo
copiar de este formato y pegar en el cuadro de Control de Fallas.
En el desarrollo del informe se har una breve descripcin de la empresa en donde
se mencionara sus objetivos, la misin, visin, estructura organizativa; de la misma
manera se har una descripcin del rea de pasanta indicando el objetivo, la
estructura organizativa de la empresa, el planteamiento del problema, el plan de
trabajo, las facilidades y dificultades que se presentaron en el desarrollo de la
pasanta, as como tambin los conocimientos adquiridos durante la pasanta, adems
se sealaran algunas recomendaciones y por ultimo en los anexos, se mostrara El
formato manuscritos de los reportes de fallas, el cuadro Control de Fallas, pasos
que debern seguir para realizar el Proceso de Control de Fallas y la propuesta para
optimizar el proceso.

DESARROLLO

Generalidades de la Empresa

Farmacia Salud Araima, C.A. (Locatel - Puerto Ordaz), se encuentra ubicada en la

calle Caura con calle Cuchivero sector Alta Vista, especficamente en el centro
comercial ciudad Alta Vista I Local. 1-73, es una empresa dedicada a la
comercializacin de productos y servicios de salud para el bienestar de sus clientes.
Farmacia Salud Araima inicio el 14 de Enero de 2002, con el concepto innovador
al servicio de sus afiliados. Sus establecimientos cuentan con las farmacias ms
surtidas, la ms variada oferta en equipos mdicos, productos nutricionales, artculos
de higiene y belleza, y los mejores servicios pensados para su salud y bienestar.
Bajo la modalidad de franquicia y el concepto de Automercado de salud, la
empresa que empez con un pequeo local de venta y alquiler de equipos mdicos
hace 30 aos, sum voluntades en 49 establecimientos en Venezuela y 11 en el
exterior. Algunos de stos a nivel nacional se encuentran en; Caracas, Cabimas, El
Tigre, San Antonio de las Altos, entre otros; y en el exterior, Mosc, Colombia,
Mxico, etc.
Locatel, ofrece en las cantidades requeridas, medicamentos y productos
farmacuticos, descuentos en la compra de medicinas y la preparacin de frmulas
magistrales. Brinda la venta y el servicio de Alquiler de Equipos Mdicos para el
cuidado y restablecimiento del paciente. Tambin, el servicio de ptica donde

realizan gratuitamente exmenes de la vista, adaptacin de lentes y la venta de stos;

Cuenta con departamentos de Nutricin y Diettica que contribuye a mejorar el

estado nutricional de los afiliados, entre otros beneficios.

Objetivos
La prevencin.
El mantenimiento.
El restablecimiento de la salud.

Misin
Superar las expectativas de nuestros clientes, proveedores, socios y empleados,
ofreciendo a toda la poblacin en un ambiente de armona y bienestar, el surtido ms
amplio de productos y servicios de salud, con un alto contenido de innovacin y
diferenciacin.

Visin
Ser reconocido como la primera opcin de salud y bienestar al detal, para toda la
poblacin.

Estructura Organizativa de la Empresa.

Descripcin del rea de pasanta.

La pasanta se realizo en la Gerencia de Compras, la cual est encargada de

inspeccionar y controlar las reas de Almacn, Sistemas, Compras e Inventario.
Especficamente tuvo lugar en ste ltimo, en donde se desarrollan Ajustes en el
Sistema SAP, as como tambin se evalan otros procedimientos que

permiten

obtener un control y seguimiento de la mercanca.

El departamento debe cumplir ciertas normas como analizar y controlar el
comportamiento de los inventarios de todos los productos, tanto en el almacn como
en tienda, a su vez llevar el control mensual de las prdidas mediante un reporte de
prdidas; tambin analizar las diferencias y explicaciones del inventario, entre lo real
y lo sistmico, realizar informes mensuales a la Direccin General sobre el anlisis de
inventario cuando se detecten una diferencia que se deben reconocer contablemente.
Llevar control SAP por transaccin MB51 de las entradas y salidas de mercanca, y
por ultimo ofrecer la mayor confiabilidad en los procesos de ajustes de inventario.
Otro punto de suma importancia es el de las devoluciones de los productos, el cual
el departamento lleva un control de devoluciones ya sea por productos que estn por
descodificacin, productos no pedidos, por deterioro fsico, vencidos, prximo a
vencer, equivocado, defecto de fabrica, cambio de presentacin, consignacin,
unidades de manejo, cambio por cambio, faltante fsico, error en factura, cantidades
no solicitadas, y por ultimo sin refrigeracin, sin fecha de vencimiento.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El Grupo Comercial de Locatel, posee una trayectoria de 30 aos en el negocio de

