Buitrago, L. & Muoz, C. (2011).

Creacin de la lnea de base del proyecto Diseo de un sistema de servicios web para la institucin educativa Instituto Tcnico, Siswebit, Revista Ingenium, 5(9), pp. 39-45

Creacin de la lnea de base del proyecto diseo

de un sistema de servicios web para la institucin
educativa Instituto Tcnico, siswebit
Develop of the Project Design of a Web Service for Educational Institution baseline

Luis Bayardo Buitrago Miranda

ingenieria@usc.edu.co

Carlos Harold Muoz Lpez

ingenieria@usc.edu.co

Universidad Santaigo de Cali, Colombia

Resumen
La definicin de este proyecto se basa en la metodologa de Gestin de Proyectos de Tecnologas de Informacin. El Reporte
inicial de Definicin de un Proyecto (RDP) tiene una estructura fundamental que permite definir un proyecto de Tecnologas de
Informacin de manera precisa y expedita. A partir de esta estructura se obtuvo una lnea base para el proyecto Siswebit. Esta lnea
de base permitir determinar el alcance, costos, tiempos y riesgos del proyecto y conocer tanto la cultura organizacional como
los sistemas de informacin del cliente. Esta lnea de base permitir, adems, saber que un plan de proyecto no es un cronograma
sino que abarca todos los aspectos antes descritos.

Palabras clave
Reporte de Definicin de un Proyecto; RDP; Gestin de Proyectos Informticos; lnea base; sistema de servicios Web.

Abstract
The definition of the project was built on the methodology of Project Management Information Technology (IT). The Initial
Report of a Project (RDP) has a fundamental structure which allows to define a project of Information Technology (IT) accurately
and expeditiously. Based on this structure we obtained a baseline for the project SISWEBIT. Having this baseline will determine
its scope, cost, time, risk and meet both the organizational culture as information systems used by the client. Having this baseline
will also know that a project plan is not a timetable but covers all aspects described above.

Keywords
Project Definition Report; projects Management; baseline; Web service system.
Fecha de recepcin: Junio 1, 2011
Fecha de Aceptacin: Junio 25, 2011

41

Buitrago, L. & Muoz, C. (2011). Creacin de la lnea de base del proyecto Diseo de un sistema de servicios web ...

I. Introduccin

Educativa Instituto Tcnico de Santander de Quilichao nace

de los hallazgos en la construccin del plan de mejoramiento
institucional 2008- 2011, plan que se est ejecutando en la
actualidad.

La Gestin de Proyectos es la organizacin y supervisin de

todos los aspectos de un proyecto, e incluye la motivacin de
todos los implicados en la consecucin de los objetivos del
proyecto dentro del plazo de tiempo, costo y criterios de calidad
acordado a la hora de su planificacin [3], (CANO, 2005).

Esta institucin educativa de carcter oficial cuenta con

cerca de 4.000 estudiantes, distribuidos en los distintos grados:
desde transicin hasta el ltimo grado de educacin media.
Tambin cuenta con 119 docentes, altamente calificados en su
mayora.

La Gestin de Proyectos tambin se entiende como aquella

disciplina que se encarga de la gestin de todos los diferentes
aspectos del proyecto, de tal manera que se entregan todas las
salidas que se requieren para completar el proyecto dentro del
alcance definido, y el tiempo y las limitaciones de costo.

Se ha decidido realizar el diseo de un aplicativo Web

que permita dar una solucin informtica a las necesidades
planteadas al inicio de este prefacio.

Todos los proyectos, incluidos los informticos, bsicamente

tienen cuatro fases (Harvard, 2004):

Se utilizar la metodologa UWE para el diseo del sistema,

y BPMN para la arquitectura de procesos de negocio.

1. Definir y organizar el proyecto.

2. Planificar el proyecto.

Designacin el Project Managment del Proyecto

3.Gestionar la ejecucin del proyecto.

