La Difusin como estrategia para la proyeccin de los

archivos
Luis Fernando Jan Garca1
jaen@hotmail.com
1- Introduccin
La Convencin Internacional de Archivos Nuevas
estrategias en la gestin y administracin documental,
invita a reflexionar sobre los desafos que deben afrontar los
centros archivsticos en la actual Sociedad de la Informacin.
Donde stos juegan un papel preponderante en la toma de
decisiones, la rendicin de cuentas, la transparencia
administrativa, la accesibilidad a la informacin y la gestin
del conocimiento, entre otros.
Lo anterior pone de manifiesto la importancia que tienen
los documentos, los archivos y los archivistas, en todo el
proceso de gestin, tratamiento, servicios y difusin de la
informacin. Actuacin que conlleva a la revisin y
replanteamiento de algunos procesos, y la incorporacin de
nuevas actividades a desarrollar en los archivos, tal es el
caso de la difusin, quizs para algunos, algo imposible e
innecesario de implementar en los centros archivsticos, pero
para otros, imprescindible para que stos logren su
proyeccin interna y externa.
Si bien es cierto, una de las funciones primordiales de los
archivos es la aplicacin del tratamiento archivstico a la
documentacin, para su acceso y usabilidad por parte de los
clientes internos y externos, stos -como sistemas de
informacin-deben combinar la finalidad de soporte del
proceso decisorio que asegura el equilibrio de las
instituciones y la democratizacin de la informacin, con una
mayor proyeccin a la sociedad en general y, en particular,
en el mbito geogrfico en que estn insertos. Accin que es
viable de lograr por medio de la formulacin e
implementacin de proyectos de difusin.
Ms all de las funciones primigenias de los archivos,
existen otras estrategias que se pueden y deben fomentar,
que corresponde -como hemos dicho- a todo lo relacionado
con la difusin. Actividades que sern afianzadas por medio
de un cambio de mentalidad en los archivistas, a partir de
una formacin acorde para desarrollar estas nuevas tareas.
La creatividad, iniciativa, destreza y el toque personal,
deben confluir en esta nueva misin que tienen que propiciar
los archivistas, para que los archivos logren su insercin en el
mbito cultural, social y, por ende, de difusin.
La difusin de archivos es el mecanismo que permite
lograr un mayor acercamiento e interaccin entre stos y los
clientes reales y potenciales. As como, la proyeccin en el
entorno interno y externo, con lo cual se obtiene el
reconocimiento,
presencia,
credibilidad,
vala
y
posicionamiento como centros de informacin para la gestin
administrativa, la dinamizacin cultural, social y el ocio.
Por lo anterior, esta ponencia centra su atencin en
analizar aspectos de la difusin de archivos, tales como:
La difusin y la proyeccin de los archivos
1

Doctor en Documentacin por la Universidad Carlos III de

Madrid, Espaa. Jefe del Departamento Archivo Histrico,
Archivo Nacional de Costa Rica. Profesor en la Seccin de
Archivstica, Escuela de Historia, Universidad de Costa Rica.