equipos mdicos con una reputacin y prestigio inmejorables; inicia en el ao 1979
en Caracas (San Bernardino), con el sistema de alquiler de equipos mdicos con
despacho a domicilio y venta al detal, con una pequea exhibicin.
Actualmente se ubica dentro de un mercado competitivo y dirigida a prestar un
servicio al consumidor, por consiguiente cuenta con una numerosa clientela
destacndose como Automercado de salud. A raz de esto, comienza un proceso de
expansin, el cual permite que existan franquicias tanto a nivel nacional como
internacional. Naci, Farmacia Salud Araima C.A. (Locatel) es una franquicia que
ofrece un amplio surtido de Equipos Mdicos, Farmacia, Servicios de ptica y otros
servicios para el cuidado del paciente, garantizando su pronto restablecimiento a la
vida activa, representando la mejor alternativa para cubrir las necesidades de pronta
recuperacin del paciente. Integrada por las gerencias de relaciones Institucionales,
tienda, administracin y finanzas, compras y recursos humanos cada uno de ellos
estn en relacin directa con las funciones bsicas que realiza la empresa a fin de
lograr sus objetivos.
La empresa farmacia salud Araima, C.A. (Locatel), dentro de su estructura
organizativa se encuentra el departamento de inventario, que se encarga de gestionar
supervisar y controlar procesos relacionados a esta rea. Dentro de sus funciones
tienen el proceso de control de fallas, el cual consiste; primero, recibir los reportes
mensuales con fallas de los diferentes departamentos (farmacia, almacn, equipos
mdicos y otros), verificar la existencia tanto en fsico como en sistema de los
productos reportados; analizar cada uno de los casos para luego ser registrados en un

archivo de Excel, llamado Cuadro de control de fallas, el cual se requiere toda la

informacin necesaria del producto a ajustar, como: el cdigo SAP, descripcin, tipo
de ajuste, cantidad en fsico y sistema SAP, costo y por quien fue reportado; para
luego imprimir el soporte analizado y ser validado por la persona autorizada y
proceder a sacar la informacin del sistema ya bien sean ajustes de suma o resta.
De esta manera, se estn presentando ciertos inconvenientes en cuanto a este
proceso, puesto que, al ser una medida nueva en este departamento, no cumple las
expectativas esperadas y por ende requiere de mejoras. Se detecto que los reportes
entregados a la analista de inventario son confusos, puesto que, los mismos contienen
reportes tanto para el departamento de compras como para el de inventario y por ende
al mezclarse es ms tardo el proceso. Por ser informacin manuscrita, en ocasiones
los datos son confusos, puesto la letra es poco legible y adems no contienen la
informacin necesaria. Tambin al momento de realizarse el anlisis consume mucho
tiempo que podra utilizarse en otras actividades. Por esto, requiere de ciertas mejoras
para as realizar de una manera ms efectiva y eficaz este mecanismo.
Por lo antes expuesto es necesaria la optimizacin del proceso de control de
productos con fallas reportadas por los diferentes departamentos de Farmacia Salud
Araima, C. A. (Locatel), de manera que le proporcione la informacin necesaria al
personal encargado en un momento dado, con la finalidad de mantener un proceso
eficaz, eficiente y sistemtico, donde se ahorrara tiempo y se podr llevar a mejor el
proceso. As mismo, el departamento ya no tendr trabajo acumulado, presentara
fluidez y organizacin en el trabajo, lo cual contribuye al logro de las metas y
objetivos de la entidad.
La optimizacin puede realizarse en diversos mbitos, siempre con el mismo
objetivo: mejorar el funcionamiento de algo a travs de una gestin perfeccionada de
los recursos. La optimizacin puede realizarse en distintos mbitos, aunque lo
recomendable es concretarla hacia el final de un proceso.

El trmino se utiliza mucho en el mbito de la informtica, puesto que busca

adaptar los programas informticos para que realicen sus tareas de la forma ms
rpida posible. Gracias a la optimizacin de software, por ejemplo, los programas
pueden requerir de menos memoria para su funcionamiento ya que pasan a usar sus
recursos de manera ms eficiente. Por otra parte, la optimizacin de consultas,
consiste en mejorar los tiempos de respuesta en la gestin de bases de datos y busca
simplificar las consultas ms complejas que pueden requerir de mucho tiempo para su
resolucin.
Un proceso es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados)
que se realizan o suceden (alternativa o simultneamente) bajo ciertas circunstancias
con un fin determinado. A raz de lo referido anteriormente, optimizar un proceso no
es ms que buscar la mejor manera de realizarlo.

OBJETIVO GENERAL
Optimizar el proceso de control de los productos con fallas reportadas por los
distintos departamentos de la Empresa Farmacia Salud Araima, C. A. (Locatel).
Puerto Ordaz - Estado Bolvar.

PLAN DE TRABAJO

Diagnosticar la situacin actual del proceso de control de productos con fallas

reportadas por los diferentes departamentos de la empresa.
Describir mediante un instructivo las acciones para ejercer el proceso de
control de productos con fallas reportadas por los distintos departamentos de
la empresa.
Presentar una propuesta para la optimizacin del proceso de control de
productos con fallas reportadas por diferentes departamentos de la empresa
Farmacia Salud Araima, C. A. (Locatel).

TCNICAS DE INVESTIGACIN UTILIZADAS PARA EL LOGRO DE LAS

ACTIVIDADES.

