Diagnostico de La Empresa Lap - Sas GTHPC Elvis Maria Mora C

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Nombre del Proyecto:

Implementacin de la Metodologa de la Gestin Talento Humano por Competencias en
ambientes reales o simulados.
Elvis Mara Mora Convers

Aprendiz Especializacin de GTHPC
Diagnostico
Elaboracin del manual de funciones de la empresa
Razn Social:
Distribuidora Luis Alberto Preciado.
LAP SAS
NIT: 800.436.543 9
Direccin Sede Principal: Calle 71 No. 4 345
PBX: 8 34 90 00
Estructura de contenido
Contextualizacin
1. Estructura organizacional
2. Tipos de estructuras
3. Niveles de funcionamiento
4. Relaciones funcionales
5. Manual de perfiles y funciones del cargo (MPFC)
6. Actividad de afianzamiento
Conclusiones
Referencias
Glosario
Crditos
DIAGNOSTICO
ORGANIZACIN-AMBIENTE:
HISTORIA DE LA EMPRESA
Nacimiento 1994
Luis Alberto Preciado, que unos aos atrs compr la tienda de su padre, vio una oportunidad
de negocio al notar que sus colegas, tenderos, deban ir hasta la central mayorista para surtir sus
negocios. Decidi convertir su tienda en LAP distribuidora, para ofrecerles una alternativa ms
rentable.
Primera expansin 1995

LAP cambi su local por una bodega alquilada. Para transportar los productos compr una
camioneta Ford de 1970.

Segunda expansin 2004
Tras 10 aos de xito, LAP tiene seis Centros de Distribucin en ciudades intermedias. Cada
uno con ocho camiones propios y otros alquilados, 18 empleados directos en las reas
administrativa y comercial y 20 indirectos, trabajando en bodega.
Relevo generacional 2012

El Seor Preciado se enferma del corazn. Debe retirarse. Nombra a su hijo Santiago como
Gerente y asume el rol de Presidente de la Junta Directiva.
Cambio de sede 2013

Santiago separa las oficinas principales de la bodega, llevndolas a una zona de alto prestigio
en la ciudad para darles renovada imagen.
Resultados preocupantes 2014

Santiago detecta crisis en el funcionamiento de LAP. Han disminuido las ventas e incrementado
los costos. Decide presentar una propuesta para enfrentarla.
CULTURA Y CULTURA ORGANIZACIONAL:
valores:
Estos seis valores esenciales que rigen la forma en que nos comportamos y ofrecemos servicios a
nuestros clientes:
Nos importan: la salud y seguridad de nuestros empleados, de todas las personas que trabajan
bajo nuestra responsabilidad, as como de aquellas que se benefician con nuestros productos y
servicios.
Nos importan: nuestros empleados, su crecimiento personal, su desarrollo profesional y su

bienestar general.
Nos importan: las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por ello adoptamos conductas
que cuidan del medio ambiente, lo que hace que sea un negocio con un desarrollo sostenible,
comprometidos con nuestra responsabilidad como ciudadanos del mundo.
Nos importa: la calidad de nuestros productos y servicios.
Nos rige: la transparencia en el desarrollo de nuestras relaciones interpersonales, tanto a nivel

externo como interno con todos los grupos de inters
CLIMA LABORAL
Descripcin de los miembros de la organizacin, en trminos de edad, sexo, educacin,
antecedentes laborales, etc.
20. En cuanto al estudio de clima laboral, el ao pasado, el Aprendiz SENA, como parte de su
etapa productiva, realiz una encuesta de la cual se tienen algunos datos, que sern revelados en
su oportunidad al celebrarse el contrato de consultora.
Nombre: Carlos Rodrguez
Cargo: Coordinador Comercial
Edad: 50 aos
Tiempo de servicio: 31 aos como vendedor y 20 de ellos con la empresa

Estudios: Tecnologa en mercadeo y publicidad
Responsabilidades: Encargado de las ventas y las planillas de pago por comisiones para todos
los vendedores de la empresa.
Situacin problema: Bien conocido por su carcter franco, directo y a veces explosivo,
(Coordinador comercial) Carlos ejerce un rol altamente controlador frente al equipo de Asesores
de Ventas, que frecuentemente inhibe el desarrollo de los procesos comerciales necesarios para
mejorar la competitividad de la empresa. Es una persona resistente al cambio. Frecuentemente
asume un enfoque muy pragmtico, orientado a los resultados, a la calidad en los procesos y a la
excelencia operacional, descuidando la relacin con los miembros de su equipo de trabajo y
presionndolos constantemente para alcanzar las metas, muchas veces sin importarle lo que
tengan que hacer para alcanzar los objetivos trazados. En las reuniones de direccin, nicamente
participa en los temas relativos a su rea de responsabilidad y suele adoptar una actitud de
calculada indiferencia, ante los temas de Talento Humano.
Nombre: Fernando Prez
Cargo: Director de Logstica
Edad: 49 aos
Tiempo de servicio: 5 aos
Estudios: Profesional en Mercadeo y diplomados en Logstica y Cadena de Suministros.

Responsabilidades: De l depende todo lo que tiene que ver con distribucin y transportes.
Situacin problema: Se esfuerza por innovar pero sus ideas no tienen eco, no las defiende y las
deja de lado. En ocasiones deja ver la huella de sus compaeros y se apega entonces a la vieja
guardia de la empresa. A veces se muestra temeroso para decidir y ante la indiferencia del
Director Financiero y Administrativo, casi siempre busca construir rpido consenso con Carlos,
el Coordinador Comercial, para no sentirse solo.
Nombre: Ricardo Vargas
Cargo: Director Financiero y Administrativo
Edad: 55 aos
Estudios: Contador Pblico y Tecnlogo en contabilidad y finanzas del SENA.

Responsabilidades: Tiene a su cargo los Auxiliares Contables y el Coordinador de Cartera.
Situacin problema: Es una persona leal, de entera confianza. Es un buen elemento, pero no ha
desarrollado suficientemente su pensamiento estratgico. Es muy tosco en el trato personal y con
escasa visin de largo plazo. Busca constantemente aprobacin de sus superiores, pretende
agradarles, asumiendo una actitud de abierta adulacin y servil complacencia, que ha merecido la
indiferencia de sus pares.
Nombre: Carolina Prieto
Cargo: Coordinadora de Talento Humano
Edad: 36 aos
Estudios: Tecnloga en Gestin del Talento Humano.