 Los retos de los archivistas ante la difusin

Las ventajas de la difusin de archivos
Los programas de difusin en archivos
2- La difusin y la proyeccin de los archivos
Los archivos son centros de informacin que deben estar
al servicio de los administrados y la sociedad en general. Por
lo tanto, requieren de una mayor proyeccin interna y
externa, es decir, tener una presencia y posicionamiento en
el entorno institucional y en el mbito geogrfico de su
circunscripcin.
Para lograr lo anterior, es preciso que los archivistas
tengan un cambio de actitud y mentalidad en cuanto al papel
que cumplen los archivos en la era de la informacin, ya que
stos se visualizan como unidades logsticas que facilitan el
desarrollo productivo de un pas. Asimismo, son centros de
servicio que satisfacen los requerimientos y necesidades de
informacin de los ciudadanos.
Por lo anterior, los archivistas deben romper con el
aislamiento, la invisibilidad y salir del ostracismo, para lograr
una insercin social de los archivos. Por lo que tienen que
asumir nuevos retos, hacer frente a los obstculos e
implementar tareas dinamizadoras de la informacin que
custodian esos centros. De ah que, los archivos deben
afrontar nuevos desafos basados en las necesidades de
mejorar la imagen y fortalecer la identidad institucional,
potenciar la proyeccin social y cultural, asumir nuevas
formas de gestin y atender nuevos usuarios2.
Los archivos requieren propiciar una mayor integracin e
interrelacin con la institucin a la cual estn adscritos, es
decir, tener una proyeccin interna para darse a conocer. Por
lo tanto, es preciso erradicar la arraigada concepcin, no por
ello menos importante, de que la nica funcin que esos
centros pueden desarrollar es la aplicacin de los procesos
tcnicos archivsticos, as como, el culto a la conservacin por
la conservacin. Esas unidades tienen una incidencia directa
en el proceso de la gestin documental, en la prestacin de
servicios, en la satisfaccin de las necesidades de
informacin de los clientes internos y la planificacin de
actividades que permiten la dinamizacin del acervo
documental y del archivo como tal, a lo interno de la entidad.
Aunando a lo anterior, los archivos tienen que proyectarse
externamente, presentado una imagen positiva y difana de
lo que constituye en la actualidad un centro archivstico. De
esta manera, hacer llegar a los diferentes colectivos sociales
interesados, la oferta de servicios que puede proporcionar, la
informacin que contiene y el acceso a la documentacin,
para as captar nuevos clientes potenciales y que
evolucionen hasta convertirse en reales.
Es urgente y necesario que los archivistas y los archivos
salgan de la inercia, el letargo, la pasividad, la invisibilidad, el
conformismo y la apata. Se requiere que stos sean ms
creativos, agresivos, visibles y potenciales, para lograr su tan
deseada y necesitada proyeccin interna y externa.
Actuacin viable de obtener mediante la implementacin de
programas de difusin, que consiste, segn el Diccionario
brasileiro de terminologa archivstica, en el Conjunto de
R. Alberch i Fugueras. La dinamizacin cultural en el archivo,
un reto de futuro, 2003, pg. 134.
2

atividades a aproximar o pblico dos arquivos, por meio de

publicaes e da promoa de eventos, como exposies e
conferncias3 .
De esta manera, los archivos deben renovar y adecuar su
misin y forma de trabajar, en consonancia con los
requerimientos informativos que precisan las organizaciones
y la sociedad en general. Solo as podrn salir de las cuatro
paredes y posicionarse como verdaderos centros de
informacin, con lo que se estara evitando el aislamiento e
individualismo, actuacin negativa que va en detrimento de
su imagen y reconocimiento institucional y social.
Hay que tener en cuenta que los archivos no estn
exentos de enfrentar algn tipo de limitaciones para ejecutar
programas de difusin, tales como la falta de recursos
humanos, financieros y materiales. Ante ello, los archivistas
deben superar esos escollos, donde el econmico es quizs el
ms desalentador, para lo cual se puede recurrir al
mecenazgo, patrocinio, contribuciones y subvenciones, entre
otras.
3- Los retos de los archivistas ante la difusin
Los archivos van afianzando su papel de unidades
logstica en el proceso decisorio de las organizaciones. A lo
que hay que agregar la pericia para incentivar y promover la
funcin social y cultural que ellos cumplen.
Para lograr lo anterior, es preciso que los archivistas
asuman una serie de retos que le permitan implementar
programas de difusin, para propiciar la proyeccin interna y
externa de los archivos, entre ellos sealamos los siguientes:
* Cambio de mentalidad: Es imprescindible que los
archivistas adquieran una mayor concienciacin en cuanto a
la necesidad de implementar proyectos de difusin en los
archivos. Que demuestren su creatividad, iniciativa y toque
personal en el desarrollo de dichos programas.
* Romper con el aislamiento: Los archivos no son una isla
inmersa en un gran ocano, por lo tanto, es imprescindible
que tengan presencia institucional y que salgan de las
cuatro paredes para que se proyecten interna y
externamente.
* Incorporar nuevas actividades: Los archivistas debe
respaldar la incorporacin de nuevas metas y actividades en
sus planes de trabajo. No centrar su funcin nicamente en
los procesos tcnicos archivsticos, estos perfectamente se
pueden combinar con la difusin.
* Asumir nuevos retos: Los gestores de los archivos deben
ser emprendedores, con disposicin de servicios e
innovadores, por lo tanto, no tienen que oponerse al cambio
y las exigencias del mercado.
* Afrontar la escasez de recursos: Los archivistas
requieren de una mayor pericia para vender la idea a sus
jerarcas de la importancia y necesidad de la difusin. De esta
manera poder lograr presupuesto y otros recursos necesarios
para desarrollar sus propuestas. Asimismo, puede recurrir al
patrocinio y el mecenazgo.
* Fomentar el trabajo interdisciplinario: La difusin le
permite a los archivistas relacionarse con otros profesionales,
Arquivo Nacional de Brasil. Dicionrio brasileiro de
terminologia arquivistica, 2005, pg., 72.
3