Tipo de investigacin
De Campo
De la misma manera Sabino C. (2000) estableci: La investigacin de campo, es
la investigacin que se basa en informaciones o datos primarios obtenidos
directamente de la realidad (pg.81).

1
0

Lo sealado anteriormente por el autor, refleja que esta investigacin es de campo,

porque se realizar directamente en el lugar de los hechos y esto permite al
investigador cerciorarse de las condiciones en que se han conseguido los datos,
haciendo posible su modificacin de ser necesario.

Diseo de la Investigacin
El diseo utilizado fue la investigacin descriptiva. Segn Tamayo y Tamayo
(1991): La investigacin descriptiva es la descripcin, registro, anlisis e
interpretacin de la naturaleza actual, composicin o procesos de los fenmenos, este
enfoque se hace sobre conclusiones dominantes, o sobre cmo una persona, grupo o
cosa, se produce o funciona en el presente.
La investigacin desarrollada se emplea de forma Descriptiva ya que se tuvo que
analizar cada uno de los productos con reportados, con el fin de detectar los motivos
que causaron las fallas; de la misma manera es descriptiva debido a que se que se
describir de qu manera se realiza el Proceso de Control de Fallas.

Tcnicas de Recoleccin de Datos

Los instrumentos o tcnicas de recoleccin de informacin son aquellas tcnicas
que permitirn tener un anlisis de los datos para manejar la problemtica en estudio.
El instrumento que se utilizar para la recoleccin de la informacin fue la siguiente:
Observacin Directa: Se realizo observaciones directas al personal del
Departamento de Inventario que permiti tener informacin sobre cada una de las
funciones que llevan a cabo. Al respecto Bunge, C.(2002) seala que la observacin
directa, es la que permite evaluar el grado en el cual un proceso es llevado a
cabo y cules son los factores que posiblemente requieren atencin especial,
(pg.15). La observacin directa permite obtener en forma directa informacin de
realidad donde se presentan el problema que se aborda.

11

Entrevista no Estructurada o Libre: Esta tcnica consiste en realizar preguntas de

acuerdo a las respuestas que vayan surgiendo durante la entrevista. Es ms flexible y
abierta, aunque los objetivos de la investigacin rigen a las preguntas, su contenido,
orden, profundidad y formulacin se encuentran por entero en manos del
entrevistador. Si bien el investigador, sobre la base del problema, los objetivos y las
variables, elabora las preguntas antes de realizar la entrevista, modifica el orden, la
forma de encauzar las preguntas o su formulacin para adaptarlas a las diversas
situaciones.

LOGROS ALCANZADOS CON EL PLAN DE TRABAJO

Diagnosticar la situacin actual del proceso de control de productos con

fallas reportadas por los diferentes departamentos de la empresa.
Se observo que el proceso de control de los productos con fallas reportadas por
los distintos departamentos de la empresa, es un proceso extenso, el cual inicia por la
recepcin de los reportes; se verifica mediante un conteo las unidades reportadas, y
as compararlas con las cantidades que aparecen en el sistema SAP (MB52); se
analiza cada mercanca reportada, con el fin de determinar el motivo de la falla y por
ultimo realizar los ajustes correspondientes a la situacin, ya sean de suma o resta y
por ende sacar del sistema las cantidades modificados.
De igual manera se observo que los reportes entregados a la analista de inventario
son confusos, puesto que, los mismos contienen reportes tanto para el departamento
de compras como para el de inventario y por ende al mezclarse es ms tardo el
proceso. Por ser informacin manuscrita, en ocasiones los datos son confusos, puesto
la letra es poco legible y adems no contienen la informacin necesaria. Ver anexo 1

Se pudo apreciar que cada da se presentan reportes de fallas nuevas, y a pesar que
la analista desempea sus funciones de manera sistemtica y ordenada, trae como
consecuencia sobrecarga de trabajo para el empleado. Cabe destacar que este personal
realiza un trabajo de vital importancia ya que es el responsable de solucionar las
fallas presentadas y as evitar las confusiones que estas ocasionan a la empresa

* Describir mediante un instructivo las acciones para ejercer el Proceso de

Control de Productos con Fallas Reportadas por los distintos
departamentos de la empresa.

PROCEDIMIENTO:
RECEPCIN DE LAS FALLAS REPORTADAS

RESPONSABLE

PAS
O
1
2

ANALISTA
DE
INVENTARI
O

3
4
5

ACCIO
N
Recibir en fsico y por el correo electrnico los
reportes de productos con fallas
En el formato Reporte de fallas buscar y
seleccionar solo los productos con fallas.
Transcribir en el Cuadro de Control de Fallas
Reportadas, los productos encontrados
En el almacn indicado, verificar que la cantidad
existente coincida con la reportada
Colocar en el formato Cuadro de Control de
Fallas, la cantidad verificada en el almacn.

PROCEDIMIENTO:
VERIFICACION DE LA UNIDADES EN EL SISTEMA SAP

Ver anexo 2 y 3

RESPONSABLE

PAS
O

ACCIO
N
En la PC, en Escritorio, hacer doble clic en SAP

Logon y en SAP-R3 Produccin para ingresar

en el Sistema.

