20/08/2016

Retourdexpriencesurlacartographiedesprocessus:Ladescriptiondtailledesprocessus|Qualiblog

Retourdexpriencesurlacartographiedesprocessus:La
descriptiondtailledesprocessus|Qualiblog
Le6novembre2012,Frdricknousexposaitles2premiresphasesdelamiseenplacedelapproche
processusauseindesastructure.Alademandebeaucoupdentrevous,voicilasuiteaveclaphase3.

Phase3:descriptiondtailledesprocessus
Unefoislalistedesprocessustablie,caractriseetpriorise(tape2delamthodologie),ilfautdcrire
lesactivitsdesquipesprojets.Lobjectifdecettephaseestdeformaliserauseindunefichedidentitles
caractristiquesduprocessus.Cettedescriptionserviradebaselanalyse,laffectationdesmoyensetau
pilotageduprocessus.
Objectifs
Dcrirelesactivitsduprocessus
Obtenirunconsensussurlespratiquesdivergentes
Mettreenavantlesbonnespratiques
Donnesdesortiedecettetape:unefichedidentitetunereprsentationgraphiquepar
processus
Lesrsultatsattenduspourladirectionetlencadrement:
Offrirunevisionglobaledusystmequeconstituelorganismeetlaconnaissancedtailleetfactuellede
sesprincipauxrouages.
identifierethirarchiserlesactivitslespluscontributiveslatteintedesobjectifsdelorganismeen
particulierlasatisfactiondesclientsetdesautrespartiesintresses.
Mettreenvidencelesinteractionsetdescorrlationsentrelesactivits.
Permettreloptimisationdesfluxmatrielsetimmatriels.
Aiderlarpartitionoptimaledesressourcesdisposition.
Mieuxmatriserlesactivitsexternalisesquifontpartieintgrantedusystmedeprocessus.
Lesrsultatsattenduspourlepersonnel:
Dvelopperlacommunicationinterneetdeschangesdinformationauseindelorganisme.
Permettreuneplusgrandeimplication,carilestmieuxaufaitdesobjectifsdelorganisme,dela
rpartitiondesresponsabilitspourlesatteindre.
Contribuerlamliorationcontinuedesprocessusetdonclamliorationcontinuedelaperformance
globaledelorganisme.
Dcloisonnerlesactivitsralisesauseindesservicesparuneapprochetransverse.
Lesprocessuslmentairesquiserontdcritsaucoursdecettephaseserontceuxquiauronttidentifis
commetantdesprocessuscruciauxetceuxpourlesquelsonauradcelundficitdeperformance(voir
tapen2).

Etape1.Organisationdesateliersdecartographie
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Constituer3quipes

1.EquipeCoordinationetmthodologie:2personnes,1ingnieurqualitquiseralegarantdela
mthodologiedesateliersetunepersdunprojetconnaissantbienlathmatique.
2.Equipecartographie:groupedetravail.
3.Arbitrageetaccompagnement:LeschefsdeprojetetlesCorrespondantsQualitdesprojets.
Organiser2runions

1runiondeprparationdelatelierquiaconsistcartographieralaserpillreleprocessus.
Cettedescriptionatralisepartirdesdocumentsnotredisposition,guide,procdures,etc.Nous
sommespartiedupostulatquilvalaitmieuxproposeraugroupedetravailunprocessuspastotalement
formalissurlequelnousnousappuieronspluttquedarriveravecunefeuilleblanche.
1atelierdecartographieparsemaine.Dure2hmax.
Lesparticipantsdesateliers:
2animateurs,lingnieurQualitquianimaitlaconstructionduprocessusetprenaitencompteles
modificationsetcorrectionsralisersurlapropositionetunesecondepersonneprenantdesnotessur
leschangesentrelesparticipants.
Lorsdesateliers,nousavonsutilislareprsentationgraphiqueduprocessusafindepermettreaux
participantsdebienvisualiserleprocessusetsesactivits.Lesmodificationsapportesauxprocessus
taientpriseencompteensancepartirdesmmesoutilsutilissqueceuxquiserontutilisspour
effectuerladescriptionduprocessus,cestdire:lafichedidentitduprocessusetBizagi(voirci
dessous).
Ceciapermisaugroupedetravaildesefamiliariseraveclesoutilsetleformalismeutilispourdcrirele
processus.
Legroupedetravailconstitudecollaborateursdesservicesconcerns(8personnes).
Unefoislateliertermin,lesdeuxanimateursdevaient:
Prendreencomptelesremarquesquionttfaitesenatelier,finaliserlareprsentationgraphiqueetla
fichedidentitduprocessus.
Organiserlavalidationduprocessus:envoidesdocumentspourvalidation,priseencomptedesretours
etvalidationfinaleduprocessus.
Attentionnepassousestimercettetapequiesttrsgourmandeentempsetdlai.Unfichierdes
pointsouvertatmisenplacegalementafinderpertorierlensembledesquestions,pointsen
suspendquinontputretraitensance.

