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Культура Документы
Analysen
fr die Einfhrung von DokumentenManagement-Systemen
Beratung
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Barbara Merkel
PROJECT
CONSULT
Hamburg 1998
Inhalt
Bedeutung von Ist-Analysen
Zweck von Ist-Analysen
Durchfhrung von Analysen
Aufwnde fr die Durchfhrung von Analysen
Vorgehen
Erfassungslisten
Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten
Dokument-Analyse (Dok_A)
Ordnungsmittel-Analyse (Ord_A)
Archiv-Analyse (Arc_A)
Nutzungs-Analyse (Nutz_A)
Organisations-Analyse (Org_A)
Vorgangs-Analyse (Vorg_A)
Technik-Analyse (Tec_A)
Auswertung der Listen
Zhlwerte
Skalierungen oder Wertebereiche
Ja/Nein-Fragen
Document-Life-Cycle-Analyse
Besondere Ergebnistypen
bergreifende Auswertungen
Auswertungsbereiche
Zusammenfhrung der Ergebnisse mit Gewichtung
Kosten/Wirtschaftlichkeit
Zeitverhalten
Mengengerste
Retrieval/Wiederfinden/Klassifikation - Archivsystemstruk-tur
Zugriffsrechte/Zugriffsschutz/Datensicherheit
Speicherformate
Rechtliche Absicherung / Verfahrensdokumentation
Organisationsstruktur
Nutzungskomfort
Auslegung der Infrastruktur
Einbindung vorhandener Systeme
Sonstiges
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 2 von 49
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 3 von 49
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 4 von 49
Nutzen
Workflow
Kosten
Groupware
DokumentenManagement
Retrieval
und Recherche
Archiv
Integrationsgrad
Datensicherung
Komplexitt
Abb. 1: Schalenmodell
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 5 von 49
Nutzung
Analysen
Archiv
Org.
Vorgang
Datensicherung
ssystem
COLD+
+
+
Archiv
Image+++
++
++
+++
+
+
Archiv
Gemischt +++
+++
++
+++
+
+
es Archiv
Dynam+++
+
++
++
++
++
isches
Dokumen
-tenManage
ment
Group+
+
++
++
++
ware
ohne
Archiv
Group++
++
++
++
++
++
ware mit
Archiv
Ad hoc
++
++
++
+
+
+
Workflow
Productio +++
+++
+++
++
+++
+++
n
Workflow
Integriert +++
+++
+++
+++
+++
+++
e
Lsungen
aus
Workflow,
Archiv
etc.
Abb. 2: Aufwnde fr die Durchfhrung von Analysen nach Systemkategorien
Technik
GesamtAufwand
sehr
gering
gering
++
mittel
++
mittel
++
hoch
mittel
++
hoch
++
mittel
++
sehr hoch
+++
sehr hoch
Vorgehen
Bei der Planung der Einfhrung eines Dokumenten-Management-Systems empfiehlt
sich im allgemeinen folgendes Vorgehen:
Grobanalyse
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 6 von 49
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 7 von 49
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 8 von 49
Ist-Analyse
Projekt
Fachber
eich
Thema
ProjektNr.
Abteilung
Listentyp
Autor
Listennr.
IstAnalyse
Datum
Version
Stellenzeich.
Telefon
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 9 von 49
Ja/Nein-Fragen
Beispiel
Auswertungsmglichkeiten
Prozentwerte
Dokument-Analyse (Dok_A)
Bei der Dokument-Analyse wird erhoben, welche Quellen (CI-Dateien, NCI-Dateien,
Papier, Fax, Mikrofilm etc.) fr Dokumente vorliegen, welche Merkmale und
Eigenschaften sie besitzen und welche Dokumentklassen im Unternehmen
vorhanden sind. Dokumentklassen werden gebildet, um sinnvolle Gruppierungen von
Dokumenten nach physischen, formalen, inhaltlichen oder rechtlichen Kriterien zu
ermglichen.
In Abhngigkeit der einzubeziehenden Daten und Dokumente knnen bei der
Dokument-Analyse
formale Kriterien, z.B. Aufbau oder Layout,
inhaltliche Kriterien, z.B. Such- und Ordnungsbegriffe oder identifizierende
Merkmale und
rechtliche Aspekte, z.B. Rechtscharakter oder Aufbewahrungsfristen,
unterschieden werden. Bei Papierdokumenten sind auerdem qualitative Aspekte
wie Papierstrken, Farben, Opazitt, Beschriftung oder Formate, bei Dateien
dagegen Kriterien wie Formate, erzeugende und anzeigende Programme zu
erheben.
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 10 von 49
Dokumentanalyse
Abspeicherung
Aufbewahrungspflicht
Aufbewahrungsfrist
Art der
Aufzeichnung
Wiederfinden
Abb. 3: Dokument-Analyse
Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon
Thema
Listentyp
Listennr.
Ist-Analyse
Datum
Dokument-Analyse (Dok_A) Version
Dok_A05
Merkmale
Dok_A06
Format
Sachgebiet
Ordnungsmittel
Lfd.
Nr.
Bezeichnung
Dok_A01
Name
Dok_A02
Typ
Dok_A03
Form
Dok_A04
Klasse
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Dok_A07
Beidseitig
Dok_A08
Rckseite
Dok_A09
Eine Seite
Dok_A10
Vordruck
Datei DOK_A.XLS
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 11 von 49
Ausfllen
Zugehriges Sachgebiet
Zugehriges Ordnungsmittel aus der Ordnungsmittel-Analyse Ord_A
Teil 3
Spalte
Lfd. Nr.
Bezeichnung
Dok_A01Nam
e
Dok_A02Typ
Dok_A03Form
Dok_A04Klass
e
Dok_A05Merk
male
Dok_A06Form
at
Dok_A07Beids
eitig
Dok_A08Rck
seite
Dok_A09Eine
Seite
Dok_A10Vordr
uck
Dok_A11Vordr
ucknr.
Dok_A12Hinte
rgrund
Dok_A13Scan
bar
Ausfllen
Laufende Nummer
Dokumentenbezeichnung Dokument 1 bis Dokument n
Name/Bezeichnung (Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur
statistischen Auswertung)
Dokumententyp: Vordruck, Brief etc.(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der
Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)
Form des Dokumentes: Papier, Datei etc.(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der
Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)
Dokumentenklasse(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur
statistischen Auswertung)
Besondere Merkmale, z.B. Heftung, Klammerung etc.(Allgemeine Angabe zur
Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)
Format des Dokumentes, z.B. A4(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der
Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)
0: einseitig1: beidseitig
0: Rckseite wird nicht bentigt1: Rckseite wird bentigt
0: mehrere Seiten1: eine Seite
0: kein Durchschreibvordruck1: Durchschreibvordruck
0: keine Vordrucknummer 1: Vordrucknummer eindeutig und auslesbar
0: Dokumentenhintergrund nicht abziehbar1: Dokumentenhintergrund elektronisch
oder beim Scannen abziehbar
Scanbarkeit entsprechend folgender Tabelle1 bedeutet, da ein Dokument sehr gut
scanbar ist,9 bedeutet, da ein Dokument nicht scanbar ist, z.B. wegen zu kleiner
Schrift.Trifft ein Merkmal der Tabelle auf das jeweilige Dokument zu, ist der
entsprechende Wert in die Erfassungsliste einzutragen.Treffen mehrere Merkmale
auf das Dokument zu, ist jeweils der schlechteste Wert einzutragen, z.B.
