UC 22 - Planificar y Llevar A Cabo El Proceso de Auditoría A Un SIG PDF

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Planificar y Llevar a Cabo el Proceso de

Auditora a un SIG
Avanzamos a travs del conocimiento
PLANIFICAR Y LLEVAR A CABO EL PROCESO DE AUDITORA A UN SIG

Para el desarrollo de esta competencia, ser necesario conocer y ser capaz de gestionar los programas
de auditora y planificar y preparar una auditora a un sistema de gestin, ya sea esta de primera,
segunda o tercera parte.
CONOCIMIENTOS
En esta Unidad de Competencia desarrollars los siguientes conocimientos disciplinares:
Entender la Planificacin de un Programa de
Auditoras.
Analizar la Comunicacin durante la Auditora.

Estudiar la Ejecucin de la Auditora.
Conocer las Etapas del Proceso de Auditora.
Analizar la Reunin de Cierre de la Auditora.
Estudiar la Reunin de Apertura.
HABILIDADES
En esta Unidad de Competencia desarrollars las siguientes habilidades relacionadas con los
conocimientos profesionales:
Trabajo Individual: Aprender a elaborar un plan de auditora. A realizar a lo largo de esta Unidad de
Competencia.
Caso Prctico Colaborativo: Evaluar como ayudara un sistema integrado de gestin a una
empresa concreta. A realizar a lo largo del Mdulo/Curso.
Debate: Interpretar la importancia de la realizacin de auditoras internas en una empresa que tenga
implantado un SIG. A realizar a lo largo del Mdulo/Curso.
ACTITUD
En esta Unidad de Competencia desarrollars especialmente la siguiente actitud:
Objetividad.
AUTOEVALUACIN
Comunicacin durante la Auditora.
Planificacin de un Programa de Auditoras.
Ejecucin de la Auditora.
Etapas del Proceso de Auditora.
Reunin de Cierre de la Auditora.
Reunin de Apertura.
TEST DE EVALUACIN DE CONOCIMIENTOS
Planificar y Llevar a cabo el Proceso de Auditora a un SIG

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PLANIFICACIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA

Las organizaciones que deseen llevar a cabo auditoras, deben de establecer previamente programas
de auditoras que contribuyan a la determinacin de la eficacia del sistema de gestin auditado. Estos
programas pueden incluir auditoras que tengan en consideracin una o ms normas de sistemas de
gestin, llevadas a cabo de manera individual o combinada.
Un programa de auditora debe incluir la informacin y recursos necesarios para organizar y llevar a
cabo las auditoras de forma eficaz y eficiente dentro de los periodos de tiempo que se encuentran
especificados. Adems, el programa puede incluir:
Contenidos del Programa de Auditora
Objetivos para este programa de auditora y las auditoras individuales.
Alcance de la auditora.
Procedimientos del programa de auditora.
Criterios de auditora.
Mtodos de auditora.
Seleccin de equipos auditores.
Recursos necesarios.
Procesos para tratar la confidencialidad, la seguridad de la informacin, la salud y la seguridad y

otros asuntos similares.
Un programa de auditora debe seguirse y medirse de forma que pueda asegurarse que se han
alcanzado sus objetivos, contando siempre con el hecho de poder realizar revisiones para identificar
posibles mejoras.
Objetivos del Programa de Auditora

La alta direccin de la organizacin debe asegurarse de que los objetivos del programa de auditora
se han establecido para dirigir la planificacin y realizacin de auditoras y asegurndose de que el
programa se ha implementado eficazmente.
Los objetivos del programa de auditora siempre deben de ser coherentes adems de servir de apoyo
a la poltica y los objetivos del sistema de gestin.

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Consideraciones a Tener en Cuenta

Los objetivos del programa deben tener en cuenta aspectos como los que siguen:
Prioridades de la direccin.
Propsitos comerciales y de negocio.
Caractersticas de procesos, productos y proyectos, y cualquier cambio en ellos.
Requisitos del sistema de gestin.
Requisitos legales y contractuales as como otros requisitos con los que la organizacin est
comprometido.
Necesidad de evaluar a los proveedores.
Necesidades y expectativas de cualquier parte interesada, incluyendo los clientes.
Nivel de desempeo del auditado.
Riesgos para el auditado.
Resultados de auditoras previas.
Nivel de madurez del sistema integrado de gestin que se audita.
El programa de auditora debe estar gestionado por una persona con las competencias necesarias para
garantizar su gestin de una manera eficiente y eficaz, as como conocimientos y habilidades en reas
relacionadas con la norma del sistema de gestin auditado, complementado con documentacin de
referencia, incluyendo legislacin, fichas de procesos, etc.
Funciones del Programa de Auditora
Establecer el alcance del programa de auditora.
Identificar y evaluar los riesgos para el programa de auditora.
Establecer las responsabilidades de la auditora.
Establecer procedimientos para los programas de auditora.
Determinar los recursos necesarios.
Asegurarse de la implementacin del programa de auditora.
Asegurarse de que se gestionan y mantienen los registros del programa de auditora.
Seguimiento, revisin y mejora del programa de auditora.
La persona responsable de la gestin del programa de auditora debe informar a la alta direccin de los
contenidos del programa de auditora y, de esta forma, solicitar su aprobacin.

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Alcance del Programa de Auditora

El alcance del programa de auditora puede variar en funcin del tamao y la naturaleza del auditado,
as como la de la naturaleza, funcionalidad, complejidad y nivel de madurez del sistema de gestin
que se va a auditar. Es ms, en algunos casos, el programa de auditora puede consistir nicamente en
una auditora sencilla.
Factores Influyentes en el Programa de Auditora
Objetivo, alcance y duracin de cada auditora.

Nmero de auditoras a llevar a cabo.
Nmero, importancia, complejidad, similitud y la ubicacin de las actividades que se van auditar.
Factores que influyen en la eficacia del sistema de gestin.

Conclusiones de auditoras previas.
Idioma, el contexto cultural y social.

Cambios significativos de las actividades del auditado.
Etc.
Implementacin del Programa de Auditora

Para poner en prctica el programa de auditora definido previamente, se deben de seguir los siguientes
pasos:
Comunicar a las partes pertinentes del programa de auditora.
Definir los objetivos, el alcance y los criterios de auditora.
Coordinar y programar las auditoras y otras actividades relativas al programa de auditora.

