AUDIT INTERN

1. SCOP
Aceasta procedura defineste modalitatea de planificare si efectuare a auditurilor interne ale Sistemului de
Management al Calitatii (SMC) in cadrul SC.PROMEX BRAILA.SA, cerintele pentru raportarea rezultatelor
si mentinerea inregistrarilor, precum si responsabilitatile asociate.

1. DOCUMENTE DE REFERINTA
MANUALUL CALITATII
EN ISO 9001: 2000
SR EN ISO 9001:2001
ISO 19011:2002
ACTIUNI CORECTIVE/PREVENTIVE QSP.QUA.04

2. DOMENIU DE APLICARE
Prevederile prezentei proceduri se aplica de catre Management, Departamentul Asigurarea Calitatii, echipele
de audit si departamentele/compartimentele auditate, cu ocazia efectuarii auditurilor interne planificate ale
SMC.

3. MOD DE LUCRU SI RESPONSABILITATI

Auditul intern se aplica tuturor proceselor si activitatilor ce se desfasoara in SC.PROMEX BRAILA.SA, iar
durata acestuia este de un an calendaristic.
Obiectivele ce se urmaresc prin aceasta activitate includ stabilirea:
conformitatii SMC cu cerintele standardului ISO 9001:2000 si cu cerintele prestabilite de organizatie
(proceduri, instructiuni, cerinte legale si de reglementare, cerinte contractuale)
implementarii si mentinerii eficace a SMC in scopul atingerii obiectivelor specifice
zonelor/activitatilor in care se pot aduce imbunatatiri ale SMC.
Criteriile auditului intern sunt politica in domeniul calitatii, Manualul Calitatii, procedurile, standardele, legile,
reglementarile si cerintele SMC/contractuale aplicabile activitatilor sau proceselor auditate.
Responsabilitatea planificarii si efectuarii auditului intern revine Departamentului Asigurarea Calitatii, care
dispune de personal instruit prin cursuri externe de specializare.
Nota: In scopul asigurarii obiectivitatii si impartialitatii procesului de audit, auditarea Departamentului
Asigurarea Calitatii se va efectua de catre personal instruit din cadrul Directiei Audit si Planificare.

La inceputul fiecarui an calendaristic, Resposabilul Audit din cadrul Departamentului Asigurarea

Calitatii intocmeste Planificarea auditului intern al SMC pe anul in curs, planificare care este
avizata de Managerul Departamentului Asigurarea Calitatii.
Planificarea auditului intern contine urmatoarele informatii:
- departamentele/compartimentele ce urmeaza a fi auditate
- criteriile de audit
- perioada programata pentru efectuarea auditului intern
Programarea auditurilor tine seama de importanta fiecarui proces si a fiecarei zone auditate, precum si de
rezultatele auditurilor anterioare. Planificarea auditului intern al SMC avizata este difuzata de catre
Resposabilul Audit din cadrul Departamentului Asigurarea Calitatii tuturor departamentelor/compartimentelor
a caror activitate urmeaza sa fie auditata.
Cu zece zile inaintea datei programate pentru audit, Managerul Departamentului Asigurarea Calitatii
stabileste marimea si componenta echipei de audit, in functie de:
DOCFRM01