tales como informticos, comunicadores, mercadlogos,

diseadores grficos y educadores, entre otros.
4- Las ventajas de la difusin de archivos
Una de las actividades menos desarrolladas en los
archivos radica en la difusin.
Pocos centros archivsticos han incursionado en esta
apasionante y vertiginosa forma de proyeccin. Los
beneficios son prometedores, ya que existe una gran
cantidad de ventajas que posibilitan su realizacin, entre
ellas, las siguientes:
* Proyeccin interna y externa: Lograr un mayor
reconocimiento, prestigio y presencia institucional, a su vez,
hacer cumplir su funcin social y cultural.
* Posicionamiento del archivo: Alcanzar un mayor estatus
como unidad logstica, dndole el lugar que se merece, en
relacin con otras unidades de servicio. De esta manera,
cambiar la imagen tergiversada y estereotipada que se
tienen de ellos, al adquirir una nueva identidad.
* Rentabilidad del archivo: Concienciar a las autoridades
que
los
archivos
son
rentables
cuantitativa
y
cualitativamente.
* Visibilidad del archivo: Dar a conocer el archivo, qu es,
qu hace, sus funciones, su importancia, el acervo
documental, las clases, series y tipologa documental y los
servicios que proporciona.
* Captar nuevos usuarios: Por medio de la difusin se
propicia el acercamiento del archivo y la documentacin a los
usuarios potenciales para que hagan uso de l.
* Cambio de mentalidad en los archivistas: Que
abandonen la pasividad y miren hacia fuera, a partir de
nuevas formas de comunicacin y proyeccin.
Una vez expuestas algunas ventajas de la difusin de
archivos, cuya lista sera interminable, es conveniente
plantear algunas interrogantes que se presentan a la hora de
elaborar un proyecto de dinamizacin cultural y social en los
centros archivsticos.
Cundo presentar un proyecto de difusin?
Una vez que el archivo est debidamente organizado. Lo
cual permite conocer a profundidad el acervo documental,
para determinar que programa de difusin se aplica mejor a
esas caractersticas. Para el xito de la difusin es
imprescindible que exista una planificacin de lo que se va a
realizar. Para tal efecto, es indispensable elaborar un
proyecto, que contemple aspectos como: Denominacin,
descripcin, justificacin, finalidad, objetivos, beneficiarios,
localizacin fsica y cobertura espacial, recursos (econmicos,
humanos, materiales y tecnolgicos) y cronograma.
Los programas de difusin son aplicables a cualquier
archivo?
En principio, s. Aunque ello depender de la naturaleza
del archivo, de la documentacin que dispone y, sobre todo,
de los objetivos que se hayan propuesto respecto al
programa que se va a desarrollar.
Dnde desarrollar la difusin?

