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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO


DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA
COORDINACIN DE PRCTICA PROFESIONAL
BARQUISIMETO-EDO. LARA

PROPUESTA DEL DISEO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PARA


EL AREA COMERCIAL, CASO: COVENCAUCHO INDUSTRIAS, S.A.

Autor(a): Yerlis C.Colina M.


Tutor(a): Lic. Ana Bracho

Barquisimeto, 2011

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA


UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA
COORDINACIN DE PRCTICA PROFESIONAL
BARQUISIMETO-EDO. LARA

PROPUESTA DEL DISEO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PARA


EL AREA COMERCIAL, CASO: COVENCAUCHO INDUSTRIAS, S.A.

TRABAJO DE GRADO PRESENTADO COMO REQUISITO PARA OPTAR


AL TITULO DE LICENCIADO EN CONTADURA PBLICA

Autor (a): Yerlis C.Colina M.


Tutor (a): Lic. Ana Bracho

Barquisimeto, 2011

DEDICATORIA

A Dios y a la Virgen que han guiado cada uno de mis pasos, manteniendo en
m la f y la perseverancia para alcanzar mis metas.
A mis padres y abuelos por creer en m y apoyar cada uno de mis pasos.
A mis hermanas y sobrinas, por su colaboracin y apoyo.
A mi esposo por su amor, compaerismo y apoyo
Y dedico este logro en especial a mi amada y hermosa hija Isabella

AGRADECIM IENTO

A Dios y a la Virgen por ayudarme a superar todos los obstculos para llegar a
la culminacin de este proyecto.
A mis Ami por estar presente, demostrando lealtad y solidaridad a nuestra
amistad.
A todos mis amigos de la universidad, en especial a Elaine, Eli, Mary, Aida,
Maria, y Edinson por toda su ayuda.
A la empresa Covencaucho Industrias S.A. por permitir que hasta hoy sea
parte de esa gran familia.
A la profesora Ana Bracho, por su humildad, comprensin, colaboracin y
ayuda para el desarrollo de este trabajo de grado.
A la Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado por ser mi casa de
estudio y permitirme adquirir el privilegio de ser egresado UCLA

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO


DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA
CARRERA: CONTADURA PBLICA

PROPUESTA DEL DISEO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PARA


EL AREA COMERCIAL, CASO: COVENCAUCHO INDUSTRIAS, S.A.

RESUMEN

El trabajo de investigacin basado en la problemtica que presentan las


organizaciones a nivel de estructuras como consecuencia del dinamismo y los
cambios constantes con el cual se desenvuelven, se titula: Propuesta del Diseo de la
Estructura Organizativa para el rea comercial caso: Covencaucho Industrias, S.A. El
estudio estuvo enmarcado bajo la modalidad descriptiva con diseo de campo y
apoyo documental, elaborado durante el lapso acadmico 2010-2, orientado a
Proponer un diseo de estructura organizativa para el rea comercial de la empresa
Covencaucho Industrias S.A.. Con la finalidad de alcanzar el objetivo propuesto se
utiliz la metodologa de estudio de los sistemas administrativos, principios
administrativos y la aplicacin de tcnicas de recoleccin de datos como
cuestionarios, entrevistas y revisin documental. Los resultados indicaron que la
empresa presenta serias debilidades en su estructura debido a la desactualizacin de la
misma y al bajo grado de formalizacin que maneja en cuanto al uso e importancia de
los Manuales de Organizacin y Descripcin de Cargos; esto ha generado que el
personal labore bajo un clima organizacional inestable y que la empresa opere bajo un
diseo de estructura inadecuado. Basado en lo antes expuesto se dise una propuesta
de Estructura Organizativa para el sector comercial acorde a la situacin actual de la
organizacin que comprende la modificacin en la denominacin de las unidades
orgnicas y la asignacin de cargos responsables. Adicionalmente se sugiere
actualizar el sistema de nmina a fin de garantizar que la informacin que genere en
cuanto a las denominaciones de cargos y unidades orgnicas sea confiable y real.

NDICE GENERAL

Pag.
RESUMEN

INTRODUCCIN

01

CAPITULO
I EL PROBLEMA

04

Planteamiento del Problema

04

Objetivos de la Investigacin

10

General

10

Especficos

10

Justificacin

11

Alcances y Delimitacin

13

II MARCO TERICO

14

Antecedentes de la Investigacin

14

Bases Tericas

17

Sistema de variables

32

III MARCO METODOLGICO

34

Naturaleza y Tipos de Investigacin

34

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

39

Tcnicas de Anlisis de la informacin

40

IV ANALISIS DE LOS RESULTADOS

41

Observaciones Generales

41

Observaciones Especficas

43

V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

46

Conclusiones

46

Recomendaciones

47

VI PROPUESTA

48

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Bibliografa

51

Anexos

53

Introduccin

Los cambios en el entorno, el dinamismo en que suceden y su impacto durante


dcadas, han orientado el trabajo de las empresas dando pie al surgimiento de nuevas
tendencias, las cuales sealan el predominio de estructuras jerrquicas ms planas y
con menos niveles de autoridad que garanticen la flexibilidad y la rpida toma de
decisiones. De esta manera, el entorno impone a la empresa una bsqueda continua
de ventajas competitivas a partir de sus recursos y capacidades evaluando las
oportunidades externas, las fortalezas, debilidades y amenazas a travs de la funcin
financiera, la cual comprende diversas actividades orientadas al control global del
riesgo, tendiendo a la mejora continua, eficiencia, eficacia y maximizacin del
beneficio.
La modernizacin, las tendencias econmicas actuales y la competencia hacen que
las organizaciones se exijan y planteen modificaciones en la fisonoma estructural y
en las concepciones que guiaron tiempo atrs su funcionamiento, ya que estas son
sistemas sociales que se interrelacionan con el medio ambiente y que son afectadas
por todo lo que sucede a nivel interno y en su entorno.
Toda organizacin necesita contar con una estructura organizativa adecuada que le
permita soportar los cambios producidos y garantizar que la misma est en
concordancia con los requerimientos actuales a fin de optimizar su funcionamiento;
basado en esto y en lo antes expuesto se hacen necesarios los estudios y anlisis de
las estructuras organizativas y para ello se considera como principal herramienta el
uso de tcnicas administrativas en este caso los Sistemas Administrativos

Bajo estas premisas, se aborda el presente proyecto de investigacin que tiene


como objetivo principal proponer un diseo de estructura organizativa para el rea
comercial a la empresa Covencaucho Industrias S.A., utilizando para ello la
metodologa

para el estudio de los sistemas administrativos y contables y la

aplicacin de los principios administrativos de manera tal que los resultados de la


investigacin permitan el logro del objetivo acadmico y sean un aporte ms para el
conocimiento que ya existe sobre el tema.
El proyecto de investigacin est estructurado de acuerdo al Manual para la
Elaboracin del Trabajo Conducente a Grado Acadmico de Especializacin,
Maestra y Doctorado de la Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado, en
captulos que se distribuyen de la siguiente manera:
Captulo I, Planteamiento del problema, donde se especifican las razones que
motivaron la realizacin de la investigacin tambin se encuentran especificados el
objetivo general y especfico, justificacin y alcance.
En la segunda parte Captulo II, Marco Terico, compuestos por los antecedentes
donde se comentan trabajos realizados con anterioridad a la presente investigacin,
resumen de la resea histrica de la empresa, las bases tericas, all se encuentran
detallados los conceptos tericos importantes para el desarrollo de la investigacin.
La tercera parte Captulo III, est conformado por el Marco Metodolgico, en el
se encuentra la naturaleza de la investigacin, la poblacin y la muestra, donde se
define el diseo, tipo y nivel de la investigacin as como tambin la poblacin y los
instrumentos de recoleccin de datos.
La cuarta parte Captulo IV, contiene el anlisis e interpretacin de los resultados,
para luego llegar a la

quinta parte Captulo V, con las conclusiones y

recomendaciones;

adicionalmente una sexta parte, Captulo VI

presenta la

propuesta al caso planteado, y por ltimo los anexos y las referencias bibliogrficas.

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

La organizacin es un tema importante dentro de la planeacin y desarrollo de las


empresas, que debe tratarse no solamente con cuidado debido a que es fundamental
para las empresas en sus etapas de estructuracin y operacin, sino con realismo;
porque tiene valor solo cuando es llevado a la prctica.
El trmino organizacin

se usa de distintas maneras en el campo de la

administracin y los siguientes autores la definen de la siguiente manera:


Viloria (2005): una organizacin es un conjunto de variables o componentes de
diversa naturaleza que actan entre s, interdependientemente, con la finalidad de
obtener un objetivo predeterminado y especifico que puede ser de diferente ndole:
econmico, social, asistencial, acadmico, cultural, etc.
Ramn V. Melinkooff (1986) la define como:
Un concepto fundamental y esencial de la administracin que conjuntamente
con la direccin determina y caracteriza a esa categora como un proceso de la
administracin que crea la estructura orgnica, establece los niveles de
autoridad y responsabilidad y las formas como se realizaran las funciones
administrativas, sus actividades, los deberes, obligaciones y atribuciones que
corresponden en estrecha relacin a los fines trazados.
4

Ceja G. (2001):
Es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un
organismo social, con el fin de lograr mxima eficiencia en la realizacin de
planes y objetivos.
Al organizar se deben crear y proporcionar las condiciones bsicas para una
ejecucin efectiva de los planes, buscando de esta manera obtener una estructura
formal que debe considerarse como marco que encierra e integra las diversas
funciones de acuerdo con el modelo determinado por los dirigentes, el cual sugiere
orden, arreglo lgico y relacin armnica.
La organizacin por s misma no logra los fines ni los objetivos, ella ordena en
forma sistemtica y orgnica los medios para que la direccin realice las funciones y
las actividades de la empresa; el proceso requiere de operaciones y de un instrumental
metodolgico para cumplir sus propsitos.
Toda organizacin busca la eficiencia y la eficacia en sus actividades pero por
encima de todo el xito y ste es posible solo si considera factores como: Producto o
servicio,

mercado,

tecnologa,

estructura

financiera,

direccin

sistemas

administrativos.
Lo antes expuesto permite tocar un tema de gran importancia, parte clave de este
proyecto: los Sistemas Administrativos, caracterizados por ser generadores de
informacin y por producir eficiencia en la organizacin.
Chiavenato (1995) en cuanto al concepto de sistemas afirma que es un todo
organizado o complejo, un conjunto o combinaciones de cosas o partes, formando un
todo complejo o unitario. Asimismo menciona que Ceja (2006) utiliza varias
definiciones de eruditos y resume que un sistema es una serie de elementos que
forman una actividad, un procedimiento o un plan de procedimientos que buscan una
meta o metas comunes mediante la manipulacin de datos, energa o materia
5