Computerausdruck und Handschrift in Bleistift bei weier, dichter Papierqualitt
bedeutet mittlere Scanbarkeit von 4
Papierqualitt
Beschriftung
wei, dicht
Durchschlagdu helle
Dunkle
rchsichtig,
Farben(gelb,
Farben(rot,
dnn
grn, rosa u..) grau u..)
Hand, Bleistift
4
8
5
8
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 12 von 49
Ausfllen
Hand,
3
7
4
7
Kugelschreiber
oder Filzstift
Hand,
6
9
9
9
Durchschlag,
bla
Hand, farbige
5
7
9
8
Eintragungen
hell (gelb, rosa
u..)
Hand, farbige
2
3
4
8
Eintragungen
dunkel (rot,
grau u..)
Computereindr 1
2
6
uck Laser,
sauber oder
Schreibmasch.
gut
Computereindr 3
5
7
9
uck Matrix,
bla
Schreibmaschi 1
4
4
6
ne sauber
gute Kopie
1
2
9
schlechte
4
6
9
Kopie
Schrift > 10
1
2
4
6
Pkt.
Schrift < 10
2
5
6
8
Pkt.
Dok_A14Rnd 0: ausgefranste Rnder 1: glatte Rnder
er
Dok_A15Farb 0: keine schlecht erkennbaren Stempel oder Unterschriften1: schlecht erkennbare
en
Stempel oder Unterschriften
Dok_A16OCR/ 0: OCR/ICR nicht mglich (Scanqualitt schlechter 5)1: OCR/ICR mglich
ICR
(Scanqualitt mindestens 7 und Maschinenschrift)
Dok_A17Zuor 0: keine Zuordnung zu Kunde o..1: Zuordnung zu Kunde, o..
dnung
Dok_A18Schla 0: Schlagworte gehen nicht eindeutig aus dem Inhalt des Dokumentes hervor1:
gworte
Schlagworte gehen eindeutig aus dem Inhalt des Dokumentes hervor
Dok_A19Kopi 0: Original1: Kopie
e
Dok_A20Origi 0: keine Aufbewahrung im Original erforderlich1: Aufbewahrung im Original
nal
erforderlich
Dok_A21Aufb Aufbewahrungsfrist in Jahren
ew.frist
Dok_A22Arch. 0: nicht archivierungswrdig1: archivierungswrdig
wrd.
Dok_A23Sign 0: keine elektronische Unterschrift mglich1: elektronische Unterschrift mglich
atur
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 13 von 49
Ausfllen
0: keine Annotationen, Handzeichen auf Papier 1: Annotationen, Handzeichen auf
Papier vorhanden
0: Enddokument 1: Entwurf/In Bearbeitung
0: Einmaliges Dokument1: Redundantes Dokument, z.B. Brief und Fax, Original und
Kopie etc.
Ordnungsmittel-Analyse (Ord_A)
Bei der Ordnungsmittel-Analyse wird anhand der Dokumenttypen der DokumentAnalyse der Aufbau vorhandener Papierakten untersucht:
Ordnungskriterien,
Zugriffskriterien,
Laschen und Deckbltter,
Reihenfolge des Inhalts,
Anteile des selbsterzeugten und fremderzeugten Schriftgutes.
Ordnungssystem
Fallbeispiel
Inhaltlich
(Schlagworte,
Thesaurus)
Verwaltungsbezogen
("Aktenplan")
formal
(alphabetisch,
chronologisch,
numerisch)
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 14 von 49
Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon
Thema
Listentyp
Listennr.
Ist-Analyse
Datum
Ordnungsmittel-Analyse(OA)Version
Archivbezeichnung (AA)
Sachgebiet(e)
Lfd.
Nr.
Ordnungsmittelbezeichnung
Ord_A01
Typ
Ord_A02
Ord_A03
Beschriftung Klassen
Ord_A04
Ord_A05
Organisation Aufteilung
Ord_A06
Deckblatt
Ord_A07
Ord_A08
Inhaltsverz. Aktenplan
Ord_A09
Sortiert
Ord_A10
Reihenfolge
Datei ORD_A.XLS
Ausfllen
Archivbezeichnung aus der Archiv-Analyse (Arc_A)
Sachgebiet(e) des Archivs
Teil 3
Spalte
Lfd. Nr.
Ordnungsmittelbezeichnung
Ausfllen
Laufende Nummer
Gleich strukturierte Ordnungsmittel im Archiv, z.B.
Kreditordner
Typ des Ordnungsmittels, z.B. Ordner,
Hngeregister, Archivkarton, Hefter(Allgemeine
Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)
Rckenbeschriftung(Allgemeine Angabe, nicht zur
statistischen Auswertung)
Liste zugeordneter
Dokumentenklassen(Allgemeine Angabe, nicht zur
Ord_A01Typ
Ord_A02Beschriftung
Ord_A03Klassen
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 15 von 49
Ausfllen
statistischen Auswertung)
Grundstzliche Organisation: 1: jahrgangsweise2:
thematisch 3: kundenbezogen 4: sequentiell5:
sonstige
Aufteilung des Ordnungsmittels:1: Laschen2:
Register3: Zwischenbltter4: Einhngemappen5:
Papierstreifen6: sonstige
0: kein Deckblatt1: Deckblatt
0: kein Inhaltsverzeichnis1: Inhaltsverzeichnis
0: Aktenplan nicht vorhanden1: Aktenplan
vorhanden (beilegen)
0: enthaltene Dokumente nicht in
Sortierreihenfolge1: enthaltene Dokumente in
Sortierreihenfolge
0: Sortierreihenfolge mu nicht elektronisch
abgebildet werden1: Sortierreihenfolge mu
elektronisch abgebildet werden
0: Aufbau nicht bindend1: Aufbau bindend
minimale Seitenanzahl des jeweiligen
Ordnungsmittels im Archiv
maximale Seitenanzahl des jeweiligen
Ordnungsmittels im Archiv
durchschnittliche Seitenanzahl des jeweiligen
Ordnungsmittels im Archiv
0: nicht redundant in anderer Akte1: redundant in
anderer Akte
0: Original nicht in dieser Akte1: Original in dieser
Akte
0: keine Heftung1: Heftung, die vor dem Scannen
entfernt werden mu
Ord_A04Organisation
Ord_A05Aufteilung
Ord_A06Deckblatt
Ord_A07Inhaltsverz.