Asegurar la seleccin de equipos de auditores competentes.
Proporcionar recursos necesarios a los auditores.

Asegurar la realizacin de las auditoras de acuerdo con el programa de auditora y dentro de los
plazos fijados.
Registrar las actividades de auditora y que los registros se gestionan y mantienen
adecuadamente.
Alcance, Objetivos y Criterios de la Auditora

Cada auditora individual debe basarse en unos objetivos, un alcance y unos criterios de auditora
documentados, los cules deben ser coherentes con los objetivos globales del programa de auditora.

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Alcance de la Auditora
Describe la extensin y los lmites de la auditora, tales como ubicacin, actividades, procesos, etc.
El alcance de la auditora debe reflejar adecuadamente el alcance del Sistema de Gestin del cliente y
de los productos cubiertos por el Sistema de Gestin, de modo que se especifiquen claramente los
procesos, actividades, productos y servicios que se realizan, as como los lugares de realizacin,
incluyendo las subcontrataciones realizadas.
Dependiendo del caso, y en funcin de los procedimientos del programa de auditora, ste vendr
determinado por el cliente y el lder del equipo auditor
Auditoras de
Certificacin Voluntaria
El alcance vendr determinado por todas las unidades de trabajo que estn
integradas en el sistema implantado por la organizacin del cliente.
Tambin se conocen como Auditoras de Tercera Parte.
En este caso el cliente no es el proveedor, sino el contratista de los servicios,

con lo que el alcance vendr determinado por dicho contratista.
Auditoras de
Proveedores
Se auditarn slo aquellos productos o reas de trabajo que se hayan

contratado.
Tambin conocidas como Auditoras de Segunda Parte.
Auditoras Internas
En este caso, el cliente es la propia direccin, de modo que el alcance vendr

determinado por la direccin de la organizacin y normalmente se limita a lo
establecido en el programa de auditoras internas.
Tambin conocidas como Auditoras de Primera Parte.

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Seleccin de los Mtodos de Auditora

La persona responsable de gestionar el programa de auditora debe seleccionar tambin aquellos
mtodos que faciliten poder llevar a cabo la auditora de una manera eficaz, dependiendo de los
objetivos, el alcance y los criterios que se hayan definido para tal auditora.
Mtodos Aplicables en Auditora

Grado de Implicacin
entre Auditor y
Auditado en la
Preparacin
Ubicacin del Auditor

In Situ
A Distancia
Auditor-Auditado
Revisin de documentos con la

participacin del auditado.
Muestreo.
Revisin de documentos.
Observacin del trabajo
Realizacin de visitas al sitio.

Cumplimentacin de listas de
verificacin.
Muestreo.
Realizacin de entrevistas.
verificacin y cuestionarios.
Revisin de documentos con la

Revisin de documentos.
Observacin del trabajo

desempeado mediante medios de
desempeado.
Sin Interaccin
Auditor-Auditado
interactivos:
Realizacin de entrevistas.
verificacin y cuestionarios con la
Interaccin
Mediante medios de comunicacin
vigilancia, tomando en consideracin
requisitos legales y sociales.

Anlisis de datos.
Para el caso de actividades de auditora interactivas, la interaccin se producir entre el personal

auditado y el equipo auditor. En el caso de las actividades en las que no existe esta interaccin personal,
no dejar de implicar de igual forma, una interaccin con equipos, instalaciones y documentacin de la
organizacin auditada.
Lugar de Realizacin de las Actividades

In Situ
A Distancia
En las propias instalaciones del auditado.
En cualquier ubicacin diferente a las instalaciones del auditado, sin tener en

cuenta la distancia.

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Objetivos de la Auditora
Definen qu es lo que se va a lograr con la auditora y deben ser concretados por el cliente de la
auditora. Estos pueden incluir:
La determinacin del grado de conformidad del Sistema de Gestin del auditado, con los criterios
de auditora.
La evaluacin de la capacidad del sistema de gestin para asegurar el cumplimiento de los
requisitos legales, reglamentarios y contractuales.

La evaluacin de la eficacia del sistema de gestin implantado.
Criterios de la Auditora
Se utilizan como una referencia para determinar la conformidad. Pueden incluir:
Polticas y procedimientos.
Normas, leyes y reglamentos aplicables.
Requisitos contractuales o del sistema de gestin.
Cdigos de conducta de los sectores aplicables.
Periodicidad
Esta variar segn el tipo de auditora del que se trate:
Auditoras de
Certificacin Voluntaria
Dependen de la entidad auditora. Una vez obtenido el certificado, ste, por lo

general, tiene un periodo de vigencia de 3 aos, tras el cual, es necesario
realizar otra auditora para su renovacin.
En el transcurso del mismo, deben realizarse auditoras de seguimiento, como
mnimo, con periodicidad anual, o segn establezca cada Organismo
Certificador.
Al principio sera recomendable cada 3 o 6 meses. Una vez que el sistema de

gestin lleve tiempo funcionando, se puede espaciar a una sola auditora anual.
Auditoras Internas
Se ha de considerar la complejidad de la actividad que se audita, as como la

informacin disponible sobre no conformidades de auditoras precedentes.

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Viabilidad de la Auditora
Previamente a la realizacin de la auditora, deber determinarse la viabilidad de sta, teniendo en
cuenta factores tales como la disponibilidad de:
Informacin suficiente y apropiada para planificar la auditora.

Cooperacin adecuada del auditado.
Tiempo y recursos adecuados.
En caso de que la auditora no fuera viable, se deber proponer al cliente de la auditora, una alternativa
tras consultar con el auditado.
Seleccin del Equipo Auditor

La seleccin del equipo auditor se realizar teniendo en cuenta, en cualquier caso, que ste debe poseer
suficientes conocimientos sobre las actividades desarrolladas por la empresa a auditar, siendo
competentes en materia de calidad, medio ambiente, prevencin de riesgos laborales, y en el sector
especfico requerido por la auditora.
En caso de que haya un nico auditor, ste deber desempear todas las tareas aplicables al lder del
equipo auditor.
Consideraciones a Tener en Cuenta

Para decidir el tamao y la composicin del equipo auditor, se debe tener en cuenta:
Los objetivos, alcance, criterios y duracin estimada de la auditora.
La competencia global del equipo auditor necesaria para conseguir los objetivos de la auditora.
Los requisitos legales, reglamentarios, contractuales y de acreditacin/certificacin, segn sea
aplicable.
La necesidad de asegurarse de la independencia del equipo auditor para interactuar eficazmente con
el auditado y trabajar conjuntamente.