Las personas involucradas en el proyecto son las siguientes:

4. Finalizar el proyecto.
Durante el proceso de iniciacin de un proyecto est la
definicin, en la cual se perfeccionan los objetivos del proyecto,
se revisan las expectativas de las partes interesadas (stakeholders)
y se determinan los supuestos y riesgos en el proyecto. Al final
de esta fase se produce una declaracin de trabajo (SOW), que
es una descripcin de los servicios y productos que se necesitan
(Singh, 2011).
Los elementos de la lnea de base del proyecto Siswebit lo
componen un prefacio, unos antecedentes, unos objetivos y
beneficios, la estructura y alcance, los riesgos y el cronograma
con sus costos. En este artculo se presenta el desarrollo de estos
elementos.
Como resultado de esta fase de definicin se obtendr el
plan del proyecto, acompaado usualmente de un diagrama
de Gantt, red o lista que representa las actividades, costos
y relaciones temporales entre las actividades del proyecto.
Tambin ser un documento de referencia para el gerente del
proyecto para confirmar las estimaciones iniciales sobre recursos
y los tiempos necesarios para completar el proyecto; en la fase
de produccin del producto le permitir validar los resultados y
visualizar el plan del proyecto, adems de resolver los conflictos
que se pudieran presentar a nivel personal (Amendola, 2006).

Nombre

Niveles de autoridad

Luz Edilma Banguero

Rectora Institucin Educativa.

Carlos Harold Muoz Lpez

Coordinador Institucin
Educativa. Estudiante Maestra
en Informtica USC

Luis Bayardo Buitrago Miranda

Gerente General del Proyecto.

Estudiante
Maestra
en
Informtica USC.

Martha Viviana Chilo

Subgerente
Subproyecto.
Estudiante
Ingeniera
de
Sistemas USC.

Santiago Robayo

Asesor del Proyecto. Docente

Maestra en Informtica USC.

Tabla 1. Personas involucradas en el proyecto.

II. Prefacio de la lnea base

III. Antecedentes

La necesidad de agilizar las gestiones, disminuir las falencias

encontradas en los distintos procesos y mejorar la comunicacin
tanto de los clientes internos como externos de la Institucin

42

La Institucin Educativa tiene el servicio de un aplicativo

en Internet que solo cumple con los procesos de digitacin
de notas. El software permite colocar noticias para los docentes,
pero debido a mltiples deficiencias los docentes no tienen
la cultura de interactuar a travs de este. Tambin existe un
software contable independiente para la gestin financiera.
Para el municipio de Santander de Quilichao, como para
tantos otros municipios del pas, hay disponible un aplicativo
web para instituciones educativas, impulsada por el Secretario
de Educacin Municipal, implementado a comienzos del 2010;

Revista Ingenium, 5(9), 39-45

pero ante las dificultades para su uso y por haber presentado

constantes inconsistencias, la mayora de las instituciones
educativas no la acogieron y prefirieron adoptar sus propios
sistemas de informacin haciendo uso de sus escasos recursos,
lo cual agrav su situacin financiera.

estudiantes, padres de familia, docentes, coordinadores,

rector y personal administrativo para mejorar la gestin en
su institucin. Soporta PHP y MySQL. Permite hacer la
gestin de digitacin de notas de los profesores. Es el utilizado
actualmente por la institucin educativa.

En la actualidad el Ministerio de Educacin Nacional tiene

un sistema de informacin para el sector educativo, con el
objetivo de apoyar los procesos de planeacin, anlisis sectorial,
formulacin de polticas, evaluacin y seguimiento de las polticas
educativas nacionales. De manera complementaria, los sistemas
sectoriales de educacin y salud deberan estar integrados para
apoyar las funciones de gestin, coordinacin, planeacin y
administracin de las entidades nacionales y territoriales.

c) Tu Escuela en Lnea: Ofrece servicios de carnetizacin,

elaboracin de boletines, pginas web y mantenimiento de
computadores.

El sistema de informacin del sector educativo se ha

concebido en dos niveles:
Nivel nacional: Comprende la informacin estadstica de
cobertura, calidad e inversin tanto en educacin bsica y
media como superior, y el sistema de apoyo a la gestin interna
del Ministerio.
Nivel territorial: Comprende el desarrollo del sistema de
informacin de apoyo a los procesos operativos, de planeacin
y misionales de las secretaras de educacin y de las instituciones
educativas.
Por este ltimo aspecto el sistema que se disee debe poder
interactuar con esta informacin, vital para el Ministerio de
Educacin Nacional, que define gestin como el conjunto de
acciones que los miembros de una institucin realizan para
hacer factibles los objetivos y metas establecidas en el proyecto
educativo institucional y en el plan de mejoramiento (2008).

d) Phidias, sistema acadmico para colegios: Un software

capaz de llevar registros de calificaciones, disciplina, tareas,
facturacin y mucho ms. Su sistema de gestin acadmica y
financiera se llama Sophia.
e) Structio: Produce contenidos y herramientas con
fuentes de dominio pblico tiles para colegios colombianos
y apropiados para ser distribuidos en Internet (por ejemplo
diseos, software, documentos, imgenes, sonidos y msica).