Responsabilidades: Gestin de la nmina, el reclutamiento y la seleccin de Talento Humano.
Situacin problema: Apremiada por las urgencias de la operacin, apenas tiene tiempo para
incursionar en otras reas de Talento Humano que tambin le apasionan. La dinmica
organizacional tampoco le ha permitido capacitarse, ni actualizarse en las nuevas tendencias en
gestin humana. Ha tenido sucesivos enfrentamientos con el Director Financiero y
Administrativo, quien considera que la Gestin de Talento Humano, no es tan relevante para la
empresa, como si lo es una excelente ejecucin financiera.
Descripcin de la estructura de la organizacin: organigrama, diagrama de planta, organizacin

del
trabajo
COMUNICACIONES:
- Descendentes
- Ascendentes
- Horizontales
- Formal vs informal: el rumor
PODER, AUTORIDAD Y LIDERAZGO:
MOTIVACIN:
En esta etapa de la empresa esta atravesando por un periodo de critico en el ambiente laboral y
los resultados de ingresos de la empresa
CLIMA LABORAL: (Problemtica)

1 Existe una evidente rotacin de personal. Adems, no se lleva a cabo un proceso de seleccin.
2 . Las ventas de L.A.P en el primer trimestre han disminuido el 30% con respecto al ao
anterior. Hay problemas con los tiempos de respuesta a los clientes, debido a procesos internos.
Sensacion de insatisfacion de los vendedores por la falta de insentivos
3. Falta de un plan formal de evaluacin que permita reconocer los aportes del personal, y as
otorgar los incentivos correspondientes.
Tambin, se aprecia la inexistencia de un plan de bienestar.
4- Se necesita documentar los procesos, de tal forma que se puedan normalizar procedimientos.
5-Es evidente la ausencia en la empresa de un plan de formacin y un plan de carrera.
SINDICATOS:
No exixte organizacin sindical en la empresa LAP. SAS
TOMA DE DECISIONES:
- Existe la premisa que la empresa a decaido por que el gerente alej la oficina principal de las
otras dependencias.
- Quienes y en qu grado participan en la toma de decisiones las dependencias estn distribuidas

en departamentos por lo tanto tiene un jefe imediato con capacidad de impartir rdenes.
- Canales de decisin quien decide en la empresa en la Directiva y Gerente General.
- Hasta qu nivel se adoptan y qu pasos se desarrollan hasta ser ejecutadas las desiciones, al
nivel de cumplir con las metas de la empresa.
PLANEAR
DIAGNOSTICAR LA ORGANIZACIN
Informe Ejecutivo de Diagnstico de la organizacin
Manuales de Funciones de LAP. SAS.
1-Perfiles de cargo por competencias,

Nivel - Denominacin
grado
del cargo
Perfil profesional
01-20,
01
Administrador
de Dirigir, planificar y
empresas,
Ingeniero organizan todos los
Industrial.
procedimientos
relacionados con las
actividades de la
empresa.
Gerente general
Funciones
Personal
a
cargos/
Inmediacin
cliente
o
sociedad
Mximo nivel
de
jerarqua;
Regir, presidir
las
decisiones
sobre
los
empleados
03-14,01
Director
Financiero
administrativo
03-14,02
Director
logstica
05-03,01
Coordinador
comercial y
mercadeo
05-03,02
05-03,03
05-02.01
05-02.02
05-03,02
05-01,01
Contador Pblico y
y Tecnlogo
en
contabilidad y finanzas
del SENA.
Disear y organizar
los
sistemas
de
informacin contable
y financieros de la
empresa.
de Profesional
en Logstica,
Mercadeo y diplomados distribucin
y
en Logstica y Cadena transportes.
de Suministros.
Tecnologa
en Encargado de las
de mercadeo y publicidad
ventas y las planillas
de
pago
por
comisiones
para
todos los vendedores
de la empresa
Coordinador
Tecnloga en Gestin Gestin
de
la
talento humano
del Talento Humano
nmina,
el
reclutamiento y la
seleccin de Talento
Humano.
Auxiliar
TL en gestin contable Analista de crdito y
administrativo de y
administracin cartera
cartera
financiera
Tres (3)Auxiliares Tcnico en contabilidad Asistente: de costo,
contable
inventarios, y de
ventas
Un (1) Jefe de TC en Carreras afines Responsable
de
bodega y logstica con
el
rea Bodega
administrativa
Tres
(3) TC o TL En Asistencia Asistente
de:
Asistentes
Administrativa, TL En presidencia,
rea
Administrativo
Sistemas
de financiera,
informacin
departamento
de
RCH
Cinco (5) Agentes TC en ventas o Preventas
de mercadeo
Bachillere con un(1)
ao de experiencia
Auxiliares
Contables y el
Coordinador de
Cartera.
Satisfaccin
Clientes,
Operarios
de
transporte
y
bodega
Personal
de
Preventas
(Trabajadores
independientes)
OP. / Negocio
cliente
Supervisin del
cumplimiento de
las funciones de
los trabajadores
de la empresa
Recaudo
clientes
No aplica
No aplica
No aplica
No aplica
2- Proceso de pres-seleccion e induccion de personal.

PROCESO SELECCIN DE PERSONAL.
OBJETIVO RESPONSABLE- PARTICIPAN
Constituir en la organizacin una estructura ms eficaz que intensifique la dinamica de las
acciones de la gerencia, estableciendo estrategias que contribuyan con el objeto de mejorar las
practicas de seleccion del recurso humano, de una manera transparente, justa, formal, y en la que
se cumplan con los requisitos y caractersticas que se ajusten al cargo.
ALCANCE
Este proceso producto se establece para la provision de cargos al momento que se geneere la
vacante en la organizacin, previa solicitud del jefe de personal al Gerente mediante el informe
del o los caragos a proveer mediante convocatoria abierta o cerrada, en este caso si es un cargo
para acenso del personal que laboraa en la empresa.
Actividades: entrevistar a los convocados con la ficha tcnica y test establecida dentro del
protocolo de contratacin de la empresa.
Estrategias de operacin para la provision del cargo:
Encargado de programar y regular las actividaes operativas de seleccin de personal.
Los aspirantes a proveer el (o los) cargo(s) deber presentar los exmenes de seleccin indicados
por la direccin o gerencia.
Responsabilidad e inparacialidad para valorar y evaluar los procesos de seleccin psicotcnicos
y psicolgicos a los aspirantes.
Recolectar, revizar y organizar la documentacion de los aspirantes mediante una lista de
chequeo.
Establecer las fechas y tiempo de cada proceso.
FORMATO DE RECOLECCION DE LA INFORMACION PARA LA PROVISION DE
CARGOS
1) Departamento que solicita la vacante Solicitud de necesidades y requerimientos de la vacante a
provisionar.
________________________________________________________________________
2) Cargos a proveer, denominacion y cantidad segn el perfil ocupacional.
________________________________________________________________________
3) Estrategia de Reclutamiento.______________________________________
4) Preseleccin. (fechas inicio y ciere del proceso)_______________________
5) Seleccin. (fechas inicio y ciere del proceso)__________________________
6) Autorizaciones y responsables a cargo de la convocatoria.
- Gerente. __________________________________________________
- Responsable por el departamento._______________________________
FORMATOS Y DOCUEMNTOS REQUERIDOS DEL (LOS) CARGO(S) A PROVEER.

-
Fichas con requerimientos de la vacante, previamente analizados, documentos que garanticen el

nivel requerido para el cargo (hoja de vida).
Formato de solicitud de empleo para conocer aspiraciones del candidato.
Formato diligenciado por el aspirante.
Entrevista previa a los candidatos seleccionados.
Anlisis de los datos y calificacin previa a la entrevista.
Registros tabulados de la entrevista previa.
Aplicacin de las tcnicas ms adecuadas de acuerdo a la vacante existente.
Profesional o especialista idoneo para el proceso
Test psicomtricos.
Test de personalidad
Tcnicas de simulacin.
Pruebas de conocimiento y capacidad.
Ficha individual de seleccin que proporciona el resultado de los test realizados.
ACTIVIDAD MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Seleccin final de aspirantes a los cargos vacantes
(Responsables de la gestin de documentacin y registros de la informacin)
Gerente.
Jefe del departamento al que pertenece la vacante
Coordinador de Talento Humano (jefe de personal)
Ficha individual de seleccin que proporciona el resultado de los test realizados.

