ACTA DE INICIO GESTION DE PROYECTOS EDUCATIVOS

RAUL RUBIANO MORA

Trabajo realizado como tercera actividad en el mdulo de Gestin de Proyectos

DIRECTOR

NELSON MICHAEL MENDEZ SALAMANCA

UNIVERSIDAD DE SANTANDER UDES

MODULO DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA
MAESTRIA EN GESTION DE LA TECNOLOGIA EDUCATIVA
VILLAVICENCIO - META
2016

CAPITULO 4. HERRAMIENTAS DE TIC PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS

La Gerencia de proyectos cuenta con herramientas de apoyo tiles actualmente,

entre estos aplicativos software, que sirven como medio eficiente de ayuda para
aplicar en el desarrollo de los proyectos.

Aplicar las TICs en los proyectos ha permitido facilitar las comunicaciones, planear
y seguir detalladamente el desarrollo de proyectos por parte de la direccin y de
los patrocinadores.

Se debe buscar con los proyectos educativos basados en TIC que se genere una
nueva cultura organizacional y que cambie paradigmas dentro de los EE.

Cules son los principales requerimientos para gestionar proyectos educativos?

Dentro de la estructura de planeacin e implementacin de estrategias para
realizar seguimiento, es necesario hacer implementacin de los proyectos con TIC
(Tecnologas de la Investigacin y la Comunicacin), por lo que se debe tener en
cuenta los siguientes requerimientos:
-

Desarrollar un
Autoevaluacin

proceso

adecuado

responsable

de

Evaluacin

Realizar la anticipacin a dificultades o riesgos que puedan ocurrir en la

ejecucin y cierre del proyecto.

Analizar y asignar de forma ordenada los recursos disponibles para la ejecucin

del proyecto, priorizando funcionalidad y costos.

Promover innovaciones siempre favoreciendo la implementacin de estas y la

consolidacin de polticas institucionales al respecto.

Se debe tener en cuenta que una vez planeado se da inicio a un proceso donde se
debe construir a partir de la participacin, partiendo de una democracia en el
equipo de trabajo que vaya direccionado y sustentado siempre por un lder. En
Educacin, debe ser compromiso de la comunidad educativa y no slo de
directivas o docentes.

Adems se requiere tener en cuenta cada una de las gestiones especialmente las
de integracin, alcance, tiempo y costos.

Cules herramientas pueden usarse para desarrollar proyectos de una manera

profesional?

Se debe tener muy presente que dentro de estas herramientas se encuentran

muchos elementos que son propios de la infraestructura, como por ejemplo el
Hardware como Pcs, porttiles, tables, celulares, conexin de internet, entre otros;
y adems se deben considerar los diferentes software que permiten soportar la
operacin de los mismos.

Adicionalmente hay otros elementos importantes a tener en cuenta en la

elaboracin profesional de proyectos como el EDT (Estructura de Desglose de
trabajo), diferentes herramientas de gestin que se consiguen actualmente
conocidos como software de Gestin de Proyectos como son: Microsoft Proyect,
Oracle Primavera, palisa de @ Risk, OpenProj, Open Workbench, TaskJuggler,
GanttProject, FusionDesk starter Editin, Invervals, Basecamp, Goplan, proyectos
net Easy, Zoho Projects, AceProject, entre otros. Estos se consiguen online y
aplicaciones Web.

ELABORACIN DE UN PROYECTO DE GESTION:

ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

Adquisicin de un software que permita establecer un sistema automatizado

de timbre para los cambios de clase para la IE Instituto Agrcola de Guacava
del municipio de Cumaral Meta.