El idioma de la auditora y la comprensin de las caractersticas sociales y culturales particulares del
auditado.

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Pasos para la Seleccin

El proceso de asegurar la competencia global del equipo auditor, deber incluir los siguientes pasos:
Identificacin de los conocimientos y habilidades necesarias para alcanzar los objetivos de la

auditora.
Seleccin de los miembros del equipo auditor de modo que todo el conocimiento y las habilidades
necesarias, estn presentes en el equipo auditor.
Si los conocimientos y habilidades necesarios no se encuentran cubiertos en su totalidad por los

auditores del equipo auditor, stos pueden subsanarse, incluyendo expertos tcnicos.
Los auditores en formacin pueden incluirse en el equipo auditor, pero no debern auditar sin una
direccin u orientacin.
Sustitucin de Miembros del Equipo

Tanto el cliente de la auditora como el auditado, pueden solicitar la sustitucin de algn miembro del
equipo auditor con argumentos razonables.
Para ello se deber comunicar al lder del equipo auditor y dems responsables, los cuales debern
resolver el problema con el cliente de la auditora y el auditado, antes de tomar alguna decisin sobre la
sustitucin de los miembros del equipo auditor.
Ejemplos:
Un miembro del equipo auditor es un antiguo empleado del auditado.
Un miembro del equipo auditor ha prestado servicios de consultora al auditado.
Un miembro del equipo auditor es un viejo amigo del auditado.
DOCUMENTO PARA LA DESCARGA (Acceso travs de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a travs de la Plataforma, puedes
descargar un Ejemplo de un Plan de Auditora para la Certificacin de una
Empresa Productora de Azcar

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VIDEO EN LA PLATAFORMA (Acceso a travs de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a travs de la Plataforma,
puedes visualizar un vdeo ilustrativo del tema, en el que se dan a conocer
los Documentos de Trabajo que el Auditor debe preparar de cara a la
realizacin de una auditora.

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ETAPAS DEL PROCESO DE AUDITORA

Conviene estructurar el proceso de auditora en etapas tiles para llevar a cabo una auditora. Si este
proceso es adaptado, y se sigue, asegurar la realizacin de todas las actividades necesarias de la
auditora.
La estructura puede ser muy diversa, llegando a variar de forma considerable de una empresa a otra y en
funcin del organismo certificador, en el caso de auditoras externas. En general, una buena distribucin
es la que se muestra a continuacin.
Proceso de Auditora
El auditor debe verificar procesos dentro de los Sistemas de Gestin, pudiendo estructurar el Sistema en
dos procesos diferentes:
Vertical. Relacionado con lo propuesto en la informacin documentada disponible en la organizacin,
la Poltica, Objetivos y Planificacin.

Horizontal. Relacionado con el proceso de realizacin del producto, entradas, procesos, salidas,
clientes, etc.
Al finalizar el proceso de auditora, el auditor debera haber verificado ambos procesos, tanto el vertical
como el horizontal.

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Gestin del Tiempo

Es tarea del auditor, gestionar adecuadamente el tiempo, cosa que, con frecuencia, puede acarrear
dificultades, sobre todo en auditores sin experiencia.
Puf, no s cmo voy a revisar todas las actividades de este rea en el tiempo que me han asignado!
Qu hago con el otro departamento que tambin debera auditar esta maana?
Un mtodo apropiado, en este caso, consiste en dividir el tiempo disponible entre las distintas actividades
que se van a revisar.
El auditor deber estudiar y establecer la ruta lgica y conveniente a travs del sistema, que le ayudar a
controlar las desviaciones, con el fin de minimizar el muestreo y las discusiones irrelevantes.
Formulacin de Preguntas
Una tcnica muy til a la hora de recopilar informacin es la entrevista. El auditor deber preguntar a la
gente cules son sus tareas, qu hacen, cmo lo hacen, qu informacin reciben, qu informacin
transmiten, etc.
Con frecuencia ocurre que los auditores sin experiencia desarrollan inspecciones amplias de
documentacin, con poca aportacin por parte de las personas que desempean las tareas.

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Para no caer en ello, es conveniente estructurar las entrevistas de modo que se pueda conseguir la
mxima informacin por parte del entrevistado, en el menor periodo de tiempo posible.
Para minimizar posibles errores durante la entrevista, se deben seguir una serie de pautas:
Diferencia semntica. Desigual entendimiento del significado de las
palabras en una pregunta o respuesta.

Entrevista sesgada. Proceso en el que la visin del entrevistador se
refleja en las preguntas e influencian las respuestas dadas por el

entrevistado.
Efecto halo. Interpretacin positiva de todas las respuestas del
Fuentes de Error
entrevistado debido a que las preguntas iniciales obtuvieron respuestas

positivas.
Pautas de Minimizacin
de Errores
Elaborar listas de comprobacin que guen al auditor a travs de la
entrevista.
Formular preguntas abiertas para obtener informacin.
Realizar el mismo tipo de preguntas a personas distintas. As el auditor
podr juzgar la veracidad de las respuestas.

Realizar las entrevistas durante las horas normales de trabajo y, cuando
sea prctico, en el lugar habitual de la persona entrevistada.

Tranquilizar a la persona que se va a entrevistar antes y durante la
entrevista.
Explicar la razn de la entrevista y de cualquier nota que se tome.
Evitar preguntas que predispongan respuestas.
La clave para una buena entrevista es la capacidad de escucha del auditor.
VIDEO EN LA PLATAFORMA (Acceso a travs de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a travs de la Plataforma,
puedes visualizar un vdeo ilustrativo sobre la Realizacin de Entrevistas
en la Auditora.