Registros con resultados tabulados de la entrevista previa.
Expedientes individuales con los resultados obtenidos por el anlisis del jefe inmediato de cada
vacante.
Acata con los resultados que arroje las reunin, y los aspirantes que fueron elegidos.
Expedientes con la informacin pormenorizada de los aspirantes escogidos y sus resultados
obtenidos a lo largo de todo el proceso de seleccin.
Contratacin para los elegidos en el proceso de convocatoria, responsables:
Gerente.
Asistente administrativo.
Documentacin requeridas para la constratacion.
Expedientes con la informacin pormenorizada de los aspirantes escogidos y sus resultados
obtenidos a lo largo de todo el proceso de seleccin.
Contrato de vinculacin al trabajo para nuevos empleados.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
DOCUMENTACIN APLICABLE
REGISTROS
Se exije a los aspiranate a contratar exmenes previo de salud ocupacional mdicos nuevos
empleados , con el proposito de determinar la elegibilidad del empleado para seguro de vida de
grupo, de salud y de invalidez.
- Contrato de vinculacin al trabajo para nuevos empleados.
- Resultados de exmenes mdicos, con copia a expedientes de cada empleado.
Cumplir con los procesos de seleccin encomiendas en periodo de prueva.

Ejercicios de habilidades y destreza a empleados en periodo de prueva anlisis de resultados
alcanzados a partir de actividades cumplidas por el (los) empleado(s) en periodo de prueba.
Registros de evaluaciones peridicas que se le hacen al nuevo empleado.
REALIZACIN DE PROCESO DE INDUCCIN PARA NUEVOS EMPLEADOS

- Plan estratgico corporativo
- Registros de inducciones y capacitaciones realizadas para nuevos colaboradores.
Manual de Funciones
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
1. DENOMINACIN DEL CARGO: GERENTE Y REPRESENTANTE LEGAL
2. REA: Directiva
3. CARGO AL CUAL REPORTA: Junta Directiva
4. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Todos los cargos
5. NMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIN DENTRO DEL REA:
II. DESCRIPCIN DEL CARGO
1. OBJETIVO
Direccin general de la empresa y representanate legal, encargado directo de la palneacin de los
procesos de la empresa LAP: SAS, formulacin y diseo de polticas institucionales y aplicacin
de planes de actividades, programas, proyectos, control en la administracin.
Principal autoridad ejecutiva de LAP.SAS,. Depende del o los socio (s). Encargado de gestionar.
Debe dirigir y controlar las actividades administrativas y operativas, suscribir los actos
administrativos y contratos; evaluar y controlar el funcionamiento general de la comercializadora
y orientar el desarrollo de las dems funciones conforme a las disposiciones legales, estatutarias
reglamentarias.
2. FUNCIONES DEL CARGO
1. Realizar la gestin necesaria para lograr el desarrollo de la Empresa, de acuerdo con los planes
y programas establecidos, teniendo en cuenta los perfiles que hay dentro de la organizacin, las
caractersticas del entorno y las condiciones internas de la empresa.
2. Velar por la utilizacin eficiente de los recursos, tcnicos, financieros y talento humano de la
entidad y por el cumplimiento de metas y programas aprobados por la Junta Directiva.
3. Liderar y velar por el cabal cumplimiento del proceso administrativo en cada uno de los
niveles de administracin y operacin de la comercializadora.
4. Ejercer supervisin y control sobre las unidades administrativas, operativas y de ventas sobre
los programas y proyectos de la comercializadora.
5. Dirigir el funcionamiento general de la comercializadora y presentar al respecto los informes
requeridos de la junta de socios.
6. Dirigir la Empresa, manteniendo la unidad de procedimientos e intereses en torno a la misin
y objetivos.
7. Cumplir y hacer cumplir las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes y ejecutar
las decisiones tomadas por la junta de socios.
8. Velar por el cumplimiento de las leyes y reglamentos que rigen la Empresa.
9. Presentar a la junta de socios el proyecto de presupuesto de rentas y gastos de la
comercializadora ejecutarlo una vez sea expedido por dicho ente.
10. Suscribir los contratos y convenios y expedir los actos que sean necesarios para el
cumplimiento de los objetivos de la comercializadora, acogindose a las disposiciones legales
vigentes.
11. Velar por la preservacin y acrecentamiento del patrimonio material, y econmico de la
comercializadora.
12. Promover la adaptacin y adopcin de las normas tcnicas y modelos orientados a mejorar la
calidad y eficiencia en la prestacin de los servicios.
13. Promover la adaptacin y adopcin de las normas tcnicas y modelos orientados a mejorar la
calidad y eficiencia en la prestacin de los servicios.
14. Establecer, desarrollar y liderar permanentemente el sistema de control interno ajustndolo a
las caractersticas de la institucin y de su entorno.
15. Nombrar, designar y remover el personal de la comercializadora con arreglo a las
disposiciones legales y reglamentarias vigentes, excepto el contador y el revisor Fiscal.
16. Designar delegados o representantes de la comercializadora ante las instituciones con las
cuales ella tenga relaciones.
17. Liderar la puesta en marcha de un sistema de informacin que soporte la gestin de la
Empresa en sus procesos tcnicos y administrativos.
18. Aplicar las sanciones disciplinarias que le corresponden por ley o por reglamento.
19. Expedir los manuales de funciones, requisitos y procedimientos administrativos.
20. Revisin de trmites oficiales, y control de costos.
21. Nombrar y remover los funcionarios bajo su dependencia, de acuerdo con las normas que
rigen para las diferentes categoras de empleos.
22. Desarrollar objetivos, estrategias y actividades conducentes a mejorar las condiciones
laborales, el clima organizacional, la salud ocupacional y el nivel de capacitacin y
entrenamiento, y en especial ejecutar un proceso de educacin continua para todos los
funcionarios de la Entidad.
23. Dirigir y fomentar las relaciones comerciales nacionales e internacionales de la
comercializadora.
24. Las dems que le correspondan conforme al cdigo de comercio, las leyes y a los estatutos de
la comercializadora.
ESTUDIO DE PUESTOS DE TRABAJO
GERENTE
III. REQUISITOS DEL CARGO
CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIN
- Profesional en el rea administrativa, mercadeo y financiero.
EXPERIENCIA
- Dos (2) aos en el manejo gerencial y administrativo o en cargos similares.
REQUISITOS
- Poseer un ttulo universitario (Ingeniera industrial, administracin de empresas, tecnologa
industrial o carreras afines).
- Tener reconocida trayectoria en mercadeo y ventas.
- Estar en ejercicio de los derechos civiles y polticos.
- Tener conocimiento y manejo adecuado acerca de polticas gubernamentales, en lo que se
refiere al desarrollo econmico, comercio laboral y financiero.
- Conocimiento de los distintos canales que existen para la distribucin regional como nacional.
CONOCIMIENTOS
BASICOS Y ESCENCIALES (APTITUDES Y ACTITUDES)
- Conocimiento de las normas y procesos tcnicos, y administrativos y financieros de la
comercializadora.
- Persona altamente comprometida con el logro de los objetivos, esta debe ser una persona leal,
discreta y honesta.
- Habilidades para resolver problemas y tomar decisiones.
- Habilidades para planear, programar, coordinar, controlar y evaluar su trabajo.
- Conocimientos amplios en contabilidad y estadstica.
- Conocimientos suficientes en software para el procesamiento de textos, realizacin de hojas de
clculo y presentaciones; de igual manera conocimiento en el uso de software administrativo y
contable.
- Habilidades para comunicarse en forma escrita y verbal.
- Habilidades para trabajar en equipo.
- Actitudes y comportamiento de servicio, compaerismo, colaboracin, tacto, tolerancia y
flexibilidad aprendizaje, compromiso con la institucin, adaptacin a la dinmica y los cambios
internos del rea y de la comercializadora.
- Conocimientos bsicos en archivo y correspondencia.
- Habilidades en digitacin.
GERENTE
IV. RESPONSABILIDADES POR INFORMACIN
- Alta por el manejo de la informacin operacional y
administrativa y financiera de la comercializadora.
- Alta por el acceso que debido a la naturaleza de su cargo
tiene hacia informacin altamente confidencial e importante.
POR ARCHIVOS Y REGISTROS
- Normal por los informes que le son presentados por el personal de la comercializadora y en los
cuales se plasma la realidad de la empresa.
POR BIENES
- Alta por el control y responsabilidad que tiene sobre los activos fijos de la comercializadora.
POR DINERO
- Alta por tener firma autorizada en bancos, y ser responsable
de las decisiones que se toman con respecto al uso, administracin y distribucin de los dineros
que ingresan a la comercializadora.
OTRAS
- El gerente es una de las personas con ms responsabilidades dentro de la organizacin por su
permanente relacin con los clientes, proveedores, gremios y dems entidades, es indispensable
tener buenas relaciones humanas, un amplio conocimiento de la empresa y de todos los sistemas
que en esta operan, es por ende el
representante de la imagen de la empresa en cualquier lugar
donde se encuentre.
- Se encarga de ejercer supervisin y control sobre todo el personal administrativo y operativo
que afecte en la calidad de los productos y servicios que ofrece la empresa.
V. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QU FRECUENCIA
-Asociados Solucin de inconvenientes Peridicamente
-Gerentes de empresas, asociadas y no asociadas
-Negociaciones y convenios Diariamente
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
- Con todos los cargos de la comercializadora Revisin del cumplimiento de la misin, las metas
y los objetivos
- Diariamente
- Junta directiva y socio gestor
- Responder por el adecuado manejo administrativo, financiero, comercial y operativo de la
comercializadora.
- Peridicamente
ESTUDIO DE PUESTOS DE
TRABAJO MANUAL DE FUNCIONES
ASISTENTE FINANCIERO
1. DENOMINACIN DEL CARGO: ASISTENTE FINANCIERO
2. REA: Administrativa
3. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente
4. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de cartera y servicio al
cliente - Auxiliar administrativo contable
5. NMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIN DENTRO DEL REA: 0
1. OBJETIVO
Asistir a la Gerencia en tareas administrativas, financieras y contables, como tambin
colaborar en la empresa, con el propsito de optimizar la gestin financiera de la
comercializadora. Se responsabilizar tanto de la parte operativa, como del anlisis e
implementacin de procesos y procedimientos en el rea financiera.
1. Supervisar y asegurar la correcta ejecucin de los cierres contables
2. Registro de los libros contables sistematizados a travs de Excel u otro programa.
3. Contabilizacin de pagos de clientes y a proveedores.
4. Conciliaciones bancarias y gestin de tareas de Tesorera.
5. Suministrar la informacin de archivo a las diferentes areas o personas debidamente
autorizadas, llevando el control cuando estos documentos salgan del archivo, mediante el
Formato de Entrega.
6. Mantener actualizado el control de estos formatos a fin de garantizar un adecuado flujo de
los documentos.
7. Recibir los valores correspondientes a las ventas realizadas de contado.
8. Recibir los valores correspondientes a los recaudos hechos por los transportadores y los
vendedores sobre las ventas a acredito.
9. Recibir los reportes de las devoluciones realizadas.
10. Realizar, el cuadre de caja correspondiente.
11. Recibir, grabar y procesar los recibos provisionales de caja.
12. Recibir y procesar las notas de crdito.
13. Elaborar y recibir las consignaciones diarias.
14. Realizar los pagos previstos en efectivo, con previa aprobacin del gerente
15. Desembolsar los prstamos autorizados a los colaboradores de la empresa, con previa
aprobacin del gerente.
16. Cuando la funcin le sea asignada, debe llevar el control de la caja menor, el fondo renovable
y avances de dinero.
CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIN
- TC o TL en contabilidad o administracin financiera.
EXPERIENCIA
- Un (1) ao en cargos similares.
REQUISITOS
- Acreditar acciones de capacitacin bsica en sistemas de informacin automatizados (software

