19/12/2014

7 razones para no usar tu calendario como gestor de tareas

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Tu calendario no es una lista de tareas

By Francisco Sez 15 Septiembre, 2014

Hace un tiempo ya argument en este blog que utilizar el correo electrnico como si fuera una lista de tareas es,
a mi juicio, un enfoque organizativo muy poco productivo. Cada herramienta est diseada para un tipo de
uso, y usar el email como sistema de organizacin personal es como usar un tenedor para cazar ballenas.
Utilizar el Calendario como lista de tareas es otro enfoque, tan malo como el anterior, que tambin nos ha
dejado como legado el mundo corporativo. No es nada raro ver que todava hoy hay quien trabaja con
calendarios como ste, repletos de tareas, sin prcticamente ningn hueco libre:

http://facilethings.com/blog/es/calendar-is-not-a-todo-list

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7 razones para no usar tu calendario como gestor de tareas

He aqu unas cuantas razones por las que trabajar de esta manera, no solo no es productivo, sino que adems
puede resultar muy agobiante:
1. No sabes cunto tiempo te va a llevar una tarea. No. Crees que s, pero no. Si eres como yo, te vas
a equivocar 9 de cada 10 veces. Lo que pensabas que te iba a llevar 30 minutos, resulta que te lleva 45;
con lo que no puedes empezar la siguiente tarea porque tienes una reunin que, por cierto, termina
durando 20 minutos ms de lo previsto.
2. El calendario es una fuente de frustracin. Debido al punto anterior, resulta que al final del da, solo
has terminado 3 de las 7 tareas que habas incluido en el calendario. Eso, da tras da, mina la moral de
cualquiera.
3. Mantener el Calendario actualizado requiere muchsimo trabajo. Planificas uno o varios da,
probablemente una semana. Como no has podido completar todo lo planificado para hoy y, adems, han
aparecido nuevas urgencias, ahora tienes que replanificar el da de maana y todos los das siguientes para
incluir esas tareas. Cualquier insercin en el calendario provoca el desplazamiento de todo lo que viene a
continuacin.
4. El calendario es una fuente de estrs. Usar un calendario lleva normalmente aparejado un sentido de
urgencia que se hace patente cada vez que la herramienta te enva una alerta por email o a tu mvil para
decirte que dentro de X minutos tienes que no se qu tarea planificada.
5. Nunca ves el final del tnel. No sabes cuantas tareas tienes ni cuantas te quedan para terminar un
determinado proyecto. Por mucho que utilices diferentes colores para identificar tipos de tareas, una tarea
no es equivalente a un hueco en el calendario (puede necesitar de muchos huecos en diferentes das y de
diferentes tamaos).
6. Vives permanentemente en situacin de crisis. Puesto que todo lo que empiezas tiene un deadline,
vives constantemente en los Cuadrantes de la Urgencia. Al igual que ocurre con el email, no tienes una
secuencia clara de lo que tienes que hacer. Tu visin de la semana no es ms que un montn de eventos y
tareas apelotonadas en tu calendario. Solo puedes rezar para que no aparezcan ms cosas y la cosa vaya
a peor.
7. No sabes si podrs hacer la tarea a la hora planificada. A lo mejor, el jueves a las 11am no tienes el
material que necesitas para trabajar en lo que habas programado. O no ests de humor. O algo te est
distrayendo. El calendario se basa nicamente en el tiempo; no en el contexto en que te encuentras, ni en
la energa que tienes ni en tus prioridades en ese momento.
El calendario no es una herramienta de organizacin completa en s misma, aunque s que es una parte
importante de cualquier sistema de organizacin personal. Es la parte en la que debes incluir cualquier evento
que va a ocurrir en un da concreto o a una hora especfica, como una reunin, un viaje en avin o una llamada
para felicitar a alguien por su cumpleaos. Tambin puedes utilizarlo para bloquear mentalmente un espacio
tiempo en el que quieres estar concentrado en algo, sin que nadie te moleste, pero definitivamente, no es el
lugar idneo para tener tus tareas.
Para eso necesitas al menos una lista de acciones y, probablemente, otras listas adicionales para poder hacer un
seguimiento de tus proyectos y de las acciones que has delegado en otras personas.
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Sobre el autor

Francisco Sez (@franciscojsaez) es el fundador y CEO de FacileThings. Es tambin un desarrollador web

especializado en Ruby on Rails, al que le apasionan la productividad personal y el GTD como medios para
lograr una vida mejor.
10 comentarios hasta ahora
Ruben (@marladif)
Comentado hace 3 meses

Estando de acuerdo contigo yo en su da escribi una entrada sobre cmo utilizo el calendario tratando de
integrarlo con GTD. Se llamaba "Aprende a integrar revisin diaria y calendario" y creo que algo s que se puede
hacer.
Xavier Valens Gomila
Comentado hace 3 meses

Totalmente de acuerdo.
Xavier Valens Gomila
Comentado hace 3 meses

Mira si estoy de acuerdo que acabo de revisar mi agenda de facilethings y he pasado a la carpeta de acciones
siguientes las tareas que tena anotadas hace un par de das y que todava no haba hecho
Francisco Sez
Comentado hace 3 meses

Hola Rubn,
Aunque "algo s se puede hacer", creo que es preferible no hacer nada. Puedes marcar las tareas importantes
que quieres hacer maana sin necesidad de ponerlas en el calendario, y las buscars igualmente en cuanto tengas
un hueco.
Probablemente seas igual de productivo de ambas formas, pero una de ellas genera menos estrs ;)
Francisco Sez
Comentado hace 3 meses

Hola Xavier, eso que has hecho, mover tareas de la Agenda que no deban estar ah a Acciones Siguientes, est
muy bien. Es muy GTD ;)
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Gracias por comentar!

anaechever@gmail.com
Comentado hace 3 meses

A m me sucede eso con las tareas peridicas. Les asigno un da a la semana, o un da al mes, pero despus la
vida no es tan cuadriculada y me estreso cuando Google Calendar me las recuerda, o cuando Facilethings me las
marca como tareas vencidas. Qu me aconsejis?
Xavier Valens Gomila
Comentado hace 3 meses

Creo que en las rutinas puedes hacer que al vencimiento no se vayan a la agenda sino que se vayan directamente
a las acciones siguientes.
anaechever@gmail.com
Comentado hace 3 meses

Gracias, Xavier! Echar una ojeada a ver si puedo configurarlo as. :)

Francisco Sez
Comentado hace 3 meses

Ana, para que no vayan a la Agenda, simplemente pon el campo "Fecha lmite" a "no" en las opciones avanzadas
de configuracin ;)
Ana Echeverra
Comentado hace 3 meses

Resuelto, muchas gracias! Tambin he detectado por qu estaba firmando involuntariamente con mi email... :P
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