JORNADAS PARA LA CULMINACION

DE EFECTIVIZACION EN LA
TRANSFERENCIA DE FUNCIONES EN
MATERIA AGRARIA E INICIO DE LA
GESTION DESCENTRALIZADA, CON
LOS GOBIERNOS REGIONALES - 2009

OFICINA DE PLANEAMIENTO
Y PRESUPUESTO
UNIDAD DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL Y DE PROCESOS
(UDOP)

MODIFICACION DE
DOCUMENTOS DE GESTIN

DEFINICION
Son instrumentos normativos que tienen por finalidad
el rediseo y mejoramiento
de la gestin pblica.

JERARQUIA DE DOCUMENTOS
DE GESTION
.

Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF)

Cuadro para Asignacin de Personal (CAP)

Manual de Organizacin y Funciones (MOF)

Texto Unico de Procedimientos Administrativos
(TUPA)

REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES (ROF)

A. Definicin
El Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF)
es un instrumento tcnico normativo de gestin que
determina la naturaleza, finalidad, competencia,
estructura orgnica y relaciones de una entidad
Pblica, las funciones y la composicin de cada una
de sus dependencias; las atribuciones, jerarquas de
decisin y mbito de supervisin de los cargos
directivos.

El ROF es el insumo que necesitan los otros documentos

para su formulacin.
En efecto una vez que se tiene definida la organizacin
interna de la entidad, es decir, establecidos los niveles
jerrquicos as como asignada las funciones y
responsabilidades entre los rganos
y unidades
orgnicas, se puede, a travs del CAP, establecer los
cargos necesarios para llevar a cabo tales funciones as
como, mediante el MOF, establecer las funciones
particulares de cada cargo.

B. Ventajas del ROF

Las siguientes son las ventajas que presenta el
Reglamento de Organizacin y Funciones :
1. Establece claramente las funciones y las
responsabilidades que corresponde a los diferentes
rganos de una entidad, evitando la duplicidad de
las mismas.
2. Clasifica y ordena las funciones de acuerdo a los
tipos de rgano de Alta Direccin, Asesoramiento,
Apoyo, Control y de Lnea.

3. Precisa la Unidad de Mando por parte de los

jefes hacia su persona.

4. Define las atribuciones que les corresponde

desempear a los cargos jefaturales.

5. Tipifica la jerarqua de los cargos jefaturales

6. Facilita la formulacin del Cuadro para

Asignacin de Personal (CAP) de la entidad y de
los Manuales de Organizacin y Funciones
(MOF), de cada uno de sus rganos.
7. Constituye un documento base para efectuar los
procesos de reestructuracin o reorganizacin que
estime conveniente la Alta Direccin.

C. Base Legal para Formular el ROF

Las entidades de la Administracin Pblica deciden
la formulacin de sus respectivos Reglamentos de
Organizacin y Funciones, teniendo en cuenta que
dicho proceso debe sujetarse a los criterios y
disposiciones establecidos en :
- Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del
Estado Ley N 27658 que contiene el marco general
sobre el diseo y estructura de la Administracin
Pblica de los diferentes niveles de gobierno.

- Los Lineamientos para la Elaboracin y

Aprobacin
del
Reglamento
de
Organizacin y Funciones ROF, aprobado
mediante Decreto Supremo N 043-2006PCM del 26.07.2006. Contiene el marco
normativo que las entidades de los
diferentes gobiernos deben seguir para su
correspondiente elaboracin y aprobacin
de su respectivo ROF.

D. Dependencia de la Entidad que

elabora el ROF
La conduccin del proceso de la elaboracin
modificacin del ROF, esta a cargo del Organo
responsable de las funciones de planeamiento,
racionalizacin o quien haga sus veces (Art. 7).
Corresponde a la Secretara General de los
Ministerios, Gerencia Regional y la Gerencia
Municipal supervisar el cumplimiento de las
disposiciones previstas en los lineamientos (Art.
8).