de oficina, procesador de texto, hojas de clculo) y otros relacionados con su trabajo, por un
mnimo de ochenta horas.
CONOCIMIENTOS
- Iniciativa y creatividad.
- Habilidades para programar, organizar, controlar y evaluar su trabajo.
- Habilidades en relaciones humanas y relaciones pblicas.
- Actitudes y comportamiento de servicio, compaerismo, colaboracin, tacto, tolerancia,
flexibilidad, aprendizaje, compromiso con la institucin y el rea, adaptacin a la dinmica y a
los cambios internos del rea y de la comercializadora.
-Habilidades para comunicarse en forma escrita y verbal.
III. RESPONSABILIDADES POR INFORMACIN
- Alta por el manejo de la informacin operacional y administrativa y financiera de la
comercializadora.
- Alta por el acceso que debido a la naturaleza de su cargo tiene hacia informacin altamente
confidencial e importante.
- Normal por los informes que le son presentados por el
personal de la comercializadora y en los cuales se plasma la realidad de la empresa.
POR BIENES
- Alta por el control y responsabilidad que tiene sobre los activos fijos de la comercializadora.
POR DINERO
- Alta por tener firma autorizada en bancos, y ser responsable
de las decisiones que se toman con respecto al uso, administracin y distribucin de los dineros
que ingresan a la comercializadora.
OTRAS
- El gerente es una de las personas con ms responsabilidades dentro de la organizacin por su
permanente relacin con los clientes, proveedores, gremios y dems entidades, es indispensable
tener buenas relaciones humanas, un amplio conocimiento de la empresa y de todos los sistemas
que en esta operan, es por ende el
representante de la imagen de la empresa en cualquier lugar
donde se encuentre.
- Se encarga de ejercer supervisin y control sobre todo el personal administrativo y operativo
que afecte en la calidad de los productos y servicios que ofrece la empresa.
Clientes
Solucin de inconvenientes, contabilizacin y actualizacin de pagos.
Diariamente
Entidades Bancarias
Negociaciones, pagos, conciliaciones y convenios.

Diariamente
Gerente
Entrega, anlisis y revisin de consolidados de ventas, tesorera y
cartera; notas de crdito, consignaciones bancarias, devoluciones, pagos en efectivo,
desembolsos por concepto de prstamos a los colaboradores y cierres contables.
Diariamente
Fuerza de ventas
Revisar estado de cartera, ventas a crdito y de contado; realizar ajustes correspondientes.
Peridicamente
Con todos los cargos de la comercializadora
Para realizar desembolsos de
prstamos en efectivo.
Peridicamente
AUXILIAR ADMINISTRATIVO CONTABLE
1. DENOMINACIN DEL CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO CONTABLE
3. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente - Asistente Financiero
4. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Todos los cargos
1. OBJETIVO
Realizar actividades de apoyo administrativo con el objeto de facilitar la emisin de
comunicacin e informacin requerida por la Gerencia, presentar apoyo en las actividades
administrativas, contables, financieras y operativas que se desarrollan en las distintas reas de la
comercializadora.
1. Registro de los libros contables sistematizados a travs de Excel u otro programa.Supervisar y
asegurar la correcta ejecucin de los cierres contables
2. Contabilizacin de pagos de clientes y a proveedores.
3. Conciliaciones bancarias y gestin de tareas de Tesorera.
4. Suministrar la informacin de archivo a las diferentes areas o personas debidamente
Formato de Entrega.
6. Mantener actualizado el control de estos formatos a fin de garantizar un adecuado flujo de los
documentos.
7. Recibir los valores correspondientes a las ventas realizadas de contado.
8. Recibir los valores correspondientes a los recaudos hechos por los
transportadores y los vendedores sobre las ventas a acredito.
9. Recibir los reportes de las devoluciones realizadas.
10. Realizar, el cuadre de caja correspondiente.
11. Recibir, grabar y procesar los recibos provisionales de caja.