En los archivos. Su xito depender de la dinmica del

archivista y de la forma cmo se venda la idea a los
superiores.
Quin debe implementar los programas de difusin?
Los archivistas. Mediante un trabajo interdisciplinario con
otros profesionales que tengan relacin directa o indirecta
con la actividad de difusin a desarrollar.
Qu se transmite con la difusin?
Imagen, profesionalismo, mstica y creatividad por parte
de los archivistas. As como, la proyeccin interna y externa
del archivo.
A quin va dirigida la difusin?
A los clientes internos y externos, reales y potenciales.
5- Los programas de difusin de archivos.
Existe una gran variedad de programas de difusin que se
pueden implementar en los archivos. Todo ello depender de
la creatividad de los archivistas, de los recursos disponibles,
del tipo y las particularidades de los archivos, de la
naturaleza de la documentacin y de la finalidad que se
quiera percibir. Sin pretender ser exhaustivos, a continuacin
se presentan algunos de los programas de difusin que son
viables de realizar en los centros archivsticos.
Exposiciones
Sin lugar a dudas, sta es una de las actividades ms
desarrolladas en los archivos.
Es el medio ms eficaz y ameno de proyectarlos, cuyas
temticas pueden ser muy variopinta y girar en torno a una
efemride, una festividad (nacional, regional o local),
natalicio de una personalidad, homenajes, sobre un fondo
documental relevante o un tema de actualidad. Lo
importante es que el montaje de la muestra este
fundamentada con documentacin del archivo. Adems, debe
de asegurarse de antemano la afluencia del pblico,
concertando para ello visitas guiadas con los colectivos en
quienes puede suscitar inters4.
Existen dos tipos de exposiciones, reales y virtuales. En
cuanto a la primera se dividen en permanentes, temporales e
itinerantes.
Exposiciones permanentes: Son aquellas que se disponen
en el archivo por tiempo indefinido. Por lo general, se
presentan los documentos ms emblemticos y constituyen
su carta de presentacin. Se sitan bajo las ms estrictas
medidas de seguridad y conservacin.
Exposiciones temporales: Guardan la particularidad de
que su montaje es por un tiempo determinado. Por lo general
responden a un tema monogrfico de evidente inters
pblico, con motivo de una determinada celebracin o
conmemoracin histrica5. Se acompaan de un catlogo
para su perdurabilidad en el tiempo y el espacio.
A. Verd Peral. El servicio de archivo como factor de
dinamizacin social y cultural, 2001, pg., 34.
5
Grupo de Archiveros Municipales de Madrid. El archivo en el
entorno cultural, 1998, pg., 19.
4

Exposicin temporal Hoy como ayer, defensores de la

patria, Sala de Exposiciones Len Fernndez Bonilla, Archivo
Nacional de Costa Rica, 2005.
Exposiciones itinerantes: Se disean para ese fin, es
decir, que se puedan facilitar a los interesados y que tengan
una itinerancia por diferentes lugares, como dependencias
educativas, instituciones pblicas o privadas, archivos y
centros culturales, entre otros. Se deben ubicar en sitios
donde la asistencia de pblico est garantizada y que rena
las condiciones de conservacin y seguridad. En algunos
casos, cuando las exposiciones temporales han finalizado, se
toma una muestra de stas y se hace itinerante.
Exposicin itinerante El proceso de restauracin de
documentos en Archivo Nacional de Costa Rica
Exposiciones virtuales: Son diseadas para instalar en
Internet, en el sitio web del archivo o de la institucin al cual
estn adscritos, o bien, en otros soportes electrnicos como
CD o DVD. Presentan la ventaja de que no requieren de un
local, vitrinas, paneles y seguridad. Adems, no demandan
de mayor inversin econmica, son interactivas, llegan a un
pblico ms amplio y perduran en el tiempo y el espacio.
Permiten exponer aquellos documentos que, por razones de
seguridad y conservacin, no pueden ser mostrados en
exposiciones reales.
Exposicin virtual Imgenes de la mujer brasileira,
Archivo Nacional de Brasil
http://www.arquivonacional.gov.br/
Exposiciones virtuales de la Subdireccin General de los
Archivos Estatales, Espaa
http://www.mcu.es/jsp/plantillaAncho_wai.jsp?
id=7&area=archivos
Servicios educativos o pedaggicos
Consiste en la interaccin que se debe acentuar entre los
archivos y los centros educativos (escuelas, colegios o
universidades), propiciando la dimensin formativa que
pueden cumplir esas unidades a partir de la utilizacin de sus
fondos documentales, donde los centros archivsticos se
convierten en un producto mas de la oferta pedaggica.
A partir de los cometidos curriculares de los centros
docentes, el archivista y los educadores pueden planificar
dichos servicios, tales como talleres, cuadernos de trabajo y
maletas pedaggicos, entre otros. Asimismo, su elaboracin
virtual en Internet, CD o DVD.
Servicio educativo o pedaggico El Archivo Nacional
rescata las fechas patrias, Archivo Nacional de Costa Rica
http://www.archivonacional.go.cr/rinedu_principal.htm
Los afiches o carteles
Son todos aquellos materiales escritos, dibujados o
impresos, mediante los cuales se destaca una idea
importante, un mensaje o la promocin de una actividad o
producto, en la que predomina la imagen sobre el texto.
Sirve de vehculo de informacin para invitar a las
personas a pensar, actuar o reflexionar a partir del mensaje
trasmitido, el cual debe ser claro y contundente. En el caso
de los archivos, se utilizan como medio de difusin para
concienciar a los clientes internos y externos sobre la
importancia de los archivos y la documentacin.