Ord_A08Aktenplan
Ord_A09Sortiert
Ord_A10Reihenfolge
Ord_A11Aufbau
Ord_A12Min. Seiten
Ord_A13Max. Seiten
Ord_A14Seiten
Ord_A15Redundanz
Ord_A16Original
Ord_A17Heftung
Archiv-Analyse (Arc_A)
Bei der Archiv-Analyse wird erhoben, wie, wo und welche Mengen an Informationen
und Dokumenten abgelegt bzw. archiviert werden und wie das heutige Archiv
organisiert ist. Hierbei sind sowohl Handablagen, Abteilungsarchive als auch zentrale
Archive zu bercksichtigen. Die verschiedenen Archive sind im Hinblick auf
Redundanz, Vollstndigkeit, Sicherheit und Aktualitt zu analysieren. Weiterhin sind
die gegenwrtigen Verfahren zur Kennzeichnung, Bereitstellung, Ersteinstellung und
Rcksortierung von Dokumenten aufzunehmen.
Ziele der Archiv-Analyse
Ein Ziel der Archiv-Analyse ist es, das derzeitige Papiervolumen und den Zuwachs
festzustellen, um das Nutzenpotential bei Einfhrung eines DokumentenManagement-Systems festzustellen. Mit der Archiv-Analyse kann auch die Menge
der redundant abgelegten Informationen ermittelt werden. Ziel wird es sein,
Kopierarbeiten, die Verteilung der Kopien und damit zusammenhngend
Mehrfachablagen zu vermeiden. Bei der Verfgbarkeit eines elektronischen
Informationssystems am Arbeitsplatz bringt dies eine Ersparnis von Zeit und Papier
mit sich. Ein weiteres Ziel der Archiv-Analyse ist es, die Sortierung, die
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 16 von 49
Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon
Thema
Listentyp
Listennr.
Ist-Analyse
Archiv-Analyse (Arc_A)
Datum
Version
Arc_A06
Aktenkz
Arc_A08
Abschlu
Archivbezeichnung
Archivart
Archivtyp
Standort
Gre
Organisation
Zustndigkeit
Aufbewahrungstypen
Lfd.
Nr.
Ordnungsmittel
Arc_A01
Anzahl
Ars_A02
Meter
Arc_A03
Zuwachs
Arc_A04
Arc_A05
Entsorgung Vorgang
Arc_A07
Temporr
Arc_A09
Zugriff 1T
Arc_A10
Zugriff 1W
Datei ARC_A.XLS
Ausfllen
Bezeichnung des Archivs
Fachliche Kennzeichnung
CI, NCI, Microfilm, Papier etc.
Ort, Abteilung, Gruppe, Zimmer-Nr. etc.
qm oder Rume
zentral / dezentral / Zwischenlager / Abteilung
Abteilung, Person, Stelle, Tel.
Regale, Schrnke, Hngeregister etc.
Teil 3
Spalte
Lfd. Nr.
Ordnungsmittel
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Ausfllen
Laufende Nummer
Jedes im Archiv stehende gleich strukturierte Ordnungsmittel
(Ord_A), d.h. zum gleichen Thema und mit gleicher inhaltl.
Zusammensetzung
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 17 von 49
Ausfllen
Anzahl des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv
Lfd. Meter des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv
Monatlicher Zuwachs in Anzahl Ordnungsmitteln
Entsorgung nach wieviel Jahren
0: Ein Ordnungsmittel pro Vorgang1: Mehrere Ordnungsmittel
pro Vorgang
0: kein Aktenkennzeichen1: Aktenkennzeichen vorhanden
0: tote/fertige Akte1: lebende/temporre Akte
0: Ordnungsmittel kommt sofort nach Anlage in das Archiv1:
Ordnungsmittel kommt erst nach Abschlu Vorgang in das
Archiv
Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel am ersten
Tag
Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel in der ersten
Woche
Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel im ersten
Monat
Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel im ersten
halben Jahr
Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel im ersten
Jahr
Anzahl Zugriffe auf jeweiliges Ordnungsmittel in den ersten
7Jahren
0: Heraussuchen und Rcksortierungen durch
Archivfachpersonal1: Heraussuchen und Rcksortierungen
durch Sachbearbeiter
Arc_A06Aktenkennzeichen
Arc_A07Temporr
Arc_A08Abschlu
Arc_A09Zugriff 1T
Arc_A10Zugriff 1W
Arc_A11Zugriff 1M
Arc_A12Zugriff 6M
Arc_A13Zugriff 1J
Arc_A14Zugriff 7J
Arc_A15Rcksort.
Nutzungs-Analyse (Nutz_A)
Bei der Nutzungs-Analyse lassen sich
Benutzersicht (Anforderung von Dokumenten) und
Archivsicht (Bereitstellung von Dokumenten)
unterscheiden. Die Nutzungs-Analyse soll zur Bewertung des vorhandenen
Dokumentenbestandes beitragen. Gerade bei groen Altbestnden und/oder einem
groen Aufkommen an Dokumenten im laufenden Betrieb ist die Frage nach der
Archivierungswrdigkeit von besonderem Interesse. Damit verbunden ist auch die
Frage, inwieweit eine Erfassung der Altbestnde notwendig ist.
Bei der Nutzungs-Analyse werden Zugriffsprofile analysiert, das heit es wird
festgestellt, wie die Mitarbeiter im allgemeinen suchen. Hierzu gehrt, ob
beispielsweise auf komplette Akten oder auf einzelne Dokumente zugegriffen wird.
Weiterhin wird untersucht, wo die Mitarbeiter suchen, das heit, ob sie berwiegend
auf ihre private Ablage zugreifen, auf Handakten, auf Abteilungs- oder auf
Zentralarchive. Auch Zugriffshufigkeiten und -zeitpunkte sowie die Effizienz und der
Erfolg von Suchvorgngen mssen untersucht werden.
Vorhandene Transport- und Wartezeiten lassen auf mgliche Effizienzpotentiale
schlieen. Wichtig ist auch die Untersuchung, ob im allgemeinen auch wirklich das
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 18 von 49
Nutz_A Nutzungs-Analyse
Projekt
Projekt-Nr.
Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon
Thema
Listentyp
Listennr.
Ist-Analyse
Datum
Nutzungs-Analyse (Nutz_A) Version
Nutz_A03
Nutz_A06
Nutz_A07
Nutz_A08
Sachgebiet
Jahrgang
Sonstige
Archivbezeichnung (Arc_A)
Lfd.
Nr.
Dokument
Nutz_A01
Sicht
Nutz_A02
Referenzen
Arb.schritt
Nutz_A04
Nutz_A05
Suchkriterien
Dokumente Eindeutig
Namen
Nutz_A09
Zugriffsart
Nutz_A10
Nutz_A11
Zugriffshuf. Benutzer
Datei NUTZ_A.XLS
Ausfllen
Archivbezeichnung aus der Archiv-Analyse (Arc_A)
Teil 3
Spalte
Lfd. Nr.
