Un portafolio (o cartera de proyectos) es una coleccin de proyectos o programas (proyectos relacionados) agrupados para facilitar una gestin ms efectiva a fin de satisfacer los objetivos del plan estratgico de la organizacin (cliente, propietario o accionistas). La gestin del portafolio de proyectos es la gestin coordinada de sus componentes para lograr los objetivos especficos de la organizacin. Dicha gestin permite tomar decisiones que controlan o influencian la direccin del grupo de componentes (sub-portafolios, programas o proyectos) para lograr resultados especficos y concretos. La gestin de la cartera busca identificar, seleccionar, priorizar, monitorear y reportar el aporte de los componentes y su alineamiento con los objetivos organizacionales. No se relaciona con la gestin de los componentes. El manejo adecuado de una cartera de proyectos representa para la organizacin una solucin que permite maximizar el valor del negocio e incrementar o asegurar el retorno de la inversin (ROI). El enfoque de la gestin se centra en relacionar la estrategia del negocio con el valor del negocio, de modo tal que permite medir, gestionar y optimizar el rendimiento de una cartera de proyectos. Existen ciertas condiciones que se supone son conocidas o tomadas en cuenta por la organizacin. Dicho marco de referencia no es mandatorio, pero su ocurrencia potencia el cumplimiento del plan estratgico respecto del Portafolio. El plan estratgico entrega las definiciones de metas y categoras, as como los criterios clave de desempeo y la definicin de capacidades. Adicionalmente, se requiere tener actualizado los Roles y Responsabilidades de la organizacin, as como de la organizacin ejecutante. Por su parte, los procesos de la gestin del portafolio sirven para identificar, analizar y cuantificar el valor que agregan los proyectos de forma regular, para priorizarlos, y para identificar cuales proyectos iniciar, re-priorizar o terminar. Existen dos grupos de procesos de la gestin del portafolio: el grupo de procesos de alineacin, y el grupo de procesos de monitoreo y control. El primer grupo determina la forma en que los componentes se categorizarn, evaluarn y seleccionarn para integrarlos y gestionarlos mediante el portafolio. El segn grupo, evala el desempeo de manera peridica mediante indicadores. Verifica asimismo la alineacin con los objetivos estratgicos. Para monitorear el desempeo se utilizan herramientas de gestin como el tablero de mando del Portafolio (Portfolio Scorecard) que potencia la alineacin estratgica y expone proyectos que tienen poco valor estratgico. La gestin del Portafolio se apoya en las mtricas para evaluar, priorizar, seleccionar, monitorear y controlar los proyectos y programas en una cartera. Adems, resulta fundamental realizar el monitoreo y control de los riesgos del portafolio, as como la revisin y el reporte del desempeo del portafolio, y el monitoreo de los cambios estratgicos del negocio. La gestin efectiva busca asegurar que la organizacin cuenta con procesos de gestin del portafolio formales; que se siguen los procesos; que estn incluidos todos los proyectos y programas relacionados en la cartera; que existe un proceso de priorizacin de los proyectos; que se emplean plantillas estndares; que cada proyecto es evaluado conforme a su complejidad, requerimiento de recursos, aporte al plan estratgico, riesgos y restricciones; que existen procesos para incorporar nuevos proyectos al portafolio; que
est definido un umbral de tolerancia a los desvos de la planificacin; que los
componentes del portafolio atienden la visin y los objetivos estratgicos; que se monitorea regularmente los proyectos; que los procesos se revisan regularmente para determinar si se requieren ajustes; para ver si se requieren actualizaciones a los recursos estimados; si el portafolio est balanceado de forma tal que optimice el valor agregado del negocio; que los riesgos de cada proyecto estn evaluados previo a su inclusin en el portafolio; para verificar si los resultados de los proyectos son comparados versus su lnea-base; determinar si las interdependencias entre los componentes del portafolio son conocidas y gestionadas. La meta de la gestin del portafolio de proyectos es asegurar que la organizacin ejecutante haga un trabajo correcto en lugar de que haga un correcto trabajo. Fuente: The Standard Portfolio Mgmt Second Ed, PMI