BAB III

PEMBAHASAN

3.1

Pengelolaan Pelaksanaan Kegiatan Bimbingan Teknis Manajemen

CIBI pada Seksi Ketenagaan PKPLK Dinas Pendidikan Provinsi Jawa
Barat.
Pengelolaan Pelaksanaan Kegiatan Bimbingan Teknis Manajemen CIBI
terdiri dari :

3.1.1 Pengelolaan Perencanaan

Adapun urutan dalam pengelolaan perencanaan Kegiatan Bimbingan Teknis
Manajemen CIBI pada Seksi Ketenagaan adalah menetapkan hal-hal sebagai
berikut :
1. Tanggal Pelaksanaan
2. Waktu Pelaksanaan
3. Tempat Pelaksanaan
4. Jumlah Peserta yang akan diundang
5. Dari dinas atau instansi mana peserta yang diundang
6. Narasumber
7. Pembentukan Kordinator Pelaksana Kegiatan

3.1.2 Pengelolaan Persiapan

Pengelolaan

Persiapan

Pelaksanaan

Kegiatan

Bimbingan

Teknis

Manajemen CIBI pada Seksi Ketenagaan meliputi beberapa hal sebagai berikut :

42

43

1. Persiapan Undangan Peserta, Permohonan Narasumber, Nota Dinas

untuk Pembukaan acara kepada Kepala Dinas Pendidikan Provinsi Jawa
Barat dan Surat Perintah Panitia Pelaksana Kegiatan. Persiapan tersebut
dilakukan oleh Staff Seksi Ketenagaan sesuai dengan Tupoksinya.
2. Pengakomodiran Materi dari Para Narasumber Kegiatan yang
dikirimkan melalui

email

seksi

ketenagaan untuk

selanjutnya

digandakan.
3. Pembuatan Petunjuk Pelaksanaan Kegiatan / Petunjuk Teknis Kegiatan,
Panduan Kegiatan, Jadwal Kegiatan, Tata Tertib kegiatan dan
roundown acara pada Pembukaan Kegiatan.
4. Pembuatan Bahan LPJ ( Laporan Pertanggung Jawaban) Pelaksanaan
Kegiatan meliputi :
a. Daftar Hadir Peserta
b. Daftar Hadir Narasumber
c. Formulir Biodata Peserta dan Narasumber
d. Daftar Penerima Akomodasi Kegiatan ( Kamar Tidur Peserta,
Makan/minum Peserta, Kamar Tidur Narasumber, Makan
Minum Narasumber)
e. Daftar Penerima KIT Kegiatan
f. Daftar Penerima Pengganti trasnport kegiatan dan Honorarium
Narasumber
5. Pembuatan Spanduk Kegiatan, Blanko Sertifikat/Piagam Kegiatan, Map
dan Amplop Kegiatan serta SPPD Kegiatan.

44

3.1.3 Pengelolaan Kegiatan

Pengelolan Kegiatan dilaksanakan 2 (dua) minggu sebelum pelaksanaan
kegiatan dimulai dengan Rapat Staff Seksi Ketenagaan untuk membentuk Panitia
Pelaksana Kegiatan yang selanjutnya dibuat Surat Perintah , serta pembagian
tupoksi staff yang termasuk dalam susunan kepanitiaan. Setelah pembentukan
Panitia Pelaksana Kegiatan maka panitia dibagi dalam 2 tim utama yaitu Tim
yang melaksanakan Pembuatan Administrasi Kegiatan dan Tim Lapangan yang
bertugas untuk memesan tempat pelaksanaan. Tim yang melaksanakan
Administrasi Kegiatan melaksakan tupoksi dengan pembuatan Surat Undangan
untuk Peserta, Surat Permohonan Narasumber untuk pelaksanaan kegiatan dan
Nota Dinas. Setelah proses tersebut maka dilakukan pengakomodiran materi dari
para narasumber kegiatan yang dikirimkan melalui email seksi ketenagaan untuk
selanjutnya digandakan.
Selanjutnya dibuat Pembuatan Petunjuk Pelaksanaan Kegiatan / Petunjuk
Teknis Kegiatan, Panduan Kegiatan, Jadwal Kegiatan, Tata Tertib kegiatan dan
roundown acara pada Pembukaan Kegiatan yang dilanjutkan dengan Pembuatan
Bahan LPJ (Laporan Pertanggung Jawaban). Pelaksanaan Kegiatan (Daftar Hadir
Peserta,Daftar Hadir Narasumber, Formulir Biodata Peserta dan Narasumber,
Daftar Penerima Akomodasi Kegiatan (Kamar Tidur Peserta, Makan/minum
Peserta, Kamar Tidur Narasumber, Makan Minum Narasumber), Daftar Penerima
KIT Kegiatan, Daftar Penerima Pengganti transport kegiatan dan Honorarium
Narasumber serta Pengadaan KIT Kegiatan.