2
3

Colocar el usuario y la clave correspondiente,

presionar Enter
Elegir la segunda opcin y presionar
confirmar seleccin
Hacer doble clic en la transaccin MB52 para ver

ANALISTA

de almacn

DE
INVENTARI

la existencia del producto en los diferentes tipos

O
6
7

Colocar el Centro (clave) y en material, agregar

el cdigo SAP del producto.
Luego, clic en ejecutar (el relojito) para
visualizar la unidades
Rectificar

las unidades

que aparecen en

la transaccin (MB52).
Colocar en el Cuadro de Control de Fallas

Reportadas, las unidades visualizadas en el

Sistema SAP (MB52).

ANALISIS DE LA FALLAS

Ver anexo 4

RESPONSABLE

PAS
O
1
2
3

ACCIO
N
Realizar doble clic en la transaccin
Lista Documentos material (MB51)
Colocar el Centro (clave) y en material, agregar
el cdigo SAP del producto que se va a analizar.
Luego, clic en ejecutar (el relojito) para
visualizar los movimientos de la mercanca.
Aplicar el Mtodo Contable PEPS para analizar

la mercanca desde la fecha del inventario inicial

hasta la fecha actual

ingresos o entradas de mercanca y las ventas de

sta.clase de movimiento, colocar 101(ingresos) y
En

ANALISTA
DE

Contar desde el inventario inicial, solo los

INVENTARI

verifica cada uno para detectar si la falla ocurri

por un mal ingreso (cantidades quo no coinciden
con la sealada en la factura).

Luego,
7

buscar

en

fsico

las

facturas

correspondientes a los ingresos para confirmar lo

sealado en el sistema. Si es la causa, sacarle
copia a la factura para que quede como soporte.
Si los ingresos no son la causa de la falla.

Ingresar al sistema WinTelnet y verificar si las

unidades en fallas fueron vendidas.

Al descartar las opciones anteriores, deducir que

el motivo de la falla fue por hurto.

PROCEDIMIENTO:
AJUSTES DE FALLAS

Ver anexo 3

RESPONSABLE

PAS
O

ACCIO
N
En el formato Cuadro de Control de Fallas de

acuerdo a la situacin, restar o sumar la cantidad

que hay en fsico con la del sistema

ANALISTA
DE

INVENTARI
O

Buscar en la Transaccin MB52 (Sistema SAP), el

costo del producto.
Por ultimo, en el mismo formato colocar el costo de
acuerdo a las unidades ajustadas.

NOTA: Ajustes
-

El Ajuste de Resta se presenta cuando la cantidad de un producto es mayor en

el sistema con respecto a la existente en fsico.

Sin embargo cuando el Ajuste de suma ocurre de forma contraria, es decir,

cuando la cantidad en fsico es mayor a la del sistema SAP.

Presentar una propuesta para la optimizacin del proceso de control de productos

con fallas reportadas por diferentes departamentos de la empresa Farmacia Salud
Araima, C. A. (Locatel).

La optimizacin del proceso de control de productos con fallas reportadas por

diferentes departamentos de la empresa Farmacia Salud Araima, C. A. (Locatel); Se
enfoca bsicamente en modificar totalmente la manera cmo los departamentos de:
Compras, Farmacia, Almacn General, Equipos Mdicos, Afiliaciones y Adjunto
Direccin, realizan y envan los reportes de fallas al departamento de Inventario,
tomando en cuenta siempre la informacin necesaria ya establecida para ejercerlos.
De esta manera cada departamento involucrado tendr asignado un formato digital,
listo para registrar los productos con fallas de una manera fcil y ordenada. Cabe
destacar que esta informacin puede ser visualizada por el personal del departamento
de inventario siempre y cuando la requiera.
Fallas Reportadas por los Distintos Departamentos de Farmacia Salud Araima,
es el nombre del archivo en Microsoft Excel, en ste se encuentra un formato donde
cada departamento involucrado, al acceder, podr reportar la informacin necesaria
de los productos que detecten con fallas. Especficamente esta constituido por siete
hojas de clculo; la primera llamada Inicio, contiene el nombre del archivo y de
todos los departamentos involucrados donde cada uno posee una cpsula Locatel,
en la cual debern hacer clic para acceder y as visualizar sus respectivos formatos;
los cuales se dividen de la siguiente forma: En la hoja dos esta el departamento de
compras el cual har sus reportes, en la tres reportar Farmacia, en la cuatro Equipos
Mdicos, en la hoja cinco Adjunto Direccin agregar sus reportes, en la seis
Afiliaciones y por ltimo, en la siete , Almacn General asentar las suyas.
Estos formatos estn integrados con la informacin necesaria para solventar las
fallas reportadas, la cual es: la fecha del reporte, cdigo SAP, descripcin, cantidad
en fsico, cantidad en sistema del producto y por ultimo el nombre de la persona que
report el producto. Cabe destacar que los formatos de todos los departamentos son