Concluye diciendo que sistema es el resultado de un conjunto de procedimientos


previamente coordinados destinados a un objetivo comn
El campo de los sistemas es parte integral del trabajo de todo ejecutivo; quien
dirige o administra las actividades de los subordinados, tiene en su trabajo una
responsabilidad inherente de los sistemas, procedimientos o mtodos que emplean l
y sus subordinados. La ubicacin de los sistemas y de trabajo se halla en el elemento
administrativo de la planeacin, que es el momento donde se definen cmo se van
hacer las cosas.
Un buen proceso organizativo ayuda a que las actividades que se planean, ejecutan
y controlan se integren para que las funciones administrativas puedan realizarse, y
para que ste sea eficiente es indispensable tener en cuenta los principios
administrativos y la aplicacin o uso de la metodologa de los sistemas
administrativo, basados en esto resulta importante revisar algunas definiciones:
Peraza (S/F) en la gua didctica de la ctedra afirma que:
Representan la unin ordenamiento de las actividades y partes funcionales de la
organizacin que dan como resultado las relaciones formales que definen el
flujo de informacin, el diseo de los soportes de los datos y la descripcin de
las actividades.
En otra definicin los relaciona como una red de canales que vinculan a las
personas y por donde fluyen los soportes. Rutinas perfectamente definidas y normas
que guan los procesos.
Los sistemas Administrativos contienen dos elementos claves para la funcin
administrativa, estos son: la Estructura Organizativa y los Procedimientos
administrativos, el primero define lo que se hace y donde se hace y el segundo como
y cuando se hace. Son de gran importancia para las organizaciones ya que a travs de
ellos se logra controlar las actividades de la organizacin, mejorar su funcionamiento
y facilita el proceso de la toma de decisiones.
6

En la historia han existido diversas formas de direccin administrativa que segn


su poca han permitido que las empresas crezcan y alcancen el logro de sus objetivos,
sin embargo hoy en da el panorama es distinto; los grandes avances tecnolgicos y
cientficos permiten concluir que la actualidad es otra, una poca totalmente distinta
pues el mundo est cambiando y con l la manera de negociar y trabajar.
El surgimiento constante de nuevas empresas y productos obliga a todo negocio a
revisar y optimizar sus estrategias de ventas permanentemente y analizar las ventajas
estratgicas, lo que permite tener un mejor conocimiento de la capacidad de la misma
para crear valor y detectar los riesgos que debe enfrentar para lograr sus metas.
Viloria (2005) afirma que los aspectos relacionados con la estrategia han adquirido
una importancia fundamental en el anlisis y planificacin de las organizaciones.
Despus de los estudios de Alfred D. Chandler, el pensamiento administrativo
reconoce la plena vigencia de la proposicin acuada por el investigador gerencial la
estrategia precede a la estructura.
En este caso, la estructura debe ser reflejo de objetivos y planes, dado que las
actividades se derivan de ellos; de igual manera debe ser un reflejo de la autoridad
con que cuenta la direccin de la empresa y responder a las condiciones dentro de las
cules se encuentra inmersa.
Para Gilli y otros (2007) la estructura es la disposicin de las partes adecuada a
los objetivos, que comprende su agrupamiento y el anlisis de sus relaciones. La
estructura formal est determinada por el conjunto de posiciones oficiales que
integran el sistema.
Las organizaciones utilizan el organigrama para representar grficamente la
estructura formal, la divisin de las tareas y las jerarquas de las diferentes posiciones,
manifestando de esta manera a sus miembros lo que se espera de ellos. Sin embargo

es posible que las prescripciones no se cumplan por falta de motivacin o mala


coordinacin de las actividades.
Covencaucho Industrias S.A. en su manual de organizacin hace referencia a la
resea histrica y la evolucin de la empresa fundada en el ao 1950. Est ubicada
en la carrera 1 con calle 4 de la zona industrial Barquisimeto estado Lara, es una
empresa productora y comercializadora de servicios de alta calidad para el transporte,
tales como cauchos renovados, originales, cmaras de aire; cauchos industriales para
montacargas y protectores.
Su evolucin a travs del tiempo la hace merecedora del eslogan El tiempo nos da
la razn y la bsqueda de respuestas rpidas y certeras al mercado, han permitido
que configure las relaciones de su estructura con la visin de que el futuro ser mejor
que el presente. De esta manera Covencaucho Industrias S.A. se inicia a nivel
comercial con la inauguracin en el ao1960 de las primeras sucursales en la regin y
entre los aos 1964 y 1996 llega a la creacin de una nueva planta que les permiti
incrementar su produccin, llegando a tener para ese momento 30 sucursales a nivel
nacional.
Con un nuevo paradigma y con la finalidad de abordar los cambios del entorno
lleva a cabo en el ao 2000 un proceso de expansin y modernizacin,
internacionalizacin de manufactura, automatizacin de sistemas tecnolgicos y
lanzamiento de nuevos productos y servicios, lo que permiti la aplicacin de una
reingeniera comercial. Pero es entre los aos 2008 y 2009 cuando marca una nueva
tendencia, encaminados hacia una nueva visin que condujera a la satisfaccin del
cliente pero al mismo tiempo contribuyera a minimizar los costos.
Es as como llega a la decisin de cambiar la forma de incursionar en el mercado y
comienza la tercerizacin de las sucursales a travs de la modalidad Asociados y/o

Aliados Estratgicos, tambin consider cambios a nivel de produccin permitiendo


alianzas industriales.
Todo este proceso de cambios e innovacin lleva a la empresa Covencaucho
Industrias S.A. a tomar ciertas medidas como restructuracin de unidades orgnicas y
reubicacin del personal, que afectaron directamente el rea comercial, incidiendo
directamente tanto en la produccin como en el personal.
Se evidencia a travs de la informacin descrita, como la empresa Covencaucho
Industrias S.A. ha venido evolucionando con el tiempo y como en el 2008, toca dos
aspectos relevantes: Cambio de la Visin y Redes de Distribucin a travs de
Alianzas Estratgicas, considerados en este trabajo necesario para un anlisis a la
estructura organizativa de la empresa especficamente en el rea comercial, tomando
en cuenta su evolucin ya que las organizaciones crecen y llegan a un punto de
inflexin a partir del cual surge otra etapa estructural. Con este anlisis se busca
conocer si la estructura de la empresa en el rea comercial es apropiada y si est
adaptada y acorde a su nuevo enfoque para determinar su funcionalidad y si lo
hubiere, los principales problemas de organizacin y presentar propuestas de accin
que brinden soluciones adecuadas, a travs de las tcnicas de la administracin
cientfica.
En atencin al planteamiento descrito surgen las siguientes interrogantes:
Corresponde la actual estructura organizativa de la empresa Covencaucho Industrias
S.A. en el rea comercial a los cambios efectuados?
Conocen y se identifican los empleados con la estructura organizativa, del rea
comercial de la empresa Covencaucho Industrias S.A.?
El rea comercial de la empresa Covencaucho Industrias S.A.; requiere una
propuesta de diseo a la estructura organizativa?
9

Objetivos:

General

Proponer un diseo de estructura organizativa para el rea comercial de la


empresa Covencaucho Industrias S.A.
Especficos:

Diagnosticar la situacin actual de la estructura organizativa para el rea


comercial de la empresa Covencaucho Industrias S.A.
Identificar el grado de formalizacin existente en la estructura organizativa
para el rea comercial de la empresa Covencaucho Industrias S.A.
Disear una propuesta de estructura organizativa para el rea comercial de la
empresa Covencaucho Industrias S.A.

10

Justificacin:

Las debilidades de la estructura de una empresa pueden ser la causa primordial de


la deficiencia entre resultados productivos o improductivos dentro de la misma, estos
podran derivarse de una mala organizacin por falta de direccin y administracin
adecuada, funciones internas, mala comunicacin, poca o ninguna cooperacin, mala
distribucin del trabajo, control interno entre otras.
Si se trata de entender cmo se coordinan las distintas funciones y cmo se articula
el trabajo, el flujo de informacin y las decisiones entre ellas, el sistema
organizacional debe ser analizado desde el punto de vista estructural enmarcado en
aquellos sistemas administrativos que conlleven a sustentar una adecuada direccin
de la empresa, permitiendo la circulacin fluida que dinamice y permita un adecuado
funcionamiento jerrquico que delimite el grado de responsabilidad dentro del tramo
de control estructural de una organizacin.
Segn Melinkoff (1986) la estructura de una organizacin es dinmica y tal
dinamismo se evidencia en ella cuando se producen cambios constantes y
sistemticos en las unidades estructurales que la integran. Estas se modifican
cuantitativa y cualitativamente, en periodos continuos y sucesivos. Ese dinamismo es
consecuencia por una parte de la accin humana dentro de ella y por la otra, de las
gravitaciones ejercidas por las condiciones sociales predominantes.
Gilli y otros (2007) hace referencia a lo expuesto por Mintzberg con respecto a la
definicin de estructura y seala que es el conjunto de todas las formas en que se
divide el trabajo en tareas distintas, consiguiendo luego la coordinacin de las
mismas
Para Bracho (2004) la estructura de la organizacin establece los medios o
conductos a travs de los cuales se ejerce la autoridad sobre cada una de las unidades
11

orgnicas, describe el marco de la organizacin, es decir, especifica las actividades de


divisin de trabajo y muestra cmo se enlazan unas con otras las actividades y
funciones; indica las relaciones de autoridad y subordinacin de acuerdo con la
jerarqua. Adicionalmente menciona a (Robbins y Coulter, 2000) para decir que sta
se entiende como la descripcin planeada, destinada a lograr un ordenamiento de las
relaciones entre los recursos disponibles, los fines perseguidos y los procesos
necesarios para alcanzarlos
Considerando lo antes expuesto se hace necesaria la constante evaluacin de los
resultados prcticos de la actividad econmica y administrativa con el propsito de
adecuarla a las condiciones sociales del momento y a las exigencias de la actividad
administrativa. Bajo estas premisas se aborda la presente investigacin utilizando el
caso de la empresa Covencaucho industrias S.A. con la finalidad de comprobar la
efectividad en la prctica de las teoras y principios administrativos adems de
fortalecer la enseanza acadmica. Con su desarrollo se busca proporcionar a la
empresa la informacin necesaria que contribuya a la mejora continua, la eficiencia;
eficacia y maximizacin de beneficios dentro del contexto ganar-ganar.
Desde el punto de vista gerencial y tcnico, este anlisis se justifica debido a que la
estructura organizativa en el rea comercial de la empresa Covencaucho Industrias
S.A. ha mantenido su estructura sin modificacin alguna desde aproximadamente 5
aos, an cuando se han implementado decisiones y estrategias que la afectan
directamente. Asimismo la incertidumbre que implica para los empleados el
desconocimiento o falta de comunicacin acerca de los nuevos lineamientos basados
en los cambios efectuados, fundamenta la necesidad de una formalizacin estructural
que permita a estos conocer e identificar las debilidades y fortalezas que posee la
empresa en los actuales momentos, logrando establecer un clima organizacional
seguro y pertinente.