Dokument
Nutz_A01Sicht
Ausfllen
Laufende Nummer
Dokument aus Dokument-Analyse
Verschiedene Sichten der Nutzung von
Dokumenten (mehrere Angaben mglich): E:
ErfasserQ: QualittskontrolleA: AnwenderK:
KontrolleP: PrfenV: Verwalten/AdministratorF:
Fremdanwender (andere Abteilung etc.)
allgemeine Angaben, nicht zur statistischen
Auswertung
Zugehriger Arbeitsschritt der Vorgangs-Analyse
Referenzen(Nutz_A02-Nutz_A03)
Nutz_A02Arbeitsschritt
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 19 von 49
Ausfllen
(Vorg_A)
Bezeichnung(en) der referenzierten Dokumente
der Dokument-Analyse (Dok_A)
Nutz_A03Dokumente
Suchkriterien(Nutz_A04-Nutz_A08)
Nutz_A04Eindeutig
Nutz_A05Namen
Nutz_A06Sachgebiet
Nutz_A07Jahrgang
Nutz_A08Sonstige
Nutz_A09Zugriffsart
Nutz_A10Zugriffshuf.
Nutz_A11Benutzer
Nutz_A12Alternative
Nutz_A13Status
Nutz_A14Zeitpunkt
Nutz_A15Suchzeit
Nutz_A16Transportzeit
Nutz_A17Liegezeit
Nutz_A18Bearb.zeit
Nutz_A19Ablagezeit
Nutz_A20Abl.zeitpkt.
Nutz_A21Versionen
Nutz_A22Wiedervorlage
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 20 von 49
Ausfllen
0: Dokumernt wird nicht nur gelesen / angezeigt1:
Dokument wird nur gelesen / angezeigt
0: keine Annotationen1: Anbringen von
Annotationen
0: Dokument wird nicht gendert1: Dokument wird
gendert
0: Dokument wird nicht neu erstellt / erzeugt1:
Dokument wird neu erstellt / erzeugt
0: Dokument wird nicht abgezeichnet1: Dokument
wird abgezeichnet
0: Dokument wird nicht gelscht / vernichtet1:
Dokument wird gelscht / vernichtet
0: Dokument wird nicht kopiert1: Dokument wird 1
mal kopiert2: Dokument wird 2 mal kopiert3:
Dokument wird 3 mal kopiert4: Dokument wird 4
mal kopiert5: Dokument wird 5 mal kopiert6:
Dokument wird 6 mal kopiert7: Dokument wird 7
mal kopiert8: Dokument wird 8 mal kopiert9:
Dokument wird 9 mal oder mehr kopiert
0: keine sonstige Bearbeitung des Dokumentes1:
sonstige Bearbeitung des Dokumentes
Hilfsmittel zur Bearbeitung des Dokumentes1:
dezentrale Anwendungen2: Officepakete3: HostAnwendungen4: manuell (Schreibmaschine
u..)5: Sonstige6: keine
Weiterleitung1: Verbleib des Dokumentes beim
Mitarbeiter2: Ablage3: Weiterleitung
Nutz_A24Annotation
Nutz_A25ndern
Nutz_A26Erstellen
Nutz_A27Abzeichnen
Nutz_A28Lschen
Nutz_A29Kopieren
Nutz_A30Sonstiges
Nutz_A31Hilfsmittel
Nutz_A32Weiterleit.
Organisations-Analyse (Org_A)
Im Rahmen der Organisations-Analyse sind alle Abteilungen eines Unternehmens zu
untersuchen, die in das System involviert sind. In diesem Zusammenhang sind die
Kommunikationsbeziehungen zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens,
insbesondere der Quellen, Wege, Ziele und Medien fr den Austausch von
Dokumenten zu untersuchen, aber ebenso auch Kommunikationsbeziehungen zu
externen Stellen. Weiterhin sind die Qualifikationen der Mitarbeiter je Abteilung im
fachlichen, technischen und sozialen Bereich sowie deren Aufgaben zu erheben.
Anhand der Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter vor der DMS-Einfhrung kann
festgestellt werden, welche Mitarbeiterrollen es gibt und welche Systemkomponenten
fr den jeweiligen Mitarbeiter zugnglich sein mssen. Daneben mssen im Rahmen
der Organisations-Analyse die Rechte und Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter
sowie die personellen Verflechtungen innerhalb der Unternehmung aufgedeckt
werden. Zu diesem Zweck knnen Organigramme erstellt werden, die Auskunft ber
die hierarchischen Positionen und die damit verbundenen Kompetenzen geben.
Ziele der Organisations-Analyse
Ziel der Organisations-Analyse ist es, verschiedene Profile einschlielich der durch
ein DMS neu entstehenden Profile fr zustzliche Funktionen wie Scannen,
Indizieren, Fach- und Systemadministration und eventuell erforderliche neue
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 21 von 49
Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon
Thema
Listentyp
Listennr.
Ist-Analyse
Datum
Organisations-Analyse (OrgA)
Version
Org_A06
Zugriff DV
Org_A07
Rechte DV
Abteilung
Lfd.
Nr.
Funktion
Org_A01
Vorges.
Org_A02
Nach
Org_A03
Neben
Org_A04
Archiv
Org_A05
Rechte A.
Org_A08
Fax
Org_A09
Ablage
Org_A10
Suchen
Org_A11
Ext.Empf.
Datei ORG_A.XLS
Ausfllen
Bezeichnung der Abteilung
Teil 3
Spalte
Lfd. Nr.
Funktion
Org_A01Vorges.
Ausfllen
Laufende Nummer
Funktion/Rolle
Vorgesetzte Stelle(allgemeine Angabe, nicht zur
statistischen Auswertung)
Nachgeordnete Stelle(n)(allgemeine Angabe, nicht
zur statistischen Auswertung)
Nebengeordnete Stelle(n)(allgemeine Angabe,
nicht zur statistischen Auswertung)
Archiv(e) der Archiv_Analyse (Arc_A), auf die
zugegriffen wird(Referenzen auf Archiv-Analyse
Arc_A,allgemeine Angabe, nicht zur statistischen
Auswertung)
Zugriffsrechte auf Archiv(e)0: kein Zugriff1: Zugriff
Org_A02Nach
Org_A03Neben
Org_A04Archiv
Org_A05Rechte A.