iguales en cuanto a la informacin requerida, que la parte de Reportado por es

creada para momentos donde se presenten dudas en los datos y para mayor seguridad
de la informacin.
Una carpeta compartida, llamada Reporte de Fallas, contendr toda la
informacin al respecto, donde solamente el personal involucrado (departamento de
inventario, de compras, afiliaciones, farmacia equipos mdicos, almacn general y
adjunto direccin) podr tener acceso. Esto con el fin de proteger la informacin
contenida y as no pueda ser modifica por otros.
Esta nueva funcin fue planteada y comunicada a todos los departamentos
involucrados, mediante charlas donde se les demostr a travs de instrucciones como
deben ingresar y la forma de ejecutarla.
Permite administrar mejor el tiempo, puesto que, los reportes se enviaran solo por
una va, ya no se perdera en leer descifrando lo manuscrito, ni buscando y
clasificando los productos con fallas en los reportes; por consiguiente los
departamentos solo debern acceder al sistema y agregar los productos detectados en
el formato correspondiente; y el departamento de Inventario, verificar la informacin
reportada por los distintos departamentos involucrados, copiarla y pegarla en el
cuadro de Control de Fallas. Esta propuesta es factible porque la misma se ajusta a
la principal necesidad detectada en la investigacin, la cual es cumplir con todas las
actividades asignadas al departamento de una manera mejor organizada y en un
periodo de tiempo adecuado. De esta manera se establece una propuesta que garantiza
un proceso sistematizado, ordenado y eficaz.
Se deber realizar el procedimiento de la siguiente manera:

Ver anexo 5

ACTIVIDADES REALIZADAS FUERA DEL PLAN DE TRABAJO

Reconocimiento del lugar de la realizacin de la pasanta.

Conocimiento de diversas funciones del sistema SAP, el significado y para
que sirven distintos elementos de su contenido. Como entrar al sistema SAP y
las transacciones MB51 y MB52, Tambin sobre:
Los tipos de almacn son:
1000: Tienda
2000: Almacn General
4000: Devoluciones
5000: Perdidas
6000: Recetura (artculos fabricados por Locatel)

Sistema SAP, Las clases de movimientos son:

101: Ingreso de mercanca
951: Ventas
952: Devoluciones
702: Ajustes antes del inventario 2009
701: Ajustes despus del inventario 2009
X51: Destruccin de mercanca

311: traslado de un almacn a otro (del 2000 al 1000)

909: Traspaso de lote a lote

309: Traspaso de material a material
501: Ajuste de suma
502: Ajuste de resta.

Registrar productos con diversas situaciones (defecto de fbrica, vencimiento,

deterioro fsico, etc.) en el formato llamado Control de Devoluciones. Se
efecta mediante el sistema SAP, puesto que requiere de cierta informacin
suministrada por ste, como: cdigo de barra, unidades, fecha de vencimiento
y otros.
Inventario de la Pepsi C.A.; se realizo un conteo de diferentes productos
suministrados por este proveedor. Primero, se realizo la revisin en el almacn
general (2000) y luego en la tienda (1000). Todo esto se anota en un formato
donde se encuentra el cdigo SAP, la descripcin del producto, stock
disponible, stock fsico, stock sistema y el nombre del proveedor.
Realizacin del Stock Diario, en el formato Cuadro Resumen Diario de Stock
Puerto Ordaz. Para esto, abrir el Sistema SAP e ingresar a la transaccin MB52, coloca el cdigo de centro, el tipo de almacn ya sea tienda (1000),
almacn general (2000), devoluciones (4000) recetura (6000) y los grupos
de artculos; los cuales son:
AA*: Farmacia
BB*: Miscelaneos
C*: Equipos Mdicos.

2
0

Se descargaron los almacenes 1000 y 2000 con cada uno de los grupos de
artculos y as se visualizaron las existencias en cada uno de estos. Los almacenes
4000 y 6000 se descargan solos. Cabe destacar que esta actividad se realiza todos los
das.
De acuerdo a su condicin, clasificacin de los productos retirados de tienda:
donacin, desechar, reparar entre otros. Esta clasificacin se realizo en un
formato donde se encuentra registrada informacin de productos con
diferentes motivos no aptos para el cliente (daado, vencido, sin fsico, etc.)
Conteo de productos de los proveedores Pfizer, Sanofi y Boringer; con el fin
de verificar y comparar las cantidades existentes en fsico y en el Sistema
SAP.
Se realizo un inventario de todos los productos prximos a vencerse en el rea
de farmacia.
Cierre de mes: se realizo al final de cada mes en el sistema SAP,
especficamente en la transaccin MB52, donde se descargan todos los tipos
de almacn (1000,2000,4000 y 6000) con el fin de visualizar el inventario en
cada cierre de mes.
Reparacin de productos daados que luego fueron devueltos a tienda por el
personal de almacn el cual los organiza, y as puedan llegar a manos del
consumidor final. Tambin se destinaron productos para donacin.
Clasificacin de productos destinados a donacin especficamente para nios
(teteros, juguetes, chupones, etc.), los cuales fueron verificados tanto en fsico
como en el sistema SAP.
Inventario en la tienda de productos que se encuentran en el caso de la cuenta
EM/RF (EM: entrada de mercanca y RF: registro y verificacin de factura),
para verificar la existencia real de los artculos.

