PROCEDIMIENTO PARA LA MOTIVACIN, COMUNICACIN,

PARTICIPACIN Y CONSULTA DEL SISTEMA DE SSTA

Grupo de Proceso

Fecha de Diseo

Proceso

Fecha de Aprobacin

Revisado Por

Aprobado por

Cdigo

Versin:

ESTRUCTURA
Actividad

Objetivo

Alcance

Establecimiento de los programas que permitan la motivacin, la comunicacin,

participacin y consulta
Lograr la participacin eficaz y sistemtica de los colaboradores de LA EMPRESA y
todas las partes interesadas, en la construccin y mantenimiento del sistema de
SSTA, implementando los programas de gestin necesarios para garantizar la
motivacin, comunicacin, participacin y consulta.
Procedimiento aplica para el personal directo y todas las partes interesadas en el
negocio

PLAN DE COMUNICACIN

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Proceso de comunicacin
1. Generacin de la informacin a comunicar
2. Redaccin de la informacin
3. Definicin del grupo de inters y canales de comunicacin
4. Publicacin
5. Documentacin de evidencias
6. Control de cambios

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

1. Generacin de la informacin a comunicar

El funcionamiento del Sistema SSTA, permite que constantemente
se genere la necesidad de comunicar los avances, sucesos,
cambios, modificaciones y aspectos relevantes susceptibles de
ser divulgados.
Estas necesidades se pueden generar a partir de:
Inspecciones
Reuniones
Informes
Cambios
Actividades
Reportes
Incidentes y accidentes
Impactos
Identificacin de comportamientos que deben ser resaltados
Auditoras
Cuando alguna de las partes interesadas en el negocio,
identifique alguna condicin o comportamiento subestndar que
aprecie en los puestos o rea de trabajo, orientado a la
deteccin de riesgos para su eliminacin, minimizacin y/o
control, deber comunicarse de acuerdo al protocolo establecido
para el reporte de condiciones y comportamientos inseguros.

2. Redaccin de la informacin: Tipos de comunicacin

2.1. Comunicaciones Internas

Gerencia
Directores
Administrador del sistema
Colaboradores
Partes interesadas

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2.1.1 Para todos los niveles: Son aquellas comunicaciones de
inters general para todos los empleados de la empresa. Los
parmetros para este tipo de comunicaciones son:

Protocolo: el comunicado ser redactado por la gerencia y

enviado al administrador del sistema por correo electrnico,
para realizar las revisiones de estilo necesarias y ser
publicado por el canal definido para ese fin.

2.1.2 Para grupos especficos: Son aquellas comunicaciones de

inters para un grupo especfico de empleados Los parmetros
para este tipo de comunicaciones son:

Protocolo: El emisor redactar el mensaje por cualquiera de

los siguientes medios: correo electrnico, actas de reuniones
o similar

el comunicado ser revisado por la Direccin y enviado al

administrador del sistema para realizar las revisiones de estilo
necesarias y ser publicado por el canal definido para ese fin.

2.2. Comunicaciones Externas:

Son aquellas comunicaciones dirigidas a las partes interesadas
(contratistas, terceros, autoridades, prensa, gobierno y pblico en
general)
La Para la redaccin de la comunicaciones se tendrn en cuenta
los siguientes parmetros:

En lo posible los mensajes deben ser positivos y motivadores

Encaminar la informacin de manera que se muestres los
beneficios de una conducta determinada.
Claros y concretos
Alineados con el temas del Sistema SSTA

Otros canales de comunicacin empleados sern:

Correos electrnicos:
Eventos
Espacios de formacin
Reuniones del copaso

Documentacin de evidencias.
Todos los documentos que se generen sern archivados y
dispuestos segn el Procedimiento Pd control documento registro.

Gerencia
Directores
Administrador del sistema
Colaboradores
Contratistas

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PLAN DE PARTICIPACIN
Proceso de Participacin
1. Generacin de espacios para la participacin.
2. Respuesta a la participacin.
3. Resultados de la participacin.
4. Documentacin de evidencias.
PROCEDIMIENTO
Generacin de espacios para la participacin
La empresa ha definido algunos
medios, donde sus
colaboradores puedan interactuar, dar sus opiniones, sugerencias,
ideas o comentarios al respecto del Sistema, que permitan una
mejora continua del mismo.
Los espacios definidos son:

Investigaciones de los incidentes y accidentes de trabajo.