12. Recibir y procesar las notas de crdito.
13. Elaborar y recibir las consignaciones diarias.
14. Realizar los pagos previstos en efectivo, con previa aprobacin del gerente
15. Desembolsar los prstamos autorizados a los colaboradores de la empresa, con previa
aprobacin del gerente.
16. Cuando la funcin le sea asignada, debe llevar el control de la caja menor, el fondo renovable
y avances de dinero.

EDUCACIN
TC o TL en contabilidad y finanzas, TC o TL Administracion Financiera .
EXPERIENCIA
1Un (1) ao en cargos similares.
REQUISITOS
- Acreditar acciones de capacitacin bsica en sistemas de
informacin automatizados (software de oficina, procesador
de texto, hojas de clculo) y otros relacionados con su trabajo, por un mnimo de ochenta horas.
CONOCIMIENTOS

IV. RESPONSABILIDADES
POR INFORMACIN
- Alta por el manejo de la informacin producto de registros de los libros contables,
facturaciones, tesorera y conciliaciones con los bancos.
confidencial e importante como estadsticas, bases de datos y estados de cartera y contables.
- Alta por el registro de recaudos en el software contable de la
empresa.
- Alta por manejo, actualizacin, control de archivo y envo de estos documentos a las diferentes
reas o personas de la organizacin.
- Alta por los informes que le son presentados por la fuerza de ventas y los transportadores de la
comercializadora.
- Alta por realizacin, anlisis y almacenaje de los registros de
reportes de devoluciones, ventas a crdito y a contado.
POR BIENES
- Alta por el control y responsabilidad que tiene sobre los activos fijos bajo su supervisin.
POR DINERO
- Alta por recibir valores correspondientes a recaudos o ttulos
valores por ventas.
OTRAS
- Brindar asesoramiento y soporte a la gerencia en temas administrativo/contables.
- Realizar trmites en diferentes entidades bancarias.
- Colaborar en la atencin de clientes (internos y externos) y proveedores.
- El auxiliar contable deber realizar de manera sistemtica libros de contabilidad e informes que
permitan al auxiliar administrativo llevar un manejo adecuado de sus activos.
Clientes
Solucin de inconvenientes, contabilizacin y actualizacin de pagos.
Diariamente
Entidades Bancarias
Negociaciones, pagos, conciliaciones y convenios.
Diariamente
Gerente
Entrega, anlisis y revisin de consolidados de ventas, tesorera y cartera; notas de crdito,
consignaciones bancarias, devoluciones, pagos en efectivo, desembolsos por concepto de
prstamos a los colaboradores y cierres contables.
Diariamente
Fuerza de ventas
Revisar estado de cartera, ventas a crdito y de contado; realizar ajustes correspondientes.
Peridicamente
Para realizar desembolsos de prstamos en efectivo.
Peridicamente
AUXILIAR DE CARTERA Y SERVICIO ALCLIENTE
1. DENOMINACIN DEL CARGO: AUXILIAR DE CARTERA Y SERVICIO AL CLIENTE
3. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente - Asistente financiero
4. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Ninguno
1. OBJETIVO
Generar la informacin financiera requerida por los usuarios internos y externos de la
comercializadora, Ampliar las funciones administrativas, de cartera, y facturacin con respecto a
la atencin al cliente. Direccin de correspondencia, registro de archivo y gestiones
administrativas de carcter secretarial que propician el buen funcionamiento de la dependencia.
1. Reportar las moras de cartera a los vendedores, con copia a la gerencia.
2. Realizar semanalmente el reporte de la rotacin de cartera a gerencia.
3. Recibir los valores correspondientes a los recaudos hechos por la fuerza de venta y los
transportadores, comparando los valores con los saldos existentes y los recibos provisionales.
4. Revisar en forma semanal y en compaa de los colaboradores de ventas, el estado de cartera,
realizando los ajustes correspondientes, que servirn de insumo en la expedicin de las notas
crdito.
5. Mantener actualizadas las estadsticas, bases de datos, y estados de cartera.
6. Registros de gastos, manejo de cartera, elaboracin de reportes, facturacin, y conciliaciones
bancarias.
7. Resolver los pedidos que soliciten ser grabados en el aplicativo correspondiente.
8. Recibir, entregar y radicar la correspondencia que entra o llega a la comercializadora.
9. Atender al pblico en general, personal y telefnicamente, suministrando la informacin
requerida y recibiendo los mensajes respectivos, entregando o recibiendo la informacin o
documentos solicitados y hacer los trmites administrativos que ello demande.
10. Imprimir los consolidados correspondientes.
11. Colaborar con el gerente en la programacin y ejecucin de las actividades de la
comercializadora.
12. Gestin de cobranza telefnica.
13. Transcribir correspondencia, actas, circulares, contratos, informes, documentos en general y
toda aquella documentacin que requiera digitacin.
14. Preparar respuesta de correspondencia de rutina. Incluye redactar cartas y documentos de la
comercializadora, segn sea requerido.
15. Llevar registro de citas y reuniones a las cuales debe asistir la gerencia e informar da y hora
de cumplimiento y ocurrencia; y cancelar las que le sean ordenadas.
16. Elaborar los pedidos de elementos requeridos para el normal funcionamiento de la oficina.
17. Prestar su colaboracin en el reemplazo durante la ausencia de otros auxiliares.

AUXILIAR DE CARTERA Y SERVICIO AL CLIENTE
EDUCACIN
- TC o TL en gestio contable y administracion financieras o carreras afines.
EXPERIENCIA
-Un (1) aos en cargos similares.