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Ejemplo
El auditor est llevando a cabo el examen de la formacin inicial que reciben los trabajadores en materia de
prevencin de riesgos laborales cuando empiezan a trabajar en la empresa.
El auditor se dirige a uno de los empleados de la empresa que comenz a trabajar en la misma la semana
pasada.
Auditor: Hola buenos das. Le voy a realizar unas preguntas muy sencillas si me permite.
Trabajador: Muy bien, usted dir.
Auditor: Cunto tiempo lleva usted trabajando aqu?
Trabajador: Pues empec la semana pasada.
Auditor: Me podra contar cmo ha sido su proceso de incorporacin a la empresa? Ha recibido usted
alguna formacin?
Trabajador: El jefe de taller me ense mi lugar de trabajo y me present a mis compaeros. El

Responsable de Prevencin me dio unos folletos para que los leyera, los tengo en mi taquilla.
Auditor: Una ltima pregunta cmo actuara usted en una situacin de emergencia?
Trabajador: Pues saldra corriendo.
Auditor: Muy bien, muchas gracias por su atencin.
Una vez finalizada la entrevista con el trabajador el auditor se dirige al Responsable de Prevencin de
Riesgos Laborales.
Auditor: Buenos das. Permtame hacerle unas preguntas en relacin con la formacin de los
trabajadores. Segn el procedimiento PG-08 de formacin y cualificacin, cuando un trabajador se
incorpora a un puesto de trabajo se le debe proporcionar una formacin Podra indicarme que formacin
se le ha impartido al trabajador que se incorpor hace una semana?
Responsable de PRL: Pues el mismo da que comenz a trabajar se le entreg la evaluacin de riesgos,
el manual de seguridad y el plan de emergencias. Puede comprobarlo aqu, en el registro de entregas.
Puede ver adems que se encuentra firmado el recib por parte del trabajador, que adems indica que
ste ha comprendido la informacin recibida y que se compromete a aplicarla.
Auditor: Muy bien alguien se cerciora luego de que el empleado se ha enterado de lo que significa toda
esa documentacin?
Responsable de PRL: Est previsto que se realice a los trabajadores un examen anualmente, pero an
no hemos realizado ninguno.

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Muestreo
Ante la imposibilidad de revisar uno a uno cada documento del Sistema Integrado de Gestin, el auditor
deber tener claro cuntos documentos, y de qu tipo, es necesario muestrear. Este muestreo se puede
realizar por mtodos diferentes:
Aleatorio.
Estadstico.
Por objetivos.
Teniendo en cuenta un porcentaje determinado, etc.
Todos los mtodos son aceptables, no obstante debe primar el sentido comn.
Durante el tiempo disponible, los muestreos que se realicen deben ser representativos de la actividad
que est bajo revisin, debiendo aumentar su nmero si se encuentra una no conformidad o informacin
que pueda dar lugar a posibles problemas.
Se pueden distinguir dos tcnicas de muestreo en auditoras: por cortes horizontales o por cortes
verticales.
Tcnicas de Muestreo
Consiste en el examen de diferentes muestras, centrado en un slo
elemento del sistema y referido a especificaciones consideradas en un
documento.
Sirve para evaluar un elemento del sistema con precisin y exactitud, en cuanto
a su grado de aplicacin y cumplimiento.
Muestreos por Cortes
Horizontales
Ejemplo:
examinar
30
albaranes
y registros
(diferentes
muestras)
correspondientes a la recepcin de materia prima, para confirmar si la

inspeccin en recepcin ha sido realizada como se dice en el procedimiento
elaborado al respecto.
Ejemplo: examinar los documentos de Control y Seguimiento de los ltimos

9 meses, para confirmar que las medidas de las sondas que valoran las
emisiones de los hornos verticales de una fbrica de cementos, se
encuentran dentro de los lmites marcados.

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Consiste en el examen de una sola muestra, centrado en varios elementos

del sistema y referido a especificaciones consideradas en varios documentos.
Es una herramienta que ayuda a evaluar un determinado nmero de elementos
del Sistema Integrado de Gestin, interrelacionados entre s, a la vez que sirve
para obtener evidencias de la calidad del producto final, o de prevencin de la
contaminacin o de la prevencin de los riesgos para los trabajadores.
Ejemplo: examinar un solo albarn y el registro correspondiente a la

recepcin del material, a la vez que se verifica:
Muestreos por Cortes

Verticales
El pedido cursado al proveedor referente al material suministrado.
La evaluacin efectuada para calificar al proveedor.
La cualificacin del personal que ha realizado la recepcin e inspeccin.
La adecuacin de las condiciones de aceptacin/rechazo

procedimiento de inspeccin al producto comprado.
El estado de inspeccin del producto recepcionado, etc.
del
Ejemplo: examinar un solo registro, correspondiente a la identificacin de

Residuos Peligrosos, a la vez que se verifica que:
El residuo peligroso est debidamente identificado.
El contenedor para su
correctamente identificado.
Su almacenamiento no excede el perodo establecido.
Est incluido en el registro de Pequeo Productor de Residuos.
Ha sido aceptado por un Gestor Autorizado de Residuos Peligrosos.
El gestor de residuos est acreditado para actuar como tal.
Se realiza su cesin al gestor segn las directrices establecidas.
almacenamiento

17
es
adecuado
est
REUNIN DE APERTURA
En auditoras externas, la reunin de apertura es una actividad especialmente importante, ya que, en
muchos casos, es la primera vez que el equipo auditor y el auditado se encuentran cara a cara. Resulta
especialmente importante, durante esta reunin, recordar los objetivos y el alcance del proceso de
auditora, de manera que se eviten posteriores confusiones.
En una auditora interna, la reunin de apertura es necesaria para iniciar el proceso, aunque suele ser
algo menos formal.
Caractersticas
Deben asistir todos los integrantes del equipo auditor, la alta direccin de
la organizacin y los representantes de las reas que van a ser auditadas.
Moderada por el lder del equipo auditor, el cual debe asegurar que todos
los asistentes entienden y aprueban los detalles de la auditora.