45

Setelah administrasi selesai kemudian dilanjutkan dengan crosscheck tempat

pelaksanaan kegiatan oleh Tim Pelaksana Lapangan. Sesuai dengan Jadwal maka
pelaksanaan kegiatan dilaksanakan ditempat yang sudah ditentukan. Setelah
selesai pelaksanaan kegiatan maka bahan LPJ di invetarisir serta dibuat Dokumen
Pelaksanaan Kegiatan untuk selanjutnya dijadikan bahan pelaporan

3.1.4 Pelaksanaan Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan dilakukan setelah semua perencanaan mulai dari
tempat pelaksanaan, keanggotaan, dana, dan tempat telah terpenuhi sesuai
rencana. Dan persiapan kegiatan mulai dari daftar hadir peserta dan narasumber,
penerimaan kit, dan pelengkapan administrasi lainnya harus sudah siap di meja
tamu.
Di dalam kegiatan ini, pertama-tama peserta mengisi daftar hadir di meja
tamu dan diberi seperangkat kit (tas, panduan kegiatan, alat tulis, jadwal
kegiatan), kemudian peserta dapat memesan kamar, setelah itu peserta mengikuti
kegiatan yang telah tercantum di jadwal kegiatan sesuai dengan tanggal, waktu,
dan tempatnya.
Peserta wajib mengikuti kegiatan mulai dari pembukaan, diskusi,
penutupan, dan acara lainnya yang tercantum di rundown acara dan wajib
menyerahkan Surat Tugas (2 Rangkap) dan SPPD (Apabila dibutuhkan).
Berdasarkan pengamatan dan analisa penulis tentang Pengelolaan Kegiatan
Bimbingan Teknis Manajemen CIBI, tata urutan pengelolaan sudah sesuai dengan
teori dari Stoner (1996:11) .

46

3.2

Kendala yang dihadapi dalam Pengelolaan Pelaksanaan Kegiatan

Bimbingan Teknis Manajemen CIBI pada Seksi Ketenagaan PKPLK Dinas

Pendidikan Provinsi Jawa Barat.
Dalam Pengelolaan Pelaksanaan Kegiatan Bimbingan Teknis Manajemen
CIBI pada Seksi Ketenagaan PKPLK Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat
ditemukan kendala :
1. Surat Undangan cenderung terlambat diterima oleh peserta dikarenakan
mekanisme tata persuratan di setiap instansi dan lembaga yang berbeda
serta penunjukan peserta yang dikirim dari Dinas atau instansi yang
diundang tidak semuanya dapat mengikuti kegiatan dikarenakan agenda
dinas yang berbeda.
2. Peserta yang hadir dalam kegiatan terutama dari unsur Dinas Pendidikan
dan Kantor Kementerian Agama yang mengikuti kegiatan bukan personal
yang kompeten dan sesuai dengan rencana program kegiatan dikarenakan
diwakilkan kepada staff atau pejabat Dinas Pendidikan di daerah yang
bukan menangani program CIBI.
3. Adanya keterlambatan kehadiran peserta, dikarenakan jarak perjalanan
yang jauh dan kondisi lalulintas kendaraan yang sangat padat sehingga
peserta yang hadir 100% dari yang diundang baru dapat terkumpul pada
hari ke-2 kegiatan.
4. Beberapa peserta yang hadir tidak dapat melengkapi persyaratan
Administrasi peserta seperti surat tugas dari instansi yang mengirim hanya

47

1 (satu) rangkap sehingga hanya dijadikan dokumen pelaksanaan kegiatan

dan tidak dapat dibawa kembali oleh peserta selain dari peserta yang tidak
membawa data dan peralatan penunjang kegiatan ( Laptop).

3.3

Upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala Pengelolaan

Pelaksanaan Kegiatan Bimbingan Teknis Manajemen CIBI pada Seksi

Ketenagaan PKPLK Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat
Sebagai upaya dalam mengatasi kendala tersebut maka ditindaklanjuti
dengan :
1. Dalam pengiriman surat undangan baik untuk peserta kegiatan maupun
narasumber kegiatan dilakukan tidak hanya melalui pos ataupun faximile
saja tetapi juga melalui telephone, email dan media sosial (WA) Dinas
Pendidikan

Provinsi

Jawa

Barat

sehingga

akan

meminimalisir

kemungkinan terjadi keterlambatan penyampaian surat undangan kepada

peserta ataupun narasumber yang harus menerimanya. Proses pengiriman
surat undangan dilakukan minimal 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan
kegiatan sehingga Dinas Pendidikan dan Kantor Kementerian Agama di
daerah dapat menunjuk dan mengatur pejabat yang dikirim sebagai peserta
kegiatan sesuai dengan bidang yang menangani program CIBI.
2. Di dalam surat edaran yang dikirim ke Dinas Pendidikan Kota/Kabupaten
dan Kantor Kementrian Agama yang diundang diberikan keterangan
tertulis bahwa kegiatan tersebut, tidak dapat diwakilkan. Selain dari upaya
tersebut juga harus dilakukan koordinasi antar dinas dan Institusi atau

48

Lembaga lain yang diundang dalam kegiatan sehingga dalam pelaksanaan

proses kegiatan tidak akan mengganggu agenda kerja atau tugas lain yang
sedang atau akan dilaksanakan oleh pejabat yang akan menghadiri
kegiatan sebagai undangan.
3. Jarak tempuh yang jauh yang menjadi kendala diupayakan dalam kegiatan
selanjutnya dibagi ke beberapa wilayah sehingga peserta tidak akan
merasa jauh dari tempat pelaksanaan kegiatan.
4. Dibuat Surat Edaran bagi Dinas Pendidikan dan Kantor Kementerian
Agama yang diundang bahwa peserta harus membawa surat tugas dan
surat perintah perjalanan Dinas sebanyak 2 rangkap serta membawa
peralatan penunjang kegiatan dan data yang dibutuhkan.