REQUISITOS
- Tener reconocida trayectoria en mercadeo y ventas.
de oficina, procesador de texto, hoja electrnica) y otros relacionados con su trabajo, por un
- Acreditar acciones de capacitacin en servicio al cliente.
CONOCIMIENTOS BASICOS Y ESCENCIALES
(APTITUDES Y ACTITUDES)
- Habilidades de atencin al pblico.
- Conocimientos y habilidades en organizacin y logstica deeventos.
- Destrezas en atencin al pblico.
- Habilidades para planear, programar, coordinar, controlar y
evaluar su trabajo.
AUXILIAR DE CARTERA Y SERVICIO AL CLIENTE
POR INFORMACIN
- Alta por el manejo de la informacin producto de registros de
gastos, cartera, facturaciones y conciliaciones con los bancos.
confidencial e importante como estadsticas, bases de datos y estados de cartera.
- Alta por la captura de recaudos en la plataforma de la entidad
bancaria, y sus respectivos registros consolidados.
- Alta por el registro de recaudos en el software contable de la
empresa.
- Alta por la emisin de solicitudes, tablas de amortizaciones,
estados de cuentas, listados de documentos de pago pendientes.
- Alta por los informes que le son presentados por la fuerza de
ventas y los transportadores de la comercializadora.
- Alta por registros de los listados de los deudores.
POR BIENES
POR DINERO
- Alta por recibir valores correspondientes a recaudos o ttulos valores por ventas.
OTRAS
- Encargase de ejercer supervisin y control sobre todo el personal que conforma la fuerza de
ventas de modo que no se vea en ningn momento comprometida la calidad o la satisfaccin del
cliente.
Clientes
Solucin de inconvenientes,
cobranzas, toma de pedidos o quejas y reclamos.
Diariamente
Gerentes de empresas asociadas y no asociadas
Negociaciones y convenios Diariamente
Gerente
Entrega, anlisis y revisin de consolidados de ventas y cartera;
correspondencia, actas, circulares, contratos e informes, registro de citas o reuniones a las que
deba asistir el gerente.
Diariamente
Fuerza de ventas
Revisar estado de cartera, y realizar ajustes correspondientes.
Peridicamente
AUXILIAR ADMINISTRATIVO Y FACTURACION
1. DENOMINACIN DEL CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO Y FACTURACION
4. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Vendedores
1. OBJETIVO
Apoyar las funciones administrativas, de cartera y facturacin en lo referente a la atencinal
pblico Elaboracin de presupuestos, gestin y seguimiento de pedidos; facturacin; compras a
proveedores, bases de datos y email; comunicaciones con clientes y proveedores, manejo de
correspondencia, control de archivo y aquellos trmites administrativos de carcter secretarial
que propicien el buen funcionamiento de la empresa.
1. Realizar los registros digitales de las operaciones recibidas en el rea de ventas.
2. Adelantar las gestiones necesarias para garantizar la provisin de insumos, muestras y apoyos
necesarios parea el funcionamiento adecuado del equipo de ventas; incluye participar en las
gestiones de cotizacin y compra cuando sea requerido.
3. Realizar el control de entrada de facturas de proveedores y clientes.
4. Controlar el cumplimiento de las zonas de ventas del personal a su cargo.