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 22 von 49
Ausfllen
nur auf Extrakt nach Anforderung2: nur Lesen3:
Lesen und ndern von Informationen4: Lesen und
Erstellen von Informationen 5: Lesen, ndern und
Erstellen von Informationen6: Lesen, ndern,
Erstellen, Entnahme und Vernichtung von Inf.7:
Berechtigung zur Vergabe von
Zugriffsmglichkeiten
Zugriff auf elektronische Informationen0: kein
Zugriff auf elektronische Informationen1:
berwiegend auf dem Grorechner2:
berwiegend auf dezentralen Systemen (lokaler
PC, PC-Netz)3: berwiegend E-Mail4:
berwiegend CD-ROM
Zugriffsrechte auf elektronische Informationen0:
kein Zugriff auf elektronische Informationen1: nur
Lesen2: Lesen und ndern von Informationen3:
Lesen und Erstellen von Informationen 4: Lesen,
ndern und Erstellen von Informationen5: Lesen,
ndern, Erstellen und Vernichtung von Inf.6:
zustzlich Berechtigung zur Vergabe von
Zugriffsrechten
0: kein Zugriff auf Informationen ber Fax1:
direkter Zugriff auf Informationen ber Fax2: FaxZugriff ber Hauspost
durchschnittliche Arbeitszeit (in Minuten) pro Tag
fr Ablage von Informationen (z.B. Vorbereitung
Ordnungsmittel, Sortieren, Rcksortieren, Ablegen
usw.)
durchschnittliche Arbeitszeit (in Minuten) pro Tag
fr die Suche nach Informationen
Informationsempfang von externen Stellen0: keine
Informationen von externen Stellen1: berwiegend
Papier2: berwiegend Fax3: berwiegend
elektronisch
Informationsempfang von anderen
Mitarbeitern/Abteilungen0: keine Informationen
von anderen Mitarbeitern/Abteilungen1:
berwiegend Papier2: berwiegend Fax3:
berwiegend elektronisch
Informationsweitergabe an externe Stellen0: keine
Informationsweitergabe an externe Stellen1:
berwiegend Papier2: berwiegend Fax3:
berwiegend elektronisch
Informationsweitergabe an andere
Mitarbeiter/Abteilungen0: keine
Informationsweitergabe an andere
Mitarbeiter/Abteilungen1: berwiegend Papier2:
berwiegend Fax3: berwiegend elektronisch
Org_A06Zugriff DV
Org_A07Rechte DV
Org_A08Fax
Org_A09Ablage
Org_A10Suchen
Org_A11Ext. Empf.
Org_A12Int. Empf.
Org_A13Ext. Weiterg.
Org_A14Int. Weiterg.
Vorgangs-Analyse (Vorg_A)
Im Rahmen der Vorgangs-Analyse werden alle im Unternehmen vorkommenden
Vorgnge untersucht, bei denen Informationen und Dokumente erstellt, gendert,
gelesen oder gelscht werden. Zu unterscheiden ist dabei zwischen Ttigkeiten, die
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 23 von 49
Dokumente
z.B. - Eingang
- Hinzuziehung
- Ausgang
Arbeitspakete
- Name, Bezeichnung
- Hufigkeit
- Einzelmodul mit Wiederholung oder
- Einzelbestandteil Arbeitsflu
Hierarchische
Position
- Qualifikation
- Rolle
- Kompetenz
Kommunikation
z.B. - mu
- nach Erfordernis
- zufllig
Dateneingabe
Datenausgabe Host
Welche
Dateneingabe
Anwendungen?
Lokal
Datenausgabe
Sonstige Werkzeuge
Wer
Vorgang
Ausgang
Bearbeitungs- interne
zeit
Lieferzeit
Ansto Weitergabe
- wenn fertig
- wenn abgefordert
Art des
Ergebnisses
Wegezeit
Wege Weitergabe
entsprechend Ergebnis
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 24 von 49
Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon
Thema
Listentyp
Listennr.
Ist-Analyse
Datum
Vorgangs-Analyse (Vorg_A) Version
Vorgangsbezeichnung
Vorgangsbeschreibung
Lfd.
Nr.
Arbeitsschritt
Vorg_A01
Beschr.
Vorg_A02
Vorgnger
Vorg_A03
Nachfolger
Vorg_A04
Vorg_A05
Dokumente Kommuni.
Vorg_A06
Vorg_A07
Hilfsmittel
Programme Abfragen
Vorg_A08
Vorg_A09
Vorg_A10
Vordruck
Textbaust.
Mitarbeiter
Datei VORG_A.XLS
Ausfllen
Bezeichnung des Vorgangs
kurze inhaltliche Beschreibung des Vorgangs
Teil 3
Spalte
Lfd. Nr.
Arbeitsschritt
Vorg_A01Beschr.
Ausfllen
Laufende Nummer
Arbeitsschrittbezeichnung
kurze inhaltliche Beschreibung des
Arbeitsschrittes(allgemeine Angabe, nicht zur
statistischen Auswertung)
Bezeichnung des/der Vorgngerarbeitsschritte(s)
(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen
Auswertung)
Bezeichnung des/der folgenden Arbeitsschritte(s)
(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen
Auswertung)
Liste der benutzten Dokumente aus der
Dokument-Analyse (Dok_A) (allgemeine Angabe,
nicht zur statistischen Auswertung)
Liste der Mitarbeiter/Abteilungen, die in diesen
Arbeitsschritt involviert sind(allgemeine Angabe,
nicht zur statistischen Auswertung)
Vorg_A02Vorgnger
Vorg_A03Nachfolger
Vorg_A04Dokumente
Vorg_A05Kommunikation
Hilfsmittel(Vorg_A06-Vorg_A10)
Vorg_A06Programme
Vorg_A07Abfragen
Vorg_A08Vordruck
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 25 von 49
Ausfllen
0: keine Textbausteine1: Textbausteine
0: keine Anfragen an andere Mitarbeiter /
Abteilungen1: Anfragen an andere Mitarbeiter /
Abteilungen
Benutzte Programme(Vorg_A11-Vorg_A13)
Vorg_A11Inf.Anzeige
Vorg_A12Inf.Erstellen
Vorg_A13Dateneingabe
Vorg_A14Richtlinien
Technik-Analyse (Tec_A)
Im Rahmen der Technik-Analyse werden die in einem Unternehmen bestehenden
Hard- und Softwarekomponenten zusammengestellt. Bei der Einfhrung eines
Dokumenten-Management-Systems sollte die vorhandene technische Infrastruktur
aus Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten weitgehend genutzt werden knnen. Die
frhzeitige Erhebung der technischen Randbedingungen erleichtert das generelle
Verstndnis der Arbeitsumgebung und Organisation, da diese letztendlich durch die
bestehende technische Infrastruktur geprgt wurden.
Relevante technische Rahmenbedingungen ergeben sich vor allem aus den
folgenden Gegebenheiten:
IT-Strategie (z.B. unternehmensinterne Standards),
vorhandene Hardware (Netze, Server- und Host-Systeme, PCs, Drucker),
vorhandene
Software
(Datenbanken,
fachspezifische Anwendungen),
Broautomatisierungsanwendungen,
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 26 von 49
Arbeitsplatzrechner
Lfd.
PC
Nr.
Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon
Tec_A01
Masch.nr.
Tec_A02
Standort
Tec_A03
Prozessor
Tec_A04
RAM
Thema
Listentyp
Listennr.