En las evaluaciones de satisfaccin de los eventos.
En los Comits gerenciales trimestrales, grupos primarios y
Reuniones del COPASO.
En los reportes
En las inspecciones.
Como respuesta a los correos electrnicos enviados
En los eventos realizados.
En los espacios de formacin.
En las auditorias.

Respuesta a la participacin.
Los mecanismos de respuesta a la participacin dependern del
medio en que se generen los espacios de participacin, las
respuestas sern verbales o escritas dependiendo del contexto
donde se genere.
Resultados de la participacin
El proceso de participacin ser medido en los siguientes
espacios:
1. Planes de accin de las actas.
2. En las evaluaciones de los eventos.
3. Planes de accin de los reportes de incidentes y accidentes
4. En los listados de asistencia

RESPONSABLE

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Documentacin de evidencias.
Se podr evidenciar la participacin en:

En las reuniones, comits y equipos primarios quedaran

plasmados las anotaciones y temas de participacin en las
actas.

En los eventos y procesos de formacin, se abrirn espacios

de tiempo para la participacin de los asistentes motivndolos
a generar aportes que contribuyan al mejoramiento continuo
del Sistema. Adicionalmente se tendrn evaluaciones de los
eventos, donde se medir entre otros aspectos la oportunidad
de participacin, respuestas y satisfaccin del evento.

En las inspecciones quedarn consignadas las personas que

participaron en la actividad.

En los reportes de los incidentes y accidentes de trabajo,

quedaran los aportes y comentarios de las personas que
participaron en las investigaciones.

PLAN DE MOTIVACIN
Proceso de Motivacin
1. Iniciativa Gerencial.
2. Estrategias para la motivacin.
3. Resultados de la motivacin.
4. Documentacin de evidencias.
PROCEDIMIENTO
Iniciativa Gerencial.
Desde la Gerencia, a travs de los canales de comunicacin y
participacin ya definidos, se promover la importancia y los
beneficios de interactuar en el Sistema. De esta manera el
proceso de motivacin estar encaminado a incentivar todos los
niveles para que se relacionen e interacten permanentemente
con el Sistema, aportando a la transformacin cultural y del
cambio de comportamiento hacia actitudes positivas.
Estrategias para la motivacin.
Dirigidos por la Gerencia, Directores, y Administrador del Sistema,
se motivara a los colaboradores para que sean parte activa del

RESPONSABLE

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Sistema con los siguientes mecanismos:

En el proceso de comunicacin de dar mensajes positivos y

resaltando los beneficios de una conducta determinada.

Los mecanismos de comunicacin se disearan en la medida

de lo posible de forma ldica y sencilla para incentivar a los
colaboradores a su lectura.

Se disearan actividades ldicas para incentivar la

participacin de los colaboradores en los espacios de
formacin, de manera tal que se motiven a asistir a otros
eventos.
Realizando las acciones de mejora propuestas por los
colaboradores cuando estn sean pertinentes y divulgar los
resultados de las mismas.
A travs de los canales de comunicacin, se realizarn
reconocimientos pblicos e individuales, tales como: notas del
gerente, puntajes en las evaluaciones de desempeo,
concursos.

Resultados de la motivacin.
Los resultados de la motivacin estarn asociados a los siguientes
indicadores.

PLAN DE CONSULTA
Proceso Consulta
1. Identificacin de la consulta
2. Canales de consulta
PROCEDIMIENTO
Identificacin de la consulta
Como parte activa del sistema cualquier nivel de la empresa,
podr acceder a los documentos que soportan el Sistema SSTA,
para
aclarar, reforzar, o retroalimentar algn procedimiento,
programa o herramienta.

RESPONSABLE

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Canales de consulta:
Los canales de consulta definidos sern:

El manual del sistema estar disponible en el equipo del

administrador del sistema
En los documentos fsicos entregados en las agencias
(procedimientos, estndares, manuales)
Solicitud de informacin a jefes, Administrador del sistema,
Copaso
Correos electrnicos
En general se podr realizar consultas en los espacios
definidos para la participacin.

Resultados de la consulta

Control de cambios. Este campo es acumulativo; un archivo debe ser incluido en la tabla para cada
versin administrada por el documento.
Fecha

Versin

Causas del Cambio