No debe aportar nueva informacin a la entidad auditada, el objetivo es
confirmar lo que las partes implicadas han aprobado anteriormente.
Confirmar el plan de auditora.
Proporcionar una breve descripcin de cmo se llevarn a cabo las
actividades de auditora.
Confirmar los canales de comunicacin.
Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.
Presentacin de los miembros del equipo auditor a la direccin del
auditado.
Recordar los objetivos y alcance de la auditora.
Presentar un resumen de mtodos y procedimientos que se van a utilizar
para realizar la auditora.

Establecer la forma oficial de comunicacin entre el equipo auditor y el
auditado.
Confirmar la disponibilidad de medios e instalaciones que precise el
equipo auditor.
Confirmar la hora y fecha para la reunin final y para cualquier otra reunin
intermedia.
Clarificar puntos oscuros del plan de auditora.
Objetivos
Puntos a Tratar
Despus de la reunin de apertura, los auditores pueden efectuar una breve visita a las instalaciones
para familiarizarse con la disposicin de la organizacin.

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COMUNICACIN DURANTE LA AUDITORA

Durante el proceso de auditora, debe mantenerse en todo momento una comunicacin fluida a todos los
niveles:
Entre los miembros del equipo auditor: debern informarse y consultarse peridicamente con el fin
de:
Intercambiar informacin.
Evaluar el progreso de la auditora.
Reasignar tareas entre los miembros del equipo auditor, en caso necesario.
Entre los miembros del equipo auditor y el auditado: el lder deber comunicar peridicamente los
progresos de la auditora y cualquier inquietud al auditado.

Entre los miembros del equipo auditor, y el cliente de la auditora, cuando se considere
necesario.
Hay cosas que no se dicen porque se creen obvias. Pero lo obvio es obvio para uno solo.
Las no conformidades crticas, deben ser puestas en conocimiento del auditado, tan pronto se
descubran, pero las cosas de menor importancia pueden comentarse en la reunin diaria de informacin
y en ese momento, se pueden repartir copias del asunto en cuestin.
En caso de que las evidencias disponibles de la auditora, indiquen que los objetivos de la misma no
son alcanzables, el lder del equipo auditor deber informar de las razones al cliente de la auditora y al
auditado para determinar las acciones apropiadas. Estas acciones pueden incluir:
La modificacin del plan de auditora.
Cambios en los objetivos de la auditora o en su alcance.

La finalizacin de la auditora.
Cualquier necesidad de cambios en el alcance de la auditora que pueda evidenciarse a medida que las
actividades de auditora progresen, debern revisarse con el cliente de la auditora y ser aprobadas por
l, y cuando sea apropiado, por el auditado.

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Informes Durante la Auditora

Durante el tiempo que el equipo auditor pase en las instalaciones del auditado, estar examinando y
registrando hechos de evidencias objetivas, que sern traducidos a observaciones, que pueden
clasificarse como buenas o malas segn indiquen conformidad con los objetivos del cliente, o no.
La evidencia debe ser puesta en conocimiento del auditado, de forma que garanticen que se ha
informado de ello y que el auditado ha tomado nota de ella. Este impreso debe indicar:
La parte de la norma, especificacin o plan de auditora que es cuestionado por la evidencia
descubierta.
La evidencia y fuente que respalda la no conformidad.
Tiempo, lugar y personas involucradas en el descubrimiento de la evidencia.
Receptor de la informacin de parte del auditado.

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EJECUCIN DE LA AUDITORA
Una vez concluida la reunin de apertura, y en compaa de un representante del auditado, el auditor
deber visitar todas y cada una de las reas funcionales establecidas en el plan de auditora.
El examen y visita de un rea de trabajo, significa realizar las siguientes actuaciones:
Entrevistas con el personal del rea a auditar.
Inspecciones de las instalaciones, equipos, materiales, productos y servicios.

Observacin de los procesos, operaciones y actividades.
Consulta de la documentacin.
La investigacin se efectuar teniendo en cuenta los requisitos correspondientes al rea en curso. Para
ello, el auditor se podr ayudar de la lista de verificacin que previamente ha realizado.
Ejemplo: Alta Direccin

Supongamos que estamos auditando a la alta direccin en una fbrica en la que est implantado un SIG
y en cuanto a responsabilidad social en base a la Norma SGE 21 de Fortica (Espaa). Debemos
comprobar que ste cumple todos y cada uno de los requisitos del apartado 6.1 de la SGE 21, es decir
que la alta direccin:
Garantiza el seguimiento y control de los requisitos legales y la normativa que afectan a su actividad.
Ha definido y mantiene una poltica de gestin tica y responsabilidad social.

Ha elaborado y distribuido un cdigo de conducta.
Ha creado un Comit de gestin tica y responsabilidad social.

Ha nombrado un responsable del Sistema de Gestin tica.
Ha establecido un plan de responsabilidad social.
Ha desarrollado un modelo documentado de relacin con los distintos grupos de inters.

Garantiza la seguridad de la informacin utilizada.
Ha definido una poltica anticorrupcin.

Realiza anualmente auditoras internas del Sistema de Gestin tica y Socialmente Responsable.
Revisa el Sistemas de Gestin tica y Socialmente Responsable, como mnimo una vez al ao.
Elabora un informe de la situacin de la Responsabilidad Social, como mnimo cada dos aos.
Una vez hayamos comprobado todos y cada uno de los requisitos, del apartado 6.1 (el cual debe estar
desglosado en nuestra lista de verificacin, en caso de que estimemos oportuno su uso) anotaremos los
hallazgos correspondientes.
Concluido esto, ya podremos dejar la alta direccin para pasar a la siguiente rea, de acuerdo con lo
establecido en el plan de auditora.

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Ejemplo: Departamento de Formacin

Supongamos que estamos auditando el departamento de formacin de una planta de fabricacin de
hormign que tiene implantado un SIG. Debemos comprobar que ste cumple todos y cada uno de los
requisitos en cuanto a la norma ISO 14001 del apartado 7.2, es decir que:
Est identificada la competencia necesaria de las personas que realizan trabajos que afecten a su
desempeo ambiental y su capacidad para cumplir los requisitos.

Se asegura la competencia de las personas con base en educacin, formacin y experiencia.
Estn identificadas las necesidades de formacin relacionadas con los aspectos ambientales y el
SGA de la organizacin.
Se proporciona la formacin necesaria.
Se conserva la informacin documentada apropiada como evidencia de la competencia.