21

 Organizacin y clasificacin de documentos de acuerdo a las franquicias que

integran la empresa Locatel.
Inventario de todos los productos vencidos que estaban almacenados, para
verificar si algunos de ellos poda todava ser reconocido por los proveedores.
Se realizo un control de productos vencidos, los cuales se contaron y luego
ingresados en el formato Productos Daados en Tienda, el cual contiene:
cdigo SAP, descripcin, cantidad, lote, fecha de vencimiento, costo unitario
y costo total del producto.
Organizacin de archivos que contienen datos desde 2002 hasta el 2010 de los
diferentes departamento de Farmacia Salud Araima; cuentas por pagar,
cuentas por cobrar, tesorera, contabilidad y compras.
Transcripcin de los productos daados y vencidos que fueron inventariados
semanas anteriores.

ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LA PASANTA

Seman
as

Fecha

Actividad
es
Reconocimiento del lugar de la realizacin de la
pasanta.

Del
16/05/2011
al
20/05/2011

Investigacin sobre la empresa Locatel para el

Informe Tcnico Final de Pasanta.
Conocimiento de diversas funciones del sistema SAP

Planteamiento del problema por parte del departamento.

Registrar productos en condiciones poco ptimas, en

Del
23/05/2011
al

el control de devoluciones.
Inventario de productos de PEPSI tanto en el almacn
como en la tienda.

27/05/2011
Cierre de mes
3

Del
30/05/2011
al

Del
6/06/2011
al
10/06/2011

Realizacin del Stock Diario

clasificacin de los productos retirados de tienda.
Inventario de productos con fallas en los almacenes.
Conteo de productos de los proveedores Pfizer, Sanofi
y Boringer
Realizacin del Stock Diario
De acuerdo su condicin, clasificacin de los
productos retirados de tienda.
Inventario de todos los productos prximos a vencerse
en el rea de farmacia.

Del
5

13/06/2011
al
17/06/2011

Reparacin

de productos daados, los cuales

fueron retirados de tienda por esta condicin.

Realizacin del Stock Diario
De acuerdo su condicin, clasificacin de los
productos retirados de tienda.
Inventario en la tienda de productos que se encuentran

Del
20/06/2011
al
24/06/2011

en el caso de la cuenta EM/RF

Realizacin del Stock Diario
Anlisis de productos con fallas.

 Organizacin y clasificacin de documentos de

acuerdo a las franquicias que integran la empresa
7

Locatel.

Del

Inventario de todos los productos vencidos que

27/06/2011
al

estaban almacenados.

01/07/2011

Organizacin
Ajustes de productos
con fallas.
y clasificacin
de documentos de
acuerdo a las franquicias que integran la empresa

Locatel

Del

Clasificacin de productos destinados a donacin para

04/07/2011

nios.

al

Organizacin de archivos muertos de los diferentes

08/07/2011

departamentos
de Farmacia
Saludcon
Araima.
Analizar
los diferentes
productos
fallas reportadas
por los diferentes departamentos de la empresa.

Realizacin del Stock Diario

Del

De acuerdo su condicin, clasificacin de los

11/07/2011
10

productos retirados de tienda.

al

Realizacin del Informe Tcnico Final de Pasanta.

22/07/2011

11
Del
12

25/07/2011
al
Del

13

8/08/2011
al

Del
14

Inventario de todos los productos vencidos que

15/08/2011
al
19/08/2011

estaban almacenados.

Realizacin del Stock Diario

De acuerdo su condicin, clasificacin de los
productos retirados de tienda.
Transcripcin de los productos vencidos que estaban
almacenados y colocacin del cdigo SAP.
Realizacin del Stock Diario
De acuerdo su condicin, clasificacin de los
productos retirados de tienda.

15

16

Del
22/08/2011
al
Del
29/08/2011
al

Transcripcin de los productos vencidos que

estaban almacenados y colocacin del cdigo SAP.
Conteo de productos con fallas
Archivar documentos del ao 2009
Culminacin del Informe Tcnico Final de Pasanta.

FACILIDADES Y DIFICULTADES PRESENTADAS DURANTE EL

DESARROLLO DE LA PASANTA

Facilidades
El personal de Farmacia Salud Araima C.A. fue colaborador a la hora de
solicitar informacin para la realizacin del informe de pasanta.
El Departamento de Cuentas por Pagar posee un archivo organizado
alfabticamente de los proveedores; el cual garantiza una bsqueda eficaz a la
hora de necesitar un documento, ya sea factura, orden de compra o nota de
crdito u otros.
La Empresa cuenta con la tecnologa del sistema SAP automatizado que
facilita el manejo de la informacin.
Se obtuvo material de papelera, impresiones y sistemas automatizados.
Se conto con asesora profesional suministrada por el personal del
departamento de inventario.