E. Criterios para la elaboracin del ROF

a. Observar las disposiciones contenidas en la normas
que regulan el proceso de modernizacin y
descentralizacin del Estado
b. Aplicar criterios de simplicidad y flexibilidad en el
diseo de la Organizacin que permita lograr mayor
nivel de eficiencia y mejor atencin a los usuarios.
c. Observar el principio de especialidad integrando
funciones afines, eliminando conflictos de competencia
y duplicidad de funciones entre rganos y unidades
Orgnicas

d. Observar el principio de legalidad de

funciones, las mismas que debe estar plenamente
justificadas y amparadas en normas sustantivas

F. Aprobacin / Modificacin del ROF

Las funciones generales y especificas
transferidas a los gobiernos regionales debern
ser incorporadas en sus respectivos reglamentos
de organizacin y funciones para el adecuado
ejercicio de cada funcin.
Corresponde a las entidades receptoras definir el
rgano o unidad orgnica responsable de
realizar las funciones acreditadas y aprobar las
modificaciones a sus respectivos ROF

La aprobacin de la modificacin del ROF

deber estar amparada en un Informe Tcnico
Sustentatorio En el caso de los Gobiernos
Regionales, es aprobado por el Titular de la
Entidad (Ordenanza Regional), no requiere
opinin del Sector

Del Informe Tcnico Sustentatorio:

El mismo que para el caso de los Gobiernos
Regionales debe contener la siguiente informacin:
- Del Informe
Modificacin :

Tcnico

Sustentatorio

Seccin 1.- Justificacin

Seccin 2.- Anlisis de consistencia
Seccin 3.- Efectos Presupuestales

por

Seccin 1.- Justificacin:

a) Anlisis Funcional.i - Identificacin de las nuevas funciones establecidas
en el ROF propuesto; as como aquellas que han sido
suprimidas o modificadas en relacin con el ROF
vigente y sustento legal de cada una de estas funciones
Ejemplo:
Funcin Especfica o) del artculo 51 de la Ley
Orgnica de los Gobiernos Regionales (LOGR)
Promover polticas para generar una cultura de
seguridad alimentaria :

-Efectuar el seguimiento y evaluacin de los principales

indicadores de seguridad alimentaria a nivel regional
-Realizar campaas de difusin de la estrategia nacional
de seguridad alimentaria a nivel regional
-Formular aproyectos de inversin pblica en materia de
seguridad alimentaria en concordancia con las guas
aprobadas y manuales tcnicos vigentes

- Realizar el seguimiento y evaluacin de proyectos de

inversin en materia de seguridad alimentaria de
acuerdo a las normas del Sistema Nacional de Inversin
Pblica (SNIP)
- Capacitacin de funcionarios y profesionales
involucrado en gestin de pryecto de inversin pblica
agraria con enfoque de seguridad alimentaria en el
mbito regional

ii Sustento tcnico de la inclusin, modificacin o

supresin de cada una de estas funciones, segn
corresponda.
Ejemplo:
Esta establecido que por efecto del proceso de
descentralizacin las entidades receptoras de funciones
deben incorporar en su reglamento de organizacin y
funciones para el adecuado ejercicio de cada funcin
Art. 27 del D.S.043-2006-PCM

b) Anlisis de Estructura
i.

Razones que sustenten la creacin de cada uno de

los nuevos rganos y unidades orgnicas, cuando
corresponda. Para estos efectos, debe desarrollarse
una explicacin detallada de por qu las nuevas
funciones no pueden ser asumidas por los rganos
existentes
Ejemplo:
. Creacin de una Direccin de Forestal y de Fauna
Silvestre

- Razn de su creacin, en este caso se deber desarrollar

un explicacin detallada de porqu las funciones
transferidas de DGFF no pueden ser asumidas por los
rganos existentes Ejem.: Razones de especialidad en
la materia forestal, volumen o carga de trabajo en el
desempeo de las funciones (numero de
procedimientos administrativos que se desprenden de
la funcin transferida)
ii Organigrama vigente : Actual
iii Organigrama propuesto : Con inclusin de nuevas
unidades

c) Anlisis de no duplicidad de funciones, con nfasis en

las funciones generales de la Entidad y en las de sus
rganos de lnea, relacin con otras entidades del
sector pblico que realizan funciones o actividades
similares o que persiguen fines iguales o semejantes
Ejemplo:
Comparar con otras Direcciones de Lnea o
Entidades del Sector Pblico que realizan funciones
en materia Forestal.