12

Por otra parte esta investigacin busca demostrar que la teora administrativa
aplicada a la realidad de las organizaciones genera nuevos aportes que permiten la
actualizacin de la misma. Las organizaciones estn sujetas a cambios constantes
para permanecer en un mercado tan competitivo y tan global, y Covencaucho
Industrias S.A. no escapa a ellos, en atencin a esto se busc a travs del anlisis la
comparacin entre la teora y la prctica para afianzar los conocimientos acadmicos
que aporta la administracin cientfica.

Alcance y Delimitacin:

El presente trabajo basado en los Sistemas Administrativos es abordado


especficamente en el tema de estructura organizativa, ser elaborado durante el
periodo acadmico Noviembre 2010 - Junio 2011 y se aplica al caso de la empresa
Covencaucho Industrias S.A. para un anlisis al rea comercial con la finalidad de
disear una propuesta estructural acorde y en concordancia a la situacin actual de la
empresa, utilizando para ello la metodologa de estudio de los sistemas
administrativos y la aplicacin de los principios administrativos.

13

CAPITULO II

MARCO TEORICO

Antecedentes de la Investigacin

Analizar, estudiar y proponer diseos a estructuras organizativas comprende el


estudio de cada uno de los componentes que integran la estructura organizacional, y
una manera de ejecutarlo es a travs del uso de la metodologa para el estudio de los
sistemas administrativos y contables, ya que permiten conocer y analizar el sistema
actual de la organizacin a fin de definir e implementar nuevas y mejores maneras de
operar o funcionar. El tema sobre anlisis y propuestas para estructuras organizativas
no es solo un ejercicio acadmico, es importante para las organizaciones ya que a
travs de ste se obtienen resultados acordes a la actualidad que permiten tomar
decisiones oportunas y eficientes para el logro de los objetivos.
Para abordar el estudio referente a la propuesta de diseo de la estructura
organizativa de el rea comercial de la empresa Covencaucho Industrias S.A.,
adicional al uso de bibliografas referentes a temas inherentes al caso en estudio se
tom en consideracin las investigaciones previas realizadas a esta rea de estudio,
como fuentes de informacin directa o Indirecta sobre la presente investigacin.
Para este trabajo se consider el estudio y anlisis dentro del marco de la
investigacin propuesta realizado por los siguientes autores:
14

Gmez

y otros, (2008) realizaron una investigacin orientada a analizar,

diagnosticar y redisear la estructura, organizacin y funcionamiento de la empresa


EL AMIGO SRL., utilizando para ello una investigacin aplicada, el uso del diseo
correlacional predictivo, y la tcnica de investigacin fue la recopilacin de datos
secundarios. Con esto detectaron, entre otras cosas; que la empresa no tena una
estructura eficiente ni eficaz, emitiendo juicio de valor sobre fallos existentes.
Concluyeron que una de las tcnicas necesarias para ese caso en particular era el
desarrollo organizacional ya que implica la mejor utilizacin de los recursos humanos
y el diseo o rediseo de estructuras, para lograr una mejor adaptacin a las acciones
competitivas al ritmo acelerado de otros cambios del entorno.

Esta investigacin aporta para este trabajo antecedentes de investigacin que sern
de utilidad para el desarrollo del trabajo considerando que busca .eficiencia en el
manejo gerencial.

Un trabajo realizado por vila, (2003) en la Universidad Rafael Belloso Chacin


denominado EFECTOS DE LA DE LUZ LOS AVANCES DE LA GESTIN
TECNOLGICA (Caso Universidad del Zulia), explica mediante la fundamentacin
terica la importancia de las estructuras organizacionales, de eficientes sistemas de
informacin como variables de la gestin tecnolgica que generan competitividad,
xito fundamental en toda institucin universitaria para alcanzar altos niveles de
produccin. En la investigacin se analizan los efectos de la estructura organizacional
de la Universidad del Zulia sobre la gestin tecnolgica. Propone una estructura
organizacional adecuada tanto para la eficiencia de una jerarqua/burocracia como la
flexibilidad de la fuerza estratgica. Destaca la vinculacin entre la estructura
organizacional y los sistemas de informacin de toda organizacin. El carcter de la
investigacin es documental, y concluy que:

15

La Universidad del Zulia presenta un sistema de control operativo poco efectivo


para compilar la informacin y evaluar el desempeo de sus trabajadores, as como la
manera de funcionar su estructura organizativa, requiere reorganizar la estructura
institucional, al punto de constituirla, en la base fundamental para lograr que los
objetivos fijados, puedan ser monitoreados y comparados con las dimensiones
prefijadas; y as lograr un sistema de control de la estructura, que permita manejar los
correctivos necesarios logrando la mejora en los proceso y por lo tanto, el logro de los
objetivos organizacionales, es decir, la estrategia fijada.
Por ser ste un tema que va de la mano con los cambios organizacionales y que
estos son constantes en el tiempo se puede evidenciar en estudios anteriores al ao
2000 las siguientes conclusiones:
Alvarado y otros (1996) utilizaron el caso de la empresa Sealamientos de Camino
C.A. y a travs de un anlisis y diagnostico a la misma determinaron ciertas fallas en
el modelo estructural y en los procedimientos administrativos que conllevaron a la
propuesta y diseo de una nueva estructura que correspondiera a su realidad.
Blanco y otros (1997) a travs de un anlisis a la estructura y a la descripcin de
cargos de la Direccin de extensin de la Universidad Centro Occidental Lisandro
Alvarado concluyeron que exista carencia de una estructura organizativa cnsona a
esa extensin, fallas en su funcionamiento y falta de actualizacin con respecto a la
formalizacin de la estructura.
Ferreira (1999) elabora el trabajo Propuesta de Estructura Organizacional y Plan
Estratgico Bsico para la Oficina Nacional de Derecho de Autor, con la finalidad de
proponer dos herramientas esenciales para el funcionamiento de una organizacin: un
modelo de organigrama y un plan estratgico y lograr que esa institucin cumpliese
con sus funciones bsicas. Luego del anlisis aplicado a la estructura determin que
requera de modificaciones ya que la estructura tenia niveles administrativos que no
16

agregaban valor a los procesos y carece de unidades vitales para la organizacin. As


mismo no tiene una visin establecida. A travs de su propuesta buscaron facilitar el
flujo de informacin, la toma de decisiones y proporcionar flexibilidad para adaptarse
a las demandas del entorno.
Esta informacin le permite a este trabajo de investigacin darle ms importancia
al tema del anlisis a las estructuras considerando que son esenciales para detectar
cualquier anomala que exista en la organizacin que impide el cumplimiento de sus
objetivos, adicionalmente Ferreira demuestra con su investigacin que las empresas
gubernamentales no escapan a ello.
El trabajo de estos autores, al igual que los anteriores, permite a esta proyecto de
investigacin considerar de gran importancia el estudio del tema ya que permite a las
organizaciones mantenerlas actualizadas e informadas acerca de su funcionamiento y
al estudiante en general a poner en prctica los conocimientos adquiridos en su
preparacin acadmica.

Bases Tericas

El marco terico es una discusin bibliogrfica con las referencias que dan cuenta
de lo avanzado en la materia que se propone estudiar. Para la presente investigacin
centrada en la propuesta de un diseo de estructura organizativa para el rea
comercial de la empresa Covencaucho Industrias S.A. se consider apropiado
desarrollar los conceptos, importancia y otros puntos relevantes referentes a Sistemas
Administrativos enfocado hacia el tema en estudio, Estructura y Organigramas con la
finalidad de que dichos aspectos coadyuven a los objetivos de la investigacin.

17

Las Organizaciones

Hablar con claridad y precisin el concepto de organizacin implica la


investigacin histrica y conceptual de sta, sin embargo para efectos de este
proyecto se citaron las definiciones de los siguientes autores:
Viloria Vera (2005) es un conjunto de variables o componentes de diversa
naturaleza que actan entre s, interdependientemente, con la finalidad de obtener un
objetivo predeterminado y especifico que puede ser de diferente ndole: econmico,
social, asistencial, acadmico, cultural, etc.
Ceja G. (2001) la define como un proceso encaminado a obtener un fin
previamente definido por medio de la planeacin
Hall (1996) haciendo referencia a las organizaciones considera para emitir una
definicin, lo referido por varios autores entre ellos Barnard (1938) que la define
como un sistema de actividades o fuerzas conscientemente coordinadas de dos o ms
personas, con esas consideraciones presenta un concepto complejo:
Una organizacin es una colectividad con una frontera relativamente
identificable, un orden normativo, niveles de autoridad, sistemas de
comunicaciones y sistemas de coordinacin de membrecas, esta colectividad
existe de manera continua en un ambiente y se involucra en actividades que se
relacionan por lo general con un conjunto de metas; las actividades tienen
resultados para los miembros de la organizacin, la organizacin misma y la
sociedad.
Segn lo expuesto por Peraza en el material didctico de la ctedra sistemas
administrativos, la organizacin es una institucin social en el seno de la cual existe
un sistema de actividades coordinadas conscientemente. Posee una estructura, la cual
es relativamente estable en el tiempo. Tiende hacia determinados fines y es incidida e
incide sobre el medio ambiente.
18

Para este proyecto de investigacin es importante definir a las organizaciones de


acuerdo al tema en estudio y es por ello que se presentan los siguientes conceptos:
Ceja G. (2001)
Es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un
organismo social, con el fin de lograr mxima eficiencia en la realizacin de
planes y objetivos.
Melinkoff (1986) se refiere a la organizacin como:
Un concepto fundamental y esencial de la administracin que conjuntamente
con la direccin determina y caracteriza a esa categora, como un proceso que
crea la estructura orgnica, establece los niveles de autoridad y responsabilidad
y las formas como se realizaran las funciones administrativas, sus actividades,
los deberes, obligaciones y atribuciones que corresponden en estrecha relacin
a los fines trazados.
Considerando las definiciones anteriores en lneas generales las organizaciones son
unidades sociales que persiguen fines especficos, son un componente dominante de
la sociedad y sus resultados influyen directa o indirectamente en los individuos, y en
las comunidades, son un producto humano y como tal nunca ser perfecta pero si
susceptible de perfeccionarse. Son de gran importancia para la sociedad y para el
individuo ya que sin ellas los administradores sencillamente no podran ejercer sus
funciones.