As como, la necesidad de su conservacin, las medidas

preventivas que hay que tener para ello y otros aspectos que
se quieran destacar.
Afiche o cartel sobre la importancia de los archivos,
Archivo General de la Nacin de Colombia.
Vdeos
Es un medio audiovisual que permite dar a conocer el
archivo en todas sus dimensiones, tales como infraestructura,
reas, servicios y documentacin, entre otros. Debe ser
animado, claro, conciso y didctico, as como, no exceder
entre los 15 20 minutos.
Visitas concertadas y guiadas reales
Su finalidad es dar a conocer al archivo in situ. Los
interesados concertan una cita con el centro archivstico y
exponen los intereses particulares que motivan dicha visita.
Una vez determinados los objetivos del visitante, se hace el
recorrido por las reas que previamente fueron definidas, o
en su defecto, por todo el archivo si eso es lo que se acord.
Visita guiada a estudiantes, explicacin sobre el proceso
de restauracin, Archivo Nacional de Costa Rica, 2005.
Visitas guiadas virtuales
Es un medio interactivo de conocer el archivo a travs de
Internet u otro soporte electrnico como CD o DVD. De forma
virtual, a partir del uso de la multimedia, se disponen
imgenes fijas y en movimiento del centro archivstico. De
esta manera cualquier interesado, desde cualquier parte del
planeta, lo puede conocer sin necesidad de desplazarse a l.
Visita guiada virtual de diversos archivos de la
Subdireccin General de Archivos Estatales, Espaa
http://www.mcu.es/archivos/visitas/index.html
Jornadas de puertas abiertas
Actividad dirigida a toda la sociedad en general, cuya
finalidad es dar a conocer el archivo en todos sus aspectos.
Ofrece la posibilidad de que el gran pblico se entere qu
es, qu hace, sus funciones, sus fondos y sus servicios, entre
otros.
Para su realizacin se pueden aprovechar fechas
emblemticas, como el aniversario de la institucin y del
archivo, celebraciones patrias o semana del archivista. Es
imprescindible planificar y publicitar, con antelacin, dicha
actividad en algn medio de comunicacin, boletn
informativo y lista de distribucin, entre otras.
Folletos o desplegables
Es una publicacin con informacin general o especfica
del archivo. Permite publicitarlo en todos sus aspectos o
sobre particularidades que se quieran destacar, tales como
servicios, fondos documentales, reglamentos, normativas e
instructivos, entre otros. Deben ser breves, de fcil lectura,
libres de tecnicismos y jerga profesional, ilustrados y dirigidos
a todos los pblicos.
Folletos o desplegables para los usuarios de la Sala de
Consulta del Archivo Nacional de Costa Rica.
Boletines informativos