Etape2.Ledploiementdeloutillagencessaire
Lafichedidentitduprocessus:unmodledefichedidentitatconu.Ilreprendlensembledes
informationsncessaireladescriptionetaupilotageduprocessus:
uncode
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untitre
unobjectif
unouplusieursindicateurs(facultatif)
interactionsaveclesprocessusamontetaval
lacriticitduprocessus
Criticitduprocessus:permetdeprcisersileprocessusdcritestcritique.Lescausespeuventtre.
Lesniveaux:immature:napasatteintlaperformancesouhaitetransversal:processustrs
partagmoteur:grandeinfluencesurlesautresprocessusstratgique:fortimpactsurlatteintede
lastratgie
unenotationde1,3ou5peuttreapposesurchacundecescritressincessaire.1reprsentantle
risquelemoinslev.
Unedescriptionduprocessusactivitparactivitenprcisant:LenumrodactivitLetitreLe(s)
acteursLesdonnesenentresLadescriptiondtailledelactivitLesdonnesensortieLes
ressourcesncessaireslaralisationdelactivit(homme,matriel,outils,etc.)Ladocumentation
associe(modeopratoire,fichebonnespratiques,manuelutilisateur,etc.)
Outilstlcharger

Loutildemodlisationduprocessus:nousavonsutilisBizagipourmodliserlesprocessus.Bizagiest
unoutilgratuitquisupportelanotationBPMN2.0(VisiodOffice2007nepermettaitpasdutilisercette
notation.).
LanotationBPMN:LeprincipalobjectifdustandardBPMNestdefournirunlangagedemodlisation
commun,permettantdecomblerlevideentrelaconceptiondesprocessusmtier(modlemtier)etleur
implmentationtechnologique(modletechnique).CettenotationtdveloppparlaBusinessProcess
ManagementInitiative(BPMI),etestmaintenantmaintenueparlObjectManagementGroup(OMG)depuis
leurfusionen2005.
Ilestncessairedlaborerdesrglesdemodlisationdesprocessusafindetousparlerlemmelangage
etdvitertouteambigut.
Lorsdecettedescription,unefichedidentitdtailleduprocessusserardigeetunpilotedeprocessus
atnomm.
Importancedupiloteduprocessus:lepiloteduprocessusestleresponsableduprocessus.Les
missionsdupilotedunprocessuspeuventsedfinirautraversducyclePDCAetsedclinerdelafaon
suivante:
1.Dfinir,prvoir,manager:Participerladescriptionduprocessus,dfinirlesindicateursde
performance,fixerdesobjectifsduprocessus.
2.Mettreenuvre:grerlesinterfacesduprocessus,trelereprsentantduprocessuseninterne,
3.Vrifieretmesurer:surveillerlefonctionnementduprocessus,analyserlesindicateursdeperformance,
organiserdesrevuesdeprocessus,organiserlesauditsprocessus.
4.Amliorer:traiterlesdysfonctionnementsduprocessus,rendrecomptedufonctionnementdu
processus,dfiniretsuivredesactionscorrectives,dciderdesplansdactionsprioritaires.

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Etape3.Lacommunication
Lacommunicationverslesquipesprojetstoutaulongduprojetesttrsimportante.Eneffet,ellepermet
quelespersonnesquineparticipentpasaugroupedetravailsprennentconnaissance,sapproprientet
sidentifientauxprocessusaufuretmesuredeleurconstruction.
Lobjectifdecettecommunicationauxquipes:
Informerlepersonnel
Leurpermettredinteragirsurlesprocessus
Promouvoiretfaireadhrerlepersonnel
Mettreenlignelesprocessussurunportail
Nousavonsdciddemettreenuvreplusieursactionspour:
Prsentercesprocessuslensembledesquipesconcernes.Nousnousappuieronspourcelasurles
personnesquiontparticipaugroupedetravailquisontlesmieuxplacpourpromouvoirletravail
ralis.
Miseenuvredunmcanismepermettantdeproposeretcommenterlesprocessusafinderendrele
personneldeladescriptiondeleursactivits.
IntgrercesprocessusauseindunportailQualitetenfairelapromotionafinquelepersonnelaitle
rflexedesyrfrerlorsquilenabesoin.
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