19

Los Sistemas Administrativos

Antes de definir que son los sistemas administrativos es importante entender qu es


un sistema y para ello se sealan a continuacin los conceptos emitidos por los
siguientes autores:
Chiavenato (1995) en cuanto al concepto de sistemas explica que ese trmino tiene
muchas connotaciones y luego de abordar varias definiciones concluye que el aspecto
ms importante de ste es la idea de un conjunto de elementos interconectados para
formar un todo y ese todo presenta propiedades y caractersticas propias que no se
encuentran en ninguno de los elementos aislados.
Existen diversos autores que se aproximan a la definicin de sistema, entre stos se
encuentra Catacora (2001) quien seala los sistemas son un conjunto de elementos,
entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que
tienen relacin entre s, y que funcionan para lograr un objetivo comn
Por otra parte Magdalena (1999) hace referencia de que el xito de una
organizacin de traduce en un funcionamiento econmico superavitario, ya que
permite su crecimiento y supervivencia en el tiempo. A su vez explica que hay unos
factores universales que determinan dicho xito y estos son:
a) La eleccin del producto
b) El Mercado
c) La tecnologa
d) La Estructura Financiera
e) Una Direccin activa y dinmica
Sin embargo las organizaciones deberan considerar segn este autor un elemento
ms como lo es los Sistemas Administrativos.
20

Los Sistemas Administrativos representan una estructura de relaciones formales e


implica la expresin operativa de los criterios emanados de la Teora de la
Administracin. Para Gilli y otros (2007) son el conjunto integrado de los
procedimientos necesarios para concretar en actividades los objetivos de una empresa
y adems generar informacin para el control de los resultados alcanzados , por
tanto el Sistema Administrativo representa un medio donde las decisiones de poltica
adoptadas por los niveles superiores de la organizacin se concretan en mltiples
decisiones que resuelven casos individuales y que rutinariamente van configurando la
actividad de la organizacin.
Viloria (2005) seala que segn Charles Handy los sistemas administrativos se
definen en si mismos por las actividades especificas que desempean y tienen como
caracterstica fundamental que van a travs de toda la organizacin
De la informacin contenida en la gua didctica sistemas administrativos tema 1
del profesor Peraza, con respecto a la definicin se encuentra que los sistemas
administrativos, a travs de una red de canales, vinculan a las personas, que ubicadas
en niveles jerrquicos dedican gran parte de su tiempo a captar, transmitir, procesar o
conservar informacin. Estos representan la unin ordenamiento de las actividades y
partes funcionales de la organizacin que dan como resultado las relaciones formales
que definen el flujo de informacin, el diseo de los soportes de los datos y la
descripcin de las actividades.
En atencin a lo planteado se deduce que los sistemas administrativos son de gran
importancia ya que a travs de ellos se trasmiten, registran y conserva la informacin
de forma tal que facilite el proceso de toma de decisin en las organizaciones. Toda
organizacin se vale de un sistema administrativo para funcionar, lo que resulta
importante es evaluar el grado de eficiencia con que funciona. A travs de los
sistemas administrativos se facilita el proceso de toma de decisiones, se asignan
actividades y el grado de autoridad y responsabilidad de cada miembro de la
21

organizacin, asimismo facilita la coordinacin, ayudan a mejorar el funcionamiento


de la organizacin (qu, dnde, quin, cundo y cmo), y representan la expresin
operativa de los criterios y principios emanados de la teora administrativa. De all la
importancia de estos, a nivel acadmico porque permiten conocer las organizaciones
de manera formal y a nivel operativo constituye un factor de xito organizacional.
Un sistema administrativo ideal permite un funcionamiento organizado sin
intervenciones espectaculares y espordicas de personas providenciales, solo as est
en condiciones de permitir que los objetivos y polticas de la Direccin tengan
concrecin real, alcanzndose los resultados esperados. Concretamente los sistemas
administrativos quedan dimensionados en dos subsistemas: el Estructural (estructura)
y el procedimental (procedimientos administrativos), y se complementan a travs de
la formalizacin. La estructura organizativa es la forma en que estn ordenadas las
unidades que componen una organizacin, conforme a criterios de jerarqua. Los
procedimientos administrativos describen la forma de llevar a cabo un trmite o
actividad, son una gua detallada que muestra secuencial y ordenadamente como las
personas realizan un trabajo y la Formalizacin

no es ms que las reglas que

permiten dirigir el comportamiento de los empleados.


Con respecto a la formalizacin Mintzbert (2006) dice que representa la manera de
la organizacin de proscribir la libertad de sus miembros, esencialmente de
estandarizar sus procesos de trabajo, refiere que el

comportamiento puede ser

formalizado en tres formas bsicas:

Por la Posicin: siendo atribuidas las especificaciones a la tarea misma.

Por la corriente de trabajo: siendo atribuidas las especificaciones al trabajo.

Por reglas: siendo emitidas las especificaciones en general.

22

Asimismo responde a la interrogante de Por que formalizar el comportamiento?


Diciendo que se hace para reducir su variabilidad, esencialmente para predecirlo y
controlarlo. Un primordial motivo para hacerlo es para coordinar actividades.

Estructura

La Estructura segn Melinkoff (1986) denota la forma como se ordenan y se


disponen entre si las partes de un todo cualquiera, representa las relaciones internas
de ese todo. Ceja (2001) en relacin a ella dice que es la forma en que estn
ordenadas las unidades administrativas de un organismo y la relacin que guardan
entre s. Gilli y otros (2007)

es la disposicin de las partes adecuada a los

objetivos, que comprende su agrupamiento y el anlisis de sus relaciones


Por otra parte tomando en cuenta la informacin del material didctico de los
profesores de la ctedra sistemas administrativos de la Universidad Centro Occidental
Lisandro Alvarado resumen que es la forma en que estn ordenadas las unidades que
componen una organizacin, conforme a criterios de jerarqua. Asimismo refieren
acerca de los procedimientos administrativos que son una gua detallada que muestra
secuencial y ordenadamente cmo las personas realizan un trabajo, describe la forma
de llevar a cabo un trmite o actividad. La estructura define Que se hace?, y Dnde
se hace?, los procedimientos Cmo? y Cundo? se hace.

23

Un esquema del contenido de los Sistemas administrativos de acuerdo al material


didctico de Sistemas Administrativos de la U.C.L.A del profesor Peraza (S/F), es
como se presenta a continuacin:

Elementos: Unidad orgnica, Niveles Jerrquicos,


Sectorizacin.
Estructura Organizativa

Relaciones: Autoridad-Coordinacin
Expresin grfica: Organigrama
Expresin descriptiva: Manual de funciones y
Descripcin de cargos

La estructura Organizativa posee tres componentes: Complejidad, Formalizacin y


Centralizacin.
Complejidad: la complejidad de una organizacin segn Hall, capta la
atencin de una persona que entra a cualquier empresa, ms all de aquellas
que asumen la forma ms sencilla; por lo general son evidentes de inmediato
la divisin del trabajo, nombres de los puestos de trabajo, las divisiones
mltiples y los niveles jerrquicos. Posee tres elementos que son
diferenciacin horizontal, vertical o jerrquica y dispersin espacial.
Formalizacin es la variable estructural clave para el individuo porque el
comportamiento de una persona se ve afectado de manera vital por el grado de
esta. El grado hasta el cual esta formalizada una organizacin es una
indicacin de las perspectivas de quienes toman decisiones en ella respecto a
los miembros organizacionales.
24

Centralizacin: se refiere a la distribucin del poder dentro de las


organizaciones, es uno de los mejores mtodos para resumir toda la idea de la
estructura, es el nivel y variedad de participacin en las decisiones
estratgicas en relacin con el nmero de grupos en una organizacin.
El diseo de una estructura exige la elaboracin del organigrama (expresin
grfica), as como del manual de funciones y descripcin de cargos (expresin
Descriptiva). Para ello, es necesario determinar las dimensiones de la estructura, las
cuales son: Dimensin Vertical y Dimensin Horizontal.
Dimensin Vertical: posicin que ocupa la unidad orgnica en la estructura
dependiendo del criterio tcnico de divisin del trabajo (SECTOR DE
TRABAJO)
principios:

en esta dimensin se toman en consideracin los siguientes


Divisin

del

Trabajo,

Homogeneidad

Funcional

Departamentalizacin (funcional, por producto, cliente, geogrfica, proceso)


Dimensin

Horizontal:

Posicin

que

ocupa

la

unidad

orgnica,

dependiendo del grado de jerarqua asignado. (Nivel Jerrquico). En el diseo


de esta dimensin se debe tomar en consideracin los siguientes principios:
Unidad de mando, Autoridad/ Responsabilidad, Cadena de Mando, Tramo de
Control y Centralizacin/ Descentralizacin.
Los elementos de la Estructura son: Unidad Orgnica, Jerarqua y Sectorizacin:
Unidad Orgnica: Es un elemento concreto y especfico que representa una
realidad tangible en el espacio y en el tiempo, por cuanto tiene dimensiones y
sus procesos transcurren en perodos desiguales y en un punto del espacio.
Jerarqua: puede definirse como el status o rango que posee un trabajador
dentro de una empresa, as el individuo que desempea como gerente goza
indudablemente de un respetable status dentro de la misma, pero la diferencia
25

de este individuo en su cargo tambin condicionar su mayor o menor


jerarqua dentro de una empresa.
Sectorizacin: plantea que para lograr las funciones y objetivos (fines) de la
organizacin el trabajo debe desintegrarse mediante el principio de Divisin
del Trabajo y crear, de esta manera, las diferentes unidades orgnicas de la
organizacin. Es decir, significa que en lugar de que los individuos realicen
todo el trabajo, ste se divide en varios procesos con la asignacin de
autoridad correspondiente y la responsabilidad de complementar los diversos
procesos a individuos especficos.
A juicio de Melinkoff (1986), se pueden definir cuatro tipos de jerarquas en las
organizaciones:
La jerarqua dada por el cargo: Este tipo de jerarqua es la que constituye los
diferentes niveles estructurales de la organizacin, se expone por medio de
organigramas y se describe en los manuales de organizacin.
La jerarqua del rango: Este tipo de jerarqua no se establece sobre el
fundamento de las actividades ni se liga a labores determinadas. Se basa en las
condiciones personales no en las obligaciones que se tengan, sino en algunos
requisitos que hay que llenar. Es utilizada en las organizaciones militares para
establecer los distintos grados por los que se van a regir
La jerarqua dada por la capacidad: Este tipo de jerarqua es limitativa y
acorde con cada individuo. Las personas estn previamente clasificadas de
acuerdo con sus capacidades, independientemente de su condicin de clase en
la sociedad, es decir, el individuo asciende en la organizacin de acuerdo a su
capacidad

La jerarqua dada por la remuneracin: Este tipo de jerarqua est


determinada por la complejidad del trabajo (a mayor complejidad mayor

26

salario), la antigedad en la empresa o porque se es empleado de confianza y,


en gran sumo, por el rendimiento del individuo.

Organigrama

Los organigramas segn Gilli y otros (2007) representan la estructura mediante


los entegramas, que simbolizan las distintas posiciones o cargos, y las lneas, que
representan las relaciones de autoridad y dependencia. Son de utilidad en la
organizacin para tener una visin general de la distribucin de los departamentos o
puestos de trabajo de acuerdo con la relacin jerrquica, para informar a quienes se
incorporan a la organizacin sobre el lugar que ocuparan en la escala. Tambin son
solicitados por entes externos a manera de informacin.
Considerando la teora contenida en el material didctico de la ctedra Sistemas
Administrativos de la U.C.L.A., las relaciones que guardan entre si los rganos que
componen una estructura se representa a travs del Organigrama, grfica que muestra
la estructura orgnica interna de la

organizacin formal de una empresa, sus

relaciones, sus niveles de jerarqua y las principales funciones que se desarrollen en


ella. Para Bracho, como herramienta para la representacin grfica de la Estructura
Organizativa, constituyen el medio visual por excelencia para mostrar tanto a
usuarios internos como externos, cmo est conformada la organizacin, as como la
divisin del trabajo, niveles jerrquicos y sus principales relaciones de
subordinacin.
Los Organigramas se usan en las organizaciones porque proporcionan una imagen
de la organizacin, facilitan el conocimiento de la organizacin, constituyen una
fuente oficial de consulta y

son un instrumento valioso para el anlisis de la

organizacin.
27

Su importancia se debe a que desempea un papel informativo, al permitir que los


integrantes de la organizacin y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel
global, sus caractersticas generales. Ofrece instrumentos para el anlisis estructural
al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones grficas, las
particularidades esenciales de la organizacin representada. Segn la clasificacin
contenida en el material de la Universidad Catlica de Loja (S/F), su clasificacin es:

CLASIFICACIN

SUB-CLASISFICACIN

DESCRIPCION

Por su mbito de aplicacin

Generales

Presentan toda la organizacin


y sus interrelaciones, se llama
tambin carta maestra.
Representan la organizacin de
un departamento o seccin de
una empresa

Especficas

Por su contenido

Estructurales

Muestran solo la estructura


administrativa del organismo
social.

Funciones

Indican adems de las


unidades y sus relaciones, las
principales funciones de los
departamentos

Integracin de puestos

Destaca dentro de cada


unidad los diferentes puestos
establecidos, as como el
nmero de plazas existentes
y requeridas

28

Por su presentacin

Verticales

Presentan a las unidades,


ramificadas de arriba hacia
abajo, colocando al titular
en el nivel superior.
Representan las unidades
ramificadas de izquierda a
derecha colocando el ttulo
extremo izquierdo.

Horizontales

Representan a la estructura,
utilizando combinaciones
verticales y horizontales.
Mixtos
Son una variante de los
verticales y sirven para
representar un mayor
nmero de unidades en
espacios.

De bloque

A juicio de Magdalena (1999), cuando se define la estructura cada uno de los


componentes de la organizacin saben que es lo que deben hacer, pero no cmo y
cuando se pretende que la labor sea realizada. De no haber una precisin en las
formas y tiempo, es posible que surja una anarqua en la ejecucin.

29

Anlisis de Estructuras

El enfoque estructural es eminentemente esttico, la estructura es necesaria para


sustentar el conjunto pero requiere de canales que permitan la circulacin de fluidos
que la dinamicen y pongan en funcionamiento. Los enfoques estructural y de sistemas
son complementarios y tienden, cada uno con mtodos y herramientas propios, a
lograr formalizacin e implementacin de un plan de organizacin eficiente.
La estructura de una organizacin constituye un apoyo para la direccin y con ella
esta cumple su accin y realiza su gestin. Se crea para realizar las funciones, las
actividades y para cumplir los deberes y las responsabilidades de los componentes
sociales de la organizacin. A travs de esa estructura se delega la autoridad, se
establecen las responsabilidades y en funcin de estas, las distintas posiciones en la
estratificacin jerrquica.
La falta de una adecuada estructura de la organizacin segn Magdalena (1999),
le crea dificultades a la direccin porque no puede desenvolverse con verdadera
racionalidad a causa de que esa deficiencia crea problemas y dificultades. Para lograr
una buena estructura deben observarse y acatarse ciertos principios que segn ramn
Melinkoff han sido modificados en su contenido y en alcance pero que constituyen un
punto de apoyo esencial para todo anlisis. La aplicacin de los principios
administrativos constituye un punto de apoyo esencial y referencial para todo anlisis,
refirindose a estos menciona los siguientes:
Principio del Objetivo: toda organizacin y cada parte de la misma debe
constituir una expresin del objetivo de la empresa, o carecer de significado,
siendo por lo tanto, redundante.

30

Principio de especializacin. Las actividades de cada uno de los miembros de


un grupo organizado debern confinarse en todo lo que sea posible, a la
ejecucin de una sola funcin.
Principio de coordinacin: el objetivo de la organizacin de por si, a
diferencia del objetivo de la empresa, es facilitar la coordinacin, unidad del
esfuerzo
Principio de autoridad. En todo grupo organizado, la autoridad suprema debe
descansar en alguna parte. Se crea el derecho de mandar y el poder de hacerse
obedecer.
Principio de responsabilidad: la responsabilidad de un superior por los actos
de sus subordinados es absoluta
mbito de control. Ninguna persona deber supervisar a ms de cinco o como
mximo seis subordinados directos cuyos trabajos se relacionan entre s.
El anlisis de la estructura comprende el estudio de cada uno de los componentes
que integran la estructura organizacional, para determinar si la forma en la que se
encuentran organizados ayuda a cumplir con la misin, visin y objetivos de la misma
y de la empresa en general. Se lleva acabo debido a que ggeneralmente, la
reorganizacin incluye cambios sustanciales a nivel estructural, sin embargo, cmo
los organigramas tradicionales pocas veces dan informacin ms all de la agrupacin
(departamentos) y lneas de mando, es difcil identificar a simple vista si existen
problemas de diseo en la manera en que hemos distribuido las responsabilidades
frente a los procesos.
Entre los aspectos que se deben evaluar estn el organigrama estructural, los
niveles jerrquicos, tipos y lneas de autoridad, tramo control, recursos existentes y la
dependencia y relacin con otras reas. El anlisis consiste en llevar a cabo un
31

conjunto de actividades que permiten conocer y analizar el sistema actual


(organizacin) con el fin de definir e implementar nuevas y mejores maneras de
operar o funcionar. Segn Gilli y otros (2007) para el estudio de estructuras es
aplicable el uso de la metodologa tradicional o metodologa del ciclo de vida del
desarrollo de sistemas conformada por etapas que si bien se presentan en cierto orden
secuencial, en realidad las actividades que comprenden se desarrollan o llevan a cabo
con un solapamiento que hace imprecisos los limites.
Otro aspecto importante para el anlisis de la estructura organizacional lo
constituye la Formalizacin y en relacin a ella Hall (1996) seala que representan el
uso de reglas en una organizacin, es una variable estructural clave para el individuo
porque el comportamiento de una persona se ve afectado de manera vital por el grado
de dicha formalizacin. Involucra el control organizacional sobre el individuo y as
tiene un significado tico y poltico, adems ser un componente estructural. Este autor
a su vez hace referencia acerca de dos tipos de formalizacin: Mxima y Mnima
explicando que las reglas pueden variar desde altamente rgidas a flojas.

Sistema de Variables
La variable en una investigacin segn Balestrini, (1998), es un aspecto o
dimensin de un objeto, o una propiedad de estos aspectos o dimensiones que
adquieren distintos valores y por la tanto varia. Esto significa que, en la presente
investigacin se especifica la variable a estudiar Propuesta Diseo estructura
organizativa para el rea comercial a la empresa Covencaucho Industrias, SA. El
proceso de llevar una variable de un nivel abstracto a un plano operacional se
denomina operacionalizacin, y la funcin bsica de dicho proceso es precisar o
concretar al mximo el significado o alcance que se otorga a una variable en un
determinado estudio.

32

Definicin nominal. Para Balestrini (1998), esta se relaciona con los referentes
tericos que sustentan la variable en estudio, en este caso la variable se denomina:
Propuesta Diseo Estructura Organizativa para el rea comercial de la empresa
Covencaucho Industrias S.A. de Barquisimeto.