Ist-Analyse
Technik-Analyse (Tec_A)
Datum
Version
Tec_A05
SCSI
Tec_A06
Tec_A07
Netzanschl. HD Gesamt
Tec_A08
HD Frei
Tec_A09
Monitor
Tec_A10
Farbe
Datei TEC_A_AP.XLS
Ausfllen
Laufende Nummer
Bezeichnung
Maschinennummer des PC(allgemeine Angabe,
nicht zur statistischen Auswertung)
Standort des PC(allgemeine Angabe, nicht zur
statistischen Auswertung)
Prozessor0: < 486er1: 486er2: Pentium
RAM ausbaubar bis (MB)0: 32 MB1: > 32 MB
0: keine SCSI-Schnittstelle1: SCSI vorhanden
0: kein Netzanschlu1: Netzanschlu
Gesamtkapazitt der Festplatte
freier Festplattenspeicher
Bildschirmgre in Zoll0: 151: 172: 193: 21
0: Schwarzweimonitor1: Farbmonitor
Monitorauflsung0: 800 * 6001: 1.024 * 7682:
1.600 * 1.200
0: normale Tastatur1: ergonomische Tastatur
0: keine Maus1: Maus vorhanden
Tec_A02Standort
Tec_A03Prozessor
Tec_A04RAM
Tec_A05SCSI
Tec_A06Netzanschlu
Tec_A07HD Gesamt
Tec_A08HD Frei
Tec_A09Monitor Gre
Tec_A10Farbe
Tec_A11Auflsung
Tec_A12Tastatur
Tec_A13Maus
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 27 von 49
Drucker
Lfd.
Nr.
Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon
Drucker
Tec_A01
Masch.nr.
Tec_A02
Standort
Tec_A03
Video-Int.
Tec_A04
Auflsung
Thema
Listentyp
Listennr.
Ist-Analyse
Technik-Analyse (Tec_A)
Datum
Version
Tec_A05
Skalierbar
Tec_A06
Tec_A07
Tec_A08
Geschwind. Netzanschl. Speicher
Tec_A09
Aufrst
Tec_A10
Datei TEC_A_DR.XLS
Ausfllen
Laufende Nummer
Druckerbezeichnung
Inventar-Nummer des Laserdruckers
Tec_A02Standort
Tec_A03Video-Int.
Tec_A04Auflsung
Tec_A05Skalierbar
Tec_A06Geschwindigkeit
Tec_A07Netzanschlu
Tec_A08Speicher
Tec_A09Aufrst.
Netzwerke
Die Erfassung der bestehenden Netzwerk-Komponenten ist mit der entsprechenden
Abteilung abzustimmen bzw. gemeinsam zu erarbeiten.
Server- und Host-Systeme
Die Erfassung der bestehenden Server- und Host-Systeme ist
entsprechenden Abteilung abzustimmen bzw. gemeinsam zu erarbeiten.
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
mit
der
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 28 von 49
Software
Lfd.
Nr.
Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon
Installierte Software
Tec_A01
Installat.
Tec_A02
Speichern
Tec_A03
Sichern
Tec_A04
Sp.bedarf
Thema
Listentyp
Listennr.
Ist-Analyse
Technik-Analyse (Tec_A)
Datum
Version
Tec_A05
Tec_A06
Tec_A08
Tec_A07
Tec_A09
Tec_A10
Datei TEC_A_SW.XLS
Ausfllen
Laufende Nummer
Bezeichnung der Software
Installierte Software0: lokal1: dezentral2: zentral
Tec_A02Speichern
Tec_A03Sichern
Tec_A04Sp.bedarf
Bezeichnung
Bezeichnung
1
Bezeichnung
2
Bezeichnung
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Merkmal 1
100
Merkmal 2
800
Merkmal 3
0
...
...
Merkmal n
1.000
10
20
...
10
100
10.000
11
...
1.000
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 29 von 49
Bezeichnung
x
Summe
Min.
Max.
20
16
...
...
407
10
100
20
100.560
16
10.000
4732
108
0
11
5
...
...
...
...
7
16.031
10
1.000
780
Erluterung
Laufende Nummer
Bezeichnung aus der entsprechenden
Detailanalyse (z.B. Dokument, Ordnungsmittel,
Arbeitsschritt )
Merkmale der entsprechenden Detailanalysen
Merkmal 1 bis n
Auswertungszeilen
Zeile
Summe
Min.
Max.
Erluterung
Summe der entsprechenden Spalten
minimaler Wert der verschiedenen Spalten
maximaler Wert der verschiedenen Spalten
jeweiliger Durchschnittswert der Spalten
(Durchschnitt)
Beispiel
Archiv-Analyse, Merkmal Arc_A01: Anzahl Ordnungsmittel in einem Archiv
Lfd. Nr
Ordnungsmittel
1
2
3
4
5
Ordner Kredit
Handakte Kredit
xxx
xxx
xxx
Summe
Min.
Max.
Arc_A01
Anzahl
50
100
50
10
40
250
10
100
50
Bezeichnung Merkmal 1
Bezeichnung 1
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Merkmal 2
8
Ist-Analyse
12.01.1998
Merkmal 3
2
...
...
Merkmal n
1
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 30 von 49
2
3
Bezeichnung 9
x
4
...
...
...
...
3,5
...
3,1
Ausprgung 1
Ausprgung 2
Ausprgung 3
Ausprgung 4
Ausprgung 5
Ausprgung 6
Ausprgung 7
20
10
10
10
5
10
5
30
20
5
5
5
5
5
0
10
20
30
10
5
1
...
...
...
...
...
...
...
1
30
30
11
1
2
4
Ausprgung 8
Ausprgung 9
5
5
0
10
2
2
...
...
1
0
Erluterung
Laufende Nummer
Bezeichnung aus der entsprechenden Detailanalyse (z.B. Dokument,
Ordnungsmittel, Arbeitsschritt )
Merkmale der entsprechenden Detailanalysen
Auswertungszeilen
Zeile
(Durchschnitt)
Erluterung
jeweiliger Durchschnittswert der Spalten
Ausprgung 0 bis 9
Beispiel
Dokument-Analyse, Merkmal Dok_A13:
Scanbarkeit von 1 (gut scanbar) bis 9 (nicht scanbar)
Lfd Bezeichnung
.
Nr
Dok_A13
Scanbar
2
3
7
8
2
1
Lieferschein Vordruck 1
2
Lieferschein Vordruck 2
3
Rechnung 1
4
Rechnung 2
5
Mahnung 1
4,4
Ausprgung 1
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
0
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 31 von 49
2
1
0
0
0
1
1
0
Ja/Nein-Fragen
Bei Ja/Nein-Fragen in den Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten knnen
Prozentangaben eines Merkmals ermittelt werden.
Muster einer Auswertung von Ja/Nein-Fragen
Lfd. Nr
1
Bezeichnung
Bezeichnung
1
Bezeichnung
2
Bezeichnung
3
2
3
Merkmal 1
1
Merkmal 2
0
Merkmal 3
1
...
...
Merkmal n
1
...
...
...
...
25%
10%
...
