ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (1262644)

CESAR AUGUSTO GOMEZ GIRALDO

SEMANA 1
ACTIVIDAD 1
Adems de conocer conceptos relacionados con Administracin Documental en la
Archivstica, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno
laboral.
Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, as como los conceptos de la
Administracin Documental en la Archivstica, es momento que usted emplee los
conocimientos adquiridos hasta el momento para identificar y analizar diferentes
procesos de un contexto laboral, a travs del siguiente ejercicio:
Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o
una oficina que se encargue especficamente de la clasificacin documental, de
acuerdo a las reas que constituyan la empresa.
Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad
cercana a la cual tenga acceso o conozca.
Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:

Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado en el primer

contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad
que seleccion, acerca de cmo se aplican las funciones para administrar los
documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo

contenido de estudio, explique cmo se hace la clasificacin de los archivos.

DESARROLLO

La entidad que seleccione es el CENAC es la entidad encargada de

administrar los gastos de los batallones es decir constituyen ncleos
especializados que concentran las funciones administrativas inherentes a la
ejecucin presupuestal de los recursos asignados , a travs de una estructura
organizacional que agrega las reas de: Planes, Presupuesto, Contratacin,
Contabilidad, Tesorera y Control de Inventarios, integradas para responder por
los procesos y procedimientos conducentes a la adquisicin de bienes y
servicios, posibilitando el cumplimiento de misin encomendada a todas las
unidades militares en sus diferentes jurisdicciones.
En el CENAC se aplican las funciones para administrar los documentos de la
siguiente forma: primero se organizan los documentos que emite cada seccin
en forma cronolgica luego se organizan que queden por carpeta 200 folios de
all se depura la documentacin, luego se hace la foliacin correspondiente a la
carpeta, despus se elabora el inventario documental de la carpeta, se hace el

sticker de la carpeta o rotulo y por ltimo se hace la transferencia primaria a la

oficina de gestin documental para ser archivada en la bodega.
Todo este proceso se hace teniendo en cuenta la normatividad establecida por
el archivo general de la nacin (ley 594 del 2000 y la directiva 0102 sobre
Administracin de Archivos del Ejercito Nacional.)

La clasificacin de los archivos se hace en tres pasos que nos muestra el

artculo 23 de la ley 594 del 2000 :
ARCHIVO DE GESTI0N:
Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y
consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos
iniciados.
ARCHIVO CENTRAL:
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.
ARCHIVO HISTORICO:
Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de
archivo de conservacin permanente.