Se toman acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones
tomadas.
Como en el ejemplo anterior, cuando hayamos comprobado todos y cada uno de los requisitos del
apartado 7.2, anotaremos los hallazgos detectados.
Ya estamos en disposicin de avanzar al rea siguiente.
El proceso a seguir es el siguiente:

22
Recopilacin y Verificacin de la Informacin

Durante el proceso de auditora, se debe recopilar, mediante un muestreo adecuado, la informacin
pertinente para cubrir los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo la informacin
relacionada con las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos. De su anlisis, se extraern
una serie de evidencias objetivas.
Fuentes de Informacin
Las fuentes de informacin a las que se puede recurrir, pueden variar en funcin del alcance y
complejidad de la auditora, pudiendo incluir:
Entrevistas con empleados u otras personas.

Observacin de actividades, ambiente de trabajo y condiciones externas.
Documentos, tales como objetivos, poltica, procedimientos, normas, instrucciones, especificaciones,

etc.
Registros, tales como actas de reunin, informes de auditoras, resultados de mediciones, etc.
Anlisis e indicadores del desempeo.

Informes de otras fuentes, como por ejemplo, retroalimentacin del cliente, calificacin de
proveedores, informacin externa y en general de todas las partes interesadas.
Bsqueda de Evidencias
Para verificar el cumplimiento real de los requisitos de la norma y del Sistema Integrado de Gestin,
es necesario realizar una bsqueda de evidencias objetivas.
Las evidencias de la auditora se refieren a hechos y condiciones que, en principio, pueden llegar a ser
fciles de identificar. Sin embargo, su demostracin resulta compleja si no se puede probar de una forma
tangible y objetiva. Por ello, estas evidencias debern ser evaluadas siguiendo criterios de auditora,
previamente definidos, hasta llegar a obtener hallazgos y posteriores conclusiones de la auditora.
Las evidencias de la auditora, se basan en muestras de la informacin disponible. Por tanto, siempre
habr un cierto grado de incertidumbre, de la cual deben ser conscientes los que actan sobre las
conclusiones de la auditora.
Las no conformidades y las evidencias de la auditora que las apoyan, debern revisarse, junto con el
auditado, para obtener el reconocimiento de que la evidencia de la auditora es exacta y que las no
conformidades se han comprendido debiendo mantener un registro de ello.

23
Evaluacin y Generacin de Hallazgos

Una vez que el auditor ha llegado a la conclusin
objetiva de que existe un incumplimiento con
respecto a lo establecido en el Sistema o Norma
de referencia, deber documentarlo, y elaborar
una Nota de no conformidad o desviacin.
Estas notas, deben ser estudiadas junto con el
responsable del Sistema Integrado de Gestin o
con el responsable del rea involucrada, con el fin
de obtener su conformidad.
Categorizacin de los Hallazgos

Una vez identificados los hallazgos, se proceder a su valoracin. Para ello es necesario haber
establecido, previamente, una clasificacin.
No existe una categorizacin estndar, pudiendo variar en funcin del organismo auditor, ya bien se
trate de una auditora interna, externa o de certificacin, dependiendo en este caso de cada Organismo
Certificador. En general, se suelen establecer tres categoras distintas de no cumplimiento.
Incumplimiento sistemtico de:
Un requisito de la norma o del Sistema Integrado de Gestin.

Requisitos legales u otros requisitos.
Debe ser solucionado inmediatamente.

Ejemplos:
No Conformidades
No se han rectificado deficiencias del Sistema encontradas durante la

ltima auditora.
No se ha podido comprobar la existencia de declaraciones
documentadas de una Poltica de Calidad, Medio Ambiente, SST o RSC.
No se ha podido comprobar el seguimiento de la informacin relativa a la
satisfaccin del cliente, al no haberse enviado ninguna encuesta de
satisfaccin durante el periodo de estudio.
No se han definido objetivos ambientales.
En la identificacin de peligros y evaluacin de riesgos no se han tenido
en cuenta las actividades de las subcontratas.
No se ha establecido un Cdigo de Conducta.

24
Incumplimiento puntual de un requisito, bien sea de la norma, del

Sistema Integrado de Gestin, de la legislacin u otro tipo de reglamentos.
Deben ser solucionados, pero no requieren que se haga inmediatamente.
Ejemplos:
Se ha detectado que uno de los calibres no est identificado tal como

establece el Procedimiento de Calibracin de Equipos de Trabajo.
En contra de lo establecido en el Procedimiento de Medicin de la

Satisfaccin de Clientes, el envo de encuestas no se ha realizado
segn los mtodos descritos en tal procedimiento (se ha enviado a los
50 clientes de mayor facturacin cuando el procedimiento especifica que
se har sobre 60).
Se ha evidenciado, que uno de los equipos de control de emisiones, no

se ha calibrado con la periodicidad indicada en la Instruccin Tcnica de
Calibrado de Equipos de Medida, incumpliendo el punto 9.1
Seguimiento, medicin, anlisis y evaluacin, de la Norma.
No se ha efectuado la accin formativa, El agua un recurso cada vez

ms escaso, en contra de lo establecido en el Programa de
Concienciacin Medioambiental.
Dos de los diez trabajadores de la empresa no llevaban protectores

oculares, aunque si disponan de ellos.
Desviaciones
Situaciones que, no incumpliendo ningn punto del Sistema de Gestin o de

la norma de referencia, pueden llevar, en el futuro, a incumplimientos.
Ejemplos:
Observaciones
Se detectan algunos documentos del Sistema Integrado de Gestin con

errores en la paginacin.
Se evidencia un bajo nmero de encuestas de satisfaccin de clientes

recopiladas respecto a las enviadas, aunque el mtodo seguido para el
envo de cuestionarios se considera adecuado.

25
Documentacin de los Hallazgos
La justificacin de los hallazgos se ha de redactar de manera clara, transparente y concisa, de

forma que sirvan para:
Informar de los incumplimientos a la organizacin.
Determinar los pasos a seguir para corregir la no conformidad.
Establecer, en posteriores auditoras, si las no conformidades han sido solucionadas.
Las notas de hallazgo deben estar redactadas de manera que, una persona que no estuviese
presente durante el proceso de auditora, pueda llegar a las mismas conclusiones que las
establecidas durante su desarrollo.
A la hora de redactar la no conformidad se suelen emplear frmulas del tipo se ha
evidenciado.en contra de..
A continuacin se exponen dos ejemplos de supuestos de auditora, en los que se redacta la nota de
desviacin, en base a las evidencias objetivas que se han detectado tras la lectura del ejemplo.