Es una publicacin peridica que recoge noticias sobre

actividades propias del archivo y de otros homlogos, tales
como ingresos de nuevos fondos, remisiones de documentos,
actividades en materia archivstica (cursos, congresos,
seminarios y talleres), recursos y fuentes de informacin y
publicaciones, entre otras. El boletn tiene que ofrecer una
imagen atractiva y dirigida a un pblico especializado o
interesado en la materia. Puede ser impreso o electrnico y
su periodicidad puntual.
Boletines de la Subdireccin General de los Archivos
Estatales de Espaa, el Arquivo Nacionais Torre do Tombo,
Portugal y el Archivo Nacional de Costa Rica.
Productos de merchandising
Son todas aquellas iniciativas que permiten la promocin
y comercializacin de un producto, en funcin de las
necesidades del mercado. Es una herramienta que favorece
la difusin de los archivos y, en algunos casos, una fuente de
ingreso por la venta de artculos hechos a partir de la
documentacin mas alegrica de archivo.
Entre dichos productos tememos: agendas, bolsas,
calendarios, camisetas, carpetas, ceniceros, tarjetas postales,
lpices, lapiceros, llaveros, maletines, pisapapeles, platos,
posa vasos, reglas, separadores de libros y libreta de notas.
Publicaciones
Las demandas de informacin a la que son sometidos los
archivos conlleva a que stos elaboren y publiquen una serie
de materiales informativos, conocidos como instrumentos
descriptivos, sobre los fondos que custodian, tales como
guas de fuentes, inventarios y catlogos. As como, la
edicin de los documentos ms relevantes del centro
archivstico
Guas de fuentes de diversos archivos.
Sitios Web
Constituyen una de las actividades ms verstiles de
difusin de archivos, gracias a las bondades que presentan
las tecnologas de la informacin y comunicacin (TIC).
Su diseo requiere de una planificacin previa y una
estructuracin clara. Dentro de los contenidos del sitio web
se debe tener en cuenta la informacin general y referencial
del archivo, tales como resea histrica, marco filosfico,
servicios, instrumentos descriptivos, bases de datos, cuadro
de clasificacin, reglamentos, programas de difusin y otros
asuntos relevantes. Adems, se puede disponer informacin
complementaria como recursos y fuentes de informacin,
revistas electrnicas, enlaces con asociaciones de archivistas,
archivos y organismos internacionales relacionados con la
materia.
Convocatoria para recuperar documentos en el
entorno del archivo
El archivo debe establecer una poltica de proyeccin
social dentro del entorno donde est inserto. Requiere
propiciar vnculos de relacin, cooperacin y extensin con su
comunidad, a partir de la recuperacin de documentos en
propiedad de particulares, tales como fotografas, filmes,
vdeos y grabaciones, de indiscutible valor para la comunidad
por formar parte de la memoria colectiva.

Concursos
El archivo puede organizar convocatorias de concursos de
investigacin sobre historia local o celebracin de alguna
efemride a nivel regional o nacional. De vdeos sobre
tradiciones populares, juegos infantiles, folclore, vida
cotidiana y otras actividades sociales y culturales de la
comunidad. De grabaciones de historia oral, leyendas,
historia de vidas. De fotografas de infraestructura,
festividades y personajes, entre otros.
Turismo archivstico
Aquellos archivos que estn alojados en edificios
histricos o instalados en el casco antiguo de una ciudad,
tienen un material potencial para ser explotado. El edificio
como tal puede ser el gancho para que cualquier turista se
acerque al archivo. De esta manera conozcan un poco sobre
l y la funcin que stos cumplen en el contexto nacional.
6- A manera de conclusin
En la era de la Sociedad de Informacin, los archivos
tienen que asumir una serie de retos para afianzar su
posicionamiento como unidades logstica, de imprescindible
existencia para la gestin del conocimiento y todo lo
relacionado con el proceso decisorio de las organizaciones
pblicas y privadas.
Los archivos deben propiciar un mayor acercamiento con
el entorno donde estn ubicados, as como con la sociedad
en general. Para convertirse no solo en unidades de apoyo en
las gestiones administrativas e informativas de los
ciudadanos, sino tambin como centros de ocio.
Las unidades archivsticas requieren de una mayor
proyeccin interna y externa, para lo cual se pueden apoyar
de diferentes estrategias, entre ellas la difusin, que le
permite la interrelacin con los clientes internos y externos,
reales y potenciales.
Actuacin en la que todos deben incursionar para salir de
las cuatro paredes y obtener su visibilidad y
reconocimiento.
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