5. Revisar en las zonas de trabajo el cumplimiento de lam programacin, haciendo el
seguimiento necesario.
6. Verificar la calidad del trabajo realizado por el personal a cargo, haciendo los correctivos
necesarios en los pedidos antes de su entrega a facturacin.
7. Imprimir el consolidado correspondiente.
8. Imprimir el rango de las facturas del vendedor
9. Elaboracin de facturas.
10. Llevar registros y estadsticas de los desempeos de la fuerza de ventas.
11. Realizar capacitaciones pertinentes al portafolio de productos.
12. Consultar y mantener disponible el registro actualizado de la informacin, procesos y
procedimientos a su cargo.
13. Suministrar la informacin de archivo a las diferentes reas o personas debidamente
formato de entrega.
14. Organizar la informacin, alimentar la base de datos y participar de susistematizacin.
15. Mantener actualizadas las estadsticas, bases de datos, las tareas, las actividades, y procesos
especficos relacionados con el cargo.
16. Procesar los pedidos que requieran ser garbados en el aplicativo correspondiente.
17. Codificar todos los documentos, organizarlos y archivarlos, segn el sistema establecido.
18. Mantener actualizado el control de estos formatos a fin de garantizar un adecuado flujo de los
documentos.
19. Archivar los diferentes documentos e informacin que se tramitan en la dependencia.
20. Reportar las novedades del personal al jefe inmediato.
21. Informar oportunamente sobre necesidades de mantenimiento y/o reparaciones o sobre
insumos requeridos para la adecuada prestacin del servicio.
22. Guardar en los sitios asignados las carpetas y dems documentos utilizados.
23. Recibir los documentos que llegan a la dependencia para su trmite.
24. Analizar solicitudes de permisos del personal a cargo y concederlos segn criterios o normas
establecidas por la comercializadora.
25. Colaborar en labores de digitacin cuando sea requerido.
EDUCACIN
- TC o TL en gestion administrativa.
EXPERIENCIA
REQUISITOS
de texto, hojas de clculo) y otros relacionados con su
trabajo, por un mnimo de ochenta horas.
CONOCIMIENTOS
- Decisin y creatividad
- Destrezas para proyectar, establecer, controlar y valorar su
trabajo.
- Conocimientos y destrezas en organizacin de eventos.
- Destrezas en relaciones humanas, y relaciones pblicas.
- Destrezas en atencin al pblico.
- Cualidades y comportamientos de servicio, compaerismo, colaboracin, tacto, tolerancia,
- Destrezas en digitacin.
- Prcticas para comunicarse en forma escrita y verbal.
IV. RESPONSABILIDADES POR INFORMACIN
-Alta por el manejo de la informacin producto de los registros y las estadsticas consolidadas de
acuerdo al desempeo del equipo de ventas.
confidencial e importante como estadsticas, bases de datos de clientes y facturaciones.
- Alta por el registro digital de las operaciones realizadas en el rea de ventas de la
comercializadora.
- Alta por manejo, codificacin, actualizacin, control de archivo y envo de estos documentos a
las diferentes reas o personas de la organizacin de acuerdo al sistema establecido.
- Alta por manejo de informes consolidados de ventas y facturaciones.
- Alta por realizacin, anlisis y almacenaje de los registros de facturaciones por clientes, y
rangos de facturas por vendedores.
POR BIENES
POR DINERO
- Baja al no recibir dineros ni ttulos valores.
OTRAS
- Realizar trmites administrativos relacionados con el rea.
- Atender consultas sobre Facturacin de clientes.
Clientes
Solucin de inconvenientes y analizar conceptos a facturar.
Diariamente
Proveedores
Negociaciones y gestiones de cotizacin y compra de insumos.
Peridicamente
Gerente
Entrega, anlisis y revisin de consolidados de ventas, devoluciones, novedades, correo y email,
capacitaciones programadas, y entrega de consolidados en donde se establezca: pedidos, cliente,
zona, valor, y vendedor.
Diariamente
Fuerza de ventas
Revisar niveles de ventas y facturacin; cumplimiento, programacin y anlisis de las zonas de
trabajo, estudio de desempeo y permisos; de acuerdo a esto realizar ajustes correspondientes.
Diariamente
Para adelantar procesos administrativos, y de archivo; segn sea el caso.
Peridicamente
TRABAJO MANUAL DE FUNCIONES VENDEDOR
1. DENOMINACIN DEL CARGO: VENDEDOR
3. CARGO AL CUAL REPORTA: Auxiliar Administrativo y Facturacin
4. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Ninguno
1. OBJETIVO
Coordinar y atender todas las actividades relacionadas con la comercializacin de los productos
de la empresa en el mercado, con el fin de fidelizar la clientela existente y buscar nuevos clientes
que ayuden a aumentar el nivel de las ventas, de modo que se mantengan los ingresos y se genere
una mayor rentabilidad para la organizacin.
1. Vender los productos de la empresa en el orden de prioridades establecidas por la
organizacin.
2. Dar a conocer los productos comercializados por la organizacin a los clientes, informando
oportuna y detalladamente sus caractersticas, precios y disponibilidad.
3. Prestar atencin a las opiniones de los compradores y brindar un servicio eficiente de atencin
al cliente.
4. Brindar adecuada y oportuna informacin a los clientes sobre promociones y descuentos en las
mercancas ofrecidas por la empresa, novedades sobre precios y condiciones de compra, y
cambios significativos en la empresa.
5. Realizar oportunamente las visitas pautadas con los clientes (activos y/o potenciales).
6. Mantener a los clientes informados sobre posibles demoras de entrega y cualquier otro tipo de
cambio significativo en las operaciones de compra y venta de productos.
7. Establecer las posibles necesidades de material promocional o soporte tcnico en su zona de
ventas, e informarlas por escrito, con cantidad, tipo de evento y costo de la operacin.
8. Realizar y presentar oportunamente informes consolidados de consumos por cliente en su
zona.
9. Llevar un control adecuado de los formularios y procedimientos necesarios para formalizar y
registrar las operaciones de venta.
10. Elaborar informes peridicos sobre novedades de la competencia en su zona.
11. Realizar informes peridicos sobre quejas, reclamos y novedades de sus clientes.
12. Apoyar y capacitar al cliente con demostraciones de los productos y su utilizacin.
13. Actuar como instructor de otros vendedores cuando la organizacin as lo requiera.
VENDEDOR
EDUCACIN
- Bachillerato en cualquier en modalidad.
EXPERIENCIA Un (1) ao en cargos similares.
REQUISITOS
de oficina, procesador de texto, hojas de calculo) y otros relacionados con su trabajo, por un
- Acreditar acciones de capacitacin bsica en mercadeo y servicio al cliente.
CONOCIMIENTOS
- Iniciativa y creatividad
- Actitudes y comportamientos de servicio, compaerismo, colaboracin, tacto, tolerancia,
- Habilidad de negociacin muy desarrollada.
- Proactivo y emprendedor.
VENDEDOR
POR INFORMACIN
- Alta por el manejo de la informacin producto de los registros y las estadsticas consolidadas
niveles de consumo de clientes.
- Alta por el acceso que debido a la naturaleza de su cargo
tiene hacia informacin importante como estadsticas, bases de datos de clientes y facturaciones,
tiempos de entrega, demoras, promociones, descuentos, condiciones de compra y posibles
cambios de precio en las mercancas.
- Alta por el registro digital de las operaciones realizadas en el rea de ventas de la
comercializadora.
- Alta por manejo, codificacin, actualizacin, control de documentos, facturacin y envo de
estos a la organizacin de acuerdo al sistema establecido.
- Alta por manejo de informes consolidados de ventas y facturaciones.
- Media al prepara informes con pronsticos de ventas en funcin de su rea asignada.
POR BIENES
POR DINERO
OTRAS
- Respetar los itinerarios de visitas a los clientes previamente trazados en su zona.
- Realizar tareas que estimulen el cobro de la cartera en funcin de cumplir con las metas fijadas
por la empresa.
- Asistir de manera puntual a las reuniones de trabajo a que fuera convocado.
- Presentarse puntualmente a las charlas o cursos de capacitacin a los que fuera convocado por
la organizacin.
- Dar un uso adecuado a la informacin recopilada en el transcurso de su trabajo.
Clientes
Solucin de inconvenientes y analizar conceptos a facturar,
tiempos de entrega, precios, promociones, condiciones de
compra y posibles cambios en los precios.
Diariamente
Auxiliar administrativo y facturacin
Revisar niveles de ventas y facturacin; cumplimiento de la
programacin y anlisis de las zonas de trabajo; Estudio y revisin
de consolidados de ventas, devoluciones y novedades.
Diariamente
Peridicamente
JEFE DE BODEGA Y LOGISTICA I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
1. DENOMINACIN DEL CARGO: JEFE DE BODEGA Y LOGISTICA
4. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de bodega
1. OBJETIVO
Coordinar y controlar todas las acciones y operaciones en la bodega de la empresa,
Hacer seguimiento diario de recepciones y despachos de productos y rdenes de compra,
Visualizar y monitorear stock que mantienen los contratistas en sus bodegas.
1. Coordinar y ejecutar las polticas de manejo (entrada y salida) de mercancas en la bodega con
el fin de llevar un control de los inventarios de los mismos.
2. Recibir, revisar e ingresar al sistema las mercancas que han sido devueltas por los clientes,
tanto no recibidas como por averas.
3. Adoptar mecanismos eficientes para la conservacin de los inventarios para evitar deterioro o
prdida de los mismos.
4. Controlar la elaboracin de los documentos que sirven de base para la incorporacin contable
de las compras para organizar el archivo financiero de la institucin.
5. Velar por la entrega oportuna y adecuada de las mercancas que estn facturadas a los clientes
con el fin de evitar contratiempos en el desarrollo de las labores cotidianas.
6. Verificar que los cargues estn de acuerdo con las facturas y con el consolidado con el fin de
llevar control sobre salidas de mercancas de la bodega.
7. Incluye recoger y entregar las mercancas o bienes adquiridos, verificando el cumplimiento de
las caractersticas de especificacin en la requisicin o la orden de compra
8. Controlar que las mercancas que ingresen a la bodega cumplan especificaciones de calidad y
cantidad en la orden de compra.
9. Elaborar en el primer mes de cada ao el inventario de mercancas, en el que se contraste
fsico contra documental y realizando los ajustes correspondientes.
10. Coordinar con los entregadores el cargue correspondiente a cada despacho.
11. Realizar seguimiento y acompaamiento al ayudante de bodega, reportando cualquier
irregularidad a la gerencia.
12. Las entradas de almacn son organizadas y clasificadas de acuerdo a su tamao, peso y
cantidad.
13. Realizar en forma peridica la verificacin de los inventarios individuales, reportando a
gerencia las inconsistencias entre lo fsico y lo documental, dejando registro de artculos
agotados y daados.
14. Los documentos de entrada y salida de mercancas son clasificados y archivados diariamente.
15. Realizar informe mensual de las entradas, salidas y stop, con su respectiva valorizacin y
entregarla a la gerencia administrativa y financiera
16. Controlar el ingreso y la salida del personal de bodega, repuestos, equipos, entre otros, que se
efecten por medio de la puerta de la empresa.
17. Controlar el prstamo, reposicin y revisin de estado de la herramienta de mantenimiento
18. Archivar los diferentes documentos e informacin que se tramitan en la dependencia.
19. Controlar el inventario, la reposicin y el estado de la herramienta de las rutas.
20. Controlar y almacenar adecuadamente los equipos propiedad del cliente manteniendo al da
el inventario.
21. Suministrar la informacin de archivo a las diferentes reas o personas debidamente
formato de entrega.
22. Mantener actualizado el control de estos formatos a fin de garantizar un adecuado flujo de
documentos.
23. Guardar en los sitios asignados las carpetas y dems documentos utilizados durante el da.
24. Colaborar en labores de digitacin cuando sea requerido en las actividades del archivo
25. Conservar los archivos segn los procedimientos.
AUXILIAR DE BODEGA
EDUCACIN
- TC en reas administrativas y financieras o Bachillerato en cualquier en modalidad con