IV. Objetivos y metas

Objetivo del negocio: La Institucin Educativa Instituto
Tcnico de Santander de Quilichao forma personas con
principios, valores y actitud cientfica; amorosas y autnomas,
creativas, con sentido social y liderazgo, generadoras de cambio,
destacadas en su quehacer cotidiano y productivo, dentro del
sistema democrtico-participativo y sostenible mediante el uso
de la tecnologa para su formacin, contando con un talento
humano a su servicio que est en permanente cualificacin en
busca de la excelencia.

Para las instituciones educativas oficiales el Ministerio

de Educacin Nacional define cuatro gestiones, cuyos
componentes son los siguientes: Gestin Directiva y Horizonte
Institucional, Gestin Acadmica, Gestin Administrativa y
Financiera y Gestin de la Comunidad.
En la actualidad en el mercado existen sistemas de
informacin para las instituciones educativas, pero no integran
las anteriores cuatro gestiones. Entre ellos:
a) Softgafin: Es un sistema integrado con todos los mdulos
administrativos y evaluativos. Est desarrollado de acuerdo
con las necesidades de los colegios. Est desarrollado para
ser manejado en ambiente Windows; multiusuario; puede
ser utilizado con cualquier navegador, lo cual da un mayor
rendimiento a los procesos.
b) Gegar-Soft: Plataforma en Internet que integra a

43

A. Objetivo general del proyecto

Disear un sistema de informacin Web para el uso de
la comunidad que permita mejorar los procesos de gestin
administrativa, financiera, acadmico y de gestin comunitaria
de la institucin educativa.

B. Objetivos especficos del proyecto

Definir y disear los procesos financieros que se deben
integrar al sistema de informacin.
Definir y disear los procesos acadmicos que se deben
integrar al sistema de informacin.
Definir y disear los procesos administrativos que se deben
integrar al sistema de informacin.
Definir y disear los procesos de gestin de la comunidad
que se deben integrar al sistema de informacin.
Modelar la integracin los procesos del sistema mediante
arquitectura SOA y estndar BPMN.

Buitrago, L. & Muoz, C. (2011). Creacin de la lnea de base del proyecto Diseo de un sistema de servicios web ...

V. Beneficios deseados
Disear un sistema de informacin web para la Institucin
Educativa Instituto Tcnico de Santander de Quilichao
permitir tener una visin de todos los procesos institucionales
integrados al servicio de la comunidad, darle cumplimiento al
plan de mejoramiento y disminuir los problemas detectados en
l, de tal manera que se visualice una mejor interaccin entre
los clientes internos y externos del Instituto Tcnico, y permita
la integracin de los procesos de gestin administrativas,
financieras, acadmica y de gestin comunitaria, obteniendo
de esta manera informacin rpida y oportuna que facilite
cumplir la normatividad y polticas del Ministerio de Educacin
Nacional y del propio Proyecto Educativo Institucional.

Construccin de un modelo de estructura de presentacin,

modelo de flujo de presentacin.
Construccin de un modelo abstracto de interfaz de usuario
y modelo de ciclo de vida del objeto.
Construccin del modelo de adaptacin.

VII. Estructura y alcance del trabajo

La estructura y alcance del trabajo es la siguiente:
Diseo del mdulo que entregar informacin actualizada
de los procesos acadmicos integrados al sistema de
informacin.

VI. Metas del Proyecto

Diseo del mdulo que entregar informacin actualizada

de los procesos administrativos integrados al sistema de
informacin.
Diseo del mdulo que entregar informacin actualizada
de los procesos de gestin de la comunidad integrados al
sistema de informacin.

Como metas el proyecto se plantearon las siguientes:

Identificar los Modelos de Procesos que opera la Institucin
Educativa Instituto Tcnico para cumplir los objetivos y
requerimientos determinados por el Modelo de Negocio.
Levantamiento de requerimientos para el modelamiento de
la aplicacin web desarrollada por la escuela de maestra en
informtica de la USC.

Diseo del mdulo que entregar informacin actualizada

de los procesos de financieros integrados al sistema de
informacin

VIII. Alcances del proyecto

Modelar e integrar los procesos del sistema de gestin

financiera mediante arquitectura SOA y el estndar BPMN.