Dificultades
En el Departamento de Inventario no existe el personal suficiente para los
procedimientos largos y tediosos realizados en el mismo.
El Departamento de Inventario no cuenta con suficiente espacio fsico, lo cual
dificulta el trabajo de pasanta.
Mensualmente los distintos departamentos de la empresa reportan cantidades
de gran significacin de productos con fallas, es decir, no presentan
cantidades iguales en fsico y en el sistema SAP (MB51-Stock en Almacn
por Material)
En el formato de productos con fallas, tambin indican productos que no
presentan ningn problema, ni poseen cdigo SAP, por consiguiente esto hace
ms tardo encontrar o reconocer los que poseen fallas.

CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS DURANTE LA PASANTA

Se obtuvo la oportunidad de conocer varias de las funciones que posee el

Sistema SAP, especficamente las transacciones MB51 (lista Documentos
Material) y MB52 (Stocks en Almacn por Material).
Se entendi muchos de los trminos utilizados en este sistema como: los tipos
de almacn, las clases de movimientos, entre otros.
Obtuve mayores conocimientos acerca del Microsoft Office Excel.
Clasificacin de los productos retirados de tienda, es decir; los que son por
devolucin, para desechar, donacin, reparacin o por consumo interno
(consumo por la empresa).

 Realizacin del stock diario, con el fin de visualizar cuanta existencia hay en
cada almacn.
Conocimiento a fondo sobre el Proceso de Control de Productos con Fallas
Reportadas por los distintos departamentos de la empresa Farmacia Salud
Araima.

CONCLUSION

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de

aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo
contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin
conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de
la empresa.
En la Farmacia Salud Araima, C.A., especficamente en el departamento
Inventario, el proceso de Control de Fallas, consiste en recibir los reportes mensuales
con fallas de los diferentes departamentos (farmacia, almacn, equipos mdicos y
otros), verificar la existencia tanto en fsico como en sistema de los productos
reportados; analizar cada uno de los casos para luego ser registrados en un archivo de
Excel, llamado Cuadro de control de fallas, donde se ajustaron bien sea de suma o
resta.
Sin embargo, al realizar los estudios pertinentes, se detecto que los reportes
entregados a la analista de inventario son confusos, puesto que, los mismos contienen
reportes tanto para el departamento de compras como para el de inventario y por ende
al mezclarse es ms tardo el proceso. Por ser informacin manuscrita, en ocasiones
los datos son confusos, puesto la letra es poco legible y adems no contienen la
informacin necesaria. Tambin al momento de realizarse el anlisis consume mucho
tiempo que podra utilizarse en otras actividades.
Por esto fue necesaria la optimizacin del proceso de control de productos con
fallas reportadas por los diferentes departamentos de Farmacia Salud Araima, C. A.
(Locatel), de manera que le proporcione la informacin necesaria al personal
encargado en un momento dado, con la finalidad de mantener un proceso eficaz,

eficiente y sistemtico, donde se ahorrara tiempo y se podr llevar a mejor el proceso.

As mismo, el departamento ya no tendr trabajo acumulado, presentara fluidez y
organizacin en el trabajo, lo cual contribuye al logro de las metas y objetivos de la
entidad.

RECOMENDACIONES

Recomendaciones para la Empresa Farmacia Salud Araima

Elaborar un manual de normas y procedimientos, para el Proceso de Control
de Fallas.
Enviar los reportes solamente con los productos que tengan fallas y con la
informacin necesaria (cdigo SAP, descripcin del producto, cantidad fsico
y en sistema) y as agilizar el proceso en el sistema.
Agilizar los reportes de los productos con fallas, envindolos todos mediante
el correo electrnico al personal encargado de este proceso.
Capacitar al personal de acuerdo a sus funciones, cada cierto tiempo, ya sea
cursos, charlas, entre otros.
Proveer al menos de dos empleados a cada departamento de la empresa, para
que as se puedan apoyarse y realizar las funciones de manera eficaz.
Ampliar el espacio fsico del departamento de inventario puesto que es muy
reducido e incomodo para su personal.
Contratar personal para el departamento de inventario debido a la gran
cantidad de trabajo que existe en ste.
Proporcionar los manuales de normas y procedimientos a todo nuevo personal
de trabajo que ingrese en los departamentos de la empresa.

3
0

Recomendaciones para la UNEG

* Permitir realizar las pasantas en empresas que se encuentren localizadas fuera
de la zona, ya que de acuerdo a la difcil situacin actual que se presenta es
muy difcil conseguirla en esta localidad.
* Aprobar que se realicen las pasantas en pequeas y medianas empresas
puesto que existen pocas opciones para efectuarlas.