obiectivele, scopul si criteriile auditului

durata estimata a auditului
competentele generale pe care trebuie sa le indeplineasca echipa de audit pentru a atinge
obiectivele de audit
- necesitatile de a asigura independenta echipei de audit fata de activitatile ce urmeaza a fi
auditate
- capacitatea membrilor echipei de audit de a interactiona eficient cu auditatii si de a lucra
impreuna
si desemneaza Auditorul Sef.
Inainte de inceperea auditului, echipa de audit se familiarizeaza cu procedurile specifice zonei ce
urmeaza a fi auditata, analizand si rapoartele auditurilor anterioare.
Auditorul Sef intocmeste pe baza cerintelor standardului ISO 9001:2000 si a cerintelor prestabilite
de organizatie planul de audit, care cuprinde:
- obiectivele, criteriile si documentele de referinta pentru audit
- scopul auditului
- data si locurile in care se vor desfasura activitatile de audit
- durata estimata a auditului
- sarcinile si responsabilitatile echipei de audit
- identificarea reprezentantilor zonei auditate
si chestionarul de audit intern pentru zona auditata.
Planul de audit este supus spre analiza si avizare Managerului Departamentului Asigurarea Calitatii.
Cu o saptamana inaintea datei programate pentru audit, Auditorul Sef transmite Managerului zonei ce
urmeaza a fi auditata prin e-mail/Memo Intern un anunt referitor la data programata pentru efectuarea
auditului, componenta echipei de audit si planul de audit. Managerul are obligatia de a confirma prin
e-mail ca auditul programat poate/nu poate avea loc. In caz ca auditul nu poate avea loc, acesta se
reprogrameaza de comun acord cu Auditorul Sef si/sau cu Managerul Departamentului Asigurarea
Calitatii.
In timpul auditului, echipa de audit evalueaza (prin colectare si verificare) daca prevederile
procedurilor de sistem/procedurilor operationale/instructiunilor de lucru aplicabile sunt implementate.
Metodele folosite in acest scop sunt discutiile cu Managerul/personalul zonei auditate, observarea
modului de desfasurare a activitatii/procesului auditat, analiza documentelor. Sunt examinate
inregistrarile generate ca dovada a activitatii desfasurate pentru a se verifica conformitatea cu
procedurile si instructiunile aplicabile. Sunt colectate informatii privitoare la orice problema sau
dificultate in realizarea conformitatii cu procedurile si instructiunile aplicabile.
Echipa de audit inregistreaza toate dovezile de audit, inclusiv neconformitatile sau dificultatile in
implementarea Sistemului de Management al Calitatii. Acestea sunt analizate impreuna cu auditatul in
scopul clarificarii exactitatii dovezilor de audit si a intelegerii neconformitatilor depistate. Opiniile
ramase divergente in urma analizei comune se inregistreaza pentru a fi consemnate in Raportul de
audit intern al SMC.
In maxim 2 zile de la incheierea auditului, Auditorul Sef intocmeste Raportul de audit intern al SMC
in care sunt evidentiate neconformitatile/recomandarile de imbunatatire si cererile de actiuni
corective/preventive. Raportul este aprobat de Managerul Departamentului Asigurarea Calitatii si apoi
analizat de catre Auditorul Sef impreuna cu Managerul zonei auditate. Cu aceasta ocazie se stabileste
de comun acord data pana la care trebuie implementate actiuni corective/preventive, responsabilul cu
implementarea actiunilor si, de principiu, actiunile propuse de Managerul zonei auditate/recomandate
de echipa de audit. Modul de intocmire a cererilor de actiuni corective/preventive respecta prevederile
procedurii de sistem QSP.QUA.04 ACTIUNI CORECTIVE/PREVENTIVE.
Copii ale Raportului de audit intern al SMC si ale cererilor de actiuni corective/preventive sunt
difuzate de catre Auditorul Sef, Managerului zonei auditate si spre informare Directorului de Directie.
Managerul zonei auditate asigura implementarea actiunilor corective/preventive in timp util, pentru a
inlatura atat neconformitatile constatate/potentiale, cat si cauzele acestora. La data convenita pentru
implementare, Auditorul Sef verifica implementarea si eficacitatea masurilor luate, cu completarea
rubricilor corespunzatoare din formularul de cerere de actiune corectiva/preventiva.

DOCFRM02

Nota: In afara auditurilor din Planificarea auditului intern al SMC, pot fi efectuate si audituri
neprogramate, dispuse de Directorul General/Adjunct, Directorii de Directii, sau propuse de Managerul
Departamentului Asigurarea Calitatii.
Auditurile neprogramate se pot initia ca urmare a:
a. reclamatiilor grave din partea unor clienti;
b. modificarilor organizatorice;
c. unor modificari privind Sistemul de Management al Calitatii;
Modul de desfasurare a acestor audituri este identic cu cel al auditurilor programate.
Rezultatele auditurilor interne ale SMC constituie date de intrare pentru analiza efectuata de Management.
Inregistrarile rezultate in urma activitatilor de audit intern al SMC se pastreaza de catre Departamentul
Asigurarea Calitatii pe o perioada de 3 (trei) ani, fie in format electronic, fie pe suport hartie.

4. INREGISTRARI
Raport de audit intern al SMC
Planul de audit, in varianta acceptata de auditat

5. ANEXE
Planificarea auditului intern al SMC
Planul de audit
Chestionar de audit intern al SMC, formular cod FCCform01
Raport de audit intern al SMC

DOCFRM02