Definicin real: Segn Balestrini (1998), dentro del proceso de la operacionalizacin


de la variable, est relacionado con los enunciados relativos a las propiedades,
consideradas esenciales del objeto u hecho referido en la definicin, para tales
efectos esta variable est compuesta por: Anlisis de la Estructura y Anlisis de las
Funciones

Definicin operacional: En el caso de una variable segn Balestrini (ob.cit), implica


seleccionar los indicadores contenidos, de acuerdo al significado que se le otorga a
travs de sus dimensiones a la variable en estudio.

Considerando los tipos de investigacin establecidos por Hernndez y otros (1998)


para esta investigacin se utiliza el mtodo inductivo por ser el caso particular de la
empresa Covencaucho Industrias S.A., segn el grado de abstraccin es una
investigacin aplicada ya que se refiere a resolver

un problema prctico. La

metodologa que se emplea es cualitativa por basarse en un anlisis subjetivo


individual y la manipulacin de las variables se hace a travs de la investigacin
descriptiva porque se desea describir en todos sus componentes principales una
realidad. El enfoque se realiza de manera correlacional ya que no se manipula una
variable y se basa en la observacin.
La poblacin para el desarrollo de esta investigacin es todo el personal que integra
el rea comercial de la empresa Covencaucho Industrias S.A. y la muestra est
representada por el personal que integra los departamentos inteligencia de mercado y
cuentas corporativas.
33

CAPITULO III

MARCO METODOLOGICO

Tipo y diseo de la investigacin

La presente investigacin, centrada en una propuesta de diseo a la estructura


organizativa en el rea comercial para la empresa Covencaucho Industrias S.A., est
enmarcada en un estudio que se inserta en la modalidad descriptiva con diseo de
campo y apoyo documental.
Al respecto, Arias (1999) seala que la investigacin de campo consiste en la
recoleccin de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin
manipular o controlar variable alguna.
En otras palabras la investigacin de campo no es ms que observar cosas,
comportamiento de personas, y/o circunstancias en que ocurren ciertos hechos.
Asimismo, una investigacin de carcter descriptivo, comprende la descripcin,
registros o procesos de los fenmenos, se trata de comprender cmo las personas o
cosas se conducen o funcionan en el presente. Su caracterstica fundamental es
presentar la realidad de los hechos en interpretacin correcta. Siendo as, se considera
que el presente trabajo es una investigacin de campo debido a que los datos
recolectados para su posterior anlisis sern obtenidos al aplicar instrumentos al
personal directivo y empleado de la empresa Covencaucho industrias S.A.,
especficamente al rea comercial.
34

Para Balestrini (2002) la investigacin descriptiva tiene mayor precisin acerca de


las singularidades de una realidad estudiada, la cual podr estar referida a una
comunidad, una organizacin, o a un hecho delictivo. Asimismo, una investigacin
de carcter descriptivo comprende registros o procesos de los fenmenos, se trata de
comprender cmo las personas o cosas se conducen o funcionan en el presente. Su
caracterstica fundamental es presentar la realidad de los hechos en interpretacin
correcta. Basado en ello la presente investigacin se desarrolla con un anlisis y
estudio de la situacin actual de la empresa en el rea comercial a travs de la
descripcin de cada uno de los elementos de la estructura, con la finalidad conocer su
funcionamiento y obtener la informacin necesaria que permita emitir las
observaciones pertinentes.
El apoyo documental se encuentra presente en este trabajo de investigacin ya que
la obtencin y anlisis de datos proviene de materiales impresos u otro tipo de
documentos, en ste caso se utilizan los manuales de organizacin, de funciones y de
cargo que tiene la empresa, folletos y registros electrnicos, con ellos se desarrolla
parte de la informacin.

Poblacin y Muestra:

En concordancia con los planteamientos realizados, en la siguiente investigacin,


la poblacin para el anlisis de estudio es el personal de la empresa Covencaucho
Industrias S.A. especficamente el personal del rea comercial. La mencionada
empresa

constituye la poblacin o universo de estudio, ya que posee las

caractersticas para el levantamiento de la informacin.


En tal sentido la poblacin segn Arias (1999), se refiere al conjunto para el cual
sern vlidas las conclusiones que se obtengan: a los elementos o unidades (personas,
instituciones o cosas)

involucradas en la investigacin.

. La muestra es un

subconjunto representativo de un universo o poblacin y para este caso en particular


35

se considera que no existe muestra debido a que se trabaj con toda la poblacin
conformada por el personal del rea comercial de la empresa Covencaucho Industrias
S.A., ubicada en Barquisimeto-Estado Lara.

Metodologa para el estudio de los Sistemas Administrativos y Contables


De acuerdo al contenido en la gua de metodologa para la investigacin de los
sistemas administrativos de la profesora Bracho y otros (2008) sta se ejecuta a travs
de tres etapas:

a) I Etapa: Estudio y Diseo


El propsito de esta etapa es conocer el funcionamiento de la organizacin, o una
parte de ella, mediante el estudio de la Estructura Organizativa y los Procedimientos
Administrativos con el fin de identificar situaciones problemticas o potencialmente
problemticas y plantear

alternativas de solucin que mejoren la calidad del

funcionamiento de la organizacin. Se desarrolla en tres fases, comprensin del


Sistema Actual, Anlisis y Diagnstico del Sistema Actual y Diseo del Nuevo
Sistema.

36

FASE
1. Comprensin del
Sistema Actual

2. Anlisis y Diagnstico
del Sistema Actual

3. Diseo del Nuevo


Sistema

ACTIVIDADES
1.1 ESTUDIO PRELIMINAR
a) Determinar requerimientos de la organizacin
b) Planificacin del Trabajo
c) Formalizacin del Proyecto
1.2 ESTUDIO DETALLADO
a) Planificacin del Trabajo
b) Tcnicas de levantamiento de datos
c) Aplicacin de Tcnicas
2.1 ANLISIS
a) Reunin y ordenamiento de datos
b) Anlisis, crticas y evaluacin de los hechos
2.2 DIAGNSTICO
Elaboracin del informe diagnstico
3.1 DISEO DE LA ESTRUCTURA
a) Determinacin de Dimensiones Verticales y
Horizontales
b) Diseo de organigramas
c) Elaboracin del Manual
3.2 DISEO DE LOS PROCEDIMIENTOS
a) Descripcin de los procedimientos
b) Diseo de Flujogramas
c) Elaboracin del Manual

b) II Etapa: Implantacin Del Sistema Propuesto.


Una vez finalizada la Etapa I, cuyos productos de la investigacin de campo son
los Manuales de Funciones, Normas y Procedimientos; es de vital importancia para la
organizacin, como para el profesional que dise el nuevo sistema, dar inicio a esta
nueva Etapa, en virtud, de que la misma permitir cristalizar y poner en marcha las
correcciones que presentaba el viejo sistema, o dar inicio al nuevo sistema, segn
haya sido el caso estudiado, es decir, si la organizacin posea un sistema con
debilidades, o careca de algunos elementos de la formalizacin, es este el momento
de poner a funcionar el sistema propuesto. A continuacin se detallan las Fases que
componen la Etapa II denominada Implantacin del Sistema Propuesto, considerando
37

los planteamientos realizados por los autores Gmez Ceja, Franklin y Magdalena, en
sus respectivas obras.

FASE
1. Planificacin

ACTIVIDADES
ACTIVIDADES DE IMPLANTACIN
a) Determinar los recursos necesarios para la
implantacin
b)Seleccin del Mtodo a utilizar para la
Implantacin

2. Integracin de Recursos

ACTIVIDADES DE INTEGRACIN
a) Presentacin del Sistema
b) Seleccin y entrenamiento del personal
c) Adquisicin de recursos fsicos

3. Ejecucin

EJECUCIN DEL PROGRAMA

c) III Etapa: Evaluacin Del Sistema Propuesto.


Una vez que se ha implantado del estudio, es indispensable comprobar el efecto de
las innovaciones, por lo que es conveniente efectuar la identificacin, calificacin y
cuantificacin de las realizaciones o resultados, as como de los cambios operativos
que de estas se desprendan. Para ello se debe ordenar el manejo de datos a partir de
los parmetros delineados en el proyecto de estudio, lo que posibilitar la traduccin
de las acciones indicadores para poder evaluar las medidas de mejoramiento
introducidas.
En tal sentido, es necesario tomar en consideracin los siguientes elementos:

Establecimiento de estndares
Medicin de resultado
Evaluacin del resultado
Medidas correctivas
38

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos.

Para toda investigacin de carcter descriptivo se hace necesaria la obtencin de


informacin a travs hechos y documentos que sustenten el trabajo a realizar, por tal
motivo amerita la aplicacin de un instrumento que ayude a recoger la informacin.

Para el presente trabajo se usa como instrumento de recoleccin de datos, la


observacin directa y la encuesta en sus dos modalidades entrevista y cuestionario, el
levantamiento de informacin se hace a travs de observaciones directas, revisin
documental y entrevistas aplicadas al personal clave de la empresa. La entrevista
tiene la finalidad de obtener informacin del entrevistado en forma directa, en este
caso se ejecuta al momento de aplicar los cuestionarios Registro de Informacin
Organizacional

y Registro de Informacin de Cargos (ver anexos 1-2). El

cuestionario por su parte permite estructurar la entrevista y recoger la informacin


necesaria para el desarrollo del proyecto, para esta investigacin se desarrolla con la
obtencin de datos estructurados de la siguiente manera:
Anexo 1 Registro de Informacin Organizacional, esta estructurado en dos
partes, la primera tiene como finalidad la recoleccin de datos personales de
quien suministra la informacin y la segunda obtener datos de la unidad
orgnica, comprendida por seis (6) segmentos: denominacin de la unidad
orgnica, de quien depende la unidad, unidades subordinadas, objetivo,
funciones, y relaciones de coordinacin con otras unidades. A travs de ste
se busca conocer la situacin actual de las unidades orgnicas y evaluar si la
informacin suministrada est en concordancia a la realidad.
Anexo 2 Registro de Informacin de Cargos, al igual que el anterior, se inicia
con la obtencin de los datos de quien suministra la informacin, siguiendo la
segunda parte con los datos del cargo en la cual se obtiene la denominacin
del cargo, la unidad adscrita, denominacin del cargo del superior inmediato,
39

cantidad de personal subordinado, objetivo del cargo, tareas, y un ltimo


segmento cuya informacin deber ser suministrada por el superior inmediato
a travs de una entrevista ya que son datos que permiten conocer cual debe ser
el perfil del cargo sin influir la aptitud y actitud del personal que en el
momento ejecute el cargo. La finalidad de este cuestionario es conocer de
manera directa la informacin que maneja el personal con respecto a su cargo
y a travs de la observacin obtener la informacin base para el diagnostico.
Con el uso de estos instrumentos se obtiene la informacin necesaria para
documentar el diagnostico requerido en el anlisis y as llegar a las conclusiones y
propuestas respectivas para este proyecto.