Los alcances del proyecto acordados son los siguientes:

Modelar e integrar los procesos del sistema de gestin

acadmico mediante arquitectura SOA y el estndar
BPMN.

Es un sistema Web; debe cubrir exactamente los 4 grandes

procesos

Modelar e integrar los procesos del sistema de gestin

administrativo mediante arquitectura SOA y el estndar
BPMN.

Slo ir hasta el diseo.

Debe hacer interface con el sistema contable.

Como se trata de una investigacin en el marco de la

planificacin, anlisis y diseo de sistemas de informacin, se
utilizar para modelar el sistema UWE UML (UML-Based
Web Engineering), una herramienta para modelar aplicaciones
web utilizada en la ingeniera web; ello se har prestando
especial atencin en sistematizacin y personalizacin (sistemas
adaptativos). Como el mtodo consta de seis modelos, se
tendrn seis metas adicionales:

El sistema de informacin diseado en el proyecto de

maestra en informtica con los modelos de integracin ser
de uso exclusivo de la Institucin.
Se limita solo a la arquitectura de los modelos e integracin
de casos de uso mediante tecnologa UML y BPMN para
la arquitectura de los procesos.
Est enmarcado en la Maestra en Informtica de la USC.

Construccin del modelo de casos de uso para capturar los

requisitos del sistema.

IX. Riesgos del proyecto

Construccin del modelo conceptual para el contenido

(modelo del dominio).
Construccin del modelo de usuario: modelo de navegacin
que incluye modelos estticos y dinmicos.

44

En la realidad hay dos tipos de riesgo: el tipo 1 implica una

cierta clarividencia, porque se espera que sea posible prever
situaciones que podran comprometer el proyecto; el tipo 2
reconoce que algunas situaciones adversas no se pueden prever,
es decir, no pueden elaborarse planes de contingencia para
prever estos riesgos. No se consideran los del segundo tipo en
este trabajo.

Revista Ingenium, 5(9), 39-45

Los siguientes podran ser los riesgos tipo 1 de este proyecto:

A. Internos a la organizacin
No hay oficina de proyectos.

pasante de pregrado. Para prevenir esta contingencia se debe

trabajar muy de la mano con la pasante y establecer acuerdos
de avances y planear con ella dichas entregas.

No hay recursos suficientes para apoyar el proyecto.

X. Exclusiones del proyecto

Sobre estos riesgos nada pueden hacer los generadores del

proyecto. De ah que se deba asumir con este trabajo y esfuerzo
de los investigadores esta contingencia.

Slo se ir hasta el diseo. Se limita solo a la arquitectura de

los modelos e integracin de casos de uso mediante tecnologa
UML y arquitectura de procesos del negocio en BPMN.

B. Externos a la organizacin

Cronograma

El levantamiento de los requerimientos depende de una

CDIGO/ ACTIVIDAD

Anteproyecto

Reconocimiento y planeacin

AC

Diseo del modelo de casos de uso para capturar los

requisitos del sistema gestin acadmica

AD

Diseo del modelo conceptual para el contenido

(modelo del dominio). Gestin acadmica

AE

Diseo de un modelo de estructura de presentacin,

modelo de flujo de presentacin. Gestin acadmica

AF

Diseo del Modelo de adaptacin. Gestin acadmica

FC

Diseo del modelo de casos de uso para capturar los

requisitos del sistema. Gestin financiera

Descripcin actividad
Elaboracin del anteproyecto.
Revisin del anteproyecto.
Identificacin de requisitos con enfoque
de procesos.
Modelado del negocio.
Modelado de procesos.
Casos de uso.
Diagramas de actividad.
Diagramas de secuencia.
Diagramas de estado.
Diseo de navegacin web.
Diseo de usuario.
Diseo modelo esttico.
Diseo modelo dinmico.
Diseo del flujo de datos.
Diseo de un modelo abstracto de
interfaz de usuario.
Diseo de u modelo de ciclo de vida del
objeto
Diseo de la integracin de procesos
interfaz de usuario y navegacin web
Casos de uso.
Diagramas de actividad.
Diagramas de secuencia.
Diagramas de estado.

Predecesor

16

10

AC

AD

AE

FC

Diseo de navegacin web.

FD

Diseo del modelo conceptual para el contenido

(modelo del dominio). Gestin financiera

Diseo de usuario.
Diseo modelo esttico.
Diseo modelo dinmico.