Recomendaciones para Pasantes

Los estudiantes deben entender bien lo que seala el nuevo reglamento de
Pasantas para que luego puedan regirse y asesorarse por ste.
Entregar a tiempo los documentos requeridos para legalizar la pasanta

31

GLOSARIO DE TERMINOS

Conteos: Se originan cuando se mandan un comunicado pidiendo el conteo a

una serie de artculos especficos a las tiendas en varias particularidades para
mandarles a hacer unas rebajas, ajustes, aumentos o cambios de cdigo y
precio para que las mismas reporten que cantidad tienen de esos productos y
hacer sus respectivos procedimientos.
Control: Es vigilar que todas las acciones y operaciones en todo momento, se
efecten de acuerdo con el plan adoptado, con las rdenes dadas y con los
principios establecidos. El control compara, discute y critica, tiende a
estimular la planificacin, simplificar y fortificar la organizacin, a aumentar
la eficacia del mando y a facilitar la coordinacin.
Control de Inventario: El control de inventarios puede definirse como el
conjunto de actividades y tcnicas utilizadas para mantener la cantidad de
artculos (materiales, materias primas, producto en proceso y producto
terminado) en el nivel deseado tal que ni el costo ni la probabilidad de faltante
sean de una magnitud significativa.
Facturas: Es un documento que respalda la realizacin de una operacin
econmica, que por lo general se trata de una compraventa. En otras palabras,
una factura es el documento a travs del cual una persona que vende puede
rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa
comercial.
Fallas: Es cuando la existencia en fsico de un producto no coincide con la
cantidad reflejada en el sistema.

 Instructivo: es aquello que nos gua a travs de procedimientos para

la

realizacin de alguna cosa, tanto para armar, o como para utilizar de alguna
manera que nos sea necesario. Esto seria una seguidilla de pasos a las cuales
hay que seguir uno a uno para lograr un objetivo en concreto.
Inventario: Son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o
servicios para su posterior comercializacin.
Mtodo Contable PEPS: Consiste bsicamente en darle salida del inventario a
aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios
quedarn aquellos productos comprados ms recientemente.

Sistema SAP (Systems, Applications, Products in Data Processing):

Constituye un programa informtico muy completo, que permite una gestin
integral de los recursos asignados a cada una de las reas que conforman las
organizaciones, y que permite ofrecer solucin a las necesidades especficas
de cada una de ellas.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Garca Cant, A. (1990). Enfoques Prcticos para la Planeacin y Control de

Inventarios. Mxico. Editorial Trillas.

Hernndez, R., Fernndez C. y Baptista P. (2.003). Metodologa de la

Investigacin. Mxico. Editorial Mc Graw Hill. Tercera Edicin

Sabino, C (2.002). El Proceso de la Investigacin. Editorial Panapo de

Venezuela. Nueva Edicin Actualizada.

Tamayo y Tamayo, M. (1991). El Proceso de la Investigacin Cientfica.

Mxico. Editorial Limusa.

REFERENCIAS ELECTRNICAS

http://www.gerencie.com/metodo-peps.html

http://es.wikipedia.org/wiki/Inventar

Anexo 1.- Reporte de fallas

Reporte al departamento
de inventario

Reportes al departamento
de compras

Anexo 2.- Pasos para la Verificacin de las Unidades en el sistema SAP

Para ingresar al SAP clic en

Clic en SAP- R3 Produccin

Se coloca el usuario y la clave

del modulo de inventario.

Clic en la segunda opcin de la aplicacin

Luego Clic en confirmar

Clic en la transaccin MB52 para ver la existencia

del producto en los diferentes tipos de almacn

Colocar el cdigo SAP del

producto y el centro.

Se visualiza la existencia del producto en el almacn 1000 (tienda) y 2000 (general)

Anexo 3.- Cuadro de Control de Fallas Reportadas

4
0

Anexo 4.- Anlisis de la fallas

Clic en la transaccin MB51 para ver la existencia

del producto en los diferentes tipos de almacn

Clic en ejecutar (el relojito) para visualizar los movimientos de la mercanca.

Cdigo SAP del producto y el centro.

Colocar fecha del inventario inicial y la fecha del presenta da

41

Contar de abajo hacia arriba.

Se aplica el Mtodo PEPS, puesto que las primeras unidades que entran son las
primeras que se salen o se venden.

Colocar 101 (ingresos) para ver las entradas de mercanca

En clase de movimiento, y verifica cada uno para detectar si la falla ocurri por un mal
ingreso (cantidades quo no coinciden con la sealada en la factura)

Doble clic en las unidades de cada ingreso

Visualizar y anotar nombre del proveedor, fecha y numero de factura

Seleccionar el nombre del producto que se esta analizando

Verifica las cantidades en entrada de mercanca y en la recepcin de factura, luego

comparar estos datos con lo sealado en el fsico de la factura. Si no coincide resultar un
mal ingreso

Anexo 5.- Procedimiento para ingresar a la carpeta compartida Reporte de

Fallas

Clic en Inicio y luego Seleccionar Ejecutar

Presionar aceptar

Reportes de Fallas

Realizar clic en la carpeta compartida Reporte de Fallas y as ingresar al formato

Doble clic en el formato

Clic para ingresar al formato

El departamento de Afiliaciones deber registrar todos los productos detectados con fal

En este caso, el departamento de Equipos Mdicos deber registrar todos los productos