Fecha:10 Marzo de 2016

INSTITUCION EDUCATIVA INSTITUTO AGRICOLA GUACAVIA

Realizado por RAUL RUBIANO MORA

Cumaral - Meta, 2016

DATOS DE CONTROL DEL DOCUMENTO

Fecha

Versin
I

Descripcin
Acta de Iniciacin de un proyecto

Autor

Descripcin del Proyecto

Adquisicin de un software que permita establecer un sistema automtico de
timbre para los cambios de clase para la IE Instituto Agrcola de Guacava del
municipio de Cumaral Meta.
En la Institucin Educativa Instituto Agrcola de Guacava del municipio
de Cumaral Meta, con modalidad tcnica Agropecuaria se cuenta con
aulas especializadas donde cada docente tiene su propia aula
organizada de acuerdo al rea que ensea y conllevando a que en un
cambio de clase, el estudiante debe desplazarse hacia cada una de las
aulas donde se encuentra el correspondiente docente de la clase.
Estos cambios de horario se hacen con un timbre el cual es activado por
el portero o el docente encargado de la disciplina. La problemtica se
encuentra debido a que hay momentos en que al encargado de timbrar
en una jornada a veces se le olvida o por estar en alguna actividad
propia se le pasa el momento de timbrar para el cambio de clase,
generando malestar en la constancia de los cambios de clase, ms
precisamente porque se trabaja con aulas especializadas donde los
estudiantes deben desplazarse a las diferentes aulas de clase. Esto
conlleva a generar diferentes tipos de desorden dado que los
estudiantes a veces empiezan a pedir al docente que los deje salir al
cambio de clase y muchos docentes no se los permiten porque no ha
sonado el timbre, o en caso contrario, el docente los deja salir y los
estudiantes no llegan a la otra sala, se encuentran que est ocupada, o
simplemente se quedan jugando llegando retardados a la clase.
Adems hay das en que se programan actividades aledaas como por
ejemplo una reunin programada donde se corre un espacio de tiempo
por lo que se hace necesario distribuir las dems horas entre el nmero
de clases a lo que se le llama horario 2 u horario 3 dependiendo de la
actividad programada.
Esta problemtica ha generado la necesidad de plantear una alternativa
que permita tener un sistema de software que se programe para realizar

los respectivos timbres en los cambios de clase de manera eficiente y

que no afecte bajo ningn concepto el mismo, siendo preciso y efectivo
en la correcta organizacin del tiempo establecido para las clases.
Se busca adquirir un software o sistema automatizado que permita
establecer un sistema de timbre automtico de timbre para realizar los
cambios de clase para la IE Instituto Agrcola de Guacava del municipio
de Cumaral Meta, haciendo efectivo el momento de tiempo preciso de
cambio de clase y teniendo en cuenta que existen modificaciones de
cambio de horario 1, 2 y 3. De acuerdo a las actividades programadas
para el da.

Objetivos del proyecto a realizar

Objetivo general

Objetivos
especficos

Adquirir un sistema automatizado que permita establecer un

sistema de timbre automtico para los cambios de clase para
la IE Instituto Agrcola de Guacava del municipio de Cumaral
Meta, de manera que permita tener un control en los
desplazamientos a las diferentes aulas de clase, mejorando
la disciplina.
- Adquirir un sistema automatizado de timbre para la IE.
- Contar con un timbrado eficiente que permita controlar los
espacios de tiempo establecidos.
- Tener un mejor control de los tiempos de clase hacindolos
ms eficientes.
- Garantizar que la rotacin de los estudiantes se haga a la vez
y a tiempo, garantizando el cumplimiento de la asistencia a
clases.
- Mejorar la disciplina a nivel general del EE.
Sistema automatizado de timbre
Infraestructura donde se instalar
Equipos electrnicos usados
Sistema de cableado

Entregables

Elaboracin del proyecto

Presentacin de la propuesta
Aprobacin de la propuesta
Estudios previos
Recepcin de propuestas
Contratacin del bien
Instalacin y entrega del bien.
Puesta en marcha del producto.

Objetivos
institucionales que
apoya el proyecto

Promover en los estudiantes un desarrollo integral de

formacin promoviendo procesos que conlleven a la sana
convivencia
Promover la conservacin del medio ambiente mediante
la inclusin del espacio y tiempo en la preservacin del
mismo.
Fortalecer procesos de formacin humana
Fortalecer procesos de formacin acadmica mejorando
la calidad de la misma
Mejorar los resultados en las pruebas externas
Formar jvenes responsables con criterios ticos y de
proyeccin con vocacin de servicio a la comunidad.
Desarrollar espacios de clase eficiente y constante.
Contribuir en los proyectos de educacin sexual,
democracia, medio ambiente, pedaggicos productivos y
de media tcnica.

Finalidad y justificacin del proyecto.

Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto
[Mencione las oportunidades a corto mediano y largo plazo de realizar el proyecto]
Mediante la ejecucin del proyecto se pretende generar una cultura frente a la responsabilidad y cumplimiento
a la participacin de las clases de manera eficiente, haciendo que los estudiantes cumplan los tiempos
establecidos para los cambios de clase en el mayor orden posible sin generacin de tropiezos al ser eficiente el
horario para el timbrado en el cambio de clases, permitiendo que los docentes estn atentos, programen sus
clases de una manera ms eficiente y estn pendiente de la salida e ingreso de los estudiantes a sus aulas de
clase.
A mediano plazo se refleja en el desarrollo eficiente de cada uno de los proyectos a desarrollar dentro de la
institucin educativa puesto que el docente y el estudiante se habitan a dar un uso eficiente de los tiempos
estimados para el desarrollo de las diferentes actividades programadas por el EE en la realizacin de los
diferentes proyectos
A largo plazo va generando una cultura de responsabilidad sobre el uso efectivo de los tiempos dispuestos,
generando conciencia en los estudiantes y adems en los docentes aprovechando al ciento por ciento los
espacios de clase, por lo que se permite hacer ms eficiente el desarrollo del mismo.

Cronograma
Hitos1
-

Inicio del proyecto: Elaboracin del proyecto. Mes de marzo.

presentacin de la propuesta ante el Consejo Directivo en reunin ordinaria.
Reunin del mes de abril.
Aprobacin de la propuesta. Mes de abril.
Estudios previos para la adquisicin del producto. Finales de abril
Recibimiento de ofertas. Primer semana de mayo

1 Actividades de duracin cero, por ejm. Terminacin fase, entrega documentacin, etc.

Contratacin del bien o servicio. Segunda semana de mayo.

Instalacin del bien o servicio. ltima semana de mayo
Puesta en marcha del proyecto. Primer semana de Junio.

Criterios de aceptacin
-

Elaboracin del proyecto. Se elabora un documento donde se presenta el

problema, los objetivos y la justificacin a la solucin de la problemtica
planteada, con una alternativa de solucin.
presentacin de la propuesta ante el Consejo Directivo en reunin ordinaria. El
consejo directivo se rene los primeros diez das de cada mes, por lo que se
har la respectiva presentacin de la propuesta para que en en la Reunin del
mes de abril en pleno sea analizada para buscar su aprobacin.
Aprobacin de la propuesta. Se espera que durante el mes de abril sea tomada
la decisin por parte del Consejo Directivo para iniciar la fase de contratacin
del sistema.
Estudios previos para la adquisicin del producto. La secretara pagadora
elaborar el respectivo documento de estudio previo para determinar el recurso
del presupuesto, permitiendo contar con el recurso para la contratacin del
producto, el cual se realizar a finales del mes de abril
Recibimiento de ofertas. Se realizar en la Primer semana de mayo la apertura
de propuestas para esperar que los oferentes presenten los productos a ofrecer
de manera que se estime el mejor producto teniendo en cuenta servicios y
precio como caractersticas principales para la contratacin.
Contratacin del bien o servicio. Esta se har con el oferente que haga la mejor
propuesta teniendo en cuenta los criterios de contratacin determinados.
Instalacin del bien o servicio. Dentro de los trminos establecidos para la
instalacin del producto, se espera que el contratista instale en el lugar
determinado para el mismo y que se haga la entrega del producto a
satisfaccin.

Definicin detallada del alcance (EDT o WBS)

Para el desarrollo del proyecto y puesta en marcha del mismo se debe tener en
cuenta que es importante determinar la infraestructura donde se va a ubicar la
fuente central desde donde se instalar el equipo central, adems de
determinar las conexiones de donde saldr la fuente de energa elctrica, el
sistema de cableado que se utilizar para el buen funcionamiento del mismo y
la infraestructura donde sern instaladas las terminales finales o distribuidores
de sonido, parlantes o timbres de manera que estos lleguen a ser detectados en
todas las aulas de clase, patios y espacios deportivos.

Realice la lectura completa y detallada del captulo 4 del presente mdulo. En el proceso
responda a las siguientes preguntas:

Elabore un Proyecto de Gestin en el cual siga los pasos indicados en la plantilla del acta
de inicio diligenciada hasta el punto 4.3
o
o

Objetivos del proyecto (objetivo general, especficos, entregables, objetivos

institucionales a los que apunta el proyecto).

Justificacin (oportunidades a corto, mediano y largo plazo que justifiquen el

proyecto).

Resumen del cronograma de trabajo (defina hitos, actividades, criterios de

aceptacin).

Descripcin del proyecto.

Incluya la EDT realizada en la actividad anterior.

Enve la actividad a travs del tablero de anotaciones bajo la siguiente nomenclatura:

Nombre_Apellido_Act3_actaInicio_v1.pdf