Tabla 2. Matriz de informacin de tiempos (T) y predecesores (Semanas)

45

Buitrago, L. & Muoz, C. (2011). Creacin de la lnea de base del proyecto Diseo de un sistema de servicios web ...

CDIGO/ ACTIVIDAD

Descripcin actividad

Predecesor

FD

FE

CC

CD

CE

ADC

ADD

ADE

Diseo del flujo de datos.

Diseo de un modelo de estructura de presentacin,
modelo de flujo de presentacin. Gestin financiera.

Diseo de un modelo abstracto de

interfaz de usuario.

FF

Diseo del modelo de adaptacin. Gestin financiera.

Diseo de la integracin de procesos

interfaz de usuario y navegacin web

CC

Diseo del modelo de casos de uso para capturar los

requisitos del sistema. Gestin de la comunidad

CD

Diseo del modelo conceptual para el contenido

(modelo del dominio). Gestin Comunidad

CE

Diseo de un modelo de estructura de presentacin,

modelo de flujo de presentacin. Gestin comunidad.

CF

Diseo del modelo de adaptacin. Gestin comunidad

ADC

Diseo del modelo de casos de uso para capturar los

requisitos del sistema. Gestin de administrativa

ADD

Diseo del modelo conceptual para el contenido

(modelo del dominio). Gestin administrativa

FE

Diseo de u modelo de ciclo de vida del

objeto

Casos de uso.
Diagramas de actividad.
Diagramas de secuencia.
Diagramas de estado.
Diseo de navegacin web.
Diseo de usuario.
Diseo modelo esttico.
Diseo modelo dinmico.
Diseo del flujo de datos.
Diseo de un modelo abstracto de
interfaz de usuario.
Diseo de u modelo de ciclo de vida del
objeto
Diseo de la integracin de procesos
interfaz de usuario y navegacin web
Casos de uso.
Diagramas de actividad.
Diagramas de secuencia.
Diagramas de estado.
Diseo de navegacin web.
Diseo de usuario.
Diseo modelo esttico.
Diseo modelo dinmico.
Diseo del flujo de datos.

Diseo de un modelo abstracto de

Diseo de un modelo de estructura de presentacin,
modelo de flujo de presentacin. Gestin administrativa interfaz de usuario.
Diseo de un modelo de ciclo de vida del
objeto
Diseo del modelo de adaptacin. Gestin
Diseo de la integracin de procesos
ADF
administrativa
interfaz de usuario y navegacin web
ADE

Elaboracin del informe final

AF,FF, CF,
ADF

Socializacin

Tabla 2. Matriz de informacin de tiempos (T) y predecesores (Semanas) (cont.)

46

Revista Ingenium, 5(9), 39-45

Manjeet Singh. Gua rpida ProjectMinds La gestin de proyectos. 2011

Bibliografa

Colectivo Autores. Serie de Guas No.5 Y ahora cmo Mejoramos? Ministerio de Educacin Nacional. Impresiones Peridicas S.A.2004.

Amndola, Luis Jos., Estrategias y Tcticas en la direccin y gestin de

proyectos. Editorial Universidad Politcnica de Valencia. Imprime
REPROVAL. 2006

Gua para el mejoramiento institucional. De la autoevaluacin al plan de

mejoramiento. Serie de Guas No. 34. Ministerio de Educacin Nacional de Colombia. Impresin Cargrapics S.A. 2008.

Cano Fernndez, Iago., Gestin de Proyectos con TICS. Introduccin a

MS-Project con un ejemplo paso a paso. Ideas propias Editorial. 2005.

Lewis, ngela. Introduccin a la Gestin de Proyectos. http://www.

projectsmart.co.uk/introduction-project-management.ht Consultada en
julio 07 de 2011.

Harvard Business School Publishing Corp. Harvard Business Essential,

Gestin de Proyectos. Una gua para directivos ocupados. Enfoques y
conceptos para avanzar. . Ediciones Deusto. 2004. Traduccin Carlos
Ganzinelli

Curriculums
Luis Bayardo Buitrago Miranda. Ingeniero de Sistemas, Especialista en Administracin y Mster en Business Intelligence.
Se desempea como profesor de tiempo completo de la Facultad de Ingeniera de la Universidad Santiago de Cali.
Carlos Harold Muoz Lpez. Ingeniero de Sistemas, Especialista en Administracin, Mster en Business Intelligence. Es
adems profesor de tiempo completo de la Facultad de Ingeniera de la Universidad Santiago de Cali.

47