Tcnicas para el anlisis de la informacin

La presente investigacin basada en la propuesta de diseo de estructura para el


rea comercial de la empresa Covencaucho Industrias S.A. tendr como tcnica para
el anlisis de informacin el uso de la matriz de anlisis propia de la metodologa
para el estudio de los sistemas administrativos. La aplicacin de esta tcnica consiste
en el uso de una matriz que consta de tres columnas (ver Anexo 3), en las cuales se
detalla la siguiente informacin:
La primera columna se titula Situacin Actual, describe la informacin obtenida en
la aplicacin de los instrumentos de recoleccin de datos, debe ser transcrita con
todos los datos suministrados. La segunda columna titulada Anlisis, describe a
travs de la informacin presentada en la situacin actual las posibles anomalas o no,
de acuerdo a las bases tericas de principios administrativos, as como la informacin
presentada por los documentos formales existentes en la organizacin. Por ltimo una
columna denominada Propuestas en la cual se manifiesta una posible solucin a lo
planteado en la columna de anlisis, dejando explicito de manera objetiva las
acciones pertinentes.
40

CAPITULO IV

ANALISIS DE LOS RESULTADOS


Una vez aplicados los instrumentos de levantamiento de informacin, tales como
observaciones directa, revisin documental y entrevistas aplicadas al personal clave
de la empresa, especficamente la del rea comercial, se obtuvo la informacin que
permiti diagnosticar la situacin actual de la empresa en cuanto a las unidades
orgnicas y la descripcin de cargos del personal involucrado. Los resultados se
presentan en primer lugar de forma general, realizando una descripcin del
organigrama y en segundo lugar de forma detallada, un anlisis de las unidades
orgnicas y los respectivos cargos.
Observaciones Generales:
Con la finalidad de cumplir los objetivos propuestos en este proyecto de
investigacin, se realiz primeramente un anlisis a la actual estructura,
especficamente el rea comercial donde se pudo identificar que se cuenta con tres
niveles conformados por: 1) Presidencia, 2) Vice presidencia y 3) Gerencias (Ver
anexo 4).
En lneas generales se pudo observar en primer lugar que la empresa incluye en su
estructura organizativa

un Comit Ejecutivo cuando en realidad esta figura

representa un mecanismo de coordinacin y control de las actividades operativas de


3la organizacin. En el segundo nivel se aprecia la existencia de cinco unidades
orgnicas, de las cuales en la actualidad slo una de ellas se encuentra en
funcionamiento. De acuerdo con la informacin obtenida en el proceso de recoleccin
de datos, se conoci que desde hace aproximadamente tres aos (2008); las unidades
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Direccin de Venta, Direccin de Mercado Nacional y Cuentas Corporativas,


Asesora de Cuentas Nacionales y Gerencia del departamento de Tecnologa
Comercial, por decisiones estratgicas comerciales fueron eliminadas, sin embargo
dado que el organigrama no ha sido actualizado pareciera que estuviesen en
funcionamiento.
En tal sentido, de las cinco unidades slo la Vicepresidencia Comercial se
encuentra activa ejecutando funciones propias del rea. No obstante, es necesario
mencionar que hasta la presente fecha no posee un Manual de Funciones y
Descripcin de Cargos que permita constatar el objetivo y las funciones de la misma.
Por ltimo, el organigrama refleja en el tercer nivel tres unidades orgnicas: Gerencia
del Departamento de Inteligencia de Mercado, Gerencia del Departamento de
Sucursales y Gerencia de Aliados Estratgicos, y al igual que el nivel anterior slo
una se encuentra en funcionamiento. Cabe destacar la incongruencia en la
denominacin de las unidades orgnicas dado que presentan el trmino Gerencia y
Departamento dentro de la misma.
Es importante sealar que el personal que laboraba en las unidades orgnicas
eliminadas, fue transferido a otro sector pero siguen ejecutando actividades propias
del sector comercial, los cargos fueron trasladaos especficamente a la Gerencia de
Crdito y Cobranza perteneciente a la Direccin de Administracin y Finanzas. Este
caso permite evidenciar el incumplimiento de los principios de Divisin del Trabajo y
Homogeneidad Funcional ya que son sectores completamente opuestos con objetivos
y relaciones de lnea diferentes. Esta situacin crea en el personal incertidumbre,
desconocimiento y confusin con relacin a la delegacin de autoridad y al
establecimiento de responsabilidades, actividades y deberes, ya que no queda claro de
quien recibe rdenes y ante quien es responsable.
Finalmente, se observ que el organigrama presenta fallas en la aplicacin de las
tcnicas para el diseo del mismo debido a la manera en la que se encuentra
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estructurado. Adicionalmente no proporciona la imagen actual de la organizacin e


impide que se considere un instrumento garante para conocer las particularidades
esenciales de la empresa tanto para el personal que labora en ella como a las personas
vinculadas.
Observaciones Especficas:
Luego de una revisin exhaustiva al resultado de los instrumentos aplicados al rea
comercial, se obtuvo informacin sobre las Unidades Orgnicas y los diferentes
cargos, de esta manera se pudo evidenciar que:
Direccin de Ventas: esta unidad se encuentra sin funcionamiento y tal como se
plante en prrafos anteriores, el personal que laboraba en ella fue transferido a la
unidad de Gerencia de Crdito y Cobranzas realizando funciones de ventas. A pesar
de que esta Gerencia no forma parte del rea delimitada para el presente trabajo, es
necesario destacar que en ella no se cumplen los principios de Homogeneidad
Funcional y Divisin del trabajo, puesto que realiza funciones propias de Crdito y
Cobranzas ms el proceso de ventas. Asimismo, se incumplen los principios de
definicin al no dejar claras las relaciones con los otros puestos; y mbito de control
ya que el Gerente de Crdito y Cobranza tiene a su cargo un mayor nmero de
personal, adems de que los trabajos no se relacionan entre s considerando el
objetivo y funciones de esa unidad orgnica.
Direccin de Mercado Nacional y Cuentas Corporativas: debido a que la unidad ya
no funciona en la empresa no tiene cargo responsable ni personal laborando en ella.
Para el anlisis es importante sealar que, tal como fue descrito, el personal que est
adscrito a ella mantiene los cargos y las funciones que corresponden a esa unidad
pero las ejecuta en la Gerencia de Crdito y Cobranzas, lo que permite evidenciar
incompatibilidad de funciones de acuerdo a su objetivo.

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Asesora de Cuentas Nacionales: esta unidad se encuentra sin funcionamiento y sin


cargo responsable an cuando se muestra en el organigrama actual.
Gerencia del Departamento de Tecnologa Comercial: esta unidad actualmente no
tiene personal ni ubicacin fsica dentro de la empresa. Hace tres aos (2008) fu
eliminada debido a las estrategias comerciales implementadas por la Direccin
Comercial con la finalidad de delegar las funciones a un tercero, bajo la modalidad de
outsourcing.
Gerencia del Departamento de Inteligencia de Mercado: esta unidad adems de la
Vicepresidencia Comercial es la nica que se encuentra en pleno funcionamiento,
mantiene una relacin de dependencia con la Direccin de Mercado Nacional y
Cuentas Corporativas de acuerdo al organigrama actual,

sin embargo como se

mencion anteriormente ya esa unidad no funciona dentro de la empresa por lo tanto


existe incongruencia e incumplimiento de uno de los elementos de la estructura como
lo es la existencia real y tangible de la Unidad Orgnica. Asimismo se puede
evidenciar que la denominacin de la unidad est errada porque maneja dos
categoras diferentes: Gerencia y

Departamento. Esto genera confusin en el

personal porque a pesar de que recibe ordenes de la Vicepresidencia Comercial, en


los carnet que portan se sigue manejando la existencia de la unidad de Direccin de
Mercado Nacional y Cuentas Corporativas, lo cual genera confusin con el grado de
autoridad que ella maneja.
Gerencia del Departamento de Sucursales: esta unidad depende de la Direccin de
Mercado Nacional y Cuentas Corporativas segn la actual estructura. Al igual que la
anterior no tiene personal asignado ya que por estrategias de mercado la empresa
decide cerrar las sucursales, pasando stas a manos de terceros. Hay que destacar que
an cuando cada una se encuentra a cargo de otras personas, la empresa sigue
teniendo relacin directa con ellas al administrar y dirigir sus actividades. Esta
situacin se presenta debido a que estratgicamente la empresa mantiene una alianza
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que le permite tener bajo control los movimientos comerciales y financieros de stos,
quedando as una evidente dependencia de Covencaucho industrias.
Gerencia de Aliados Estratgicos: esta gerencia dej de funcionar luego del cierre
total de las sucursales y su personal fue transferido a otras unidades. Segn
informacin suministrada a travs de entrevista realizada, esta unidad est siendo
reconsiderada para entrar en funcionamiento como un departamento adscrito a una
nueva gerencia denominada Administracin de Ventas.
Ahora, en relacin con el anlisis de los cargos se pudo evidenciar que el personal
no utiliza o desconoce el manual de descripcin de cargos existente en la empresa, no
tienen bien definidos su cargos y por ende difieren en la informacin suministrada
sobre denominacin, objetivos y tareas de los mismos. De igual manera se pudo
observar que existe confusin en cuanto a las definiciones del superior inmediato por
los cambios suscitados en la estructura, que an no han sido formalizados.
Se detect que la mayora del personal presenta discrepancia entre lo que indica el
carnet de identificacin con respecto al cargo que desempea actualmente y con la
unidad a la cual pertenecen, lo que contribuye al desconocimiento de las relaciones de
las diferentes unidades orgnicas, en cuanto a la autoridad y grado de
responsabilidad.
Una vez concluido con el diagnostico, se puede afirmar que el rea comercial de la
empresa Covencaucho Industrias S.A. tiene un bajo nivel de formalizacin por cuanto
a pesar de contar con un Manual de Organizacin y otros documentos formales, los
mismos se encuentran desactualizados lo que impide a este instrumento suministrar
informacin real sobre las relaciones de las distintas unidades,
dificultades en el seno de la organizacin.