80%
Bezeichnung 1
x
Prozent
50%
Erluterung
Laufende Nummer
Bezeichnung aus der entsprechenden Detailanalyse (z.B. Dokument,
Ordnungsmittel, Arbeitsschritt )
Merkmale der entsprechenden Detailanalysen
Auswertungszeilen
Zeile
Prozent
Erluterung
Prozentwert der entsprechenden Spalten
Beispiel
Dokument-Analyse, Merkmal Dok_A14: Rnder (ausgefranst: 0, glatt: 1)
Lfd. Nr
Ordnungsmittel
1
2
3
4
5
Lieferschein Vordruck 1
Lieferschein Vordruck 2
Rechnung 1
Rechnung 2
Mahnung 1
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Dok_A14
Rnder
1
1
1
0
1
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 32 von 49
80%
Zugriffshufigkeit
8.00 Uhr
10.00 Uhr
12.00 Uhr
14.00 Uhr
16.00 UIhr
Die folgende Abbildung zeigt das Nutzungsprofil eines Dokumentes ber seine
Lebensdauer hinweg. Ab dem Zeitpunkt der Verfgbarkeit im System wird auf ein
Dokument im Mittel etwa eine Woche lang regelmig zugegriffen. Danach
verringern sich die Zugriffe, und nach 30 Tagen sind kaum noch Anforderungen zu
verzeichnen.
Die
Nutzungsprofile
bestimmen
zusammen
mit
den
Dokumentenmengen die Speicherkapazitt der Ablage-Ebene (Festplatten zur
Zwischenspeicherung) fr den direkten Dokumentenzugriff ohne den Umweg ber
optische Speicher, auf denen die archivierungswrdigen Dokumente abgelegt sind.
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 33 von 49
Zugriffshufigkeit
1 Tag
10 Tage
1 Monat
6 Monate
5 Jahre
Besondere Ergebnistypen
Fr die anschlieenden
bersichten zu bilden:
bergreifenden
Auswertungen
sind
verschiedene
Dokumentenklassen,
Ordnungskriterien,
Zugriffsmerkmale (identifizierende und klassifizierende),
Zugriffs- und Rechteprofile.
bergreifende Auswertungen
Die bergreifenden Auswertungen zeigen die Zusammenhnge der Erfassungslisten
untereinander. Fr die bergreifenden Auswertungen der Ergebnisse der
Detailanalysen ist Voraussetzung, da alle wichtigen Informationen vollstndig,
konsolidiert, ohne Varianten, in gleicher Tiefe und gleichem Detaillierungsgrad
vorliegen. Die Verdichtung der Einzelanalysen mu bereits erfolgt sein. Bei den
bergreifenden Auswertungen werden nicht mehr einzelne Analysen oder Fragen,
sondern das Ergebnis in Form von bersichten und Kategorien (Informationstypen,
Zugriffstypen, gemittelte Zugriffszeiten u.a.) bercksichtigt.
Auswertungsbereiche
Auswertungen knnen nach verschiedenen Bereichen sinnvoll oder erforderlich sein.
Die verschiedenen Kriterien der Detailanalysen knnen folgenden elf
Auswertungsbereichen zugeordnet werden:
Kosten / Wirtschaftlichkeit,
Zeitverhalten,
Mengengerste,
Retrieval/Wiederfinden/Klassifikation,
Zugriffsrechte/Zugriffsschutz/Datensicherheit,
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 34 von 49
Lizenzkosten
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
vorhanden
niedrig-hoch
bewertetunwichtigsehr wichtig
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 35 von 49
Zeitverhalten
Unter Zeitverhalten werden die Aufwnde fr das Ablegen, Wiederfinden,
Bereitstellen, Rcksortieren und andere archivsystemrelevante Zeiten verstanden.
Die Zeiten ergeben sich zum einen aus Sicht des Anwenders am Arbeitsplatz und
zum anderen aus Sicht des Archivs, das Informationen bereitstellt und
entgegennimmt. Diese Zeiten knnen erheblich voneinander abweichen, da
Anforderungs-, Transport-, Liege- und Wartezeiten zu bercksichtigen sind.
Schwachstellen der bei der Ist-Analyse ermittelten Zeiten sollen durch die Einfhrung
eines Archivsystems behoben werden.
Schwachstellen
Lange Suchzeiten in- DV- Papierarchiv- Mikrofilmarchiv
vorhanden
niedrig-hoch
bewertetunwichtig
-sehr wichtig
Mengengerste
Die Mengengerste einschlielich der Zugriffsprofile sind ausschlaggebend fr die
Dimensionierung von Archivsystemen, die Einrichtung dezentraler und/oder zentraler
Lsungen, die Auslegung von Servern und Clienten sowie fr Art und Wege der
Informationstransporte. Auf Basis der erhobenen Informationen sind Entscheidungen
fr die Wahl geeigneter Speichersysteme, deren Erweiterungs- und Ausbaufhigkeit
sowie Abschtzungen bezglich der Lebenszeit des Archivs mglich.
Schwachstellen
vorhanden
niedrig-hoch
Informationsvolumen: - Papier- elektronisch- Informationsklasse
1- Informationsklasse 2
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
bewertetunwichtig
-sehr wichtig
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 36 von 49
vorhanden
niedrig-hoch
bewertetunwichtig
-sehr wichtig
Retrieval/Wiederfinden/Klassifikation - Archivsystemstruk-tur
Fr das Retrieval gespeicherter Informationen ist die Indizierung besonders wichtig.
In der Regel lassen sich die Strukturen der Papierablage nicht 1:1 in ein
elektronisches System berfhren, da sonst erhebliche Effizienzpotentiale des
bergreifenden Zugriffs verloren gehen. Die Vergabe von Zugriffskriterien stellt ein
wesentliches Nutzenmerkmal eines Archivsystems dar. Die Organisation
bestehender Papierarchive mu aufgrund der ermittelten Schwachstellen in eine
geeignete Systematik fr ein elektronisches Archiv berfhrt werden.
Schwachstellen
vorhanden
niedrig-hoch
Konkurrierende Zugriffe
Parallelzugriffe
Anteil erfolgloser Recherchen
Eindeutiges Wiederfinden (Informationen werden nicht oder zu
spt gefunden)
Fehlerhafte Rcksortierung
Akten sind nicht vollstndig (es wird z.B. anhand
unvollstndiger Aktenlage entschieden)
Unzureichende Aktenverfolgung
Bei Rckgabe von Akten erfolgt keine Prfung auf
Vollstndigkeit und ordnungsgeme Ergnzung mit neuen
Dokumenten
Bereitstellung von Informationen erfolgt nur auf schriftliche oder
mndliche Anforderung durch andere Mitarbeiter
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt:
Topic:
Datum:
Ist-Analyse
12.01.1998
bewertetunwichtigsehr wichtig
Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 37 von 49
vorhanden
niedrig-hoch
bewertetunwichtigsehr wichtig
Zugriffsrechte/Zugriffsschutz/Datensicherheit
Vorhandene Zugriffsberechtigungssysteme mssen daraufhin geprft werden, ob sie
um die Besonderheiten von elektronischen Archivsystemen ergnzt werden knnen
oder ob eine eigene Benutzerverwaltung fr das Archivsystem erforderlich ist. Die
Vorgaben des Datenschutzes und zur Datensicherheit in Bezug auf
personenbezogene und vertrauliche Informationen sind technisch abzubilden. Fr
eine revisionssichere Archivierung sind besondere Anforderungen an die
Protokollierung von Aktionen und Vernderungen erforderlich.
