Integrantes:

Rosanna Daz 1067236

Nicole Ponciano 1066369
Javier Rodrguez 1053836
Asignacin:
El mundo de la oficina sin papel
Asignatura:
Informtica en los negocios
Profesor:
Osvaldo Mota de la Cruz
Fecha de entrega:
Jueves 7 de Julio del 2016
Santo Domingo, Rep. Dom.

Oficina Sin Papeles o Empresa en Lnea

Los sistemas llamados sin papeles usan tecnologa basada en la nube, de ah que el acceso a tus
documentos depende nicamente de tener una conexin a Internet en el momento en que los
quieras consultar. Y eso incluye acceder desde cualquier dispositivo electrnico.
Este concepto es uno de los mtodos ms reciente y menos aplicados para la eficiencia en la
oficina y de reducir costos, sin dejar de mencionar los beneficios al medio ambiente.
Bsicamente, este trmino describe el proceso de transferir archivos del papel a formato digital.
A menudo confundida como una iniciativa tecnolgica, la oficina totalmente computarizada sigue
un proceso de lenta implementacin en muchas empresas

Las ventajas que ofrece para los negocios

La mayor ventaja de una oficina sin papeles es el tiempo total ahorrado. La cantidad de tiempo
empleado para la bsqueda de los documentos perdidos suma una gran cantidad de ingresos
perdidos y los documentos almacenados electrnicamente se encuentran mucho ms rpido.
Todos los documentos de una empresa en particular se mantienen almacenados en un sistema
electrnico, cualquier persona que trabaja para la empresa ser capaz de acceder a este
documento desde cualquier lugar. Por lo tanto, las diferentes oficinas de la misma empresa
pueden estar al da ms fcilmente.
Reduccin del uso de papel, tanto en su procura como almacenamiento y posterior desecho, as
como los costos financieros.
Reduccin de costos de consumibles como las tintas, fotocopias, fax, etc.
La ampliacin de los espacios de la organizacin, ya que no es necesario tener archivos, muebles
de archivo o depsitos destinados a guardar el papel.

Las desventajas y riesgos

La oficina sin papel a pesar de poseer una serie de numerosas ventajas que hacen que su uso sea
de gran utilidad para las empresas en la actualidad, presentan ciertas desventajas y riesgos que
por su mala implementacin puede traer consecuencias devastadoras para el sostenimiento del
negocio.
Representa una gran inversin para la empresa a corto y mediano plazo debido a que se requiere
de la adopcin de las infraestructuras necesarias para soportar los sistemas automatizados de
gestin documental.
Existe una preocupacin ante la posible presencia de errores en los softwares utilizados o por
fallos en el funcionamiento de los equipos que se poseen debido a que si estos no funcionan

adecuadamente no se podra disponer del conjunto de datos de la empresa que se encuentran

almacenados en estos.
Requiere llevar a cabo un mantenimiento constante de los equipos de hardware que permiten la
implementacin de la oficina sin papel, debido a que en estos se encuentra toda la informacin
de la compaa y que si se presenta una falla en los mismos se perderan todos los datos de la
empresa.
Se requiere de una supervisin de los datos en la oficina sin papel de forma que se pueda
gestionar adecuada y responsablemente toda la informacin de la empresa.
Se debe pasar por una curva de aprendizaje como en cualquier transicin implementada en una
empresa, sobre todo en un entorno de oficina donde los empleados no son ya conocedores de
computadoras.
Los errores en la entrada de los datos y en el almacenamiento de registros pueden causar errores
de clasificacin, por lo que hace que estos sean difcil o imposibles de encontrar en una fecha
posterior.
Existe una gran preocupacin por la seguridad de los datos debido a que los documentos digitales
pueden ser vulnerables al acceso no autorizado, piratera informtica, o por la falta de seguridad
por parte del personal.

Los Retos y Exigencias

Hoy en da, algunas empresas ya estn instaurando el concepto de oficina sin papeles, pero
todava no es una prctica generalizada debido a que algunas compaas, y sobre todo las pymes
se encuentran en cierta medida, reacias a su implementacin, debido fundamentalmente a
ciertos factores sobre la oficina sin papel que dificultan la adopcin de un nuevo sistema de
gestin documental.
Entre los retos y exigencias a los que se enfrentan las oficinas sin papel se encuentran los
siguientes:
Se debe instaurar un sistema que permita almacenar toda la informacin de la compaia y que
funcione de manera segura.
Se debe capacitar a los empleados de la empresa con la finalidad de que estos sean capaces de
emplear los softwares utilizados para implementar la oficina sin papel.

Requerimientos Tcnicos o Tecnolgicos

La Oficina Sin Papel es una solucin integral que se compone de seis elementos:

Organizacin y seleccin de Documentos a Digitalizar:

Los documentos en papel se organizan y durante el proceso se seleccionan los que ser
digitalizado para su ingreso en el sistema de gestin documental.

Digitalizacin masiva de documentos:

Los documentos seleccionados se digitalizan, es decir, los documentos en papel se convierten en

documentos digitales.

Instalacin de software para la Administracin de Documentos:

El software especializado para la gestin documental permite centralizar la informacin de su

empresa integrando los archivos en papel, los documentos electrnicos, las fotografas, los
correos electrnicos, las bases de datos y cualquier otro archivo sin importar su formato.

Almacenamiento en la Nube:

Podremos consultar la informacin desde aparatos electrnicos porttiles desde cualquier lugar,
en cualquier momento y podr administrarla con todas las ventajas que le ofrece el software.

Almacenamiento de Documentos:

Una vez los documentos han sido organizados, digitalizados e ingresado en la base de datos del
sistema de gestin documental, las unidades de archivo se trasladan desde sus instalaciones a
los depsitos en donde se les dar el servicio de almacenamiento, custodia, mantenimiento y
administracin computarizada.

Nuevos documentos que ingresas:

Una vez implantados el sistema de gestin documental, el curso natural de los nuevos
documentos que se generen o reciban es el de ingresarlos al sistema para ser organizados,
digitalizados, almacenados y administrado de gestin documental.

Caractersticas de un software para la Gestin Documental o de Documentos

Electrnicos.
El SCAV es un software que permite manejar la informacin integrando los documentos en papel,
archivos electrnicos sin importar el formato, fotografas, voz, video, correos electrnicos y bases
de datos entre otros. Es un sistema que permite centralizar la informacin; permite la ubicacin
exacta de los documentos y evita la duplicidad y las copias innecesarias; adems, permite
controlar el ciclo de vida de los documentos en cuanto a su creacin, almacenamiento, envo,
seguimiento,
recuperacin,
manejo
de
versiones
y
desincorporacin.
La estructura del SCAV est conformada por catlogos que se disean para agrupar la
informacin de acuerdo a su naturaleza.

El SCAV restringe el acceso a la informacin de acuerdo a los niveles de autorizacin del usuario
y est diseado para administrar los procesos mediante flujos de trabajo.