d) En caso de que la nueva estructura implique cambios

sustantivos en el Cuadro
de Asignacin de
Personal, se incluir la propuesta del nuevo CAP. Se
entiende por cambios sustantivos el incremento,
reduccin o reubicacin interna de al menos quince
por ciento (15%) del personal de la entidad
e) Se podr incluir un acpite en el cual se explique la
simplificacin y optimizacin de procesos con
detalle y justificacin de cada uno y su
especializacin

f)

Se puede establecer la posibilidad de tercerizar

determinadas labores de los rganos de
asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluir
la identificacin de los rganos de asesoramiento o
de apoyo de la entidad, incluyendo la identificacin
de los rganos responsables de la supervisin de las
actividades tercerizadas.

Seccin 2.- Anlisis de consistencia

En esta seccin del informe se debe sustentar la
coherencia entre la estructura orgnica propuesta y los
objetivos institucionales contemplados en documentos
de planeamiento de carcter multianual y otros
instrumentos que expresen las polticas sectoriales
regionales o locales.

Seccin 3.- Efectos presupuestales

Se sustentar la coherencia entre la estructura orgnica
propuesta y el financiamiento con que cuenta la entidad
con un horizonte de tres aos. Se incluir la siguiente
informacin.
a) Cuadro comparativo de los gastos de operacin de la
estructura vigente y la propuesta

b) Cuando se haya previsto la tercerizacin de

determinadas labores de los rganos de asesoramiento o
de apoyo de la entidad, se incluir el anlisis costo
beneficio que sustente esta decisin
c) Por excepcin, en el caso en que la nueva estructura
orgnica represente un mayor gasto corriente para la
entidad, deber incluirse la sustentacin del
financiamiento de ste como la proyeccin de gasto
corriente con un horizonte de tres aos

- Del Informe Tcnico Sustentatorio por

modificacin parcial
Cuando la modificacin parcial del ROF no represente
cambios en la estructura orgnica o en el presupuesto
aprobado de operacin y funcionamiento para la
entidad mayores a un cinco por ciento (5%) en el
ejercicio presupuestal vigente, el Informe Tcnico slo
versar sobre lo contenido en los incisos a) de la
seccin primera y a) de la seccin tercera del Artculo
30.

Seccin Primera :
Anlisis Funcional.Identificacin de las nuevas funciones establecidas
en el ROF propuesto; as como aquellas que han
sido suprimidas o modificadas en relacin con el
ROF vigente y sustento legal de cada una de estas
funciones
Seccin Tercera:
Cuadro comparativo de los gastos de operacin de
la estructura vigente y la propuesta

FLUJOGRAMA: PARA LA MODIFICACION DEL ROF NIVEL REGIONAL

GOBIERNO REGIONAL
OF. PLANEAMIENTO Y
PRESUPUESTO/

INICIO

Formula modificacin:
. Proyecto de ROF
. Proyecto Ordenanza
Regional
. Informe Tcnico Sust.

OF. ASESORIA
JURIDICA

GERENCIA GENERAL

Recibe, revisa y Visa :

. Proyecto de ROF
. Proyecto Ordenanza
Regional
. Informe Tcnico ROF

Informe Tcnico

Informe Tcnico
Proyecto de
ROF.

CONSEJO REGIONAL

Revisa y Visa
Documentos. Remite
a Presidencia
Regional

Revisa y da
conformidad a
documentos

Proyecto OR
Proyecto OR

PRESIDENCIA
REGIONAL

Visa Proyecto
Opinin
favorable

NO

Proyecto de
Proyecto ROF.
ROF.

SI

Proyecto O.R.

Informe Tcnico
Remite a
OPP para su
modificacin

Tramita
aprobacin

Proyecto de
ROF

Recibe, revisa,
aprueba y firma
Ordenanza
Regional

FIN