UNIVERSIDAD NACIONAL

Posgrado en Gestin de la Tecnologa de Informacin y Comunicacin

(ProGesTIC)
Tel: (506) 2562 6377 / 2562 6350. Fax: (506) 2562 6383

Caso Cafeteras Girasol

Explicacin general

Las cafeteras Girasol son un grupo de tres cafeteras distribuidas en la parte

oeste de San Jos. Sus ubicaciones actuales son: Escaz, Sabana Norte y Pavas,
y todas mantienen un horario de 10 a.m. a 6 p.m.
Las cafeteras solo ofrecen bocadillos y sndwiches, adems de bebidas como
caf, chocolate y refrescos.
Todos los productos que venden las cafeteras, as como los insumos requeridos
para el servicio y mantenimiento, se suplen de una base central, la cual est
ubicada en Sabana Norte. De all se despachan, todas las maanas, los bocadillos
y los insumos requeridos por las cafeteras, y solo se hace una entrega en la
maana antes de las 10 a. m. En la base se encuentran las oficinas y el personal
para administrar toda la operacin (adems de ser el centro de preparacin de
alimentos).
Para el prximo ao, se han estimado los siguientes objetivos estratgicos:
1. Definicin de una nueva imagen de las cafeteras, asociada a un concepto
de cocina saludable.
2. Expansin de la operacin, desarrollando una presencia en el mercado ms
fuerte.
3. Desarrollo de un ambiente organizacional orientado a la mejora continua,
que permita a un mediano plazo fomentar los conceptos de calidad y
excelencia.
Dentro de los proyectos de inversin ms importantes para el prximo ao, se est
considerando abrir tres cafeteras ms, pero se desea que la inversin est acorde
a los objetivos estratgicos de la compaa.

Curso: Planificacin de Proyectos I

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Como no existen expertos en administracin de proyectos dentro del personal de
las Cafeteras Girasol, se ha decido contratar a su equipo de trabajo para brindar
la asesora necesaria para ejecutar la apertura de una de las cafeteras.
Se harn una serie de reuniones con el gerente de operaciones, en las cuales se
explicarn las caractersticas principales de la cafetera, as como los requisitos de
gestin que la gerencia ha dictado en el proyecto.
La gerencia de las cafeteras est conformada por un gerente general, un gerente
de operaciones (quien tiene a cargo el departamento de preparacin de alimentos)
y un gerente financiero.
La estructura organizacional de la empresa se muestra en el siguiente grfico:

Gerente General
M. Solano

Gerente Operaciones
S. Martnez

Gerente Financiero
W. Castelln

Jefe de Alimentos
L. Gamboa

Contador
M. Quirs

Encargado de distribucin
S. Rojas

Compras
N. Snchez

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Cada cafetera cuenta con una persona en la caja, quien es el responsable de la

administracin general de la cafetera, dos personas que atienden a los clientes y
una persona encargada de servir los alimentos que se llevan a los clientes.
Los restaurantes tienen un rea de 100 m 2 con una distribucin aproximada de 10
m de ancho por 10 m de largo.

En esa rea se debe distribuir 10 mesas, dos

baos, el rea de caja y servicio, urnas, etc.

Primera reunin: Requisitos para instalar el primer restaurante
1. El proceso debe ser repetible en las otras dos cafeteras. Considerar que
las cafeteras se podran iniciar al mismo tiempo o con pocas semanas de
diferencia, aunque no necesariamente administradas por usted.
2. Los nuevos restaurantes deben mantener la disposicin de los antiguos
restaurantes, pero todos deben estar alineados con la nueva imagen de
comida saludable.
3. Se mantiene un presupuesto de 50,000 Dol. americanos para el desarrollo
de todas las cafeteras.
4. La gerencia requiere informes parciales del avance del proyecto.
5. Se quiere instalar WiFi en las nuevas cafeteras.
6. El proyecto debe incluir la inauguracin de la cafetera.
7. No se tiene claro cules son los puntos estratgicos para las nuevas
cafeteras.
Nota: Para el desarrollo del proyecto, considerar otros aspectos ms all de la
infraestructura propia de la cafetera (mquinas de caf y refrescos, mesas, sillas,
loza, etc.). Por limitacin de tiempo en el seminario, se aconseja no detallar mucho
la infraestructura del negocio.

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