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suscitando

CAPITULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones:
La estructura organizativa de la empresa Covencaucho Industrias S.A.
especficamente el rea comercial, fue analizada detalladamente en este trabajo de
investigacin a travs del uso de los Principios Administrativos, derivndose de ello
lo siguiente:
El Diagnstico de la estructura organizativa del rea comercial evidenci que la
empresa desde hace tres aos especficamente a partir del ao 2008, ha venido
tomando decisiones que la afectan directamente; sin embargo estos cambios no han
sido considerados hasta la fecha para definir formalmente la estructura organizativa.
Esta situacin le genera al personal confusin y descontento, creando un clima
organizacional inestable al no proporcionarles seguridad con respecto a sus tareas y
al lugar que ocupan. Adicionalmente se crean problemas y dificultades tales como
conflictos de jerarqua y autoridad, dualidad de mando y de funciones, falta de orden,
indisciplina, improductividad del trabajo, evasin o usurpacin de responsabilidades,
lo que se traduce a su vez en incremento de costos.
Por otra parte los resultados permiten afirmar que la organizacin presenta serias
debilidades con respecto a la formalizacin al no incorporar los cambios suscitados
hace tres aos al Manual de Funciones y Descripcin de Cargos. Cabe destacar que
la empresa no ha iniciado un proceso de actualizacin de funciones, actividades y
tareas lo que demuestra que posee un bajo grado de formalizacin. Es importante
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sealar que los Manuales de Organizacin sino se actualizan, no se difunden ni se


hacen conocer al personal, no tienen ningn valor prctico.
En lneas generales la empresa Covencaucho Industrias S.A., posee una estructura
en el rea comercial que no est acorde a su realidad lo que trae consigo problemas
con respecto al establecimiento de relaciones jerrquicas y de dependencia, as como
tambin en la asignacin de funciones, actividades y tareas con sus niveles de
autoridad y responsabilidad.
Recomendaciones:
Como consecuencia de lo expuesto anteriormente, se derivan las sugerencias o
recomendaciones que a continuacin se presentan, consideradas de mayor relevancia
para adaptar la estructura organizativa a las necesidades y requerimientos de la
organizacin:
Actualizar la estructura organizativa de la empresa, creando y ubicando las
unidades orgnicas de acuerdo a las normas y principios administrativos. Para
tal fin se ofrece en el Captulo VI una propuesta de Estructura Organizativa
del rea comercial de la empresa Covencaucho Industrias S.A.
Modificar la denominacin de las unidades orgnicas, asignar cargos
responsables que se requieran para su funcionamiento y reubicar al personal
de acuerdo al perfil y a las actividades que desempean.
Actualizar el sistema de nmina con la finalidad de garantizar que la
informacin que se genere est acorde a la realidad de la Estructura
Organizativa.

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CAPITULO VI

PROPUESTA DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PARA EL AREA


COMERCIAL DE LA EMPRESA COVENCAUCHO

A fin de dar cumplimiento al objetivo general del presente trabajo de investigacin


se dise un modelo de Estructura Organizativa (Ver Anexo 5), para el rea
comercial, conformada por siete (7) unidades orgnicas ubicadas en cuatro (4) niveles
jerrquicos distribuidos de la siguiente manera:
Estratgico:
Direccin General: ubicada en el nivel cuatro (4) tiene como objetivo planificar,
organizar, dirigir y controlar las actividades de la organizacin procurando el optimo
aprovechamiento de los recursos necesarios para la fabricacin y comercializacin de
productos para el transporte tales como: cauchos renovados, originales e industriales.
Esta bajo la responsabilidad de un Director General que ejecutar las actividades
inherentes a la unidad con la finalidad de garantizar el cumplimiento del objetivo y
misin de la organizacin.
Vicepresidencia Comercial: encargada de dirigir, coordinar, supervisar y controlar el
conjunto de estrategias y polticas del rea comercial con el fin de garantizar la
colocacin del producto en el mercado, la integran un Vicepresidente Comercial
como responsable de la unidad y una secretaria que coadyuve al cumplimiento del
objetivo de la unidad. Su ubicacin jerrquica se encuentra en el nivel cinco (5).
Operativo:
Gerencia de Inteligencia de Mercado: ubicada en el nivel seis (6) est bajo la
responsabilidad de un Gerente de Inteligencia de Mercado y un equipo de trabajo
conformado por un Coordinador de Precios, un Coordinador de Telemetra y un
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Coordinador de Servicios. Tiene como objetivo coordinar, analizar y evaluar las


ventas nacionales, generar indicadores de gestin y brindar soporte para la aplicacin
de estrategias claves en el mercado nacional.
Gerencia de Administracin de Ventas: esta unidad se ubica en el nivel (6) bajo la
responsabilidad de un Gerente de Administracin de Ventas, quien junto a su equipo
de trabajo conformado por dos Asesores de Ventas, deber asegurar que las ventas se
efecten en lo trminos y condiciones que han sido contratadas, considerando las
variables riesgo, logstica y satisfaccin del cliente. Para el logro de su objetivo
coordina, dirige y controla tres (3) Departamentos: Crdito y Cobranzas, Ventas
Gubernamentales y Cuentas Claves ubicados en el nivel siete (7)

Departamento de Crdito y Cobranza: bajo la responsabilidad de un Jefe de


departamento y un equipo de trabajo integrado por dos Analistas de Crdito y
un Analista de Claves, tiene como objetivo analizar las lneas de crdito,
promover la cobranza y garantizar que los crditos otorgados cumplan con los
lineamientos previstos.

Departamento de Ventas Gubernamentales: tiene como finalidad participar en


licitaciones Gubernamentales y aplicar estrategias de negociacin a fin de
garantizar las ventas con los entes gubernamentales. Para ello cuenta con un
Jefe de Departamento de Ventas Gubernamentales, dos Ejecutivos de Cuenta
Corporativa y un Tcnico de Cuenta Corporativa, encargados de velar por el
cumplimiento del objetivo de la unidad.

Departamento de Cuentas Claves: esta unidad esta conformada por un Jefe de


Departamento de Cuentas Claves y dos Ejecutivos de Cuentas Claves quienes
bajo lineamientos de la Gerencia de Administracin de Ventas realizaran
negociaciones especficas con clientes claves para la organizacin,
garantizando la satisfaccin de los mismos y las ventas de productos
Premium.

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El rea comercial cuenta con dos mecanismos de control y participacin de la


gestin comercial, en ellos el personal se reunir peridicamente con el propsito de
discutir las actividades realizadas, tomar decisiones y hacer seguimientos respectivos.
Estos mecanismos de participacin se denominan Comit Ejecutivo y Comit
Sectorial.
Comit Ejecutivo: estar presidido por el Director General e integrado por los
responsables de los diferentes sectores de la organizacin: Vicepresidente Comercial,
Vicepresidente de Administracin y el Vicepresidente de Produccin. Las reuniones
de este comit podrn ser ordinarias y extraordinarias. Las reuniones ordinarias se
efectuarn mensualmente previa convocatoria y las extraordinarias cuando el caso lo
amerite. El responsable

del comit tendr como tareas a cumplir: hacer las

convocatorias a las reuniones, dirigir la discusin sobre los puntos a tratar, dejar
constancia en acta de los acuerdos, mantener un archivo de todos los documentos que
se generen y hacer seguimiento a los acuerdos de las reuniones del Comit Ejecutivo.

Comit Sectorial: estar presidido por el Vicepresidente Comercial e integrado por las
gerencias que integran el sector comercial: Gerencia de Inteligencia de Mercado y
Gerencia de Administracin de Ventas. Las reuniones de este comit podrn ser
ordinarias y extraordinarias. Las reuniones ordinarias se efectuarn quincenalmente
previa convocatoria y las extraordinarias cuando el caso lo amerite. El responsable
del comit tendr como tareas a cumplir: hacer las convocatorias a las reuniones,
dirigir la discusin sobre los puntos a tratar, dejar constancia en acta de los acuerdos,
mantener un archivo de todos los documentos que se generen y hacer seguimiento a
los acuerdos de las reuniones del Comit Sectorial.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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51

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Peraza, Oscar Metodologa para la Investigacin en los Sistemas Administrativos y
Contables material didctico.
Viloria E. (2005) Que es una Organizacin?, Editorial Panapo de Venezuela Caracas

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ANEXOS

ANEXO 1
REGISTRO DE INFORMACION ORGANIZACIONAL
I. DATOS PERSONALES (de quien suministra la informacin)
Nombre(s) y Apellido (s)
Cargo que ocupa

II. DATOS DE LA UNIDAD ORGANICA


1.- Denominacin Oficial de la Unidad Orgnica
2.- Denominacin Oficial de la Unidad Orgnica de la cual depende
3.- Denominacin de las Unidades Orgnicas subordinadas
4.- Objetivo de la Unidad Orgnica
5.- Funciones de la Unidad Orgnica
6.- Relaciones de Coordinacin de la Unidad Orgnica
RELACIONES INTERNAS
Con CUAL Unidad:

Para QUE Actividad:

RELACIONES EXTERNAS
Con CUAL Organismo:

Para QUE Actividad:

Encuestado

Analista

Fecha ____/___/___

Fecha ____/___/___

ANEXO 2
REGISTRO DE INFORMACION DE CARGOS
I. DATOS PERSONALES (de quien suministra la informacin)
Nombre(s) y Apellido (s)
Denominacin del Cargo
II. DATOS DEL CARGO
1.- Denominacin Oficial del Cargo
2.- Denominacin de la Unidad Orgnica a la cual esta adscrito
3.- Denominacin del Cargo del Superior Inmediato
4.- Tiene Personal Subordinado? (en caso afirmativo indique cantidad y cargo)

SI

NO

Cantidad

Cargo

5.- Objetivo del Cargo


6.- Tareas del Cargo
7.- Perfil del Cargo (slo para ser llenado por el superior inmediato)
a. Profesin
b.- Experiencia requerida
c.- Actividades de capacitacin
d.- Habilidades y destrezas para el cargo
Encuestado
Fecha ____/___/___

Analista
Fecha ____/___/___

Anexo 3

Situacin Actual

Anlisis

Propuesta

Anexo 4

Anexo 5

Anexo 6