Schwachstellen
Unzureichende Berechtigungsprofile
Falsche Verteilung der Berechtigungsprofile
Zustndigkeit von Mitarbeitern nicht eindeutig
Keine Berechtigung auf die erforderlichen- AnwendungenInformationen
Restriktive Zugriffsrechte behindern erforderlichen
Informationszugriff
Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Benutzer nicht mglich
Keine Prfung der Zugriffsberechtigung auf das Archiv
Aus dem bestehenden Archiv knnen unkontrolliert Dokumente
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
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PROJECT CONSULT GmbH 1998
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Ist-Analyse
12.01.1998
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Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
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Speicherformate
Die Auswertung nach Speicherformaten beinhaltet die derzeitigen physikalisch
vorliegenden Informationen sowie deren mgliche Umsetzung in digitale Formate fr
das auszuwhlende Archivsystem. In Abhngigkeit des Informationseingangs aus
verschiedenen Quellen (Scanner, Fax, Datei, Host-Anwendung etc.) sind
unterschiedliche Aufzeichnungsformate und Zugriffsarten zu bercksichtigen. Diese
beeinflussen z.B. Mengengerste, Datenbankdesign, Netzwerkauslegung und
Migration.
Schwachstellen
Unterschiedliche Speicherformate auf unterschiedlichsten
Datentrgern
vorhanden
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vorhanden
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Ist-Analyse
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Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
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Organisationsstruktur
Durch diesen Auswertungsbereich werden alle Informationen bercksichtigt, die
Rckschlsse auf Vernderungen der Organisation erlauben. Anpassungen in der
Organisationsstruktur betreffen insbesondere den bergreifenden Zugriff auf
Informationen. Neben den Zugriffsrechten der Mitarbeiter sind auch nderungen der
Aufgabengebiete erforderlich. Durch Archivsysteme entstehen neue Aufgaben wie
Scannen, Qualittssicherung, Indizierung, Jukebox-Operating, Administration und
Pflege des Verfahrens, die durch frei werdendes Personal (z.B. aus Posteingang
oder Datenerfassung) oder zustzliches Personal durchzufhren sind.
Schwachstellen
Unzureichende Regelungen fr die Ablage / Archivierung
Doppelarbeiten werden durchgefhrt
Mangelnde Transparenz bei Arbeitsablufen
Individuelles Arbeiten
Mitarbeiter beschftigen sich mit Aufgaben (Suchen,
Transportieren, Ablegen), die nicht zu ihrem Aufgabenbereich
gehren
Unzureichende ad hoc-Informationsbereitstellung (Verteilung z.
B. vom hausinternen Postweg abhngig)
Posteingangs- / Postausgangsbersicht (nicht vorhanden oder
mhsam zu erstellen)
Bei Aktentransporten gehen einzelne Dokumente, Akten oder
Laufzettel verloren
Postlaufzeit (dauert zu lange)
Verteilungsproblem (Verteiler nicht eindeutig)
Wiedervorlage (manuell, ohne Kontrolle)
Fristenproblem (Termine werden nicht eingehalten)
Mangelnde Untersttzung von Standardaufgaben (z.B. Briefe
werden jedes Mal individuell neu geschrieben)
Prfung von Informationen erfordert Papierumlauf (z.B. VierAugen-Prinzip)
Historie einer Bearbeitung nicht nachvollziehbar
Herkmmliche, papiergesttzte Arbeitstechniken
Verteilungs- und Zuordnungsprobleme
Keine Vergleichs- und Auswertungsmglichkeiten zur
Arbeitsplanung
Nur wenige Ablufe sind standardisierbar
berlastung der Mitarbeiter
Hufige Abwesenheit von Entscheidern
Unzureichende Regelung fr Entsorgung alter Archivbestnde
Ungenaue betriebliche Aufbewahrungszeiten
Kunde: Intern
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Status: Fertig
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Status: Fertig
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Medienbruch durch Einsatz unterschiedlicher Systeme
Faxmitteilungen
Faxkopien im Archiv sind nach lngerer Lagerung nicht mehr
lesbar
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Sonstiges
Schwachstellen
Qualitt- des Papiers- des Aufdrucks- der Vordrucke- der Bilderder Videoaufzeichnungen- der Sprachaufzeichnungen
vorhanden
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-sehr wichtig
Ergebnis
Aus den Ergebnissen der Auswertungen und der Schwachstellenbewertung ergeben
sich die eigentlichen Anforderungen an das knftige Archivsystem, die die Grundlage
fr das fachliche Soll-Konzept bilden. Die fachlichen Anforderungen an ein SollArchiv beeinflussen z.B. den Zugriff auf Informationen (inhaltliche Erschlieung,
Versionsmanagement, Performance, Zugriffsprofile, Richtlinien fr bergreifenden
Zugriff, Zugriffsschutz) oder die Erfassung von Informationen (Codierte
Informationen, Scannen, Faxen, DateiImport, Altarchivbestandserfassung).
Die Auswertungen dienen
verschiedene Bereiche wie:
zudem
als
notwendige
Planungsgrundlage
fr
Budget fr Systemrealisierung,
Entscheidungsvorlage fr die gewnschte Systemkategorie
Ressourcen,
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Ausblick
Wie aus den vorangehenden Abschnitten deutlich wurde, ist der Aufwand der IstAnalyse nicht zu unterschtzen. Der Umfang lt sich erfahrungsgem abschtzen,
wenn die Vorbereitung fr die Ausgabe der Fragebgen oder Erfassungslisten
durchgefhrt wird. Die Ist-Analyse erfordert ein zielgerichtetes Vorgehen und ist als
eigenes kleines Vorprojekt zu betrachten.
Nutzung von Tools
Zur Untersttzung der Ist-Analyse bietet sich je nach Projektgre der Einsatz
verschiedener Tools an, wobei sich jeweils nur die Daten auswerten lassen, die auch
vorher sinnvoll und sorgfltig erfat wurden.
A fool with a tool is still a fool!
Kunde: Intern
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Anlagen Erfassungslisten
Die Erfassungslisten zur Aufnahme des Ist-Zustandes stehen als Excel-Dateien zur
Verfgung und sind in der Anlage als Ausdruck beigefgt:
Erfassungsliste Dok_A Dokument-Analyse
Datei Dok_A.XLS
Erfassungsliste Ord_A Ordnungsmittel-Analyse
Datei Ord_A.XLS
Erfassungsliste Arc_A Archiv-Analyse
Datei Arc_A.XLS
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Autorenrecht
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Jeglicher Abdruck, auch auszugsweise oder als Zitat in anderen Verffentlichungen, ist durch den
Autor vorab zu genehmigen.
Belegexemplare, auch bei auszugsweiser Verffentlichung oder Zitierung, sind unaufgefordert
einzureichen.
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Mitarbeiter an den europischen Codes of Practice und Rechtsgrundlagen zum Einsatz von
Dokumentenmanagement-Technologien.
Barbara Merkel (Dipl. Informatikerin) ist seit 1994
Unternehmensberatung Dr.Ulrich Kampffmeyer GmbH.
Beraterin
der
PROJECT
CONSULT