esperiencia.
EXPERIENCIA
REQUISITOS
- Acreditar acciones de capacitacin bsica en tcnicas de
inventario y otros relacionados con su trabajo.
CONOCIMIENTOS BASICOS Y ESCENCIALES (APTITUDES Y ACTITUDES)
flexibilidad, aprendizaje, compromiso con la organizacin y el rea, adaptacin a la dinmica y a
JEFE DE BODEGA Y LOGISTICA
EDUCACIN
-Estudios afines del area contable y financiera - Bachillerato en cualquier en modalidad.
EXPERIENCIA
REQUISITOS
de texto, hojas de clculo), tcnicas de archivo, tcnicas de
inventario, software de inventarios fsicos y otros
relacionados con su trabajo, por un mnimo de ochenta
horas.
CONOCIMIENTOS BASICOS Y ESCENCIALES (APTITUDES Y ACTITUDES)
- Habilidades para programar, organizar, controlar y evaluar
su trabajo y el de los colaboradores.
JEFE DE BODEGA Y LOGISTICA
POR INFORMACIN
- Alta por el manejo de la informacin producto de los inventarios realizados en la bodega,
niveles de compra e informacin particular de clientes y proveedores.
confidencial e importante como estadsticas, bases de datos de clientes, proveedores y bienes
almacenados en la bodega.
- Alta por el registro digital de las operaciones realizadas en el
rea de bodega de la comercializadora.
- Alta por manejo, codificacin, actualizacin, control de
archivo y envo de estos documentos a las diferentes reas o
personas de la organizacin de acuerdo al sistema establecido.
- Alta por manejo de informes consolidados de rdenes de
compra y facturas.
- Alta por realizacin, anlisis y almacenaje de los registros de
rdenes de compra y facturaciones por clientes.
POR BIENES
- Alta al recibir, almacenar y entregar adecuadamente los
pedidos tanto a los clientes externos como a los internos.
POR DINERO
OTRAS
- Cumplir las disposiciones del sistema de gestin de calidad.
- controlar el inventario, la reposicin y el estado de la herramienta de las rutas.
Clientes
Solucin de inconvenientes y contestacin de dudas a los clientes
acerca de las mercancas enviadas y facturadas, as como sobre tiempos de entrega.
Diariamente
Proveedores
Negociaciones y gestiones sobre tiempos de entrega y logstica de las mercancas.
Peridicamente
Gerente
Entrega, anlisis y revisin de consolidados de entradas, salidas y stock de inventario en la
bodega; devoluciones, novedades, y tiempos de entrega a clientes y de proveedores.
Peridicamente
Auxiliar de bodega
Para controlar, y velar por la adecuada disposicin de las mercancas en la bodega, los tiempos
de entrega a los clientes, adems los cargues y descargues correspondientes a cada despacho
Diariamente

Peridicamente
RECOMENDACIONES
- Es de gran importancia que la organizacin brinde especial atencin a los aspectos
administrativos y organizacionales de la empresa; y en especial a la seleccin de personal ya que
ello es lo que van a fortalecer a la entidad como una organizacin solida y competente, que
perdurar en el tiempo, a la hora de enfrentar los retos en su nivel de responsabilidades hacia el
futuro, es de esta forma como el direccionamiento estratgico surge en el bienestar de la empresa
en todos los ambitos, en eficiencia, eficacia, innovacin y sistemas de gestin de la calidad al
interior de la organizacin, proyectado a la certificacin.
- Es de suma importancia que las directivas de esta empresa se exfuercen para conseguir
posicionarse al nivel esperado.
- En la empresa cada trabajador o empleado sin impoertar el nivel gerarquico conocera sus
funciones y responsabilidades dentro de la empresa, de igual manera garantizara el buen nombre
de la empresa cumpliendo con los requerimientos que debe cumplir de acuerdo al diagnostico
implementado para la organizacin y toma de desiciones de la empresa.
Es prioritario realizar una planeacin de los procesos en todos los cmpos de accin de la
empresa, Ya que LAP. SAS durante su historia present un importante crecimiento debido al
empeo de creador.
DOCUMENTOS APORATADOS:
Objetivo:
Determinar el grado de aceptacin para la implementacin del Manual de Funciones y
Procedimientos en la empresa LAP.
Instrumento de recoleccion de la informacion (universidad tecnologica de pereira, escuela de
tecnologia industrial)
1. Cules son sus principales funciones dentro de la empresa?
________________________________________________________________________
2.
Cules son sus funciones secundarias dentro de la empresa?

______________________________________________________________________
3. Utiliza usted dentro de su puesto de trabajo un manual de funciones?

Si _____ No_____
4. 4. Dentro del puesto que usted desempea existe algn proceso de control?
Si____ No____ Cual____
5. 5. Es supervisado usted dentro de su puesto de trabajo?
Si___ No___
6. 6. En las funciones que usted desempea existen cargos bajo su
responsabilidad?
Si___ No___
7. . Existen algn tipo de indicadores que se apliquen a su puesto de trabajo?
Si____ No___ De que tipo_____
8. Presenta usted algn tipo de informes acerca de su puesto de trabajo?
Si____ No____
9. Cuntas personas tiene a cargo usted dentro de su puesto de trabajo?
____________________________________________________________________
10. Cree usted que es importante la implementacin de una manual de funciones
Si____
No____
y
procedimientos
dentro
de
la
empresa?
______________________________________________________________________

Diagnostico de La Empresa Lap - Sas GTHPC Elvis Maria Mora C

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Diagnostico de La Empresa Lap - Sas GTHPC Elvis Maria Mora C

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Nombre del Proyecto:

Elvis Mara Mora Convers

Primera expansin 1995

Relevo generacional 2012

Cambio de sede 2013

Resultados preocupantes 2014

CULTURA Y CULTURA ORGANIZACIONAL:

Nos importan: nuestros empleados, su crecimiento personal, su desarrollo profesional y su

Nos importa: la calidad de nuestros productos y servicios.

Nos rige: la transparencia en el desarrollo de nuestras relaciones interpersonales, tanto a nivel

Nombre: Carlos Rodrguez

Cargo: Coordinador Comercial

Tiempo de servicio: 31 aos como vendedor y 20 de ellos con la empresa

Nombre: Fernando Prez

Cargo: Director de Logstica

Tiempo de servicio: 5 aos

Estudios: Profesional en Mercadeo y diplomados en Logstica y Cadena de Suministros.

Nombre: Ricardo Vargas

Cargo: Director Financiero y Administrativo

Tiempo de servicio: 20 aos

Estudios: Contador Pblico y Tecnlogo en contabilidad y finanzas del SENA.

Nombre: Carolina Prieto

Cargo: Coordinadora de Talento Humano

Tiempo de servicio: 10 aos

Estudios: Tecnloga en Gestin del Talento Humano.

Descripcin de la estructura de la organizacin: organigrama, diagrama de planta, organizacin

PODER, AUTORIDAD Y LIDERAZGO:

CLIMA LABORAL: (Problemtica)

- Quienes y en qu grado participan en la toma de decisiones las dependencias estn distribuidas

1-Perfiles de cargo por competencias,

2- Proceso de pres-seleccion e induccion de personal.

FORMATOS Y DOCUEMNTOS REQUERIDOS DEL (LOS) CARGO(S) A PROVEER.

Fichas con requerimientos de la vacante, previamente analizados, documentos que garanticen el

Ficha individual de seleccin que proporciona el resultado de los test realizados.

Cumplir con los procesos de seleccin encomiendas en periodo de prueva.

REALIZACIN DE PROCESO DE INDUCCIN PARA NUEVOS EMPLEADOS

- Acreditar acciones de capacitacin bsica en sistemas de informacin automatizados (software

Negociaciones, pagos, conciliaciones y convenios.

11. Recibir, grabar y procesar los recibos provisionales de caja.

ESTUDIO DE PUESTOS DE TRABAJO

ESTUDIO DE PUESTOS DE TRABAJO

ESTUDIO DE PUESTOS DE TRABAJO

-Un (1) aos en cargos similares.

4. Controlar el cumplimiento de las zonas de ventas del personal a su cargo.

- TC en reas administrativas y financieras o Bachillerato en cualquier en modalidad con

Con todos los cargos de la comercializadora

Cules son sus funciones secundarias dentro de la empresa?

3. Utiliza usted dentro de su puesto de trabajo un manual de funciones?

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