26
Ejemplo Relativo a Calidad: Control de las Subcontratas

La empresa Cementos del Nora S.L., pretende certificarse segn la ISO 9001. Durante la visita del
auditor a una de las instalaciones, ha observado y anotado lo siguiente:
Los almacenamientos en planta de productos finales por parte de la empresa que se encarga de su
distribucin no son adecuados, por ejemplo, los sacos de cemento no estn convenientemente
etiquetados de acuerdo a las especificaciones de identificacin del producto final.
Auditor:
No se dispone de una instruccin para identificacin de los productos finales?
Jefe de Calidad: Si, la IT.8, pero no se obliga a su cumplimiento a los subcontratistas.
Al concluir la visita, el auditor y el Jefe de Calidad se dirigen al despacho de ste ltimo. El auditor
solicita el Manual de Calidad de la empresa, y comprueba que en el punto 4 se refiere al cumplimiento
de las exigencias de calidad por parte de todo el personal, incluyendo subcontratistas.
Tras concluir el anlisis, el auditor procede a cumplimentar la siguiente nota de hallazgo:
EMPRESA: Cementos del Nora S.L.
AUDITORA:
Interna
Certificacin
Seguimiento
Renovacin
DEPARTAMENTO AUDITADO: Almacn
FECHA: XX_XX_XX
NOTA N: rd8
NORMA DE APLICACIN: ISO 9001

Punto de la norma al que afecta: 8.5.4 Preservacin
Deficiencias encontradas:
Se han encontrado sacos de cemento que no estn convenientemente etiquetados.
No se ejerce por tanto, un control adecuado sobre la preservacin del producto, dado que el etiquetado
no cumple las especificaciones de identificacin del producto final, en contra de lo establecido en el
punto 8.5.4 Preservacin.
No conformidad
Desviacin
Firma del auditor:
Observacin
Firma del auditado:

27
Ejemplo Relativo a Calidad: Control de las Subcontratas

La empresa Tejas del Caudal S.L., est realizando por primera vez una auditora interna sobre su
sistema de gestin ambiental, pues pretende certificarse segn la ISO 14001. Durante la visita del
auditor a sus instalaciones observa que, en el rea posterior de la nave donde se est desmontando una
estructura metlica, existe un contenedor de escombros en el que se acumulan restos metlicos,
plsticos, botes de pintura, bidones de aceite, tablones de madera, restos de comida y latas de
refrescos, etc.
El Jefe de Gestin Ambiental, que acompaa al auditor, se percata de cmo ste ha detenido su mirada
en el contenedor.
Auditor:
No aplican los trabajadores alguna pauta de actuacin para la segregacin de

residuos?
Jefe de Gestin S. He elaborado una Instruccin Tcnica, la IT 4.6/3. Todos nuestros empleados la
conocen y separan los residuos segn se indica en ella, pero los albailes y los
Ambiental:
pintores son de una subcontrata que ya acaba hoy. Slo han estado una semana,
para restaurar la fachada. Ya tenan que haber venido el mes pasado... Nunca se la
damos a las subcontratas, dejamos que lo hagan como quieran para acabar cuanto
antes.
El auditor procede a cumplimentar la siguiente nota de hallazgo::
EMPRESA: TEJAS DEL CAUDAL S.L .
AUDITORA:
Interna
Certificacin
Seguimiento
Renovacin
DEPARTAMENTO AUDITADO: Subcontratas
FECHA: XX_XX_XX
NOTA N: 03
NORMA DE APLICACIN: ISO 14001

Punto de la norma al que afecta: 8.1 Planificacin y control operacional
Deficiencias encontradas:
Se ha observado que personal subcontratado no segrega los residuos generados. El Jefe de Gestin
Ambiental confirma que no se les facilita la IT 4.6/3. que recoge las pautas para su segregacin ni se
les indica las directrices de cmo hacerlo.
No se ha comunicado por tanto, los requisitos aplicables a los subcontratistas en contra de lo
establecido en el punto 8.1 Planificacin y control operacional de la Norma
No conformidad
Desviacin
Observacin

28
Firma del auditor:
Firma del auditado:

29
REUNIN DE CIERRE
La reunin de cierre, formaliza la clausura de la auditora en las dependencias de la empresa
auditada. Deber ser presidida por el lder del equipo auditor y a ella asistirn, en principio, los mismos
miembros que fueron convocados a la reunin de apertura, es decir, los componentes del equipo auditor
y los representantes de la empresa y reas auditadas.
Objetivos
Exponer los hallazgos de la auditora ante todas las partes interesadas con el fin de asegurar la
correcta comprensin y aceptacin de los resultados.

Establecer, si es necesario, el intervalo de tiempo imprescindible para que el auditado presente un
plan de acciones correctivas y preventivas.

Supone una oportunidad para que el auditado pueda clarificar posibles equvocos, aunque en
ningn caso puede convertirse en un foro de discusin y debate.
Procedimiento
En muchos casos, por ejemplo, en auditoras internas de pequeas Organizaciones, la reunin de

cierre puede consistir nicamente en comunicar los hallazgos y conclusiones de la auditora. Sin
embargo, en otras situaciones, la reunin debera ser formal, debiendo conservarse las actas y
registros de asistencia.
En ocasiones, como por ejemplo en auditoras de certificacin, durante la reunin de cierre se
suele presentar el informe final con los resultados concluyentes de la auditora. No obstante, en
otros casos, su entrega se realiza a posteriori, en una fecha acordada por todas las partes
implicadas.
Cualquier discrepancia relativa a los hallazgos y conclusiones de la auditora, entre el equipo
auditor y el auditado, debera resolverse en la mayor brevedad posible, debiendo, en caso
contrario, dejar constancia de ello mediante un registro.
En caso de que estuviera especificado en los objetivos de la auditora, se debern presentar
recomendaciones para la mejora, aunque dichas recomendaciones, no son obligatorias.

30
HABILIDADES
TRABAJO INDIVIDUAL
Descarga desde la Plataforma, el/los Trabajo/s Individuales/s (TI) relacionado/s con esta Unidad de
Competencia y compltalo/s siguiendo las instrucciones indicadas en el archivo Instrucciones para la
preparacin y resolucin de un Trabajo Individual
Puedes acceder a este archivo a travs de la ventana principal, Campus Virtual, dentro del apartado
Recursos > Documentacin/ Documentacin General.
CASO PRCTICO
Descarga desde la Plataforma el Caso Prctico (CP), relacionado con las Unidades de Competencia del
Mdulo temticas del Curso y resulvelo, siguiendo las instrucciones indicadas en el archivo
Instrucciones para la preparacin y resolucin de un Caso Prctico.
Puedes acceder a este archivo a travs de la ventana principal, Campus Virtual, dentro del apartado
Recursos > Documentacin/ Documentacin General.
DEBATE
Sigue las instrucciones indicadas en el apartado Habilidades > Debate, de la Gua del Alumno, y debate
junto con el resto de compaeros en los diferentes temas abiertos.
Puedes acceder a la Gua del Alumno a travs de la ventana principal, Campus Virtual, dentro del
apartado Recursos/Documentacin.

31
ACTITUD
OBJETIVIDAD
Representa tener una mente abierta y libre de prejuicios, ya que sin una visin objetiva de las cosas no
se puede dirigir correctamente.
Es imprescindible ver las cosas tal y como son, y utilizar un razonamiento riguroso antes que dejarse
llevar por los sentimientos y las emociones, que claramente pueden perjudicar la visin de las cosas.
Una persona poco objetiva slo se cree a si misma, y confunde la realidad con sus propios deseos y
creencias.
Por tanto, para una persona que debe dirigir y coordinar a otras es fundamental mantener una postura
seria e imparcial en todo momento, afrontando las situaciones con ecuanimidad y sin ningn
apasionamiento.
Se deben evitar expresiones como esta es mi manera de ver las cosas y no puedo entender que sea de
otro modo, o yo pienso as y creo que no hay otra solucin distinta.
La manera ms conveniente de fomentar la objetividad es observar los problemas y las situaciones
desde todos los puntos de vista posibles, intentando escuchar todas aquellas opiniones expertas que
permitan adoptar una correcta decisin.
En el mundo de la informacin, siempre se dice que un medio de comunicacin es objetivo cuando se
limita a registrar la realidad sin comentarios ni interpretaciones.

32
NOTAS

33
902 350 077

formacion@bvbs.es
www.bureauveritasformacion.com
Planificar y Llevar a cabo el Proceso de

Auditora a un SIG
Bureau Veritas Formacin, S.A. Unipersonal
Reservados todos los derechos. El contenido de esta obra est protegido por la Ley. Queda prohibida toda reproduccin total o parcial de la obra por cualquier
medio o procedimiento sin autorizacin previa.

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ll

Planificar y Llevar a Cabo el Proceso de

Avanzamos a travs del conocimiento

PLANIFICAR Y LLEVAR A CABO EL PROCESO DE AUDITORA A UN SIG

Analizar la Comunicacin durante la Auditora.

Conocer las Etapas del Proceso de Auditora.

Analizar la Reunin de Cierre de la Auditora.

Estudiar la Reunin de Apertura.

Planificacin de un Programa de Auditoras.

Etapas del Proceso de Auditora.

Reunin de Cierre de la Auditora.

TEST DE EVALUACIN DE CONOCIMIENTOS

Planificar y Llevar a cabo el Proceso de Auditora a un SIG

PLANIFICACIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA

Contenidos del Programa de Auditora

Objetivos para este programa de auditora y las auditoras individuales.

Procedimientos del programa de auditora.

Seleccin de equipos auditores.

Procesos para tratar la confidencialidad, la seguridad de la informacin, la salud y la seguridad y

Objetivos del Programa de Auditora

Planificar y Llevar a cabo el Proceso de Auditora a un SIG

Consideraciones a Tener en Cuenta

Propsitos comerciales y de negocio.

Caractersticas de procesos, productos y proyectos, y cualquier cambio en ellos.

Requisitos del sistema de gestin.

Necesidad de evaluar a los proveedores.

Necesidades y expectativas de cualquier parte interesada, incluyendo los clientes.

Nivel de desempeo del auditado.

Riesgos para el auditado.

Resultados de auditoras previas.

Nivel de madurez del sistema integrado de gestin que se audita.

Funciones del Programa de Auditora

Establecer el alcance del programa de auditora.

Identificar y evaluar los riesgos para el programa de auditora.

Establecer las responsabilidades de la auditora.

Establecer procedimientos para los programas de auditora.

Determinar los recursos necesarios.

Asegurarse de la implementacin del programa de auditora.

Asegurarse de que se gestionan y mantienen los registros del programa de auditora.

Seguimiento, revisin y mejora del programa de auditora.

Planificar y Llevar a cabo el Proceso de Auditora a un SIG

Alcance del Programa de Auditora

Factores Influyentes en el Programa de Auditora

Objetivo, alcance y duracin de cada auditora.

Factores que influyen en la eficacia del sistema de gestin.

Idioma, el contexto cultural y social.

Implementacin del Programa de Auditora

Comunicar a las partes pertinentes del programa de auditora.

Definir los objetivos, el alcance y los criterios de auditora.

Coordinar y programar las auditoras y otras actividades relativas al programa de auditora.

Proporcionar recursos necesarios a los auditores.

Alcance, Objetivos y Criterios de la Auditora

Planificar y Llevar a cabo el Proceso de Auditora a un SIG

En este caso el cliente no es el proveedor, sino el contratista de los servicios,

Se auditarn slo aquellos productos o reas de trabajo que se hayan

En este caso, el cliente es la propia direccin, de modo que el alcance vendr

Planificar y Llevar a cabo el Proceso de Auditora a un SIG

Seleccin de los Mtodos de Auditora

Mtodos Aplicables en Auditora

Ubicacin del Auditor

Revisin de documentos con la

Realizacin de visitas al sitio.

Revisin de documentos con la